Il documento informatico in una PA

digitale

Silveria Gherardi
CeSIA – Area Sistemi e Servizi Informatici
 Di cosa parleremo

Documento informatico
Formazione
Caratteristiche
Valore probatorio documento informatico
Firme elettroniche
Firma digitale
Riferimento temporale
Conservazione

2
 Il documento

Come testimonianza
di un fatto giuridico, Contenuto
di un diritto, … stabile

Documento

Supporto
Data certa
fisico

Autore del
documento

3
 Documento informatico

Documento elettronico: «qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in

particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva» (Regolamento eIDAS n.
910/2014)

Documento informatico: «il documento elettronico che contiene la rappresentazione

informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti» (Codice dell'Amministrazione
Digitale o CAD - DLgs 82/2005)

Documento analogico: «rappresentazione non informatica di atti, fatti o dati

giuridicamente rilevanti» (Codice dell'Amministrazione Digitale o CAD - DLgs 82/2005)

4
 Documento informatico - Flusso documentale

Formazione Gestione Conservazione

5
 Documento informatico – Fasi flusso documentale

Formazione
produzione
acquisizione/copie e duplicati
registrazione informatica
generazione raggruppamento
Gestione
sottoscrizione
validazione temporale
trasmissione
copie-duplicati-estratti
pubblicazione
accesso – esposizione
Conservazione
modello organizzativo e profili coinvolti
processo di conservazione

6
 Documento informatico – Formazione e acquisizione

Produzione/Creazione tramite strumenti software:

documento di testo
foglio di calcolo
XML
Acquisizione telematica o su supporto informatico:
e-mail,
comunicazione istanza e dichiarazioni tramite PEC
copie di documenti analogici e copie di documenti informatici
Registrazione/Transazione o processo informatico:
dati forniti dall’utente attraverso compilazione di moduli o formulari
Generazione e raggruppamento
Insieme di dati provenienti da una o più basi di dati

7
 Documento amministrativo informatico

Documento informatico prodotto o ricevuto dalla PA

«Con documento amministrativo informatico si intende, ai sensi dell’art. 23 ter del CAD, l’atto formato dalle pubbliche amministrazioni
con strumenti informatici, nonché i dati e i documenti informatici detenuti dalle stesse.»

La PA produce gli originali dei documenti in formato digitale

8
 Documento informatico – Linee guida

La Pubblica Amministrazione forma i documenti in base alle «Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione
dei documenti informatici»

Adottate da AgID con determinazione n. 371/2021

Con obbligo di adozione per le PA fissata al primo gennaio 2022

Forniscono indicazioni su come formare i documenti, sulla gestione e conservazione inoltre sono presenti i seguenti
allegati:
Allegato 1 – Glossario dei termini e acronimi
Allegato 2 – Formati di file e riversamenti
Allegato 3 – Certificazione di processo
Allegato 4 – Standard e specifiche tecniche
Allegato 5 – Metadati
Allegato 6 – Comunicazione tra AOO di documenti amministrativi

9
 Documento informatico - Formazione

Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici Capitolo 2 – 2.1.1
«Il documento informatico è formato mediante una delle seguenti modalità:
a) creazione tramite l’utilizzo di strumenti software o servizi cloud qualificati che assicurino la produzione di documenti nei formati e
nel rispetto delle regole di interoperabilità di cui all'allegato 2;
b) acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico, acquisizione della copia per immagine su
supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico;
c) memorizzazione su supporto informatico in formato digitale delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o
dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente;
d) generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più banche dati,
anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.»

10
 Documento informatico – Copia e duplicati

Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici Capitolo 2 – 2.2
«La copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico è prodotta mediante processi e
strumenti che assicurino che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento
analogico da cui è tratto…»

Certificazione di processo - dematerializzazione massiva di documenti analogici, ...

