Kelly Lisbeth Vargas Cabrera.

CATALOGAZIONE DEI MATERIALI

La catalogazione dei materiali è un processo di fondamentale importanza per le aziende

che utilizzano una varietà di articoli, materie prime, attrezzature, macchinari, strumenti,
pezzi e parti, ecc. E si considera essenziale per raggiungere economie sostanziali,
mediante l'eliminazione delle varietà non necessarie, il che consente la riduzione dei
inventari e i loro costi.
Questa attività o compito, da svolgere nell'area logistica, richiede il supporto di
La Direzione Generale e l'Alta Direzione dell'azienda, la quale deve esprimere la necessità
di disporre di un elemento organizzato che sviluppi e abbia la responsabilità di
catalogare i materiali.
Quando l'alta direzione di un'azienda non conosce né comprende i vantaggi di
catalogare i propri materiali e, di conseguenza, non è interessato a realizzare il lavoro, è
improbabile che i livelli esecutivi più bassi e il personale delle diverse
dipendenze, siano d'accordo con la catalogazione o con prestare la loro collaborazione per
che questa si realizzi, poiché questa attività richiede che gli utenti abbandonino i loro
preferenze per determinati materiali e possano mettersi d'accordo per stabilire
le norme che guideranno la riduzione delle varietà, sia in marche, tipi, dimensioni,
colori, modelli, ecc.

DEFINICIONES

Catalogazione: Processo mediante il quale si identificano le scorte di una

entità, riferendole a norme o standard determinati in anticipo, per
classificarle secondo la loro natura o uso e assegnare un simbolo o codice
che le rappresenti.

Normalizzazione: Consiste nel selezionare qualità, dimensioni, pesi,

volumi, marchi, procedimenti, ecc. che si adattano meglio all'entità, per
costituire con esse le norme, solitamente scritte, a cui devono attenersi le
esistenze dei magazzini e gli acquisti che si effettuano, così come tutte
le persone che richiedono e chiedono materiali nell'azienda.

Identificazione: Consiste nel definire la denominazione e precisare le caratteristiche

particolari di ogni articolo, in relazione con le generali, in modo da essere
sicuro della sua natura specifica e delle sue differenze con altri articoli del
stessa gruppo.

Classificazione: ordinamento sistematico di tutte le esistenze simili

identificate, raggruppandole secondo le loro caratteristiche comuni, il loro utilizzo e
natura, e separandole per classi in base alle differenze fondamentali.
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Codificazione: Chiamata anche simbolizzazione, comprende l'assegnazione di

numeri, lettere o altri simboli, accordi con il piano sistematico di distinguere
ogni articolo per le caratteristiche che gli appartengono, in modo da
rappresentsli e risparmiare sforzo mentale, tempo e spese; e impedendo errori e
equivocazioni.

Semplificazione: è il risultato della catalogazione e consiste nell'eliminazione di

las variedades del inventario, en función de los tipos, tamaños, estilos, formas,
marche, ecc., che non siano in linea con le norme scelte e che sono
innecesarie e poco utilizzate.

Simboli: Sono caratteri o designazioni abbreviate, di idee o concetti

necessari per facilitare l'espressione e renderla più breve e precisa. I simboli
anche chiamati codici, possono essere alfabetici, numerici, mnemonici, di
segni e segnali e misti.

PROCEDURA PER CATALOGARE I MATERIALI

Nel definire la catalogazione si è indicato che è un processo nel quale si possono

distinguere varie fasi, la cui pianificazione permetterà di stabilire una procedura per il
esecuzione del compito da svolgere.
Per realizzare la catalogazione dei materiali, sarà necessario preparare un piano che
comprendere

Determinazione delle norme che regoleranno la catalogazione.

Identificazione di ogni materiale esistente.

Preparazione della classificazione da effettuare.

Ordinamento che seguiranno i materiali una volta classificati.

Distribuzione dei materiali.

Scelta di un sistema di simboli o codici che consenta di identificare facilmente e

rapidamente gli articoli nel magazzino.

