BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Arsip

Kata arsip dalam Bahasa Belanda disebut dengan “archief”, dalam Bahasa
Inggris disebut dengan “archieve”, dalam Bahasa Latin, arsip diesbut dengan
“arcivum”, dan “archium”, sedangkan dalam Bahasa Yunani disebut dengan
“arche”, yang berarti pemulaan. Kata “arche” dalam Bahasa Yunani berkembang
menjadi kata “archia”, yang berarti catatan, yang kemudian berkembang lagi
menjadi kata “aripcheton”, yang berarti gedung pemerintahan.

Pengertian arsip menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971, dalam

Sugiarto dan Wahyono (2015:4) menyatakan bahwa:
a. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-
lembaga dan Badan-badan pemerintah dalam bentuk corak
apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok
dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b. naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan
Swasta atau perseorangan, dalam bentuk corak apapun, baik
dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka
pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

2.2 Jenis-jenis Arsip

Menurut Priansa (2013:199-200) arsip pada dasarnya memiliki banyak jenis,

jenis jenis tersebut yaitu:

a. Berdasarkan Media
1) Arsip Berbasis Kertas
Merupakan arsip yang berupa teks atau gambar numerik
yang tertuang di atas kertas
2) Arsip Lihat-Dengar
Merupakan arsip yang dapat dilihat dan didengar.
Contohnya: kaset, video, file, dvd, dan lain sebagainya.
3) Arsip Kartografik dan Arsiktektual

6
 Merupakan arsip berbasis kertas tetapi isinya memuat
gambar bergrafik, peta, maket, atau gambar arsitek
lainnya
4) Arsip Elektronik
Arsip elektronik merupakan arsip yang dihasilkan oleh
teknologi informasi, khususnya komputer (machine
readable).

b. Berdasarkan Fungsinya
1) Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara
langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, maupun
penyelenggaraan aktivitas di lingkungan perkantoran.
Jadi arsip dinamis adalah semua arsip yang masih berada
dalam organisasi. Karena masih dipergunakan secara
langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan
administrasi lainnya. Arsip dinamis terdiri dua macam
yaitu:
a) Arsip Dinamis Aktif
Arsip yang masih digunakan secara langsung dalam
penyelesaian suatu kegiatan, sehingga arsip aktif ini
juga merupakan berkas kerja.
b) Arsip Dinamis In Aktif
Arsip yang sudah tidak digunakan secara langsung
dalam penyelesaian kegiatan, karena kegiatan sudah
selesai tetapi sewaktu-waktu masih dipergunakan
sehingga perlu disimpan.

2) Arsip Statis
Arsip yang sudah tidak digunakan dalam kegiatan oleh
penciptanya, tetapi mempunyai nilai tertentu sehingga
pantas untuk dilestarikan/diabadikan untuk kepentingan
umum sejarah sebagai bahan bukti.

2.3 Tujuan Penataan Arsip

Menurut Barthos (2015:12),

Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan,
pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta
untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi
kegiatan Pemerintah.
2.4 Proses Terjadinya Arsip

Menurut Priansa dan Garnida (2013:163), proses terjadinya arsip umumnya

melalui beberapa tahap yaitu sebagai berikut:
a. Tahap penciptaan dan penerimaan (creation and receipt),
arsip dinamis dimulai dari penciptaan atau penerimaan
dokumen yang merupakan awal dari siklus arsip
b. Tahap distribusi (distribution), setelah ada penciptaan arsip
maka agar informasinya sampai kepada pihak atau orang
atau sasaran yang dituju, diperlukan adanya pendistribusian
atau penyebaran informasi.
c. Tahap penggunaan (use), setelah pihak-pihak yang
berkepentingan menerima arsip yang dimaksud, kemudian
digunakan untuk kepentingan sesuai maksud dan tujuan
penciptaannya.
d. Tahap pemeliharaan (maintenance), arsip aktif yang suda
digunakan mengalami penurunan fungsinya, karena
kegiatan sudah selesai kemudian menjadi inaktif tetapi harus
dipelihara karena menjadi sumber informasi, data, dan
sebagai bahan bukti pertanggungjawaban.
e. Tahap pemusnahan (diposion), arsip dinamis inaktif yang
sudah habis masa sirupan dan tidak mempunyai nilai khusus
yang dianggap permanen dapat dimusnahkan.

