CONCEITO DE CONTROLO INTERNO

O sistema de controlo interno o plano de organizao e todos os mtodos e procedimentos adoptados pela administrao de uma entidade para auxiliar a atingir o objectivo de gesto de assegurar, tanto quanto for praticvel, a metdica e eficiente conduta dos seus negcios, incluindo a aderncia s polticas da administrao, a salvaguarda dos activos, a preveno e deteco de fraudes e erros, a preciso e plenitude dos registos contabilsticos e a atempada preparao de informao financeira fidedigna.
Elaborado por: Prof. Dr. Francisco Banha

Os Objectivos do Controlo Interno visam assegurar: A confiana e integridade da informao; A conformidade com as polticas, planos, procedimentos, leis e regulamentos; A salvaguarda dos activos; A utilizao econmica e eficiente dos recursos; A realizao dos objectivos estabelecidos para as operaes ou programas
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TIPOS DE CONTROLO INTERNO

Controlo interno administrativo
Inclui o plano de organizao e os procedimentos e registos que se relacionam com os processos de deciso e que conduzem autorizao das transaces pela administrao. o ponto de partida para o controlo interno contabilstico.

Controlo interno contabilstico

Compreende o plano de organizao e os registos e procedimentos que se relacionam com a salvaguarda dos activos e com a confiana que inspiram os registos contabilsticos.
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Os registos contabilsticos devem proporcionar uma razovel certeza de que:

as transaces so executadas de acordo com uma autorizao geral ou especfica da administrao; as transaces so registadas de modo a: permitirem a preparao de demonstraes financeiras em conformidade com princpios de contabilidade geralmente aceites ou com qualquer outro critrio aplicvel a tais demonstraes; manterem um controlo sobre os activos; o acesso aos activos apenas permitido de acordo com autorizao da administrao; os registos contabilsticos dos activos so periodicamente comparados com esses mesmos activos sendo tomadas aces apropriadas sempre que se encontrem quaisquer diferenas.
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Elementos fundamentais a ter em ateno quando se estabelece um sistema de controlo interno

a definio de autoridade e delegao de responsabilidades; a segregao, separao ou diviso de funes; o controlo das operaes; a numerao dos documentos a adopo de independentes. provas e conferncias

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DEFINIO DE AUTORIDADE E DELEGAO DE RESPONSABILIDADES

Tem como objectivo fixar e limitar as funes de todo o pessoal. Deve ser varivel e flexvel numa pequena empresa. Numa grande empresa tais factos devem ser estabelecidos atravs de um organigrama, de um manual de descrio de funes, de um manual de polticas e procedimentos contabilsticos e de um manual das medidas de controlo interno.

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SEGREGAO, SEPARAO OU DIVISO DE FUNES

Tem a ver com o facto de a funo contabilstica e a funo operacional deverem estar de tal modo separadas de forma a que no seja possvel uma pessoa ter o controlo fsico de um activo e, simultaneamente, ter a seu cargo os registos a ele inerentes. Alm disso, nenhum empregado dever ter a possibilidade de ser o responsvel de uma operao desde o incio at ao seu termo. Rotao peridica dos empregados
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CONTROLO DAS OPERAES

Tem fundamentalmente a ver com a sequncia das mesmas, ou seja o ciclo autorizao / aprovao / execuo / registo / custdia, de acordo com os critrios estabelecidos.

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NUMERAO DOS DOCUMENTOS

Os documentos devero ser numerados tipogrfica e sequencialmente. Isto possibilita detectar quaisquer utilizaes menos apropriadas dos mesmos. Se por qualquer motivo um documento for anulado depois de preenchido no deve ser destrudo mas sim arquivado em local prprio como prova da sua no utilizao. Deve haver um controlo numrico de todos os documentos recebidos da tipografia de modo a que a sua entrada ao servio se d de forma sequencial.
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ADOPO DE PROVAS E CONFERNCIAS INDEPENDENTES

Tem como objectivo no s actuar sobre o sistema implementado como tambm sobre o trabalho que cada pessoa executa de forma a se obter o mnimo de erros possvel.

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FACTORES LIMITATIVOS DO CONTROLO INTERNO

No interesse por parte da Administrao na manuteno de um bom sistema de controlo porque no est interessada em atingir a confiana e a integridade da informao. Dimenso da empresa: a segregao de funes mais difcil de atingir numa empresa com pouco pessoal do que numa empresa com mais pessoal. Relao custo/benefcio: h que ter em ateno se o custo para a implementao do sistema no ser superior ao benefcio que se espera obter dele.
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FACTORES LIMITATIVOS DO CONTROLO INTERNO

Existncia de erros humanos, conluio e fraudes: pode decorrer de falta de competncia ou de falta de integridade moral. Transaces pouco usuais: dado que um sistema de controlo interno geralmente implementado para prever transaces correntes. Utilizao da informtica: porque pode possibilitar o acesso directo a ficheiros.
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QUEM IMPLEMENTA O SISTEMA DE CONTROLO INTERNO

>Tcnicos de organizao e mtodos >Auditores internos >Director Administrativo-Financeiro >Consultores externos

Nota: o sistema ter sempre de ser aprovado pela Administrao
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DOCUMENTOS A ANALISAR DURANTE A RECOLHA DO SISTEMA DE CONTROLO INTERNO Organigramas Manual de descrio de funes Manuais de polticas e procedimentos contabilsticos e das medidas de controlo interno Outras informaes relacionadas com os aspectos do controlo administrativo e do controlo contabilstico As leituras realizadas devero ser completadas com entrevistas e observaes.
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FORMAS DE RECOLHER E DE REGISTAR UM SISTEMA DE CONTROLO INTERNO Questionrios padronizados Narrativas Fluxogramas Forma mista

