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LEZIONE 1 - 7 OTTOBRE

ARCHIVISTICA
Di cosa si occupa l’archivistica? In primo luogo, di documenti, in particolare di documenti d’archivio e poi degli archivi stessi, ossia degli
enti, sia degli istituti, sia gli immobili, che custodiscono i documenti. Non ogni fonte costituisce un documento d’archivio, anche se può
costituire un documento in sé.
- L’archivistica si occupa anche del complesso documentario ma anche degli immobili (archivio economia studio le strutture per una
collocazione ottimale per i documenti)
In Italia non c’è informazione e divulgazione su cosa sia un archivio, principalmente è frequentato da storici, organizzano mostre e
conferenze su temi legati al paese e non.
Definizione
à A. Romiti: "L'archivio è individuabile in ogni complesso di scritture, realizzato da singoli soggetti produttori a seguito e quale diretta
conseguenza della loro spontanea e naturale attività rivolta verso la società esterna. Il materiale archivistico si distingue per lanecessaria
presenza di uno specifico vincolo naturale, che contribuisce a creare un particolare collegamento organico tra tutti i suoi elementi."
- non è una raccolta ma un complesso à riconoscibile in un complesso di scritture
- se un soggetto interagisce con un altro soggetto in forma scritta crea un archivio à l’archivio è realizzato da singoli soggetti
produttori à insieme di lettere non inviate o un diario non costituiscono documenti di archivio in quanto non producono una
conseguenza tra due individui, non hanno uno specifico vincolo naturaleà invii e risposte, collegano individui
Il termine archivio nell'uso comune:
• Archivio = luogo polveroso, abbandonato, dimenticato (esempio in Dizionario dei sinonimi e dei contrari), magazzino
• Archivio = nel linguaggio informatico, insieme di informazioni, raccolta di dati, articoli, immagini o altro non di stretta attualità,
conservati per la consultazione à qualsiasi documento che nasce da un archivio è bene culturale secondo il codice dei beni culturali per
definizione, dal suo nascere ed è sottoposto alle soprintendenze archivistiche.
Luogo di concentrazione à archivi di stato presenti in ogni capoluogo di regione, conservano più archivi.

DOCUMENTO
- DEFINIZIONE DOCUMENTO
Un documento, da un punto di vista giuridico, è diverso da un punto di vista archivistico: in senso giuridico, il documento è la forma scritta che
rappresenta un fatto di natura giuridica (per esempio, la vendita di una casa). Da un punto di vista archivistico, non sempre il documento coincide
con la definizione giuridica: il documento archivistico esiste poiché è inserito all’interno di una struttura complessa, cioè l’archivio.
- Documento che entra in relazione con gli altri documenti contenuti nell’archivioà ha vita nell’archivio
- Si ha interesse alla sua conservazione
à In senso lato ogni espressione cartacea (e anche fotografica, digitale o su altro supporto) prodotta dall'uomo può costituire "documento".
Tuttavia, quando un documento supporta un'azione con rilievo giuridico, amministrativo, finanziario, tale documento viene conservato dal
soggetto che ha interesse alla sua conservazione ed entra di fatto a far parte di un archivio.
I documenti d'archivio sono la base su cui si fonda il vivere sociale, e su cui si è fondato da millenni (II!) l'organizzazione di tutte le civiltà storiche
à tutte le civiltà hanno prodotto documenti che negli anni sono stati conservati in archivi, tutte le società hanno prodotto documenti sotto ogni
forma scritta (digitale,cartacea, legno,pietra).
L’importanza dei documenti è testimonianza e viene conservata .

I DOCUMENTI D’ARCHIVIO SONO LA BASE SU CUI SI FONDA IL VIVERE SOCIALE DI TUTTE LE CIVILTÀ
Nel momento in cui si è capito che una stretta di mano non bastava più tra due contraenti, si è sentita la necessità di scrivere un contratto; in una
società antica, si iniziarono a produrre documenti per il funzionamento per la propria attività. Ciò può avvenire in qualsiasi contesto, sia a livello
sociale, che familiare (dal III millennio a.C, fino ad oggi, con i documenti digitali).

L’importanza dei documenti è strettamente legata alla vita giuridica di chi li produce, al fine di testimoniare un fatto di natura giuridica ed
amministrativa, che viene instaurato; in un secondo momento, esso diventa una testimonianza storica. Il documento d’archivio è un bene culturale
dalla sua nascita.

Tutti produciamo un piccolo archivio di documenti, abbiamo dei documenti organizzati per tipologia. E ordine logico e al contempo in ogni archivio
avviene uno scarto, es scontrini delle focacce le buttiamo, le ricette mediche scadono ma le lastre vanno conservate.

ESEMPIO :
TESORI ARCHEOLOGICI DEL XXI SECOLO
La mostra “FUTURO ANTERIORE”, ideata dal Museo romano di Losanna da Laurent Flutsh: si è immaginato che, nel 4000 d.C, ossia nel XL, il
nostro secolo non sarà che un passato dimenticato. Gli ideatori della mostra hanno immaginato che la memoria scritta o audiovisuale sarà
cancellata del tutto, vittima di supporti troppo fragili; non esisteranno che frammentari di oggetti di metallo, vetro, terracotta e pietra, che
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resistono alle ingiurie del tempo. Nano da giardino senza un documento che spiga a cosa serviva e cosa era à uomo di culto con un valo
cerimoniale in mano, annaffiatoio, monete svizzere à la svizzera non usa l’euro e quindi sarà strano trovare l’euro in tutta Europa e in svizzera
no, si dira che erano dischi appartenenti a una popolazione isolata del centro Europa, l’interno di un pc potrà sembrare il modellino di una città,
chiavi saranno ciondoli per collane.
Ci sono dei supporti che non possiamo più leggere, es cassette solo con registratori di anni e anni fa, le mail se non ricordo la password le
perderò, la carta è l’unico modo per conservare tutto, es foto se non le stampo rischio di perderle.
Un esempio di oggetti proposti all’interno della mostra: riesumati dagli archeologi del futuro, i nostri reperti, senza più l’ausilio di
alcun supporto esplicativo (il documento), saranno interpretati troppo spesso in modo errato.
Spogliati dal loro vissuto (memoria orale/personale), gli oggetti entrano in una prospettiva deformata: questo perché il dato di
realtà dà l’informazione solo se vi è la memoria.
Privati delle fonti primarie descrittive, i documenti, i materiali conservati possono darci informazioni sbagliate.
CARTA DELL’AREA GEOGRAFICA
Rappresenta i luoghi di ritrovamento dei dischi a croce isometrica con menzione confoederatio helvetica: senza l’ausilio dei documenti, gli
oggetti non potranno essere interpretati e inseriti in un contesto storico e sociale.

- UTILITÀ DOCUMENTO
1. Il documento serve per la comprensione della nostra realtà attuale, per la comprensione della realtà, la definizione e la prova giuridica.
2. Il documento serve per la comprensione delle realtà storiche che ci hanno preceduto.
3. Il documento serve per la comprensione della nostra realtà nei riguardi delle società future.
4. Il documento serve per la comprensione dei nostri diritti e dei nostri rapporti giuridici attuali, prova giuridica.
5. Il documento serve per attestare diritti e relazioni tra individui e tra enti, anche per quanto relativo alle realtà storiche che ci hanno
preceduto.
6. Senza documenti la realtà non è leggibile correttamente, soprattutto se molto lontana dal presente (molto antica o molto futura).
Queste considerazioni possono essere valide per qualsiasi esempio “imperfetto” creato dalla nostra cultura e posizionato su strutture fragili e
non più leggibili tra solo qualche decennio.
Documento ci aiuta a comprendere qualunque altra fonte che ha valore storico attuali o passate.
Per esempio, da oltre un secolo, la composizione chimica della carta condanna i nostri documenti a una distruzione massiva, per non parlare
delle bande magnetiche, fotografie e supporti informatici, ancora più fragili; la carta dell’800, fatta di stracci, era molto più resistente e non si
deteriora al tocco. Successivamente, venne utilizzata una composizione chimica, basata sulla cellulosa, senza considerare il deterioramento: per
questo motivo, dalla seconda metà dell’800, fino al secolo successivo, le prove cartacee sono andate per la maggior parte disperse. Al giorno
d’oggi, la nostra carta si conserva, ma i supporti informatici non consentono la conservazione e la capacità di lettura del documento, a causa
anche delle continue evoluzioni repentine dei supporti informatici.
È necessaria una distinzione tra ARCHIVISTICA e ARCHIVIO:

- CONTENUTO ARCHIVIO
• Rappresentazioni per lo più scrittorie, coincidenti con la memoria delle azioni e dei comportamenti diversi.
• In epoca classica, si scriveva su papiri, andati per molti persi.
• Tavole di argilla.
• Documenti pontifici, conservati successivamente all’abbandono dell’utilizzo del papiro (sono conservate le pergamene, che sono un ottimo
supporto scrittorio).
• Carta di stracci (documenti facilmente conservabili).
• Altri materiali scrittori, che appartengono alla produzione contemporanea: fotografie, bande magnetiche, registrazione e documenti digitali.

- CARATTERISTICHE DEI DOCUMENTI CONSERVATI IN ARCHIVIO

• In epoca classica, il perno fondamentale era la veridicità del contenuto, e l’archivio era un luogo che aveva fede pubblica; in epoca classica,
nel mondo greco, gli archivi erano conservati nel tempio, e godevano del concetto di Ius Archivi. Nel periodo romano, gli archivi privati non
erano considerati.
• La definizione di archivio nel tempo si è evoluta, passando attraverso un concetto di raccolta documenti (una definizione ad oggi rinnegata):
ad oggi, le raccolte possono essere museali o di biblioteche. Gli archivi esistono per l’attività del soggetto che li produce: un archivio si
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forma secondo un vincolo involontario, mentre un museo si forma secondo un vincolo volontario. Un archivio si fonda grazie a un’attività,
anche solo da parte di una famiglia; un archivio si differenzia da una biblioteca anche per l’unicità del documento, mentre i libri sono
caratterizzato da una riproducibilità delle pubblicazioni. Un archivio è necessario anche per la vita di un ente: esistono migliaia di archivi, anche
solo a Milano.
L’archivio è un bene culturale, come affermato nel codice dei beni culturali, e secondo il codice urbano ([Link] 42/2004); esso è un bene
culturale dal suo nascere.

ARCHIVISTICA
- DEFINIZIONE ARCHIVISTICA
L’archivistica è quell’attività che serve per conservare e chiarire i dettami di conservazione e la gestione della memoria scritta e dei documenti
(da parte di soggetti pubblici e privati); l’archivistica è anche una scienza che provvede ad indagare nel tempo come l’attività archivistica si sia
trasformata, come si siano prodotti i documenti nel tempo e come si siano organizzati.

- COMPITO ARCHIVISTICA
L’archivistica si occupa, in primo luogo, di DOCUMENTI, in particolare di DOCUMENTI D’ARCHIVIO, e degli ARCHIVI stessi, ossia gli enti che
custodiscono i documenti, e dello stabile stesso (archivio economia, lo studio di come mantenere i documenti e gli archivi stessi).

- SCIENZA ARCHIVISTICA Indaga:

1. NATURA degli archivi
2. MODALITÀ e PROCEDURE DI FORMAZIONE
3. PRINCIPI DI ORGANIZZAZIONE
4. CRITERI DI CONSERVAZIONE
5. TUTELA, secondo il Codice dei Beni Culturali
6. FRUIZIONE
7. DISAMBIGUAZIONE

DOCUMENTO
- DOCUMENTO COME MEMORIA DI UN FATTO
Il documento è la memoria di un fatto, ma non è una memoria personale come un diario, è la memoria di un fatto giuridico (un’azione che ha
una rilevanza giuridica fatta verso l’esterno), che può essere: o sia il fatto giuridico in sé stesso (es. un atto di vendita fatta da un notaio, un
rogito notarile → il documento diventa ad substantiam, diventa parte integrante del fatto giuridico),
o sia l’azione (che può essere anche solo verbale → per esempio, una decisione presa durante una riunione, per cui le segretarie
redigono un verbale: questo è un atto che non è parte essenziale del fatto giuridico).

- FORME DOCUMENTO che possiamo trovare in un archivio

Il documento che rappresenta il fatto giuridico, nel corso dei secoli, ha cambiato forma e supporto scrittorio: nei nostri archivi di Stato (presente
in ogni provincia), vi sono molte
Testimonianze scrittorie e non solo
• PERGAMENA (pelle di animale trattata, considerata un supporto scrittorio stabile) uno dei più resistenti.
• CARTA DI STRACCI (inizialmente importata, poi prodotta nelle cartiere, nel XII secolo, prima tra tutte Fabriano, realizzata dagli stracci; la carta
di stracci è molto resistente e molto bianca).
• CARTA DI CELLULOSA (usata dalla seconda metà dell’800, inizialmente molto delicata).
• STOFFA
• PELLICOLA FOTOGRAFICA (può essere un documento, come anche una stampa fotografica, e ha necessità di conservazione molto più
accurate rispetto a pergamene e carta).
• BANDA MAGNETICA (nelle decisioni prese nei consigli di amministrazione ci sono molte registrazioni, e spesso la magnetizzazione della banda
si rovina, ed è necessario il continuo trasporto su nuovi sistemi).
• CERA (le tavolette cerate dei romani).
• PIETRA (in molti archivi antichi)
• METALLO (tavolette di epoca classica redatte su bronzo)
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• PAPIRO (molto usato, ma molto fragile; ad oggi, in rarissimi casi musealizzati, non si hanno documenti di papiro, e molti documenti papali sono
andati persi, come anche i documenti egizi).
• DIGITALE (dvd e cd che hanno bisogno di trasposizione continua; ad oggi, si effettuano soprattutto azioni in digitale, salvate su supporti;
occorre effettuare continui processi di trasmigrazione su diversi supporti scrittori che possono essere mantenuti nel tempo, anche per tenere
memoria dei siti. Stanno nascendo nuovi enti di elaborazione della memoria dei siti web).

• LETTERE DI PERSONALITÀ STORICHE: un archivio contiene anche gli AUTOGRAFI (es. autografo di Benito Mussolini, con due ceralacche),
esistono collezionisti di autografi; il documento è un pezzo di memoria della storia italiana. Esistono collezionisti che ritagliano francobolli,
autografi e ceralacche, ed è un concetto contrario agli archivi, in quanto il bene deve essere conservato per la memoria e non per la fama
dell’oggetto stesso.
• LIBRI MASTRI DI CONTABILITÀ
• MEMORIE
o LISTE DI PERSONE, OGGETTI, IMMOBILI ETC. (es. lista di tutti i reverendi ecclesiastici dell’Insigne Collegiata della chiesa di Ceglie, diocesi di
Oria, in provincia di Otranto) o CARTOLINE E LETTERE PERSONALI o DIPLOMI DI MERITO
o RAPPRESENTAZIONI GEOGRAFICHE: gli archivi sono ricchi di carte, di piante della città, poiché una delle prime cose che i governi hanno fatto
furono i CATASTI: a Milano vi sono molte serie di catasti sulle cascine (iniziato da Carlo VI e continuato da Maria Teresa d’Austria); in tutta
Italia, nel ‘700, i vari governi preunitari hanno realizzato catasti. Le carte geografiche servivano per documentare la situazione delle coste o
degli argini.
o MANIFESTI PUBBLICITARI: l’industria che produce ha ordinato di realizzare un manifesto; es. alla Campari, nella prima metà del 1900, era
stata presa come scelta amministrativa di commissionare le pubblicità ad importanti artisti (vi è un archivio di bozzetti preparatori, che
venivano realizzati prima di venire approvati). Gli archivi delle case editrici sono pieni di bozzetti grafici, e più antica è la casa editrice, più
bozzetti vi saranno, che compongono la sezione archivistica dedicata. o STAMPE E INCISIONI o MINIATURE
o SIGILLI IN ORO E CERA: il sigillo vero e proprio è in cera, inserito in una preziosa teca d’oro; nell’archivio di Milano vi sono molti sigilli;
esistono collezionisti di sigilli.
o TAVOLETTE DI ARGILLA O DI PIETRA INCISE: in Italia non ce ne sono molti, ma esistono molti archivi antichi, i cui documenti sono redatti su
pietra o argilla.
o PERGAMENE: ha buchi dovute a piegature apposite, o i segni di conservazione (la pergamena viene piegata e infilzata in FILZE).

- ATTRATTIVITÀ DOCUMENTI D’ARCHIVIO

• Il documento d’archivio è un bene culturale dal suo nascere, ma non tutto viene conservato.
• Un documento d’archivio è una fonte storica, che serve agli storici per capire il mondo del passato, i documenti rappresentano
microtestimonianze e microstorie.
• Un archivio è un esempio di unicità dell’oggetto, sono beni unici (differenze tra archivi e biblioteche).
Archivistica come attività e come scienza à studia le varie tipologie di archivio e i materiali contenuti in se.
Archivistica generale à si occupa dei principi teorici, storia degli archivi, aspetti giuridici, aspetti gestionali, organizzazione int e naz.
Archivistica speciale à studio della formazione, sviluppo e gestione degli archivi nella loro realtà particolare. (archivi enti pubblici, delle imprese,
famiglie dei notai, ecclesiasticiàarchivi nascono dall’attività di un soggetto e il sogg ecclesiastico non fa parte del sogg italiano e infatti sono
gestiti dalle autorità ecclesiastiche, le soprintendenze italiane non possono intervenire).

ARCHIVIO à tentativo di definire il concetto di archivio risalgono all’epoca imperiale romana.

- DEFINIZIONE ARCHIVIO
• Spesso viene identificato come un luogo dimenticato, con documenti che non hanno alcuna funzionalità; con archivio si intende sia un luogo
di conservazione, ma anche i documenti stessi. Come edificio, l’archivio è un luogo di concentrazione di documenti, e anche di più archivi;
tipico è l’Archivio di Stato, che conservano più fondi archivistici, diversi archivi, che continuano a ricevere materiale.
• A. Romiti: “L’archivio è individuabile in ogni complesso di scritture, realizzato dai singoli soggetti produttori a seguito e quale diretta
conseguenza della loro spontanea e naturale attività rivolta verso la società esterna. Il materiale archivistico si distingue per la necessaria
presenza di uno specifico vincolo naturale, che contribuisce a creare un particolare collegamento organico tra tutti i suoi elementi”
Il singolo documento non ha alcun significato, fino al momento in cui viene inserito in un fascicolo, che entra a far parte di un archivio (che
col tempo, diventa storico). L’archivio è un complesso, nato dall’interazione di un soggetto con l’esterno in forma scritta; un insieme di
lettere o un diario NON costituiscono un archivio. L’archivio si realizza a seguito della naturale attività di un soggetto; il materiale di un
archivio si distingue per un vincolo naturale involontario di un soggetto, costituito da invii e risposte continue, con un collegamento organico
tra i suoi elementi.
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• L’ARCHIVIO È UN COMPLESSO DI SCRITTURE → si forma tramite una stratificazione, frutto di un’attività, da cui nascono dei fascicoli (non è
una raccolta, non è il produttore dell’archivio che decide di crearlo); nasce naturalmente, è un complesso di documenti, o meglio, complesso
di scritture, con molte fonti accessorie.
• L’ARCHIVIO È REALIZZATO DA SINGOLI SOGGETTI PRODUTTORI → non per forza da un singolo ufficio, ma uno stesso produttore (per esempio,
un’università crea un archivio, tramite molteplici uffici). Un comune, o una famiglia, anche se composta da diversi soggetti, producono lo stesso
archivio (ma può anche nascere da un singolo soggetto, per esempio, l’archivio di Salvatore Quasimodo).
• L’ARCHIVIO SI REALIZZA A SEGUITO E QUALE DIRETTA CONSEGUENZA DELLA NATURALE ATTIVITÀ DI UN SOGGETTO → l’archivio è in essere,
qualcosa che si sta facendo (per esempio, un diario personale non costituisce una legittima parte di archivio, poiché non ha una
corrispondenza con un terzo all’esterno, come anche delle lettere non spedite).
• IL MATERIALE ARCHIVISTICO SI DISTINGUE PER LA PRESENZA DI UNO SPECIFICO VINCOLO NATURALE → nasce involontariamente; se in una
biblioteca si vogliono raccogliere gli scritti di Pascoli, il direttore e la commissione della biblioteca effettuano ricerche sul mercato per
individuare i manoscritti che interessano e si pongono in biblioteca: questa è un’attività volontaria, frutto di una decisione. Chi gestisce un
archivio non lo decide, i dati si formano naturalmente: questo sancisce la peculiarità dell’archivio; inoltre l’archivio ha delle età,
esistono: -

• ARCHIVI DI INFORMAZIONE
- ARCHIVI DI DEPOSITO
- ARCHIVI STORICI → ha finalità diverse da chi lavora in una biblioteca o in un museo
In tutti e tre i luoghi l’azione fondamentale è conservare, come anche inventariare (e poi le azioni si differenziano, poiché in un museo le
collezioni si incrementano e si studiano).
In un archivio è fondamentale la RICERCA STORICA, poiché si hanno documenti storici; l’archivista non può comprare documenti, ha il proprio
archivio
e lo fa fruire al meglio possibile, facendo egli stesso ricerca.
• L’ARCHIVIO È DOTATO DI UN PARTICOLARE COLLEGAMENTO ORGANICO TRA TUTTI I SUOI ELEMENTI → non serve comprare documenti, essi
sarebbero oggetti a sé stanti e collocati come in un’esposizione, e che non hanno a che fare con la pratica archivistica; l’archivio è un unicum,
che nasce in modo involontario, e ogni singolo documento si unisce agli altri in modo organico.
L’archivio è un COMPLESSO ORGANICO
Un archivio esiste per la presenza di un VINCOLO NATURALE e INVOLONTARIO
- CONTENUTO ARCHIVIO
In un archivio si trova una rappresentazione per lo più scrittoria, ma non del tutto e solamente materiale scrittorio (per esempio, nell’archivio del
Museo del Risorgimento, sono presenti a sua volta archivi di altri risorgimentisti, e vi sono anche rilevazioni che Garibaldi appuntava ogni mattina,
pezzi di stoffa, munizioni ecc.); tutto ciò che non è scrittorio, se allegato, fa parte del documento. Un archivio è costituito da faldoni e cartelle,
con, per il 99% materiale scrittorio, con anche annessi dei materiali (es. Archivio del BREFOTROFIO a Milano, è un archivio che contiene fascicoli
personali dei neonati portati al brefotrofio, sin dal 1400; questo archivio è pieno di SEGNI, poiché le madri, abbandonavano il neonato con un
oggetto rotto, come una carta, o una moneta, una collanina, fazzoletti, immaginette, nella speranza di potersi un giorno ricongiungere con il
figlio).
ARCHIVIO CENTRALE DELLO STATO
Risale a dopo l’Unità: negli altri archivi di Stato vengono tenuti anche documenti più antichi (documenti di epoca longobarda) mentre, nell’Archivio
Centrale dello Stato, i documenti risalgono a dopo il 1861.
Gli archivi contengono i LIBRI MASTRI → esso è un VOLUME di registrazione di tipo economico-finanziario; essi sono molto grandi, e contengono
informazioni di decenni.

- NASCITA ARCHIVIO
Un archivio nasce perché il soggetto produttore, che è un singolo decide di CONSERVARE la testimonianza della propria AZIONE GIURIDICA.
Per esempio, in un fascicolo universitario, la richiesta di immatricolazione di ogni studente viene conservata. Poiché è necessaria la testimonianza
del fatto giuridico; l’azione di conservazione risale sin dal terzo millennio a.C. (è connaturata nella storia dell’umanità); negli archivi delle antiche
civiltà, gli archivi contenevano azioni ancora in trattazione, come ad esempio un trattato di pace (con le singole voci di contratto), e non vi era
l’idea di conservare per il futuro.
FINALITÀ ARCHIVIO → conservo perché mi serve.

- MOTIVO CONSERVAZIONE
I materiali archivistici vengono conservati perché necessari e utilizzabili nel presente, ma anche nel futuro, per la soddisfazione di interessi pratici,
giuridici ed amministrativi; l’archivio nasce, e deve essere conservato. Nel primo archivio della prima metà del III millennio a-C, vi erano quattro
archivi diversi, che contenevano materiali differenti, e venivano trattati con più o meno cura, a seconda dell’utilità.
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ESEMPIO: Accordi e documenti di cessione e acquisto del territorio dell’Alaska dalla Russia agli Stati Uniti: è stato fatto anche un dipinto, poiché
l’Alaska, originariamente era un territorio russo, ma poi gli americani scoprirono che possedeva molto petrolio, così fu venduta a loro (esiste
anche un dipinto).
DOCUMENTO DI VENDITA DI UN BENE IMMOBILE DEL 1789
Esistono documenti che, anche se antichi, conservano il valore di testimonianza giuridica: questa è la vendita di un immobile del 1789; il
documento continua a testimoniare la proprietà. La maggior parte dei documenti non vengono più utilizzati, ma alcuni mantengono la loro fede
giuridica anche nel presente.

- ARCHIVI IN FORMAZIONE
Per archivi che testimoniano qualcosa di pratico, e sono ARCHIVI CORRENTI, che vengono usati e consultati correntemente.

- ARCHIVI STORICI
Sono quegli archivi che hanno una testimonianza storica, anche se alcuni documenti hanno fede giuridica nel presente; per esempio, se
l’imperatore Carlo V cede un feudo ad i nostri avi, con l’abolizione del feudalesimo, questo terreno non ha più valore, mentre con la vendita di un
immobile, questo mantiene la sua utilità.
In un archivio storico vi sono tutte le testimonianze su cui si può costruire la storia di ogni singolo periodo, soprattutto di parti di territorio.
Non si fa storia con un singolo archivio, ma prendendo in esami diversi documenti da più archivi, poiché tutto è in stretta relazione (ogni archivio
non è autoreferenziale); ogni archivio dà un microtestimonianza storica di una piccolissima parte che deve essere unita per creare la storia.
ESEMPIO: Giuramento di fedeltà di Federico II imperatore al papa Onofrio III, 1230: dopo diversi scontri con il papato, l’imperatore Federico II
giurò fedeltà al papa Onofrio, con una pergamena, con le lettere della prima riga fiorite e maiuscole, chiuse da un sigillo. TESTIMONIANZA
STORICA
L’archivio storico assume il ruolo di centro per la ricerca, senza perdere la propria capacità di attestare interessi giuridici.
L’archivio è la testimonianza storica di tutto ciò che è avvenuto prima di noi.
ESEMPIO: DOCUMENTI FINALI DEL CONGRESSO DI VIENNA, 9 GIUGNO 1815: sono i due documenti finali, in cui l’Europa ristabilisce i confini prima
dell’era napoleonica, con annessi tutti i sigilli degli Stati: è un documento unico, che testimonia la GRANDE STORIA.

ARCHIVISTICA
- ARCHIVISTICA E LE SUE ARTICOLAZIONI
L’archivistica è una scienza che nasce nel 19° secolo, ma vi sono stati vari tentativi di definizione dell’archivio, sin dall’epoca romana e classica;
ad oggi, l’archivistica si divide in: a) ARCHIVISTICA GENERALE → si occupa di
• Principi teorici
• Storia degli archivi
• Aspetti giuridici, che sono le normative che nel tempo si sono succedute per la considerazione di un archivio, e per la sua tenuta (dopo
quanto tempo scartare i documenti inutili, come si considera un documento inutile, dopo quanto tempo consegnare un documento a un
archivio; tutto ciò è normato dallo Stato italiano). Ci sono documenti che devono essere dati allo stato anche cento anni dopo la morte del
notaio (documenti notarili); se vi è un interesse diretto, è doveroso consultare gli archivi (per esempio, l’atto di vendita di una casa, nel caso
venisse perso). Sul territorio italiano sono diffusi sia gli archivi PUBBLICI, ma anche gli archivi PRIVATI (Archivio della famiglia Borromeo,
nelle Isole Borromee), che possono essere consultati secondo un punto di vista giuridico.
• Aspetti gestionali, che confluiscono nell’ARCHIVIOECONOMIA, ma anche in tutta quella parte del Codice dei Beni Culturali che riguarda la
fruizione.
• Organizzazione nazionale e internazionale, in Italia vi sono moltissimi archivi, a livello internazionale studieremo il Vaticano e lo Stato della
Chiesa, che possiede moltissimi archivi che non ricadono sotto la nostra stessa giurisdizione, poiché sono archivi di un altro Stato.

b) ARCHIVISTICA SPECIALE → si occupa di:

• Studio della formazione, sviluppo e gestione degli archivi nella loro realtà particolare
• Archivi enti pubblici statali, tra cui gli archivi dei comuni, che furono i primi ad essere tutelati ed indicizzati per legge • Archivi enti pubblici non
statali , Archivi di imprese ,Archivi di famiglie , Archivi privati , Archivi notarili , Archivi di associazioni , Archivi ecclesiastici, che sono dispersi sul
territorio mondiale

LEZIONE 3 - 14 OTTOBRE

NASCITA ARCHIVIO
Un archivio nasce allorquando il soggetto produttore, ovvero colui che ha in gestione il materiale documentario, decide di conservare le
testimonianze delle proprie azioni giuridiche; il materiale viene ritenuto necessario, e quindi utilizzabile per la soddisfazione di interessi pratici,
giuridici e amministrativi, e per tale ragione deve essere conservato fino a quando può servire.
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Gli archivi, secondo Romiti, hanno nature complesse che si formano con modalità differenti l’una dall’altra (il Ducato di Milano prestava molta
attenzione alla raccolta dei documenti; diversamente la Serenissima di Venezia non era altrettanto precisa in questa attività di raccolta e
catalogazione); le modalità differenziate sono legate al dato territoriale-istituzionale e alla coordinata temporale: tutti gli enti territoriali finiscono
prima o poi col creare un proprio archivio, indipendentemente dall’epoca di formazione dell’ente stesso.
Questi due aspetti però non valgono necessariamente solo per gli enti territoriali che gestiscono il territorio, ma possono riferirsi a qualsiasi altra
forma di istituzione (famiglia compresa).

- ELEMENTI NECESSARI PER LA FORMAZIONE DI UN ARCHIVIO

1. Deve esistere il soggetto che lo produce, nel senso di archivio involontario;
2. Deve esistere un’attività verso l’esterno del soggetto produttore (es: il comune o l’università);
3. Deve esistere la volontà di conservazione della memoria;
4. Deve esistere l’effettiva conservazione della memoria;
5. L’ordinamento (memoria legata da un particolare vincolo);

1. SOGGETTI PRODUTTORI dell’archivio

I soggetti produttori possono essere sia pubblici sia privati: l’importante è che siano in vita: quando il soggetto termina la propria attività,
l’archivio smette di raccogliere la documentazione, non viene più incrementato e viene definito ARCHIVIO MORTO.
A. Soggetti pubblici:
• Per quanto riguarda gli ARCHIVIO DI STATO (Stato = amministrazioni pubbliche statali e non regionali come il comune), si distingue
fra:
- amministrazioni pubbliche centrali (ministeri) àdocumenti degli uffici statali che gestiscono il territorio; in tutte le città
capitali di provincia ci sono gli archivi, per esempio a Roma ve ne sono due; non vi sono gli archivi di chi gestisce i documenti
che non riguardano l'amministrazione delle Stato: tutte le materie di uffici dello stato finiscono negli archivi dello Stato;
contengono anche la documentazione degli antichi stati preunitari, relativi al territorio (es. ducato di Milano); i documenti
conservati a Milano datano anche a partire addirittura dall'epoca longobarda, poi carolingia, dunque tutti i regni preunitari e
antecedenti. Dal 1000 in poi l’archivio è ricco di documenti.
- amministrazioni pubbliche periferiche (prefetture, università).
Gli archivi di stato si definiscono ARCHIVI DI CONCENTRAZIONE e sono presenti in ogni capoluogo di provincia; gli archivi contengono
anche i documenti degli stati pre-unitari e quindi nell’archivio di stato di Milano si trovano anche i documenti del Ducato Visconteo, del
Ducato Sforzesco, della Repubblica Ambrosiana, della Repubblica Napoleonica, fino ai giorni nostri (ma solo i documenti relativi a Milano e
non anche agli altri capoluoghi e città lombarde).
• Si ha poi l’Archivio centrale dello Stato, il quale si trova a Roma, è nato dopo l’unità di Italia e conserva gli archivi dei Ministeri e degli
uffici centrali dello stato quindi. I documenti sono datati dal 1861 infatti, dall’Italia unita, dalla formazione del regno che aveva dei
ministeri.
• Fra gli altri soggetti pubblici si hanno poi i vari enti territoriali non statali ma comunque pubblici (ovvero regioni, province, comuni,
comunità montane e città metropolitane). Al contrario dello Stato, gli altri enti pubblici territoriali non statali devono creare una apposita
sezione per gli archivi storici; vi sono anche enti pubblici non territoriali, come ospedali, consorzi pubblici vari, opere pie e assistenziali, i
quali conservano al loro interno il proprio archivio storico. Ciascun ente pubblico conserva il proprio archivio che lo deve tutelare e far
fruire per legge dei beni culturali.
B. Soggetti privati:
• Singole persone fisiche (esempio archivio di Salvatore Quasimodo)
• Singole persone giuridiche. Tra i singoli archivi di persone che svolgono attività con rilevanza giuridica abbiamo, ad esempio, quelli
degli psicologi: gli archivi lasciati da alcuni psicologi all’Università Bicocca sono stati raccolti nell’archivio di concentrazione della
Psicologia Italiana.
Fra i SOGGETTI PRIVATI COMPLESSI si hanno:
• Famiglie: ad esempio l’archivio storico della famiglia Borromeo;
• Associazioni (associazioni di fatto, enti morali, fondazioni), ad esempio l’archivio storico del Lavoro a sesto san Giovanni(archivi dei
sindacati);
• Imprese: ad esempio l’archivio storico Pirelli, di viale sarca, che da sempre ha conservato con estrema cura il proprio archivio; si ha poi
l’archivio storico di Banca Intesa, la quale ha fatto un lavoro progettuale meraviglioso coinvolgendo gli archivi di tutte le banche che
fanno parte del gruppo di Intesa San Paolo ed è costituito da chilometri di documenti datati dal 1800 in poi, importantissimi per la
storia economica. In essi, però, si può trovare anche documentazione di altro tipo: qualche famiglia di antica estrazione ha lasciato a
Banca Intesa i propri archivi familiari, come quelli della famiglia Greppi.

à L’archivio si connota per un ordinamento intrinseco (naturale anche quello), dove si riscontra intelligibilmente e visivamente il vincolo naturale
che lega un documento all’altro, un fascicolo all’altro; se manca l’ordinamento non si ha un archivio, ma un ammasso di carte.
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• Inventario à Strumento che ci permette di consultare un archivio à non si possono stratificare gli archivi, INVENTARIO con tutti i
documenti ordinati secondo dei criteri adatti
• Riordinare à secondo il vincolo archivistico
• Curare

EVOLUZIONE ARCHIVIO
Gli archivi hanno una loro naturale evoluzione e questa evoluzione è:
• NATURALE , INVOLONTARIA , NON LEGATA AD UNA DECISIONE PREMEDITATA

ARCHIVI ANTICHI ad oggi sconosciuti

a) EBLA - siria
Gli archivi più antichi di cui ci è giunta memoria sono gli ARCHIVI REALI DI EBLA, risalenti al III millennio a.C. e costituiti da tavolette di argilla,
ovvero il supporto scultoreo di quei documenti.
Nel 1975 venne esplorato il Palazzo Reale e vennero portate alla luce circa 17.000 tavolette integre databili tra il 2500 e il 2000 a.C.,
ritrovate anche grazie alle ricerche eseguite dall’Università La Sapienza di Roma; si è così scoperto un nuovo alfabeto di cui non si aveva
idea. Gli archivi reali risalgono al primo periodo della città-stato e, quindi, il periodo proto-storico della città-stato viene anche chiamato Età
degli archivi anni 60 , EPOCA DEGLI ARCHIVI; (epoca del bronzo antico, metà del III millennio a-C), ma Ebla risale a circa un millennio
precedente di cui non si hanno tracce si hanno testimonianze di Ebla città-grande, quando iniziò ad entrare in contatto anche con i territori
circostanti.
In questi anni la città era sede di un esteso potere politico, che andava dall’odierno Egitto all’Afghanistan: Ebla aveva strutture di controllo
molto articolate, intratteneva relazioni di politica internazionale e relazioni commerciali, tutto ciò che aveva necessità di memoria e
organizzazione, con Stati anche distanti e aveva un’organizzazione militare che intraprendeva spedizioni anche a lunga distanza. Tutto
questo lo si sa grazie al ritrovamento dei documenti che costituiscono questo archivio, i quali sono stati compresi perché ad essi erano
allegate delle specie di traduzioni che hanno permesso di decifrare la lingua (=tavolette che fungevano da dizionario o liste di parole
bilingui).
Siamo in un periodo proto-storico, in cui si attesta il potere di questa città stato
Gruppo di lavoro è potuto tornare sul posto di lavoro l’anno scorso per continuare i lavoro. Epoca del bronzo di 60 ettari di superficie, città
stato..

STORIA DI EBLA
• Fu assalita e saccheggiata, e semidistrutta da SARGON, re degli Accadi, fondatore del primo impero mesopotamico (come ricordato da
alcune iscrizioni).
• La città si riprese, ed ebbe un altro momento di espansione, ma circa un millennio dopo (II millennio a.C)
• Venne assalita nuovamente e saccheggiata nuovamente, e la città perse il suo ruolo.
• La città scompare dalle fonti scritte dell’Antico Oriente, e si perdono le tracce, ultimo scritto è del 1000-500ac anche nel periodo classico
(fonti greche e romane).
• Nel XX secolo avviene la sua riscoperta.

• Senza saperlo, sulle rovine della città si accamparono i crociati della prima spedizione del 1098.
I crociati si accamparono senza saperlo perché la città era rimasta sotto un terrapieno (che era la sua cinta muraria), che si alzava per 20 metri
sopra la linea dell’orizzonte (ed è per questo motivo che gli archeologi iniziarono a scavare). Il terrapieno era alto 60 m.

La città aveva una struttura di una tipica città-stato:

- La cinta fortificata della cittadella era costituita da mattoni crudi e aveva uno spessore di 6 metri.
- Nella città alta si trovavano i maggiori edifici pubblici; era la parte più riparata e difendibile (cittadella fortificata).
- Nella città bassa erano collocati edifici, templi, case private e strutture artigianali.
- L’ingresso alla cittadella era costituito da un portale monumentale e da una lunga scalinata che arrivava alla CORTE DELLE UDIENZE (un’area
fortificata percorsa da numerose colonne e spazi coperti molto alti, che aveva la funzione di cerniera tra gli spazi in cui potevano accedere i
cittadini) e gli edifici residenziali reali.