Valore probatorio
Certificazione di processo
Attestazione conformità pubblico ufficiale – Art.22 comma 2 del CAD
(copie informatiche di documenti analogici)

11
 Documento informatico – Copia e duplicato

Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici

Capitolo 2 – 2.3
«Un duplicato informatico ha lo stesso valore giuridico del documento informatico da
cui è tratto ….ad esempio, effettuando una copia da un PC ad una pen-drive di un
documento nel medesimo formato.
La copia di un documento informatico è un documento il cui contenuto è il medesimo
dell’originale ma con una diversa evidenza informatica rispetto al documento da cui è
tratto, come quando si trasforma un documento con estensione “.doc” in un documento
“.pdf”.
L’ estratto di un documento informatico è una parte del documento con una diversa
evidenza informatica rispetto al documento da cui è tratto. »

Valore probatorio
Certificazione di processo
Attestazione pubblico ufficiale Art. 23bis comma 2 del CAD (Duplicati e copie
informatiche di documenti informatici)

12
 Formazione documento informatico – Allegato 2

Formati di file e riversamento - Allegato 2 al documento “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei
documenti informatici”

Allegato 2 raggruppa formati per l’interoperabilità, archiviazione e conservazione, ma anche quelli ampiamente diffusi

Caratteri tipografici (Helvetica, Courier, Arial, Verdana)

Formati file – documenti «paginati» (PDF, Word, RTF, OpenDocument)
Standard (XML, PDF, OpenDocument)

13
 Documento informatico – Formazione standard

Il documento formato con strumenti informatici, adottando standard che garantiscano

il principio di interoperabilità, contrastando il rischio di obsolescenza tecnologica

Standard consigliati – aperto, liberamente utilizzabili e non coperti da brevetti

Caratteristiche da garantire:
• Accessibilità
• Conservazione

14
 Documento informatico – Formati standard

Documenti amministrativi (ad es. per fattura elettronica è XML)

Tra gli standard indicati in allegato 2 per documenti “paginati” c’è il PDF

PDF – Portable Document Format – è uno standard aperto

documento PDF può contenere testo e immagini

PDF/A è un sottoinsieme del PDF

15
 Documento informatico – Formato PDF

Nell’ultima versione di Titulus sono stati inseriti controlli ulteriori sul formato del file e la corrispondenza alla ISO
320001-1

Esempio - Controllo standard PDF in Cartolario – modulo autorizzazione Titulus

16
 Documento informatico - PDF/A

Standard ISO19005
Nasce per le esigenze di archiviazione e conservazione a lungo termine del documento informatico
Garantisce di mantenere la medesima rappresentazione del contenuto
• Contiene tutte le informazioni necessarie per visualizzare il documento
• È incluso: testo, immagini, font, colori etc.
• Assenza di collegamenti esterni, codici eseguibili, contenuti crittografati.

Lo standard specifica due livelli:

• PDF/A-1b riproduzione affidabile
• PDF/A-1a come 1b e inserisce struttura del documento

17
 Documento informatico - PDF/A creazione e verifica

Modalità di creazione e verifica

• Word
• Adobe Pro
• Adobe Reader - verifica

18
 Accessibilità - Definizione

«Per accessibilità si intende la capacità dei sistemi informatici di erogare servizi e fornire informazioni fruibili, senza
discriminazioni, anche da parte di coloro che a causa di disabilità necessitano di tecnologie assistive o configurazioni
particolari.»
(AgID – Accessibilità)

«Linee Guida sull’Accessibilità degli strumenti informatici» emanate da AgID a novembre 2021 come disposto dall’Art.
11 della L. 4/2004 e in attuazione della Direttiva UE 2016/2102

19
 Accessibilità - Standard e normativa

Linee guida AgID

Definiscono i requisiti tecnici per l’accessibilità degli strumenti informatici
Hardware – postazioni di lavoro
Web
Documenti non web
Software e applicazioni mobile

Direttiva europea 2016/2102 – relativa all’accessibilità dei siti web e delle applicazioni mobile degli enti pubblici

20
 Accessibilità – Linee guida

Riferimenti per il controllo tecnico di conformità

Metodologia e criteri di valutazione per la verifica soggettiva

Pubblicazione degli obiettivi di accessibilità e Dichiarazione di accessibilità in cui si attesta lo stato di conformità di
ciascun sito e applicazione mobile ai requisiti di accessibilità.
Modello condiviso per dichiarazione accessibilità siti web e applicazioni mobili
Riferimento strumento segnalazione inadempienze
Dichiarazione accessibilità
[Link] ([Link])
Obiettivi accessibilità
[Link]

