Tuton 1

Perencanaan adalah bagian yang tak terpisahkan dari manajemen suatu program atau kegiatan untuk
mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Pada materi inisiasi pertama dijelaskan bahwa
manajemen adalah sebuah proses mengolah sumber daya esensial yang dimiliki seseorang atau organisasi
menjadi suatu hasil atau keadaan tertentu sebagaimana dicanangkan sebagai tujuan, secara efektif dan
efisien. Proses dimaksud melibatkan kegiatan atau fungsi yang secara terangkai dimulai dari perencanaan
(planning), pengorganisasian (organizing), pelaksanaan (actuating), dan pengendalian atau kontrol
(controlling). Umumnya rangkaian proses ini dikenal dalam istilah POAC.
Untuk lebih menjelaskan keempat kegiatan/fungsi manajemen tersebut dalam kaitannya dengan proses
komunikasi, kemukakan pendapat Anda untuk didiskusikan pada forum ini :
1. Unsur atau komponen apa saja yang terdapat dalam proses komunikasi dan harus dikelola?
2. Bagaimana komponen tersebut dikelola berdasarkan empat kegiatan/fungsi manajemen?
Jawaban:
Salam sejahtera kepada kita semua, mohon izin menanggapi diskusi sesi ini.
Nomor 1
Dalam proses komunikasi, terdapat beberapa unsur atau komponen yang harus dikelola dengan baik,
diantaranya yaitu:
1. Komunikator /Sumber/Pengirim Pesan (Communicator/Source/Sender), yaitu sebagai
penyampai utama sebuah pesan. Dengan kata lain disebut pembawa berita / pengirim / sumber
berita. Komunikator bisa satu orang ataupun lebih. Beberapa hal yang harus dikelola oleh seorang
komunikator diantaranya sebagai berikut :
 Komunikan harus menguasai cara bicara atau menulis yang baik dalam menyampaikan
pesan.
 Komunikan memiliki pengetahuan tentang pesan yang akan disampaikan.
 Komunikan memiliki kemampuan dalam menyusun isi pesan.
 Komunikan memiliki kemampuan dalam memilih media pesan yang tepat dalam
penyampaian pesan.
 Komunikan memiliki kredibilitas yang baik di mata setiap komunikan.
 Komunikan mampu mengatasi masalah atau gangguan yang mungkin timbul saat sedang
menyampaikan pesan.
 Komunikan memberi kemampuan dalam memberikan tanggapan yang tepat atas setiap
feedback dari komunikan.
2. Pesan (Message), yaitu, berita, informasi, atau ide yang ingin disampaikan dari komunikator ke
komunikan. Setiap pesan yang disampaikan berbeda-beda jenisnya misalnya pesan yang berupa
tulisan, kata-kata, gambar, dan sebagainya. Dalam pengelolaannya terdapat hal yang perlu
diperhatikan,yaitu:
 Pesan harus dirancang dengan jelas dan relevan dengan tujuan komunikasi
 Pesan disusun secara terstruktur dan logis agar mudah dipahami oleh komunikan
 Pesan disampaikan dengan cara yang sesuai dengan kebutuhan dan preferensi audiens