Nella cittadella predominava il palazzo reale → era un complesso di fabbriche architettoniche che componevano un ampio sistema di edifici e
quartieri eretti sulla sommità e sui declivi ai piedi della cittadella (con una superficie non inferiore a 20 000 mq). La corte delle udienze era
collocata a ovest, e da lì si accedeva all’insieme dei quartieri palatini; essa era importante perché dava accesso alle stanze del palazzo, ed
intorno alla corte sono sistemati gli archivi.
Gli archivi erano molteplici. La corte era molto vasta: lunga 60-65 m e larga 35-50, con grandi portici (per impressionare gli avventori).
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ARCHIVI REALI DI EBLA vennero trovati quattro archivi attorno alla corte delle udienzeà perché il re aveva bisogno di un documento per
decidere:
1. PICCOLO ARCHIVIO à documenti erano tenuti per un tempo breve, e poi venivano distrutti
2. GRANDE ARCHIVIO à erano presenti scaffali di legno e da come sono state trovate le tavolette si sa che la loro disposizione seguiva un
ordine, avevano dei formati standard a seconda dell’oggetto del documento che poi veniva collegata in un det luogo in base sempre ad esso
a. documenti che dovevano durare più a lungo, come i Trattati di Pace, e alcuni testi di carattere bibliografico (leggende su cui gli
Ebliti basavano la memoria della loro provenienza). I contenuti principali si riferiscono alla distribuzione e al conteggio di cereali,
pane o stoffe o oggetti preziosi (da questi documenti si può capire come fosse organizzata la comunità, che alimenti mangiassero,
che tipo di tessuti usassero e come venissero macinati i cereali). Altri documenti riguardavano la distribuzione dei funzionari, dei
segretari, che riguardano la distribuzione di oro, argento, oggetti di pregio, olio e profumi, che sono serviti a chiarire la società.
b. Nel grande archivio erano collocati degli scaffali di legno (che non si sono ritrovati), e le tavolette erano in una particolare
disposizione: le tavolette con i bordi piatti di dimensioni medio-grandi erano allineate in file parallele in verticale, disposte in modo
parallelo lungo gli scaffali.
c. Fungeva da biblioteca, conteneva dei testi lessicali (dizionari).
3. VESTIBOLO à luogo dove venivano registrati i documenti, ritrovati gli strumenti per incidere le tavolette che poi andavano negli altri archivi
una volta pronte, la maggior parte ha un carattere economico, erano contenuti i documenti emanati dal re, lettere e decreti
4. ARCHIVIO TRAPEZIOIDALE

La sistemazione attorno alla corte e la suddivisione degli archivi non è casuale: chi veniva a udienza nel palazzo, aveva bisogno di testimoniare le
proprie richieste → venivano usati documenti negli archivi attigui alla sala delle udienze, per poterli reperire velocemente.
La divisione è dovuta al fatto che vi fossero archivi di conservazione e di immediato utilizzo; in totale ci sono 17.000 documenti che coprono
alcuni decenni (da quando la città ebbe un controllo territoriale preciso e circoscritto). Tutti gli archivi maggiori e minori erano in attività al
momento della conquista della città; si ha quindi un archivio corrente e, in parte, un archivio di deposito:
Alcuni documenti erano più importanti di altri: al di sotto di questi scaffali sono state ritrovate ceste con delle tavolette contabili, più piccole e più
grezze, che non dovevano essere conservate a lungo: erano tavolette mediopiccole dai bordi sgrezzati.
Le tavolette e il loro ordine non sono stati manomessi, mentre nei millenni successivi, succedeva che gli eserciti conquistatori bruciassero gli
archivi, rendendo la storia e l’attestazione del potere precedente muto (per esempio, la Repubblica Ambrosiana, prima di Francesco Sforza, nella
metà del 400, il popolo che insorse bruci gli archivi, per cancellare le strutture di potere precedente); la città di Ebla, conquistata e distrutta, non
ha perso i documenti. I documenti avevano dimensioni costanti, a seconda della tipologia del documento (come se fossero delle fotocopie);
anche in questo periodo, a seconda del contenuto del documento, le dimensioni erano costanti:
• Tavolette medie → 18 – 21 cm
• Tavolette grandi → 1 – 22 cm
Con uno spessore di 3-4 cm al centro e 1,52 mm ai bordi.
La diversa tipologia documentaria è collocata in archivi diversi→ perciò gli archivi avevano funzioni distinte, e si deduce che nel piccolo
archivio, i documenti erano tenuti per un tempo breve, e poi venivano distrutti; nel vestibolo venivano redatti i documenti.
La tipologia dei testi è molto varia: ci sono testi contabili, e la lingua e l’alfabeto ellittici sono stati decifrati, grazie alla presenza di tavolette che
fungevano da dizionario o liste di parole bilingui.
Una parte interessante per stabilire il potere del re sono gli inventari del palazzo, e anche delle doti delle principesse, e i laboratori artigianali che
lavoravano per il re (la città avevano all’interno della cittadella laboratori che lavoravano solo il sovrano, e nella città bassa artigiani che
lavoravano per il resto della cittadinanza).
Dalla scoperta degli archivi si è potuto ricostruire la storia e la civiltà di Ebla, il suo impero, la sua organizzazione economica, la sua vita sociale e
la sua cultura, le sue istituzioni, la sua struttura societaria, la sua religione e i suoi culti, in modo inequivocabile e pregnante. Non erano presenti
testi letterari, non era una biblioteca appunto ma un archivio.

Ebla non è l’unica città che ha fornito grandi archivi che hanno permesso la ricostruzione di antiche civiltà dell’età del bronzo.
b) ALTRI ARCHIVI ANTICHI
• NINIVE → ritrovamenti mesopotamici di palazzi reali, archivi e biblioteche, in cui sono stati scoperti tre nuclei di archivio e 30.000
tavolette, con sti letterari (sono al British Museum di Londra).
• GIRSU - NIPPUR - UMMA – ASSUR- BABILONIA - URUK → fu la “prima città della storia”, del 3200-1900 a.C
In questo contesto, tra l’Asia Minore e la Mesopotamia, sono nati i primi esempi di scrittura e i primi esempi di documenti e di archivi.
All’interno del palazzo di Ninive del 2280 a.C., gli archivi e la biblioteca erano collocati intorno alla corte delle udienze.

In Siria si è scoperto un famoso archivio quello di UGARIT, datato al 13esimo secolo a.c. Fu una scoperta molto discussa perché venne legata ad
aspetti culturali noti da testi dell’antico testamento ed è stata interpretata come testimonianza della veridicità dei fatti descritti nell’antico
testamento. La lingua dei documenti era l’accadico, l’hurrita e l’hittita. Il palazzo di Ugarit era molto vasto, vi era una particolare struttura dei
locali adibiti ad archivio, suddivisi per gli uffici di cancelleria, con specifiche competenze.
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Altro palazzo ritrovato sulla riva destra dell’Eufrate è il palazzo di MARI. Fu uno dei poli della civiltà del terzo millennio e il 18esimo sec. a.c.
Si distinguono tre fasi:
1) La fase antica (2900-2650 a.C) con pianta circolare e circondata da un terrapieno.
2) La fase II (2550-2220 a.C) nella quale Mari si arricchì di templi e di un palazzo regale
3) La fase III (dal 2220 a.C) alla quale risale il palazzo reale, che ha restituito pitture murali, statue e migliaia di tavolette d’argilla incise
con caratteri cuneiformi in lingua accadica, l’archivio del re Zimri-Lim, contemporaneo Hammurabi.

Ad HATTUSA sono state riportate alla luce più di 30000 tavolette cuneiformi, queste tavolette sono scritte in caratteri cuneiformi, comprendono
testi di natura varia e sono compilate in diverse lingue, che riflettono il carattere multietnico dell’impero ittita: accadico, hurrita, e altre lingue di
popoli dell’Anatolia. La scrittura era costituita da un sistema di caratteri cuneiformi tipico di tutte le civiltà mesopotamiche.
All’interno del palazzo reale sono stati trovati testi di natura letteraria.
Gli archivi sono il cardine dell’attività amministrativa politica ed economica di una società che si è organizzata.

ORGANIZZAZIONE ARCHIVIO, ORDINE ARCHIVIO

Il soggetto opera attraverso RAMIFICAZIONI STRUTTURALI (uffici e materie di riferimento per l’attività). Egli per operare ha bisogno di singoli
uffici che si occupano di materie diverse.
Si tratta di organizzare la memoria, si tratta dunque di ordinamento per il suo utilizzo, cioè, il concetto di ordine e di organizzazione è insito nel
concetto di archivio. → L’ordine deve essere ORDINE CONCETTUALE.
Quindi l’archivistica è la disciplina che si occupa della conservazione e della organizzazione della memoria: organizzare la memoria significa
ordinarla, ovvero far si che essa possa essere utilizzata. “Il compito dell’archivista è quello di ordinare e consiste nel fornire una struttura logica
utile per un rapido sicuro reperimento della documentazione nella fase formativa, mentre un’altra pari qualificante funzione è individuata
nell’impegno di riordinare e inventariare gli archivi destinati a una conservazione permanente che, per motivi diversi, hanno subito interventi di
scompaginazione della struttura organizzativa originaria.” L’unico metodo che viene utilizzato per il riordino è il METODO STORICO.
Per l’ORDINE FORMATIVO dei documenti in un archivio serve il TITOLARIO: strumento dell'archivio corrente che serve per dividere la
documentazione prodotta o ricevuta da un soggetto in settori e categorie, schematizzando in maniera logica le sue competenze e funzioni. Esso
attiva l’ordine in archivio secondo una struttura logica e utile al soggetto che ha dato vita all’archivio stesso, serve alla classificazione dei
documenti e dei fascicoli d’archivio, per attuare la struttura logica ed è uno strumento che nasce con l’archivio stesso e che decreta l’ordine
originario di un archivio.
Esempio: serie principali del titolario di classificazione dell’orfanotrofio maschile dei Martinitt di Milano. Il patrimonio attivo è gestito dall’ufficio
legale; sono prodotti documenti che vanno a finire nella serie origine e dotazione. All’interno di questo luogo ci sono vari uffici per la gestione
delle diverse mansioni, infatti noi abbiamo gli uffici legali, uffici personali, ufficio assistenza:
• Origine e dotazione → l’origine dell’ente e la dotazione immobiliare (ufficio legale)
• Prerogative → ovvero le attività precise con cui si organizza l’attività stessa (ufficio legale)
• Patrimonio attivo → gestione di immobili arrivati dai benefattori, che lasciano grandi eredità (che producono reddito), e gestite da un ufficio legale,
che produce documenti che vanno catalogati in origine e dotazione à gestito dalla direzione tecnica
• Passività → sono tutti i costi gestione (ragioneria/uscite)
• Economia → i bilanci (ragioneria /entrate)
• Uffici → prima ripartizione degli uffici dell’ente (ufficio personale) risorse umane
• Ospitalità → regole generali che dettano l’accoglienza (ufficio assistenza)
• Orfani → fascicoli personali degli orfani (sede orfanotrofio)

L’ORDINE ORIGINARIO DI FORMAZIONE costituisce il VINCOLO ARCHIVISTICO che tiene unito ogni singolo
documento l’uno all’altro all’interno di un fascicolo ossia di tutta la memoria. Quindi l’individuazione del vincolo
archivistico costituisce la base per il riordino.
Dal vincolo naturale discende il divieto assoluto di qualsiasi frazionamento.
Le disposizioni di legge (Codice [Link]. [Link] 42/2004, art 20) confermano che “il bene archivistico deve essere
considerato una universitas rerum (=complesso, un pezzo unico) e i documenti che lo compongono non possono
essere presi in considerazione uti singuli, se non quali elementi di un unico complesso organico”.
Archivio = complesso organico di documenti. Diverso da raccolta.
Inoltre l’ordine originario e i mutamenti organizzativi dell’ente produttore devono essere conservati.
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Riordino secondo il vincolo archivistico si chiama à metodo storico, perché seguo storicamento lo stratificarsi dei
documenti nella storia.

- Legame ideale che lega un documento all’altro che non si deve mai spezzare.
- Quando si ha una serie di documenti si deve cerca il VINCOLO tra questi documenti e poi si crea un archivio
- Il vincolo può avere varia natura, vincolo temporale o vincolo per materia, riordino tutti i documenti su un
argomento à non devo mai rompere il vincolo, è illegale per determinati archivi.
- È un vincolo naturale che si crea
RIORDINARE UN ARCHIVIO O FONDO
In quali situazioni può trovarsi un fondo da riordinare?
1. L’archivio può trovarsi nello stesso ordine con il quale si è formato
2. In un ordine che risulta da successivi rimaneggiamenti → aggiunte voci o cambiamenti nei titolari
3. Archivio suddiviso in versamenti successivi per serie, che si devono ricostruire
4. In spezzoni di archivio conservati in sedi diverse (ordinamenti sulla carta in sede di inventario) ad es: archivio di famiglia che non resta
sempre unito ma segue i proprietari del singolo periodo che contrae matrimonio con un altro soggetto e quindi si inizia a produrre un altro
archivio che però appartiene alla stessa famiglia notabile.
5. In disordine, in diversi gradi.

LEZIONE 5 - 21 OTTOBRE

ARCHIVI IN ETÀ CLASSICA A. GRECIA

Se l’antica città di Ebla considerava i suoi archivi e i documenti contenuti in questi quattro archivi come necessari all' attestazione dei propri
interessi contingenti (abbiamo visto che si trattava di archivi correnti e in minor parte di deposito) dobbiamo arrivare invece alla Grecia classica
per capire un aspetto particolare che a noi oggi sta molto a cuore: quello della conservazione dei documenti e quindi, il documento e l'archivio
che diventano storici e assumono un carattere di utilizzo nel futuro, un futuro che può ancora rivestire un’utilità giuridica e pratica ma
sostanzialmente serve alla testimonianza storica.

Gli archivi e la conservazione dei documenti nella Grecia classica:

- L'influenza che questa cultura ha avuto nell’ambito della conservazione dei documenti
- Il termine “archivio” deriva dal termine greco archai (magistrati), gli amministratori della cosa pubblica, delegati dell'assemblea popolare ad
amministrare le città-stato
- Il termine archeion, acquisito dalla lingua Latina con il termine archivum
- Nella storia della società greca classica la sacralità dell’archivio pubblico è sottolineata dal fatto che le raccolte di documenti venivano
affidate, il più delle volte, a templi e santuari. Un anatema gravava su coloro che si macchiavano del sacrilegio di alterare i documenti
conservati.

Quindi qui stiamo parlando appunto di un aspetto che prima non era così evidente: una prima considerazione di che cosa sia un archivio, non era
evidente il termine archivio, perché non risulta che le quattro stanze in cui venivano redatti, utilizzati, conservati ad Ebla si chiamassero archivi, il
termine archivio deriva proprio dal greco archai che indica i magistrati, cioè gli amministratori della cosa pubblica delegati dell'assemblea
popolare ad amministrare le città-stato. Il termine archeion (che significa appunto archivio) è stato poi acquisito nella lingua Latina con il termine
archivum, quindi abbiamo già la consapevolezza della gestione e poi conservazione dei documenti che sono quelli pubblici.
Qui c'è una prima considerazione di che cosa sia un archivio, mentre nella città di Ebla, nonostante l' archivio fosse utilizzato, non c'è stata una
concettualizzazione e lo possiamo sapere perché non abbiamo trovato indicazioni di sorta sulla struttura o proprio sul concetto di archivio
nonostante fosse utilizzato; invece nella società classica greca esiste la concettualizzazione di che cosa sia un archivio e a cosa serva, serve a
contenere i documenti, a conservare i documenti che hanno una ufficialità e sono prodotti dalle magistrature cittadine che devono poter
conservare la loro autenticità e la loro veridicità, e di conseguenza alcuni privati consegnavano a questi archivi i loro documenti appunto perché
non potessero essere successivamente contestati in quanto il luogo stesso conferiva l' autenticità, la veridicità e l' attendibilità.

Nella società greca l'archivio pubblico, il documento pubblico aveva una sacralità in se stesso e era affidato il più delle volte proprio per questo
motivo ai templi o ai santuari in modo che non potesse essere oggetto di manomissione e gravavano anche degli anatemi su coloro che si
macchiavano di alterare i documenti conservati nei tempi e nei santuari, si trattava di un vero e proprio sacrilegio; ciò perché quel momento così
inteso, conservato negli archivi dell'antica Grecia era il documento che doveva far fede pubblica, i documenti attestavano la veridicità e quindi
doveva in qualche modo ricoprire una certa sacralità e andava conservato in apposite strutture che poi noi chiameremo archivi.
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La tipologia dei documenti contenuti in questi templi, in questi archivi, sostanzialmente è legata alla memoria degli eventi pubblici anche se gli
archivi delle città greche conservavano anche degli atti privati come alcuni contratti, testamenti, adozioni che i privati consegnavano per la
conservazione e l'attestazione di autenticità.

- CONTENUTO E TIPOLOGIA DEI DOCUMENTI

• Oltre alle memorie degli eventi pubblici, gli archivi delle città greche conservavano anche atti privati come contratti, testamenti, adozioni
(ivi consegnate per la conservazione e l'attestazione di autenticità che il luogo conferiva).
• I supporti altamente deperibili, che venivano utilizzati per la registrazione di dati e informazioni, hanno drasticamente ridotto
l'occasione di analizzare i documenti conservati in questi archivi.

Nel mondo classico tuttavia i supporti reperibili sui quali i documenti sono stati redatti, hanno veramente decimato gli archivi che ci sono
pervenuti, in buona sostanza gli antichi scrivevano su papiro e quindi la maggior parte degli archivi è andata perduta mentre si sono conservati i
documenti redatti sulle tavole bronzee.

Dalla seconda metà del IV secolo A.C. nell’Agorà di Atene venne istituito il più importante archivio di Stato dell'epoca. Documenti della vita
pubblica, come i verbali dei plebisciti, leggi e atti processuali virgola che potevano essere consultati dai cittadini.
Con i greci dell'età classica, gli archivi entrano nella storia della cultura occidentale, assumendo la stessa aura di sacralità con la quale questa
società aveva rivestito la gestione della “cosa pubblica” e il suo governo.
Es verbali dei plebisciti, leggi redatte, atti dei processi pubblici e tutto poteva essere consultato à tutto su papiro quindi resta molto poco ora.

Il PRIMO ARCHIVIO DI STATO, cioè il primo contenitore di documenti che non sia un santuario, ma sia un luogo pubblico e laico risale al Quarto
secolo a.C. ad Atene dove nasce il primo importante archivio di stato che contiene i documenti della vita pubblica e l’aspetto democratico della
cosa allora era che questi documenti potevano essere consultati dai cittadini, quindi è proprio con i greci dell'età classica che gli archivi entrano
nella storia della cultura occidentale ma entrano con due concetti che prima di allora prima della civiltà greca non avevano avuto spazio,
cioè:
a) portavano con sé il concetto di sacralità del luogo in cui i documenti erano conservati e quindi la sacralità di questo immobile dove
venivano posti
b) portavano con sé il concetto di necessità di conservazione per la gestione della cosa pubblica e della sua memoria.

ROMA
Gli archivi e la conservazione dei documenti nella Roma classica:
- Come nella Grecia classica gli archivi assumono una funzione pubblica e sacra, ma nel Roma (repubblicana e imperiale) gli archivi diventano
anche lo strumento fondamentale per storici, studiosi e giuristi.

La stessa cosa si attua nella Roma classica, solo che ancora di più viene evidenziato l'archivio come contenitore di quei documenti che sono
strumento fondamentale per tutti, non solo per i cittadini che potevano ricercare i documenti che in un dato momento potevano esser loro di una
certa utilità, ma anche erano strumento fondamentale per tutti coloro che compivano studi giuridici ma anche studi storici e questo è
importantissimo. Gli storici latini, le cui opere ci sono giunte, hanno potuto accedere agli archivi della Roma repubblicana e poi imperiale per
redigere i propri saggi storici, le proprie historie e questo è fondamentale: la storia si fa sui documenti, i romani e i greci per primi lo hanno
compreso e hanno composto le loro opere storiche grazie alla consultazione dei documenti di archivio. Questo concetto è molto
contemporaneo ed è un concetto che assomiglia a quello che abbiamo noi perché li vediamo come bene culturale del quale tendiamo a
privilegiare l’aspetto della conservazione, e della conservazione per la storia, per fare storie per studiare la storia

Considerazioni sugli ARCHIVI IN ETÀ CLASSICA IMPERIALE, medioevo:

- Luogo fisico di conservazione
- Luogo sacro e non alterabile
- Natura pubblica del luogo di conservazione
- Luogo e documento degno di fede

Alcune considerazioni sugli archivi in età classica e imperiale, le possiamo dedurre dagli scritti che giuristi e storici hanno lasciato sull'utilizzo
stesso degli archivi e sulle loro definizione, quindi in Epoca romana abbiamo delle concettualizzazioni vere e proprie; intanto per gli antichi
l'archivio è il luogo di conservazione e quindi abbiamo compreso, è un luogo dove non è possibile nonostante sia un luogo laico e non un
santuario, alterare i documenti e quindi è un luogo che mantiene una sorta di sacralità, ma è un luogo che ha una natura pubblica, sono uffici e
magistrature pubbliche.
Dobbiamo riuscire a capire questa evoluzione da notaio ad archivista e come si sono prima fuse le figure di scrittore con quello del notaio, si è poi
creato il notaio/archivista e poi queste figure si sono nuovamente differenziate e ci serve proprio per comprendere una sorta di parabola e
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l'importanza degli archivi. Torniamo alla natura pubblica del luogo di conservazione: la natura pubblica determina estrema importanza del luogo
che diventa un luogo degno di fede, un luogo che fa in modo che anche i documenti lì conservati siano degni di fede.

XII-XIII secolo
- In ambito comunale, disposizioni per la tenuta dei documenti, la possibilità di consultazione.
l'estrazione di copie.
- Creazione degli archivi comunali, divisi per uffici di pertinenza.

Definizioni
-Tancredi da Bologna (fine XII-inizio XIII sec.)
- (Definizione del documento d'archivio):
- Publicum instrumentum dicitur quod de archivio publico seu armario producitur vel liber censualis in quo scribuntur census et liber
annotationum, scilicet, quod confiteatur illus ex archivo pubblico esse productum.
- Ulpiano Domizio (politico e giurista) (203 -228 d.C.)
o “Archivum est locus publicus in quo instrumenta deponuntur”
- Servio Mario (commentatore e grammatico) (IV-V sec d.C.)
o “Archivum est locus in quo acta publica osservantur”
Abbiamo anche due definizioni che tradotte significano:
“Archivio è quel luogo fisico che è anche un istituto pubblico nel quale i documenti sono deposti per essere conservati”
“L'archivio è il luogo nel quale si conservano atti di natura pubblica” e quindi abbiamo queste definizioni che non fanno altro che confermare
quanto già detto.

Cinquecento
• Primi trattati di archivistica
- Il concetto di recondere: celare e nascondere, tipico degli stati rinascimentali. à si formano nel 500 le raccolte di atti più importanti basate
sugli atti del sovrano stesso
- = luogo fisico di conservazione
- Primi archivi di concentrazione e delle grandi famiglie nobiliari raccolti in forma consapevole
Seicento
Prime opere che parlano di archivi e archivistica, Bonifaccio, Giussani e Barisone hanno scritto i primi trattati sull’archivistica

Archivi tra cinquecento e settecento

A cominciar dal secolo XV negli stati regione es ducato di Milano e toscano (governati da duchi, marchesi, principi…) che si erano formati diventa
importantissima la figura del cancelliere e la "funzione della cancelleria”, importante personaggio che svolge il ruolo di canvcelliere/archivista. Era
a stretto contatto con la documentazione.
- Sono personaggi famosi, preposti all'ufficio dal quale dipende l'archivio
• la consultazione dei documenti non fu un fatto solo interno all'ufficio;
• È dimostrato che gli studiosi accedessero agli uffici appositamente per consultare gli atti conservati. Es: Benardino Corlo, che arricchisce la
propria Historia di Milano di copie integrali di atti tratti da archivi, Niccolò Macchiavelli ha fatto il cancelliere.
Nel Cinquecento compaiono i primi paleografi e i primi eruditi-storici, in Italia come all'estero
• Ad esempio Girolamo Zurita (1512-1580), autore degli Annali della corona di Aragona. Egli decise di non scrivere notizia alcuna nella sua
opera se non l'avesse prima verificata coi propri occhi come per Manzoni con i promessi sposi.
Un esempio illustre di *difensore degli archivi": l'imperatore Carlo V
• Dopo alcune insurrezioni nei territori spagnoli, ristabilita la quiete, pensò subito, nel 1531, a raccogliere le carte scampate alla dispersione e
alla rovina
• Nel 1543 scelse il castello di Simancas come sede dell'archivio generale di Castiglia
• ne affidò l'organizzazione al figlio, Filippo
Dal 1544 sino al l'ultimo giorno della sua vita; Filippo non cessò dal provvedere al concentramento delle scritture di Stato, sparse nel vasto
territorio, anche oltre i confini dell'antica Castiglia,
• Il grande istituto, che ne risultò costituì il vero archivio della Monarchia Spagnola
• Si capisce come, dopo tanto lavoro, .
Filippo Il emanasse un regolamento per l'archivio di Simancas il 18 ottobre 1583,
con disposizioni di una severità eccezionale
• L'archivio, infatti, poteva essere consultato solo da persone munite di cedola reale; la stessa sorte toccò ad altri archivi pubblici e privati

Il Seicento
•'Inizia ll dibattito sulla considerazione della natura-degli archivi: solo quelli pubblici o anche quelli privati Sono archivi?
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• Non è ancora presente l'idearci complesso, di insieme di documenti

• Permane l'idea del tesoro delle cartine l'archivio tesoro, una raccolta da custodire gelosamente
Baldassarre bonifaccio à nella sua opera la dedica va a chi ha istituito un archivio nell’accademia di Padova
• in Toscana è pubblicato il bando del 20 ottobre 1601, col quale il Collegio di Balia di Siena proibisce di contrattare e vendere manoscritti, che
interessino il pubblico e i privati, senza averli presentati all'archivista e averne ottenuto licenza per iscritto.
• Prescrive, inoltre, che l'archivista, imbattendosi in scritture pubbliche, le ritenga "come cosa già iniquamente tolta de' pubblici archivi et all'hora
nuovamente ritrovata"
Alla metà del secolo XVII si può considerare sbocciata la letteratura archivistica.
• Oltre a Baldassarre Bonifacio (1584-1659)
• Albertino Barisone (1587-1667) àCommentari dè archivis antiquorum
• l'abate Fortunato Olmo, che compilò, nel 1647, il suo Direttorio et arte per intendere. le pubbliche scritture
Nicolò Giussani da Milano:
• Methodus archivorum sive modus eadem texendi ac disponendi (Mediolani, 1684).
• A 30 anni di distanza, fu seguito dalle opere magistrali del Mabillon, De re diplomatica (Parisiis, 1719) e di Scipione Maffei, Istoria diplomatica
(1727) e loro contemporanei
-

XVII e XVIIi secolo

-Nascita e sviluppo dello studio dei documenti:
- Nasce la diplomatica, studio dei diplomi, dell’aspetto esteriore dei documenti per riconoscerne l’autenticità e la veridicità, prima si dichiarava
autentico un documento solo dal fatto che era in un luogo fidato, ora non più.
- Nasce la paleografiaà tanti falsari su commissioni di famiglie nobili ricreavano i documenti per venderli a loro.
- Mabillonà padre di tutto ciò, monaco medievista che si occupò dello studio della storia, considerato fondatore della paleontografica e della
diplomazia
- Ludovico Antonio Muratori e Scipione Maffei
- Seicento si configura come un periodo di assestamento delle strutture archivistiche amministrative centrali che si erano venute
formando nei decenni precedenti,
- Settecento vide attuarsi una nuova fase di realizzazioni archivistiche da parte di diversi Stati europei.
- nel 1720 il re Vittorio Amedeo II di Savoia riorganizzò a Torino gli archivi di Casa e stato
- Nello stesso anno lo zar Pietro il Grande creò in Russia archivi centrali e ne regolamentò la gestione, preordinando, fra l'altro, un
sistema di versamento periodico
- nel 1749 a Vienna Maria Teresa ordinò la concentrazione nell'Haus-Hof-und Staatsarchiv dei documenti già conservati negli archivi delle
città capitali dei suoi domini come Milano
- nel 1762, ilcancelliere Kaunitz creò apposite direzioni negli istituti archivistici peri Paesi Bassi Austriaci a Bruxeles, nel regno di
Ungheria, in Croazia, e a Mantova
- Archivi di concentrazione anche nel Regno di Polonia, nel 1765, e nella Repubblica di Venezia nel 1770
ll Seicento ed il Settecento sono un eta archivisticamente produttiva anche per la documentazione posseduta da enfi laici ed ecclesiastici, da
ospedali e da opere pie, da casate di antica origine e da operatori bancari e commerciali. Un po' dovunque anche da parte di questi detentori di
archivi si cerca di conservare le carte con ricchezza di mezzi, condizionandole materialmente in modo conveniente, ai fini di una più sicura e più
degna conservazione

- TABULARIUM
- Nella storia degli archivi durante il periodo della Roma antica, si può individuare il momento della costituzione di un archivio-edificio dedicato
alla conservazione dei documenti.
- Nel 78 a.C., nel centro di Roma. L'archivio fu costruito su commissione di Quinto Lutazio Catulo sul colle Capitolino.
- Il Tabularium, la cui struttura è ancora visibile tra i resti del foro romano, fu la prima sede di un archivio di utilità pubblica per la raccolta
di atti diversi, ad esempio per la conservazione dei documenti del censo.
- Nell'ambito del Tabularium operavano i professionisti specializzati nella redazione dei documenti: i tabularii
- Il Tabularium imponente edificio di età tardo repubblicana aveva quindi la funzione di conservare le tabule di bronzo con le leggi e gli
atti ufficiali dello Stato romano.

Allora qual è quest’archivio e come si chiamava? Il Tabularium rappresenta il momento della costituzione di un archivio, è anche un edificio
dedicato specificamente alla conservazione dei documenti, siamo nel 78 a.C. (epoca repubblicana) e l'archivio fu costruito sul Colle capitolino; è
ancora visibile l'immenso edificio. Il Tabularium fu la prima sede non tanto di una magistratura che nel frattempo produceva dei documenti, ma il
Tabularium era il luogo in cui venivano conservati, archivio di utilità pubblica dove venivano raccolti ad esempio i documenti del censo;
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Nel Tabularium lavoravano dei professionisti specializzati nella redazione dei documenti e anche ci sta dicendo la storia che la realtà di questo
archivio romano di epoca romana Repubblica che i documenti hanno una caratteristica esteriore speciale a seconda di quello di cui trattano (cosa
già vista per Ebla).

La lex Cornelia
-La lex Cornelia de falsis dell'81 a.C.. parte del corpus legislativo sillano, ha rappresentato una pietra miliare nella storia dell'archivistica per la
lotta alla falsificazione documentale e uno strumento fondamentale per la garanzia di veridicità delle informazioni conservate negli archivi.
Punisce coloro che falsificano i documenti o tutti gli elementi a esso riferiti à un documento se sta nel tabulario è originale.
La lex Cornelia de falsis va a inquadrarsi in un processo di sviluppo dell'istituto della poena falsi che parte con inquadramento come crimen della
falsificazione dei signa apposti sui testamenti e che si conclude con l'estensione della punibilità anche dei falsari di signa apposti su qualsiasi tipo
di documento

- PROFESSIONISTI NEL TABULARIUM

I TABULARII erano i professionisti che conoscevano perfettamente la specialità delle varie tipologie di documenti e le redigevano secondo delle
indicazioni.
I documenti privati non avevano una funzione probatoria in sede giuridica a meno che non provenissero dagli archivi pubblici; molti privati
ricorrevano a questo escamotage, chiedendo la redazione dei documenti ai funzionari degli archivi pubblici attraverso l’INSINUATIO, in modo che i
contenuti consegnati in questi archivi pubblici avessero l’atto giuridico che testimoniava fossero degni. In ogni caso, i documenti privati erano
redatti dai TABELLIONES, dei veri e propri professionisti della registrazione e trascrizione dei documenti, questi professionisti erano riuniti in
scholae cioè in collegi.
Nel mondo romano le parti che concludevano un negozio giuridico come ad esempio una vendita, si rivolgevano ad un ufficiale pubblico che
riceveva una copia del documento scritto, redatto dai tabelliones, prendeva nota, lo registrava e lo inseriva negli appositi registri, detti ACTA.
L’INSINUATIO AD ACTA è quindi l’inserimento dei documenti privati in questi registri, ciò che consentiva ai documenti privati di ottenere quella
veridicità che avevano gli atti pubblici fin dal loro nascere.
Quindi esistevano i tabelliones, i notarii e i tabularii, dalla lenta evoluzione secolare di questi professionisti, ebbe a nascere la figura e la
professione del NOTAIO (così come stigmatizzato nel mondo medievale) che è anche ARCHIVISTA, colui che ha in mano le redini delle
conoscenze delle magistrature, dei comuni e quindi ha un grande potere.
Però il NOTARIUS in epoca romana, in origine era solo una persona pratica dell’uso delle notae tachigrafiche, colui che sapeva scrivere
velocemente, abbreviando con delle note il suo stesso scritto, una sorta di stenografo. Per lo più era uno servo e per lo più questa figura di
notarius, non mancava mai nelle case di uomini politici o di affari o degli avvocati o degli scrittori, in un’epoca nella quale era rara la stesura
autografa di qualsiasi scritto e il comporre era detto, appunto, dictare. Personalità dell’antica Roma come scrittori, avvocati avevano tutti un
notarius, quello di Cicerone, che si chiamava Tirone è diventato famoso, le cui notae vengono dette notae tironiane, per questo un sistema di
stenografia è chiamato sistema di note tironiane appunto dal notarius di Cicerone.
Quindi il notarius era uno scrittore, uno scrivano; mentre i tabelliones erano coloro che redigevano il documento privato, soltanto che il
documento privato non ottenne mai il riconoscimento di autenticità che era invece attribuito al documento pubblico; il documento pubblico che
esce da una cancelleria, è redatto con l’osservanza di determinate regole formali e addirittura spesso scritto con una scrittura particolare e a
volte artificiosa ma che conferisce a quel documento la prova di autenticità; è importante capire l’evolversi della parte esteriore del documento nel
corso dei secoli e tutti gli escamotage che vengono immaginati per conferire validità al documento ma anche per certificare che quel documento
non sia falso, attraverso una serie di descrizioni che potessero indicare la veridicità del documento ovvero quello che diceva, il che non
assolutamente vero per la critica storiografica moderna, però nei secoli passati questo poteva accostare la veridicità esteriore alla veridicità del
contenuto.
Dunque, man mano che cresceva l’uso di porre in forma scritta il contenuto di patti e di conversazioni, o, in genere di attestazioni di rapporti
giuridici tra privati, appariva opportuno che quelle scritture fossero redatte da persone pratiche ed esperte della stesura dei documenti pubblici,
in modo da esser sicuri che fossero conformi al diritto.
I tabelliones appaiono già nel secondo secolo dopo Cristo, menzionati da Ulpiano all’inizio del terzo, avevano lo studio presso il Foro cittadino (e
perciò in taluni luoghi erano detti anche forenses: liberi professionisti), erano riuniti in collegi ed erano obbligati ad osservare, nell’esercizio della
loro attività, precise e minute norme di legge, quindi si soppone che anche il documento privato in epoca romana avesse precise formulazioni.
La redazione del documento doveva essere fatta in buona copia, non essendo sufficiente la semplice minuta o scheda, seguiva un procedimento
particolare, veniva sottoposta alla sottoscrizione delle parti e del tabellione, con una formula, chiamata COMPLETIO.
Attraverso una sorta di complicato rito, ossia la TRADITIO, (da tradere: consegnare) veniva consegnata al destinatario → TRADITIO CHARTAE e
avvenuta questa, i testimoni apponevano la loro sottoscrizione ovvero il loro signum manus, infine lo scriba, il tabellione che scriveva il
documento, aggiungeva la formula completio, scrivendo “complevi et absolvi”: completato tutto il processo, era concluso.
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L’absolvi significava l’avvenuta consegna del documento perfezionato da parte dell’autore al destinatario, finito in ogni sua parte comprese le
sottoscrizioni, assolvendo il compito assegnato. Tutto questo serviva per certificare che il documento fosse autentico e lo facevano i tabelliones,
avevano il riconoscimento legale della loro professione anche se ciò non significava che i loro documenti fossero riconosciuti tali da far piena
prova in sede di giudizio perché un conto è avere in mano in documento autentico in cui nessuno dei due contraenti poteva sollevare eccezione,
un conto è poterlo portare in giudizio perché i documenti privati non avevano le caratteristiche e la stessa importanza dei documenti pubblici.
Di piena fede, invece, godevano i documenti emanati dalle magistrature e dagli uffici pubblici che detenevano un particolare diritto cioè quello di
redigere atti: lo IUS ACTORUM CONFICIENDORUM, un diritto sancito per legge che era goduto e messo in pratica dalle magistrature e dagli uffici
pubblici, questi uffici potevano rilasciare copie, dette COPIE CANCELLERESCHE, del contenuto dei documenti registrati: quindi ci si rivolgeva agli
uffici pubblici per chiedere copia del documento pubblico.
Seguendo questo filone, si arriva alla consegna nell’ufficio pubblico di documenti privati che venivano registrati e assumevano poi, una volta
richiesta una copia, la stessa valenza dei documenti pubblici, naturalmente si faceva per documenti con particolare importanza e non per tutti.
Comunque, i tabularii erano ufficiali pubblici che si distinguevano dai tabelliones per il fatto che questi ultimi non potevano svolgere la funzione
pubblica legata alla redazione e alla conservazione dei documenti, mentre lo potevano fare i tabularii.
I negozi giuridici privati redatti su documento, erano redatti davanti a questi ufficiali tabularii, per chiederne poi copia che consisteva in un
estratto e non nel documento autentico (uno dei mezzi per ottenere attestazioni di negozi giuridici privati fu perciò quello di produrre gli atti
privati davanti a qualcuno di tali ufficiali, e poi chiedere copia del relativo verbale, estratto dagli atti di quella magistratura o di quell’ufficio ove era
stata richiesta la redazione del documento).
- CURIAE
Dove si svolgevano per lo più queste attività di richiesta di inserimento dei documenti privati nella raccolta degli atti pubblici? Presso le curiae
cioè presso le amministrazioni municipali, come quando si andava in comune per chiedere l’autentificazione di un documento.
Nel mondo antico, con la caduta dell’Impero Romano d’Occidente, avvengono alcuni cambiamenti: nell’Italia rimasta bizantina, sotto l’Impero
Romano d’Oriente (Esarcato, corrispondente all’attuale Romagna, Pentapoli, Lazio e alcuni territori dell’Italia meridionale), in questi territori
sottomessi all’autorità bizantina, la curia, cioè gli uffici delle amministrazioni municipali e la schola tabellionum fusero le loro attribuzioni e
riunirono nella propria organizzazione gli scrittori professionali di documenti privati; questo cambiamento è importantissimo perché inizia la
storia del notariato, del notaio come noi lo conosciamo .
Nel resto dell’Italia, ad un certo punto, percorsa da orde barbariche, si insinuano e si installano i ducati longobardi che molto più lentamente
arrivano a concepire la funzione del notaio; ma il notaio si è formato prima in quella parte dell’Italia rimasta bizantina.

L’ARCHIVIO CORRENTE E IL PROTOCOLLO

Abbiamo visto come l’archivio di Ebla fosse un archivio corrente e, in minima parte, di deposito, così come abbiamo visto che in epoca Classica gli
archivi che venivano conservati erano sia storici, sia di deposito, sia correnti.