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QUESTIONRIOS PADRONIZADOS
Conjunto mais ou menos extenso de procedimentos contabilsticos e de medidas de controlo interno que se deseja estejam em efectividade numa empresa minimamente organizada. Todas as reas da empresa esto cobertas Cada procedimento tem trs hipteses de resposta: Sim, No e No Aplicvel. Incluem tambm uma coluna para observaes relevantes. a forma de registo menos vantajosa pela falta de viso global e rpida que proporciona.
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NARRATIVAS
Descrio relativamente detalhada dos procedimentos contabilsticos e das medidas de controlo interno existentes em cada uma das reas operacionais da empresa. Tem tendncia para uma demasiada pormenorizao e consequente perda de uma viso rpida e global do conjunto da rea descrita e dos seus aspectos mais significativos. Do lado esquerdo registam-se os procedimentos e medidas em vigor data do levantamento do sistema e do lado direito registam-se as alteraes efectuadas ao procedimento correspondente do lado esquerdo.
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FLUXOGRAMAS
Forma de representao grfica que se socorre de vrios smbolos para apresentar os diversos procedimentos contabilsticos e medidas de controlo interno existentes em cada uma das diferentes reas operacionais da empresa. O fluxograma vertical d nfase especial aos documentos em detrimento das seces em que os mesmos so originados ou por onde vo circulando. O fluxograma horizontal apresenta a sucesso dos procedimentos de forma horizontal os quais atravessam duas ou mais colunas cada uma delas representando as seces envolvidas.
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VANTAGENS E INCONVENIENTES DOS FLUXOGRAMAS

Esta tcnica de registo prefervel s outras uma vez que pode representar de forma mais clara, simples e concisa qualquer esquema por mais complexo que seja. No entanto no de fcil preparao, exige o conhecimento de tcnicas muito especficas e obriga geralmente utilizao prvia de uma das tcnicas anteriores. O fluxograma horizontal apresenta com mais clareza e num espao mais reduzido os procedimentos seguidos em cada uma das reas operacionais.

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FORMA MISTA
Resulta do facto de algumas vezes ser bastante difcil representar uma operao atravs de um fluxograma ou, sendo possvel, o mesmo resultar de tal forma confuso que tornaria difcil a sua interpretao. Esta forma de registo socorre-se pois do fluxograma e da narrativa. A base de registo o fluxograma e quando sucede que se torna necessrio representar uma operao complexa o fluxograma cortado utilizando-se ento a narrativa para a respectiva descrio, a qual dever ser feita em folha especial, aps a concluso do fluxograma.
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ADEQUAO DO SISTEMA DE CONTROLO INTERNO

Depois do levantamento e registo do sistema de controlo interno, o auditor sabe se adequado ou no:
se for adequado forosamente realizar testes de conformidade para verificar se est efectivamente em funcionamento se no for adequado pode-se passar de imediato aos testes substantivos, mas o procedimento correcto realizar os testes de conformidade para se ter a certeza de que o sistema implementado de facto deficiente e que portanto no inspira confiana
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NOTAS RELATIVAS AVALIAO DO SISTEMA DE CONTROLO INTERNO

Para a seleco das operaes ou procedimentos a serem testados usam-se as tcnicas de amostragem tendo em ateno que a amostra deve ser representativa do total do universo. Quando se realiza um determinado teste de conformidade e se detectam sistematicamente desvios ao sistema que era suposto estar implementado no h vantagem em aprofundar tal teste uma vez que a probabilidade de tal continuar a acontecer bastante grande

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NOTAS RELATIVAS AVALIAO DO SISTEMA DE CONTROLO INTERNO

O auditor deve assegurar-se que os procedimentos contabilsticos e as medidas de controlo interno, se operativas e adequadas, funcionam ao longo de todo o exerccio. Para tanto, e se necessrio, os testes de conformidade no devero incidir sobre um mas sim sobre vrios perodos. Cada um dos testes de conformidade s deve ser escrito depois de se efectuar o levantamento e o registo do sistema de controlo interno. Daqui se pode concluir que no h testes padronizados. H no entanto procedimentos bsicos que se aplicam a qualquer empresa.
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SUGESTES PARA A MELHORIA DOS PROCEDIMENTOS CONTABILSTICOS E DAS MEDIDAS DE CONTROLO INTERNO Embora este no seja o objectivo principal do seu trabalho, o auditor costuma apresentar um management letter (relatrio) Administrao como forma de complementar o seu trabalho. Esse relatrio no dever incluir todos os pontos fracos de procedimento e controlo detectados mas apenas os mais significativos. Antes de ser apresentado Administrao o projecto deve ser discutido com os responsveis das seces em causa a fim de se ter a certeza de que os aspectos focados so pertinentes e actuais.
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EXEMPLO DE NARRATIVA
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. O cliente preenche o verbete de depsito Entrega ao caixa o verbete e o dinheiro a depositar O caixa conta o dinheiro Confere a sua contagem com o verbete Arrecada o dinheiro Regista o depsito Valida o verbete Separa as cpias do verbete Entrega uma ao cliente Arrecada a ou as restantes

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FLUXOGRAMA
O fluxograma pressupe que a realidade a descrever est em movimento, envolve uma certa evoluo no espao e no tempo. O fluxograma torna-se til e ganha importncia quando a realidade a representar (o sistema ou processo ou uma parte dele) assume uma relativa complexidade. Visa ento descrever, explicar e transmitir de uma forma simples e facilmente apreensvel uma realidade por si complexa.

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