Berdasarkan penjelasan proses terjadinya arsip menurut ahli di atas, dapat

diartikan bahwa proses terjadinya arsip dimulai dari tahap penciptaan dan
penerimaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, dan tahap pemusnahan yang
setiap tahapan-tahapannya mempunyai arti dan tujuan tertentu agar menciptakan
sistem kearsipan yang baik.

2.5 Sistem Penyimpanan Arsip

Menurut Sugiarto dan Wahyono (2015:51-72),

Sistem penyimpanan arsip adalah sistem yang dipergunakan
pada penyimpanan dokumen agar kemudahan kerja
penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang
sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana
dokumen tersebut sewaktu-waktu dibutuhkan.
 Di Indonesia setidaknya ada lima jenis sistem penyimpanan arsip yang
sering dipakai, baik itu di dalam instansi kecil maupun instansi besar. Menurut
Sattar (2019:49-57),
Jenis-jenis sistem penyimpanan arsip tersebut, antara lain:
a. Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dokumen yang
berdasarkan susunan abjad dari kata tangkap (nama) dokumen
bersangkutan. Melalui sistem penyimpanan abjad ini, dokumen
disimpan berdasarkan urutan abjad, kata demi kata, huruf demi
huruf. Nama dapat terdiri dari dua jenis, yaitu nama orang dan
nama badan. Nama orang (nama individu) terdiri dari nama
lengkap dan nama tunggal. Sedangkan nama badan terdiri dari
nama badan pemerintah, nama badan swasta dan nama
organisasi.

Keuntungan menggunakan sistem penyimpanan abjad adalah:

1) Dokumen yang berasal dari satu nama akan berkelompok
menjadi satu.
2) Surat masuk dan surat keluar (pertinggal) disimpan
bersebelahan dalam satu map.
3) Pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung
melalui nama pengirim yang dikirimi surat, tanpa
mempergunakan indeks sehingga disebut sistem langsung.
4) Susunan guide dan folder sederhana.
5) Mudah dikerjakan dan cepat di dalam penemuan.
6) Dapat juga mempunyai file campuran.

Kerugian menggunakan sistem penyimpanan abjad adalah:

1) Pencarian dokumen untuk nama orang tidak dapat dilakukan
melalui bagian nama depan atau panggilan, tetapi harus
melalui nama belakang (last name).
2) Surat atau dokumen yang ada hubungan satu sama lain tetapi
berbeda nama pengirimnya akan terletak terpisah di dalam
penyimpanan.
3) Ejaan huruf sering berubah seperti oe = u, dj : j, ch = kh, tj =
c, sedangkan nama orang ditulis berdasarkan kemajuan ejaan
masing-masing.
4) Harus mempergunakan peraturan mengindeks.

b. Sistem geografis (sistem wilayah) adalah sistem penyimpanan

dokumen yang berdasarkan kepada pengelompokan menurut
nama tempat (sistem lokasi/sistem nama lokasi). Sistem ini
timbul karena adanya kenyataan bahwa dokumen-dokumen
tertentu lebih mudah dikelompokan menurut tempat asal
pengirimnya atau nama tempat tujuan dibandingkan dengan
nama badan, nama individu, ataupun isi dokumen bersangkutan.
 Sistem penyimpanan geografis dikelompokan menjadi tiga
tingkatan, yaitu menurut nama negara, wilayah administrasi
negara, dan wilayah adminstrasi instansi khusus.

Keuntungan menggunakan sistem wilayah adalah:

1) Mudah dan cepat dalam penemuan bilamana tempat telah
diketahui.
2) Merupakan suatu tindakan penyimpanan secara langsung,
tanpa adanya rujukan atau bantuan indeks.

Kerugian menggunakan sistem wilayah adalah:

1) Kemungkinan terdapat kesalahan bila tidak mempunyai
pengetahuian yang cukup tentang pembagian wilayah.
2) Diperlukan indeks yang tepat dan teliti.
3) Diperlukan kerja tambahan karena pemakai harus menyusun
dua berkas, yaitu berkas berdasarkan geografis dan abjad
untuk indeks.
4) Bila terjadi alamat ganda diperlukan petunjuk silang.
5) Untuk mendapatkan hasil terbaik, sistem geografis dapat
digabung dengan sistem alfabetis atau numerik.

c. Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dokumen yang

berdasarkan kepada isi dari dokumen bersangkutan. Isi dokumen
sering juga disebut perihal, pokok masalah, permasalahan,
masalah, pokok surat dan subjek. Dengan kata lain, sistem
merupakan suatu sistem penyimpanan dokumen yang
didasarkan pada isi dokumen dan kepentingan dokumen.