- FASI DELL’ARCHIVIO
Gli archivi nel corso della loro esistenza, passano attraversi 3 fasi:
1. Quella corrente, ossia l’archivio in formazione
2. Quella di custodia temporanea, ossia l’archivio di deposito
3. Quella di custodia perenne, ossia l’archivio storico
A ciascuna di queste fasi corrisponde un diverso utilizzo e un diverso trattamento dei documenti contenuti negli archivi. A ciascuna di queste tre
fasi corrisponde anche una diversa collocazione fisica degli archivi.
L’archivio in realtà non ha tre vite, ma ha tre fasi (qualcuno le chiama anche età dell’archivio) apparentemente distinte. La prima è quella di
“uso corrente”, cioè l’archivio che si forma e viene utilizzato per tutte le necessità che ha l’ente/la persona/il privato che forma l’archivio.
Una seconda fase è quella relativa ai documenti che subiscono una “custodia temporanea”, ossia attraversano un periodo di tempo (che è
definito per legge) in cui non sono di stretta necessità, cioè quello che dovevano testimoniare l’hanno testimoniato e restano per un utilizzo
abbastanza remoto.
Esempio: fascicoli dell’UCSC di un docente. Il docente a un certo punto va in pensione però le attività svolte dall’ente
“datore di lavoro” nei confronti di un dipendente che è stato collocato a riposo possono essere varie; possono esserci comunque delle necessità
di andare a consultare un fascicolo o dei documenti contenuti al suo interno anche se teoricamente il fascicolo è concluso perché il docente è
andato in pensione. In questo lasso di tempo - che viene strutturato per la legislazione italiana in 3 decenni da quando i documenti o i fascicoli
sono collocati in questo archivio di temporanea custodia- questo archivio di temporanea custodia prende il nome di “archivio di deposito” dove
cioè i documenti non sono di stretta consultazione continua e giornaliera.
Abbiamo poi una terza fase, quella della “custodia perenne”, cioè l’archivio storico; trascorsi tre decenni dall’ultimazione dell’affare di cui trattano
i documenti, questi passano da quel luogo di custodia temporanea a un luogo di custodia perenne, cioè l’archivio storico.

A ciascuna di queste tra fasi ovviamente corrisponde:

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- Un diverso utilizzo dei documenti → molto vivace nella prima fase, un po' meno vivace nella fase dell’archivio di deposito, e infine
talvolta molto vivace o completamente assente nell’ultima fase, quella dell’archivio storico

- Un diverso trattamento dei documenti → mentre nella fase dell’archivio in formazione i documenti sono continuamente consultati e
certamente non hanno bisogno di scarti o manomissioni di alcuna specie, nell’archivio di deposito i documenti archiviati subiscono una prima
attività di scarto, o meglio di selezione, perché ci sono dei documenti che non hanno più valore giuridico (ES le fatture, trascorsi 10 anni,
possono essere scartate e portate al macero). Infine, prima del passaggio all’ultima fase (archivio storico) i documenti subiscono una selezione
volta esclusivamente alla loro conservazione, quindi vengono individuati tutti i documenti che sono “degni” di una conservazione perenne

- Una diversa collocazione fisica degli archivi: non solo la collocazione fisica dei documenti è diversa, ma anche la collocazione proprio
degli archivi. Nell’archivio corrente, quando cioè si formano i fascicoli, i documenti sono in trattazione, quindi l’archivio corrente viene a trovarsi
disperso tra i vari uffici che trattano i singoli affari dell’ente (ufficio personale, ufficio acquisti, ecc) che hanno tutti in mano dei documenti correnti,
quindi dei fascicoli che si stanno formando e che, ad un certo punto, concluso l’affare di cui trattano, verranno poi posti nell’archivio di deposito.
L’archivio corrente, quindi, è disperso nei vari uffici di trattazione, invece l’archivio di deposito è un luogo dove confluiscono i fascicoli e i
documenti che hanno concluso la loro fase di vita corrente (è quindi un luogo unico, un deposito). Ogni ente ha al proprio interno un archivio di
deposito (quindi un comune, così come una qualsiasi azienda privata, piuttosto che un singolo, ha un luogo dove porre i documenti dell’archivio
di deposito). La terza fase corrisponde invece ad una collocazione diversa dell’archivio e dei documenti contenuti perché non tutti gli enti pubblici
sono tenuti per legge a possedere un archivio storico
perché gli enti pubblici statali (ES gli uffici finanziari) devono obbligatoriamente depositare, trascorsi 30 anni, le loro carte all’Archivio di Stato
competente per territorio → ES tutti i documenti degli uffici finanziari della città metropolitana di Milano, trascorso il tempo previsto per
legge, confluiscono all’Archivio di Stato di Milano. Tutti gli altri enti pubblici non statali - compresi i privati- (ES comune, provincia, regione o
tutti gli enti tipo Ospedali) devono per legge avere al loro interno un luogo denominato “archivio storico”.

- PROTOCOLLO
L’archivio corrente coincide col momento della nascita e della formazione dell’archivio, che si verifica allorquando un documento perviene
da terzi a un’amministrazione o da questa viene inviato all’esterno
La prima fase di questo archivio coincide anche con il momento della nascita e della formazione dell’archivio perché è vero che è disperso nei vari
uffici che trattano le pratiche, ma è vero anche che ad un certo punto, in un dato momento, l’archivio comincia ad avere vita, cioè si forma.
Quando si forma un archivio? Quando un documento perviene da terzi a un’amministrazione oppure da quest’amministrazione viene inviato
all’esterno. ES poniamo di non aver pagato l’IMU del Comune, allora il Comune ci scrive, invia un documento al nostro indirizzo; questo
documento è il primo che darà origine ad un fascicolo. Anche la domanda di iscrizione all’Università dà inizio ad un fascicolo → l’archivio si forma
tutte le volte che un documento perviene da terzi ad un’amministrazione oppure da quest’ultima viene inviato.
Ogni documento che perviene a una PA -pubblica amministrazione- (ma ciò vale in generale anche per i soggetti privati e addirittura per i singoli),
o che da essa viene inviato a terzi, riceve una registrazione, per attestare l’effettivo pervenimento o invio, in una data certa, di tal documento
identificabile quindi con precisione.
In ogni PA esiste per legge un apposito ufficio, il PROTOCOLLO, che provvede alla registrazione dei documenti provenienti dall’esterno o
all’esterno diretti.
Il protocollo è un ufficio apposito per gli enti pubblici che provvede alla formazione dei fascicoli; questo ufficio provvede alla registrazione del
documento e poi all’indicazione all’ufficio che tratta quest’affare di quale sia il relativo fascicolo dove inserire il documento e continuare quindi la
sua formazione. Occorre un protocollo perché per l’ente pubblico si deve attestare l’effettivo pervenimento (oppure invio) di un determinato
documento in una determinata data e, per far questo, occorre che ogni documento abbia una identificazione certa, quindi, ad esempio, una
numerazione con una certa ed inequivocabile identificazione. Quindi per legge in ogni ente pubblico esiste un apposito ufficio del protocollo che
provvede appunto a registrare i documenti provenienti o destinati all’esterno.
Molti spesso identificano l’archivio corrente come protocollo → NO, sono due cose diverse; il protocollo è l’ufficio di registrazioneà
PROTOCOLLO COME REGISTRO, l’ufficio à PROTOCOLLO COME UFFICIO che da’ l’avvio alla formazione di un fascicolo ma non è un archivio
corrente.
L’archivio corrente però non si identifica semplicemente con l’attività di protocollazione così come non si identifica con l’ufficio protocollo in sé.
L’archivio corrente è costituito dall’insieme delle pratiche e dei fascicoli in trattazione, dislocati nei vari uffici che ne hanno competenza di
gestione.
È naturalmente evidente che l’archivio corrente nasca dalla registrazione al Protocollo e dalla costituzione dei fascicoli relativi a un oggetto
da trattare.
L’archivio corrente è costituito dall’insieme delle pratiche che sono trattate dai vari uffici e nasce grazie alla registrazione del protocollo.
Da qualche anno a questa parte non si riesce a procedere nei sistemi informatici e nella registrazione a protocollo se non si indica in che fascicolo
dev’essere inserito il documento → questo dà la certezza di flusso documentale, cioè della continuità di presenza all’interno di un ente pubblico
della presenza del documento. Per la legge sulla trasparenza degli uffici della PA, ogni documento dev’essere rintracciabile.

Attenzione alla duplice valenza del termine:

• Protocollo come registro
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• Protocollo come ufficio di registrazione

Abbiamo il protocollo inteso sia come ufficio di registrazione, sia come registro. La legislazione italiana (che si può trovare su [Link]) stabilisce
come debba essere fatto il registro del protocollo → registro dove queste notizie con data certa devono permanere ed essere immutabili, non
soggette cioè a manomissione.

Notizie storiche
• Istituto per snellire le procedure
• Sia nella Lombardia austriaca, sia in forma estensiva nel periodo napoleonico
• Antecedentemente
• Esistenza dei “registri copialettere” per posta in uscita
• Esistenza delle “filze in ordine cronologico” per i documenti in entrata
• Elemento fondamentale: mantenimento della successione cronologica dei documenti
Cosa succede prima della legge 445 del 2000 (che stabilisce che ogni ente pubblico debba informatizzare il proprio protocollo e registrazione e,
col tempo, far diventare i fascicoli esclusivamente virtuali). Questa scadenza, a partire dal 2000 in cui si stabilivano 4 livelli di realizzazione di
questo processo, primo dei quali era appunto la trasformazione dei registri di protocollo da registri cartacei ad informatici (che bisognava attuare
nel giro di pochissimo tempo). Attraverso questi 4 livelli previsti, nel 2016 questa legislazione ha dato l’ultimatum per la realizzazione degli
archivi virtuali con pratiche digitali; è da allora che gli enti pubblici hanno l’obbligo di parlarsi fra di loro in formato digitale (però con delle evidenti
attenzioni di immutabilità del contenuto, delle date e di tutto ciò che in generale concerne un documento) e che tutti i fascicoli debbano essere
digitali e, in un prossimo futuro, ci sarà anche il problema della conservazione digitale perché i fascicoli prodotti digitalmente hanno anch’essi
bisogno di transitare nell’archivio di deposito e poi nell’archivio storico come qualsiasi altro documento cartaceo.
Lo stato ha già elaborato le indicazioni di legge cogenti di come si debbano conservare e trattare i documenti digitali che sono divenuti non
ancora storici (dato che sono passati solo 4 anni) ma come tenerli nell’archivio di deposito perché anche sui fascicoli digitali deve avvenire la
selezione e lo scarto esattamente come sui documenti cartacei per la conservazione perenne. La legislazione italiana in materia di archivi è molto
avanti rispetto ad altri paesi europei. Che cosa succedeva precedentemente? Come facevano a conservare notizia delle registrazioni e a
produrre fascicoli? Intanto il FASCICOLO si forma, per quanto riguarda la Lombardia, in età asburgica e si perfeziona nel periodo napoleonico;
viene poi acquisito da tutti gli enti pubblici come un dato di fatto. Per il periodo napoleonico il concetto di fascicolo viene poi esteso più o meno a
tutto il territorio nazionale; quindi, il fascicolo che contiene tutti i documenti relativi a un affare si applica solo dalla seconda metà del 1700.
Prima che cosa succedeva? Prima non è che non si registrasse però si registrava in modo diverso; intanto esistevano i
“registri copialettere” che erano dei registri in cui venivano copiate le lettere in partenza. Invece, per quanto riguarda i documenti che arrivavano,
ogni ufficio aveva una “filza”, ossia un piccolo supporto che aveva al centro un grosso ago di metallo dove i documenti venivano infilzati → i
documenti sono dispersi all’interno della filza, e quindi non possono essere raggruppati in fascicoli veri e propri. Queste filze poi, quando si
arrivava al punto più alto dopo il quale non si potevano più infilzare documenti, venivano tolti e, con un ago e del filo, cuciti insiemi e conservati in
questo modo. Negli archivi di Stato questi documenti in arrivi sono facilmente identificabili perché, tolti gli spaghi che venivano messi,
presentavano anche un foro al centro. L’elemento fondamentale nella tenuta di queste registrazioni era la successione cronologica dei documenti.

UFFICIO DI PROTOCOLLO
È il centro della amministrazione della memoria di ogni soggetto produttore. I suoi compiti sono:
• Acquisizione dei documenti gestiti dal soggetto produttore (in entrata e in uscita)
• Registrazione su apposito strumento (registro di protocollo)
• Regolamento dell’archivio e delle procedure
L’ufficio di protocollo è il centro che amministra la memoria di un ente, di una persona o di un’azienda. Quali sono i suoi compiti? Intanto
l’acquisizione dei documenti; poi la registrazione sul registro di protocollo (strumento apposito) e poi è importantissima la redazione di un
regolamento dell’archivio delle sue procedure.

DOCUMENTI IN ENTRATA
• Dall’esterno agli uffici dell’ente
• Registrazione (su apposito registro di protocollo, un tempo in formato cartaceo ovvero, per le PA obbligatoriamente in formato
elettronico dal 2000)
I documenti in entrata sono tutti quelli che provengono dall’esterno dell’ente. Le persone che lavorano nell’ufficio di registrazione devono rifiutarsi
di protocollare la documentazione interna. Molti funzionari degli enti che ancora non hanno capito esattamente la funzione della registrazione
chiedono la protocollazione di documenti prodotti all’interno dell’amministrazione, ma la legge non lo contempla neppure perchè è prescritto che
si debba dare rilevanza giuridica ai documenti di terzi.

REGISTRAZIONE
Serve per fornire dati certi e di conseguenza:
• Non deve contenere cancellature, abrasioni
• In forma elettronica deve rispettare l’immutabilità dei campi
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• Attribuisce un numero sequenziale unico a ogni documento

• Termina con timbratura ufficiale, ora elettronica, costituita da un codice a barre
La registrazione serve per fornire dati certi. Ne consegue che, per quanto riguarda gli strumenti informatici, il programma deve garantire
l’immutabilità dei campi, cioè i campi, una volta compilati e inviati, non devono più essere modificabili. La registrazione deve attribuire un numero
sequenziale unico per ogni documento sia in entrata che in uscita (non esiste una doppia numerazione in entrata e in uscita) → c’è quindi
un’unica protocollazione che oggi termina con un codice a barre conferito al documento (sia che esso sia cartaceo che digitale)

DISTRIBUZIONE dei documenti agli uffici: compito rilevante giuridicamente

• Obblighi derivarti dal D.P.R 241/1990 (legge sulla trasparenza dell’attività delle [Link]) art 2;
• Definizione delle modalità e dei tempi di perfezionamento (entro 90 gg ovvero determinato con apposito regolamento)
La distribuzione dei documenti è uno dei compiti principali (non basta la registrazione, che è il concepimento del nostro fascicolo), nel Decreto del
Presidente della repubblica numero 241 del 1990, cioè la legge sulla trasparenza dell’attività delle PA) prevede che questo docuemento dia
l’avvio a un fascicolo e quindi che il protocollo (ufficio di registrazione) lo distribuisca all’ufficio che se ne deve occupare. A partire da questa
legge è stato previsto anche un termine e le modalità di perfezionamento dei procedimenti: in genere viene imposto entro 90 giorni oppure
stabiliti da un appositi regolamento, si stabilisce che l’ufficio a cui perviene deve dare origine al fascicolo, deve provvedere a ciò che è scritto nel
documento entro una data certa → questo diventa ancora più importante in ambito digitale, nelle pratiche digitali, perché ormai è tutto
rintracciabile; con gli archivi digitali e i fascicoli digitali tutto è perfettamente rintracciabile e questo è il senso del flusso documentale, garanzia per
il cittadino.
FORMAZIONE DEI FASCICOLI
• Creazione di un nuovo fascicolo digitale (o dossier, pratica ecc) all’ufficio protocollo
• Istituzione di un nuovo fascicolo
• Numerazione annuale dei fascicoli dal 1 gennaio al 31 dicembre
• Distribuzione dei fascicoli agli uffici trattanti le materie
Ogni anno la numerazione dei fascicoli riparte da 1. Se un fascicolo rimane aperto per più anni mantiene il suo numero di attribuzione originario
per tutta la sua durata, non ricomincia ogni anno. I fascicoli che si chiudono vengono posti in archivio di deposito mentre i nuovi fascicoli ricevono
una numerazione che è annuale (sia per i fascicoli digitali che cartacei).
Recupero delle pratiche concluse nell’anno solare
• Mese di gennaio di ogni anno solare si chiudono le pratiche e si mettono in archivio
• Controllo (es eliminazione fotocopie,doppioni inutili, gazzette ufficiali ecc)
• Riunione delle pratiche terminate secondo il titolario di classificazione
Alla fine dell’anno l’ufficio di registrazione che ha dato inizio ai primi fascicoli recupera le pratiche concluse; l’ufficio deve chiudere le pratiche che
non hanno più trattazione oppure chiedere se vanno aperti nuovi fascicoli e far passare alla condizione di deposito i fascicoli che non sono più di
stretta trattazione.
DOCUMENTI IN USCITA
• Arrivo della documentazione in spedizione
• Registrazione
• Restituzione della copia all’ufficio trattante
• Preparazione per l’invio della posta (affrancatura e consegna all’ufficio postale)
Spedizione obbligatoriamente in formato digitale per la pubblica amministrazione
Le PA oggi sono costrette dalla legge ad emettere note lettere fra di loro in formato digitale; è evidente che non lo debbano fare con terzi singole
persone (non potrebbero farlo con un anziano). Fra di loro le PA devono parlarsi esclusivamente in digitale; con singoli privati no. Ma con le
aziende invece sì: le aziende che hanno a che fare con enti pubblici sono obbligate a comunicare con esse solo digitalmente. Chiunque non sia il
privato cittadino, ma sia, ad esempio, un’azienda o comunque una persona che svolge un’attività con rilevanza giuridica è costretta a parlare con
l’amministrazione pubblica per via digitale.
Da 2016 legge impone il formato digitale tra le pubbliche amministrazioni.
REGISTRO DI PROTOCOLLO
Funzione giuridica del registro di protocollo
• Strumento tecnico che ha il compito di dimostrare che un determinato documento, scritto da un certo soggetto e caratterizzato da uno
specifico contenuto, è entrato nella memoria del soggetto produttore dell’archivio in un preciso momento (Romiti, 2003)
Il registro di protocollo, sia esso digitale o cartaceo, è uno strumento tecnico che ha il compito di dimostrare che un determinato documento,
scritto da un determinato soggetto con uno specifico contenuto, è entrato nella memoria del soggetto produttore dell’archivio in un preciso
momento → serie di indicazioni che fanno in modo che si identifichi quel preciso documento in modo inequivocabile, non si può confondere.

GIURISPRUDENZA
Dalle considerazioni teoriche e dalla prassi giudiziaria è emersa una giurisprudenza costante, che attribuisce al registro di protocollo le seguenti
caratteristiche:
• Atto pubblico
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• Atto pubblico di fede (attività probatoria) à può essere usato in tribunale

• Atto pubblico di fede privilegiata (attività probatoria salvo prova di falso)
La giurisprudenza italiana ci dice che dalla prassi giudiziaria sono state attribuite al registro di protocollo (RDP) alcune caratteristiche
fondamentali. Intanto il RDP è un atto pubblico di fede, cioè può svolgere attività probatoria in giudizio. Inoltre è un atto pubblico di fede
privilegiata, cioè, svolge in sede di giudizio, un’attività probatoria salvo prova di falso → significa che in un dibattito in una sede giuridica, se la
mia controparte mi presenta un documento, io posso presentare (anche in assenza di un documento che potrebbe contestare il suo) il mio RDP
in cui si dice che, per esempio, la mia risposta alle sue istanze è avvenuta anche se la risposta effettiva non ce l’ho più.

Conseguenza
• Il registro di protocollo deve essere uno solo per ogni soggetto
• Deve avere funzione cronologica annuale
• Non deve contenere cancellazioni
• Deve essere standardizzato nella forma e nella compilazione
Gli enti pubblici non possono adottare il sistema che vogliono, devono passare dalla competente soprintendenza archivistica e farselo approvare.

ORGANIZZAZIONE DELL’ARCHIVIO CORRENTE

• L‘archivio corrente coincide col momento della nascita e della formazione
• Documentazione cronologicamente uniforme perchè contiene tutte le pratiche ancora in trattazione
• Il titolario di classificazione: il principio di organizzazione
L’archivio corrente coincide con la nascita, formazione e creazione dei fascicoli, e contiene documentazione che è cronologicamente abbastanza
uniforme perché sono tutti oggetti e attività in essere. È organizzato secondo il titolario di classificazione al quale appartiene, il quale è lo
strumento archivistico più importante, perché costruito secondo un principio di organizzazione.

- TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE Struttura del soggetto produttore

• Soggetti singoli e soggetti complessi
• Tipologia delle attività
• Generazione della pratica (dossier, unità archivistica)
L’attività di un ente viene concettualizzata e vengono create delle serie a seconda proprio dell’attività degli uffici che sono addetti a svolgere
questa attività.

- Definizione del TITOLARIO (Romiti, 2003)

Quadro schematico nel quale sono distribuite, in maniera logica, le competenze, le funzioni e le materie attinenti all’attività del soggetto
produttore. Il titolario di classificazione svolge diverse funzioni:
• Attribuisce a ogni documento un preciso inquadramento archivistico
• Attribuisce a ogni documento la destinazione dell’ufficio trattante
• Attribuisce a ogni documento il legame con i precedenti e i successivi à alla fine creazione del vincolo archivistico/naturale
Il titolario quindi è uno degli strumenti più importanti che noi possiamo avere in un ente perché ci dice come l’ente agisce, cioè secondo quali
strutture, come l’ente distribuisce i propri fascicoli all’interno del suo archivio, ma anche come strutturerà in seguito, negli archivi di custodia
perenne (archivi storici) i propri fascicoli.

- Il concetto di SERIE
Concetto basilare all’interno concetto di organizzazione
Individua e colloca in posizioni logiche le unità archivistiche prodotte dai soggetti secondo:
• Articolazione delle attività del soggetto
• Struttura del soggetto
• Ordine cronologico di formazione dei fascicoli
Il concetto di serie implica individuare e collocare in una posizione logica le unità archivistiche. La serie rispetta e rispecchia le articolazioni
dell’attività del soggetto e quindi la struttura totale del soggetto, ma anche l’ordine cronologico di formazione dei fascicoli che si riferiscono a una
determinata serie.
Nel corso dei secoli le soprintendenze hanno deciso di snellire i titolari dando precise indicazioni.
In passato ogni ente di dava la propria organizzazione in serie e quindi accadeva che alcuni enti (ad esempio negli ospedali) esistevano delle
categorie e sottocategorie e dei livelli ad albero che arrivavano fino al settimo livello prima di accedere al fascicolo → cosa che disturbava
sufficientemente il consultatore; non era semplice entrare in questa concettualizzazione.
Dalla fine del XX secolo in poi sono intervenute le soprintendenze archivistiche che hanno determinato il fatto che debbano esistere solo 3 livelli,
al di là dei quali non si va (serie, sottoserie e fascicolo), e questo per tutti gli enti. Adesso è molto più semplice tentare di comprendere
l’articolazione e la struttura del soggetto.
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- PROTOCOLLO INFORMATICO
• Decreto del Presidente della Repubblica (DPR), 28 dicembre 2000, nr 445. Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in
materia di documentazione amministrativa
• Successive indicazioni di legge per la formazione del protocollo digitale, dei flussi documentali e della conservazione degli archivi digitali
nel sito di AGID (sito dell’AGID)

L’accesso ai documenti dell’archivio corrente

Analisi L 241/1990 (art 22, 23, 24) -legge sulla trasparenza dell’azione amministrativa mediante l’accesso ai documenti e tutela della
riservatezza-
Casi di esclusione del diritto di accesso:
• Documenti coperti da segreto di Stato
• Documenti relativi a procedimenti tributari
• Documenti relativi alla produzione di atti normativi
• Documenti che contengono informazioni di carattere psicoattitudinale
• Il governo può prevedere altri casi di esclusione
Legislazione che è stata recentemente modificata e che pone dei casi di esclusione dal diritto di accesso. In linea generale dice che tutti i
documenti sono consultabili, ad eccezione di quelli coperti da segreto di Stato, quelli relativi a procedimenti tributari, quelli relativi alla produzione
di atti normativi, quelli che contengono informazioni di carattere psicoattitudinale; inoltre, il governo, in linea di massima, può prevedere altri casi
di esclusione. Adesso è intervenuta la maggior apertura di questa possibilità di accesso ai documenti per cui l’accesso, solo nel caso di
consultazione per diretto interesse, è lecito finché non si entra in conflitto con la tutela della privacy di un terzo.

Oltre alla possibilità di consultazione per fini amministrativi o per tutela di propri interessi giuridici, vi è anche quella per finalità storiche e diritto di
cronaca (art 124 [Link] 42/2004)
Esistono poi particolari disposizioni che vietano la consultazione degli archivi sino a un determinato limite temporale; esistono anche eccezioni a
questo limite temporale (“ma lo vedremo nell’archivio storico”). Oggi lo stato italiano ha recepito una normativa europea che dice appunto che in
realtà il cittadino ha diritto a consultare qualunque documento sino a che rispetta però il diritto di privacy dei terzi → a questo punto ogni caso è
qualcosa di singolo, unico, che va quindi discusso e deciso al momento

Attenzione al disposto del Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti dei dati personali per scopi storici
• Codice di deontologia e di buona condotta per il trattamento di dati personali per scopi storici. Provvedimento Garante protezione dai
personali 14 marzo 2001 numero 8;
• Detta regola diverse per gli archivisti (coloro che gestiscono un archivio devono per forza leggerli e consultarli) e utenti (colore che
chiedono di usufruirne).
Gli archivisti hanno anche il “Codice di deontologia e di buona condotta per il trattamento dei dati personale per scopi storici”; è del 2001 e detta
regole particolari per gli archivisti, cioè coloro che gestiscono un archivio, e gli utenti, coloro che chiedono di usufruirne. A questo punto bisogna
sempre mettere in relazione ogni tipo di disposto legislativo per capire la singola situazione → ES se sono un ricercatore di storia
contemporanea ho diritto di visionare dei fascicoli personali di un soggetto X, però il soggetto X ha tuttavia il diritto di tutelare la propria privacy e
tutto questo deve essere messo in relazione. La questione era più semplice fino a diversi anni fa, quando non era ancora intervenuta la
legislazione europea. Il provvedimento del garante per la protezione dei dati personali diceva che, prima di 70 (non 50)anni, non si potevano
visionare i fascicoli trattanti di dati sensibili. In definitiva si potrebbe configurare anche la situazione in cui, nonostante siano trascorsi 70 anni, la
persona è ancora viva e quindi essa stessa (o i suoi discendenti) non permetta la consultazione di un dato fascicolo.

L’ARCHIVIO DI DEPOSITO
L’archivio di deposito è un luogo singolo, è un deposito che ogni ente/istituto/singolo deve avere al proprio interno; è una sorta di luogo di
stazionamento dei documenti e dei fascicoli temporaneo
• Caratteristiche
Condizione di transito che si preannuncia effimera, in vista di quella che sarà la collocazione finale. È una realtà diversa dall’archivio corrente:
rappresenta un naturale progresso dell'età dell’archivio. Caratteristica peculiare è quella di non dover più rispondere a pressanti esigenze
pratiche e amministrative, ma piuttosto di mettere a disposizione per ogni ulteriore utilizzo i documenti depositati in esso.
È infatti una condizione di transito in vista di quella che sarà la collocazione finale, cioè l’archivio storico, oppure l’eliminazione. È una realtà molto
diversa dall’archivio corrente però è il naturale progresso e procedimento della documentazione che nasce, viene cresciuta e utilizzata, raggiunge
il suo stato di definizione dell’oggetto di cui tratta, rimane in una specie di stand-by e poi diventa storica. È proprio un passaggio, una fase. La
sua caratteristica peculiare è quella di non dover più rispondere a delle pressanti esigenze amministrative e continue però rimangono
costantemente a disposizione. La legge dice che la consultazione in realtà non è così possibile perché i documenti possono essere consultati solo
una volta che sono diventati storici; ma con il nuovo regolamento europeo non è più così.
• Natura
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Nell’archivio di deposito confluiscono in modo naturale le pratiche che hanno terminato la loro funzione corrente, ovvero che si definiscono
chiuse. Dette pratiche non sono quindi di immediata e continua trattazione da parte dell’ufficio preposto.
I documenti contenuti nelle pratiche non hanno concluso la loro vita perché possono ancora essere consultate per motivi:
1. Amministrativi
2. Giuridici
3. Pratici
La natura di un archivio di deposito è quella di ricevere pratiche che sono chiuse, che hanno finito la loro vita attiva, che però conservano un
interesse amministrativo/giuridico o pratico → ES se un docente viene accusato di aver commesso un reato in un dato giorno X, il docente ha il
diritto di chiedere l’estrazione di un fascicolo e di portarlo in tribunale (anche se si trova in archivio di deposito) a riprova che quel dato giorno X
stava, ad esempio, facendo lezione → grandissima importanza a livello giuridico
• Periodo convenzionale di mantenimento delle pratiche
30 anni dall’ultimazione dell’affare , 40 per la consultazione
Successivo trasferimento nella SEZIONE SEPARATA o ARCHIVIO STORICO o ARCHIVIO DI CONCENTRAZIONE
• Ubicazione
Locale apposito, destinato alla trattazione, organizzazione, selezione delle pratiche concluse
Il periodo convenzionale di mantenimento è di tre decenni, 30 anni, dall’ultimazione dell’affare poi viene trasferito nella Sezione separata o
Archivio storico o Archivio di concentrazione → Perché 3 diverse denominazioni? Perché negli enti pubblici o presso i privati e le aziende
l’archivio storico si trova all’interno dell’ente stesso, mentre per tutti gli uffici dello Stato l’archivio storico di appartenenza è l’Archivio di
concentrazione, cioè l’archivio di Stato.
Dov’è ubicato questo archivio? In un locale destinato che deve avere sufficiente spazio e addetti per la trattazione, organizzazione e selezione
delle pratiche concluse perché, mentre l’archivio corrente ha un’uniformità cronologica, quello di deposito no, non è un archivio strutturato
seguendo un ordine cronologico per evidenti questioni di arrivi temporalmente diversificati. E quindi una grossa attività è proprio quella di
sistemazione delle pratiche seguendo comunque una concettualizzazione. Ogni anno le pratiche che raggiungono i 30 anni vengono passate
all’archivio storico.
• Problematiche
Accumulo di “elementi scrittori” per le necessità pratiche gestionali e conseguente necessità di un ordine iniziale (ad esempio eliminazione di
fotocopie in eccesso, ecc)
Interpretazione dell’archivio di deposito come di un magazzino per tipologie diverse di materiali
Ci sono vari problemi negli archivi di deposito perché si accumulano elementi scrittore e ora, con le pratiche digitale, tende a capitare meno
frequentemente. È compito dell’archivista vedere gli elementi scrittori sovrabbondanti ed eliminarli immediatamente.
• Funzioni
Riunione dei documenti provenienti dall’archivio corrente
Organizzazione delle pratiche secondo lo schema di classificazione (titolario)
Selezione dei documenti in vista della conservazione perenne
Selezione dei documenti in vista della loro eliminazione
Uno dei compiti più particolari e delicati è quello della selezione, che è fatta sia in vista della conservazione perenne che dell’eliminazione.
• Organizzazione
Il titolario di classificazione: elemento guida per l’organizzazione dei fascicoli
Il carteggio viene organizzato secondo lo schema di classificazione del protocollo
Le pratiche nell’archivio di deposito sono organizzate secondo lo stesso schema
• L’interesse del documento
Il documento può conservare:
- Un interesse pratico contingente
- Un interesse amministrativo (fatture)
- Un interesse giuridico (attestazione di un diritto)
- Interesse culturale
Un documento riveste diversi interessi. Va notato che l’interesse pratico contingente attiene all’archivio corrente. Un interesse amministrativo è
per esempio rivestito dalle fatture però dopo un determinato numero di anni, l’interesse amministrativo decade. L’interesse giuridico è invece
l’attestazione di un diritto e questo non decade. Infine, può rivestire un interesse culturale.
• Consigli pratici (Romiti, 2003)
Individuazione di due momenti dello scarto
Uno scarto iniziale basato sul buon senso (eliminazione di fotocopie e copie inutili e sovrabbondanti
Uno scarto secondo la prassi della normativa italiana, in ottemperanza alle indicazioni dei massimari
Romiti scrive nel 2003, quando ancora le pratiche non erano digitali; ci dice che occorre fare uno scarto iniziale che è basato sul buon senso
(buttare via post it, fotocopie, copie ecc) e poi un secondo scarto secondo la normativa italiana che prevede che non si possano scartare i
documenti a seconda dell’ideologia portata avanti dal singolo archivista, ma secondo i massimari di selezione. Consultare i massimari di selezione
Il MASSIMARIO DI SELEZIONE è in collegamento simbiotico col titolario di classificazione e con il prontuario di classificazione
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Gli archivi hanno gli strumenti di corredo: intanto il registro di protocollo è uno strumento di corredo, poi c’è il titolario. Un altro strumento è il
massimario di selezione; le soprintendenze hanno elaborato in anni di studio i massimari per ogni ente (comune, provincia, università, ospedali
ecc) → qualcuno si prende la responsabilità dell’eliminazione di documenti. Il massimario è in stretto contatto col titolario, addirittura in simbiosi,
perché il titolario di classificazione e il prontuario (che non è altro che l’indice) ci dicono con esattezza dove e come reperire un dato documento/
fascicolo.
È famosissimo il caso che avvenne nel XVIII secolo quando, nel Granducato di Toscana, si decise dopo un anno di consultazione da parte di un
comitato tecnico appositamente chiamato l’eliminazione dei documenti economici che il Granducato conservava a partire dal ‘500; si chiamarono
delle persone che allora erano ritenute specialiste della documentazione (non archivisti) e, dopo molto riunioni, comunicarono il loro responso,
ossia che era possibile scartare tutti i documenti datati fino al 1700. Quindi abbiamo perso quello che, per gli storici dell’economia, poteva essere
una miniera, ossia un archivio totalmente economico del Granducato di Toscana dal 1500 fino all’inizio del 1700 perché, al tempo, la decisione è
stata fatta in accordo con quello che erano le amministrazioni e le magistrature dell’epoca. Oggi le decisioni vengono prese dalle sovrintendenze;
grazie ai massimari di selezione non dobbiamo far altro che attenerci a quanto dicono.
• Modalità descrittive
Esame del modulo di selezione
- Serie
- Titolo
- Estremi cronologici
- Consistenza
- Peso
- Motivi
Esiste inoltre il MODULO DI SELEZIONE, anche questo è uno strumento di corredo, è un elenco in cui vanno indicate esattamente tutte le
richieste (serie, titolo, ecc ..) riferite ad una pratica o a un documento.

La ricerca dell’OGGETTIVITÀ?
• Selezione su materiale almeno parzialmente ordinato
• Conservazione del documento primario
• Conservazione della notizia (registri)
• Utilizzo dei massimari
• Utilizzo di operatori con alta professionalità
Non esiste un’oggettività per gli scarti, la selezione non è mai qualcosa di oggettivo, dovremmo riuscire a conservare tutto per portare nel futuro
tutta l’essenza della nostra società, però chiaramente non è possibile. La Gran Bretagna scarta un’altissima percentuale di documenti così da
doverne conservare di meno → ciò dipende dalla legislazione di ogni singolo stato. Se ci sono dei concetti teorici che appartengono
all’archivistica e sono più o meno universali, ci sono poi invece delle scelte che dipendono dalla legislazione di ogni stato. Ci sono delle indicazioni
di massima, ad esempio la conservazione del documento primario.
Il DOCUMENTO PRIMARIO cos’è? È un documento principale, il documento più importante di un determinato fascicolo. Laddove noi scartiamo i
documenti, dobbiamo però mantenere la “NOTIZIA”, ossia tutto ciò che viene conservato nei registri (i registri non si gettano mai). Non si parla
solo dei registri di protocollo, ma qualunque tipo di registro perché contiene se non altro la notizia in forma molto succinta di quello che il
documento ricava in forma molto più ampia.

TRASFERIMENTO DALL’ARCHIVIO DI DEPOSITO ALL’ARCHIVIO STORICO

• Il trasferimento dall’archivio di deposito alla sezione separata o archivio storico à sede definitiva
• Verbale, accompagnato da un elenco di consistenza
Il trasferimento dall’archivio di deposito alla sezione separata/archivio storico/archivio di stato viene fatto con un verbale. All’interno di un ente
pubblico non statale succede che si passa il materiale dall’archivio di deposito all’archivio storico (che è sempre all’interno dell’ente). Il materiale
va anche accompagnato dall’ELENCO DI CONSISTENZA.
• Modalità
Trasferimento o versamento
Si trasferisce nelle separate sezioni d’archivio (o archivi storici) di una stessa amministrazione
Si versa negli archivi di concentrazione (o archivi di stato) da parte degli uffici statali
Il VERSAMENTO è ciò che viene effettuato, sempre mediante i verbali di accompagnamento, è l’azione di trasferire materiale dagli archivi di
deposito degli uffici statali agli archivi di stato → tutti gli altri hanno gli archivi storici al loro interno. Di quest’attività non si occupano le
sovrintendenze, ma i funzionari degli Archivi di Stato mediante le commissioni di scarto e di selezione.

ARCHIVIO STORICO
L’archivio storico è costituito dai documenti relativi agli affari esauriti (conclusi) da oltre 40 anni.
Qualunque pratica abbia compiuto la sua giacenza in un archivio di deposito, se l’affare di cui tratta è esaurito da oltre 40 anni, il fascicolo può
essere convogliato nell'archivio storico.
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Dall’archivio di deposito all’archivio storico il materiale deve aver subito la selezione secondo i massimari di selezione, che si trovano online e
sono sul sito del ministero e delle soprintendenze archivistiche, e che riguardano gli archivi degli enti pubblici.
Si passa dall’archivio di deposito all’archivio storico negli enti pubblici non statali, mentre negli uffici dello stato i materiali archivistici vengono
versati negli archivi di stato competenti per territorio. Occorre comunque in ambedue i casi redigere un verbale e un elenco di consistenza (di
quello che viene consegnato o versato all’archivio storico).
Archivio storico:
• conserva per fini eminentemente storici in forma permanente
• riordina in caso di necessità
• inventaria e predispone i mezzi di corredo per la descrizione archivistica
• promuove la fruizione della documentazione

L’archivio storico ha dei compiti molto precisi perché conserva per fini prevalentemente storici e questo significa che conserva in forma
permanente. Gli archivi hanno necessità di essere riordinati (non ordinati: perché occorre conferire, secondo il metodo storico, l’ordinamento con
il quale l’archivio stesso è nato). Quindi una delle altre attività dell’archivio storico è quella del riordino.
La conservazione fine a sé stessa non avrebbe valore se non fosse legata fortemente alla fruizione e alla consultazione. Per fare questo
l’archivista predispone i MEZZI DI CORREDO, ossia quei mezzi che permettono la consultazione dei documenti. Il mezzo di corredo principale
degli archivi storici è l’INVENTARIO.
Una volta riordinato, conservato e corredato l’inventario, l’archivio storico ha bisogno di una promozione perché è una delle attività più
gratificanti del lavoro negli archivi storici. La promozione dei documenti può passare attraverso diversi livelli. La ricerca storica è la funzione più
importante che si può fare negli archivi storici.
Per organizzare e gestire un archivio storico occorre realizzare i mezzi di corredo, far fruire i documenti e realizzare un ordinamento o un
riordinamento nel caso questo materiale fosse disordinato.
La metodologia dell’ordinamento è legata alle vicende storiche dell’ente che ha prodotto l’archivio e alla prassi organizzativa del singolo ente.
Quindi come si sia organizzato all’interno l’archivio e come abbia organizzato il suo materiale è il filo rosso che si deve seguire nel riordino
dell’archivio qualora fosse disordinato. La problematica è molto attuale, anche perché molti enti privati (quelli pubblici sono vigilati dalle
soprintendenze regionali) ritengono di dover riordinare un’archivio come a loro pare più confacente alle soluzioni e alle necessità, ma in questo
modo si rompe quel vincolo creato alla nascita dell’ente. Può essere utile utilizzare metodi di riordino differenti da quello originale, ma così
vengono perse altre indicazioni e soprattutto viene a frammentarsi il vincolo involontario che lega ogni documento. Riordino secondo metodo
storico.
- Realizzazione dei mezzi di corredo e degli strumenti per la ricerca.

