BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Manajemen Kearsipan

2.1.1 Pengertian Arsip
Menurut Sugiarto dan Wahyono (2014:23) berdasarkan Undang-
Undang nomor 43 tahun 2009, tentang kearsipan, arsip adalah rekaman
kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi infomasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga Pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa,
dan bernegara.
Menurut Basir dalam Sugiarto dan Wahyono (2014:24), arsip
(record) yang dalam Bahasa Indonesia disebut sebagai “warkat”, pada
pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai : setiap catatan tertulis
baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-
keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun
peristiwa-peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat (itu)
pula. Yang termasuk sebagai arsip itu misalnya : surat-surat, kuitansi,
faktur, pembukuan, daftar gai, daftar harga, kartu penduduk, bagan
organisasi, foto-foto dan lain sebagainya.

2.1.2 Pengorganisasian Arsip

Menurut Sattar (2019:6-7) fungsi arsip dan kegunaanya dibedakan
menjadi 2 (dua) macam yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Dalam
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43/2009 tentang kearsipan
dan menyebutkan bahwa fungsi arsip adalah:

1. Arsip Dinamis

9
 10

Merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan

pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip
dinamis menurut fungsinya dapat dibedakan menjadi :
a. Arsip aktif
Merupakan arsip yang frekuensi penggunaanya tinggi dan/atau
terus menerus
b. Arsip inaktif
Merupakan arsip yang frekuensi penggunaanya telah
menurun.
c. Arsip Vital
Merupakan arsip yang keberadaanya merupakan persyaratan
dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak
dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau
hilang.
d. Arsip terjaga
Merupakan arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan
dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga
keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
2. Arsip Statis
Merupakan arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejahteraan, telah habis retensinya, dan
keterangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara
langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik
Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

2.1.3 Sistem Penyimpanan Arsip

Menurut Musliichah (2017:58) sistem pemberkasan adalah sistem
penyimpan dan penemuan kembali arsip yang meliputi metode
klasifikasi dan pengindeksan, pengaturan dan penataan berkas,
prosedur pemberkasan, peralatan dan perlengkapan, penemuan
kembali, dan teknologi yang digunakan dalam implementasi sistem.
 11

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa pemberkasan/ filling

adalah proses pengaturan dan penyimpanan arsip secara sitematis,
sehingga arsip tersebut dapat ditemukan kembali dengan mudah, cepat,
apabila diperlukan.
Beberapa sistem pemberkasan yang diterapkan diantaranya:
1. Abjad/alphabet, penyimpanan dan penataan arsip berdasarkan
urutan abjad dari kata tangkap nama orang/badan/tempat. Sistem ini
lebih tepat dipergunakan untuk penataan berkas kepegawaian dan
disusun berdasarkan abjad nama pegawai.
2. Tanggal/kronologi, penyimpanan dan penataan arsip menurut
tanggal arsip. Sistem ini dapat dipakai untuk surat-surat yang harus
memperhatikan suatu jangka waktu tertentu misalnya surat-surat
tagihan.
3. Nomor, penataan dan penyimpanan arsip menurut urutan
nomor/jangka. Sistem ini cocok digunakan untuk menyimpan faktur,
kuitansi, kartu dan lain-lain.
4. Wilayah/geografis, penataan dan penyimpanan arsip berdasarkan
wilayah asal surat.
5. Masalah/subjek, penyimpanan dan penataan arsip berdasarkan
klasifikasi masalah.
Kelima sistem pemberkasan ini dapat juga diapakai secara kombinasi.
Artinya tidak mutlak hanya satu sistem pemberkasan saja yang
digunakan. Sebagai contoh lazimnya yang digunakan adalah sistem
subjek/masalah. Arsip dikelompokkan permasalahan setelah
mengelompokkan permasalah selanjutnya arsip tersebut diurutkan
secara kronologis/urut tahun/tanggal.
Oleh karena itu, dalam pemberkasan diperlukan pola klasifikasi arsip.
Pola klasifikasi arsip ini berfungsi sebagai skema pengaturan arsip yang
digunakan untuk memberikan kode pada arsip serta acuan dalam
pemberkasan/pengelompokkan dan penyimpanan arsip. Pola klasifikasi
arsip terdiri dari pokok masalah submasalah dan sub-sub masalah.
 12

