ゆるっとアップデート

今日の仕事を、少しラクにする。

フローを“作って終わり”にしない｜チームで回す改善レビュー会のすすめ

こんにちは、ゆるアプです◎
今日も“ゆるっと効率化”をテーマに、仕事や日常に役立つ整理術をご紹介します。

前回では、
「依頼メール → Teams共有 → Outlookタスク化」 という
実務で効果の大きい自動化フローの作り方をご紹介しました。

自動化は「作ったら終わり」ではなく
“回しながら改善する”ことで価値が大きくなる

という話も最後に触れましたね◎

今回はその続きとして、
フローをチームで改善し続ける“レビュー会の運用術” を紹介します。

🎯 今日のテーマ

Power Automateフローを改善するためのレビュー会の型

こんな課題はありませんか？

  • 作ったフローがいつの間にか使われなくなる

  • メンバーが仕組みを理解できていない

  • 不具合を個人が抱え込んでしまう

  • 結局、人が直接処理してしまう

これらはすべて
「改善の場」がないことが原因 です。

🪜 改善レビュー会の基本ステップ（実例）

STEP1：共有ノートで議題を見える化する

📘 OneNote 推奨

 
・直近の変更内容 ・困りごと／改善案 ・効果が出た点

📌 書き方の例：

 
▼依頼メール自動化フロー（更新2025/11/30） ・期限抽出がうまくいかない → 改善案：正規表現導入？ ・Teams投稿のテンプレ増やす案 ・効果：依頼漏れが週3件→0件に改善