Strumenti di corredo
Per consultare un archivio è necessario conoscere la sua struttura. Di conseguenza occorre uno strumento che descriva questa struttura. Questi
strumenti sono gli STRUMENTI DI CORREDO:
• l’inventario
• la GUIDA → la guida si differenzia dall’inventario perché descrive la struttura in cui si articolano le funzioni dell’ente e in cui si
articolano le serie archivistiche prodotte, le sotto-serie ecc. ma non arriva all’unità archivistica; mentre l’inventario arriva all’unità
archivistica.
o L’UNITÀ ARCHIVISTICA è l’insieme di documenti che non possono essere ulteriormente scissi per contenuto o sostanza esterna
(esempio: un fascicolo relativo al docente Rossi non può essere suddiviso perché è unico e tratta dell’attività lavorativa del
professore; è un unicum). Più unità archivistiche formano una SOTTO-SERIE; più sotto-serie formano una SERIE e le serie
rispecchiano le articolazioni delle attività e degli uffici attraverso i quali vengono prodotti i documenti
o consistenza totale à buste, mazzi,scatole,volumi,registri,mappe…….. la guida dice cosa contiene.
• gli ELENCHI → l’elenco è uno strumento che l’archivista stesso redige in alcune occasioni
• il TITOLARIO DELLE PRATICHE → rispetta la struttura dell’ente

[Link] è il sistema archivistico nazionale. Si tratta di uno degli strumenti che dobbiamo tenere presente.
Le banche dati per la consultazione SIUSA (Sistema Informativo Unificato per le Soprintendenze Archivistiche) è una banca dati utilissima per
sapere se esistono i documenti che andiamo cercando negli archivi di stato.
Le banche dati per la consultazione SIAS (Sistema Informativo Archivi di Stato) raccoglie tutte le informazioni dei
materiali presenti negli archivi di stato italiani. Ogni territorio raccoglie tutti i documenti storici proveniente dagli uffici
dello stato e dei governi pre unitari (prima del 1861). Gli archivi di stato dunque custodiscono un patrimonio immenso
di documenti per la storia in genere. Gli archivi di stato sono degli archivi di concentrazione degli uffici dello stato. SAN
è il sistema di archiviazione nazionale. Si tratta di un punto di accesso unificato di tutte le risorse archivistiche
nazionali. Sono presenti solo le banche dati rese fruibili. In questo sito è possibile cercare: nei singoli archivi; tra i
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documenti digitali; consultare i portali tematici (archivi degli architetti; archivi degli antenati, dove è possibile fare le ricerche anagrafiche; brevetti
e marchi; archivi della moda del 900…).

Archivio di Milano àArchivio di concentrazione à concentra archivi storici dello stato (uffici dello stato)à si occuperanno di far fruire e
conservare

LEZIONE 8 - 2 NOVEMBRE
Inventari possono essere o sommari o analitici
Sommarioànome data e numero documento, non dice cosa contiene, è abbastanza sommario
- INVENTARIO D’ARCHIVIO
L’inventario d’archivio è lo strumento principe della descrizione degli archivi storici, è la descrizione particolareggiata di serie per serie, fascicolo
per fascicolo fino ad arrivare alla singola unità archivistica (quindi in genere fino al fascicolo) essendo quest’ultima inscindibile, ed è come se un
notaio redigesse un inventario di un’eredità e stanza per stanza ne elenca gli oggetti. Né nell’archivio corrente e nemmeno in quello di deposito si
fa un inventario, poiché prima di passare all’archivio storico, i documenti subiscono uno scarto e di conseguenza non avrebbe senso inventariare
ciò che poi viene scartato. È il mezzo di corredo più importante perché comprende tutti gli aspetti conoscitivi dell’archivio storico, non solo lo
descrive ma ne fa anche le introduzioni storiche, racconta come si è formato il determinato archivio e successivamente deve contenere una parte
di bibliografia e di indici per permettere la più completa comprensione. L’inventario è frutto del riordino di un fondo e della sua descrizione.

Tuttavia a volte può succedere che si faccia un inventario di un archivio già ordinato e che, di conseguenza, non abbia mai avuto un inventario.
Questo succede per varie ragioni, una delle quali si verifica in genere con gli archivi ordinati per materia per cui esiste una certa difficoltà a
riportare la descrizione a livello cronologico. L’inventario archivistico ha la finalità di presentare in forma organica e completa la documentazione,
quindi secondo delle precise indicazioni che assumono un ruolo abbastanza cogente: sono le ISAD che sono state elaborate da un team di
archivisti e sono norme che hanno valore internazionale.

L’inventario deve riportare degli elementi introduttivi: storici, culturali e sociali che riguardano il soggetto produttore e occorre che le unità
archivistiche siano descritte con dei criteri tecnicamente validi e uniformi. Nell’inventario ci sono degli elementi strutturali e secondari, tra i primi
esiste la sezione delle introduzioni generali e quindi delle introduzioni storiche (introduzione generale e introduzione particolare) e poi la
sezione delle introduzioni archivistiche cioè l’archivistica (nota archivistica introduttiva e introduzioni alle serie) dell’ente, ad esempio:
dobbiamo inventariare l’archivio di un libero comune della bergamasca di età medievale allora si farà una brevissima introduzione storicagenerale
dicendo che cosa si intende per libero comune in età medievale, dicendo poi quale sia stato il ruolo e la storia del comune e successivamente si
fa l’introduzione archivistica raccontando la storia da un punto di vista archivistico (che cosa è successo a quell’archivio ?, che cosa si è
conservato di quell’archivio?). Queste introduzioni sono l’ultima delle operazioni che vengono fatte perché per sapere la storia archivistica di un
determinato archivio occorre averlo esaminato tutto e così anche per raccontare la storia particolare del comune della bergamasca nel medioevo
dell’esempio. Nella sezione della descrizione invece dei singoli pezzi archivistici, cioè delle unità archivistiche, si fa la differenza tra elementi
estrinseci e sostanziali, ovvero intrinseci della documentazione. Significa che ci sono alcuni aspetti esterni da rilevare e alcuni riferenti al
contenuto. Esiste una sezione importante da rilevare sempre: è quella delle datazioni, sono due, DATAZIONE TOPICA (luogo in cui è stato
redatto il documento) e DATAZIONE CRONICA (momento temporale in cui è stato redatto). Esiste la sezione poi della bibliografia sia generale
che particolare, qualora esista.

Alcuni elementi estrinseci sono le tavole simboliche o di raffronto in cui veniamo a indicare tutte queste tavole di indici e introduzioni che sono
elementi che si realizzano a posteriori, finito l’inventario si può redigere delle tavole di raffronto ad esempio le tavole delle abbreviazioni e gli
indici che possono essere onomastici, toponomastici e generali.

Per fare un inventario si prende documento per documento, si scheda e in questo senso l’archivistica ha uno stretto rapporto con l’archivio
poiché entra in contatto fisico con ogni singolo elemento dell’archivio stesso (INVENTARIAZIONE: rapporto archivio/archivista; contatto fisico con
la documentazione; presa visione di una serie/sottoserie nella sua completezza; presa visione della serie/sottoserie nell’articolazione del
complesso archivistico e della sua struttura).
Nell’inventario si utilizzano metodiche diverse a seconda che l’archivio sia ordinato o parzialmente ordinato o che si riconoscano le serie che lo
costituiscono. L'archivista deve redigere una piccola nota a livello informatico o cartaceo, ma da tutte le singole schedature e annotazioni dei
singoli documenti si deve riuscire poi a ricostruire il fascicolo e collegare ogni fascicolo all’interno di una sotto serie e questa in ogni serie, si deve
fare un lavoro di ricerca tornando verso la costituzione primaria intera dell’archivista, per questo il rapporto tra archivista e archivio è moto
stretto. Se l’archivio dovesse essere già ordinato o parzialmente disordinato, il lavoro sarà lo stesso ma più veloce perché se l’archivio ha dei
fascicoli che non sono andati in disordine e quindi, se si è salvata l’archivistica, è possibile semplicemente riportare il singolo fascicolo all’interno
di una serie rimasta ordinata, anche in questo caso si scheda e si rintracciano tutti i fascicoli che appartengono ad una determinata sottoserie e
si mettono in ordine per come logicamente doveva essere all’origine. In ogni caso bisogna partire dall’unità archivistica (che sia documento o
fascicolo e se fosse nel caso di quest’ultimo bisogna partire dal singolo documento e ricostruire gradualmente fino all’interezza dell’archivio).
L’unità archivistica può essere costituita da un singolo documento o da un insieme di documenti (L’UNITÀ ARCHIVISTICA: il singolo documento, o
un insieme di documenti, rilegati o raggruppati secondo un nesso organico di collegamento, che costituiscono una unità non divisibile: registro,
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volume, filza, mazzo, fascicolo, documento singolo): se si parla della bergamasca in epoca medievale sarò molto facile che l’unità archivistica sia
costituita da singoli documenti perché in quel periodo non esisteva il concetto di fascicolo oppure che, all’interno delle serie o sotto serie del
comune medievale, l’unità archivistica può essere costituita da un registro poiché l’unità archivistica è inscindibile sia per contenuto ma anche del
tutto, il registro ne rappresenta l’unità stessa. Quindi si potrebbero trovare registri, volumi perché nel medioevo ma anche nel 600 i documenti
venivano legati insieme o rilegati, venivano cuciti insieme oppure tenuti insieme dalla filza attraverso lo spago, quindi il concetto di unità
archivistica è piuttosto vario sia all’unità archivistica ritenuta tale del suo contenuto come il fascicolo di un docente sia per l’aspetto esteriore per
cui non è possibile scindere ulteriormente. L’inventario inoltre, proprio perché viene costruito riportando dall’unità archivistica fino alla formazione
dell’archivio, deve far trasparire questa organicità che è l’evidenza del legame che esiste tra un fascicolo l’altro, fra una serie e l’altra fino a
formare l’archivio.
La correlazione tra le sezioni fa in modo che alcuni dati ricorrano in più sezioni ad esempio le datazioni: nel campo del software che utilizzo metto
la data del documento però la devo ripetere nel contenuto perché fornisco un ulteriore evidenza al ricercatore e gli evito di tornare al campo data
per ricordarsi in quale anno il determinato atto giuridico è accaduto.

Si hanno diversi TIPI DI INVENTARI:

a) ANALITICO: è un inventario in cui il contenuto trova largo spazio di descrizione
b) SOMMARIO: il contenuto è descritto per sommi capi
c) MISTO: non dipende dalla volontà dell’archivista che lo redige quanto dalla diversità della documentazione presente, per cui nel caso di
documentazione molto seriale e sempre uguale a sé stessa diventa quasi d’obbligo redigere quelle serie che contengono la documentazione
di questo tipo, redigere la descrizione del contenuto in forma piuttosto veloce, altre più accurate, quindi l’inventario si compone di una parte
più analitica e altra più sommaria.

RILEVAZIONI AMBITI ESTERNI o RILEVAZIONI ESTERNE:

- Registrazione del titolo, serie e sottoserie alle quali appartiene l’unità archivistica da descrivere.
- Attribuzione del numero sequenziale provvisorio delle unità archivistiche considerate (numerazione a catena o a corda)
Esistono le rilevazioni di ambito prettamente esterno: ossia la registrazione del titolo della serie e della sotto serie alle quali appartiene l’unità
archivistica.
Fino al 19esimo secolo l’indicazione di serie, sotto serie e titolo era alfabetica. Ad ogni unità archivistica descritta viene dato un numero
sequenziale che naturalmente è provvisorio perché se si sta facendo il lavoro di riordino e nel contempo di inventariazione, abbiamo la possibilità
di scovare nell’archivio qualche elemento e unità archivistica che viene prima della nostra, quindi gioco forza nell’attribuire un numero sequenziale
normalmente per serie, che viene poi una volta terminato l’inventario ricondotto ad un’unica numerazione che si chiama numerazione a catena,
ovvero numerazione a corda.
Tra le rilevazioni esterne ci sono le datazioni.

NUMERAZIONE:
- Inizialmente per serie (numerazione provvisoria, nel caso esistesse la necessità di trasferire unità da una serie all’altra)
- Terminata l’inventariazione, la numerazione è progressiva a catena per unità archivistiche
La numerazione finito l’inventario diventa progressiva, si contano le unità archivistiche in forma continuata. Tra le rilevazioni esterne ci sono le
datazioni.

. DATA TOPICA è il luogo dove viene realizzato il documento, quella cronica il periodo. Data topica: viene indicata solo nel caso sia chiaramente
indicata anche sul documento.
Se si ha un fascicolo invece succede che nel caso della data topica non viene indicato perché nel fascicolo i documenti potrebbero essere redatti
in diversi luoghi (ad esempio certi a Milano altri a Roma etc), quindi la data topica nel caso di un fascicolo non da al ricercatore informazioni
particolari sostanziali.
. DATA CRONICA:
• Datazioni singole (di un unico documento)
• Datazioni complesse (relative a più documenti, a un fascicolo etc.)
• Datazioni complesse possono riportare solo gli estremi cronologici dell’anno (1789-1803) o possono essere complete (anno, mese,
giorno).
• Gli estremi cronologici si separano con un trattino “-“
• Gli antecedenti e i susseguenti sono introdotti da un punto e virgola, ad esempio: “1754-1757; con antecedenti al 1650”.
Nel caso della data cronica invece si, è piuttosto semplice indicare la data di un unico documento, ma per quanto riguarda un fascicolo o un
registro la cosa è più complessa: si parla di datazioni complesse, normalmente nei software di inventariazione è presente un menù a tendina dove
si può scegliere se riportare solo gli anni o riportare un datazione più completa con anno mese e giorno, o riportare anche i documenti
antecedenti/susseguenti, è un annotazione importante ( io posso avere un fascicolo ricco che va dall’anno 1754 all’anno 1757 che contiene
quattro documenti del 1650, noi non possiamo scrivere come data cronica 1650-1757 perché indurremmo il ricercatore in errore in quanto gli
staremmo dicendo che in quel fascicolo esistono documenti continuativamente dal 1650 al 1757, invece abbiamo quei fascicoli che hanno una
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datazione ininterrotta con una consequenzialità temporale dal 1754 al 1757 e poi quattro documenti del 1650 che fanno parte dello stesso
fascicolo per mille ragioni diverse, questo vale anche per i fascicoli successivi, se il nostro fascicolo che va dal 1754 al 1757 contiene dei
documenti di fine ottocento che qualcuno ha inserito nel fascicolo stesso perché riteneva facessero parte di quel fascicolo, bisogna comunque
indicare questi documenti successivi come documenti susseguenti. Come si fa far riconoscere a chiunque guardi l’inventario che la datazione non
è consecutiva? Mettendo un trattino quando è consecutiva, il punto e virgola quando non lo è, specificando oltretutto con antecedenti o
susseguenti e questo va fatto per non indurre nell’errore).

DATAZIONI DOCUMENTI MEDIOEVALI

- Occorre riportare le datazioni al computo del tempo attuale. (Questo vale da città a città ad esempio)
- Quindi occorre verificare le ere in uso (es. era papato), gli stili (es. incarnazione, natività etc.), le indizioni etc.
- Consultare il manuale di cronologia e cronografi perpetua del Cappelli (Manuali Hoepli).
L’anno a Milano iniziava al 25 Dicembre, quindi bisogna riportare che se un documento è datato 26 Dicembre 1302, in realtà dovendo riportarlo
obbligatoriamente al computo attuale di data, noi dobbiamo scrivere 26 Dicembre 1301 perché l’anno cambia per noi al 1 Gennaio. In Toscana
invece iniziava il 25 Marzo. Il computo del tempo è diverso da città a città ma non solo, ci sono anche le ere (il papato ad esempio nello stato
pontificio si è sempre usato e si sta usando ancora adesso salvo il fatto che adesso viene apposto insieme all’era del papato anche la data
corrente, però l’era del papato significava l’indicazione dell’anno di pontificato di un determinato pontefice).

INTITOLAZIONI
- Parallelismo tra titolo e contenuto (non sempre corrispondente)
- Intitolazioni reali e intitolazioni apparenti
- Il titolo deve essere riportato esattamente nella sua interezza, senza interpretazioni e /o interpolazioni
- Sul piatto (o frontespizio) anteriore o posteriore, sul dorso o costa.
- Forniscono una indicazione sintetica e diretta, facilmente comprensibile e leggibile anche a distanza.
- Hanno una finalità immediatamente pratica
L’INTITOLAZIONE è la posizione sull’esterno del documento (quindi se è un registro sulla costa esterna, sul singolo documento pergamenaceo
sul retro), quindi il titolo è il sunto in genere in una parola o poco più di che cosa è contenuto nell’atto giuridico di quel singolo documento di quel
fascicolo cosi da ritrovarlo più facilmente (un tempo occorreva trovare velocemente tra le tante pergamene conservate, occorreva trovare il
singolo documento e quindi l’intitolazione era necessaria).
I fascicoli invece recano un titolo più corposo che deve essere sempre trascritto e non solo, ma anche riportato esattamente nella sua interezza
senza interpretazioni o interpolazioni e forniscono un indicazione sintetica e diretta che aiuta il ricercatore, poiché se sta cercando, ad esempio, i
documenti relativi ai battesimi, in una determinata serie per ragioni strane esistono altri documenti, saprà che gli atti di morte non è quello che
cerca e quindi non va a leggersi neppure il contenuto, gli basta vedere il titolo. Le intitolazioni avevano all’origine e hanno in un inventario una
finalità pratica e veloce.

SEGNATURE
- La segnatura ha collegamento con il contenuto dell’unità archivistica e con la realtà funzionale che sta alla base del concetto di serie
archivistica (riscontrabile nel titolario)
- Colloca l’unità archivistica in un determinato “settore” di appartenenza in seno dell’archivio stesso
La segnatura invece collega i contenuti della singola unità archivistica o del singolo documento o fascicolo con la realtà dell’ente che ha prodotto
l’archivio, con la realtà funzionale dell’ente attraverso l’articolazione dei suoi uffici, quindi la segnatura riconduce la singola unità archivistica a un
titolario che colloca l’unità archivistica nel suo settore di appartenenza in seno a tutto l’archivio, secondo il titolario (importante strumento di
corredo). L’archivio si forma conferendo una segnatura alle sue unità archivistiche e questa segnatura è quella del titolario e quindi lui stesso sta
alla base dell’inventario.

LE VECCHIE SEGNATURE
- Indicano la posizione (spesso fisica = cassetto, ripiano, scaffale, armadio etc.) che le unità archivistiche avevano all’interno del deposito
archivistico.
- Precise testimonianze di precedenti forme di organizzazione
- Forniscono indicazioni all’archivista che sta riordinando e agli studiosi
- E’ importante riportare tutte le vecchie segnature presenti
Si possono avere anche vecchie segnature che possono risalire a tempi immemorabili e spesso indicavano collocazioni fisiche e facevano in modo
negli inventari antichi di poter reperire i documenti in maniera abbastanza veloce (il documento che cerchiamo di vendita del 1265 sta contenuto
nel cassetto 3 piano secondo del quinto armadio). Forniscono informazioni agli studiosi che vogliono capire la struttura degli archivi passati.
- Durante la fase del riordino l’apposizione della segnatura (come la numerazione) è elemento provvisorio perché è possibile che si scopra che,
procedendo nella schedatura del materiale e nella ricostruzione delle serie si scopra una struttura più complessa di come si sia immaginata o
che quel determinato fascicolo fosse in un’altra sotto serie rispetto a quella immaginata.
- Più l’archivio presenta una struttura complessa, più la segnatura deve essere “provvisoria”, per poter collocare in fine lavori ogni unità nella
propria precisa sede di appartenenza.
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Varie TIPOLOGIE UNITÀ ARCHIVISTICA:

1. DOCUMENTO SINGOLO
2. FASCICOLO
- Insieme di due o più carte collegate da un vincolo natale unite da un contenitore
- Processo di sedimentazione delle carte: ordine cronologico riferito non alla data del documento ma alla data dell’acquisizione da parte
dell’ente (un terzo può aver scritto una lettera e inviata all’ente a cui doveva inviarla un mese dopo averla scritta). Prima di toccare
all’interno di un fascicolo la sedimentazione delle carte e disporla in ordine diverso bisogna fare grande attenzione, se si mantiene il nesso
logico che esiste fra un documento e l’altro (legame involontario), può succedere che l’ordine non sia cronologico per ragioni più varie:
documenti datati in un certo momento potrebbero essere inviati all’ente stesso molto più tardi. - Ha normalmente una intitolazione esterna e
una classificazione - Nella scheda di inventario si abbrevia con Fasc.
3. BUSTA
- Contenitore in cartone rigido con lacci e parti laterali in tessuto
- Sulla costa o dorso sono collocate le intitolazioni e la classificazione di archivio
- Normalmente funge da contenitore di più unità archivistiche; più raramente si tratta di una unica unità archivistica
- Si abbrevia con b.
4. FILZA
- Sistema di tenuta delle carte sciolte prima dell’istituzione del sistema di protocollo e dell’applicazione di un titolario
- Si tratta in genere di carte in entrata infilzate su un ago e poi cucite insieme (quelle in uscita venivano normalmente copiati su un registro)
- Nella scheda archivistica viene indicata come filza
5. VOLUME
- Un unico pezzo che contiene carte cucite o legate insieme, a volte di formati differenti: carte singole, quaderni, registri, fascicoli etc. (Attenzione
perché il volume non è un registro) - Si abbrevia con vol.

UNITÀ ARCHIVISTICA REGISTRO

- Insieme di carte di struttura uniforme, rilegate o cucite (ovvero predisposte per esserlo) (Il registro non è qualcosa che viene creato a
posteriori legando insieme parti di diverso formato, nasce con un insieme di carte di struttura uniforme)
- Formati dei registri non standardizzati
- Nasce per la registrazione di scritture secondo regole precise
SUPPORTI
- Elemento estrinseco consistente nell’indicazione della tipologia del materiale scrittorio
- Normalmente si tratta di materiali uniformi, ma possono riscontrarsi pezzi misti, specialmente nei volumi: ® Cartaceo
® Membranaceo
® Papiraceo
Cosa troviamo nei nostri archivi fino agli anni 70 del ventesimo secolo? Troviamo carta o documenti membranacei, pergamene e raramente
documenti piracei. Ma a partire dagli anni 70 nei nostri archivi abbiamo una stratificazione di supporti diversi:
SUPPORTI ODIERNI
- Microfilm (dagli anni 60)
- Fotografie (risalgono ad anni precedenti e vengono inserite negli archivi intorno alla metà del 900)
- Videocassette - Audiocassette - Floppy Disk - CD Rom - DVD
Abbiamo dei supporti per i nostri documenti molto diversi fra di loro, devono essere indicati e bisogna stare attenti alla loro conservazione.
Un’ultima indicazione per quanto riguarda i documenti singoli si ha con le dimensioni che però non vengono richieste, non è un elemento
fondamentale, nelle sezioni dei software è contenuto ma non fa parte di quelle sezioni insindacabili.
DIMENSIONI
- Nella descrizione dell’unità archivistica medioevale vengono fornite anche le dimensioni (b x h) in millimetri o centimetri (in riferimento a
pezzi pergamenacei medievali)
- Antecedentemente il metodo di indicazione delle dimensioni faceva riferimento al folio prodotto nelle cartiere (70x50 in media)
Una importante operazione che deve essere fatta ed indicata è la cartolazione ovvero la paginazione.
CARTOLAZIONE E PAGINAZIONE
- CARTOLAZIONE: apposizione di un numero progressivo in ogni carta, in alto a destra sul recto (su ogni singola carta viene fatto
dall’archivista con la matita e la carta è la pagina nel suo complesso ossia il recto e il verso)
- PAGINAZIONE: apposizione di un numero progressivo su ogni pagina, recto e verso (non si fa quasi mai la paginazione e soprattutto se
esiste già quella originale)
- Cartolazione e paginazione possono essere originari oppure moderni
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- Cartolazione e paginazione sono importanti perché forniscono le garanzie di conservazione specialmente nel caso di unità sciolte (es. busta
di carte sciolte non numerata che dovesse cadere a terra, scompaginando l’ordine originario; in caso di furti etc.) ma soprattutto nel caso di
fascicoli perché ci sono dei frequentatori di archivi che sottraggono le carte del 300/400 che hanno in evidenza il logo della cartiera con cui
son state fatte. Quindi è compito dell’archivista compiere questa cartolazione anche se le pagine sono bianche per mettere in evidenza sia la
consistenza della singola unità archivistica e sia per evitare eventuali danneggiamenti.
La consistenza deve essere sempre indicata cioè dobbiamo sempre fornire al nostro ricercatore l’indicazione di che consistenza abbia il
fascicolo (se è di 190 carte o di 10) e anche per questo deve avvenire la cartolazione.
- L’indicazione deve contenere i due numeri estremi: “cc. 1-160” e non “cc. 160”
- Se non sono state numerate le carte finali, si continua la numerazione con il criterio originale

ALLEGATI
(questo è un contenuto accessorio, non è strettamente importante ma va assolutamente indicato perché all’interno di un fascicolo possiamo
trovare di tutto es: capelli del nonno che ha combattuto la Seconda guerra mondiale) - Normalmente una o più carte sciolte in collegamento con
documenti che hanno carattere primario
CARTE MANCANTI
- In alcuni pezzi possono essere andate perdute delle carte
- Si indicano semplicemente le mancanze (es: ‘’mancano le cc. 1-8, 28-32, 45-60”)
- Non bisogna cartolare o paginare ex novo laddove esiste una cartolazione o paginazione originaria, pur in presenza di mancanze dicarte
CONSERVAZIONE
- Indicazione sintetica dello stato di conservazione
•Pessimo •Cattivo •Mediocre •Discreto •Buono •Ottimo
- Vengono indicati i motivi di deterioramento dei documenti (muffe, funghi, sbriciolamento del supporto, acidità dell’inchiostro, scomparsa della
scrittura, perforazione del supporto, mancanze di carte o parti del documento per azione di insetti o roditori etc.)
Se il fascicolo è in cattive condizioni non viene dato in consultazione; normalmente in tutti i software esiste un menù a tendina con gli stati di
conservazione dei documenti.
Da “mediocre” in poi devono essere indicati i motivi di deterioramento perché anche i motivi ci dicono quanto sia consultabile o meno quel
documento: ad esempio se lo stato di conservazione è cattivo per la presenza di muffe e funghi che sbriciolano il supporto lo dobbiamo indicare
perché nel 90% dei casi quel fascicolo non viene dato in consultazione e la stessa cosa vale nel caso di acidità dell’inchiostro.
CONTENUTO (la parte più importante dell’inventario)
• In ogni unità archivistica il contenuto principale è unico (a meno che non si tratti di materiale seriale come i cartellini di timbratura che
sono tutti uguali a se stessi e si dovrebbero inventariare tutti insieme)
• La descrizione sommaria del contenuto principale non può mai essere omessa, anche se le relative indicazioni sono presenti nelle
intitolazioni. (la descrizione sommaria a volte sembra ripetere il titolo del documento ma anche se dovesse così essere non può essere
mai omessa)
ESEMPIO DI DESCRIZIONE SINTETICA
• Deliberazioni del Consiglio Generale della Comunità di Camaiore, dal 5 gennaio 1625 al 18 dicembre 1627, cancelliere ser Matteo Scortica
Cosa significa? Intanto questo è sicuramente un registro di deliberazione del consiglio generale di un comune e, a seconda di quello che è
importante all’interno del registro, posso dare una descrizione sintetica e sommaria dove si scrive cosa è contenuto all’interno ed è compito del
ricercatore andare ad appurare le informazioni.
ESEMPIO DI DESCRIZIONE ANALITICA
• Deliberazioni del Consiglio Generale della Comunità di Camaiore, dal 5 gennaio 1625 al 18 dicembre 1627, cancelliere ser Matteo Scortica
1. Deliberazione del 5 gennaio 1625 relativa all’imposta sul sale, cc. 7r-8v
2. Deliberazione del 12 gennaio 1625 relativa al funzionamento del molino, cc. 9r-11v
3. Deliberazione del 22 gennaio 1625 relativa alla pavimentazione strade pubbliche, cc. 12r-15v
La prima frase è uguale ma successivamente si indicano varie deliberazioni che sembrano essere degne di nota: ad esempio il sale era un
elemento molto importante, oggetto di tassazione e trasporto in moltissimi territori.
NOTE: (il campo delle note non è un campo che deve essere compilato obbligatoriamente ma riveste comunque di una certa importanza)
• Viene indicata la presenza di: sigilli aderenti o pendenti, contenuti storici particolarmente rilevanti (es. la peste del 1348), autografi di
personalità.
• Vengono inserite anche notizie di particolarità archivistiche (es. vecchie segnature, cambi di classificazione etc…)
[Link]
[Link]/consulta_dettagli_albero.asp?IST_ID_Elemento=131400000&DettagliRootNode=131401511

BIBLIOGRAFIA
• Occorre indicare tutte le opere consultate per la realizzazione dell’inventario, con riferimento al contesto storico, alle introduzioni
archivistiche e alle introduzioni alle singole serie
• È possibile distinguere tra bibliografia generale e bibliografia speciale
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TAVOLE DELLE ABBREVIAZIONI (questa è un’altra importante ma non necessaria sezione)

•Cfr. la tavola proposta dalla Guida Generale degli Archivi di Stato (è un’opera monumentale che adesso è inserita digitalmente in ogni sede
degli archivi di stato e quindi è possibile consultarla online)
•Abbreviazioni tecniche archivistiche (es. b. = busta, c. = carta, f. = foglio, ms. = manoscritto etc.)
•Abbreviazioni di uso corrente (es. card. = cardinale, prof. = professore)
•Abbreviazioni giuridico-normative (es. D.P.R. = Decreto Presidente della Repubblica, L. = Legge, D. Lgs. = Decreto Legislativo)

INDICI
• Con i programmi elettronici oggi l’indice è integrato nell’inventario stesso(ciò che viene inserito può essere indicizzato con un semplice click)
• Tipologie degli indici:
o Indice generale
o Indici speciali (es. indice dei fondi, indice onomastico, toponomastico, indice delle cose notevoli, indice delle istituzioni, etc.)
INTRODUZIONI GENERALI
• Le introduzioni generali all’inventario rappresentano il mezzo per accompagnare gli studiosi dell’archivio alla migliore comprensione
possibile dei documenti, sia da un punto di vista storico, sia da un punto di vista archivistico.
• Gli elementi si acquisiscono tramite ricerche sia su materiale bibliografico (generale e specialistico), sia direttamente sulla
documentazione.
INTRODUZIONE STORICA
• Non deve essere un saggio storico a sé stante, ma uno strumento per rendere più agile la conoscenza dell’archivio.
• Deve essere corredata da un apparato critico sufficiente e scientificamente corretto (bibliografia, fonti edite e fonti archivistiche
utilizzate)
INTRODUZIONE ARCHIVISTICA
• Deve riportare chiaramente le fasi, le modalità e le metodologie che sono state alla base della creazione dell’archivio.
• Deve strutturarsi come una storia dell’archivio sin dall’origine
• Deve descrivere i criteri costituitivi e le modalità di conservazione
• È utile segnalare anche le condizioni nelle quali si trovava l’archivio prima dell’intervento, sia in relazione allo stato di conservazione, sia
in relazione all’ordinamento (specificare le soluzioni tecniche ed il metodo utilizzato)
• È obbligatorio descrivere le soluzioni tecniche e le metodologie usate nella fase di riordino e nella fase di inventariazione
INTRODUZIONI ALLE SERIE ARCHIVISTICHE
• È una particolare introduzione che precede ogni raggruppamento
• Ha finalità descrittive sia in relazione al contesto storico, sia in relazione alla struttura amministrativa che ha prodotto tale serie, sia in
relazione alla tipologia di documentazione contenuta.
• Il cappello introduttivo alle serie è una sede privilegiata per le indicazioni riguardanti il vincolo archivistico e i nessi naturali che legano
tra loro i documenti.
• Serve a porre in luce i collegamenti tra le unità archivistiche, i fascicoli formatisi, le unità di condizionamento esterno, le eventuali
sottoserie (o diversa tipologia di raggruppamento), le serie prodotte e l’archivio nel suo complesso.
INDICAZIONI DI STANDARD
• ISAD G à STANDARD INTERNAZIONALE DELLA DESCRIZIONE ARCHIVISTICA
• ISAAR
• (cfr. prossime lezioni 26 e 28 novembre)

Lezione 12 – 13/11/2024 ele

ISDIAH = è uno standard per la descrizione degli istituti conservatori d’archivio, quindi per tutti quegli istituti che, o per legge devono avere
all’interno il proprio archivio storico o perché sono archivi di concentrazione, possiedono materiale archivistico, il quale deve essere descritto
secondo regole internazionali (che sono appunto le ISDIAH)
EAD = encode archival descrption, un sistema generalizzato di marcatori per fare in modo che le descrizioni archivistiche si parlino fra di loro.
Questo perché ISAD e ISAR non sono dei software, ma sono le indicazioni di come costruire i software (di come fare l’inventario), fermo restante il
fatto che ogni ente li crea con i sistemi operativi sul mercato che più preferisce. Le EAD sono allora un sistema che faccia sì che questi software di
archiviazione si parlino. Usano il linguaggio XLM. Le EAH CPF sono il linguaggio comune che riesce a far parlare le descrizioni fatte con le ISAR,
quindi la codifica in XML di record di autorità (le ISAR sono record di autorità). Avendo tutti lo stesso linguaggio XML possono parlarsi. Essendo
nelle varie lingue le indicazioni archivistiche tutte diverse, occorre utilizzare un linguaggio, un codice che sottostà ai software di inventariazione e
che possa essere decodificato.
ARCHIMISTA = si può scaricare dal sito di Regione Lombardia. È fatto sulla base delle indicazioni di ISAD ISAR e utilizzando il linguaggio delle EAD
e EAH CPF. È possibile scaricarlo anche dall’istituto centrale degli archivi. Si trova addirittura un corso online sull’uso di Archimista.
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Ora vediamo l’applicazione di questo archimista, o delle isad e delle isar, nella redazione di un inventario.
L’inventario è il mezzo di corredo più articolato che possiamo avere in un archivio e comprende tutti gli aspetti conoscitivi dell’archivio stesso. Di
solito è un inventario che è frutto di due attività che si svolgono in simbiosi: riordino un fondo e lo descrivo. Però può anche essere che i fondi
siano ordinati ma senza inventario e quindi, constatato che siano in ordine, si può passare direttamente a descriverli. Deve presentare in forma
completa gli elementi storici e tutte le unità archivistiche che compongono l’archivio. Ci sono diverse sezioni:
- sezioni delle introduzioni generali
- sezione delle introduzioni archivistiche
in ogni caso va fatta un’introduzione storica generale del periodo che si sta inventariando. Queste indicazioni sia storiche che archivistiche vanno
fatte per tutte le singole serie e non solo per l’archivio in generale.
Poi c’è tutta la sezione in cui si descrive l’unità archivistica. L’unità archivistica può essere costituita da carte sciolte (per lo più sono molto
antiche: spesso materiale pergamenaceo) e quindi si parla di documento singolo. Per lo più però negli archivi si trovano i fascicoli, che
racchiudono più documenti relativi ad un determinato oggetto, affare. Poi si può trattare anche di una busta, una cartella d’archivio che contiene
una documentazione seriale la quale non può essere considerata unità archivistica in sé (l’unità archivistica è il contenitore, perché i documenti
sono ripetitivi, uguali a se stessi). Le filze sono gli antichi documenti che venivano in origine infilzati su un punzone di ferro poiché ripetitivi (non
esistevano ancora le cartelle di archivio). Volume, o mazzo, o registro sono carte legate in qualche modo (volume significa arrotolato su se
stesso). Di fatto ci sono anche i libri, come quelli della ragioneria, che stanno nell’archivio. Come unità archivistica si intende quindi un qualcosa
che anche da un punto di vista estrinseco è un insieme.
La sezione della descrizione: su ogni unità archivistica dobbiamo rilevare aspetti estrinseci (relativi all’esterno, sono elementi esterni come
supporto materiale e data) e aspetti intrinseci sostanziali (titolo e contenuto).
La sezione delle datazioni e la sezione della bibliografia hanno rispettivamente una schermata particolare.
Poi ci sono tutte le tavole di raffronto, perché spesso nei documenti antichi si trovano le indicazioni di classificazione. La classificazione negli
archivi antichi fino alla fine del ‘700 corrispondeva alla posizione fisica (es: le vendite si trovano nel cassetto 3 dell’armadio 1). Oggi invece la
nostra classificazione corrisponde al titolario e ha un senso logico, non fisico.
Infine c’è una schermata apposita con gli indici: gli indici onomastici e toponomastici generali. Spesso nei software basta dire di indicizzare le
parole e il tutto è automatico.