Keuntungan menggunakan sistem subjek adalah:

1) Pengehematan waktu pencarian dokumen, karena semua hal
yang menyangkut sebuah permasalahan terdapat dalam satu
tempat penyimpanan.
2) Dokumen subjek dapat diperluas secara mudah dengan cara
menyisipkan subjek baru ataupun menambahkan subsubjek
pada subjek utama.

Kerugian menggunakan sistem subjek adalah:

1) Ada kecendrungan daftar subjek atau daftar klasifikasi
tumbuh tak terkendali.
2) Penyimpanan berdasarkan subjek tidak akan efektif bila
istilah yang digunakan tidak dibatasi.
3) Pengembangan atau perluasan daftar klasifikasi,
memerlukan bantuan analisis arsip yang berpengalaman.
4) Diperlukan petunjuk silang yang memadai, untuk
menyatukan berbagai subjek dan informasi yang terkait.
 5) Sering terjadi penggunaan nama seseorang untuk daftar
subjek, sehingga hal itu dapat mempersulit penemuan arsip.

d. Sistem penyimpanan nomor adalah sistem penyimpanan

dokumen yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari
nama orang atau nama badan. Hampir sama dengan sistem abjad
yang penyimpanan dokumen didasarkan kepada nama, sistem
nomor pun penyimpanan dokumen berdasarkan nama, hanya di
sini diganti dengan kode nomor. Pada sistem nomor terdapat tiga
unsur, yaitu file utama, indeks, dan buku nomor (buku
register/buku induk/buku besar).

Keutungan menggunakan sistem nomor adalah:

1) Teliti, karena penggunaan nomor tidak mungking adanya
nomor ganda.
2) Kode nomor dapat disamakan untuk semua unit kerja.
3) Perluasan silang disusun bersama-sama dengan indeks.
4) Indek memuat seluruh nama koresponden.

Kerugian menggunakan sistem nomor adalah:

1) Filling tidak langsung, karena untuk dapat menemukan
dokumen diperlukan alat bantu berupa indeks nomor.
2) Untuk map campuran diperlukan file tersendiri.
3) Indeks disusun alfabetis harus mengikuti ketentuan
Peranturan Mengindeks.
4) Ongkos agak tinggi, karena harus menyediakan beberapa
perlengkapan yang dibutuhkan dalam sistem ini.

e. Sistem kronologis adalah sistem penyimpanan warkat yang

didasarkan kepada urutuan waktu surat diterima atau waktu
dikirim keluar.

Keuntungan menggunakan sistem kronologi adalah:

1) Mudah dalam pelaksanaannya.
2) Susunan dan urutan guide sederhana.
3) Cocok untuk klasifikasi menyeluruh.

Kerugian menggunakan sistem kronologi adalah:

1) Hanya bermanfaat untuk organisasi yang relatif kecil.
2) Tidak berguna apabila tanggal, bulan, tahun sebuha
dokumen tidak diketahui.

Berdasarkan penjelasan sistem penyimpanan arsip menurut ahli di atas,

dapat diartikan bahwa sistem penyimpanan arsip ada lima, yaitu sistem
penyimpanan abjad, sistem penyimpanan geografis, sistem penyimpanan subjek,
sistem penyimpanan nomor, dan sistem penyimpanan kronologis.

2.6 Sistem Kearsipan Berdasarkan Kronologis

Sistem penyimpanan kronologis adalah sistem penyimpanan yang

didasarkan pada urutan waktu. Waktu disini dapat dijabarkan menjadi tanggal,
bulan, tahun, ataupun dekade.

Menurut Sugiarto dan Wahyono (2015:48), “sistem penyimpanan

kronologis merupakan sistem penyimpanan yang didasarkan pada urutan waktu.
Waktu disini dapat dijabarkan sebagai tanggal, bulan, tahun, decade, ataupun abad”.