STEP2：週1 or 隔週で15分レビュー

🕒 形式はライトでOK

項目 例
うまくいった点 依頼漏れゼロ
課題点 担当振り分けの明確化
次回改善 担当者名をTeams投稿に含める

👉 完璧な議事録は不要
「続けられる形」が最優先◎

STEP3：改善案をタスクに変換する

📆 Outlookタスク or Planner へ自動登録

例：

 
Power Automate改善 / 担当：Aさん 期限：次回レビューまで 内容：Teams投稿本文のテンプレ改修

💡 仕組みが仕事を回す状態を作るのが目的

🔍 効果の見える化の指標例（簡易KPI）

指標 例
依頼の漏れ件数 Before10件→After0件
フロー改善回数 月1回以上
タスク未完了率 30%→10%
レビュー参加人数 1人→3人

難しい数値管理は不要◎
変化が見えるだけで改善スピードが上がります。

✨ まとめ

  • 自動化の価値は 運用と改善で最大化される

  • OneNoteで議題を共有し、15分レビューするだけで十分

  • 改善案はタスク化して確実に回す

  • チーム全体で“自動化を育てる文化”へ

自動化は仕組み化の第一歩
続けることで“仕事が自然に回る”状態になります◎

📢 次回予告

今回で、Power Automate の基本操作に関する連載は一度区切りとなります。ここまで読んでいただき、ありがとうございました。

次回からは、ブログ全体の構成をあらため、
「事務職が実務で活かせるDXと業務改善」 をテーマにお届けしていく予定です。

Power Automate に限らず、業務の負担を確実に減らす仕組みづくりや、現場で成果につなげるための考え方も取り上げていきます。

より実用的で、現場で信頼される改善スキルとして役立ててもらえる内容を準備していますのでお楽しみに✨

依頼メールを“見える化”＆“行動化”する自動化例｜Power Automate 実務フロー3ステップ

こんにちは、ゆるアプです◎
今日も“ゆるっと効率化”をテーマに、仕事や日常に役立つ整理術をご紹介します。

前回では、
Power Automate を始めるときにおすすめの
“まず作るべきフロー5選” をご紹介しました。

小さいフローから始めて
効果の見えるものを選ぶことが成功のポイント

という内容でした◎

🎯 今回のテーマ

依頼メール → Teams共有 → Outlookタスク化

実務で使える「3ステップ自動化」例

多くの職場で起きている“よくある悩み”👇

  • 依頼メールを見落としてしまう

  • 共有が遅れて作業が止まる

  • 担当者が曖昧になってタスクが浮く

  • 期限管理が感覚頼りになりがち

これをPower Automateで解決すると👇
依頼が届く → チームで見える → タスク化 → 進捗レビュー
という自然な流れが作れます。

🚀 実務フロー（基本形）

📮 依頼メールを受信
　　↓
💬 Teamsに自動共有（見える化）
　　↓
📆 Outlookタスク化（行動化）

🛠 具体的な構成と作り方

STEP1：メール受信をトリガーに設定

 
トリガー：Outlook – メールを受信したとき 条件例：件名に「依頼」「申請」「対応」が含まれる

📌 条件は最初はざっくり
→ 後から調整して精度を上げるのがコツ◎

STEP2：Teamsへ投稿（共有化）

 
アクション：Teams – チャネルにメッセージを投稿 内容例： 【依頼メールを受信】 件名： 差出人： 期限（本文内検索 or 未設定）： メール本文リンク：

👥 チーム全員が「今何が来ているか」を把握できるようにする

STEP3：Outlookタスクを自動作成

 
アクション：Outlook – タスクを作成 件名：メール件名 期限：本文内「○/○」抽出 or なし メモ：メール本文＋元メールリンク 担当：チーム共有 or 個人振り分け

📍 ポイント

期限がないメールは「期限未設定」フォルダへ
タスクの棚卸しは週次レビューで◎

🧠 このフローで得られる効果

Before After
依頼メールが埋もれる 依頼がTeamsに自動で見える
誰が対応するのか曖昧 タスクで担当明確化
期日管理が感覚頼り 期限付きで可視化
個人依存の運用 チームで回せる仕組み化

📍 実践のコツ

  • まずは小さくつくる

  • 改善前提で作る

  • 誰でも理解できる構成にする

  • フロー名は明確に：例「依頼共有_自動化」

自動化は「完成」ではなく
“回して改善”が本番です◎

✨ まとめ

  • 依頼メール → Teams共有 → Outlookタスク化は効果が大きい

  • 自動化の入り口として最も実務に直結

  • 小さく作って改善していくことが成功の鍵

🔔 次回予告

次回は👇

チームで回す“改善レビュー会”のやり方

Power Automateで作ったフローを、チームで育てる方法

  • 作ったフローの改善点を見つけるレビューの型

  • チームで振り返るミーティング例

  • 効果測定の方法（簡単な指標案）

を紹介します◎

お楽しみに✨

まず作るべきPower Automateフロー5選｜小さく始めて確実に成果を出す

こんにちは、ゆるアプです◎
今日も“ゆるっと効率化”をテーマに、仕事や日常に役立つ整理術をご紹介します。

前回では、
自動化を「続けられる仕組み」にするための
改善サイクルと運用設計の考え方をお伝えしました。

自動化は「作ること」より「回し続けること」が重要
そのためには、改善レビューと小さく始めることがポイント

という内容でした。

🎯 今回のテーマ

まず作るべきPower Automateフロー5選

自動化の導入でよく聞く悩み👇

  • 何から作ればいいかわからない

  • 全体の業務整理が終わってない

  • 大きいフローを作って途中で止まる

  • 作ったけど成果を感じられなかった

結論としておすすめは、

“小さいフローから作る” × “効果が見えるものから選ぶ”

🚀 成果が出やすいフロー5選（初心者向け）

No フローの内容 効果 難易度
① 特定メールをTeamsに通知 情報共有漏れを防ぐ ★☆☆  
② フォーム回答をExcelに自動追記 転記作業ゼロ ★☆☆  
③ OneDriveに保存されたPDFを分類フォルダへ自動移動 整理作業の自動化 ★★☆  
④ 期日付きメールをOutlookタスク化 期限管理の自動化 ★★☆  
⑤ 定型レポートのリマインド通知（毎週/月） 抜け漏れ防止 ★★★  