2.1.4 Jenis Arsip

Menurut Sugiarto dan Wahyono (2014:28), ada beberapa jenis arsip
yang dikelompokkan beberapa dimensi yaitu sebagai berikut:
1. Arsip Menurut Subjek atau Isinya
Menurut subjek atau isinya, arsip dapat dibedakan menjadi beberapa
macam, yaitu:
a. Arsip kepegawaian, contoh: data riwayat hidup pegawai, surat
lamaran, surat pengangkatan pegawai, rekaman presensi, dan
sebagainya.
b. Arsip keuangan, contoh: laporan keuangan, bukti pembayaran
daftar gaji, bukti pembelian, surat perintah membayar.
c. Arsip pemasaran, contoh: surat penawaran, daftar harga, dan
sebagainya.
d. Arsip Pendidikan, contoh: kurikulum, satuan pelajaran, daftar
hadir siswa, rapor, transkrip mahasiswa, dan sebagainya.
2. Arsip Menurut Bentuk dan Wujud Fisik
Penggolongan ini lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang
digunakan dalam merekam informasi. Menurut bentuk dan wujud
fisiknya arsip dapat dibedakan menjadi:
a. Surat, contoh naskah perjanjian/kontrak, akte pendirian
perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan,
tabel dan sebagainya.
b. File digital
c. Pita rekaman
d. Microfilm
e. Disket
f. Compact Disk (CD)
3. Arsip Menurut Nilai atau Kegunaanya
Penggolongan arsip didasarkan pada nilai dan kegunaanya. Dalam
penggolongan ini ada bermacam-macam arsip, yaitu:
 13

a. Arsip bernilai informasi, contoh: pengumuman, pemberitahuan,

undangan, dan sebagainya.
b. Arsip bernilai administrasi, contoh: ketentuan-ketentuan
organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, uraian tugas pegawai,
dan sebagainya.
c. Arsip bernilai hokum, contoh: akte pendirian perusahaan, akte
kelahiran, akte perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa,
keputusan peradilan, dan sebagainya.
d. Arsip bernilai sejarah, contoh: laporan tahunan, notulen rapat,
gambar/foto peristiwa, dan sebagainya.
e. Arsip bernilai ilmiah, contoh hasil penelitian.
f. Arsip bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon penjualan, laporan
keuangan, dan sebagainya.
g. Arsip bernilai Pendidikan, contoh: karya ilmiah para ahli,
kurikulum, satuan pelajaran, program pengajaran, dan
sebagainya.
4. Arsip Menurut Sifat Kepentingannya.
Penggolongan ini lebih didasarkan pada sifat kepentingannya atau
urgensinya. Dalam penggolongan ini ada beberapa macam arsip,
yaitu:
a. Arsip tidak berguna (nonsensical), contoh: surat undangan, memo
dan sebagainya.
b. Arsip berguna, contoh: presensi pegawai, surat permohonan cuti,
surat pesanan barang, dan sebaginya.
c. Arsip penting, contoh: surat keputusan, daftar riwayat hidup
pegawai, laporan keuangan, akte pendirian, buku kas, daftar gaji,
dan sebagainya.
d. Arsip vital, contoh: akte pendirian perusahaan, buku induk
pegawai, sertifikat tanah/bangunan, ijazah, dan sebagainya.
5. Arsip Menurut Fungsinya.
 14

