FUNGSI
PERENCANAAN
HAKEKAT PERENCANAAN
Perencanaan adalah suatu proses dasar dimana
manajemen menentukan tujuan dan sasaran, menentukan
pilihan-pilihan tindakan yang aka dilakukan, dan mengkaji
cara-cara terbaik untuk mencapai tujuan masa depan
yang telah ditetapkan
Harus bisa menjawab:
1. Apa ?
2. Siapa ?
3. Kapan ?
4. Bagaimana ?
5. Mengapa ?
6. Sumber daya pendukung ?
Proses Perencanaan
• Menyatakan Tujuan Organisasi
1
• Menyusun Alternatif Cara Mencapai Tujuan
2
• Menyusun Asumsi Untuk Setiap Alternatif
3
• Memilih Alternatif Yang Terbaik
4
• Menyusun Rencana Untuk Alternatif Terpilih
5
• Mengubah Rencana Menjadi Tindakan
6
Syarat Melakukan Proses Perencanaan
Para manajer harus mampu memiliki 4 (empat)
kualifikasi primer dalam melakukan proses
perencanaan, yaitu:
• Harus memiliki pengalaman yang memadai dalam
organisasi.
• Harus mampu memiliki pandangan menyeluruh
terhadap organisasi.
• Harus memiliki pengetahuan dan ketertarikan (minat)
pada trend sosial-politik, dan ekonomi yang dapat
mempengaruhi masa depan organisasi.
• Harus mampu bekerja sama dengan orang lain.
PENTINGNYA PERENCANAAN
Alasan Perlunya Perencanaan
Untuk mencapai “protective benefits” yang dihasilkan dari
berkurangnya kemungkinan terjadinya kesalahan dalam
pembuatan keputusan.
Untuk mencapai “positive benefits” dalam bentuk
meningkatnya keberhasilan pencapaian tujuan organisasi.
Mengapa perencanaan itu
penting?
Mengkoordinasikan Mengantisipasi Pengembangan Pengembangan Mengurangi
uasaha-usaha perubahan manajer standar kerja ketidakpastian
MANFAAT PERENCANAAN
Perencanaan memberikan berbagai manfaat bagi manajer,
antara lain:
1. Meningkatkan fokus dan fleksibilitas
2. Meningkatkan koordinasi.
3. Meningkatkan pengendalian.
4. Meningkatkan kualitas manajemen waktu.
5. Membantu manajemen menyesuaikan diri dengan
perubahan lingkungan
6. Membantu kristalisasi persesuaian dlm masalah-masalah
utama.
7. Memungkinkan manajer memahami keseluruhan
gambaran operasi lebih jelas.
8. Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat
9. Memberikan cara pemberian perintah untuk
beroperasi
[Link] koordinasi antar berbagai bagian
organisasi
[Link] tujuan lebih khusus, terperinci dan mudah
dipahami
[Link] pekerjaan yang tidak pasti
[Link] waktu, usaha dan dana
KELEMAHAN PERENCANAAN
1. Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan
dalam praktik riilnya.
2. Perencanaan cenderung menunda kegiatan.
3. Perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk
berinisiatif dan berinovasi.
4. Terkadang hasil terbaik justru diperoleh dari penyelesaian individual
dan penanganan masalah pada saat masalah tsb terjadi.
5. Ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten.
Perencanaan jangan hanya disusun saja, namun yang lebih
penting adalah harus diimplementasikan.
Langkah-Langkah Perencanaan
Output:
Rencana
Proses Organisasi
Perencanaan
Input: Sumber daya
(SDM, uang, material,
mesin, informasi)
Jenis-jenis Perencanaan
Pengklasifikasian rencana didasarkan pada:
1. Bidang fungsional,
Misal: rencana produksi, pemasaran, keuangan dan personalia.
2. Tingkatan organisasi,
Misal: rencana tk. perusahaan, tk. unit bisnis, dan tk. fungsional.
3. Karakteristik (sifat),
Misal: rencana kuantitatif vs kualitatif, terbuka vs rahasia, kompleks vs
sederhana, dll.
4. Jangka waktu,
Misal: rencana jk,pendek, [Link], [Link].
Rencana Strategik
Ada dua jenis rencana utama, yakni rencana strategik dan
rencana operasional.
1. Rencana Strategik (Strategic Plans)
Rencana strategik adalah rencana komprehensif yang
dirancang untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan dalam
jangka panjang.
2. Perencanaan strategik yang dilakukan oleh top manajemen
bertujuan mengimplementasikan misi organisasi dan
menentukan tujuan yang harus dicapai oleh keseluruhan
organisasi maupun oleh unit-unit bisnis yang ada di
dalamnya.
Rencana Operasional
Rencana Operasional (Operational Plans)
Rencana operasional adalah rencana yang merupakan
penguraian lebih terinci mengenai bagaimana rencana strategik
akan diimplementasikan.
Rencana operasional antara lain meliputi:
1. Rencana produksi:metode dan teknologi yang digunakan
dalam proses produksi.
2. Rencana keuangan: dana yang diperlukan untuk membiayai
operasional perusahaan.
3. Rencana fasilitas: fasilitas dan tata letak yang diperlukan untuk
mendukung aktivitas perusahaan.