21
 Accessibilità – Strumenti di controllo automatico

Effettuare controllo di accessibilità

email
presentazione PowerPoint
foglio excel
word
PDF

[Link] intranet accessibilità

22
 Office – Verifica accessibilità

Menù Revisione – Verifica

Accessibilità

Excell

Outlook

Power Point

23
 Word – Verifica accessibilità

Word – menù Revisione – Verifica accessibilità

24
 Word - Struttura

Riquadro accessibilità – risultati controllo e suggerimenti

per correzione
Esempio Contrasto del testo

Utilizzare Stili – es. Titolo

25
 Word – Contrasto e dimensione carattere

26
 Word - Immagine

Il contenuto dell’immagine non è “leggibile”

Testo alternativo – descrizione o foglio decorato

27
 Word - Tabella

Controllare lettura campi con tab

Prima riga come intestazione
In proprietà tabella inserire
Descrizione tabella

28
 Word – Salvataggio con tag

29
 Accessibilità – Controlli soggettivi

Power point - titolo diverso per ogni slide

Descrizione del link
Non utilizzare il colore per fornire informazioni es numero negativo in rosso
Navigazione con tastiera – corretto flusso

30
 Documento informatico - Flusso documentale

Formazione Gestione Conservazione

31
 Documento informatico – Fasi flusso documentale

Formazione
produzione
acquisizione/copie-duplicati
registrazione informatica
generazione raggruppamento
Gestione
sottoscrizione
validazione temporale
trasmissione
copie-duplicati-estratti
pubblicazione
accesso-esposizione
Conservazione
modello organizzativo e profili coinvolti
processo di conservazione

32
 Documento Amministrativo informatico - Gestione

«La rappresentazione di un documento amministrativo informatico deve essere:

• predisposta in uno dei formati dall’allegato 2 Formati di file e riversamento delle Linee guida;
• tale da assicurare l’identificazione in modo univoco e persistente, a tale scopo deve perciò contenere,
nei metadati ad essa associati, le informazioni sulla Segnatura, nel caso di un documento protocollato,
oppure, nel caso di documento non protocollato, le informazioni relative alla sua impronta crittografica;
• associata ai relativi metadati, così come definiti nell’allegato 5»

Manuale di gestione documentale

Protocollo informatico – garantisce identificazione, immodificabilità e integrità, riferimento temporale certo opponibile
a terzi

33
 Documento informatico - Caratteristiche

Identificazione
per la PA l’identificazione dei documenti protocollati è assolta dalla segnatura di protocollo
per documenti non protocollati dall’identificativo del gestore documentale o dall’impronta crittografica/hash

Immodificabilità e integrità - dopo la formazione deve essere garantita l’immodificabilità e integrità tramite:
firma elettronica qualificata, digitale o elettronica avanzata
memorizzazione sistema gestione documentale
trasferimento tramite PEC
versamento ad un sistema di conservazione

34
 Documento informatico - Metadati

Dati descrittivi
Contestualizzano documento in un Sistema di gestione documentale e poi nel Sistema di conservazione
autore
segnatura Protocollo
impronta/hash
formato

35
 Documento informatico - Autore

Proprietà del file – titolo/autore

36
 Rilevanza giuridica del documento

Nasce al momento della formazione del documento o successivamente

Forma scritta – dipende dalla capacità di individuare con certezza la paternità e provenienza del documento (autore)

Sottoscrizione – autore e responsabile giuridico degli atti rappresentati nel documento

37
 Documento informatico – Valore probatorio

Art. 20. Codice Amministrazione Digitale

Validità ed efficacia probatoria dei documenti informatici
1-bis. Il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del
Codice civile quando vi è apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica
avanzata o, comunque, è formato, previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo avente i
requisiti fissati dall'AgID ai sensi dell'articolo 71 con modalità tali da garantire la sicurezza, integrità e immodificabilità
del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilità all'autore. In tutti gli altri casi, l'idoneità del
documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente
valutabili in giudizio, in relazione alle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità. La data e l'ora di
formazione del documento informatico sono opponibili ai terzi se apposte in conformità alle Linee guida. (2)

38
 Scrittura privata

Art. 2702 del Codice Civile - Efficacia della scrittura privata.