Cosa fa l’archivista? Indicazioni internazionali di inventariazione

Prende i documenti e li legge, cercando di capire innanzitutto se la serie e sottoserie è giusta e quindi se corrisponde correttamente al posto in
cui è collocata, attraverso l’uso del titolario. Si può far ricorrere in più sezioni (nel titolo, nella datazione, nel contenuto) alcuni dati ->
chiaramente non si può ripetere, però nell’insieme si può fare riferimento al titolo, al contenuto, alla datazione e di conseguenza si possono dare
alcuni elementi che ricorrono -> questo ricorrere di elementi fa sì che si possano creare le correlazioni tra le varie sezioni descrittive.
L’inventario può essere fatto analitico, sommario, misto. Normalmente sono misti, perché negli archivi ci sono delle serie costituite da materiale
sempre uguale a se stesso. Esempio: materiale ripetitivo come i documenti di tipo economico (bilanci). Quando la documentazione è ripetitiva
l’inventario è sommario, quando invece i documenti sono diversi e numerosi, si prende fascicolo per fascicolo e si descrive. Per questo motivo, gli
inventari sono per lo più misti: per le parti ripetitive (solitamente economiche) e sempre uguali l’inventario si fa velocemente, per il resto no.
Cosa succedeva anticamente e fino al 1960 (data di considerazione degli archivi storici)? Succedeva che bisognava registrare (se scritto), il titolo,
la serie e la sottoserie al quale appartiene il fascicolo. Oggi tutti i sistemi informatizzati propongono un’attribuzione numerica (titolario), ma un
tempo il titolario era alfanumerico.
Se l’archivio non è perfettamente ordinato, inizialmente gli si affida un numero sequenziale che però è provvisorio. Solo dopo che si è terminato
tutto l’archivio e si è constatato che l’attribuzione sequenziale era corretta, allora si può dare avvio all’intero sistema che numera tutto
definitivamente. Terminata l’inventariazione, la numerazione è progressiva in base a quante sono le unità archivistiche inventariate -> si chiama
numerazione a catena, perché incatena l’una all’altra tutte le unità archivistiche (fascicoli).
Le datazioni. Ce ne sono due:
- data topica = si usa solo per i documenti singoli e non è altro che il luogo dove è stato realizzato il documento. Ci serve conoscerla
principalmente per i documenti antichi, soprattutto quelli pergamenacei, ma per tutto il resto no. Da quando esistono i fascicoli, ovvero le pratiche
che racchiudono lo stesso oggetto, la data topica non si usa perchè non ha senso come indicazione (si usa invece la data cronica).
- Data cronica = è il tempo nel quale è stato realizzato il documento. Sul documento singolo è una data sola, su un fascicolo bisogna
andare a rilevare la data più antica e quella più recente e metterle. Questa operazione non va fatta in modo superficiale, poiché all’interno delle
pratiche vi possono essere anche gli antecedenti = si tratta di un documento, che pur appartenente al fascicolo, è l’unico ad avere un data
antecedente agli altri. Spesso si trovano nei fascicoli di gestione degli immobili, perché essi pervengono per vari motivi lontanissimi nel tempo
(donazione, acquisto, eredità, etc.) e il documento che lo testimonia viene inserito all’inizio della pratica, pur essendo antecedente. Esempio: un
fascicolo datato 1754-56 ha documenti riguardanti quel periodo, ma potrebbe avere un antecedente del 1650: bisogna prestare attenzione alla
datazione! Nei documenti medioevali il computo del tempo era totalmente diverso dal nostro e non possiamo riportare la data che leggiamo sul
documento senza andare a consultare il manuale di cronologia e cronografia perpetua scritto dal Cappelli. Anche noi oggi abbiamo convenzioni
diverse con varianti diverse per l’inizio dell’anno (occidente, oriente…). Nel mondo medievale invece variava la datazione dell’inizio dell’anno
anche da 30km a 30km. Esempio: la convenzione di Milano era diversa da Pavia, per non parlare del centro Italia. Come raccapezzarsi? Grazie al
manuale del Cappelli che va dall’epoca romana al 3000 (si prendono tutte le schede e si parte dal giorno di Pasqua e si contano le indizioni, che
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erano un ciclo delle imposte romane che va di 15 anni in 15 anni). N.B. in ogni caso non si trascrive la data dei documenti pergamenacei
medievali così come è, bisogna andare sul dizionario! Ormai però tutti gli archivi pergamenacei pubblici sono stati inventariati.
Le intitolazioni sono il titolo del fascicolo, del documento, del registro e c’è anche sulla pergamena (sul cui retro si trova l’intitolazione).
La classificazione d’archivio è il riferimento al titolario: serie, sottoserie e numero di fascicolo.
L’assegnatura è quella provvisoria, consequenziale a catena
Il supporto fondamentalmente o è cartaceo o membranaceo. Oggi troviamo in discreta quantità microfilm, fotografie, videocassette… slide
supporti odierni
La Cartolazione è l’Indicazione del numero di carte. Ogni carta ha due pagine: il retto e il verso. Va messo per un motivo di controllo e anche per
far sapere all’utente di quante carte è costituito il fascicolo in questione. Per l’archivista però è un sistema di controllo. Esempio: se prima in un
fascicolo c’erano 300 carte e dopo due anni 250 significa che ne mancano 50 e che probabilmente qualcuno le ha portate via -> quello che
accade più spesso negli archivi è proprio il furto.
Conservazione -> si deve indicare in che stato di conservazione si trova il documento: ottimo, buono, discreto, mediocre, cattivo, pessimo (per i
documenti negli stati peggiori, viene anche indicata una piccola descrizione sommaria del perché)
Contenuto -> Come si fa un contenuto? Bisogna rispondere a: chi fa cosa e quando. Infatti bisogna indicare: Natura del documento (ovvero il
valore giuridico del documento in questione); la data; se è una copia o un’originale; l’autore del documento; contenuto; forma del documento;
contenuti accessori autonomi; note; bibliografia sull’ente; le abbreviazioni. Fine ele

INVENTARIO D’ARCHIVIO NORME ISAD e

ISAAR
Norme ISAD e ISAAR, abbiamo visto quali sono gli elementi fondanti dell’inventario d’archivio, che è lo strumento di corredo più importante e
completo che accompagna gli archivisti storici.
ISAD sono le norme internazionali di descrizione archivistica, ISAAR sono le norme internazionali di descrizione dei file di autorità.
Per l’Italia noi abbiamo anche le norme NIERA, che sono piuttosto consistenti e sono in ogni caso ricostruite sulle ISAAR e sono le indicazioni
nazionali per la descrizione dei file di autorità, ovvero la descrizione degli enti produttori degli archivi (che siano persone, enti complessi, istituti
pubblici, magistrature dei diversi secoli) e queste indicazioni sono cogenti.

Standard descrittivi:
1. Norme ISAD (G)
2. Norme ISAAR
Riepilogo elementi necessari alla descrizione inventariale:
Non tutte le voci che possono essere inserite nella descrizione inventariale sono necessarie.
Le voci di questo elenco invece sono assolutamente indispensabili per quanto riguarda il singolo documento.
1. Segnatura → ordine progressivo
Classificazione → inserimento dell’unità archivistica all’interno del sistema concettuale dell’archivio
2. Numerazione progressiva
3. Intitolazione → è come potrebbe apparire all’esterno di ogni unità archivistica un vero e proprio titolo che di solito rispetta l’atto
giuridico posto in essere con quel determinato documento
4. Datazione
5. Regesto → contenuto
6. Supporto
7. Dimensioni/ cartolazione/ paginazione
8. Conservazione

In termini di insieme dell’archivio e delle serie, vengono fatte anche le introduzioni storiche e archivistiche, assolutamente necessarie.
[Link]
scaricare il PDF presente nella pagina: ISAD (G)

Nell’indice c’è una divisione per AREE: area dell’identificazione, area delle informazioni sul contesto, area delle informazioni relative al
contenuto e alla struttura, area delle informazioni relative alle condizioni di accesso e utilizzazione, area delle informazioni relative a
documentazione collegata, area delle note, area di controllo della descrizione.
L’insieme delle informazioni da prendere in esame sono suddivise in aree diverse, seppur siano le stesse dell’elenco già visto. Si tratta solo di una
diversità apparente, perché poi i software che propongono l’inventariazione è molto più intuitivo e non c’è suddivisione in aree, ma una
suddivisione logica ed intuitiva in ambienti esterni ed ambienti interni.
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Per ogni paragrafo è descritto lo scopo e la regola, sono altresì riportati degli 3. ELEMENTI DI DESCRIZIONE
esempi. 3.1 AREA DELL’IDENTIFICAZIONE
1. Es. DENOMINAZIONE O TITOLO – 3.1.2 3.1.1 Segnatura/e o codice/i identificativo/i
Scopo: Denominare l’unità di descrizione. 3.1.2 Denominazione o titolo
Regola: Riportare il titolo originale oppure attribuire un titolo conciso in conformità 3.1.3 Data/e
alle regole della descrizione in più livelli e delle convenzioni nazionali. 3.1.4 Livello di descrizione (si tratta di un fondo/sub-fondo,
Se opportuno, accorciare un titolo troppo lungo, a condizione che ciò non determini serie/sottoserie, singolo documento)
la perdita di qualche informazione essenziale. 3.1.5 Consistenza e supporto dell'unità di descrizione
In un titolo attribuito includere, al livello più elevato, la denominazione del soggetto (quantità, volume, dimensione fisica)
3.2. AREA DELLE INFORMAZIONI SUL CONTESTO
produttore della documentazione. Ai livelli inferiori può essere incluso, ad esempio, il
3.2.1. Denominazione del/dei soggetto/i produttore/i
nome dell’autore del documento e un termine che indichi la tipologia documentaria
che costituisce l'unità di descrizione e, se risulta opportuno, una locuzione che faccia 3.2.2. Storia istituzionale/amministrativa, nota biografica
riferimento alla funzione, all'attività, all'oggetto, alla localizzazione geografica o 3.2.3. Storia archivistica
all’argomento. 3.2.4. Modalità di acquisizione o versamento
3.3. AREA DELLE INFORMAZIONI RELATIVE AL CONTENUTO E
Distinguere le intitolazioni proprie da quelle attribuite secondo le consuetudini
ALLA STRUTTURA
linguistiche o nazionali. 3.3.1. Ambiti e contenuto
Esempi: 3.3.2. Procedure, tempi e criteri di valutazione e scarto
I. «Affari risoluti» (Serie) Italia, Archivio di Stato di Firenze Nota: Titolo 3.3.3. Incrementi previsti
originale 3.3.4. Criteri di ordinamento
II. «Filza 1» (Fascicolo/unità archivistica) Italia, Archivio di Stato di Firenze 3.4. AREA DELLE INFORMAZIONI RELATIVE ALLE CONDIZIONI
Nota: Titolo originale di una unità archivistica della serie «Affari risoluti», DI ACCESSO ED UTILIZZAZIONE
citata sopra, in conformità delle regole della descrizione in più livelli. 3.4.1. Condizioni che regolano l’accesso
III. Materiali di studio sulla politica estera italiana durante la prima guerra 3.4.2. Condizioni che regolano la riproduzione
mondiale: documenti diplomatici dall ’archivio di Carlo a Prato 3.4.3. Lingua/scrittura della documentazione
(Fascicolo/unità archivistica) Italia, Istituto Storico della Resistenza in 3.4.4. Caratteristiche materiali e requisiti tecnici
Toscana Nota: Titolo attribuito 3.4.5. Strumenti di ricerca
3.5. AREA DELLE INFORMAZIONI RELATIVE A
DOCUMENTAZIONE COLLEGATA
Altri esempi tratti dal documento: 3.5.1. Esistenza e localizzazione degli originali
[c.1971] -1996 (Fondo) Canada, York University Archives 3.5.2. Esistenza e localizzazione di copie
La parentesi quadra riporta al suo interno ciò che è stato ricostruito. 3.5.3. Unità di descrizione collegate
La datazione in questo caso appartiene a un fondo degli York University Archives 3.5.4. Bibliografia
3.6. AREA DELLE NOTE
Fine anni ‘30- primi anni ‘40 (Fascicolo) Italia, Istituto Storico della Resistenza in 3.6.1. Note
Toscana 3.7. AREA DI CONTROLLO DELLA DESCRIZIONE
Nota: Date nelle quali il fascicolo si è formato 3.7.1. Nota dell’archivista
Questa datazione esplicita sui documenti che mancano delle date certe. Giudicando 3.7.2. Norme o convenzioni
da ciò che viene raccontato dal documento, dalla scrittura e da altri elementi si può 3.7.3. Data/e della descrizione
ragionevolmente stimare tale datazione. Siamo in presenza di un fascicolo che
appartiene all’Istituto Storico della Resistenza in Toscana.

sec. XIII -1777, con copie di documenti dal 1185 (Fondo)

Italia, Archivio di Stato di Firenze
Nota: Date di un fondo che contiene alcuni documenti del XIII secolo, che sono copie di documenti più antichi. Si parla di un fondo. È indicato il
secolo quando non ci sono sufficienti documenti per dare una specifica, una continuità. Ciò significa che ci saranno migliaia di documenti del
1777 e una quantità esigua di quelli appartenenti al XIII secolo.
2. Es. DENOMINAZIONE DEL/DEI SOGGETTO/I PRODUTTORE/I – 3.2.1
Scopo: Identificare il soggetto (o i soggetti) produttori dell’unità di descrizione.
Regola: Indicare il nome dell'organismo (o degli organismi) o della/e persona/e responsabile/i della produzione, accumulazione e conservazione
della documentazione dell’unita di descrizione. Il nome dovrebbe essere formulato in una forma standardizzata come prescritto dalle convenzioni
nazionali in conformità dei principi di ISAAR (CPF).
- Particolarità indicare il nome dell’organismo in modo standardizzato, ed ecco che qui entrano le ISAAR: cioè non possiamo chiamare una
Magistratura una volta con il singolare, una volta col plurale o con vari modi con cui può essere [Link] scelto il nome più utilizzato
ed inserire tutte le successive forme non standardizzate di denominazione dell’ente produttore. ma queste sono norme ISAD: ecco che
ISAD e ISAAR si intersecano continuamente tra loro.

Esempi:
II. Segreteria di Stato (Granducato di Toscana, 1737-1808) (Fondo)
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Italia, Archivio di Stato di Firenze

Segreteria di Stato è l’indicazione standardizzata che va riconosciuta da tutti. Poi può darsi che, nel secolo di vita del documento si siano trovate
altre denominazioni, ma queste vanno ricondotte a questa denominazione, cioè vanno inserite ma devono far capo alla denominazione standard.

3. Es. STORIA ISTITUZIONALE/AMMINISTRATIVA, NOTA BIOGRAFICA – 3.2.2

Scopo: Fornire una storia istituzionale/amministrativa o un profilo biografico del soggetto produttore (o dei soggetti produttori), per collocare la
documentazione nel proprio contesto e facilitarne la comprensione.
Regola: Indicare in forma concisa tutte le informazioni significative sull'origine, l'evoluzione, le vicende e l’attività dell'organismo (o degli
organismi) o sulla vita e l'attività della persona (o delle persone), responsabili della produzione dell’unità di descrizione. Se ulteriori informazioni
possono essere reperite in una fonte edita, citare questa fonte.
L’Area delle informazioni di ISAAR (CPF) suggerisce degli specifici elementi informativi che possono essere inclusi in questo elemento.
Per singole persone o per famiglie indicare informazioni quali: nomi completi e titoli, date di nascita e morte, luogo di nascita, luoghi di residenza,
attività, professioni o incarichi, nomi originari ed ogni altro nome acquisito, realizzazioni significative e luogo di morte.
Esempi:
III. Gaetano Salvemini nacque a Molfetta l’8 settembre 1873. Compiuti gli studi ginnasiali e liceali in seminario, per la mancanza di mezzi
economici della famiglia, nel 1890 vinse una borsa di studio presso l’Istituto di studi superiori pratici e di perfezionamento di Firenze
dove si laureò con una tesi su La dignità cavalleresca nel Comune di Firenze. L’intensa produzione scientifica gli valse, nel 1901, il
conseguimento della cattedra di storia medievale e moderna all’Università di Messina. Il forte impegno politico all’interno del Partito
socialista si espresse nella collaborazione alla stampa socialista («Critica sociale» e «Avanti!»). Nel 1908 nel terremoto che distrusse la
città di Messina, perse la moglie, i cinque figli ed una sorella ed egli stesso si salvò per puro caso. Frattanto l’approfondirsi delle
divergenze con i gruppi dirigenti del Partito socialista lo andavano allontanando dallo stesso partito, da cui uscì nel 1910 da posizioni
democratico-radicali, per fondare il settimanale «L’Unità». Lasciata, a seguito del terremoto, l’Università di Messina insegnò prima a Pisa,
per approdare poi alla cattedra di storia moderna dell’Istituto di studi superiori di Firenze. Allo scoppio della guerra mondiale si schierò
a fianco dell’interventismo democratico. Nel 1925 dette vita al primo giornale clandestino antifascista: il «Non Mollare», esperienza che si
chiuse con la scoperta e l’arresto dei promotori del giornale, fra i quali lo stesso Salvemini. Rimesso in libertà provvisoria, decise di
espatriare
clandestinamente. Nel 1934 conseguì la cattedra di storia della civiltà italiana, istituita in memoria di Lauro De Bosis, presso l’Harvard
University di Cambridge (Mass). Nel 1947 rimise piede per la prima volta in Italia dopo venti anni d’esilio, per tornarvi poi stabilmente
nel 1949. Si spense il 6 settembre 1957. (Fondo) Italia, Istituto Storico della Resistenza in Toscana.
4. Es. STORIA ARCHIVISTICA – 3.2.3
Scopo: Fornire le informazioni sulla storia dell’unità di descrizione che sono significative ai fini dell’autenticità, integrità e interpretazione della
documentazione.
Regola: Segnalare i successivi passaggi di proprietà, responsabilità, e/o custodia dell’unità di descrizione ed indicare quegli interventi che hanno
contribuito alla sua presente struttura e ordinamento, quali la storia degli ordinamenti, l’elaborazione di strumenti di ricerca coevi, il riutilizzo della
documentazione per finalità diverse o le migrazioni in ambienti software diversi. Fornire le date di questi interventi, nella misura in cui possono
essere accertate. Se la storia archivistica non è conosciuta, segnalarlo.

Eventualmente, quando l’unità di descrizione proviene direttamente dal soggetto produttore, indicare tale informazione nelle Modalità di
acquisizione o versamento (cfr. 3.2.4).
Occorre far capire a coloro che consultano far capire come si è formata l’unità di descrizione, perché gli archivi si formano con un legame
indissolubile, involontario e necessario. Tutto ciò che lega più unità archivistiche e va a comporre una serie, diventa storia archivistica e
contribuisce a far comprendere meglio al consultore il processo di formazione e redazione anche delle singole unità.

Esempi:
IV. L’Archivio della Segreteria di Stato costituiva la prosecuzione di quello cosiddetto del Consiglio di reggenza ed ambedue erano sottoposti
alla vigilanza del Direttore della Segreteria di Stato. Nel 1808, con l’annessione della Toscana all’Impero francese, i due archivi
confluirono nella Conservazione generale degli archivi ed ivi rimasero fino al 1814 quando, con la Restaurazione, fu ripristinata la
Segreteria di Stato, che ritirò dalla
Conservazione generale il solo Archivio della Segreteria di Stato dal 1765 al 1808, mentre l’Archivio del Consiglio di reggenza confluì
nella nuova concentrazione archivistica allora costituita e posta sotto il controllo dell’Avvocato Regio, denominata Archivi riuniti a quelli
delle Regie Rendite, dove fu ordinato ed inventariato. Negli anni successivi anche l’Archivio della Segreteria di Stato (1765-1808) passò
agli Archivi riuniti a quelli delle Regie Rendite, per poi confluire, nel 1846 assieme all’Archivio del Consiglio di Reggenza, nell’Archivio
delle Riformagioni. (Fondo)

Italia, Archivio di Stato di Firenze

Annotazione interessante: abbiamo due singoli archivi diversi formati da due organismi diversi, con questo chiarimento mettiamo in correlazione
due archivi.
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Queste notizie sono importantissime perché mettono il fruitore nelle condizioni di capire se gli antecedenti di questi documenti esistano e in quale
archivio si trovino, o se i successivi atti giuridici di cui si sta interessando debbano essere cercati in un’altra serie/sottoserie/archivio.
Abbiamo una serie di fondi degli orfanotrofi di Milano che sono stati riuniti in epoca napoleonica e sono diventati parte di un altro archivio,
l’Archivio della Congregazione di Carità diviso in più sezioni, di cui la terza sezione era dedicata agli orfanotrofi.
Successivamente alla caduta di Napoleone, gli enti che avevano dovuto portare i propri archivi nella sede dell’Archivio della Congregazione di
Carità hanno cominciato a richiederli e dal 1825 in poi questi enti sono tornati in possesso di alcuni dei loro archivi, o meglio di parte dei loro
archivi.
In seguito l’archivio della Congregazione di Carità è entrato a far parte dell’archivio dell’Ospedale Maggiore di Milano.
Inoltre alcune decisioni, poiché fu abrogato il Consiglio Unico di Amministrazione, furono prese da ogni ente in modo indipendente. Ogni ente si
auto-amministrava ed alcune delle decisioni erano prese all’interno dei singoli enti, nonostante formalmente esistesse ancora la Congregazione di
Carità.

5. Es. CRITERI DI ORDINAMENTO – 3.3.4

Scopo: Fornire informazioni sulla struttura interna, l'organizzazione e/o il sistema di classificazione dell'unità di descrizione.
Regola: Fornire specifiche informazioni sulla struttura interna, l'organizzazione e/o il sistema di classificazione, indicando come esse siano state
trattate dall’archivista. Per la documentazione elettronica, riportare informazioni o riferimenti all’architettura del sistema. In alternativa, includere
queste informazioni nell’elemento Ambiti e contenuto (3.3.1), conformemente alle convenzioni nazionali.
Oggi esiste un titolare che fornisce questo inquadramento concettuale, negli archivi antichi però i titolari non esistevano, quindi dobbiamo fornire
al ricercatore delle indicazioni sui criteri di ordinamento perché tornando indietro nei secoli i criteri di ordinamento erano anche soltanto le
indicazioni delle segnature cassetto, ripiano, armadio.
Esempi:
V. I documenti sono ordinati in unica serie cronologica (Sottofascicolo) Italia, Istituto Storico della Resistenza in Toscana
6. CONDIZIONI CHE REGOLANO L’ACCESSO – 3.4.1.
Scopo: Fornire informazioni sulla condizione giuridica e su altre forme di regolamentazione che limitano o condizionano l’accesso all’unità di
descrizione.
Regola: Precisare la legge o la condizione giuridica, gli accordi, le regolamentazioni particolari e gli specifici provvedimenti che condizionano
l’accesso all’unità di descrizione. Quando opportuno, indicare la durata del periodo di esclusione dalla consultazione e la data nella quale il
materiale verrà reso disponibile.
Esempi:
VI. Consultazione limitata e con autorizzazione del Comitato per la pubblicazione delle Opere di Salvemini (Fondo) Italia, Istituto Storico della
Resistenza in Toscana.
7. CARATTERISTICHE MATERIALI E REQUISITI TECNICI – 3.4.4.
Scopo: Fornire informazioni su tutte le caratteristiche materiali e i requisiti tecnici che siano rilevanti ai fini dell’utilizzazione dell’unità di
descrizione.
Regola: Indicare tutte le condizioni materiali, che influiscano sull'utilizzazione dell'unità di descrizione, quali ad esempio esigenze di
conservazione. Dar conto dei software e/o degli hardware necessari per avere accesso all’unità di descrizione.
Esempi:
VII. Sigillo fragile, escluso dalla riproduzione in attesa del restauro (Unità documentaria) Italia, Archivio di Stato di Firenze

Sono importanti anche perché in Italia abbiamo la peculiarità della presenza di archivi antichissimi e quindi spesso si parla di sigilli, pergamene,
supporti scrittori particolari.
8. STRUMENTI DI RICERCA – 3.4.5.
Scopo: Segnalare tutti gli strumenti di ricerca relativi all’unità di descrizione.
Regola: Dare informazioni su tutti gli strumenti di ricerca esistenti presso l’istituto archivistico o presso il soggetto produttore che possano
fornire informazioni sul contesto e il contenuto dell’unità di descrizione. Se opportuno, specificare a chi rivolgersi per ottenere copia di tali
strumenti. Esempi:
VIII. Segreteria di Stato (1765-1808), inventario a cura di O. Campanile, Firenze, 1989, Inventari, N/292 (Fondo) Italia, Archivio di Stato di
Firenze.
9. ESISTENZA E LOCALIZZAZIONE DEGLI ORIGINALI – 3.5.1
Scopo: Indicare l’esistenza, la localizzazione, la disponibilità e/o la distruzione degli originali nel caso in cui l’unità di descrizione consista di copie.
Regola: Nel caso in cui sia disponibile (nella stessa istituzione archivistica o altrove) l’originale dell'unità di descrizione, segnalarne la
localizzazione e la segnatura. Se gli originali non esistono più, o la loro localizzazione è ignota, riportare tale informazione.
Esempi:
IX. Attualmente le carte a Prato sono conservate presso l’archivio dell’Istituto nazionale per la storia del movimento di liberazione in Italia
(Milano). Su Carlo a Prato e il suo archivio cfr. TORCELLAN N., Per una biografia di Carlo a Prato, in Italia contemporanea, 1970, lug.-
set., 124, p. 3-48, dove è anche la descrizione sommaria del Fondo a Prato (Fascicolo/unità archivistica) Italia, Istituto Storico della
Resistenza in Toscana
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Nota: L’unità di descrizione è composta di copie delle carte di Carlo a Prato

Succedeva spesso, soprattutto negli archivi del ‘600-‘700 di famiglia, di perdere quelle che erano attestazioni di nobiltà o di diritti feudali e così
ne veniva richiesta, andando ad esempio nell’archivio del Gran Ducato di Toscana, l’originale rilasciata dal al Granduca e se ne faceva una copia.
Dunque a volte negli archivi di famiglia sono contenute vari documenti che sono copie.
È corretto segnalare le copie, perché il ricercatore potrebbe essere interessato ad esaminare l’originale.
10. ESISTENZA E LOCALIZZAZIONE DI COPIE – 3.5.2
Scopo: Indicare l’esistenza, la localizzazione e la disponibilità di copie dell’unità di descrizione.
Regola: Nel caso in cui sia disponibile (nella stessa istituzione archivistica o altrove) copia dell'unità di descrizione segnalarne la
localizzazione e la segnatura. Esempi:
X. Una copia dei microfilm e delle trascrizioni furono depositati nel maggio 1941 nella Widener Library di Harvard (Cambridge, Mass) e si
trovano ora nella Houghton Library (*48M-394) (Serie) Italia, Istituto Storico della Resistenza in Toscana.
11. UNITÀ DI DESCRIZIONE COLLEGATE –3.5.3
Scopo: Segnalare l'esistenza di unità di descrizione collegate.
Regola: Riportare informazioni su unità di descrizione esistenti nella stessa istituzione archivistica o altrove che siano prodotte dal medesimo
soggetto produttore o che siano collegate sulla base di un altro/i tipo/i di associazione. Per fornire tale segnalazione, utilizzare una terminologia
appropriata e spiegare la natura della relazione. Se l’unità di descrizione collegata è uno strumento di ricerca, farne riferimento utilizzando
l’elemento di descrizione Strumenti di ricerca (3.4.5).
Esempi:
XI. Le buste di affari direttoriali dal 1771 al 1785 sono attualmente conservate nel fondo Consiglio di reggenza (1737-1765), nn.1008-1025.
Anche ad esse si accede, come al resto della documentazione riferibile alla
Segreteria di Stato, attraverso la serie dei registri degli affari, conservata nel fondo Segreteria di Stato (1765-
1808). (Fondo) Italia, Archivio di Stato di Firenze

Le unità di descrizione collegate possono essere quelle che noi ad esempio chiamiamo allegati.
In questo esempio: la serie dei documenti inerenti agli affari direttoriali e la serie dei registri degli affari sono assolutamente collegate tra loro,
altrimenti non si potrebbero consultare.

LEZIONE 10 - 9 NOVEMBRE FATTO

EAC-CPF à linguaggio comune che riesce a fare parlare le descrizione con isaar
EAD à sistema generalizzato di marcatori per fare in modo che le descrizioni archivistiche comunichino e siano piu o meno simili cosi che
un soggetto possa confrontarli piu o meno tutti con facilità
ISDIA à standard per descrizione degli istituti conservatori d’archivio.

ISAAR
ISAAR (CPF) - International Standard Archival Autorithy Records for Corporate Bodies, Persons and Families Le ISAAR sono gli standard
internazionali per la descrizione dei record di autorità archivistici di enti, persone e famiglie, cioè per la descrizione uniforme dei soggetti
produttori degli archivi, che devono rispettare regole precise. Il file che elenca tutte le norme ISAAR è scaricabile online dalla pagina della
Direzione Generale Archivi, da consultare per la preparazione dell’esame.
Nel 1996 si è costituito un gruppo di lavoro nazionale misto sulle norme internazionali degli standard di descrizione archivistica ISAD, che dal
1997 si è occupato anche di ISAAD, che ha elaborato idee e proposte in materia, promuovendo l’attuazione di queste norme in Italia. La versione
degli ISAAR a cui ci rifacciamo oggi è la seconda versione elaborata nel 2004 da un team di studiosi che hanno diviso il fabbisogno di
esemplificazione in aree fondamentali, come appunto le ISAD.
Gli elementi di cui deve constare un record d’autorità sono riportati al capitolo 5 della normativa ISAAR, a sua volta suddiviso in QUATTRO AREE:
identificazione, descrizione, relazioni, controllo.
Tali aree identificano in primo luogo il soggetto produttore dell’archivio (5.1), che può essere: un ente (pubblico o privato), una famiglia, o un
singolo individuo. In questa sede è fondamentale identificare esattamente il soggetto con l’indicazione de:
• la tipologia all’interno della quale esso rientra (5.1.1)
• la forma autorizzata del nome (5.1.2) e le forme parallele del nome (5.1.3) ovvero le forme del nome normalizzate anche secondo altre
norme (5.1.4) e altre forme (5.1.5)
• i codici identificativi degli enti (5.1.6)

5. ELEMENTI DI UN RECORD DI ATTIVITÀ

5.1 AREE DELL’IDENTIFICAZIONE
5.1.1 TIPOLOGIA DEL SOGGETTO PRODUTTORE
Indica a quale delle specifiche categorie di soggetti appartiene l’entità descritta nel record d’attività. Le categorie possono essere solo: ente
(pubblico o privato), singolo individuo, famiglia.
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5.1.2 FORMA AUTORIZZATA DEL NOME

Bisogna poi dare la forma autorizzata del nome, ovvero una sorta di chiave d’acceso che identifichi in modo univoco il soggetto (ente, persona, famiglia).
Ad esempio, nell’800, nei documenti di famiglia di Manzoni, il cognome dell’autore si trovava riportato in maniera differente, ovvero con delle variazioni
(Manzone, Manzoni, Manzonis, e simili). Questo significa che il cognome “Manzoni” allora non era fermo ed esplicitato esattamente come lo conosciamo oggi,
bensì riportava diverse varianti, oggi non autorizzate ma comunque da citare poiché si collegano a quella autorizzata e quindi sono funzionali alle ricerche. Sono
queste le cosiddette forme parallele del nome.
5.1.3 FORME PARALLELE DEL NOME
Come anticipato, è necessario segnalare le varie forme sotto cui la forma autorizzata del nome può comparire in altre lingue o in altre scritture.
5.1.4 FORME DEL NOME NORMALIZZATE SECONDO ALTRE REGOLE
Possono esserci anche forme normalizzate che non seguono regole internazionali, ma quelle di un singolo stato. In questi casi è dunque bene riportare le forme
standardizzate del nome dell’entità descritta in conformità con altre convenzioni o regole. Precisare le regole e/o, se opportuno, il nome dell’agenzia che ha
formulato queste forme normalizzate del nome.
In Italia esistono le RICA (Regole Italiane di Catalogazione per Autore), che a volte forniscono modelli discrepanti perché sono molto datate rispetto alle
definizioni archivistiche delle ISAD e ISAAR.
5.1.5 ALTRE FORME DEL NOME
Si noti che le denominazioni cambiano anche con l’attribuzione di nuovi uffici e a volte può darsi che venga aggiunta una parola oppure che ne venga tolta
un'altra. In questi casi bisogna riportare tutte le forme delle varianti, altrimenti non è possibile per il ricercatore trovare la connessione logica tra i documenti.
5.1.6 CODICI IDENTIFICATIVI DI ENTI
Esistono poi dei codici identificativi numerici o alfanumerici internazionali utilizzati per identificare l’ente.
5.2 AREA DELLA DESCRIZIONE
In quest’area bisogna descrivere la storia, le funzioni, il contesto e le attività svolte dall’ente, la persona o la famiglia identificati in precedenza.
5.2.1 DATE DI ESISTENZA
Si indicano qui le date di esistenza dell’entità descritta.
Per gli enti bisognerà citare le date di istituzione e di soppressione, oppure se l’ente è ancora in attività bisogna indicare l’arricchimento progressivo
dell’archivio. Per le persone si indicheranno invece gli estremi cronologici se la persona è morta.
5.2.2 STORIA
Dopo le date bisogna indicare una sintetica storia in forma narrativa o cronologica, ovvero una sintesi della stria del produttore dell’archivio.
5.2.3 LUOGHI
I luoghi sono importantissimi per il ricercatore, per sapere dove il soggetto ha avuto una giurisdizione territoriale, ovvero dove ha compiuto ciò che ha compiuto
in vita o che compie.
5.2.4 CONDIZIONE GIURIDICA
Indicare la condizione giuridica dell’ente significa specificare se si tratta di una amministrazione di antico regime, ovvero la sua tipologia.
5.2.5 FUNZIONI, OCCUPAZIONI, ATTIVITÀ 5.2.6 MANDATO/ FONTI NORMATIVE
Indicare le funzioni, le occupazioni e le attività svolte dall’entità descritta
Indicare le fonti normative che hanno conferito poteri, funzioni, responsabilità o ambiti di attività all’ente, famiglia, persona.
5.2.7 STRUTTURA AMMINISTRATIVA/ GENEALOGIA
È possibile ricostruire la genealogia di famiglie qualora la loro documentazione non abbia grandi perdite. Se infatti ci sono interruzioni anche solo da padre a
figlio/nipote, si fa fatica a a ricostruire il quadro familiare.
5.2.8 CONTESTO GENERALE
È opportuno fornire anche informazioni significative sul generale contesto sociale, culturale, economico, politico o storico del soggetto all’interno del quale
l’ente, la famiglia o la persona ha operato o vissuto. Questo aspetto si collega direttamente con alcuni campi che abbiamo visto della normativa ISAD.
5.3 AREA DELLE RELAZIONI
La finalità di questa area è di descrivere le relazioni con altri enti, persone e famiglie cui siano intestati altri record d'autorità.
5.3.1 NOMI/CODICI IDENTIFICATIVI DEGLI ENTI, PERSONE, FAMIGLIE CORRELATE
Se ad esempio trattiamo dell’ufficio economico del Gran Ducato di Toscana, dovremo indicare quali relazioni esso avesse instaurato con gli altri uffici del Gran
Ducato.
Questa regola vale per gli enti, ma anche per le famiglie e le persone. Grazie a queste testimoniante emergono affascinanti collegamenti tra famiglie e persone:
troveremo archivi collegati tra loro.
5.3.2 CLASSIFICAZIONE DELLA RELAZIONE
Identificare la categoria generale cui la relazione fra l’entità descritta e un’altra entità può essere ascritta. Si tratta di una relazione che può essere:
gerarchica/cronologica/familiare/associativa.
Es. l’archivio personale del principe Trivulzio venne perduto. Fu però rinvenuta nell’archivio dell’amico Gabriele
Verri, una corrispondenza di lettere tra quest’ultimo e il principe Trivulzio, che permisero di ricostruirne l’identità.
5.3.3 DESCRIZIONE DELLA RELAZIONE
5.3.4 DATE DELLA RELAZIONE
5.4 AREA DI CONTROLLO
5.4.1 CODICE IDENTIFICATIVO DEL RECORD D’AUTORITÀ
L’area di controllo è costituita dal codice identificativo univoco del record d’autorità all’interno del suo contesto di utilizzo.
5.4.2 CODICI IDENTIFICATIVI DELL’ISTITUZIONE RESPONSABILE
Identificano le agenzie responsabili dell’elaborazione del record d’autorità
5.4.3 NORME E CONVENZIONI
Bisogna indicare le norme e le convenzioni nazionali e internazionali utilizzate.
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In Italia ad esempio esistono le NIERA, ovvero sono norme che consistono nella codificazione e trattazione e integrazione delle norme ISAD E ISAAR al
contesto italiano. Esse non dicono niente di diverso, ma le calano solo nel contesto italiano.
5.4.4 GRADO DI ELABORAZIONE
Il grado di elaborazione è lo stadio di elaborazione del record di autorità. Bisogna indicare se si tratta di una versione preparatoria, definitiva o rivista o
eliminata.
5.4.5 LIVELLO DI COMPLETEZZA
Bisogna indicare se il record d’autorità adotta un livello di completezza, minimo, intermedio o massimo.
I livelli di completezza minimi sono quelli che riportano solo gli elementi essenziali obbligatori.
L’inventario d’archivio normalmente viene commissionato all’esterno ovvero elaborato all’interno dal funzionario dell’archivio. In quest’ultimo caso il funzionario
può essere anche molto esteso nelle sue indicazioni; al contrario, quando l’inventario viene commissionato dall’esterno, il committente desidera avere un
inventario non tropo costoso, che quindi abbia come indicazione solo le voci principali.
5.4.6 DATA DI REDAZIONE, REVISIONE O CANCELLAZIONE
5.4.7 LINGUA E SCRITTURA
5.4.8 FONTI 5.4.9 NOTE SULLA COMPILAZIONE DEL RECORD
Indicare le fonti utilizzate per capire chi fosse il redattore di archivio.

Un archivista o chiunque si occupi di un ente che ha a che fare con un archivio deve tenere presente la normativa ISAD e ISAAR perché, anche
qualora non dovesse usare un software predisposto, tutto ciò che viene indagato potrà essere poi riversato in un software dedicato ed essendo
stato fatto secondo le normative non dovrà più essere rifatto.

INVENTARIO D’ARCHIVIO
Richiamiamo gli elementi principali di rilevazione nel fare un inventario d’archivio, sia che si tratti di un singolo documento, sia che si tratti invece
di un intero fascicolo.
Considerazioni su cosa occorre prendere (sia i dati interni che i dati esterni) per fare un inventario, ovvero sugli elementi necessari che troviamo
anche nelle ISAAR e ISAD.
Riepilogo degli ELEMENTI NECESSARI ALLA DESCRIZIONE INVENTARIALE:
• segnatura/classificazione: il documento può avere una sua segnatura antica oppure bisogna assegnargliela
• numerazione progressiva
• intitolazione: è il titolo giuridico del singolo documento ovvero del fascicolo
• datazione
• regesto (contenuto del documento)
• supporto (carta/pergamena, altri)
• dimensioni (se è un singolo documento pergamenaceo)/ cartolazione/ paginazione
• stato di conservazione.

LEZIONE 12 - 16 NOVEMBRE

ARCHIVIO COME BENE CULTURALE

Prendiamo in esame l’archivio come bene cultuale, sembra scontato al giorno d’oggi considerare un archivio come bene culturale, in realtà non lo
è stato per lunghissimo tempo, anche in considerazione della formazione stessa dell’archivio.

Un archivio si forma per altre diverse ragioni che non sono strettamente legate inizialmente con la cultura: è stato lungo e difficile il cammino della
considerazione dell’archivio come bene culturale. Oggi si è arrivati a pensare che l’archivio sia un bene culturale sin dalla sua nascita e che quindi
vada tutelato sin dal momento della sua formazione, noi abbiamo visto le tre fasi della vita di un archivio e la sua formazione, quando dei
documenti apparentemente senza alcun risvolto culturale, tuttavia entrando a far parte di un processo “di invecchiamento” arrivano ad essere
conservati nell’archivio storico e poi fruiti dal pubblico e considerati un bene culturale.