Menurut Nuraida (2013:107), “sistem kronologis adalah penyimpanan arsip

yang berdasarkan urutan kronologis tanggal, bulan, tahun. Sistem ini bersifat
sementara, sebelum diklasifikasikan berdasarkan sistem klasifikasi lain”.

Sistem penyimpanan kronologis ini cukup banyak digunakan pada instansi

yang relatif kecil dengan jumlah dokumen yang tidak banyak, namun sistem ini
kurang efektif apabila digunakan pada dokumen yang jumlahnya cukup banyak.
Biasanya sistem ini dilaksanakan pada instansi kecil yang menggunakan pencatatan
dokumen masuk dengan buku agenda. Dalam sistem ini, semua dokumen diurutkan
pada urutan tanggal, bulan, dan tahun dokumen itu disimpan. Dari segi
penyimpanannya, sistem ini cukup mudah digunakan.

Menurut Sugiarto dan Wahyono (2015:49), sistem kronologis mempunyai

kelebihan dan kerugian, antara lain
Kelebihannya:
a. mudah dilaksanakan.
b. susunan dan guide sederhana.
c. cocok untuk klasifikasi menyeluruh dan berkelanjutan.

Sedangkan kerugiannya:
a. Hanya bermanfaat untuk organsisasi yang relative kecil dengan
jumlah dokumen yang tidak banyak.
b. Tidak berguna, apabila tanggal, bulan, tahun sebuah dokumen
tidak diketahui.
c. Surat masuk dan surat keluar akan terpisah penyimpanannya.
 BAB III

GAMBARAN UMUM BADAN PUSAT STATISTIK (BPS)

3.1 Sejarah Badan Pusat Statistik

Kantor Statistik, pertama kali didirikan oleh Department Van Lanbouw,

Nijverheid en Handel (Departemen Pertanian, Kerajinan dan Perdagangan) pada
bulan Februari 1920 di Bogor. Kantor ini diserahi tugas untuk mengolah dan
mempublikasikan data statistik terutama yang berkaitan dengan bea dan cukai. Pada
bulan September 1924 nama lembaga tersebut diganti menjadi Centraal Kantoor
Voor de Statistiek (CKS atau Kantor Pusat Statistik) dan dipindahkan ke Batavia.
Pada tahun 1942, pemerintah Hindia Belanda menyerah kepada Jepang.
Dengan demikian CKS beralih ke pemerintahan militer Jepang, nama CKS diubah
menjadi Shomubu Chosasitsu Gunseikanbu dan bernaung di bawah Gubernur
Militer (Gunseikanbu).
Kekalahan Jepang terhadap Sekutu menyemangati pemuda untuk mendesak
Soekarno-Hatta memproklamasikan kemerdekaan. Maka pada tanggal 17 Agustus
1945, kemerdekaan Indonesia diproklamirkan. Pemerintahan baru di bawah
Presiden Soekarno segera memberntuk lembaga-lembaga pemerintahan yang baru.
Untuk menangani kegiatan statistik dibentuklah Kantor Penyelidikan Perangkaan
Umum (KAPPURI) yang dipimpin oleh [Link] Karim Pringgodigdo.
Berdasar surat edaran Kementrian Kemakmuran Nomor 219/SC, tanggal 12
Juni 1950, KAPPURI diubah menjadi Kantor Pusat Statistik (KPS) dan berada di
bawah naungan Kementrian Kemakmuran. Peraturan ini diubah lagi pada tanggal
1 Maret 1952, melalui Keputusan Menteri Perekonomian Nomor P/44, KPS
dinyatakan berada di bawah dan bertanggung jawab pada Menteri Perekonomian.
Dengan Keputusan Presiden RI Nomor 172 Tahun 1957, terhitung mulai 1
Juni 1957, KPS diubah menjadi Biro Pusat Statistik, dan urusan statistik yang
semula menjadi tanggung jawab dan wewenang Menteri Perekonomian dialihkan
menjadi wewenang dan langsung berada di bawah Perdana Menteri.