Assegnazione a ciascun articolo del simbolo che gli corrisponde secondo la classe a la
che appartiene.
 Kelly Lisbeth Vargas Cabrera.

PROGRAMMA DI CATALOGAZIONE DEI MATERIALI

Definito il procedimento che dovrà essere seguito per effettuare la catalogazione dei
materiali, è necessario preparare un programma che serva da guida al personale che
avrà la responsabilità dell'esecuzione, e che allo stesso tempo permetta la valutazione
delle sue attività, in relazione ai risultati che si otterranno. Tale programma
sarà basato sulle seguenti condizioni:

1. Preparazione:

1.1. Il supporto della alta direzione.

1.2. Nomina del comitato delle norme.
1.3. Designazione di ciascuno degli elementi che compongono l'equipaggio di
lavoro.
1.4. Preparazione del programma di catalogazione.

2. Esecuzione:

Per l'esecuzione del programma che verrà stabilito, è conveniente tenere conto
alcune raccomandazioni:

2.1. Guidarsi dai fatti: È necessario ottenere informazioni sulla quantità che
si stanno spendendo in materiali al momento di avviare il programma e
ragioni che giustificano tale importo. Inoltre è necessario accertare:

Quanti materiali duplicati esistono.

Quanti articoli si stanno acquistando con diversi
specifiche per usi similari in diverse dipendenze.
Quali articoli causano più spese e il loro impatto sull'attività di
acquisti.
Su quali articoli si potrà risparmiare di più e si eviteranno con
fusioni nell stabilire le norme; ecc.

2.2. Informare la Alta Direzione: Così come nella preparazione si richiede il supporto
dalla alta direzione per effettuare la catalogazione dei materiali, è
è necessario mantenerla informata, in modo che possa essere al corrente di
lavoro che si svolge e dei risultati che si ottengono.
Questo rapporto deve basarsi su fatti reali verificabili e per questo ci sono
che stabilire un controllo statistico dettagliato dei risparmi che si
si ottengono effettuando la normalizzazione che si traducono in economie nelle
acquisti, maggiore rotazione delle scorte, riduzione dei tempi di attesa e
dei costi di possesso.
 Kelly Lisbeth Vargas Cabrera.

2.3. Nominare il Comitato delle Norme: Il primo passo o prima fase nel
processo, consiste nella Normalizzazione o definizione delle norme che
regoleranno la catalogazione; per questo è necessario nominare il comitato che
emetterà o definirà le norme e detterà la politica da seguire nella
esecuzione del lavoro.
Detto comitato deve essere costituito con rappresentanti delle dipendenze
utenti come Produzione, Ingegneria, Amministrazione, Vendite, Finanze e
Controllo di Qualità, oltre a quelli dell'area logistica.

2.4. Definire gli Obiettivi: La riunione del comitato delle norme definirà gli obiettivi che
devono raggiungere il termine del loro lavoro, e queste si riferiranno a:

Durata della fase iniziale (normalizzazione) e di ciascuna fase

posteriormente, in base alla grandezza del compito.
Esame di tutte le aree operative per la normalizzazione
inizia con ciò che è più ovvio e ha il rendimento economico più alto.
Iniziare l'emissione di norme riguardo a quei materiali che, di
in base ai problemi emersi in precedenza, si consideri
come possibili cambiamenti o semplificazioni, al fine di unificarli e
eliminare le varietà.
Listar los materiales de todas las áreas en orden de importancia
secondo il risparmio che può essere ottenuto.

3. Responsabilità:

Definite le mete, è essenziale che la responsabilità di dirigere l'esecuzione del

catalogazione, si assegni a una sola persona, la quale riassumerà il suo compito in tempo
completo e la condurrà, in modo tale che il lavoro sia costantemente fatto,
utile e senza danneggiare o ritardare il programma stabilito. Nei casi in cui
non sia possibile disporre del suo tempo totale, si potrà assegnare l'esecuzione a
tempo parziale, ma esigendogli di dedicare tempo e sforzi sufficienti per
che raggiunga gli obiettivi.