La scrittura privata fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l'ha sottoscritta,
se colui contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione, ovvero se questa è legalmente considerata
come riconosciuta.

39
 Firme elettroniche

A B

40
 Firme elettroniche

Per dare valore giuridico al documento informatico

41
 Firme elettroniche – Regolamento eIDAS

Regolamento eIDAS (n. 910/2014)

Articolo 3 - Definizioni
10) «firma elettronica», dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati
elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare;
11) «firma elettronica avanzata», una firma elettronica che soddisfi i requisiti di cui all’articolo 26;
12) «firma elettronica qualificata», una firma elettronica avanzata creata da un dispositivo per la creazione di una
firma elettronica qualificata e basata su un certificato qualificato per firme elettroniche;

42
 Firme elettroniche – Effetti giuridici

Regolamento eIDAS (n. 910/2014)

Articolo - 25 Effetti giuridici delle firme elettroniche
1. A una firma elettronica non possono essere negati gli effetti giuridici e l’ammissibilità
come prova in procedimenti giudiziali per il solo motivo della sua forma elettronica o
perché non soddisfa i requisiti per firme elettroniche qualificate.
2. Una firma elettronica qualificata ha effetti giuridici equivalenti a quelli di una firma
autografa.
3. Una firma elettronica qualificata basata su un certificato qualificato rilasciato in uno
Stato membro è riconosciuta quale firma elettronica qualificata in tutti gli altri Stati
membri.

43
 Firma elettronica avanzata

Regolamento eIDAS (n. 910/2014)

Articolo 26 - Requisiti di una firma elettronica avanzata
Una firma elettronica avanzata soddisfa i seguenti requisiti:
a) è connessa unicamente al firmatario;
b) è idonea a identificare il firmatario;
c) è creata mediante dati per la creazione di una firma
elettronica che il firmatario può, con un elevato livello di
sicurezza, utilizzare sotto il proprio esclusivo controllo;
d) è collegata ai dati sottoscritti in modo da consentire
l’identificazione di ogni successiva modifica di tali dati.

44
 Firma digitale

Firma digitale
– Rende manifesta l’autenticità del documento informatico
– Verifica la provenienza e integrità

La firma digitale è basata sul certificato di firma (coppia di chiave crittografiche)

Con la chiave pubblica consente di verificare la provenienza e integrità del documento
Consente di firmare con la chiave privata

Il certificato di firma è rilasciato da prestatori qualificati e ha una validità limitata nel tempo

45
 Firma digitale

È associata stabilmente al documento informatico

Il documento informatico sottoscritto con firma digitale soddisfa il requisito della forma scritta

Il certificato non deve risultare scaduto al momento della sottoscrizione

46
 Firma digitale

La firma digitale è il risultato di una procedura informatica – detta validazione – che garantisce l’autenticità e l’integrità
di documenti informatici.
La firma digitale conferisce al documento informatico le seguenti caratteristiche:
autenticità: la firma digitale garantisce l’identità del sottoscrittore del documento;
integrità: la firma digitale assicura che il documento non sia stato modificato dopo la sottoscrizione;
non ripudio: la firma digitale attribuisce piena validità legale al documento, pertanto il documento non può essere
ripudiato dal sottoscrittore;
[Link]

47
 Firma digitale – Codice amministrazione digitale

Art 24 Codice Amministrazione Digitale stabilisce che:

1. La firma digitale deve riferirsi in maniera univoca ad un solo soggetto ed al documento o all’insieme di documenti
cui è apposta o associata.
2. L’apposizione di firma digitale integra e sostituisce l’apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di
qualsiasi genere ad ogni fine previsto dalla normativa vigente.
3. Per la generazione della firma digitale deve adoperarsi un certificato qualificato che, al momento della
sottoscrizione, non risulti scaduto di validità ovvero non risulti revocato o sospeso.