Un piccolo esempio che abbiamo toccato con mano è il fascicolo personale di Angelo Rizzoli, nell’archivio dove è conservato è stato consultato
moltissime volte come possiamo immaginare, tantissimi hanno svolto ricerche, libri, articoli su Angelo Rizzoli, è diventato un bene culturale
fondamentale. Questo cammino non è stato semplice e la considerazione dell’archivio come bene culturale fin dal suo nascere non è così
accettata tranquillamente proprio per la caratteristica dei documenti.

L’ufficio protocollo che conserva e tratta i documenti al loro nascere sono sottoposti strettamente alla tutela e alla vigilanza della sovraintendenza
archivistica. Si è arrivati da qualche decennio a considerare l’archivio come bene culturale.

Solo con il 19esimo secolo, che matura un concetto di archivio come fonte storica, stiamo parlando dell’Italia e degli archivi a disposizione nel loro
complesso, si arriva al concetto non solo dell’archivio storico come fonte storica, a questo ci erano arrivati già i pariaurini nel 600, ma all’archivio
nel suo complesso, nelle sue tre fasi di vita come fonte storica. Ci si chiese in Italia da quale ministero dovessero dipendere gli Archivi di Stato.
Ovviamente stiamo parlando dell’Italia Unita, quindi dopo il 1861. Venne istituita la Commissione Cibrario nel 1870 per porre dei quesiti
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relativamente agli archivi nel loro complesso: questa commissione respinse la nomenclatura di archivi storici e amministrativi dipendenti da due
diversi ministeri, allora chiamati dicasteri.

Che cosa significava ciò? Significava un primo passo verso un concetto di archivio inteso in senso unitario: chi li amministrava non poteva e non
doveva farli dipendere da due diversi ministeri perché la domanda era proprio questa: devono dipendere gli archivi amministrativi dal ministero
dell’interno visto che ricoprono una valenza soprattutto giuridica e invece gli archivi storici dal ministero dell’istruzione (non c’era il MiBACT)? La
risposta fu no → gli archivi devono essere visti nella loro unicità.

Solo che prevalse nel 1874 l’unificazione sotto il Ministero dell’interno, così facendo si favorì l’interpretazione di un utilizzo amministrativo prima
che storico. È facilmente spiegabile questa risoluzione perché molti più erano i cittadini che cercavano, facevano ricerca, chiedevano documenti
per i loro interessi amministrativi che non i cittadini che cercavano documenti per interesse storico e quindi prevalse l’indicazione di un utilizzo
amministrativo più importante, che non quello storico e quindi gli archivi finirono tutti sotto la competenza del ministero dell’interno.

Il cammino della considerazione degli archivi come bene culturale sin dalla loro nascita è piuttosto difficoltoso per l’interpretazione di tipo
amministrativo e legale della funzione degli archivi, purtroppo passerà molto tempo, passeranno anche le leggi con l’istituzione delle
sovraintendenze nel ventennio però qualche passetto viene fatto con il codice civile italiano del 1942 dove tra le indicazioni dei beni culturali che
lo Stato tutelava. Nel ventennio le sovrintendenze vennero indicate meglio le funzioni per la tutela dei beni culturali, nel codice civile viene indicato
tra i beni culturali anche l’archivio nel suo complesso.

Dunque, un bel passo avanti è stato fatto con il DPR 1409/del 1963: è una legge quadro sui compiti degli Archivi di Stato e degli Archivi storici in
generale. Ora se è vero che il passo avanti è stato fatto riguarda tuttavia gli archivi di stato che sono archivi storici, cioè di conservazione →
negli archivi di stato gli oggetti, i documenti vi arrivano avendo compiuto i 40 anni previsti: non si tratta di archivi amministrativi, però le
attribuzioni, i compiti previsti da questa legge quadro sono così ben delineati che fanno in modo di inquadrare molto bene la materia e di far
comprendere bene il passaggio delle tre fasi e l’unicità dell’archivio in generale. Per la maggior parte degli articoli, questa legge non è più in
vigore perché è stata sostituita dal codice dei beni culturali, però ci sono altre leggi specifiche per gli archivi ad esempio dei comuni. Una delle
cose più importanti che si stabilirono in questa legge fu portare a 40 anni i termini per i versamenti negli archivi di Stato questo significò
delimitare la storicità della carte, significò affermare che sino ai 40 anni gli archivi avevano una funzione di tipo amministrativo, poi una
funzione di tipo storico e significò mettere in evidenza questo passaggio perché la documentazione pian piano invecchiava e quindi si passava
da quella amministrativa a quella storica.

I documenti venivano versati agli archivi di Stato con dei tempi molto limitati (5-10 anni) → spostare il termine a 40 anni ha definito in modo
molto particolare il termine degli archivi storici, ma così facendo ha messo in evidenza il fatto che parte degli archivi siano amministrativi fin
quando non diventano storici, gli archivi non sono frazionati, ma sono un tutt’uno e vanno tutelati proprio perché questo poi diventerà
storico. Viene capovolta la proporzione fra le ricerche a fine amministrativi e a fini storici. Viene delineato anche il legame inscindibile per la vita
dell’archivio, che prima è amministrativo e poi è storico.

Nel 1964 viene istituita la Commissione Franceschini per compiere ricognizione e indagine per la tutela del patrimonio culturale (storico, artistico
e paesaggistico) E il risultato fu che ci fosse la necessità di unificare tutti i beni culturali alle dipendenze di un unico ministero. Gli archivi che
erano sotto il ministero dell’interno, sarebbero passati sotto il ministero dell’istruzione e poi successivamente al MiBACT.
Il concetto venne ribadito dalla commissione Papaldo nel 1968 che sottolineò la necessità della creazione di un nuovo ministero, di togliere al
ministero dell’istruzione i beni culturali.
Nel frattempo, venne fatto un passo avanti anche a livello internazionale con la Convezione UNESCO firmata a Parigi 17 Novembre 1970 che
vietava l’illecita esportazione e importazione di beni culturali, fra i quali furono compresi gli archivi.
Negli anni 60 con le varie commissione il concetto è chiaro → gli archivi sono beni culturali, non soltanto amministrativi, non servono solo per
attestare diritti. Nel 1975 venne istituito con il DPR 805/75 il MiBACT (ministero per i beni culturali e ambientali).

Il concetto di fruizione secondo il Codice dei beni culturali (il DPR del 63 è quasi abolito, tranne per alcuni articoli che sono entrati a far parte del
codice dei beni culturali) il nostro codice è molto interessante e anche molto importante perché ha una struttura che parte dalla definizione del
concetto di cosa sia un bene culturale, da che cosa sia rappresentato e perché sia importante e passa attraverso la necessità della tutela da
parte dello stato (perché è lo Stato che tutela i beni culturali) e che vigilia attraverso le sovraintendenze e quindi di corretta conservazione, sino
al concetto molto importante della fruizione. Non si tratta solo di capire che cos’è un bene culturale, ma si tratta di farlo fruire ed è molto bene
esplicitata nel codice dei beni culturali. È un decreto legislativo del 2004, sono state fatte tantissime aggiunte a questo codice.

Nella struttura direzione generale per gli archivi nel ministero esistono diverse direzioni a seconda della tipologia del bene culturale da tutelare.
Lo Stato ha diretta gestione di tutela e conservazione sugli archivi statali.
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ARCHIVI STATALI (come quelli militari e di giustizia) → prodotti dagli uffici dello stato italiano e che terminata la loro vita amministrativa vengono
versati agli archivi di stato (archivi di concentrazione). Questa cosa non succede per i comuni, perché non sono magistrature dello stato, sono
enti pubblici, ma non statali.
Diretta gestione, tutela e conservazione da parte dello Stato attraverso gli Archivi di Stato e gli uffici ministeriali. Gli archivi di stato sono situati in
ogni capoluogo di provincia, non hanno niente a che vedere con gli archivi della provincia, regionali sono situati là. Si riempiono a poco a poco di
archivi degli uffici statali. Conservano documentazione stati preunitari italiani e documenti degli uffici statali decentrati sul territorio italiano. Sono
organi decentrati del ministero. Contengono i documenti solo degli enti pubblici statali.

ARCHIVI NON STATALI (pubblici e privati) → compiono azioni di tutela, vigilanza (non comprende un controllo sulla fase di riordino), controllo
svolte per il tramite delle soprintendenze archivistiche: svolgono una funzione di tutela e assistenza verso gli archivi non statali, pubblici e privati
dichiarati di notevole interesse pubblico. Loro aprono una sezione separata dei loro archivi storici.
Gli archivi pubblici e privati non statali sono conservati all’interno dell’ente che li ha prodotti in un’apposita sezione separata, sono assolutamente
vigilati dallo Stato attraverso le soprintendenze (se vogliamo cambiare una voce del titolario dobbiamo chiedere autorizzazione alla
soprintendenza). È evidente che questa cosa non deve avvenire per gli archivi dei privati che non sono notificati, come quelli che sono a casa
nostra.

Lo stato non interviene sugli ARCHIVI ECCLESIASTICI perché appartengono ad un altro stato, quello della chiesa. Lo stato italiano non ha alcuna
autorità sugli archivi ecclesiastici → la parrocchia può decidere di trasportare, esporre conservare meglio come loro credono i loro archivi
secondo la legislazione pontificia. Tra gli archivi ecclesiastici non sono compresi quelli dell’ufficio pontificio pre unitario, c’è una precisa differenza
tra gli archivi strettamente ecclesiastici e quelli pontifici pre unitari, lo stato pontificio prima dell’unità occupava gran parte dell’Italia centrale,
quindi amministrava come uno stato tutte le attività proprie. Questa documentazione è entrata a far parte degli archivi di stato del territorio
(alcuni si trovano a Bologna, altri nel Lazio, in Umbria → tutto ciò che riguardava strettamente lo Stato, sono finiti negli archivi di Stato). Sono
stati fatti salvi gli archivi ecclesiastici con l’unità, lo stato non si è intromesso nella gestione delle cose ecclesiastiche che sono altre dalla cosa
statale pontificia. In alcuni archivi si stato quindi sono contenuti alcuni documenti dello stato pre unitario, quindi dello stato pontificio, ma come
quelli dell’impero austriaco. Non dobbiamo restituire all'Austria i documenti dell’impero ausburgico perché sono dei documenti legati al nostro
territorio.

ARCHIVIO CENTRALE DELLO STATO si trova a Roma, è nato solo dopo l’unità e contiene gli archivi
prodotti dai ministeri, per questo si chiama centrale perché svolgono la loro attività a livello centrale nello
Stato. Alcuni ministeri per la loro importanza e per la discrezione li conservano in apposite sezioni interne,
ma in linea generale tutti gli archivi dei ministeri li fanno confluire in quelli centrali dello Stato. Si tratta
quindi di conservazioni archivi degli organi centrali dello Stato.
Archivio di stato si occupa di svolgere attività di sorveglianza sugli interventi di selezione e scarto degli
uffici periferici statalià stessa attività per gli archivi pubblici e privati non statali se ne occupa la
soprintendenza.

Il ministero dei beni culturali si compone anche di istituzioni periferiche → sono gli archivi di stato, le sezioni degli archivi di stato, delle
soprintendenze archivistiche e delle soprintendenze regionali (non sono della regione Lombardia, sono degli uffici regionali che coordinano tutte
le soprintendenze. Noi a Milano abbiamo le varie soprintendenze e sono coordinate da questa soprintendenza regionale)
Le competenze delle soprintendenze sono a livello regionale, mentre gli archivi di stato sono a livello provinciale. Hanno delle competenze verso
gli archivi degli enti locali (regioni, comuni), degli enti pubblici non statali e quelli privati (ospedali e famiglie, ma devono essere sempre
notificate).

Il CODICE URBANI ([Link]. 42/2004) è quello dei beni culturali → è strutturato in 5 parti con disposizioni
generali e principi, la definizione dei beni culturali, dei beni paesaggistici. Una parte consistente è costituita dalle
sanzioni previste per chiunque non ottemperi alle disposizioni previste, abrogazioni normative precedenti.

Nella parte prima, nelle disposizioni generali lo stato fissa i principi generali tra cui
Art. 3: la TUTELA COMPERENZA ESCLUSIVA DELLO STATO MA Viene auspicata la concorrenza delle regioni.
(l’individuazione, la protezione e la conservazione di questi beni, non per una ideologia astratta, ma per la
pubblica fruizione → la promozione della conoscenza di questo bene viene fatto tramite l’articolo 6) Art. 6: la VALORIZZAZIONE (promozione
della conoscenza). Lo Stato intendo tutelare e valorizzare questi beni.

Titolo I → La TUTELA è competenza esclusiva dello Stato e viene auspicata e sostenuta la concorrenza delle regioni tramite forme di intesa e
coordinamento, ovvero ci sono delle leggi regionali, in cui la regione stabilisce una sorta di coordinamento con lo Stato per la gestione degli
archivi o altro. Si evince che la tutela comprende anche la CONSERVAZIONE → le funzioni di conservazione e sorveglianza esercitate dagli Archivi
di Stato sono del tutto indipendenti dalle funzioni di vigilanza esercitate dalle soprintendenze archivistiche sul patrimonio documentario delle
Regioni e degli altri enti pubblici territoriali.
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- Art 10: specifica l’oggetto della tutela tra cui gli archivi e prende in considerazione tutte le forme considerate beni culturali, cioè opere
pittoriche, opere scultoree, spartiti musicali, le creazioni di software, qualsiasi cosa deve essere tutela sotto ogni forma.
- Art 17: CATALOGAZIONE → il decreto prevede la precisa catalogazione dei beni, se devo tutelare e conservare per valorizzare, ho
bisogno di sapere che cosa ho.
- Art 18, 19: VIGILANZA e ISPEZIONE → viene espletata dalle soprintendenze, lo Stato tutela ciò che può tutelare direttamente,
altrimenti vigila attraverso le soprintendenze del ministero. Possono ispezionare sia un privato oppure un comune e ha tre giorni di tempo per
annunciare la sua ispezione e quindi l’ente cerca di sistemare al meglio possibile gli oggetti che verranno ispezionati. Ci sono delle situazioni
gravi, la soprintendenza può imporre il restauro, il ripristino.
Capo III: PROTEZIONE e CONSERVAZIONE.
- Art 20: Interventi vietati → sono ad esempio gli spostamenti, noi non possiamo prendere un quadro e spostarlo come vogliamo, noi non
possiamo spostare un archivio, dobbiamo chiedere il nulla osta del ministero (smembramento degli archivi vietato, perché questo è un’unica
cosa);
- Art 21: Interventi soggetti ad autorizzazione;
- Art. 29: CONSERVAZIONE;
- Art. 30: Obblighi conservativi;
- Art. 31, 32, 33: Notevole ampliamento del potere sostitutivo dello Stato → se l’ente non svolge l’attività prevista dalla legislazione, lo stato
si sostituisce all’ente, lo fa per conto dell’ente.
- Art. 41: Obblighi di versamento agli Archivi di Stato e
- Art. 42: Archivi storici organi costituzionali → sono strettamente collegate a faccende archivistiche, perché prevede l’obbligo di versamento
dei documenti prodotti dagli uffici dello Stato, negli archivi di Stato, vengono elencati gli organi istituzionali dello Stato che tengono al loro
interno il proprio archivio storico.
- Art. 48: Autorizzazioni per mostre → anche per gli archivi è prevista questa autorizzazione per le mostre, perché i documenti soffrono
l’esposizione alla luce.
Capo IV: Circolazione in ambito nazionale.
- Art. 53: Beni Demaniali → i beni fanno parte del demanio dello stato;
- Art. 54: Beni inalienabili. Per quanto riguarda i beni di proprietà degli enti pubblici ricadono sotto il trattamento dei beni demaniali e
appartengono al demanio delle regioni e sono considerati inalienabili sino a ulteriore decisione.
Titolo II Fruizione e valorizzazione dei beni culturali → Regime di legislazione concorrente (che camminano insieme) nell’ambito dei principi
generali posti dallo Stato: concorso delle regioni e concorso di tutti gli enti pubblici e dei privati per la fruizione → gli enti pubblici e i privati sono
obbligati a far fruire i loro documenti e attraverso un regime di accordo, di competenze reciproche tra lo stato, gli enti pubblici e i privati.
La Famiglia Borromeo, tuttora esistente e proprietaria delle isole sul lago maggiore, possiede un importante archivio ricco di storia italiana e
molto consultato. Come si fa a consultarlo questo? Non può vietare la fruizione del proprio archivio, perché è importante per lo stato italiano. Con
un accordo, si estrapola ciò che è importante per la ricerca e lo si porta in un luogo neutro che non sia la casa di abitazione di Borromeo, di
solito lo si porta nelle soprintendenze. Questo vale per tutti gli archivi privati notificati. Lo stesso vale per gli enti pubblici.
Il nostro codice dice anche che l’attività di valorizzazione è subordinata a quella di tutela e salvaguardia, prima lo sistemi e lo conservi con
l’inventario e poi lo fai fruire. Ci sono dei principi generali e delle funzione delle regioni. Attribuzione ai proprietari dell’onere della fruizione.
Art. 101 e 102: Fruizione dei beni (archivi);
Art 111 e 112: Valorizzazione;
Art 115: Modalità di gestione;
Art. 117: Servizi aggiuntivi → esempi come servizi di riproduzione e tipicamente museali;
Art 118: Promozione dello studio e della ricerca → si attrezzano banalmente delle aule di studio;
Art. 119: Diffusione conoscenza nelle scuole. Ci sono delle precise modalità per la valorizzazione e la fruizione. Valorizzare significa proporre delle
nuove forme di fruizione, che magari non è solo la lettura del documento, ma anche ila trascrizione, la mostra ecc. Valorizzare significa produrre
gli strumenti per la fruizione. Consultabilità dei documenti:
Art, 122, 123, 124: Norme per l’accesso ai documenti degli enti pubblici e dello Stato → si prevedono alcune casistiche: i documenti storici degli
enti pubblici e dello stato sono liberamente consultabili perché arrivano in archivio storico dopo 40 anni, uno dei cardini della consultabilità sono i
40 anni, dall’ultima azione dell’affare. Ci sono delle eccezioni che prevedono 50 anni, i documenti che riguardano la politica interna ed estera
dello stato, dobbiamo tutelare i diritti di secretezza degli affari di stato. Ci sono anche dei documenti che vengono consultati dopo 70 anni
dall’ultimo documento contenuto che riguardano lo stato di salute, le scelte sessuali, le scelte religiose e tutto ciò che è strettamente personale;
Art. 126: Protezione dei dati personali → codice della privacy che prevede la trasparenza di tutti gli atti della pubblica amministrazione.
LEZIONE 13 - 18 NOVEMBRE

CONSULTABILITÀ E ACCESSO
La consultabilità nell’archivio storico, di deposito e corrente (art 122,123,124 cdbc consultabilità dei documenti degli archivi di stato, di enti
pubblici e famiglie).
Sono liberamente consultabili per scopi storici i documenti con i seguenti limiti temporali:
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• 40 anni dall’ultimazione dell’affare e per dati personali sensibili

• 50 anni per documenti di politica estera o interna dello Stato (per tutelare le scelte di politica dello Stato)
• 70 anni per dati personali sulla salute, vita familiare e sessuale dei singoli (dall’ultimazione dell’affare di cui trattano)
I documenti arrivano negli archivi storici dopo 30 anni da pochi anni a questa parte (non più 40).
Vi è un’altra indicazione non presente nel codice: il limite di 100 anni riguardante i documenti degli atti notarili.
All’archivio di stato vengono versati i documenti notarili dopo 100 anni dalla morte del notaio, quindi nel 2020
all’archivio di stato si stanno versando i documenti dei notai morti nel 1920. Documenti dunque consultabili dopo 100
anni dalla morte del notaio.

Codice Beni Culturali

• Art. 122, 123, 124: Norme per l’accesso ai documenti degli enti pubblici e dello Stato
• Art. 126: Protezione dati personali

La consultabilità nell’archivio di deposito/ legislazione

→ Codice [Link]. art. 124 e L. 241/90: Il Regolamento Interno.
In questo caso è il singolo ente che detiene l’archivio a stabilire le modalità di accesso e consultazione dei propri archivi di deposito e corrente.
Anche in questo caso l’accesso viene a confrontarsi con la protezione dei dati personali. Il titolare dei dati personali può bloccarne la divulgazione
qualora il loro trattamento possa arrecare danno alla dignità, riservatezza o identità personale dell’interessato.
Gli archivi pubblici sono consultabili per definizione, salvi i limiti previsti da singole leggi
→ L’art 124 il codice dice che nei casi di richieste riguardanti archivio di deposito e archivio corrente, è il singolo ente che lo possiede che
stabilisce le modalità di accesso e consultazione. In questo caso però il tutto si scontra con la legge sulla protezione dei dati personali, perché il
titolare dei dati può bloccarne la divulgazione se ritiene che questa possa danneggiarlo.
Vi sono altri diritti esercitabili per la consultazione di archivi storici:
• DIRITTO DI CRONACA: diritto di accedere a taluna documentazione per poter esercitare la professione di giornalista e informare la
cittadinanza.
• DIRITTO ALLA RICERCA: esercitato dai ricercatori di storia contemporanea, che possono chiedere una deroga non al Ministero dei BC,
ma a quello dell’Interno, che controlla che i documenti richiesti non rechino danno alla politica dello Stato.
Problemi: da un lato la legge sulla privacy, dall’altro la legge sulla trasparenza degli uffici della pubblica amministrazione, sempre più stringenti e
contraddittorie tra loro.

LEZIONE 14 - 23 NOVEMBRE FATTO

GLI ARCHIVI ECCLESIASTICI
Unici archivi che hanno una estensione mondiale.
Prima dell’unità esistevano altri stati con sistemi organizzativi diversi. Es anagrafe è comunale, prima nelle parrocchie, abbiamo gli alberi
genealogici prima dell’unità di Italia negli archivi delle parrocchie.
Intreccio tra autorità, popolo e famiglie al governo.
Gli archivi ecclesiastici si dipanano sul territorio italiano e mondiale: gli archivi dei vescovati, gli archivi degli ordini monastici (casa madre e singoli
monasteri), gli archivi delle confraternite religiose, gli archivi delle parrocchie e clero secolare. Si occupano di materie religiose e non
amministrative di Stato.

Gli archivi ecclesiastici sono archivi che raccontano la medesima storia (quella dello stato della chiesa) e spesso rappresentano un intreccio di
interessi fra autorità religiose, autorità civili e famiglie al potere.

Si osserva una multiforme attività degli enti ecclesiastici e una multiforme produzione di archivi:
o Archivi delle Congregazioni Pontificie à Congregazione è il termine con cui si definivano nella Curia romana i dicasteri
più importanti che collaboravano col papa nel governo spirituale e materiale della Chiesa cattolica. à Con papa Francesco hanno
cambiato nome in Dicasteri
o Archivi diocesani à Esistono sul Sistema Archivistico Nazionale (SAN sistema archivistico nazionale) le guide degli archivi diocesani
in 3 volumi
o Archivi delle mense vescovili àL'espressione mensa vescovile indica l'insieme dei beni a disposizione di una
diocesi cattolica per garantire una rendita sufficiente al mantenimento del vescovo, della sua residenza e della curia
diocesana.
o Archivi parrocchiali spiegato dopo
o Archivi capitolari à Esiste una guida degli archivi capitolari d’Italia, pubblicata dal Ministero della Cultura e disponibile in PDF
o Archivi dei monasteri e delle congregazioni à Approfondito dopo àleggi di soppressione della fine del sec XVIII: nei paesi cattolici
confusione negli archivi monastici; pochi quelli rimasti intatti.
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Quando non dispersi, si trovarono per lo meno frantumati, e i frammenti si ritrovano negli archivi statali in generale e presso
l'Ordine al quale il monastero apparteneva, e talvolta anche presso la Curia vescovile
o Archivi delle confraternite
o Archivi dei santuari
o Archivi inquisizione àCensimento degli archivi inquisitoriali in Italia in SIUSA (sistema informativo unificato
delle soprintendenze archivistiche)
o Archivi dei seminari (ricchi di antichissime biblioteche)
o Gli archivi dei tribunali ecclesiastici
o Gli archivi delle fabbricerie (es: Fabbrica di S. Pietro a Roma, Fabbrica del Duomo a Milano)

LEGISLAZIONE ITALIANA SU ARCHIVI ECCLESIASTICI

Lo stato italiano non ha potere di ingerenza sui documenti e sugli archivi dello stato pontificio.
Con l’unità dell’Italia all’inizio del ‘900, ci fu un’iniziale confusione per la collocazione degli archivi ecclesiastici degli enti soppressi (es: Barnabiti
negli anni 1860) (art. 24 R.D 3036/1866), quegli archivi sono stati inizialmente incorporati dallo Stato Italiano con diversi regolamenti. Una legge
apposita la evita: dal 1875 si provvede alla corretta attribuzione degli archivi degli enti ecclesiastici soppressi.
Il Concordato dell’11 febbraio 1929 porta alla restituzione di alcuni importanti archivi ecclesiastici incamerati dallo Stato Italiano (tra cui
quello della compagnia del Gesù, quello della Santa casa di Loreto).
Infine, il secondo concordato nel 1984 fra Italia e Santa Sede (sotto Bettino Craxi) stabilisce una collaborazione per salvaguardia,
valorizzazione e godimento dei beni culturali, compresi quelli ecclesiastici (e che prevede che lo Stato italiano conceda alla Chiesa dei fondi
per i suoi archivi).
Il Codice Urbani cita i beni culturali di interesse religioso all’articolo 9, ma non parla specificamente di archivi: solo nel 2005 (D.P.R nr.78) si
addivenne alla tutela dei beni culturali di interesse religioso appartenenti a enti e istituzioni ecclesiastici, tramite un’intesa tra il Ministro per i Beni
e le Attività Culturali e il Presidente della Conferenza Episcopale Italiana.
- Intervento dello Stato Italiano (finanziario, programmi e progetti)
→ C’era già una legge sui finanziamenti Statali per la conservazione, inventariazione, valorizzazione dei Beni Culturali che risale al 1986
(art. 2 nr. 253) e un Decreto nel 1997 che esplicitava le modalità di concessione dei contributi.
- Informazione reciproca sugli interventi deliberati

Alcuni registri parrocchiali tuttavia risalgono a prima del Concilio di Trento.

Si ha notizia, infatti, di alcune fonti riguardanti le trascrizioni dei battesimi che risalgono al 1379 a Gemona, al 1381 a Siena, al 1428 a Firenze
e al 1459 a Bologna.
I registri parrocchiali divennero obbligatori nel 1563, per quanto riguarda battesimi e nozze, e nel 1614 per i decessi.
Le annotazioni sui registri devono obbedire a precise formalità: ogni documento pubblico riporta il luogo, la data e la natura dell'atto
iscritto, il nome dell'officiante, il nome della parti interessate, quello dei testimoni presenzianti e deve essere sottoscritto dall'ufficiale.
La Chiesa cattolica prescrive che nei suoi registri le persone vengano designate non con il solo nome ma anche con l'indicazione della
parentela e della parrocchia di appartenenza. Queste informazioni ne accrescono l'utilità nelle ricerche documentarie.
La stesura degli atti, in alcune diocesi fino al XX secolo, avveniva in latino, secondo formule costanti a seconda dei diversi tipi di
registrazione (battesimo, matrimonio, morte).
Nei casi di parroci di campagna, di scarsa istruzione, può capitare che la lingua latina usata sia imprecisa o che le annotazioni siano in
volgare.
A volte a margine venivano annotate notizie particolari o degne di nota: una carestia, una nevicata particolarmente intensa, un terremoto,
una disgrazia, una battaglia o un fatto notevole accaduto alla persona di cui si era fatta registrazione. Anche tali notizie si rivelano di notevole
importanza storico-documentaria.
I registri parrocchiali sono una importantissima fonte di informazioni, soprattutto per la demografia e per ricerca genealogica.
ogni annotazione di battesimo riporta i nomi dei genitori (a volte del solo padre) e quindi è possibile risalire negli anni ricercando gli atti relativi
ai genitori.
L'informazione aggiuntiva della parrocchia di provenienza, inoltre, permette di continuare la ricerca a ritroso sui registri di altre parrocchie.

Anche lo Stato delle anime fornisce importanti informazioni sulle visite pastorali del vescovo nella sua diocesi e sulle situazioni soggettive
(economiche e lavorative) delle persone e delle loro famiglie (si veda alla voce Status Animarum: valore storico e documentario).

ARCHIVI MONASTICI
I monasteri sono stati oggetto di leggi di soppressione alla fine del secolo XVIII: a seguito della Rivoluzione Francese (1789) e l’impero
napoleonico tanti archivi furono saccheggiati e distrutti. Nei paesi cattolici lo scioglimento di numerosi ordini monastici generò confusione negli
archivi monastici. Ne rimasero intatti molti pochi.
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Quando non dispersi, si trovano per lo meno frantumati, e i frammenti si ritrovano negli archivi statali in generale o presso l’Ordine al quale il
monastero apparteneva (e talvolta anche presso la Curia vescovile)
• Contenuto
Titolario suddiviso in:
A) Organizzazione
Statuti e regolamenti; fondazioni; capitolo e atti capitolati; giurisdizione e circoscrizione; contratti e rogiti notarili; pergamene sciolte, bolle papali,
privilegi; notizie storiche à insieme di documenti che gestivano l’organizzazione del singolo monastero
B) Personale: Capi della congregazione
Elezioni e nomine; incarti personali di capi, abati, abbadesse, superiori, guardiani; elenchi dei membri del monastero (suore, frati, padri,
monache); novizi; laici; sacerdoti, cappellani e chierici; i confessori; i cantori. Si trovano in questa suddivisione anche la disciplina e la
corrispondenza.
C) Entrate e uscite
E’ suddivisa fra beni urbani e beni rustici. Si trovano qui anche i catasti, i diritti feudali di cui il monastero è detentore, i censi e le rendite, i diritti
parrocchiali, le decime, tutta la contabilità: i conti attivi e passivi in generale, le imposte, i sussidi e le offerte allo Stato, i prestiti attivi e passivi (i
monasteri siccome erano ricchissimi erano grandi centri di prestito - anche se vietato - sotto forma di una falsa vendita) , le prestazioni militari e
le elemosine.
D) Edifici: monastero e chiesa
Qui si trovano notizie sulla costruzione, sui restauri, sui mobili e banchi, sulla sagrestia, sulle opere d’arte e di religione, sull’organo e cantorie,
sul cimitero, sulle campane e sul campanile, sulle cappellanie e le confraternite (distribuiscono le elemosine, il pane, forniscono assistenza ai
carcerati, ecc… avevano sede nelle cappelle laterali delle chiese).
E) Funzione: amministrazione dei sacramenti
Qui troviamo messe, anniversari, cura e vicariato, la gestione delle reliquie, le visite canoniche, il coro, le scuole, i poveri e le elemosine.

ARCHIVI PARROCCHIALI
Archivio parrocchiale ha un’importanza ancora maggiore perché ci sono i registri delle nascite, dei morti, dei matrimoni, dei battesimi e delle
anime. Ciò significa la possibilità di avere informazioni sugli individui di un determinato territorio nel corso dei secoli: funzione fra i più importanti
degli archivi parrocchiali.
L’importanza sociale, attribuita ai registri parrocchiali in tutti i paesi, nei quali sino ad anni a noi vicinissimi facevano fede dello stato delle persone
(come l’anagrafe oggi), impone l’obbligo di considerare gli archivi delle parrocchie come basilari alla ricerca storica e demografica. Fino all’unità
di Italia, infatti, (e per gli stati austriaci perfino fino alla prima guerra mondiale), i compiti dell’anagrafe erano svolti dalle parrocchie: gli archivi
parrocchiali sono allora fondamentali per la ricerca storica e demografica.
L’ufficio d’anagrafe possiamo risalire soltanto sino al 1865, per tutte le regioni che concorsero alla costituzione del Regno d’Italia perché prima la
funzione anagrafica era svolta dalle parrocchie; Ma in alcune regioni la transizione avvenne più tardi, come la provincia di Roma che ha fatto
parte dello Stato Pontificio fino al 1871 e Trento e Trieste che erano sotto l’impero Austro Ungarico e non hanno avuto l’anagrafe fino al 1918.
Da sempre gli archivi parrocchiali sono stati considerati la base del diritto per lo Stato Pontificio, perchè le costituzioni pontificie nel 700 e il
Codice di Diritto Canonico insistono sulla corretta conservazione dei documenti e dei “libri delle anime” (i registri parrocchiali su cui erano scritte
le nascite, le morti, i matrimoni, i battesimi, le cresime).
Il Codice di Diritto Canonico (1917) riprende i decreti emessi dal Concilio di Trento, è a partire dal 500 che si è compresa l’importanza di avere
una base certa documentaria per contrastare la Riforma protestante, che poteva togliere il potere sociale e politico alla struttura cattolica, tra cui
le parrocchie, che vennero identificate come base per questa difesa poichè i loro archivi ne costituivano l‘essenza, infatti senza di essi era
impossibile testimoniare i diritti (ad esempio di proprietà immobiliare) ed interessi delle singole parrocchie. Col decreto del Concilio tridentino tutti
i libri acquistarono importanza legale.
E’ stata una presa di coscienza della necessità di tenere in ordine gli archivi, fomentata San Carlo Borrromeo, che prima di essere arcivescovo di
Milano è stato archivista in Vaticano.

I canoni 383 e 384 del Codex impongono la buona tenuta di questi archivi; e il 470 prescrive al parroco di tenere « librum baptizatorum,
confirmatorum, matrimoniorum, defunctorum; etiam librum de statu animarum »; di annotare nel libro dei battezzati i matrimoni contratti; e di
spedire annualmente alla Curia vescovile copia autentica di ognuno di quei libri.
à libri molto importanti, libro dello stato delle anime molto importanti perché descrivono il nucleo familiare, e anche per un aspetto economico,
venivano annotati i diritti percepiti dei parroci per l’amministrazione di alcuni sacramenti.

ATTIVITÀ DELLE PARROCCHIE (che venivano documentate): titolario di un archivio parrocchiale.

A- Notizie generali
documenti più antichi (pergamene, bolle e privilegi papali e documenti riguardanti la fondazione); cartulari, obituari, codici, inventari di beni e
statuti; la storia della parrocchia; definizione della circoscrizone e della gurisdizione che aveva la tal parrocchia su quel determinato territorio;
gestione delle chiese, delle costruzioni religiosi (es delle cappelle) ; Gestione dei cimiteri; a volte anche documenti riguardanti gli istituti e le
costruzioni appartenenti ad altre confessioni (in tempi più recenti)
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B- Personale della parrocchia

a) ecclesiastico:
I. Serie dei parroci; Serie degli economi (gestione di sostanziosi patrimoni); Nomina per elezioni; Presa di possesso;
Onoranze e sepolture dei parroci
II. Vicari, coadiutori; Nomina dei vicari, coadiutori; Mantenimento dei vicari, coadiutori III. Cappellani nella chiesa
parrocchiale; Cappellani della circoscrizione
IV. Predicatori e missionari
b) civile:
V. Sagrestano, Organista , I cantori della Schola cantorum ,Il campanaro Il becchino

C- Chiesa e casa parrocchiale: Fabbriceria (Costruzione e mantenimento della chiesa)

Costruzione ed edificio della chiesa e della canonica; Contributi comunali e governativi → non pagano l’IMU, ma altre tasse sì; Contributi dei
fedeli; Altari; Opere d'arte e di religione; Mobili della chiesa e della parrocchia; Banchi, legislazione e controversie relative; Organo e suono del
medesimo; Campane e suono delle medesime; Orologio della Chiesa; Funzioni della chiesa: ceri e lumi; Disciplina della chiesa e delle funzioni;
cimitero.

D- Beni e rendite
Economato dei benefici vacanti e fondo per il culto; Beneficio e prebenda; anche in questo caso c’è la gestione dei beni urbani e dei beni rustici
(cioè i beni disseminati nel contado); le rendite; le elemosine per la chiesa; offerte dei fedeli; spese di culto; uscite varie; elargizioni distribuzioni,
premiazioni.

E- Funzioni pastorali
Tra le più importanti ci sono: i libri di battesimo; le carte relative al sacramento del battesimo (legittimazioni, riconoscimenti, rettifiche); Libri di
matrimonio; le carte relative al matrimonio: (dispense, pubblicazioni, ecc); libri di morte e sepoltura; le carte relative alle morte e sepolture
(suicidi, traslazione delle ceneri, ecc); Libri delle anime, che si differenziano dagli altri libri poiché si tratta di un vero e proprio censimento
dettagliato, descrivono il nucleo familiare (nella circoscrizione di questa parrocchia nella tal cascina esistono x famiglie composte da xyz), in
questi libri a volte vengono fornite anche le età delle persone e il mestiere ( in Francia quasi tutti questi libri sono stati distrutti durante la
rivoluzione); elenco delle famiglie; Precetto pasquale;
Spesso nonostante le indicazioni date dal Concilio di Trento in poi, i libri delle anime non erano correttamente tenuti (o tenuti affatto). Per questo
sono intervenuti gli Archivi Diocesani, cioè le amministrazioni della Diocesi a livello centrale, che hanno svolto un’attività di concentrazione (come i
nostri archivi di stato) andando ad aiutare le parrocchie sia finanziariamente, sia prelevando gli archivi, soprattutto delle parrocchie di piccole
paesi, e facendoli confluire nell’archivio Diocesano.
L'archivio Diocesano di Milano è un esempio meraviglioso di archivio costruito ex-novo per le funzioni specifiche di conservazione archivistica, ha
raccolto e sta conservando e inventariando e provvedendo alla valorizzazione molti archivi parrocchiali di piccoli borghi lombardi, della diocesi di
Milano.

Sempre delle funzioni pastorali fanno parte anche: Il libro delle confermazioni e le carte ad esso legate; l’amministrazione dei sacramenti (viatico,
comunione ecc); messe di obbligo; fondazione di messe e anniversari; processioni, rogazioni; benedizioni; catechismo; casi dubbi in generale e
quesiti alla Curia vescovili; visite pastorali → Le visite pastorali sono importantissime, c’è un’enorme ineria serie all’archivio diocesano di Milano
relativa ad esse nel corso dei secoli. San Carlo ne ha compiute moltissime, riuscendo a visitare più volte le singole parrocchie nonostante tutti gli
impegni arcivescovili. Ci sono registri e registri delle sue visite, durante le quali la prima cosa di cui si accertava era che i libri delle anime e i
registri fossero tenuti bene.
Nelle parrocchie sono conservati i corrispettivi dei documenti conservati nell'archivio Diocesano in occasione delle visite compiute dagli
arcivescovi: Visite a domicilio per la Pasqua; per la salute pubblica e malattie; per religione; per assistenza; poi ci sono le varie funzioni pastorali:
L’Elenco dei poveri; elenco dei carcerati; la gestione degli asili infantili e dei giardini d'infanzia; Scuole.

DOCUMENTI DELLO STATO PONTIFICIO

I documenti di amministrazione dello Stato Pontificio, in quanto stato, si trovano nell’Archivio segreto Vaticano, ma anche in vari archivi
ecclesiastici (archivi delle parrocchie, dei monasteri, dei seminari ecc). Tanta parte dei documenti amministrativi dello Stato Pontificio si trovano
però nell’archivio di Stato di Roma, infatti come a Milano sono conservati i documenti del Regno Lombardo-Veneto e di tutti i governi precedenti,
a Roma c’è quello dell’ente territoriale che costituiva lo stato pre-unitario, cioè il Vaticano. Ma lo Stato Pontificio molto vasto, quindi i documenti
amministrativi non sono conservati tutti a Roma, tanti si trovano negli archivi dello Stato italiano competenti per territorio per gli organi periferici
dello Stato Pontificio (Bologna, Peugia, Latina ecc).