Penggolongan ini lebih didasarkan pada fungsi arsip dalam

mendukung kegiatan organisasi. Dalam penggolongan ini ada dua
jenis arsip yaitu:
a. Arsip dinamis yaitu arsip yang masih dipergunakan secara
langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
b. Arsip statis yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara
langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
6. Arsip Menurut Tempat/Tingkat Pengelolaanya.
Penggolongan ini didasarkan pada tempat atau tingkat
pengelolaanya, dan sekaligus siapa yang bertanggung jawab. Dalam
penggolongan ini arsip dalam dibedakan menjadi:
a. Arsip pusat, arsip yang disimpan secara sentralisasai atau berada
di pusat organisasi. Berkaitan dengan lembaga pemerintah, arnas
pusat di Jakarta, pusat arsip dalam perusahaan.
b. Arsip unit, arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi.
Berkaitan dengan Lembaga pemerintah, arnas Daerah di Ibukota
Provinsi, arsi di work station/ unit kerja dalam kantor perusahaan.
7. Arsip Menurut Keasliannya
Penggolongan ini didasarkan pada tingkat keaslian suatu arsip atau
dokumen. Dalam penggolongan ini arsip dapat dibedakan:
a. Arsip asli yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin
ketik, cetakan printer, dengan tandatangan dan legalisasi yang
asli, yang merupaan dokumen utama.
b. Arsip tembusan yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya,
yang dalam proses pembuatannya Bersama dengan dokumen asli,
tetapi ditujukan pada pihak lain selain penerima dokumen asli.
c. Arsip Salinan yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak
Bersama dengan dokumen asli, tetapi memiliki kesesuaian
dengan dokumen asli.
d. Arsip petikan yaitu dokumen yang berisi bagian dari suatu
dokumen asli.
 15

8. Arsip Menurut Kekuatan Hukum

Penggolongan ini didasarkan pada legalitas yang dilihat dari sisi
hokum. Dari segi hokum arsip dibedakan menjadi dua macam, yaitu:
a. Arsip otentik adalah arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan
asli dengan tinta (bukan photovopy atau film) sebagai tanda
keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat
dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah.
b. Arsip tidak otentik adalah prinsip yang diatasnya tidak terdapat
tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini berupa photocopy, atau
penggandaan dari berbagai jenis arsip otentik.

2.1.5 Pengelolaan Arsip

Menurut Sugiarto dan Wahyono (2014:39), terdapat beberapa
pengelolaan arsip yang baik, antara lain:
a. Pengelolaan arsip yang sedikit mungkin
b. Pengelolaan arsip yang benar-benar bermakna atau berguna
c. Pengelolaan arsip secara hemat dan sederhana
d. Pengelolaan arsip yang mudah, cepat dan tepat dalam penemuan
kembali.
Adapun beberapa faktor yang menentukan sistem kearsipan yang
baik adalah sebagai berikut:
a. Kepadatan, faktor kepadatan bermaksud tidak menggunakan terlalu
banyak tempat, khususnya ruangan lantai. Dengan kata lain, faktor
kepadatan penyimpanan arsip dapat efisien penggunaan ruangan
kantor.
b. Mudah dicapai, aspek kemudahan dicapai sangat diperlukan dalam
kegiatan pengelolaan arsip. File cabine/almari penyimpanan arsip
harus ditempatkan sedemikian rupa, sehingga mudah untuk
menyimpan surat-surat ataupun mengambil arsip. Dengan mudah
dicapai maka efisiensi tenaga dapat diwujudkan.
 16

c. Kesederhanaan, faktor kesederhanaan bermaksud agar sistem

penggolongan atau sistem penataan arsip dapat dimengerti dan
dilaksanakan oleh setiap petugas, atau pegawai pada umumnya.
Jangan sampai terjadi kesulitan penemuan arsip hanya karena
seseorang tidak mengetahui bagaimana mencarinya.
d. Keamanan, faktor keamanan bermaksud agar dokumen-dokumen
harus diberikan tingkat keamanan yang tepat sesuai dengan
kepentingannya. Dalam hal ini harus menggunakan fasilitas
pendukung yang memperhatikan aspek keamanan.
e. Kehematan, faktor kehematan bermaksud bahwa sistem kearsipan
harus hemat dalam biaya uang, tenaga kerja dan biaya lainnya.
f. Elastisitas, faktor elastisitas bermaksud bahwa sistem kearsipan
harus dibuat dengan pertimbangan perluasan sistem penyimpanan
masa yang akan dating.
g. Penyimpanan dokumen seminimalnya, faktor ini bermaksud bahwa
dokumen yang disimpan adalah dokumen yang benar-benar bernilai
h. Keterangan-keterangan harus diberikan bilamana diperlukan
sehingga dokumen dapat dipertemukan melalui bermacam-macam
kepala (heading).
i. Dokumen-dokumen harus selalu disusun secara berkala, meskipun
hal demikian dapat bergantung pada penyusunan tenaga dan
pengawasan.
j. Harus dipergunakan sistem penggolongan yang paling tepat. Tidak
ada sistem kearsipan yang paling baik, yang paling baik adalah
sistem yang cocok dan tepat dengan kebutuhan. Dengan demikian
pemilihan sistem harus benar-benar didasarkan pada kebutuhan,
sehingga sistem tersebut dapat membantu pencarian dokumen secara
efektif.
 17