📍 最初に取り組むならこれ！

① 特定メールをTeamsに通知するフロー

よくある業務例

  • システム通知、注文受付、問い合わせ、稟議、承認通知、採用応募など

  • メールに埋もれがちな情報をチームで共有したい場合に最適

フロー構成（基本形）

 
受信トリガー（条件指定） 　→ 条件分岐（件名 / 差出人 / キーワード） 　→ Teamsへ投稿

なぜ効果が大きい？

  • 手作業→ゼロ

  • 共有スピードUP

  • チームで同じ情報が見えるようになる

🛠 作成ステップ（簡易版）

  1. Power Automate を開く

  2. 「自動化」→ テンプレート「Outlookメール → Teams通知」を選択

  3. 条件を以下のように設定

    • 件名に「依頼」または「申請」が含まれる

    • 指定アドレスからのメールのみ対象

  4. Teams投稿先チャンネルを選ぶ

  5. テスト実行

  6. 問題なければ保存

ポイント👇

条件は最初から完璧にせず、徐々に調整する

📦 まとめ：自動化は「小さな成功体験」から作っていく

  • まずは効果の見えやすいフローから始める

  • 最低限の構成で作り、改善していく

  • チーム共有できる内容にすると価値が高まる

自動化の初期は
“動く” → “改善する” が最重要です。

🔔 次回予告

次回は👇

「実務ベースのサンプル解説」

依頼受付メール → Teams共有 → 期限をOutlookタスク化

の「現場で使える3ステップ自動化」を実例で解説します

  • どのアクションを使う？

  • 条件分岐はどうやる？

  • チームで使うときのコツ

を、手順付きで具体的に紹介します。

お楽しみに！✨

失敗しない自動化導入のコツ｜続けられる仕組みづくり

こんにちは、ゆるアプです◎
今日も“ゆるっと効率化”をテーマに、仕事や日常に役立つ整理術をご紹介します。

前回では、
Power Automate を実務に馴染ませるための
“自動化×運用設計”の実践テクニック
について紹介しました。

  • 例外処理の設計

  • 更新フローの自動化

  • 手動介入ポイントの設計

  • ダッシュボード化・見える化

このあたりが整うと
「作って終わりの自動化」から
“現場で回る仕組み” に進化します。

💡 今回のテーマ：続けられる自動化のコツ

自動化は作ること自体より、
継続させることのほうが難しいです。

よくある失敗は👇

  • フローが複雑すぎて誰も触れない

  • 作った本人しか理解していない

  • 例外対応がめんどうで結局元の運用に戻る

  • 通知が多すぎて見られない

  • 現場の実態とズレて形骸化する

実務で成功するチームは
「作る前に整理し、作ったあとに改善する」 ことが徹底されています。

🚧 自動化前に整理しておくべき4つのチェックポイント

チェック項目 目的
① 依頼フローは１本に統一されているか 入り口が複数だと混乱
② 例外パターンを洗い出しているか 停止やエラーの予防
③ 担当者変更の仕組みがあるか 退職・異動リスクの回避
④ 成果を測定できるか 改善の材料になる

フローを作る前にこれを可視化すると
ムダな自動化を避けられます。

🧠 自動化を成功させるチームの共通点

成功しているチームほど、
自動化＝改善活動として扱っています。

失敗するチーム 成功するチーム
自動化は「担当者のスキル依存」 自動化は「チームの仕組み」
作って終わり 運用レビューを定期開催
担当者が変わると振り出しに ナレッジ化＋引き継ぎ前提

