ГУП «ТЭК СПб» – одна из ведущих теплоэнергетических компаний Северо-Запада (доля на петербургском рынке тепловой энергии ~48%). В компании работают более 9 000 человек.

Предприятие снабжает горячей водой порядка 16 000 домов Петербурга, в которых живёт свыше 3 млн. горожан.

Автоматизация функции делопроизводства и
контроль исполнительской дисциплины.

Заявки сотрудников на техпомощь,
расходные материалы.

Согласование конкурсной
документации.

Автоматизации кадрового делопроизводства,
подписание документов с помощью ЭП и хранение.

Организация и управление совещаниями,
последующий контроль исполнения
протокольных поручений.

Организация сметной документации в электронном виде, позволила высвободить офисные помещения, выделенные на хранение бумаг ранее, упростила поиск и доступ к данным.

1

3

4

2

«С Docsvision мы смогли охватить широкий контур автоматизации, добились большей управляемости и прозрачности многих процессов в различных департаментах нашего предприятия. Помимо возможностей непосредственно СЭД Docsvision, мы оценили слаженную и комфортную работу с компанией «Диджитал Дизайн», профессионализм и оперативность работы специалистов подрядчика»

Александр Никитин
начальник отдела по автоматизации
рабочих мест ГУП «ТЭК Санкт-Петербурга»

9 000

10 ТБ

1 млн.

1 000

2 000

пользователей, в том числе руководство ГУП ТЭК и
сотрудников производственных площадок

Ежедневно в системе работают более

обрабатывается более

Объём
базы

документов было перенесено в СЭД
на базе Docsvision из предыдущей системы

Более

пользователей,

резолюций

СЭД на базе Docsvision автоматизировала процесс делопроизводства и поддерживает следующие функции: сложные процессы согласования, аналитические и статистические отчёты, развитые механизмы поиска.

Сотрудники ГУП ТЭК в СЭД могут решить ряд рабочих задач: заказ и выдача пропусков, заявки на технику, организация и управление совещаниями, контроль исполнения протокольных поручений.

В самостоятельный большой блок в системе выделена функция согласования конкурсной документации и договоров. Эта функция ускоряет процесс работы над документацией для участия в государственных закупках и способствует снижению количества ошибок.

1 / Чат-бот в Telegram уведомляет о новых заданиях сотрудником, который способствует повышению удобства работы в удалённом мобильном режиме.
Он пришёл на смену уведомлений в почте. И также позволяет отслеживать изменения, по которым наиболее предпочтительно.

2 / СЭД Docsvision была интегрирована с корпоративными прикладными системами:
- 1С.Предприятие 8.2,
- Электронный архив и каталог ActiveDirectory.

В СЭД реализована функциональность автоматического расписания резолюций на базе технологий машинного обучения. Технология работает следующим образом: сотрудник загружает отсканированный документ в созданную в ручном режиме карточку входящего документа. При загрузке происходит автоматическое распознавание текста загруженного документа и создание на его основе проекта карточки резолюции по этому документу.


Нейросеть дозаполняет поля в резолюции, а именно подбирает исполнителя и сопроводительный текст. Данная технология позволяет упростить процесс поиска нужного контента в системе, сократить время на распределение задач по документам и увеличить скорость ответа на входящие документы.

1

3

2

4

Развитие СЭД на базе российской платформы Docsvision снизило стоимость владения в сравнении с иностранной системой. Технологическое развитие платформы, регулярные обновления системы позволяют наращивать функциональность в течение более 10 лет и не терять в производительности.

ГУП «ТЭК СПб» как подведомственное учреждение Комитета по энергетике Санкт-Петербурга с помощью Docsvision проводит загрузку и выгрузку документов Единой системы электронного документооборота и делопроизводства исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга (ЕСЭДД).

2. Система облегчает управленческую работу, способствует повышению эффективности и развитию предприятия.

Система поддерживает юридически значимый документооборот внутри организации, с её сотрудниками.