2.2 Kearsipan Elektronik

2.2.1 Pengertian Kearsipan Elektronik
Menurut Mulyadi (2016:213), arsip elektronik atau sering disebut
juga arsip digital merupakan arsip yang sudah mengalami perubahan
bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik.
Menurut NARA (National Archieves and Records Administration,
arsip elektronik adalah arsip yang disimpan dan diolah dalam suatu
format, dimana hanya komputer yang dapat meresponya. Arsip
elektronik dinamakan juga dengan Machine Readable Records (arsip
yang hanya bisa dibaca melalui mesin). Electronic Records yaitu
informasi yang ada didalam file dan media elektronik yang dibuat,
diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun perorangan dan
menyimpannya sebagai bukti kegiatan.

2.2.2 Manfaat Kearsipan Elektronik

Menurut Rosalin (2017:228), dengan adanya arsip elektronik dalam
kegiatan perkantoran. Maka dapat memudahkan para pegawai maupun
karyawan dalam mengelola arsip, baik arsip yang bersifat aktif maupun
arsip yang sudah inaktif. Berikut merupakan beberapa manfaat dari
penggunaan arsip secara elektronik yaitu:
a. Dapat meningkatkan pelayanan terhadap rekan kerja baik yang
intern maupun ekstern dan penanganan arsip baik arsip dinamis
maupun arsip statis dengan cepat tanpa perlu meninggalkan meja
kerja.
b. Dapat mendistribusikan arsip dengan cepat dan tepat dapat
digunakan oleh khalayak banyak dalam waktu yang sama.
c. Dapat menjamin keakuratan data serta memudahkan dalam
menyimpan arsip yang disimpan secara terpusat untuk menghindari
diaplikasi informasi.
d. Dapat menghemat kertas, tempat penyimpanan dan sarana prasarana
serta berorientasi menjadi paperless society.
 18

e. Dapat memudahkan pengindeksan dan memodifikasi indeks sesuai

prosedur yang telah ditetapkan organisasi serta menghemat waktu,
tenaga dan biaya.

2.2.3 Pemeliharaan Fisik Arsip Elektronik

Menurut Saputro dalam Muhidin dan Winata (2016:432),
menyatakan bahwa pemeliharaan arsip elektronik dapat dilakukan
sebagai berikut:
a. Pemeliharaan arsip elektronik tidak hanya pada perangkat
penyimpananya tetapi juga pada fasilitas ruangan penyimpanan dan
sistem computer yang digunakan untuk membuat arsip.
b. Arsip elektrnik lebih “rapuh” dari arsip kertas sehingga Lembaga
harus mengarahkan waktu dan sumber daya yang lebih banyak
menanganinya.
c. Kondisi penyimpanan arsip elektronik harus mampu melindungi
arsip, membuat arsip lebih muda diakses dan hemat biaya.

2.3 Microsoft Access 2016

2.3.1 Pengertian Microsoft Access 2016
Menurut tim EMS (2014:8), mengemukakan bahwa Microsoft
Access 2016 adalah sebuah program aplikasi berbasis data komputer
relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan
kecil hingga menengah. Pada umumnya aplikasi ini digunakan untuk
membuat file database yang berisi objek table, query, form, serta report.
Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa Microsoft Office, seperti
Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft Power Point
2.3.2 Objek Microsoft Access 2016
Menurut Sarwandi (2017:15) untuk memudahkan dalam pengoprasian
Microsoft Access 2016, berikut beberapa objek database yang dapat
digunakan dalam pengoprasian Microsoft Access 2016:
1. Table
 19

Table merupakan tempat atau saran untuk menyimpan data.

