Principi di base di project
management
Vanessa Gemmo
Università IULM, Milano
9 maggio 2019
Agenda
• Definizione di progetto
• Definizione di project management
• Ciclo di vita di un progetto
• Alcuni strumenti di pianificazione
Introduzione al project management-
PM
Il PM tratta della concezione, selezione,
autorizzazione, pianificazione,
realizzazione e controllo di iniziative chiamate
“progetti”
1
Il progetto: definizione
Il progetto: definizione
Un progetto consiste in un’attività
complessa, unica e di durata determinata,
volta al raggiungimento di un obiettivo chiaro
e predefinito, mediante un processo
continuo di pianificazione e controllo di
risorse differenziate e con vincoli
interdipendenti di costi-tempi-qualità
(R.D. Archibald)
Fonte: Archibald R.D., 2008
Il progetto: un processo di continua
pianificazione
La complessità di un progetto nasce dal gran numero di
attività da espletare e coordinare
Su ogni attività vengono allocate risorse tra loro
differenziate
SCARSITÀ delle risorse
> necessità di UN’ACCURATA PIANIFICAZIONE
finalizzata alla ottimizzazione delle attività e alla
minimizzazione dei costi e che consideri in termini
qualitativi e quantitativi la reale disponibilità delle
risorse occorrenti nell’arco di tempo in cui è previsto
l’impiego delle risorse stesse
2
Il progetto: i vincoli di costi-tempi-qualità
I vincoli temporali, economici e qualitativi
(interdipendenti) rappresentano:
vincoli imprescindibili che occorre rispettare per
assicurare il successo del progetto
le variabili sulle quali è di fatto possibile
intervenire lungo tutta la fase realizzativa
Esempi di progetti
Realizzazione di un sistema di
telecomunicazione
Iniziativa di ricerca e sviluppo per migliorare le
tecniche di produzione
Costruzione di un impianto
Realizzazione di un sistema informativo
Sviluppo di un nuovo prodotto o servizio
Innovazione di processo
Vostri progetti?
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Il Project Management (PM): definizione
Consiste nella combinazione di uomini, risorse e
fattori organizzativi riuniti, temporaneamente,
per raggiungere, con l’impiego di risorse limitate,
obiettivi unici e definiti, in presenza di vincoli
temporali economici e qualitativi
> per gestire un progetto complesso è indispensabile
applicare una metodologia fondata su principi rigorosi e
regole sistematiche
Ciclo di vita di un progetto
Principali fasi
CONCEZIONE
Concettualizzazione, valutazione e fattibilità
DEL PROGETTO
PIANIFICAZIONE
ESECUZIONE
MONITORAGGIO
CHIUSURA
Fasi del P.M.
Ciclo di vita del progetto: le fasi
CONCEZIONE
ESECUZIONE
PIANIFICAZIONE
• Fattibilità
CONTROLLO
• Analisi
• Tempi CHIUSURA
Costi/Benefici ATTIVITA’
• (Gara/Offerta) • Risorse • Tempi effettivi
• Costi effettivi • Valutazione
• Definizione • Costi/Ricavi
VERIFICA
obiettivi • Analisi degli • Esame critico
scostamenti dei risultati
• Lancio
• Analisi delle cause • Chiusura
RIPIANIFICAZIONE formale
• Attuazione dei
correttivi
• Nuove stime a finire
TEMPO
T inizio T fine
• BUSINESS CASE • PIANO DI PROGETTO
• 12
PROJECT CHARTER
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Fase di concezione del progetto
All’inizio…
Definizione degli obiettivi di progetto
Pianificazione e definizione dell’ambito di
progetto (scope management)
BUSINESS CASE & PROJECT CHARTER
Finalità
Obiettivi operativi
Sotto-obiettivi
Obiettivo SMART
S M A R T
Specific Measurable Attainable Relevant Time Based
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Passi per la concezione Passo 3: Decisione
Passo 1: Analisi esigenze/fattibilità
Passo 2: Business case
Business
case
Sì
No
Project
charter
Passo 4 : Project Charter - Ufficializzazione del progetto stop
Business Case Template: esempio
Variables
Measurable Organizational Value
Project Charter: perchè?
Per ufficializzare l’avvio del progetto
Per dare delega al Project Manager
Per chiarire a tutti, il perché dell’avvio del progetto
Per ufficializzare gli obiettivi del progetto
Per permettere a tutti di riferirsi in maniera
omogenea ed inequivocabile al progetto
SCHEDA
DI
SINTESI
6
Project Charter: esempio
Il project manager
Il project manager
Responsabile del progetto
Si focalizza principalmente sulla gestione, sul
coordinamento e sul controllo del progetto
A volte partecipa direttamente alle attività che lo
compongono.