4. Partecipazione:

Durante l'esecuzione della catalogazione, potrebbe essere necessario e

è opportuno richiedere aiuto e collaborazione da parte di elementi dell'area tecnica,
specialmente nella fase di identificazione dei materiali, data la sua
familiarizzazione con gli articoli che utilizzano e con le esigenze che hanno. Questo
personale, tuttavia, potrà dedicare solo parte del suo tempo a questo lavoro; poiché
il proprio lavoro nell'area di appartenenza non può essere trascurato e nonostante
della necessità di contarli per la catalogazione, il loro intervento sarà
parziale, per stabilire le norme che si applicheranno e per identificare i mila di
materiali che impiegano nell'eseguire i loro compiti.

5. Obiettivi di un Programma di Catalogazione:

 Kelly Lisbeth Vargas Cabrera.

Aiutare, mediante la catalogazione, nella soluzione di situazioni che

includono inefficienza e costi eccessivi per l'azienda.
Ottenere la collaborazione del personale specializzato e degli utenti in
generale, mediante la riunione di informazioni e la loro diffusione nell'azienda,
sui problemi dei materiali, che saranno accompagnati da suggerimenti
per risolverli.
Assistere alle diverse dipendenze dell'azienda e trattare aspetti
relazionati con la catalogazione, specialmente per quanto riguarda le norme.
Aiutare a risolvere le differenze che si presentano nella preparazione e
esecuzione del programma.

6. Valutazione:

Una volta attivata la catalogazione, mediante l'uso del catalogo, si

dovrà valutare e confrontare il tempo e il denaro spesi in questo lavoro, con i
risparmi ottenuti, per emettere risultati che consentano alla direzione alta
mantenga il supporto e l'interesse nel lavoro svolto.

VANTAGGI DELLA CATALOGAZIONE DEI MATERIALI

Semplifica i tuoi inventari riducendo il numero di articoli e la loro varietà.

Riduci le imprevedibilità e gli errori mediante l'identificazione chiara e
esatta, dei materiali.
Sfrutta meglio lo spazio disponibile nei magazzini, potendo ordinare i suoi
inventari adeguatamente.
Migliora il calcolo delle tue necessità.
Migliora il controllo delle operazioni o delle attività logistiche.
Diminuisce il tempo di permanenza degli articoli in ricezione.
Facilita la gestione e l'amministrazione dei magazzini.
Deja libero il capitale che prima veniva investito in materiali, mettendolo a
disposizione dell'azienda per altri scopi.

ISTRUZIONI PER CATALOGARE I MATERIALI

Finalità
Stabilire una linea guida o uno schema generale che faciliti la 'CLASSIFICAZIONE TENTATIVA'
DE MATERIALES”, en la empresa.
Aspetti da considerare
 Kelly Lisbeth Vargas Cabrera.

La “CLASSIFICAZIONE GENERALE DEI MATERIALI”, che si allega, servirà a

base per la realizzazione della “CLASSIFICAZIONE TENTATIVA DEI MATERIALI” della
azienda. Per questo si analizzeranno i diversi tipi di materiali e attrezzature che
tenga la entidad selezionando quelle classi della “C.G.M” che possano
utilizzarsi

Per i materiali o le attrezzature, tipiche o proprie, dell'azienda si utilizzeranno le

40 ultime lezioni, che saranno normalmente disponibili.

La classe sarà designata da due elementi, al fine di garantire che il catalogo che si
confezione, tenga flessibilità sufficiente per il suo futuro mantenimento.

Nel preparare il Manuale di Catalogazione, con le istruzioni che devono avere in

conta quelli che confezionano il catalogo dell'azienda, bisogna indicare:

. Finalità del Manuale

. Obiettivi
. Istruzioni per catalogare materiali
. Classificazione Provvisoria dei Materiali; stabilendo le classi da utilizzare e se
È possibile le sotto-classi.

Il personale che si occupa della catalogazione non deve essere molto numeroso, per
evitare il più possibile che la varietà di criteri possa ostacolare e allungare la
realizzazione del catalogo.