14
 Diberlakukannya UU Nomor 7 tahun 1960 tentang Statistik, merupakan
momen penting peralihan produk statistik kolonial menjadi statistik nasional.
Karena itulah, tanggal 26 September selanjutnya ditetapkan sebagai Hari Statistik
yang diperingati setiap tahun.
Seiring dengan kemajuan dan perkembangan zaman, kebutuhan terhadap
data statistik semakin penting dan beragam. Karena itu diperlukan penyempurnaan
terhadap perangkat hukum yang ada, sehingga pada tanggal 19 Mei 1997, Presiden
Republik Indonesia mengesahkan berlakunya UU Nomor 16 Tahun 1997 tentang
Statistik, sekaligus mengubah nama Biro Pusat Statistik menjadi Badan Pusat
Statistik (BPS).

3.2 Visi dan Misi Badan Pusat Statistik Provinsi DKI Jakarta

Adapun visi dan misi dari Badan Pusat Statistik agar tercapainya tujuan
sesuai dengan yang diharapkan adalah sebagai berikut:
a. Visi
“Penyedia Data Statistik Berkualitas untuk Indonesia Maju” (“Provider of
Qualified Statistical Data for Advanced Indonesia”)

b. Misi
1) Menyediakan kebutuhan data bagi pemerintah dan masyarakat. Data ini
didapatkan dari sensus atau survei yang dilakukan sendiri dan juga dari
departemen atau lembaga pemerintahan lainnya sebagai data sekunder
2) Membantu kegiatan statistik di departemen, lembaga pemerintah atau
institusi lainnya, dalam membangun sistem perstatistikan nasional.
3) Mengembangkan dan mempromosikan standar teknik dan metodologi
statistik, dan menyediakan pelayanan pada bidang pendidikan dan pelatihan
statistik.
4) Membangun kerjasama dengan institusi internasional dan negara lain untuk
kepentingan perkembangan statistik Indonesia.
3.3 Tugas dan Fungsi Badan Pusat Statistik

Badan Pusat Statistik bertugas membantu presiden dalam

menyelenggarakan statistik dasar, melaksanakan koordinasi, kerjasama,
pengembangan dan pembinaan sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.
BPS bertanggung jawab langsung kepada presiden di bawah naungan
menteri koordinasi bidang perekonomian dengan meyelenggarakan fungsi sebagai
berikut:

a. Mengkaji, menyusun dan merumuskan kebijakan di bidang statistik

b. Mengkoordinasi kegiatan statistik nasional dan regional
c. Menetapkan penyelenggaraan statistik dasar
d. Menetapkan sistem statistik nasional
e. Membina kegiatan instansi pemerintah di bidang kegiatan statistik
f. Penyelengaraan pembinaan dan pelayanan administrasi umum di bidang
perencanaan, ketatausahaan, organisasi, tatalaksana, kepegawaiaan, keuangan,
kearsipan, kehumasan, hukum, perlengkapan dan rumah tangga.

3.4 Logo Badan Pusat Statistik

Berikut logo dari Badan Pusat Statistik

Gambar 3.1
Logo Badan Pusat Statistik

Sumber: [Link], 2022

 Logo pada Badan Pusat Statistik memiliki warna biru, hijau dan oranye dan
disetiap warna memiliki arti khusus, yaitu :
a. Biru
Melambangkan kegiatan sensus penduduk yang dilakukan sepuluh tahun
sekali pada setiap tahun yang berakhiran angka 0 (nol).
b. Hijau
Melambangkan kegiatan sensus pertanian yang dilakukan sepuluh tahun
sekali pada setiap tahun yang berakhiran angka 3 (tiga).
c. Oranye
Melambangkan kegiatan sensus ekonomi yang dilakukan sepuluh tahun
sekali pada setiap tahun yang berakhiran angka 6 (enam).

3.5 Struktur Organisasi Badan Pusat Statistik

Berikut tata struktur organisasi Badan Pusat Statistik

Gambar 3.2
Struktur Organisasi Badan Pusat Statistik

Sumber: [Link], 2022

 Berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 86 Tahun 2007 tentang Badan Pusat
Statistik dan Peraturan Kepala Badan Pusat Statistik Nomor 116 Tahun 2014
tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Pusat Statistik. Susunan organisasi BPS
terdiri dari:
a. Kepala;
b. Sekretariat Utama;
c. Deputi Bidang Metodologi dan Informasi Statistik;
d. Deputi Bidang Statistik Sosial;
e. Deputi Bidang Statistik Produksi;
f. Deputi Bidang Statistik Distribusi dan Jasa;
g. Deputi Bidang Neraca dan Analisis Statistik;
h. Inspektorat Utama;
i. Pusat Pendidikan dan Pelatihan;
j. Instansi Vertikal
 BAB IV

