Soft controls

aprofundam alcance da preveno

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Controles precisam impregnar a cultura empresarial e atingir o comportamento dos funcionrios

O crime de lavagem de dinheiro, que ganhou fora com a globalizao econmica e com a facilidade de intercmbio de informaes proporcionada pela evoluo tecnolgica do sistema financeiro mundial, mobiliza cada dia mais pases preocupados em desmontar os esquemas de acobertamento de valores de origens ilcitas. A firme atuao dos governos eleva ainda mais a necessidade de as empresas reforarem suas defesas. Alm dos chamados controles duros (hard controls), surge uma nova forma de avaliar o compliance, com o foco na cultura da empresa e no comportamento das pessoas. So os soft controls, ou controles invisveis, sutis.

Polticas de controle devem sair do papel e impregnar toda a empresa

Tradicionalmente, as empresas investem muito nos controles duros e no atentam para o comportamento dos indivduos. Estes exigem uma abordagem diferenciada, de fundo mais psicolgico alerta Humberto , Salicetti, scio da KPMG no Brasil na rea de Forensic. Lembrando que a Lei n 12.683, sancionada pelo governo brasileiro em julho, amplia o nmero de casos que podem ser enquadrados como crime de lavagem de dinheiro e torna mais pesadas as multas (que passam de R$ 200 mil para R$ 20 milhes), Salicetti alerta que as empresas devem reforar a preveno de ilcitos. Sem os soft controls, que empregam abordagens mais sutis, o combate a ilcitos fica incompleto. Os soft controls utilizam mtodos especficos, em mbito comportamental, para determinar se as regras e polticas esto claras, se saram do papel e impregnaram todos os nveis da companhia, se foram incorporadas aos procedimentos dos funcionrios e, portanto, da empresa como um todo explica Salicetti. , Segundo ele, muitas empresas, de diversos setores de atividade, j adotam controles, como o cdigo de conduta e canais de denncias.
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No entanto, esses instrumentos devem ser acompanhados de mtodos de preveno mais efetivos. A lei igual para todos, mas a forma de prevenir e combater os riscos deve ser desenhada obedecendo s peculiaridades de cada corporao, levando em conta sua cultura interna, o setor de atividade e sua estratgia avalia o , scio da KPMG. Salicetti destaca a importncia de a empresa adotar estratgias com fundamentos mais psicolgicos, visando a detectar comportamentos no alinhados com suas polticas internas. A KPMG na Holanda desenvolveu uma ferramenta exclusiva, com a ajuda de especialistas socilogos, psiclogos, antroplogos. Trata-se de uma avaliao do nvel de maturidade das organizaes, por meio da qual os gestores conseguem entender onde esto os maiores desafios quanto ao alinhamento das pessoas com a poltica e os hard controls da corporao explica. ,

A lei igual para todos, mas a forma de prevenir riscos muda de uma empresa para outra

Passo a passo
Os estudos Auditing soft controls: an implementation guide e Soft controls assessment tool, elaborados pela KPMG International em conjunto com executivos de grandes empresas de diversos setores, em diferentes partes do mundo, apontam solues eficientes para a efetividade dos controles. O cdigo de conduta, por exemplo, deve ser personalizado e ajustado realidade da empresa. De nada serve copiar um cdigo de conduta genrico. Alguns itens de boas prticas se aplicam a todas as empresas, mas h especificidades, determinadas pelo perfil da companhia e o setor de atuao. Sem isso, os funcionrios no conseguem associar o cdigo de conduta ao seu dia a dia, o que compromete a adeso , esclarece Salicetti. O mesmo acontece com as polticas e procedimentos visando ao combate a ilcitos. A clareza essencial. As generalizaes abrem brechas para interpretaes, que impedem a disseminao da cultura pretendida e o atingimento das metas para as quais as polticas foram desenhadas. Nesse processo, o papel da liderana decisivo. Os lderes devem ser os primeiros a dar bons exemplos, cumprindo risca os padres e modelos de comportamento , explica Salicetti. A gerncia que no implanta as polticas da forma como foram desenhadas abre espao para prticas duvidosas que, mesmo no configurando crime, transmitem inconsistncia de comportamento. Essas inconsistncias so altamente danosas e demandam mtodos