LEZIONE 15 - 25 NOVEMBRE FATTO

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GENESI ARCHIVIO DELLO STATO PONTIFICIO (ARCHIVIO VATICANO)

nei primi secoli dopo Cristo, rimane fondamentale per la storia del cattolicismo, la memoria di s. Antero papa (primo quarto del III secolo d.C.),
che gestas martyrum diligenter a notariis exquisivit et in ecclesia recondit .
Il Liber Pontificalis riporta il suo martirio sotto l’imperatore Massimino per aver fatto raccogliere gli ATTI DEI MARTIRI da alcuni notai e poi averli
fatti depositare negli archivi della Chiesa di Roma.
il Liber Pontificalis, ha una tarda data di compilazione (VI sec. d.C.).

Atti dei martiri

Si possono classificare gli «Atti dei Martiri» principali in tre categorie:
1. Rapporti ufficiali degli interrogatori
Resoconti non ufficiali redatti da testimoni oculari o per lo meno da contemporanei che pongono per iscritto testimonianze di testimoni oculari.
Documenti più tardivi rispetto alla data del martirio, redatti in base agli Acta del primo o secondo tipo, e perciò soggetti a revisioni di vario
genere. Quella che distingue questi Acta dalle classi precedenti sono gli aspetti letterari
Il Liber Pontificalis è costituito da una serie di brevi voci biografiche sui papi fino alla fine del IX secolo, poi continuata fino alla fine del XV secolo.
Le voci sono in ordine cronologico e riportano il numero di anni di servizio (dal quale si possono dedurre le date di inizio e fine pontificato), luogo
di nascita, parentela, imperatori corrispondenti, campagne di costruzione delle chiese, ordinazioni, luogo di sepoltura e periodo trascorso dalla
morte alla consacrazione del nuovo papa.
à Secondo le ricerche del Duchesne (fine XIX secolo), l'autore del Liber pontificalis sarebbe un oscuro prete, vissuto durante il periodo del
pontificato di Simmaco (498-514) e l'opera sua sarebbe stata poi continuata, fino al sec. IX, con successive aggiunte, coeve in genere ai singoli
papi, da funzionarî pontifici.

Da Papa Damaso I (367- 384), esiste notizia di un vero e proprio archivio della Chiesa, chartarius, scrinium ecclesiae romanae, al quale si
accenna anche ai tempi di Innocenzo I, Bonifazio I, Celestino I, Gelasio I, Bonifazio Il (530- 532), Ormisda, Pelagio I.
Papa Gregorio I magno (590-604) scrive di aver depositato le proprie omelie nell’archivio della Chiesa.

IV SECOLO
Dopo l’editto costantiniano di Milano (313), si ebbe, nel corso del IV secolo, la riorganizzazione delle chiese locali, il che portava a rinnovare gli
archivi e ad adeguarli alla nuova situazione. Così in Roma esisteva già nel secolo IV un archivio, chiamato “Chartarium Ecclesiae Romanae”, e
trasportato verso la metà del VII secolo nel palazzo lateranense.
CONFESSIONE DI SAN PIETRO à Contemporaneamente venne istituito un altro archivio presso la Confessione della basilica di S. Pietro, dove
nel corso degli anni furono gelosamente custoditi importanti documenti
presso la Confessione di [Link], tabernacolo della Chiesa romana, il papa Costantino I (708-715) aveva deposto gli atti del vescovo Felice di
Ravenna con sottomissione alla Sede romana; e i successori deposero poi gli atti sinodali.
- Sotto la cupola vaticana si apre la Confessione, luogo che accoglie la Tomba di San Pietro. Questo termine
esprime l'affermazione di una verità sino alla morte: quando un martire versa il proprio sangue per Cristo
lo confessa, proclamandolo in un atto di suprema testimonianza. Per una doppia rampa di 16 gradini per
lato si scende nella Confessione. Al di sopra della Confessione, sollevato da 7 gradini in marmo, si eleva l'Altare papale.
VII
L’archivio ha sede, nel 649, in Laterano, residenza dei papi. Si unisce, nel secolo seguente, colla
biblioteca e colla cancelleria apostoliche; e con esse ha, già nell’829, per capo un vescovo.
Turris chartularia à Un terzo archivio sorse a Roma intorno al 1083 alle pendici del Palatino, in prossimità dell’arco di Tito, nella cosiddetta
“Turris chartularia” che raccolse soprattutto documenti relativi alla amministrazione e al censo dei beni della S. Sede.
dall’anno 1083, i registri dei beni e delle entrate pontificie sembra fossero stati riposti nella turris chartularia, ai piedi del Palatino, ma la stessa
torre andò distrutta durante il periodo delle lotte con l’imperatore Federico II.
Papa Onorio III fu il massimo rappresentante del riordino del patrimonio della Sede Apostolica di cui il Liber censuum è il riflesso più autorevole.

Il Liber Censuum Romanae Ecclesiae è un documento medievale contenente l'annotazione delle entrate finanziarie e delle rendite immobiliari
provenienti dalle proprietà di tutte le diocesi e i monasteri, per il periodo dal 492 al 1192.
Il libro, in diciotto volumi, è noto anche, come Codice di Cencio, dal nome dell'autore, il cardinale Cencio Savelli
Venne redatto nel 1192.
Nel Medioevo, venne usato come titolo di vari registri di censi dovuti alla Chiesa di Roma da chiese e monasteri dipendenti dalla Curia romana,
raccolte quali il Polypticus di Gelasio I, il De privilegiis romanae Ecclesiae di Deusdedit, i cartulari monastici e i registri pontifici inerenti alla
materia.
Il Liber Censuum è fondamentale per la conoscenza dell’organizzazione economica e finanziaria della Santa Sede di quel tempo e per la
dimostrazione della capacità amministrativa e organizzativa di uno stato in formazione.
nel 1050, 1051, 1059, alcuni atti citano Pietro diacono, bibliotecario e cancelliere apostolico (monaco proveniente da Montecassino, 1107-
1159)
nel settembre 1171, Cianforino era notaio del sacro palazzo apostolico (E. Casanova, Storia degli archivi e dell’archivistica)
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Al finire del XII secolo, si era verificata una importante riforma nell’archivio apostolico.
Lasciando nel palazzo del Laterano gli atti correnti (archivio corrente), si era già pensato a sottrarre i documenti più importanti, anzi vitali per
la S. Sede, come i privilegi imperiali, le donazioni e simili, ai rischi che avrebbero potuto correre.

di gran lunga importante e duratura fu, sullo scorcio del XII secolo, la riforma compiuta dal papa restauratore della potenza e della dignità
pontificie, asceso al soglio nel 1198, Innocenzo III.
Egli riordina, insieme colla cancelleria apostolica , gli archivi della S. Sede: istituisce una nuova residenza presso S. Pietro, accanto a quella
Confessione, già custodia di documenti.
Da Innocenzo III comincia la serie dei registri pontifici

Gli archivalia negli inventari della biblioteca papale in Avignone

L’inventariazione dei beni librari e archivistici pontifici raggiunse in età gotica livelli straordinari per
precisione e accuratezza.
Ad Avignone ampie notizie sulla conservazione e la dislocazione degli archivalia arrivano dalla cosiddetta
recensio urbaniana, un inventario generale di beni mobili, libri e documenti, del palazzo papale nel 1369.
La compilazione fu guidata dal tesoriere pontificio, il cardinale Philippe de Cabassole, potente e colto amico di
Petrarca.
Si tratta delle raccolte documentarie in forma di libro.
I registri delle bolle, copie valevoli della documentazione principale prodotta dalla Santa Sede, sono descritti in
quarantanove voci corrispondenti a molti più pezzi ordinati secondo la successione dei papi e collocati
nell’anticamera che faceva da ingresso alla Sala del concistoro. L’elenco dei registri delle bolle chiude
significativamente tutto l’inventario.
Nel XV secolo, Sisto IV, della Rovere (1471- 1484), per impedire la dispersione degli atti più preziosi, fondò
l'archivio di Castel S. Angelo.
I successori ne curarono il mantenimento;
Clemente VIII, Aldobrandini (1592-1605) ne fece arredare, nel 1592, dall’architetto e capo mastro Baldassarre
Tellarini, la sala rotonda, alla sommità del maschio, cogli armadi costruiti dal falegname Ambrogio Pizzoli

L’archivio della Curia Romana fu ripreso ed ampliato da Giulio II che nel 1507, con la bolla Sicut prudens
pater familias, dette nuovo vigore al progetto del suo predecessore istituendo il Collegio degli Scrittori
dell’Archivio della Romana Curia con il compito non solo di conservare gli atti prodotti dai notai di Curia,
ma anche di immatricolare i notai forestieri e tradurre i loro atti.
Procedendo alla reintegrazione degli Archivi pontifici, Giulio II della Rovere (1503- 1513), colla bolla del 18
agosto 1507 prescrisse la restituzione alla Camera apostolica, nel termine
di otto giorni, di tutti gli atti pubblici o privati, che potessero spettarle.
Non comminò pene; ma si limitò a minacciare il sequestro delle carte. E, in pari tempo, prese cura
dell’ordinamento dell’archivio della Camera apostolica e dell’archivio della guardaroba o vestiario.

Pio IV, Medici (1559- 1 5 6 6 ) , si sente tanto più premuto dal bisogno di conservare e concentrare le
carte della S. Sede, e quindi dalla necessità di riprendere in esame il disegno d’Innocenzo III
sotto il suo pontificato il Concilio di Trento dà forma legale alla istituzione e conservazione dei libri
parrocchiali e degli archivi ecclesiastici.
Nel 1563, il Concilio di Trento rese obbligatori la tenuta dei registri di battesimi, cresime, matrimoni e morti.

Pio V, Ghislieri (1566- 1572) ricompone quel patrimonio archivistico disperso « in Palatio et Vestiario nostro,
Bibliotheca item vaticana et arce S. Angeli » e presso privati,
promulga la bolla del 19 agosto 1568, colla quale invita chiunque detenga atti spettanti alla Chiesa a
presentarli a due delegati pontifici incaricati di farne l'inventario, immobilizzandoli presso i detentori.
Quel provvedimento, ispirato dal card. Carlo Borromeo, diligentissimo intorno alle scritture ecclesiastiche, supera
nella sua importanza tutti quelli del secolo e segna nella legislazione archivistica un
progresso evidente
Non è più una vera e propria rivendicazione, ma forte limitazione del diritto di proprietà e della libertà
privata

Pio V, ancora, e Gregorio XIII, Boncompagni, (1572- 1585), sempre nell’intento della centralizzazione degli
archivi, si preoccupano di richiamare a Roma gli atti di Avignone, di Anagni, di Liegi (riuscendovi solo in
parte).
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Poi, compiuta la riforma dello Stato ed assicuratene l'amministrazione e la quiete da Clemente VIII, Paolo
V, Borghese (1605-1621), trovò la forza necessaria per vincere tutte le interne riluttanze e gli interessi
particolaristici, e fondare, nel 1612, l'archivio Vaticano, in cui concentrare la massima parte degli atti della S. Sede,
sinora dappertutto dispersi.

Oggi cerchiamo di capire la genesi di uno dei più importanti archivi al mondo, quello dello Stato Pontificio. Vediamo come si è formato quello che
ancora oggi si chiama ARCHIVIO SECRETO VATICANO.
Archivio segreto vaticano
- Fondato nel 1610 da Paolo V Borghese
- SI ha notizia dell’esistenza di una cancelleria, di una organizzazione notarile e di un archivio già dal IV sec. Esisteva
un’organizzazione di segretariato, dove lavoravano alcuni notai, che costituiva la cancelleria di quello che era allora lo Stato Vaticano. Non
abbiamo neppure un documento originario di quell’epoca. Sappiamo però dalle fonti che questo archivio era tenuto così in grande
considerazione, chiamato “Scrinium Sanctae Romanae Ecclesiae” da seguire i papi nei loro spostamenti
- Era scritto su papiro → estrema fragilità del papiro
- Documenti conservati dal XII secolo (lettere di Innocenzo III)
- Archivi da viaggio e archivi fuori sede (Avignone)
I primi documenti pontifici (ancora conservati) datano XII sec., e consistono nelle lettere di Innocenzo III. Esistevano archivi da viaggio – la
cancelleria produceva così tanti documenti che lo “Scrinium” non poteva più essere trasportato nella sua completezza – che viaggiavano con il
pontefice → conseguenza: dispersione del patrimonio archivistico vaticano.
Interventi fondamentali per la conservazione degli archivi, ad esempio: riconoscimento degli archivi da Sisto IV della Rovere
Sisto IV della Rovere (1471-1478), per impedire la dispersione degli atti più preziosi, fondò l’archivio di Castel S. Angelo. I successori di lui ne
curarono il mantenimento; e Clemente VIII ne fece, nel 1592, arredare la sala rotonda con enormi armadi per la custodia.
Soltanto nel 1799, l’archivio di Castel S. Angelo (che riteneva la parte più preziosa dei documenti) fu fuso con l’archivio Segreto Vaticano fondato
da Paolo V Borghese.
Peraltro, furono diversi gli interventi volti alla conservazione di questi archivi
Giulio II, della Rovere, nel 1507 prescrisse la restituzione alla Camera Apostolica nel termine di 8 giorni di tutti gli atti pubblici e privati che
potessero spettarle, perché nel corso dei secoli è sempre stata abitudine dei prelati, arcivescovi, etc. portare nelle loro abitazioni/stanze/archivi
di famiglia spezzoni dell’archivio (su cui lavoravano). Giulio II per gran parte purtroppo non ottenne riscontro.
Pio IV, Medici, con il Concilio di Trento, diede forma legale ai registri, ai libri parrocchiali, e la buona tenuta degli archivi
Dopo di lui, Pio V, Ghislieri, promulga a metà del ‘500 una bolla con la quale rinnova chiunque possieda degli atti a presentarli a due delegati
pontifici delegati a fare l’inventario di questi atti → vista l’inefficacia della bolla di Giulio II decise di lasciarle i documenti a chi li detiene, ma
almeno li fa inventariare
Il provvedimento fu ispirato dal cardinale Carlo Borromeo, diligentissimo archivista vaticano, che portò all’interno della cancelleria vaticana
questa sua concezione per cui l’archivio è la base per esercitare i propri diritti e il proprio potere.
Questo significava anche una limitazione del diritto della proprietà privata, perché si considerava che nessun prelato in attività potesse
appropriarsi di documenti che appartenevano a un archivio che non era quello di famiglia. Pio V, nel timore di qualche resistenza, concesse ai
propri delegati la facoltà d’introdursi armata familia (armati) nel domicilio di cardinali, duchi e privati, sospettati in possesso di atti, che
rifiutassero di restituirli.
NB: lo Stato Pontificio capisce veramente nel ‘500 l’importanza fondamentale degli archivi
Sul finire del ‘500, nel processo di lenta conservazione di importanza degli archivi, Pio V e Gregorio XIII cercano di richiamare a Roma gli atti
dispersi dalle sedi esterne papali (prima di tutto la sede di Avignone)
→ all’inizio del ‘600 Paolo V trovò la forza di vincere questi interessi particolaristici (delle singole famiglie) e fondare nel 1610 l’Archivio
Secreto Vaticano, “Segreto” perché Paolo V decise di destinare tre sale attigue alla
Biblioteca Segreta
Eletto nel 1725, Benedetto XIII conservò lo stesso fervore per gli archivi da meritarsi l’appellativo di papa archivista. → all’inizio del ‘700 con la
costituzione della “Maxima vigilantia” S. Carlo Borromeo, si prescrisse la fondazione in tutta Italia degli archivi ecclesiastici, c’erano già ma non
erano vigilati, non erano tutelati.
Con questa costituzione si cercò di salvaguardarli e di produrre archivi ben organizzati.
In questa stessa costituzione vennero dettate le norme per la compilazione di inventari → dettò norme circa la compilazione d’inventari, chiusura
e apertura dei locali, l’ispezione degli archivi, gli ufficiali addetti, la raccolta e il recupero del materiale sottratto (qui abbiamo visto più di una
risoluzione pontificia) il prestito, la ricerca e la conservazione del materiale archivistico nei luoghi pii, non retti da un collegio → quindi una
somma attenzione per la tenuta anche pratica degli archivi con il pontefice archivista
Uno dei successori del papa archivista fu Benedetto XIV, Lambertini, diede, nella prima metà del ‘700, a Giuseppe
Garanti il riordino dell’archivio vaticano (molti fondi ne conservano l’ordine)
A fine ‘700 venne trasportato a Roma quanto era rimasto ad Avignone e fu trasferita la parte più antica collocata precedentemente a Castel
Sant’Angelo → nel 1810 Napoleone Bonaparte trasportò gli archivi vaticani a Parigi, → azione deleteria → a seguito del Congresso di Vienna
l’archivio tornò a Roma MA con molte perdite (tutto quel lavoro secolare di attenzione per l’archivio, dal ‘500 al ‘700, subì quindi un grave colpo)
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Con la presa di Roma del 1870 tutti gli archivi di tipo amministrativo – compresi all’esterno delle mura vaticane – divennero proprietà dello Stato
italiano e costituirono il nucleo dell’archivio di Stato di Roma –> nel XX secolo fluiscono altri fondi all’Archivio Segreto Vaticano, tra cui quelli del
Tribunale della Sacra Rota e il Concilio Vaticano II Ancora oggi, la consultabilità di un fondo piuttosto che un altro viene decisa dai singoli pontefici.
Oggi, ci sono 85km di scaffalature, 630 fondi archivistici e 800 anni di storia, estensione geografica mondiale (caratteristica particolare degli
archivi vaticani).
FONDI ARCHIVISTICI CONSERVATI RAGGRUPPABILI IN SEI GRANDI CATEGORIE:
• Fondi relativi agli uffici di Curia
• Fondi relativi alle rappresentanze pontificie
• Fondi relativi agli archivi di famiglie o singoli personaggi
• Fondi relativi ai Concili
• Fondi relativi a monasteri, abbazie, ordini religiosi
• Fondi miscellanei
Consultazione:
- Archivio segreto vaticano venne aperto alla consultazione degli studiosi da Leone XIII nel 1881 → lungimirante, serviva per base della
storia. Nonostante la considerazione dell’attività del vaticano in quel periodo (chiusa su sé stessa a seguito dell’Unità d’Italia) Leone
ebbe la forza e il coraggio di aprire l’archivio
- - Apertura della Scuola di paleografia e diplomatica nel 1884
Provvedimenti
- 1907 istituzione in ogni diocesi di un commissario per il censimento dei documenti
- Apertura di un corso di archivistica nella Scuola vaticana → disposizioni per i censimenti e così via http.//[Link]/home_it.htm

La PERIODIZZAZIONE
Nel XVIII secolo i diplomatisti hanno suddiviso lo studio del documento pontificio in periodi in base alle
trasformazioni formali che si riscontrano nei documenti o in base alla storia dell’istituzione e, quindi, in seguito alla nascita o al cambiamento degli
uffici di curia.
• I periodo: dagli inizi al 772, ovvero fino all’inizio del pontificato di Adriano I (è suo il primo originale conservato [a. 788]; con lui che si
cominciano a datare i documenti con l’anno di pontificato); → prima si datava con l’anno dell’Impero Romano prima d’Occidente e poi
d’Oriente
• II periodo: dal 772 al 1049, con Leone IX si compie la modificazione dei privilegi (regole per i documenti che restarono valide sino all’età
moderna); → istituì il documento del privilegio con delle regole che restano valide sino al ‘500
• III periodo: dal 1049 al 1331 (quando Giovanni XXII riforma e cambia in parte la struttura degli uffici della cancelleria). → istituisce nuovi
uffici che producono nuova tipologia documentaria
La LITTERA
- Documento più antico
- Pare che la littera apostolica fosse già strutturata con delle sue caratteristiche peculiari dalla metà del IV sec. D.C.
- In questa lettera sono divise: il protocollo, il testo e l’escatocollo

• Il PROTOCOLLO comprende:
a) intitulatio con la formula humilitatis “servus servorum Dei”,
b) inscriptio (nome, titolo e epiteto di affetto: “Dilectissimo fratri N. episcopo”),
c) salutatio (non sempre presente: “salutem”, “In Domino salutem” “In Domino semper salutem” o simili).
• Il TESTO è poco strutturato. A volte si distinguono narratio e dispositio.
• Nell’ESCATOCOLLO si trova la sottoscrizione del papa (constava di una formula di benedizione, come “Deus te incolumem custodiat, frater
carissime” o “Bene vale, frater carissime”; da Gregorio I solo “Bene Vale/Valete”), seguita dalla data espressa secondo il calendario romano
(calende, none e idi + era del consolato; da metà VI secolo l’anno d’impero).

Il PRIVILEGIUM
SI distingue dalla littera apostolica perché ha, invece della salutatio, la forumla di perpetuità → è un documento molto solenne che di solito
concede qualcosa in perpetuum
• dal pontificato di Gregorio Magno (540-604) comincia a delinearsi la distinzione tra privilegi e lettere.
• I privilegi hanno la formula di perpetuità (in perpetuum) nel protocollo invece della salutatio;
• il testo si apre quasi sempre con una arenga,
• c’è la sanctio non solo negativa ma anche positiva,
• hanno la sottoscrizione del papa (che invece tende via via a mancare nelle lettere).
• Con Adriano I (772-795; inizio del secondo periodo) compare più netta la distinzione tra le lettere e il privilegio: il privilegio originale
più antico è di Pasquale I per la Chiesa di Ravenna dell’819.
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• I privilegi si differenziano dalle lettere anche perché hanno l’escatocollo molto più ricco ed elaborato.
• Con Adriano I i documenti non sono più datati con l’era dell’impero d’Oriente, ma con gli anni di pontificato del papa.
• Il privilegio costituisce il documento solenne per eccellenza.
• (Terzo periodo) Sotto Leone IX (1002-1054) si compie la trasformazione dei privilegi. A subire i cambiamenti più profondi è
l’escatocollo, dove compaiono alcuni segni speciali che ne costituiscono gli elementi formali caratterizzanti e che rappresentano la
sottoscrizione del papa: Rota e Bene Valete.

La ROTA consiste in una croce inscritta in due cerchi concentrici all’interno dei quali si delineano 4 quadranti. Leone IX fa apporre nei quattro
riquadri le lettere “L/E/O/P (quest’ultima per “papa”). Nel cerchio: “M(isericord)ia D(omi)ni plena e(st) t(er)ra” (in parte di proprio pugno).
Il Bene Valete (ovvero la sottoscrizione del pontefice in forma di augurio conclusivo) è realizzata in forma di monogramma.
Esempi di Rota
• Nel protocollo compaiono anche:
a) intitulatio con formula humilitatis,
b) inscriptio
c) il saluto “salutem et apostolicam benedictionem”.
Primo rigo in lettere capitali con lettere ornate (vedi prima riga di esempio 2) Il Privilegio è
prodotto fino al XV secolo.

LEZIONE 17 - 2 DICEMBRE

I DOCUMENTI PONTIFICI
Ricordiamo per ripercorrere velocemente le slide iniziali.
Sono stati individuati dei periodi dal punto di vista della diplomatica (cioè di come il documento è composto esteriormente, da un punto di vista
visivo).
LA PERIODIZZAZIONE
Nel XVIII secolo i diplomatisti hanno suddiviso lo studio del documento pontificio in periodi in base alle trasformazioni che si riscontrano nei
documenti o in base alla storia dell’istituzione e, quindi, in seguito alla nascita o al cambiamento degli uffici di curia.
- I periodo: dagli inizi al 772, ovvero fino all’inizio del pontificato di Adriano I (è suo il primo originale conservato [a. 788]; con lui che si
cominciano a datare i documenti con l’anno di pontificato);
- II periodo: dal 772 al 1049, con Leone IX si compie la modificazione dei privilegi (regole per i documenti che restarono valide sino all’età
moderna);
- III periodo: dal 1049 al 1331 (quando Giovanni XXII riforma e cambia in parte la struttura degli uffici della cancelleria).
LA LITTERA
Nel periodo più antico (già dalla metà del IV secolo) i documenti papali sono tutti dipendenti dalla forma dell’epistola romana.
Si strutturano in:
1) protocollo
2) testo
3) escatocollo
Abbiamo visto che il primo documento in assoluto è la littera che poi si sviluppa in altri documenti.
IL PROTOCOLLO
Il protocollo comprende:
a) Intitulatio con la formula humilitatis “servus servorum Dei”,
b) Inscriptio (nome, titolo e epiteto di affetto: “Dilectissimo fratri N. episcopo”),
c) Salutatio (non sempre presente: “salutem”, “In Domino salutem” “In Domino semper salutem” o simili). Il testo è poco strutturato. A volte si
distinguono narratio e dispositio.
Nell’escatocollo si trova la sottoscrizione del papa (constava di una formula di benedizione, come “Deus te incolumem custodiat, frater
carissime” o “Bene vale, frater carissime”; da Gregorio I solo “Bene Vale/Valete”), seguita dalla data espressa secondo il calendario
romano (calende, none e idi + era del consolato; da metà VI secolo l’anno d’impero).
Abbiamo visto che esiste il protocollo che contiene alcune formule, il testo e poi l’escatocollo cioè la fine del documento dove sono presenti le
firme, la data e le sottoscrizioni varie.
IL PRIVILEGIUM
- dal pontificato di Gregorio Magno (540-604) comincia a delinearsi la distinzione tra privilegi e lettere.
- I privilegi hanno la formula di perpetuità (in perpetuum) nel protocollo invece della salutatio;
- il testo si apre quasi sempre con una arenga,
- c’è la sanctio non solo negativa ma anche positiva,
- hanno la sottoscrizione del papa (che invece tende via via a mancare nelle lettere).
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Abbiamo anche visto che dal pontificato di Gregorio Magno inizia a distinguersi il privilegio dalla lettera. Il privilegio è uno dei documenti
più importanti, che diventa il documento ufficiale in cui il Papa concede il privilegio in perpetuum qualcosa. Ricordiamo la formula di
perpetuità, poi il testo che si apre con il racconto di tutti gli antecedenti e così via.
- Con Adriano I (772-795; inizio del secondo periodo) compare più netta la distinzione tra le lettere e il privilegio: il privilegio originale più
antico è di Pasquale I per la Chiesa di Ravenna dell’819.
- I privilegi si differenziano dalle lettere anche perché hanno l’escatocollo molto più ricco ed elaborato.
- Con Adriano I i documenti non sono più datati con l’era dell’impero d’Oriente, ma con gli anni di pontificato del papa.
- Il privilegio costituisce il documento solenne per eccellenza.
TERZO PERIODO
Sotto Leone IX (1002-1054) si compie la trasformazione dei privilegi. A subire i cambiamenti più profondi è l’escatocollo, dove compaiono alcuni
segni speciali che ne costituiscono gli elementi formali caratterizzanti e che rappresentano la sottoscrizione del papa: Rota e Bene Valete.
Una sottoscrizione particolarmente elevata che è la Rota e il Bene Valete che compaiono nel terzo periodo con Leone IX. Il sigillo è sempre
pendente cum serico (=fili di seta rossi-bordeaux) e la Rota Nel protocollo compaiono:
1) intitulatio con formula humilitatis, 2) inscriptio
3) il saluto “salutem et apostolicam benedictionem”:
- Primo rigo in lettere capitali.
- Il Privilegio è prodotto fino al XV secolo.
LA LITTERA APOSTOLICA
- Le litterae conservano in questo periodo le forme semplici che avevano fin dall’inizio.
- Si differenziano dai privilegi per la mancanza degli elementi di solennità (formula perpetuitatis, rota, Bene Valete, sottoscrizioni). Sono redatte
in un unico blocco di scrittura (dal nome del papa alla formula di datazione) su fogli di pergamena rettangolari (con la scrittura disposta
parallelamente al lato lungo).
- Unico mezzo di convalidazione è il sigillo.
Formatisi dalle lettere i privilegi, le lettere rimangono come tipologia di documento pontificio molto semplici (tenuto conto che non si tratta di un
documento notarile, ma si tratta della cancelleria pontificia, si parla di semplicità rispetto ad altri documenti molto più articolati).
Comunque mancano degli elementi di solennità come la Rota, il Bene Valete, le sottoscrizioni, la formula in perpetuitatis cioè in perpetumm ecc)
Sono redatte in un unico blocco di scrittura, cioè dove poi procedono in forma allungata su un pezzo di pergamena rettangolare però disposte su
un lato lungo, insomma sono orizzontali e non verticali.
L’unico mezzo di convalidazione di importanza che hanno è il sigillo.
Ormai nel periodo in cui si forma il privilegio, le litterae hanno raggiunto la standardizzazione e sono costituite con alcune caratteristiche esterne
non molto particolari.
Le litterae apostoliche, i privilegi, i brevi e le bolle papali esistono ancora (vedremo degli esempi di bolle di Papa Francesco) che anche se scritte
non più a mano, mantengono tuttavia le caratteristiche esteriori tipiche e che si sono cristallizzate nei documenti pontifici secondo la varia
tipologia.
Dal pontificato di Innocenzo II (1130-1143) si distinguono in:
a) MANDATI e LITTERAE EXECUTORIAE
b) LITTERAE GRATIOSAE
c) LITTERAE CLAUSAE.
d) E dalla metà del xiii secolo (con innocenzo iv) cominciano ad essere usate anche le LITTERAE SOLLEMNES (o BULLAE).
Anche le litterae nel corso del tempo si distinguono in diverse tipologie a seconda del loro contenuto. Esistono delle: a) litterae executoriae cioè
dei mandati da parte del Pontefice (ordini)
b) litterae gratiosae cioè le lettere con cui il Pontefic concede una grazia
c) litterae clausae cioè littere chiuse su se stesse e sigillate
d) litterae sollemnes (o bullae) che iniziano a comparire della metà del XIII secolo (con Innocenzo IV). Queste litterae hanno delle caratteristiche
solenni che vengono chiamate ‘bullae’ perché hanno il sigillo pendente.
→ Come le distinguiamo dai privilegi?
Assomigliano infatti molto ai privilegi ma, tenendo conto di tutto quello che si è detto, alla fine la standardizzazione della tipologia dei documenti
pontifici procede sempre e comunque.
A partire dalla litterae passando per varie cancellerie e anche per le varie volontà dei Pontefici, si sono formate delle nuove tipologie
documentarie.

LE BULLAE
Sono scritti molto solenni di indole generale (decreti, costituzioni, indulgenze, ecc.), a metà (per quanto riguarda i caratteri distintivi) tra i privilegi
e le litterae gratiosae. Dei privilegi hanno il protocollo (primo rigo in caratteri allungati), delle litterae gratiosae le formule finali del testo
(decretum e sanctio) l’escatocollo (datatio brevis immediatamente unita al testo). Tipica è l’assenza dell’inscriptio e la presenza della formula “ad
perpetuam (o futuram o eternam) rei memoriam” che chiude il protocollo. Sono bollate col fascio di fili di seta ed hanno quindi i caratteri
estrinseci delle litterae cum serico.
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→ Cosa sono le bullae?

Contengono prescrizioni di indole generale: decreti, costituzioni, indulgenze, diversamente dal privilegio che è diretto ed indirizzato al ‘caro
fratello’ cui viene concesso un determinato privilegio.
Nelle bullae si rivolge a tutti in generale, per esempio una costituzione o un’indulgenza solenne.
Ha come i privilegi c’è il protocollo, quindi l’inizio del documento in caratteri allungati e l’escatocollo che contiene le formule finali del testo in cui si
decreta qualcosa e si sanziona chi non esegue questi ordini. La data è apposta in forma breve, viene proprio chiamata datatio brevis perché
segue immediatamente il testo. Non è separata come il privilegio: quello che lo caratterizza è una sorta di formula di perpetuità che però non è
quella del privilegio, ma troviamo la dizione ‘ad perpetuam rei memoriam’, ‘ad futuram/ad eternam rei memoriam’ che si trova sempre nel
protocollo. Anche queste hanno il sigillo pendente cum serico.
Osserviamo il primo rigo: in questo caso sono allungate solo le lettere iniziali e non tutte.
C’è il testo che è un insieme e non esiste il testo staccato dall’escatocollo con tutte le sottoscrizioni solenni come nel privilegio.
E questo anche se si vedono i fili serici con sigillo pendente, ci fa ipotizzare che sia una bolla e non un privilegio
(perché non ha scritto fuori questa è una bolla/questo è un privilegio)
La scrittura è una pergamena in forma ORIZZONTALE ripiegata se se stessa e chiusa e con una sottoscrizione esterna.
Data finale che segue immediatamente il testo.
IL BREVE
La segreteria apostolica e i brevi.
Il termine fa riferimento alle dimensioni del documento e alla brevità del testo, ma anche all’insieme dei suoi caratteri (in forma brevis sub cera),
al processo di formazione (per viam breviorem).
Nasce sullo scorcio del XIV secolo per influsso delle trasformazioni verificatesi nelle cancellerie europee, dove si cominciò ad avvertire l’esigenza
di mezzi più rapidi e più segreti di corrispondenza; nasce in concomitanza con la figura del segretario.
A differenza del documento bollato, il breve nasce come documento chiuso, usa una pergamena sottile perché è destinato ad essere piegato e
chiuso con il sigillo di cera (anulum piscatoris) che, applicato dopo la chiusura in modo da fermare i lembi del foglio di pergamena, serviva anche
ad autenticarlo.
Sullo scorcio del XIV secolo si forma un altro documento, il breve.
Prende nome di breve perché:
- è un documento non molto lungo, anch’esso scritto su una pergamena orizzontalmente.
Ma soprattutto perché il processo di formazione detto ‘per viam breviorem’ (=attraverso la forma più breve possibile) urgente e non troppo
solenne poteva essere redatto per viam breviorem.
- ma anche per l’insieme dei suoi caratteri ‘in forma brevis sub cera’ cioè con poco contenuto e con il sigillo aderente (di cera).
Nasce perché anche alla cancelleria pontificia arrivano da parte delle cancellerie degli Stati europei dei documenti non solenni che sono più
brevi e veloci; anche la cancelleria papale si uniforma a queste comunicazioni più brevi.
[Se fossimo andati a fare la visita all’Archivio di Stato di Milano ci avrebbero mostrato un ‘privilegio (anche se imperiale) quindi una
concessione imperiale di Federico II che ha un grandissimo sigillo d’oro pendente. E’ un documento molto bello].
Dal ‘200 in poi anche nelle cancellerie imperiali si redigono documenti più brevi per comunicare cos'è più quotidiane e con ciò arrivano anche alla
cancelleria papale questi esempi di documenti più brevi e più veloci. Anche la cancelleria papale si adegua altre cancellerie, e proprio nel XIV
secolo nasce questo breve, documento che nasce chiuso su se stesso. Proprio perché chiuso su se stesso, con la posizione del sigillo in cera,
deve essere piegato.
Proprio la posizione del sigillo in cera presuppone la chiusura del documento.
Quindi è un po’ come le nostre lettere che sono chiuse, mentre gli altri documenti sono pergamene arrotolate con il filo serico e il sigillo
pendente che vengono portati dai messi, mentre questi brevi sono chiusi, quindi nessun altro al di fuori del destinatario può leggerli.
Oltretutto si riconosce sempre l’impronta dell’anulum piscatoris cioè il Pontefice che una volta che il segretario ha redatto il documento e ha fatto
colare la cera viene impresso come un timbro, sigillando il documento. Caratteristiche:
1) pergamena oblunga di formato molto piccolo
2) nome del pontefice in alto, al centro,
3) destinatario sul verso (all’esterno),
4) testo breve,
5) data breve col giorno del mese computato secondo il sistema moderna e anno di pontificato (dal XV secolo compare anche il millesimo),
6) firma del segretario in calce a destra,
7) sigillo aderente di cera rossa con l’impronta dell’anello del pescatore

E’ una pergamena di formato piccolo, è oblunga con orientamento orizzontale.

Ha un formato piccolo, a differenza della bulla (che anche se con orientamento orizzontale) mantiene una discreta grandezza, non grande come il
privilegio (verticale), con un contenuto breve appunto.
Una caratteristica che ci permette di individuare immediatamente la tipologia documentaria è il nome del Pontefice in alto e al centro, mentre il
destinatario si trova sul verso (all’esterno.
Il testo è molto breve.
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La data non è solo la data con l’anno del pontificato, ma c’è anche una data con giorno de mese computato secondo un sistema moderno e
l’anno del pontificato.
Nome e firma del segretario che ha firmato il documento (≠ da chi lo ha redatto, ce ne accorgiamo dalla grafia diversa)

Esempio breve di Clemente PP VIII

Questo breve di Clemente PP VIII è indirizzato al diletto figlio (non sappiamo chi sia perché è scritto sul retro). C’è una forma salutationes molto
breve. C’è il testo, il nome e la firma del segretario che ha redatto il documento (anche se possiamo accorgerci che non sia il segretario che ha
trascritto il documento in quanto la grafia è molto diversa) e poi il sigillo di cera.
Dalle pieghe possiamo ben notare che il documento è stato piegato su se stesso fino alla completa chiusura con il sigillo.

Esempio documento di Pio XII

Come si può notare c’è l’intestazione del Papa al centro, la “ad perpetuam rei memoriam" si capisce che concede qualcosa a qualcuno o alla
maggior parte delle persone cui si rivolge e questa cosa deve essere ricordata a memoria perpetua della cosa stessa. Anche in questo caso c’è
un timbro, ma non più cereo, datato 1954 e ha la firma del segretario e ha l’anno all’uso moderno e l’indicazione del pontificato nonché il 16°
anno di pontificato di Pio VI.

Esempio Giovanni Pio XXIII

Anche questo documento è orizzontale, il nome del pontefice è al centro, seguito dalla formula ‘ad perpetuam rei memoria’ e quindi il contenuto.
Sotto il timbro e la data del 2° pontificato del pontefice.
Il supporto è in pergamena come si può evincere dalle spiegazzature, anche se non si chiude più con la cera lacca.

Esempio della bolla di nomina del vescovo

E’ una concessione del Papa Francesco che si professa Servus Servorum Dei.
→ Cosa manca?
Qui non c’è il nome del papa in alto al centro, ma c’è lo stemma pontificio,
C’è la prima riga in lettere maiuscole di Franciscus piscopus servus servorum dei e si rivolge al figlio Aloisio Renna (=Luigi) clero diocesis
Andriensis.
E’ una bolla ed è orizzontale, anche se adesso nessun pontefice si mette a redigere bolle né in pergamena e né con sigilli pendenti.