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I compiti fondamentali del project
manager
Pianificare il progetto e stabilirne la struttura
generale
Accertarsi che il sistema organizzativo sia in grado di
supportare il progetto
Gestire il team
Risolvere divergenze e conflitti
Comunicare con tutti i livelli gerarchici
Conoscere e gestire i rischi del progetto
Controllare il rispetto dei vincoli: tempi, costi,
qualità output
Individuare deviazioni dal piano e intraprendere
azioni correttive
Approvazione delle modifiche condivise da tutti i
partecipanti ove possibile
Certificazioni
PMI-Project Management Institute
[Link]
> PMBOK (Project Management Body of Knowledge)
ISIPM-Istituto Italiano di Project Management
[Link]
IPMA-International Project Management Association
[Link]
Competenze project manager
Leadership
Utilizzo di tecniche motivazionali
Capacità di comunicazione
Tendenza al problem solving
Competenze di decision-making e team building
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I diversi attori
Alcuni ruoli
Comitato guida del portafoglio (ptf) di progetti
(Steering committee)
Sponsor
Program manager
Multi-project manager
Project manager
Functional project leader
Project management office/officer (PMO)
Altri membri del team di progetto
Fonte: Archibald R.D., 2008
Fase di pianificazione del progetto
9
Perché pianificare?
In un’organizzazione con risorse scarse e tempo
limitato, pianificare è l’unico modo per
ottimizzare la gestione delle risorse e
delle attività e tenere la situazione sotto
controllo
Il Piano Operativo di Progetto
LE METODOLOGIE E GLI
STRUMENTI DI PROJECT
1. OBIETTIVI DEL PROGETTO MANAGEMENT SONO DI
Cosa deve essere fatto AUSILIO
PER LA DETERMINAZIONE DEI
2. ATTIVITA’ DA SVOLGERE W.B.S.
CONTENUTI DEI SINGOLI
Come deve essere fatto CAPITOLI.
3. COMPETENZE NECESSARIE
Quali conoscenze,capacità Matrici compiti/responsabilità
4. DEFINIZIONE E ASSEGNAZIONE
RISORSE (persone, mezzi)
Chi lo deve fare
5. SCHEDULING DEL PROGETTO (tempo) Gantt, reticoli
Quando si deve fare
6. DEFINIZIONE E ASSEGNAZIONE
RISORSE ECONOMICHE DI PROGETTO Budget
Quanto costa
7. SISTEMA DI CONTROLLO
SI di progetto
Come verificare
8. ASPETTI DI ATTENZIONE E MODALITA’
DI SOLUZIONE DEI PROBLEMI
Quali fattori di rischio
Risk Evaluation&Mgmt
* Particolari criticità
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ATTIVITA’ DA SVOLGERE
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Work Breakdown Structure, WBS
Work Breakdown Structure, WBS
WBS (Work Breakdown Structure):
procedimento sistematico e organizzato mediante
il quale il progetto viene articolato in componenti
elementari («struttura analitica di progetto»)
struttura per la suddivisione del lavoro
Fonte: Archibald R.D., 2008
WBS: struttura
Si inizia dall’elemento di massimo livello
(WORKPACKAGE-WP) e lo si scompone nelle principali
attività (TASK) ed eventuali sotto-attività (SUB-TASK) che
devono essere eseguite dalle singole persone/funzioni.
Task (attività) = lavoro coerente,
che ha luogo in un determinato
periodo di tempo e si conclude
con la creazione di uno o più
output (deliverable).
Deliverable= output di
un’attività
1
1.1 1.2 1.3
1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.3.1 1.3.2
Fonte: Archibald R.D., 2008
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Chi partecipa?
Sviluppo della wbs partendo dagli aspetti
generali per passare poi ai dettagli, con la
partecipazione del PM e dei capi funzionali
Esame della WBS con dirigenti e specialisti
interessati, fin al raggiungimento di un
accordo sulla sua validità
Task Name
WP1. Management
1.1 Gestione del Progetto
MS.1 Inizio Lavori
Esempio: WP2. Analisi Tecnica
2.1 Raccolta Requisiti Tecnici
progetto di 2.2 Definizione della Tecnologia
2.3 Strumenti di riferimento
sviluppo di un MS.2 Consegna Analisi Tecnica
WP3. Analisi Funzionale
sistema 3.1 Specifiche di Progetto
3.2 Analisi Requisiti
informativo 3.3 Microanalisi Parte Principale
MS.3 Consegna Analisi Parte Principale
3.4 Analisi Migrazione
3.5 Microanalisi Parte 2
MS.5 Consegna Analisi Parte 2
WP4. Modello Grafico e Prototipo
4.1 Studio della navigazione
4.2 Definizione grafica e modello layout
4.3 Prototipo
MS.4 Consegna Prototipo
WP5. Progettazione Tecnica
5.1 Definizione dei Moduli
5.2 Definizione degli Standard
5.3 Pattern e Modello ad Oggetti
WP6. Modello Database
6.1 Modello Logico
6.2 Modello Fisico
WP7. Sviluppo
MS.6 SAL Sviluppo
7.1 Sviluppo
MS.7 Rilascio procedura
WP8. Test
8.1 Collaudo
MS.8 SAL Test
8.2 Manutenzione Correttiva
8.3 Migrazione
WP9. Documentazione
9.1 Documentazione Tecnica
9.2 Manuale Utente
WP10. Rilascio
MS9. GoLive!