PEMBAHASAN

4.1 Penataan Arsip Berdasarkan Sistem Kronologis pada Divisi Keuangan

Badan Pusat Statistik Provinsi (BPS) DKI Jakarta

Pada sebuah instansi kecil ataupun besar, pasti membutuhkan kegiatan

pengarsipan di dalamnya, agar surat tersusun rapi dan teratur. Pada awal penulisan
penelitian ini sudah disebutkan bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin
keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan,
pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan
bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah (Barthos,2015:12).
Oleh karena itu, maka dibutuhkan sistem kearsipan yang tepat di dalamnya, agar
dalam penyimpanan, pencarian kembali surat arsip yang bersangkutan akan
menjadi jauh lebih efektif

Badan Pusat Statistik (BPS) Provinsi DKI Jakarta Divisi Keuangan

menggunakan sistem kearsipan kronologis. Berdasarkan yang tertera pada bab 2.6,
bahwa sistem kearsipan kronologis adalah sistem penyimpanan yang didasarkan
pada urutan waktu surat yang bersangkutan. Waktu dapat dijabarkan sebagai
tanggal, bulan, tahun, dekade, ataupun abjad.

Berdasarkan pengamatan penulis, bahwa penataan arsip dinamis aktif

dengan sistem kronologis pada divisi keuangan Badan Pusat Statistik (BPS)
Provinsi DKI Jakarta adalah sebagai berikut:

Gambar 4.1
Flowchart Penataan Arsip Dinamis Aktif dengan Sistem Kronologis pada
Divisi Keuangan Badan Pusat Statistik (BPS) Provinsi DKI Jakarta

19
 Mulai

Menerima Surat
dari Unit Pengolah

Memeriksa
FALSE
kelengkapan
surat

Surat
Lengkap

TRUE

Mengindeks dan
memberikan
kode pada surat

Menyortir atau
memisahkan
surat
berdasarkan kode

Menempatkan
arsip sesuai
dengan kode
klasifikasi surat.

Selesai

Sumber: Data diolah, 2022

 Penyimpanan arsip pada divisi keuangan Badan Pusat Statistik Provinsi
DKI Jakarta menggunakan sistem kronologis, sistem kronologis adalah sistem
penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan tanggal, bulan dan tahun
arsip dibuat. Filling sistem kronologi didasarkan pada urutan waktu surat atau
dokumen diterima atau waktu dikirim keluar. Untuk surat masuk, penyimpanannya
berdasarkan atas tanggal surat atau tanggal diterima surat tetapi untuk surat keluar,
arsipnya disimpan berdasarkan tanggal yang tertera pada surat.

Langkah-langkah dalam peyimpanan arsip sistem kronologis pada divisi

keuangan Badan Pusat Statistik Provinsi DKI Jakarta:

a. Unit kearsipan menerima surat atau dokumen yang sudah disortir berhubungan
dengan divisi keuangan oleh unit pengolah.

Gambar 4.2
Surat atau Dokumen yang Sudah disortir

Sumber: BPS Provinsi DKI Jakarta, 2022

b. Setelah menerima surat dari unit pengolah, unit kearsipan memeriksa
kelengkapan surat dengan cara membandingkan dan melihat dokumen yang asli
dengan file daftar isi berkas arsip aktif Badan Pusat Statistik Provinsi DKI
Jakarta pada microsoft excel. Arsip yang telah diterima lalu diperiksa sampai
ditemukan tanda bahwa arsip siap disimpan. Unit arsip harus memastikan
bahwa arsip tersebut telah ditangani dengan hati-hati, dan dicatat sesuai dengan
tanggal yang tepat. Apabila penyimpanan arsip dilakukan sebelum tercatat,
maka akan menyebabkan kesalahan yang sulit bahkan tidak dapat diperbaiki
dan merugikan kegiatan instansi tersebut. Oleh sebab itu, langkah pertama yang
wajib dilakukan adalah memastikan arsip yang akan disimpan tersebut apakah
telah memenuhi aturan penyimpanan yang telah disetujui oleh penanggung
jawabnya.