48
 Firma digitale – Codice amministrazione digitale

Art 24 Codice Amministrazione Digitale stabilisce che:

4. Attraverso il certificato qualificato si devono rilevare, secondo le (Linee guida), la validità del certificato stesso,
nonché gli elementi identificativi del titolare (di firma digitale) e del certificatore e gli eventuali limiti d’uso. (Le linee
guida definiscono altresì le modalità, anche temporali, di apposizione della firma.)
4-bis. L’apposizione a un documento informatico di una firma digitale o di un altro tipo di firma elettronica qualificata
basata su un certificato elettronico revocato, scaduto o sospeso equivale a mancata sottoscrizione, salvo che lo stato
di sospensione sia stato annullato. La revoca o la sospensione, comunque motivate, hanno effetto dal momento della
pubblicazione, salvo che il revocante, o chi richiede la sospensione, non dimostri che essa era già a conoscenza di tutte
le parti interessate.

49
 Verifica di firma - Strumenti

Client
• Dike
• Adobe Reader
• File protector

Online
• [Link]
• Titulus
• Notariato [Link]
• Infocert [Link]
Elenco completo [Link]
verifica

50
 Certification Revocation List

CRL (Certificate Revocation List) è «un elenco di certificati digitali che sono stati revocati
dalla Certification Authority (CA), prima della data di scadenza pianificata e non
dovrebbero più essere considerati attendibili».
Viene pubblicata periodicamente da CA
È firmato con certificato CA
Per convalida è necessario il certificato della relativa CA

51
 Verifica e riferimento temporale

«la verifica, per essere attendibile, deve necessariamente basarsi su informazioni molto aggiornate, e quindi disponibili
esclusivamente in rete. La firma digitale ha una scadenza, è necessario quindi sapere come agire per preservare
l’autenticità di un documento informatico sottoscritto oltre il termine di scadenza del certificato. Per far ciò è
necessario avvalersi di un riferimento temporale opponibile ai terzi, tramite il quale è possibile associare – quando
necessario – ad un documento informatico una sorta di “etichetta elettronica, contenente data e ora certa”, allo scopo
di dimostrare che il documento aveva quella specifica forma in quel preciso momento temporale.»
[Link]

52
 Riferimento temporale

Codice
Amministrazione
Digitale Decreto Art.1 Art.20
Legislativo 7 marzo
2005, n. 82 e s.m.i. –

[bb) validazione 3. Le regole tecniche per la

temporale: il risultato formazione, per la trasmissione,
della procedura la conservazione, la copia, la
informatica con cui si duplicazione, la riproduzione e la
attribuiscono, ad uno o validazione dei documenti
più documenti informatici, nonché quelle in
informatici, una data ed materia di generazione,
un orario opponibili ai apposizione e verifica di qualsiasi
terzi;] tipo di firma elettronica, sono
stabilite con le Linee guida. (3)

53
 Riferimento temporale

Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme

elettroniche avanzate, qualificate e digitali

Art. 41 Riferimenti temporali opponibili ai terzi

1. I riferimenti temporali realizzati dai certificatori accreditati in conformità con
quanto disposto dal titolo IV sono opponibili ai terzi ai sensi dell'art. 20, comma
3, del Codice.
2. I riferimenti temporali apposti sul giornale di controllo da un certificatore
accreditato, secondo quanto indicato nel proprio manuale operativo, sono
opponibili ai terzi ai sensi dell'art. 20, comma 3, del Codice.
3. L'ora assegnata ai riferimenti temporali di cui al comma 2 del presente articolo,
deve corrispondere alla scala di tempo UTC(IEN), di cui al decreto del Ministro
dell'industria, del commercio e dell'artigianato 30 novembre 1993, n. 591, con
una differenza non superiore ad un minuto primo.