4. Rencana personalia:proses rekruitmen, seleksi dan
penempatan personil dalam perusahaan
Rencana Tetap
Rencana operasional terdiri dari rencana tetap (standing plans)
dan rencana sekali pakai (single used plans).
Rencana tetap (standing plans)adalah rencana yang
digunakan lebih dari satu kali untuk menangani situasi yang dapat
diperkirakan dan terjadi berulang-ulang.
Contoh:
1. Kebijakan: pedoman umum dalam pembuatan keputusan.
2. Prosedur: pedoman yang lebih terperinci dalam menjalankan
suatu kebijakan.
3. Peraturan: ketentuan tentang harus/tidak boleh dilakukannya
suatu kegiatan dalam situasi tertentu.
Rencana Sekali Pakai
Rencana sekali pakai (single used plans)adalah rencana yang
hanya digunakan untuk mencapai tujuan tertentu dan tidak
digunakan kembali bila tujuan tersebut telah tercapai.
Contoh:
1. Program: rangkaian kegiatan yang relatif luas, meliputi
langkah untuk mencapai tujuan, personil yang bertanggung
jawab dan urutan waktu langkahnya.
2. Proyek: rencana yang mengidentifikasi aktivitas untuk
mencapai tujuan tertentu dengan target kerja dan sumber
daya yang sudah ditentukan.
3. Anggaran: perencanaan sumber daya keuangan untuk
proyek atau aktivitas tertentu.
Pendekatan dalam Perencanaan
1. Inside-Out vs Outside-In Planning
• Inside-out: berfokus pada apa yang sudah dilakukan namun
berusaha melakukannya dengan lebih baik.
• Outside-in: menganalisis lingkungan eksternal dan
berusaha memanfaatkan kesempatan & meminimalkan
hambatan/masalah.
2. Top-Down vs Bottom-Up Planning
• Top-down: top manajemen menentukan tujuan dan
manajemen di bawahnya membuat rencana sesuai dengan
tujuan tersebut.
• Bottom-up: rencana dibuat oleh manajemen tingkat bawah
yang kemudian diajukan ke dan ditetapkan oleh top
manajemen
Pendekatan dalam Perencanaan
Contingency Planning
Perencanaan kontingensi mengidentifikasi
alternatif tindakan yang harus dilakukan jika
rencana awal yang ditentukan tidak lagi sesuai
akibat adanya perubahan situasi.
Kemampuan manajer dalam membuat
perencanaan kontingensi akan mempengaruhi
keberhasilan perusahaan karena fleksibilitas
menjadi salah satu key success factor
.
Dasar Perencanaan yang Baik
Prediksi (forecasting),yaitu membuat asumsi tentang apa
yang akan terjadi di masa depan, bisa bersifat kualitatif
maupun kuantitatif.
Penggunaan skenario, yaitu mengidentifikasi beberapa
alternatif skenario masa depan dan membuat rencana untuk
masing-masing skenario.
Benchmarking, yaitu menggunakan pihak eksternal sebagai
pembanding untuk membuat perencanaan yang lebih baik.
Partisipasi dan keterlibatan, yaitu melibatkan secara aktif
semua pihak yang akan terpengaruh dengan rencana yang
dihasilkan
Management By Objectives (MBO)
• Management By Objectives(MBO) adalah suatu
proses penentuan tujuan yang melibatkan atasan dan
bawahan secara bersama-sama.
• Bila seseorang melekat secara kuat pada suatu
tujuan, dia akan bersedia mengeluarkan usaha lebih
untuk meraihnya.
• MBO efektif memiliki:
Komitmen pada program, penetapan tujuan
manajemen puncak, tujuan-tujuan individual,
partisipasi, otonomi dalam implementasi rencana,
peninjauan kembali prestasi
Manfaat MBO
1. Memungkinkan individu mengetahui apa yang
diharapkan dari mereka.
2. Membantu dalam perencanaan dengan membuat para
manajer menetapkantujuan dan sasaran.
3. Memperbaiki komunikasi antara manajer dan bawahan.
4. Membuat para individu lebih memusatkan perhatiannya
pada tujuan organisasi.
5. Membuat proses evaluasi lebih dapat disamakan dengan
pemusatan pada pencapaian tujuan tertentu.
Kelemahan MBO
1. Konsumsi waktu dan usaha yang cukup besar dalam
mempelajari penggunaan teknik-teknik MBO serta
meningkatnya jumlah kertas kerja.
2 Kurangnya pengendalian terhadap hal-hal berikut:
gaya dan dukungan manajemen,penyesuaian dan
perubahan, ketrampilan antar pribadi, deskripsi
jabatan, penetapan dan pengkoordinasian tujuan,
pengawasan metode pencapaian tujuan, konflik
antara kreativitas dan MBO.
Evaluasi Perencanaan
• Sejauh mana tingkat keberhasilan terhadap tujuan?
• Berapa banyak persoalan penting yang telah
dipecahkan dan apakah timbul persoalan baru?
• Berapa besarnya pengorbanan, misalnya biaya, yang
diperlukan untuk mencapai hasil-hasil tadi?
• Apakah ada hasil sampingan yang bermanfaat bagi
organisasi?