Gambar 4.3
Daftar Isi Berkas Arsip Aktif pada BPS DKI Jakarta

Sumber: BPS Provinsi DKI Jakarta, 2022.

c. Setelah surat dianggap lengkap, langkah selanjutnya adalah mengindeks atau

membagi tanggal menjadi tanggal utama, subtanggal dan sub-subtanggal.
 Contoh: salah satu surat arsip di BPS Provinsi DKI Jakarta adalah penggantian
GUP tunai untuk keperluan belanja pada tanggal 6 Desember 2021. Sehingga
subjek utama: 2021, subsubjek: Desember, dan sub-subsubjek: 6

d. Memberi kode pada surat dengan kode tanggal yang telah ditentukan pada
langkah sebelumnya. Contoh; surat tanggal 6 desember 2021 maka kodenya :
6/12/2021 atau 6-12-2021

e. Langkah terakhir yaitu menyortir atau memisahkan surat berdasarkan kode yang
telah ditetapkan, memasukan kedalam kardus, lalu menempatkan kardus sesuai
dengan urutan yang ada pada tempat penyimpanan arsip Badan Pusat Statistik
(BPS) Provinsi DKI Jakarta.

Gambar 4.4
Tempat Penyimpanan Arsip

Sumber: BPS Provinsi DKI Jakarta, 2022.

4.2 Penemuan Kembali Arsip

Pencarian atau penemuan kembali arsip tentu harus dilaksanakan sesuai

dengan prosedur yang ada, agar berjalan dengan lancar dan juga mencegah terjadi
hal-hal yang tidak diinginkan. Kegiatan penemuan kembali pada BPS Divisi
keuangan Provinsi DKI Jakarta dilakukan secara manual, yaitu dengan cara:

a. Meneliti atau mencari tahu tanggal arsip yang diminta.

b. Mengisi bon peminjaman arsip.
c. Mencari arsip yang sudah disusun didalam kardus sesuai kode arsip.
Contoh: salah satu surat arsip di bps provinsi dki jakarta adalah penggantian gup
tunai untuk keperluan belanja pada tanggal 6 desember 2021. Sehingga mencari
pada kardus berjudul 2021, guide berjudul desember, dan di dalam folder
berjudul 6.
d. Mengambil arsip yang diminta.
e. Meletakkan out guide di tempat arsip yang sudah diambil.
f. Berikan arsip kepada yang memerlukan arsip tersebut.

Gambar 4. 5
Flowchart Penemuan Kembali Arsip Dinamis Aktif dengan Sistem Kronologis
pada Divisi Keuangan Badan Pusat Statistik (BPS) Provinsi DKI Jakarta

Mulai

Mencari tahu
tanggal arsip yang
diminta
FALSE

Tanggal
diketahui

TRUE
 Mengisi bon
peminjaman arsip

Mencari dan
mengambil arsip
yang bersangkutan

Meletakan out
guide ditempat
arsip yang
sudah diambil

Berikan arsip
kepada yang
membutuhkan

Selesai

Sumber: Data diolah, 2022

 Tabel 4.1
Perbandingan Teori dan Praktik Penataan Arsip Berdasarkan Sistem Kronologis
Pada Divisi Keuangan Badan Pusat Statistik (BPS) Provinsi DKI Jakarta.

No. Teori Praktik Keterangan

1. Priansa (2014:199-200) Pada penerapan yang Sesuai

menyatakan bahwa arsip
dilaksanakan pada Badan
dinamis aktif adalah arsip yang
masih digunakan secara Pusat Statistik semua
langsung dalam penyelesaian
dokumen yang di filing
suatu kegiatan, sehingga arsip
aktif ini juga merupakan masih digunakan secara
berkas kerja.
langsung dalam kegiatan
sehari-hari, yang berarti
arsip tersebut memiliki nilai
guna dalam kelangsungan
kerja.