54
 Riferimento temporale

4. Costituiscono inoltre validazione temporale:

a) il riferimento temporale contenuto nella segnatura di protocollo di cui all'art.
9 del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, 31 ottobre 2000,
pubblicato nella Gazzetta Ufficiale 21 novembre 2000, n. 272;
b) il riferimento temporale ottenuto attraverso la procedura di conservazione
dei documenti in conformità alle norme vigenti, ad opera di un pubblico
ufficiale o di una pubblica amministrazione;
c) il riferimento temporale ottenuto attraverso l'utilizzo di posta elettronica
certificata ai sensi dell'art. 48 del Codice;
d) il riferimento temporale ottenuto attraverso l'utilizzo della marcatura postale
elettronica ai sensi dell'art. 14, comma 1, punto 1.4 della Convenzione postale
universale, come modificata dalle decisioni adottate dal XXIII Congresso
dell'Unione postale universale, recepite dal Regolamento di esecuzione
emanato con il decreto del Presidente della Repubblica 12 gennaio 2007, n.
18.

55
 Validazione temporale elettronica

Regolamento europeo eIDAS - Articolo 3

Definizioni
33) «validazione temporale elettronica», dati in forma elettronica che collegano altri dati in forma elettronica a una
particolare ora e data, così da provare che questi ultimi esistevano in quel momento;
34) «validazione temporale elettronica qualificata», una validazione temporale elettronica che soddisfa i requisiti di
cui all’articolo 42.

56
 Validazione temporale elettronica

eIDAS - Articolo 42
Requisiti per la validazione temporale elettronica qualificata
1. Una validazione temporale elettronica qualificata soddisfa i requisiti seguenti:
a) collega la data e l’ora ai dati in modo da escludere ragionevolmente la possibilità di modifiche non rilevabili dei dati;
b) si basa su una fonte accurata di misurazione del tempo collegata al tempo universale coordinato;
c) è apposta mediante una firma elettronica avanzata o sigillata con un sigillo elettronico avanzato del prestatore di
servizi fiduciari qualificato o mediante un metodo equivalente.

57
 Marca temporale in e-IDAS

Sostanzialmente la struttura della marca temporale rimane immutata anche nel Regolamento e-IDAS n. 910/2014 del
23 luglio 2014 in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari nel mercato interno, che tra l’altro verrà
recepito anche dall’emanando provvedimento di riforma del Codice dell’Amministrazione Digitale. Difatti la Sezione 6
dello stesso Regolamento si occupa della validazione temporale elettronica, che, con maggiore precisione rispetto al
legislatore nazionale, è intesa come “dati in forma elettronica che collegano altri dati in forma elettronica a una
particolare ora e data, così da provare che questi ultimi esistevano in quel momento”. In altri termini si tratta della
marca temporale, che al di là dei riconosciuti effetti giuridici e probatori, gode della presunzione di accuratezza della
data e dell’ora che indica e di integrità dei dati ai quali tale data e ora sono associate .
«[Link]

58
 Marca temporale

Le marche temporali devono essere conservate dal Certificatore

Accreditato per un periodo non inferiore a 20 anni

Potrà essere applicata a diversi tipi di file (documenti, immagini, suoni,

filmati, ecc.), a prescindere che sia o meno sottoscritto digitalmente.

59
 Riferimento temporale VS marca temporale

Che differenza c’è tra un riferimento temporale ed una marca temporale?

Mentre il riferimento temporale è l’informazione, contenente la data e l’ora, che viene associata ad uno o più
documenti informatici, la marca temporale è l’evidenza informatica che consente di rendere opponibile a terzi un
riferimento temporale.
Del primo è responsabile il proprietario del documento, la seconda consiste in una vera e propria firma digitale,
applicata da un certificatore secondo le disposizioni delle regole tecniche, ed è efficace in ogni situazione in cui un
documento deve avere una data certa.
Dal sito Infocert

60
 Posta elettronica certificata

Art. 48. Posta elettronica certificata

1. La trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna
avviene mediante la posta elettronica certificata ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005,
n. 68, o mediante altre soluzioni tecnologiche individuate con le Linee guida.
2. La trasmissione del documento informatico per via telematica, effettuata ai sensi del comma 1, equivale, salvo che la
legge disponga diversamente, alla notificazione per mezzo della posta.
3. La data e l'ora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso ai sensi del comma 1 sono
opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n.
68, ed alle relative regole tecniche, ovvero conformi alle Linee guida.