2. Query
Objek ini digunakan untuk menyaring data dengan berbagai kriteria
dan urutan yang diinginkan
3. Form
Form dapat digunakan untuk memasukkan dan mengubah
data/informasi yang ada di dalam suatu database dengan
menggunakan tampilan formulir.
4. Report
Objek ini digunakan untuk menampilkan, mencetak data atau
informasi dalam bentuk laporan.
Ada beberapa istilah yang harus diketahui saat ingin merancang
sebuah database dalam Microsoft Access 2016 yaitu:
a. Tabel, merupakan sekumpulan data yang memiliki objek
tertentu. Tabel terdiri dari berbagai field dan record.
b. Field, merupakan tempat atau dimana data atau inormasi dalam
kelompok yang sama atau sejenis yang dimasukkan dalam satu
tempat. Umumnya tersimpan dalam bentuk kolom serta vertical
di dalam tabel database.
c. Record, merupakan data lengkap dalam jumlah tunggal yang
biasanya tersimpan dalam bentuk basis secara horizontal di
dalam tabel database.

2.3.3 Keunggulan Microsoft Access 2016

Menurut Talib dalam Kartika (2018:19), berikut beberapa keunggulan
pada Microsoft Access 2016:
1. Dimasukan dengan cara hampir sama dengan Microsoft Office
lainnya.
2. Untuk menampilkan isi tabel dan melakukan pemasukan data, bisa
menggunakan datasheet view tanpa perlu membuat laporan.
 20

3. Pada Micrososft Access 2016 kita bisa menerapkan kaidah database

sehingga mengurangi duplikasi data, sehingga data akan lebih
akurat.
4. Pada access pemasukan akan menjadi lebih mudah dan cepat
menggunakan form.
5. Pada access informasi bisa dihasilkan dengan query dan
ditampilkan datasheet, form dan report.
6. pada Microsoft Access 2016 juga tersedia daftar dokumen yang
dapat memudahkan pengguna bekerja lebih efisien dan
memudahkan user untuk pergi ke perangkat lain seperti Office
Online, Office Mobile Apps, atau Office 2016 esktop apps.
7. Pada Microsoft Access 2016 kita dapat membuat aplikasi yang
berjalan otomatis, sehingga mengurangi pekerjaan proceduran
yang rutin atau berulan-ulang.

2.3.4 Kelemahan Microsoft Access 2016

Selain keunggulan yang dimiliki oleh software Microsoft Access
2016 ini adapun kelemahannya yaitu:
a. Aplikasi ini tidak gratis, artinya menggunakan software ini harus
membayar biaya untuk lisensi software yang diperlukan untuk
menjalankan aplikasi.
b. Orientasi database lebih kepada penggunaan lokal dan jaringan
berskala kecil menengah, sehingga aplikasi ini tidak dianjurkan
untuk penggunaan jaringan internet seperti web.
c. Tidak mendukung multi threaded, artinya software ini tidak
mampu menjalankan beberapa proses dalam waktu bersamaan.

2.4 Flowchart
Flowchart adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan
urut-urutan prosedur dari suatu program. Flowchart menolong analyst dan
programmer untuk memecahkan masalah kedalam segmen-segmen yang
 21

lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternative-alternatif lain

dalam pengorprasian flowchart biasanya mempermudah penyelesaian suatu
masalah khususnya masalah yang perlu dipelajari dan dievaluasi lebih
lanjut.
Flowchart adalah bentuk gambar/diagram yang mempunya aliran satu
atau dua arah secara sekuensial. Flowchart digunakan untuk
mempresentasikan maupun mendesain program. Oleh karena itu flowchart
harus bisa mempresentasikan kompone-komponen dalam Bahasa
pemrograman.