Capiamo che è una bolla dal fatto che c’è la prima riga con le lettere maiuscole e la scrittura è orizzontale. Anche qui come nei brevi e nelle bolle
c’è un ‘datum Romae apud S. Petrum die primo mensis octobris anno domini 2015 pontificato nostri tertio’ nel 2015 durante il terzo anno di
pontificato
E’ un atto sufficientemente solenne, leggermente al di sotto di quello che potrebbe essere un privilegio. E’ importante leggere la parte in
italiano perché al contrario dei documenti di Giovanni XXIII per esempio c’è la traduzione e questo è utilissimo per i diplomatisti e per chi
legge i documenti e non è un esperto. La forma è la stessa da secoli, la traduzione è uno strumento che è immutabile da secoli e ci
permette di comprendere con estrema accuratezza anche documenti di qualche secolo fa.
Notiamo che la firma Franciscus è inserita in una cornice, ma è una scelta puramente grafica.
Cioè che è importante è che la struttura dei documenti si evolve e si cristallizza per cui come ora vediamo con Francesco la traduzione in italiano,
vuol dire che probabilmente è una scelta che verrà d’ora in avanti portata a regime e quindi la struttura del documento pian piano si modifica.
Chiaramente non è che si arriva alla forma cristallizzata e poi non ci si evolve, magari nel prossimo secolo sarà tutto virtuale.
La prof ha visto per la prima volta nei documenti di Papa Francesco la traduzione del testo; non è un’esperta di diplomatica vaticana,
bisognerebbe indagare.

Bolla papale diaconia Sant’Apollinare – Papa Giovanni Paolo II Anche questa è una
concessione da parte del Papa Giovanni Paolo II.
Concessione della diaconia di Sant’Apollinare al Cardinale Sabattani.
Scendendo sotto vediamo che ancora con Giovanni Paolo II c’è il filo serico e la bulla; la firma del pronotaro apostolico Marcellus Rossetti,
Augustinus Casaroli che era il segretario. Questo documeto ha mantenuto in tutto o per tutto la struttura della bulla. La datazione è attaccata al
testoRoma San Pietro 1983 nel 5° anno di pontificato di Giovanni Paolo II. I documenti sono come 4 secoli prima senza traduzione, con filo serico
e con la bolla.
Sito che pubblica documenti pontifici (di cui non ricorda il nome, ci farà sapere prossimamente) bisognerebbe
vedere cosa sia successo in cancelleria durante il pontificato di Benedetto XVI.

LEZIONE 19 - 14 DICEMBRE

ESEMPI DI DANNI A MATERIALE CARTACEO

ARCHIVECONOMIA à manutenzione degli archivi e della corretta conservazione, e dello stabile in cui sono conservati (architetti)
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Ultima lezione: riguarda l’archiveconomia, ovvero quell’attività particolare e abbastanza complessa che presuppone la buona conservazione delle
carte e dei materiali d’archivio, ma anche di biblioteca. All’interno di questo documento ci sono tutte le indicazioni che naturalmente non sono
cogenti, perché non sono indicazioni di legge, ma sono indicazioni da attuare, da mettere in atto, non solo nel caso di calamità, e di
deterioramento delle carte e dei materiali d’archivio, ma si tratta anche di una serie di azioni da mettere in atto per la prevenzione, che è l’attività
più confacente alla buona conservazione: prevenire è sempre meglio che curare.
IFLA (International Federation of Library Associations) riguarda principalmente questo, e questo è un manuale molto particolareggiato, per cui
sono compresi anche ad esempio la quantità di lux a cui sottoporre i documenti, o i materiali cartacei, piuttosto che le fotografie, e questo vale ad
esempio soprattutto nelle situazioni in cui i materiali vengono richiesti per le mostre e quindi vengono esposti alla luce, e la luce è uno dei fattori
di maggior degrado, soprattutto i nuovi materiali tipo bande magnetiche, fotografie, negativi ecc. Ma ci sono anche tante altre attenzioni:
umidità, temperatura, le calamità naturali…
-
DANNI DA ACQUA: RIGONFIAMENTO
I danni da acqua, in cosa consistono? Consistono nel rigonfiamento del materiale che assorbe l’acqua; la carta si comporta un po’ come una
spugna, e quindi assorbe l’acqua, salvo poi come qualsiasi altro oggetto, ad esempio di vestiario, dove si può farla evaporare, ma rimane
chiaramente, al contrario appunto dei tessuti, rimane fortemente segnata. In questo esempio vediamo come sia presente un grosso
rigonfiamento. Assieme a questo rigonfiamento, l’acqua si porta con sé la nascita e il proliferare delle muffe, che è uno degli elementi tra i più
distruttivi, anche se non immediati.

DANNI DA ALLAGAMENTO
È quello che succede in maniera più ricorrente nei depositi, nelle biblioteche e nei depositi archivistici. Questo perché, quello che fa più paura è il
fuoco, perché col fuoco si distrugge tutto e non c’è la possibilità di ricostituire, ma in realtà il fuoco accade più o meno nella percentuale dell’1%
rispetto ai danni di allagamento, che invece sono molto più frequenti; qualora noi trovassimo un volume o un documento, un fascicolo d’archivio
immerso nell’acqua, non dobbiamo darlo per perso, anche se si trova completamente a mollo e in disfacimento come in quest’immagine.

DANNI DA ACQUA: RIGONFIAMENTO E MUFFE

Assorbimento e rigonfiamento:
- La carta assorbe l’acqua in maniera differente → a seconda della sua composizione.
- Nei libri antichi fino all’80% → i libri antichi e le carte antiche sono fatte di carta di stracci, il materiale si comporta come una spugna.
- Nei libri moderni fino al 60% → i libri moderni, che sono fatti con la cellulosa degli alberi ne assorbono meno.
- I libri antichi sono più vulnerabili alla muffa
- Danno da rigonfiamento nelle prime 4-8 ore
- Le muffe intervengono a qualche giorno di distanza, dipende se il danno avviene d’inverno o d’estate: con l’umido e il caldo le muffe
proliferano.
Proprio quest’estate, per un fortissimo temporale, si sono rotte le tubature, ed è successo un danno per cui 240 faldoni e cartelle d’archivio sono
state completamente bagnate. Sono intervenuti tantissimi volontari per estrarre i documenti per aprirli e porli nelle stanze con l’aria condizionata
per farli asciugare il più velocemente possibile prima di mandarli al restauro, ma comunque abbiamo visto che nel giro di 2 giorni le muffe erano
assolutamente già comparse.

DANNI DA ACQUA E UMIDITÀ: FORMAZIONE DI MUFFE

Come si presentano le muffe? Si presentano con delle macchie. Tutte queste macchie che vediamo in quest’immagine si tratta di muffe, che sono
esseri viventi, e proliferano; proliferando intaccano non solo tutto il libro, il volume o il registro, ma anche quelli vicini, per cui assolutamente,
qualora vi doveste accorgere che un libro è stato bagnato, bisogna toglierlo immediatamente da quelli vicini prima che si attacchi la muffa.
Ecco cosa succede: questo è un esempio di testi aggrediti dalle muffe. Le muffe si presentano in diversi colori, e corrodono la carta. Succede che
non si possono spazzolare: bisogna ricorrere a un sistema di congelamento veloce, e solo così si riesce a fare morire le spore delle muffe, perché
altrimenti, se si prendono in mano i volumi, a parte che spesso inalare le spore delle muffe è piuttosto pericoloso per l’essere umano, ma se si
prende in mano un volume e lo si spazzola, non si fa altro che disperdere nell’ambiente le spore delle muffe, che vanno ad intaccare qualunque
altro materiale di origine naturale, come la carta, gli abiti ecc, e che procede poi nel deterioramento dell’oggetto stesso.
Cosa succede se non provvediamo?
La muffa corrode pian piano, si mangia il materiale. Come vediamo, questi non sono danni da roditori, e si vedono ancora tutte le muffe dai vari
colori, marroni, gialline, rosine: questo è il danno che provoca la muffa, quando ha intaccato ben bene la superficie in questo caso delle pagine.
Se si prendono in mano queste pagine si sbriciolano completamente.
Altri esempi.
Muffe antiche, nel senso che queste sono proprio le tracce di muffa, sono completamente mangiate,
completamente perse, e vanno a intaccare tutti gli altri oggetti cartacei vicini. È vero che nelle stampe antiche sono così evocative queste
macchiette di muffa, perché anche quelle piccole macchie di muffa di color beige, marroncino, che fanno tanto antico, tuttavia sono muffe, e
bisogna accertarsi che le loro spore siano morte. Per altro, quando anche si porta al restauro conservativo, e dunque attraverso il congelamento
si tolgono facendo morire le spore delle muffe, per poi spazzolare il documento, il danno visibile, con tutte le macchie, rimane, non possono
scomparire; bisogna accertarsi sempre, anche nel caso in cui qualcuno possiede stampe d’epoca ecc, accertarsi che non siano attive le muffe.
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ESONDAZIONE ARNO
Nel 1966 l’Arno è esondato, allagando la Biblioteca Nazionale, oltre a diversi palazzi storici. Ha provocato dei danni incommensurabili. Vediamo
delle immagini per ricordare l’avvenimento e per capire che anche nelle più grosse disgrazie, come l’alluvione di Firenze, è possibile recuperare i
materiali: non diamo mai per perso del materiale, soprattutto se prezioso e antico, anche se si trova in queste condizioni, perché con
l’esondazione dell’Arno, non solo la Biblioteca è stata invasa dall’acqua, ma anche dal fango, non era acqua pulita, era fango, melma, che ha
ricoperto totalmente i depositi. Per altro, hanno agito tutti gli studenti universitari del 1966, si sono adoperati e sono corsi da tutta Italia per
salvare i volumi della Biblioteca Nazionale, e sono stati chiamati gli “Angeli del Fango”.
Questa era la situazione da cui sono stati raccattati i libri, questi ragazzi ricoperti da fango che con pale e badili hanno salvato molti volumi. Gli
“Angeli del Fango” sono diventati molto famosi, la situazione era più che disperata, e pian piano, però i volumi sono stati recuperati, mandati al
restauro e recuperati, nonostante veramente la
situazione: immaginiamo i depositi della Biblioteca Nazionale, una biblioteca immensa (ci sono due Biblioteche
Nazionali in Italia, una a Roma e una a Firenze), quindi immaginiamo tutti i depositi invasi dal fango.

DANNI DA ACIDITÀ DELL’INCHIOSTRO

Un danno sul quale non si può agire molto se non andando immediatamente dal
restauratore. L’acidità dell’inchiostro non è un danno che dipende da qualcuno o da qualcosa; dipende
semplicemente dalla composizione chimica dell’inchiostro che veniva usato. Questo è un testo del 600, sul quale
non si legge più nulla, perché non solo è passato da una parte all’altra e quindi si fa molta fatica a leggere, ma
l’acidità dell’inchiostro arriva anche a produrre dei buchi veri e propri, quindi corrode la carta stessa.
Questo è un messale che ha perso la notazione musicale proprio per l’acidità dell’inchiostro.
TIPOLOGIE DI DANNI
1. DANNI FISICI
2. DANNI CHIMICI
3. DANNI BIOLOGICI
4. DANNI MECCANICI
5. EVENTI STRAORDINARI (CALAMITÀ NATURALI)
Quello che è interessante di questo testo è che è riassuntivo, un po’ come il testo dell’IFLA, quindi prende in esame le varie tipologie di danni, a
seconda che siano fisici, chimici, biologici, meccanici o comunque calamità naturali, come l’alluvione di Firenze.
1. DANNI FISICI
a) UMIDITÀ
b) LUCE
c) CALORE
Questi elementi producono dei danni fisici al documento.
a) UMIDITÀ
- INFILTRAZIONI DI UMIDITÀ: SVILUPPO DI MICRORGANISMI, IDROLISI DELLA
CELLULOSA
Queste sono infiltrazioni di umidità: questa macchia che vediamo al centro è l’infiltrazione di umidità, la
carta antica ha “succhiato” come una spugna, e per ora questo è un danno da formazione di muffa, ma
quest’altro, è un danno da idrolisi della
cellulosa, quindi il disfacimento completo della carta e delle pagine, della struttura. Qui c’è un’infiltrazione, quindi le muffe agiscono
non più lentamente, quindi si vede anche dalla tipologia di macchia che ha una struttura dove il
materiale è stato completamente bagnato, e quindi si è verificata la totale scomparsa.
- GORE ED OSSIDAZIONI LOCALIZZATE
Queste sono altre tipologie di infiltrazioni di umidità. Le gore sono queste formazioni che
vediamo.
b) LUCE
- REAZIONI FOTOCHIMICHE
- DECOLORAZIONI DI PIGMENTI
- INGIALLIMENTI
La luce innesca delle reazioni fotochimiche, come per esempio la decolorazione di pigmenti (non è l’acidità
dell’inchiostro), o gli ingiallimenti. Se proviamo a prendere una fotografia e la lasciamo sul cruscotto della macchina,
vedremo che il colore verrà cancellato dalla luce solare, che innesca una reazione fotochimica.
c) CALORE FUOCO: CARBONIZZAZIONE DEI SUPPORTI E GELATINIZZAZIONE DELLA PERGAMENA
Un danno su cui non si può intervenire assolutamente è il fuoco, perché carbonizza i supporti. Oppure, il forte calore:
ciò che non brucia, ma viene sottoposto a forte calore, ottiene un risultato che si comporta in sostanza come questo
che vediamo qui, queste
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pergamene, in cui è stato completamente asciugato l’elemento di umidità interna contenuto nel materiale e si è provocato quello che viene
definito gelatinizzazione della pergamena. Chiaramente, non bisogna gettare i materiali bruciati, bisogna sempre cercare di recuperare il più
possibile. In entrambi questi due casi, i restauratori possono recuperare.
2. DANNI CHIMICI
a) OSSIDAZIONE
b) ACIDITÀ
c) FOXING
Altri danni sono chimici, derivati dall’ossidazione, dall’acidità dell’inchiostro e dal foxing.
a) OSSIDAZIONE
Può esserci sia l’ossidazione della carta stessa, sia l’ossidazione dello specchio di stampa → la tavola su
cui venivano inseriti i caratteri mobili che andavano poi nel torchio a essere premuti sulla pagina. A un
certo punto può essere che l’insieme, qui si tratta di libri a stampa, può essere che l’insieme della lastra
avesse un inchiostro troppo acido, e l’insieme della lastra genera ossidazione, quindi l’anneramento della
pagina, laddove è stampata.
Abbiamo poi l’ossidazione vera e propria. Due pagine, recto e verso, in cui l’inchiostro troppo acido è
passato dall’altra parte. Il processo continua nel tempo, perché è un processo chimico, e pian piano
succederà quello che abbiamo visto nell’altro insieme di diapositive, e quindi la perdita del supporto. b)
ACIDITÀ
Possiamo appunto vedere qui l’acidità degli inchiostri che provoca la scomparsa della carta.
Inchiostro ferrogallotannico: gli inchiostri erano composti da tannino, noce di galla e ferro. Alcuni inchiostri perdurano dal
XII secolo, altri con composizioni diverse, invece provocano acidità. Anche nell’inchiostro moderno però può esserci
acidità. A volte, in alcuni anni sono
stati usati degli inchiostri che provocano esattamente questi danni, troppo acidi e che hanno perforato anche in tempi
molto recenti il supporto cartaceo. Quello a cui bisogna fare attenzione è proprio questo: che nel giro di qualche decennio si può perdere il
supporto cartaceo.
c) FOXING
= comparsa di piccole macchie che rendono il manoscritto tanto prezioso e antico, ma che in
realtà sono muffe, che innestano dei procedimenti. Queste sono morte, ma la trama del
materiale viene intaccata. I restauratori possono fermare qualunque tipo di processo; si tratta
ovviamente di restauri
conservativi e non di restauri artistici, in quanto si vanno a ricostruire proprio le pagine solo laddove sono state mangiate, dove mancano dei
pezzi ecc, ma sicuramente non si rifà in alcun modo la scrittura.
3. DANNI BIOLOGICI
a) MICRORGANISMI b) INSETTI c) RODITORI
a) MICRORGANISMI: INDEBOLIMENTO DEL SUPPORTO CARTACEO, CONNOTAZIONE CROMATICA (viola, verde, nero, rosso ecc)
Succede che il supporto cartaceo si indebolisce e cambia la connotazione cromatica che può prendere qualsiasi colorazione. Non sono
pericolose per l’umano, non si muore, ma si ingeriscono dei microrganismi che non dovremmo ingerire. b) INSETTI
Questi danni sono provocati da piccoli insetti, che sono questi di 1 cm, che si nutrono di carta. Questi buchi si vede bene che non si tratta di
acidità dell’inchiostro, altrimenti se fosse stata acidità di inchiostro, i buchi sarebbero comparsi lungo la riga di lettura, e invece sono compositi
sulla pagina proprio perché si tratta di danni da insetto. c) RODITORI
I roditori amano moltissimo i depositi bibliotecari e gli archivi, e il loro passatempo è quello di mangiucchiare i libri, facendo scomparire totalmente
e anche molto in fretta le pagine. Ci accorgiamo della loro presenza a volte quando ormai è troppo tardi.
4. DANNI MECCANICI
a) Lacerazioni ,Lacune ,Mancanze ,Carte staccate ,Asportazioni , Rifilatura ,Sudiciume
Serie di danni meccanici dovuti ad asportazioni, cattiva manipolazione, oppure sudiciume vero e proprio. Succede che l’addetto al recupero dei
volumi nel deposito, oppure i fruitori che prendono in mano i libri, non stanno attenti, e su carte piuttosto fragili, riescono a produrre lacerazioni,
staccare le carte e così via.
a) LACERAZIONI
Si producono anche soltanto per l’usura, anche se l’usura è attenta, ma nel corso dei secoli, come è accaduto a
questo volume, vediamo che il dorso si è staccato. Lacerazioni perché le colle usate sono per fortuna colle
animali, quindi non hanno provocato danni maggiori, ma è possibile tranquillamente restaurare; una volta però
che il volume è così, non lo si da in consultazione, perché questa parte dove ci sono le cuciture con filo di refe
per tenere insieme le pagine, possono staccarsi senza la presenza del dorso.
b) ASPORTAZIONI
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Qualche fruitore stacca e ritaglia dai testi e dalle carte delle parti che lo interessano, dove può esserci ad
esempio una firma importante, o dove può esserci una citazione, e questo è uno dei più frequenti danni
causati.
Quella che vediamo, la parte bianca è il foglio che è stato messo sotto: è stato ritagliato, probabilmente qui
c’era qualche firma. Ci sono i vari ricercatori, collezionisti di francobolli, timbri, firme, autografi ecc, che
ritagliano i documenti. Ci sono anche i collezionisti delle MARCHE D’ACQUA → filigrana che si vede
controluce in talune pagine del foglio di carta. Nella fattura della carta di stracci, e quindi fino a
metà 800, il pannello con cui si raccoglieva il manuale sminuzzato composto di colla e di stracci finemente
sminuzzati, e che veniva raccolto su questa specie di graticcio che aveva delle grandi dimensioni, al centro di questo graticcio, veniva posto un
elemento in ferro, con il fil di ferro, o di argento, che riproduceva delle fattezze di animali, di oggetti, e che era la marca d’acqua, perché in quel
punto l’acqua, che normalmente impregnava il materiale, non c’era, e quindi in controluce si vedeva poi questa forma di questa filigrana.
Fabriano è la prima delle attività di creazione delle industrie cartiere, che nasce nel XIII secolo, adotta il proprio logo, e lo cambia dopo qualche
anno, e nel corso dei decenni, questi loghi identificano la produzione della carta, per cui ci sono anche i collezionisti della filigrana. Non su tutte
le pagine compare la filigrana ovviamente, in quanto essendo al centro della pagina del foglio, questo foglio viene ripiegato più volte per fare i
formati librari, e quando si dice che un libro è in 1/16, ¼, ecc, vuol dire che il foglio nella sua interezza, viene piegato, producendo X carte.
Siccome la marca d’acqua è al centro del foglio, compare solo in alcune pagine, e questo ha prodotto nel corso dei secoli anche l’esistenza di
collezionisti di marche d’acqua che sembra incredibile, però ci sono, e strappano le pagine.
c) SUDICIUME / MACCHIE
Bisogna stare assolutamente attenti alla consultazione in sala. In tante biblioteche vengono utilizzati dei guantini in quanto molti fruitori rischiano
di sporcare e sgualcire le carte che devono consultare. Se non si considera la precarietà di questi materiali, e il fatto che questi materiali sono in
copia unica, si rischia di provocare dei danni irreparabili. à macchie di olio
5. EVENTI STRAORDINARI:
a) Alluvioni
b) Eventi bellici
c) Incendi
a) ALLUVIONI
Questa è l’alluvione di Firenze, come vediamo nella foto a sinistra c’è il restauratore, e invece nell’altra c’è l’alluvione e com’era conciata Firenze
nel 1966.
b) EVENTI BELLICI
Biblioteca inglese dopo i bombardamenti tedeschi.
c) INCENDI
Biblioteca di Weimar che è andata parzialmente distrutta.
Su queste calamità naturali, o dovute a guerre, come la guerra siriana, a causa della quale abbiamo assistito alla distruzione di reperti
archeologici, su queste cose possiamo solo augurarci che gli esseri umani non procedano a queste pazzie.

PRINCIPI DI CONSERVAZIONE (indicazioni nazionali e internazionali)

I principi internazionali sono molti ampi, prodotti dal’IFLA ma non sono cogenti, non essendo legge dello stato. In compenso su ogni sito
delle soprintendenze archivistiche regionali, ci sono le normative che ribadiscono ciò che è stato indicato dall’IFLA, a quel punto diventano
cogenti.
L’IFLA è l’international federation of library association and institutions (andare sul sito dell’Ifla e scaricare “I principi per la cura e il trattamento
dei materiali di biblioteca” a cura di Edward P. Adcock con la collaborazione di MarieTherese Varlamoff e Virginie Kremp. Traduzione di Luciano
Carcereri e Rosa Martucci., che ora analizziamo).

La cosa interessante è la conformazione del manuale dei principi di conservazione:

• Glossario
• Sicurezza e prevenzione dei rischi
• Condizioni climatiche e ambientali
• I documenti tradizionali
• Supporti fotografici e films
• Supporti audiovisuali
• Trasferimenti su altri supporti
• Bibliografia
• La normativa internazionale ISO (International Organisation for Standardisation)
Nel glossario sono presenti le parole che possono non essere conosciute da tutti. Il testo procede prendendo in considerazione prima di tutto la
sicurezza e la prevenzione dai sinistri.

La prevenzione è l’attività primaria ed essenziale per la corretta conservazione essa comprende delle azioni iniziali:
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• Studio del luogo dove si ha intenzione di costruire la biblioteca

• Studio dello stabile e dei locali: importante in Italia perché quasi tutti i musei, biblioteche, archivi, sono collocati in edifici storici, che non
sono i più adatti alla conservazione delle opere. Occorrerà sempre prendere in considerazione l’immobile stesso. In altri stati europei
non è così evidente: gli archivi nazionali francesi sono collocati al centro di Parigi, in un palazzo che raccoglie i documenti da Carlo
Magno in poi. Da vent’anni si è compreso che il palazzo non fosse il luogo più adatto; si è scelto un luogo fuori Parigi, con una gara
internazionale e si è costruita una sorta di cittadella degli archivi, per ospitare la parte più antica e preziosa degli archivi nazionali che
stavano al Marais. Lo stesso è accaduto con la biblioteca nazionale, costruita decentrata, vicino alla Senna ma con una tipologia
costruttiva e dei depositi molto particolari, in alti edifici fuori terra.
Un esempio è riscontrabile a Milano: l’archivio diocesano era nella sede del palazzo della diocesi, dietro al Duomo, fino a vent’anni fa. A
un certo punto, è stato considerato il fatto che il palazzo troppo antico, i depositi troppo sotterranei e la vicinanza del naviglio non
fossero fattori adatti. Si è deciso di costruire una sede dell’archivio completamente nuova, affidata a un architetto svizzero, che ha
costruito di fianco all’ospedale Pini. Per evitare la possibile esondazione del naviglio è stato utilizzato un congegno di recupero di
acqua di falda, con cui negli ambienti archivistici ci si scalda e ci si raffredda d’estate. L’archivio dell’ospedale Maggiore è invece
collocato di fianco al cortile del Filarete, i cui depositi sono due piani sottoterra e sono a stretto contatto con il naviglio, che causa
elevata umidità.
Queste servono alla progettazione di interventi, alla loro realizzazione ed è fondamentale il controllo sistematico della funzionalità degli
interventi.

I FATTORI ESTERNI DI DEGRADO DEI DOCUMENTI FANNO PARTE DELLA PREVENZIONE.

Vengono presi in esame:
• Stress meccanici -Furti e atti vandalici -Fuoco -Acqua - Agenti di degrado biologico -Inquinamento atmosferico -Luce (radiazioni
infrarosse e ultraviolette) -Campi magnetici -Temperatura e umidità
1. Gli STRESS MECCANICI
• Possono essere di origine naturale (terremoti), accidentale (cedimento di uno scaffale), o umana
(manipolazioni, ma anche vibrazioni provocate da una vicina strada molto trafficata). c'è stato un periodo in
cui la metro tra San Babila e Duomo andava pianissimo perché creava delle vibrazioni esterne che deterioravano la stabilità della
cattedrale. Le vibrazioni sono quelle del tram, ad esempio. Uno dei casi più frequenti sono anche quelle degli armadi contenitivi, in cui
spesso i documenti o i volumi antichi (in formato più grande) vengono stipati. Chiudendo le porte questi spesso si rovinano. Bisogna
sempre evitare l’utilizzo di armadi chiusi, ma usare scaffalature aperte.
• Possono prodursi in un periodo di tempo breve o prolungato. Nel primo caso provocano danni derivanti dallo choc subito dal
documento. Nel secondo caso provocano delle deformazioni ai documenti.
2. I FURTI e GLI ATTI VANDALICI
• Questi rischi sono di solito di competenza dei servizi di sicurezza. Il furto come gli atti di vandalismo possono comportare la perdita
totale dei documenti.
• In questa categoria sono inclusi i danni di guerra. , Furto di un foglio o atto vandalico come tagliare la firma di napoleone
3. Il fuoco
• I materiali organici sono particolarmente vulnerabili. Gli incendi comportano solitamente perdite ingenti.
4. L’acqua
• L’acqua è un grande minaccia. I danni causati possono avere varia origine: perdite delle tubazioni, dai tetti, esondazioni, uragani,
estinzione di incendi.
• Si aggiungono danni supplementari per l’apparizione di muffe e impurità.
Bisogna stare attenti alle infiltrazioni. L’archivio dell’ospedale Maggiore subisce delle infiltrazioni di acqua continue. Bisogna fare attenzione alle
tubature.
5. AGENTI DI DEGRADO BIOLOGICO
• Muffe, insetti e roditori contribuiscono al degrado delle raccolte, nutrendosi dei substrati organici che trovano. L’assenza di ventilazione,
l’oscurità, l’elevato livello di temperatura e di umidità relativa favoriscono il loro sviluppo. àI danni causati sono irreversibili.
6. INQUINAMENTO ATMOSFERICO
Questo è uno dei più pesanti fattori di degrado. Lasciando un libro sulla finestra a Milano, in una settimana si ricopre di smog.
• L’inquinamento atmosferico esiste sotto forma di forma gassosa: biossido di zolfo e ossido di azoto e ozono (vetture e industrie)
• Gli agenti inquinanti gassosi favoriscono l’ossidazione e l’idrolisi; gli inquinanti solidi favoriscono il degrado meccanico per abrasione
(polvere).
• Anche la manipolazione contribuisce al degrado, attraverso i grassi e il sudore della pelle.
7. LUCE
• La luce è un importante fattore di degrado.
• È un fenomeno corpuscolare e ondulatorio. Veicola una quantità di energia inversamente proporzionale alla lunghezza d’onda.
• Le sorgenti luminose emettono tutte in proporzioni variabili delle onde elettromagnetiche.
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• All’interno dello spettro elettromagnetico, i raggi ultravioletti provocano dei degradi fotochimici e i raggi infrarossi dei degradi per
riscaldamento della materia.
8. TEMPERATURA e UMIDITÀ RELATIVA
• L’umidità relativa è il rapporto tra la quantità di vapore d’acqua contenuto in un certo volume d’aria ad una determinata temperatura e
la quantità massima di vapore che quel determinato volume d’aria può contenere. Questa relazione è espressa in percentuale.
• Più la temperatura è elevata, maggiore è la quantità di vapore acqueo che l’aria può contenere.
• A causa dell’interdipendenza di temperatura e umidità relativa, è necessario controllare i due parametri simultaneamente.
• La diversa igroscopia dei materiali è un parametro da tenere presente. Un locale male ventilato non può eliminare l’eventuale accesso di
vapore acqueo, che viene così assorbito dai libri, dalla pergamena, dando luogo alla formazione di microorganismi.

CONTROLLO DELLE CONDIZIONI DI CONSERVAZIONE

Sono necessari degli STRUMENTI di cui non si può far a meno:
• Il termoigrometro elettronico
• Una serie di termoidrografi per misurazioni settimanali o mensili
• Occorre collocare gli strumenti: in prossimità delle raccolte da sorvegliare, lontano da elementi di disturbo climatico e da inquinamento.

Se l’ambiente è troppo umido e l’umidità relativa supera il 50%, ci sono diverse possibilità. Quella più banale è collocare dei deumidificatori. Se
l’archivio è collocato in una zona con un clima secco sarà meglio collocare degli umidificatori.

Nel caso di uno stabile climatizzato le operazioni sono effettuate dalla centrale di climatizzazione o di condizionamento che permetti di:
controllare e stabilizzare la temperatura, controllare e stabilizzare l’umidità relativa, purificare l’aria attraverso filtri, ventilare.
Esistono umidificatori e deumidificatori portatili laddove non sia presenta una centrale apposita.

Le MISURE DI PREVENZIONE
• Prevenzione dei danni dovuti all’uomo: il degrado dovuto all’uomo può essere ridotto con la formazione iniziale e continua degli
addetti.
• Prevenzione delle catastrofi: si raccomanda di preparare un piano di intervento in caso di catastrofe, determinando esattamente le
procedure da eseguire e di verificare il piano stesso con esercitazioni periodiche.

Prevenzione delle alterazioni dovute alla luce

• La luce naturale, lampade fluorescenti e quelle alogene contengono raggi ultravioletti estremamente dannosi per i materiali organici. Per
questa ragione devono essere assolutamente eliminati mediante filtri ai vetri e alle lampade.
• Allo stesso modo occorre ridurre al massimo la radiazione infrarossa, montando dei vetri di protezionesolare.
La carta è un materiale organico e pertanto subisce questo tipo di deterioramento.
• Infine occorre controllare anche le radiazioni dello spettro visibile. Ove non vi sia utilizzo delle collezioni,
l’illuminazione sarà eliminata; in caso di utilizzo, ad esempio per esposizione, si porrà attenzione a non
superare determinati livelli di illuminazione, differenziati a seconda della maggiore o minore sensibilità alla
luce dei diversi materiali.
• La quantità di luce che colpisce un oggetto, misurata in Klux h per anno, si accumula. L’azione fotochimica non può essere restaurata: lo
sbiadimento è irrecuperabile.
• I supporti di classificano in base alla loro sensibilità alla luce.
Il materiale insensibile può essere esposto a qualsiasi tipo di luce, senza subire di luce. Un materiale sensibile ha la possibilità di essere esposto,
prima di produrre danni, a 600 000 lux all’anno. Non di più. E così via.

MISURE PREVENTIVE, PIANO DI URGENZA, PIANO DI INTERVENTO E DI RISISTEMAZIONE.

Prevenzione delle alterazioni dovute alla temperatura e umidità
• I materiali che sono in genere sensibili alle variazioni di temperatura sono gli oggetti compositi, che hanno caratteristiche di dilatazione
differenti. Temperature troppo basse possono rendere fragili dei materiali plastici che divengono in generale friabili. Temperature troppo
elevate accelerano il degrado dei materiali instabili come carte acide, pellicole di acetato, pellicole a colori. Per l’archiviazione dei film si
ricorre a uno stoccaggio a -18 gradi.
Temperatura e umidità relativa sono quindi strettamente collegate. Se non si può agire su una, si agisce sull’altra:
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Il testo continua con il PIANO DI PREVENZIONE DEI SINISTRI:

• 1- bisogna valutare il rischio , 2- bisogna considerare le misure preventive à3- il piano di emergenza (nonostante le misure di
prevenzione), 4- l’intervento, la 5- risistemazione

VALUTAZIONE DEL RISCHIO

• indagini per evidenziare qualunque minaccia interna o esterna relativamente all’edificio
• relativamente al deposito documentario
le MISURE PREVENTIVE
• controllo dei fabbricati
• l’installazione di sistemi anticendio e antiallagamento
• i provvedimenti per la sicurezza delle collezioni durante le esposizioni
• l’effettuazione di copie di sicurezza da conservare in altri siti • la protezione dei sistemi elettrici e informatici • la sottoscrizione di
polizze assicurative.
Le polizze sono importanti, senza le polizze i danni vanno pagati per intero.
Il PIANO DI EMERGENZA deve prevedere:
• le attrezzature necessarie in caso di sinistro e la loro tenuta in efficienza
• la costituzione di squadre di intervento opportunamente addestrate
• le regole per le procedure per dare l’allarme, per evacuare le persone e per intervenire sul luogo del sinistro • la redazione di
documenti informativi opportunamente dislocati e diffusi tra il personale dell’ente
• la redazione degli inventari delle collezioni con l’indicazione delle priorità nei salvataggi.
INTERVENTO e RISISTEMAZIONE

La prima considerazione nei piani di emergenza e di prevenzione che bisogna fare è la sicurezza dell’ambiente, dei frequentatori e del
personale. La sicurezza dell’essere umano rispetto ai beni culturali. ovviamente non è stato considerato all’interno dell’IFLA per la sua ovvietà.
Per questo bisogna predisporre dei piani di evacuazione delle persone, del personale e degli utenti. Questo è il primo fine a cui tendere. Pochi
anni fa, in un archivio di stato in Toscana, è successo che siano morti due addetti. Questo perché uno dei sistemi di spegnimento del fuoco è
quello ad azoto. Nei depositi sono strutturate delle bocche dalle quali, in caso di allarme incendio, fuoriesce azoto. L’azoto toglie ossigeno
all’ambiente e il fuoco senza ossigeno si spegne, ma se rimane intrappolato un essere umano è un problema.

La prevenzione degli incendi viene fatta dai vigili del fuoco, che rilasciano l’idoneità o meno del luogo. Ogni materiale ha infatti un carico di
incendio. Senza idoneità non si può operare o avere accesso di pubblico.

Martinitt e stelline
San Gerolamo emiliani e Francesco Sforza à accolgono orfani e gli insegnano un mestiere, bambini erano gestiti da un ordine religioso e si
vestivano con delle tuniche à martinittà piccoli martini.
Stelline à palazzo delle stelline si chiama così perche san calo borromeo arcivescovo riordinando gli ordini religiosi decise di spostare le
monache benedettine stelline e di destinare l’ospedale (in senso di cura) ad accogliere orfani e bisognosi à Maria Teresa d’Austria 1700 lo
istituì come orfanotrofio femminile. Archivio dal 1800 al 1980 + fascicoli dei benefattori/testatori.
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Documenti seguono la storia di Milano e della città, c’erano solo bambini orfani poveri con certificato di povertàà compilavano una scheda di
ammissione con tutti i dati economici e non della famigliaà testimonianza della società milaneseà si fanno dei lavori di ricerca d’archivio fino ad
oggi (come cambiano i mestieri degli orfani quando uscivano e i parenti sitoà la memoria del lavoro)
Martinitt 6 anni in poi e dimessi tutti entro 18 anni à avviati al lavoro e il loro fascicolo si chiude e se fa qualcosa di particolare venivano inseriti
nei fascicoli es. scrivevano al direttore mentre erano in guerra à es info su medaglia al valore e loro fascicoli personali aggiornati poi con le
informazioni.
Visione ventennio fascista con gli occhi dei loro coetanei à 14 17 anni es avanguardisti che avevano una squadra di ginnastica che ha vinto alle
gare fasciste concorso dux.
Il mestiere di orfano, notaio medievaleà benefattori. à portare alla luce e rendere noto, dare vita all’archivio
Bambini malati respinti perché contagiosi e non avrebbero avuto le giuste cure e le giuste attenzioni (un istitutore per 40 bambini) e in più
doveva avere un legale tutore, potevano essere dimessi per motivi disciplinari o per richiesta del genitore. Una persona adulta che si prendesse
cura degli orfani dimessi, in parente, obbligatoria la sua presenza.
Divisa blu con strisce rosse con cappellino e bottoni dorati à così si potevano riconoscere quando erano in giro à i milanesi così li
consideravano i figli poveri e gli volevano bene, i bambini si vergognavano perché venivano visti ovviamente come quelli sfigati à ma i milanesi li
sostenevano e li incoraggiavano, entravano poveri con una bassa istruzione e uscivano tutti con un lavoro e tanta esperienza perché gli
industriali li cercavano per aiutarli e che avevano bisogno di lavorare.
Le stelline non le facevano uscire da sole, non potevano tornare a casa nei week end o durante le feste, potevano ricevere visite ma non uscire
dall’istituto e se uscivano potevano farlo solo in gruppo.
Tutti andavano a scuola nell’orfanotrofio al piano terra dell’istituto con maestri esterni à vivevano in una bolla (non potevano entrare i giornali)

5 giornate 1848 18-22 marzo

Rivolta partita dagli intellettuali con idea di patri a e tricolore
Sciopero del fumo à austriaci che governavano avevano il monopolio à tutti i milanesi smetteranno di fumare
Martinitti à premiati con la mediagli al valore per aver partecipato alle 5 giornate
Combattute dai tetti per non essere colpiti (sassi, acqua bollente) e in più da un carro avevano preso l’iniziativa di costruire delle barricate per
ripararsi, i martinitt andavano da una barricata all’altra per portare ordini
Barricate erano alle porte di Milano, porta ticinese e porta Venezia erano agli opposti, la lettera in cui venne chiesto all’orfanotrofio di mandare
dei martinitt per fare da staffette risale al 24 di marzo, due giorni dopo che la battaglia era finitaà furono coinvolti e i milanesi in allerta, il
governo provvisorio, li usò post cinque giornate.
FALSO STORICO à non parteciparono alle 5 giornate, quindi, vennero impiegati in varie mansioni post liberazione nel comune, tipografi…
questo gli fece perdere giorni di lavoro nei loro lavori principali e quindi il direttore dell’orfanotrofio chiese il rimborso per quei giorni.
Legna usata per costruire le barricate in porta tosa era stata data dall’orfanotrofio li accantoà anche di questo venne chiesto il rimborso.
Ambulanza all’interno del cortile dell’orfanotrofioà punto di soccorso medico non istituzionale fisso, tutti i feriti delle 5 gg venivano curati li, cosi
che non andando all’ospedale maggiore gli austriaci non li catturasseroà in seguito vennero trasferiti così che l’orfanotrofio potesse tornare alle
sue ordinarie funzioni.
Comando militare degli insorti cerano anche , carlo cattaneo, malì, enrico cernuschi (lui propose di coinvolgere i martinitt nelle 5 gg e propose di
dargli ala medaglia al valore).
Quando gli austriaci rientrarono in città ad agosto sono abbastanza arrabbiati con i milanesi, hanno saputo del coinvolgimento degli orfanotrofi e
quindi mandano degli ufficiali a cercare delle armi nell’orfanotrofio, ma non trovandole, trovarono dei tamburi innocui per delle esercitazioni
militari che sequestrarono per sfregio.