61
 Posta Elettronica Certificata

Regole tecniche [Link]

[Link]
Indice degli indirizzi [Link]
• Professionisti e imprese - Decreto Legge n.185 del 29 novembre 2008
• Imprese individuali – INIPEC - Decreto legge n.179 del 18 ottobre 2012 – convertito in Legge del 17 dicembre 2012
n.221
Sistema di ricevute che costituiscono «prova legale dell’avvenuta spedizione e dell’avvenuta consegna» oltre alla
precisa indicazione temporale
[Link]

62
 Documento informatico - Flusso documentale

Formazione Gestione Conservazione

63
 Documento informatico – Fasi flusso documentale

Formazione
produzione
acquisizione/copie-duplicati
registrazione informatica
generazione raggruppamento
Gestione
sottoscrizione
validazione temporale
trasmissione
copie-duplicati-estratti
pubblicazione
accesso – esposizione
Conservazione
modello organizzativo e profili coinvolti
processo di conservazione

64
 Conservazione

Documenti
amministrativi
informatici

65
 Ruoli coinvolti

Responsabile
Produttore dei
della
PDV
conservazione

Titolare dell’oggetto Utente

Conservatore
della conservazione abilitato

66
 Responsabile conservazione e modello organizzativo

Responsabile conservazione viene nominato all’interno della PA

Responsabile del servizio di conservazione può essere esterno
Il responsabile della conservazione collabora con il responsabile e coordinatore della gestione documentale

Il responsabile della conservazione può delegare a soggetto terzo accreditato il servizio di conservazione e alcune
funzioni

Convenzione con il Polo Archivistico della Regione Emilia Romagna (ParER)

67
 Conservazione – Funzione

I documenti informatici per i quali è prevista la conservazione devono essere conservati

in forma digitale

La conservazione garantisce identificazione, integrità e immodificabilità del documento

informatico nel tempo

Sistema di regole, procedure e tecnologia per la conservazione dei documenti, per il

mantenimento del valore Giuridico
Autenticità – integrità – affidabilità – leggibilità – reperibilità del documento informatico

Documenti per i quali la conservazione è obbligatoria

fatture elettroniche e documenti fiscalmente rilevanti
RIPG – Registro Informatico di Protocollo Giornaliero
documenti informatici a rilevanza civilistica

68
 Conservazione – Obbligo e opportunità

Linee Guida per la formazione, gestione e conservazione del documento informatico Cap 4
Nella Pubblica Amministrazione, il sistema di gestione informatica dei documenti
trasferisce al sistema di conservazione, ai sensi dell’art. 44, comma 1-bis, del CAD41,:
a) i fascicoli informatici chiusi e le serie informatiche chiuse, trasferendoli dall’archivio
corrente o dall’archivio di deposito;
b) i fascicoli informatici e le serie non ancora chiuse trasferendo i documenti in essi
contenuti sulla base di specifiche esigenze dell’ente, con particolare attenzione per i
rischi di obsolescenza tecnologica.

69
 Conservazione – Obbligo e opportunità

Linee Guida per la formazione, gestione e conservazione del documento informatico Cap 4
..
Il sistema di conservazione assicura, dalla presa in carico fino all’eventuale scarto, la conservazione
dei seguenti oggetti digitali in esso conservati, tramite l’adozione di regole, procedure e tecnologie,
garantendone le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità:
a) i documenti informatici e i documenti amministrativi informatici con i metadati ad essi associati;
b) le aggregazioni documentali informatiche (fascicoli e serie) con i metadati ad esse associati
contenenti i riferimenti che univocamente identificano i singoli oggetti documentali che
costituiscono le aggregazioni medesime, nel rispetto di quanto indicato per le Pubbliche
Amministrazioni nell’articolo 67, comma 2, del DPR 445/200042 e art. 44, comma 1-bis, CAD.