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especficos de anlise e deteco, que incluem desde entrevistas at coaching apropriado para que o role modeling impregne inclusive o processo de seleo de novos funcionrios. A consistncia deve permear a formao dos quadros da empresa , diz Salicetti. Outro fator importante a tangibilidade: as tarefas ou padres devem ser factveis. Os funcionrios envolvidos devem ter prazos e instrumentos necessrios para cumprir suas tarefas. Em instituies nas quais as irregularidades geram consequncias desastrosas, como bancos e grandes empresas, os funcionrios precisam ter ferramentas e informaes mo, alm de autoridade para exercer a funo e as polticas corporativas. Compromisso tambm uma palavra-chave para a efetividade dos controles. O nvel de engajamento depende do valor atribudo ao funcionrio que cumpre suas obrigaes. Se o funcionrio correto no for reconhecido ou no se identificar com a liderana, os riscos de falhas crescem , afiana Salicetti. Esses desvios vm tona em entrevistas e abordagens casuais, propcias para coletar comentrios que ajudam a entender como anda o comprometimento da equipe. A transparncia, que j tem sua importncia reconhecida nas demonstraes financeiras e nos comunicados divulgados ao mercado, igualmente essencial internamente, quando se trata de prevenir fraudes, corrupo e lavagem de dinheiro. Uma governana aberta mostra que a
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Lderes devem dar o exemplo, seguindo risca os padres

Controles internos
Controles duros Procedimentos Anlise de riscos Controles sutis (soft controls) Instrumentos Treinamento Cdigo de conduta Segregao de funes Segurana (estrutura fsica) Monitorizao Diretrizes para gesto de denncias Medidas Controles internos Pr-triagem nas contrataes

Avaliaes de desempenho

Reunies de sensibilizao e formao

liderana da empresa no fica no Olimpo, enquanto o restante habita um mundo puramente operacional, sem interao , compara Salicetti. Para ele, a empresa deve, ainda, assegurar o nvel de conforto necessrio para motivar os funcionrios a comunicar controvrsias, reportar erros e incidncias de m conduta, sem medo de retaliaes. O funcionrio precisa sentir que no vai perder promoes ou bonificaes, nem ser rejeitado pelo grupo. Similar abertura, o enforcement tambm deve ser consistente. Se a aplicao das polticas no for simtrica, perpetua-se a certeza de que o problema do Brasil no a falta de leis, mas o sucesso na aplicao das mesmas. As pessoas precisam entender que os maus comportamentos geram consequncias. A empresa no deve compactuar com a existncia de grupinhos dispensados de cumprir os regulamentos internos em funo dos relacionamentos, das amizades , diz Salicetti.

Funcionrios precisam ser estimulados a reportar ms condutas e erros

Segundo o scio da KPMG, o Brasil caminha com firmeza em direo a um padro tico de excelncia. Para ele, a lei de combate lavagem de dinheiro um caso exemplar, cuja implementao configura uma boa oportunidade de aperfeioar os controles internos das corporaes. Ter polticas e controles antilavagem de dinheiro, antifraudes e anticorrupo no a mesma coisa que ter procedimentos assimilados pela cultura e pelo ambiente da empresa , finaliza Salicetti. De fato, o Brasil quer atingir outros patamares de desenvolvimento, impossveis de serem alcanados em um ambiente contaminado por prticas ilcitas.

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Soft controls na prtica

Clareza O comportamento organizacional, as regras e padres de tica da empresa devem ser claros o bastante para a liderana, a gerncia e todos os funcionrios. Liderana O cumprimento risca dos padres ticos e das normas vigentes deve comear pela liderana. Ela deve dar o exemplo de como se age dentro dos padres de conduta estabelecidos. Tangibilidade No adianta haver padres se for impossvel segui-los. Os funcionrios precisam ter tempo e todos os instrumentos e recursos necessrios para cumprir com suas obrigaes, sobretudo as de carter tico. Compromisso Gerncia e funcionrios devem ter alto nvel de comprometimento com a empresa e seus padres morais. Treinamentos e programas especficos, elaborados a partir de entrevistas ou abordagens informais, podem intensificar o engajamento. Abertura A relao entre lderes e liderados deve ser franca, sempre aberta a discusses. Transparncia A empresa deve cuidar para que o comportamento tanto dos lderes quanto dos funcionrios seja suficientemente visvel a todos. Conforto ao reportar importante que os funcionrios se sintam seguros e confortveis ao reportar uma conduta imprpria, sua ou de terceiros. Recompensas e punies O bom comportamento deve ser recompensado e as condutas imprprias, punidas. As pessoas aprendem com erros e incidentes.

Porque auditar soft controls Os reguladores esto cada vez mais atentos a esses controles 52% dos membros de conselhos fiscais ouvidos pela KPMG disseram que vo prestar mais ateno aos soft controls nos prximos cinco anos, incluindo-os tambm como itens para as auditorias internas e externas 85% dos departamentos de auditoria interna opinaram que os soft controls se tornaro substancialmente mais importantes nos prximos cinco anos

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