特におすすめなのは👇

🗓 月1回の「自動化レビュー会」

  • 成果を共有

  • 動かなくなったポイントを改善

  • “変えた内容”をノートへ記録

  • 次に自動化できる場所を検討

これがあると
改善サイクルが止まらないんです◎

📦 まとめ：続けられる自動化は文化になる

自動化が定着すると

  • 情報管理の負担が減る

  • タスク可視化でチーム力が上がる

  • 引き継ぎや異動に強い組織になる

  • 改善のスピードが早くなる

つまり、
自動化は“効率化”だけでなく“強い組織づくり”につながる投資です。

🔔 次回予告

次回からは、
いよいよ 「実務で使えるPower Automateフローの作り方」 に入ります。

次回の予定内容👇

  • 最初に作ると効果が高いフロー5選

  • 小さく始めて成果が出る構成例

  • 実務ベースのサンプル作成（解説付き）

「どこから始めたらいいかわからない…」
そんな方の最初の一歩になる内容です◎

お楽しみに！

実務フローに自動化を組み込む“運用テクニック”｜Power Automate応用編

こんにちは、ゆるアプです◎
今日も“ゆるっと効率化”をテーマに、仕事や日常に役立つ整理術をご紹介します。

前回は、
Outlook × OneDrive × Teams をつなぐ自動化サイクルを作成し、
実務で使える流れを一連で組み立てました。

今回はその続きとして👇
「自動化を実務に馴染ませる」ための運用テクニック を紹介します。

作ったフロー、実際に社内で運用するにはどう整えたらいい？
手動で介入するポイントや、例外処理はどう考えるべき？
そんな疑問に応える回です◎

🚧 よくある課題：「自動化したけど、運用で止まる」

単発の自動化ではなく、
“現場で毎日動く”レベルに仕上げるためには、運用の設計が重要です。

例）

  • ファイル名の揺れ → 保存エラー

  • 共有フォルダ構成が統一されていない

  • 例外的な依頼対応のせいで混乱する

  • 通知が多すぎて逆に見られない

このあたりを整えることで、
自動化は“実務の戦力”になります。

🪜 ステップ①：例外への対応を“設計時点”で入れる

自動化の一番の敵は 例外。

対応例👇

ケース 対策
添付なしメール Teamsへ通知＆手動確認に切り替え
ファイル形式がPDF以外 OneDriveの別フォルダへ退避
件名誤り・フォーマット揺れ 手動レビュー用フラグを付与

最初から例外処理を設計すると
「止まって気づかない」が防げます。

🪜 ステップ②：更新系の自動化を追加する

109投稿目では「保存」を自動化しましたが、
もう一歩進めると 更新タイミングも自動化できます。

例）

  • ファイルが上書きされたら Teamsへ自動通知

  • 最新レポートのリンクを自動で固定場所に置き直す

  • 更新日をファイル名に自動付与（例：report_2024-01-15.pdf）

更新プロセスが整理されると
“最新版がどれ？”問題が消えます◎

🪜 ステップ③：運用の“手動介入ポイント”を設ける

全部自動化すれば良いというわけではありません。

例）

  • 「特別対応」や「期限急ぎ」の依頼は手動処理へ

  • Teamsに「要レビュー」ボタンを付ける

  • 承認ワークフローと連携する

自動＋手動のバランス を設計することで、
現場を混乱させずに済みます。

🪜 ステップ④：管理画面（ダッシュボード）を作る

意外と重要なのが
動作状況の見える化。

  • 実行履歴の確認方法

  • 失敗時の通知設定

  • 担当者変更時の手順

ここが整っていると
「誰も把握していない問題」を防げます。

✨ 運用設計のポイントまとめ

重要ポイント やる意味
例外処理を最初から設計 止まらない仕組みづくり
更新タイミングも自動化 最新ファイルの混乱を防止
手動介入ポイントを設計 実務の柔軟性を担保
管理・可視化 定着のための必須要素