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 Conservazione – Accesso

Linee Guida per la formazione, gestione e conservazione del documento informatico Cap
4
..
Il sistema di conservazione garantisce l’accesso all’oggetto conservato per il periodo previsto dal
piano di conservazione del titolare dell’oggetto della conservazione e dalla normativa vigente, o
per un tempo superiore eventualmente concordato tra le parti, indipendentemente dall'evoluzione
del contesto tecnologico. Il sistema di conservazione è almeno logicamente distinto dal sistema di
gestione informatica dei documenti.

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 Conservazione

Cad - Art. 43. Conservazione ed esibizione dei documenti (3)

1. 1. Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a
mezzo di documenti informatici, se le relative procedure sono effettuate in modo tale da garantire la conformità ai
documenti originali e sono conformi alle Linee guida. (1)
1bis. Se il documento informatico è conservato per legge da uno dei soggetti di cui all'articolo 2, comma 2, cessa
l'obbligo di conservazione a carico dei cittadini e delle imprese che possono in ogni momento richiedere accesso al
documento stesso ai medesimi soggetti di cui all'articolo 2, comma 2. Le amministrazioni rendono disponibili a
cittadini ed imprese i predetti documenti attraverso servizi online accessibili previa identificazione con l'identità
digitale di cui all'articolo 64 ed integrati con i servizi di cui agli articoli 40ter e 64bis. (2)
2. Restano validi i documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento già
conservati mediante riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro processo idoneo a garantire
la conformità dei documenti agli originali ai sensi della disciplina vigente al momento dell'invio dei singoli documenti
nel sistema di conservazione. (4)

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 Conservazione

Cad - Art. 43. Conservazione ed esibizione dei documenti (3)

3. I documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, possono essere archiviati per
le esigenze correnti anche con modalità cartacee e sono conservati in modo permanente con modalità digitali, nel
rispetto delle Linee guida.
4. Sono fatti salvi i poteri di controllo del Ministero per i beni e le attività culturali sugli archivi delle pubbliche
amministrazioni e sugli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico ai sensi delle disposizioni del decreto
legislativo 22 gennaio 2004, n. 42.

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 Conservazione

Art. 44. Requisiti per la gestione e conservazione dei documenti informatici

1. Il sistema di gestione informatica dei documenti delle pubbliche amministrazioni, di cui all'articolo 52 del decreto
del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, è organizzato e gestito, anche in modo da assicurare
l'indicizzazione e la ricerca dei documenti e fascicoli informatici attraverso il sistema di cui all'articolo 40ter nel rispetto
delle Linee guida. (2)
1bis. Il sistema di gestione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni è gestito da un responsabile che
opera d'intesa con il dirigente dell'ufficio di cui all'articolo 17 del presente Codice, il responsabile del trattamento dei
dati personali di cui all'articolo 29 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, ove nominato, e con il responsabile
del sistema della conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni, nella definizione e gestione
delle attività di rispettiva competenza. Almeno una volta all'anno il responsabile della gestione dei documenti
informatici provvede a trasmettere al sistema di conservazione i fascicoli e le serie documentarie anche relative a
procedimenti non conclusi. (3)

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 Conservazione

Art. 44. Requisiti per la gestione e conservazione dei documenti informatici

1ter. Il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura, per quanto in esso conservato, caratteristiche di
autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità, secondo le modalità indicate nelle Linee guida. (1)
1quater. Il responsabile della conservazione, che opera d'intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali,
con il responsabile della sicurezza e con il responsabile dei sistemi informativi, può affidare, ai sensi dell'articolo 34,
comma 1bis, lettera b), la conservazione dei documenti informatici ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono
idonee garanzie organizzative, e tecnologiche e di protezione dei dati personali. Il responsabile della conservazione
della pubblica amministrazione, che opera d'intesa, oltre che con i responsabili di cui al comma 1bis, anche con il
responsabile della gestione documentale, effettua la conservazione dei documenti informatici secondo quanto previsto
all'articolo 34, comma 1bis. (4)

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 Silveria Gherardi

CeSIA – Area Sistemi e Servizi Informatici

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