2. Keuntungan sistem kronologi Pada penerapan penataan Sesuai

menurut Sugiarto dan
arsip dinamis aktif yang
Wahyono (2015:49) adalah:
dilaksanakan pada divisi
1. Mudah dalam
keuangan Badan Pusat
pelaksanaannya.
1. Susunan dan urutan guide Statistik Provinsi DKI
sederhana.
Jakarta dengan
2. Cocok untuk klasifikasi
menyeluruh. menggunakan sistem
kronologis, penulis
menemukan beberapa
kemudahan atau
keuntungan dalam
menggunakan sistem
kronologis tersebut, antara
lain; penyimpanan arsip
dengan menggunakan
 sistem kronologis termasuk
mudah untuk dilaksanakan,
susunan guide yang
sederhana karena hanya
menggunakan tahun
sebagai subjek utama, bulan
sebagai subsubjek dan
tanggal sebagai sub-
subsubjek, seperti yang
tertera pada bab 4.1.1 yang
memberikan contoh, yaitu
salah satu surat arsip di BPS
Provinsi DKI Jakarta adalah
penggantian GUP tunai
untuk keperluan belanja
pada tanggal 6 Desember
2021. Sehingga subjek
utama: 2021, subsubjek:
Desember, dan sub-
subsubjek: 6 . Dan sistem
ini juga cocok untuk
klasifikasi menyeluruh dan
berkelanjutan.

3. Sugiarto dan Wahyono Pada penerapan penataan Tidak sesuai

(2015:49) menyatakan,
arsip dinamis aktif yang
1. Sistem kronologis hanya dilaksanakan pada divisi
bermanfaat untuk
keuangan Badan Pusat
organsisasi yang relative
kecil dengan jumlah Statistik Provinsi DKI
dokumen yang tidak
Jakarta dengan
banyak.
2. Sistem kronologis tidak menggunakan sistem
berguna, apabila tanggal,
kronologis, penulis juga
bulan, tahun sebuah
dokumen tidak diketahui. menemukan beberapa
3. Surat masuk dan surat
kekurangan atau kerugian
keluar akan terpisah
penyimpanannya. dalam menggunakan sistem
kronologis tersebut, antara
lain; menurut Sugiarto dan
Wahyono (2015:49), sistem
kronologis ini hanya
bermanfaat pada instansi
yang relatif kecil, namun
pengarsipan dengan sistem
kronologis pada badan
pusat statistik yang
termasuk instansi yang
tidak kecil, unit kearsipan
mengalami beberapa
kendala dalam melakukan
pencarian kembali beberapa
dokumen atau surat. Lalu
kekurangan yang
selanjutnya adalah ketika
surat yang masuk kepada
unit kearsipan tidak
mempunyai atau tidak
diketahui tanggal, bulan
ataupun tahun surat
tersebut, karena akan
menghambat dalam penulis
subjek, subsubjek, dan sub-
 subsubjek. Dan juga, surat
masuk dan keluar akan
berbeda tempat
penyimpanannya.

4.3 Hambatan yang Dihadapi Dalam Pelaksanaan Sistem Penataan Arsip

Dinamis Aktif pada Divisi Keuangan Badan Pusat Statistik Provinsi (BPS)
DKI Jakarta.

Hambatan atau kendala yang dihadapi saat pelaksanaan penataan arsip

dinamis aktif pada divisi keuangan adalah sebagai berikut:
a. Beban Kerja yang Berlebih
Hambatan ini disebabkan oleh faktor sumber daya manusia yang kurang
seoadab dengan jumlah dokumen atau surat yang diberikan kepada Divisi
Keuangan BPS Provinsi DKI Jakarta, dan akibatnya tugas yang dikerjakan
menjadi kurang efisien.

b. Sistem Penyimpanan Arsip yang Kurang Efektif

BPS Provinsi DKI Jakarta menggunakan sistem kronologis, yang di mana
menurut penulis kurang efektif dilakukan pada BPS Provinsi DKI Jakarta.
Karena tidak hanya BPS yang termasuk instansi besar, namun juga dokumen
ataupun surat yang diarsip mempunyai subjek yang bervariasi.

c. Tempat Penyimpanan Arsip yang Kurang Tersusun

Fasilitas pada Divisi Keuangan BPS Provini DKI Jakarta sudah cukup memadai,
namun dikarenakan kurangnya jumlah lemari penyimpanan arsip
mengakibatkan arsip tidak tersusun rapi. Hal ini mengakibatkan terhambatnya
proses pencarian atau penemuan kembali arsip.