10.1 Rilascio
10.2 Assistenza
10.3 Parallelo Procedure
Esempio
Riorganizzazione di una cooperativa
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Alcune note
Si possono identificare WBS «tipo»
WP 1 - Management
WP dedicato alla Chiusura del progetto
Limiti della WBS
Non contiene informazioni sull’interdipendenza
tra le diverse attività
Non contiene informazioni sulla sequenza delle
attività
Le milestone
• Sono punti intermedi di controllo per valutare
lo stato d’avanzamento globale e per
presentare rendiconti all’alta direzione.
• Spesso sono rappresentati da eventi, ossia un
accadimento che segna l’inizio o il
completamento di uno o più compiti e attività.
• «Durata 0»
Fonte: Archibald R.D., 2008
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DEFINIZIONE DELLE COMPETENZE
NECESSARIE
E
ASSEGNAZIONE DELLE ATTIVITÀ A
DIVERSI SOGGETTI
Organization Breakdown Structure, OBS
Consente una scomposizione gerarchica delle
responsabilità di progetto, finalizzata a individuare i
responsabili (singole persone/funzioni) delle attività
previste.
Project
manager
Azienda
BU 1 BU 2
esterna Alfa
Vittorio Antonio
Mario Rossi Luca Verdi
Simoni Bianchi
Fonte: Nokes S., Kelly S., 2008
Matrice compiti/responsabilità
(Responsibility Assignment Matrix, RAM)
Matrice delle responsabilità WBS
1
1.1 1.2 1.3
OBS
1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.3.1 1.3.2
DIREZIONE
PROGETTO
BU 1
BU 2
BU 3
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Obiettivi matrice compiti/responsabilità
Assegnare le attività individuate nella WBS a singole
persone
Ufficializzare le responsabilità delle fasi di progetto e
dei deliverable.
Responsabilizzare i partecipanti al progetto sul
dettaglio del lavoro che devono svolgere e rendere
chiare a tutti le assegnazioni
Facilitare il project manager nell’indirizzamento al
responsabile della particolare fase/deliverable.
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Esempio matrice compiti/responsabilità
membri del team di progetto
Rossi, project manager
Bolsa, [Link] cantiere
Verdi, pianficazione
Bianchi, marketing
Progetto
nuova
centrale
ecc.
telefonica
specifiche di sistema
progettazione
Matrice RACI
produzione
ordinativi C Responsible
fabbricazione
componenti FABBRICA
L Accountable
spedizione
materiale I I
Consulted
installazione
approntamento
Informed
area I l
inventario
materiale
cantiere I L
montaggio
Coordina materiale I L
Controlla test collegamenti
in fibra ottica L
Supervisiona
ecc
L
… I
L LAVORO
INFORMATO
C CONSULTATO
Fonte: Nokes S., Kelly S., 2008
LA SCHEDULAZIONE GENERALE DEL
PROGETTO: diagrammi Gantt
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Diagramma di Gantt
Consente di gestire la pianificazione temporale del progetto
(mostra la ‘collocazione’ temporale delle attività pianificate)
Strumento che consente una rappresentazione grafica a barre e
che mette in evidenza le relazioni tra i diversi elementi del
progetto (macro-attività, attività elementari e output) in una
scala temporale.
I Diagrammi di Gantt mostrano:
l’elapsed di progetto
l’interconnessione delle diverse fasi attraverso vincoli logici
che ne determinano la sequenza di esecuzione
Le milestones
Henry Laurence Gantt (1861 – 23 novembre 1919); ingegnere statunitense.
È noto principalmente per aver ideato negli anni '10 del 1900 il Diagramma di Gantt,
uno strumento grafico per la rappresentazione sull'asse temporale delle attività che
concorrono al completamento di un progetto, permettendone così la pianificazione ed il
controllo dell'avanzamento.
Esempio
Esempio
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Quanto tempo sarà impiegato dalle risorse
individuate per svolgere le loro attività?
Effort
Effort = quantità di lavoro misurata
attraverso un’unità di misura di tipo
temporale
Fase di esecuzione e monitoraggio
del progetto
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Per approfondire
R. D. Archibald, Project management. La gestione di
progetti e programmi complessi, Franco Angeli, 2008.
S. Nokes, S. Kelly, Il project management. Tecniche e
processi, Prentice Hall, Milano, 2008.
E. Baglieri, A. Biffi, E. Coffetti, C. Ondoli, N. Pecchiari,
M. Pilati, M. Poli, M. Sampietro, Organizzare e gestire
progetti. Competenze per il project management, Etas
Libri, 2012
Grazie per l’attenzione
Vanessa Gemmo
[Link]@[Link]
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