自動化は
「作って終わり」ではなく「回す仕組み」づくり。
ここまで作れると、現場で本当に使われます◎

📢 次回予告

次回は、実務自動化シリーズのまとめとして

  • よくある自動化の失敗例

  • フロー作成前に確認しておくべきチェックポイント

  • 自動化が成功するチームの共通点

  • 失敗しない“導入ステップ”

を紹介します。

“続けられる自動化” をテーマに、
実務に根づかせるためのコツを共有します◎

どうぞお楽しみに！

Outlook × OneDrive × Teams をつなげて“実務で使える自動化サイクル”を作ろう

こんにちは、ゆるアプです◎
今日も“ゆるっと効率化”をテーマに、仕事や日常に役立つ整理術をご紹介します。

前回は、Power Automateを使った
「はじめての自動化」＝ 添付ファイルの自動保存フロー
をテンプレートで作成しました。

今回はその続きとして――
実務で毎日使える“自動化サイクル” を作っていきます。

「自動化はしてみたけど、単品で終わっちゃう…」
「もっと仕事の流れに組み込みたい」
そんな人に向けて、
メール／ファイル／チーム運用を“一つの線”につなげる方法をご紹介します◎

📘 Outlook × OneDrive × Teams をつなげると何がラクになる？

ポイントは「受け取る → 保存する → 共有する」が
自動の流れでつながること。

たとえば👇

  • 上司から届く「日報」→ 自動でOneDrive保存 → Teamsへ自動通知

  • メール添付の月次レポート → OneDriveへ保存 → 共有フォルダにコピー

  • 依頼メールを受信 → Teamsの「タスクチャンネル」へ自動投稿

これ、全部 Power Automate で作れます。

🪜 ステップ①：Outlook受信用“条件フィルター”をつける

まずは、メールトリガーに条件を追加。

例）

  • 件名に「日報」「レポート」が含まれる

  • 特定の送信者（上司／取引先）

  • PDF だけ保存する

条件を入れるだけで精度がぐっと上がるので、
実務運用では必ず入れておきたいポイントです◎

🪜 ステップ②：OneDriveへ自動保存（＋フォルダ分岐）

108投稿目で作った
“添付ファイルをOneDriveに保存”フロー を起点にして、

ここでは保存先を条件によって変える例をご紹介👇

  • 日報 → /Reports/Daily

  • 月次レポート → /Reports/Monthly

  • 契約関連 → /Documents/Contracts

フォルダ構造を綺麗にすると、
チーム全体の探すストレスが一気に減ります。

🪜 ステップ③：Teamsへの“通知・共有”を自動化する

保存したタイミングで
Teams に自動通知を飛ばすと、さらに便利になります。

おすすめの通知先👇

  • プロジェクトチャンネル

  • レポート共有チャンネル

  • チーム内の「資料更新」専用チャンネル

通知内容もカスタマイズ可能。

例）
📂 新しいレポートが届きました！
保存場所：/Reports/Monthly
送信者：〇〇さん
添付：△△.pdf

通知を見れば状況が分かるので、
“気づかない問題”がゼロになります◎

📂（応用）自動化サイクルをさらに強くする追加アイデア

💡 ① ファイル更新時に Teams へ再通知
　レポートが差し替え／更新されたらチームへ自動で共有。

💡 ② 添付ファイルをSharePoint側へも同期
　部署でSharePoint運用しているなら、併せて更新も可能。

💡 ③ 保存したファイル名に日付を自動付与
　ファイル名「report_2024-01-15.pdf」など、自動で整形。

これらは“実務でめちゃくちゃ使う”鉄板ワザです。

✨ まとめ

  • Outlook → OneDrive → Teams をつなぐと
    　仕事の流れそのものが自動化 できる

  • 条件分岐を入れると実務レベルの精度になる

  • Teams通知までつなげると“共有漏れゼロ”に

  • 単発の自動化ではなく“サイクル化”が肝！

📢 次回予告

次回は、今回の自動化サイクルを
“さらに仕事に馴染ませる実践テクニック” を紹介します。

具体的には👇

  • 実際の業務フローに合わせた自動化の組み込み方

  • Power Automateで“更新系”の処理を追加する方法

  • フローの例外処理・トラブル対策

  • プロジェクト単位で使える自動化パターン

「ただ動く」ではなく
“毎日仕事でちゃんと使える自動化” を目指す回です◎

どうぞお楽しみに！

効率化のスタート！Power Automateで業務をサポート

こんにちは、ゆるアプです◎
今日も“ゆるっと効率化”をテーマに、仕事や日常に役立つ整理術をご紹介します。

前回は、
「Power Automateってどんなことができるの？」という
自動化の入口とイメージづくり を中心にお話ししました。

今回はその続きとして、
実際に“はじめてのフロー”を作ってみる回 です。

「自動化って難しそう…」
「設定画面が細かくて不安…」

そんな人でも大丈夫。
テンプレート（既存ひな型）を使えば、
ほとんど“ポチポチするだけ”で自動化が完成 します◎

📘 Power Automateで最初に作るのにおすすめのフロー

迷ったら、まずはこれから始めるのが鉄板です👇

💡 ① Outlookメールの添付ファイルをOneDriveに自動保存

最も人気があり、初心者でも失敗しにくい定番フロー。

  • 上司からの資料

  • チーム宛の定型レポート

  • 日次・週次で届くデータ

手動で保存している人は、めちゃくちゃ時短になります◎

🪜 【ステップ1】テンプレートから「保存系フロー」を選ぶ

  1. Power Automate のホーム画面へ

  2. 左メニュー「テンプレート」を選択

  3. 検索欄に「添付」または「OneDrive」と入力

  4.  

　「Outlook メールの添付ファイルを OneDrive に保存」
　を選ぶ

テンプレートはすでに“9割完成”している状態なので、
初心者でも迷いません◎

🪜 【ステップ2】接続（アカウント紐付け）を確認する

テンプレートを開くと、
Outlook / OneDrive の横に「接続」が表示されます。

  • まだ未接続 → 「接続」ボタンを押す

  • すでに接続済み → そのまま進む

※Microsoft 365アカウントを使用しているなら、
ここはほぼワンクリックで完了します。

🪜 【ステップ3】保存先フォルダを指定する

テンプレートには
「OneDrive の ○○ フォルダに保存」
という設定項目があるので、

  • /自動保存

  • /メール添付

  • /レポート

など、任意のフォルダを指定。

フォルダ指定が一番の“山場”。
でもここを設定すれば、ほぼ完成です◎

✨ 完成！メールが届くたび自動で保存される世界へ

フローを“オン”にすれば準備完了。

  • 会議中でも勝手に保存

  • PCがシャットダウンでもサーバ側で処理

  • 手作業ゼロ

  • 保存漏れゼロ

  • バックアップ自動生成

控えめに言って最高です。

📂 （応用）条件をつけて精度を上げたい場合

慣れてきたら、次のような条件追加もできます👇

  • 「件名に“日報”を含む場合だけ保存」

  • 「特定の送信者のメールだけ保存」

  • 「PDFのみ保存して、それ以外は無視」

ただし、108投稿目ではそこまで踏み込みません。
“まず作る・動かす・実感する”が目的です◎

📝 まとめ

  • 最初はテンプレートを使うと圧倒的にラク

  • 接続設定 → 保存先指定、の2ステップで動く

  • 添付ファイル自動保存は効果がすぐ分かる

  • 「自動化って思ったより簡単」が体験できる

📢 次回予告

次回は、今回作った“基礎フロー”を
実務で使えるレベルに発展させていきます。

Outlook、OneDrive、Teams をつなげて、

  • メールの自動仕分け

  • 添付ファイルの整理

  • チーム通知の自動化

  • フォルダ運用の自動化

など、“毎日役立つ自動化サイクル” を作っていきます◎

お楽しみに！