3. Saluran/Media (Channel), yaitu, sarana ataupun saluran yang digunakan oleh komunikator
dalam menyampaikan sebuah pesan. Media komunikasi dibagi menjadi dua bagian diantaranya :
  Media personal, yaitu media komunikasi yang digunakan oleh 2 orang yang sifatnya
pribadi misalnya percakapan yang dilakukan melalui telepon, media video call atau
media perpesanan chatting contohnya whatssap, BBM, line, dan sebagainya.
 Media massa, yaitu media komunikasi yang digunakan dalam menyampaikan pesan
kepada banyak orang. Pesan yang disampaikan tersebut contohnya melalui koran,
televisi, atau radio.
Dalam pengelolaannya beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu:
 Pemilihan saluran komunikasi yang paling efektif sesuai dengan jenis pesan dan
audiens
 Memastikan saluran yang dipilih tersedia dan dapat diakses oleh penerima
 Menggunakan saluran komunikasi dengan efisien untuk menyampaikan pesan kepada
penerima
4. Komunikan, yaitu penerima pesan sebagai pihak yang menjadi sasaran komunikasi. Hal-hal
yang harus diperhatikan komunikan saat menerima pesan dari komunikator, yaitu :
 Kecakapan dalam berkomunikasi misalnya membaca dan mendengar dalam menangkap
pesan.
 Sikap komunikan terhadap pesan yang disampaikan oleh komunikator.
 Pengetahuan komunikan mengenai pesan yang diterima.
 Keadaan lahiriah komunikan dalam menerima pesan, karena tidak semua komunikan
memiliki panca indera yang baik dalam berkomunikasi misalnya seorang disable.
5. Feedback, yaitu respon yang diberikan oleh komunikan dalam menanggapi pesan yang
disampaikan oleh komunikator. Feedback ini dibagi menjadi 2 bagian yaitu :
 Feedback positif, respon positif yang ditunjukkan oleh komunikan terhadap pesan yang
disampaikan oleh komunikator contohnya anggukan, senyuman, dan sikap positif
lainnya.
 Feedback negatif, respon negatif yang ditunjukkan oleh komunikan ketika menerima
pesan misalnya sikap acuh, gelengan kepala dan lain sebagainya.
6. Konteks (Context), yaitu situasi, lingkungan, atau kondisi di mana komunikasi terjadi. Hal ini
mencakup faktor-faktor seperti budaya, nilai, norma, dan situasi fisik yang dapat memengaruhi
pemahaman dan interpretasi pesan.
7. Gangguan (Noise), yaitu faktor-faktor yang dapat mengganggu atau menghambat proses
komunikasi, seperti gangguan fisik, semantik, psikologis, atau kultural.

Nomor 2
Dalam pendekatan POAC (Planning, Organizing, Actuating, Controlling), dapat dijelaskan bagaimana
kegiatan/fungsi manajemen tersebut terkait dengan unsur atau komponen dalam proses komunikasi untuk
memastikan komunikasi yang efektif, efisien, dan mencapai tujuan yang diinginkan, yaitu:
1. Perencanaan (Planning):
 Melakukan identifikasi tujuan komunikasi yang ingin dicapai. Tujuan komunikasi perlu
dirancang dan ditentukan dengan jelas. Hal ini melibatkan penentuan apa yang ingin
dicapai dan mengidentifikasi pesan yang tepat untuk mencapai tujuan tersebut.
 Menentukan pesan yang akan disampaikan, saluran/media yang akan digunakan, dan
target penerima. Pada tahap ini, perencanaan melibatkan pemilihan pesan yang sesuai
dengan tujuan komunikasi dan kebutuhan audiens, penyusunan pesan dengan bahasa
 yang jelas dan sesuai,serta menentukan saluran komunikasi yang tepat untuk
menyampaikan pesan kepada penerima dengan efektif.
 Mengantisipasi potensi hambatan atau gangguan dalam komunikasi. Perencanaan ini
melibatkan penentuan dalam meminimalisir hambatan atau gangguan dalam komunikasi
yang akan terjadi sehingga nantinya komunikasi dapat teratasi dan berjalan dengan
efektif.
2. Pengorganisasian (Organizing)
 Menyusun struktur komunikasi yang efektif. Hal ini berkaitan dengan menetapkan peran,
tanggung jawab, dan koordinasi antara pihak – pihak yang terlibat
 Mengatur alur komunikasi yang efisien, dan mengalokasikan sumber daya yang
diperlukan untuk komunikasi, seperti sumber daya manusia, anggaran, dan peralatan.
 Menentukan saluran komunikasi yang tepat. Memastikan ketersediaan saluran/media
komunikasi yang memadai untuk mendukung proses komunikasi, seperti teknologi
komunikasi, ruang pertemuan, dan waktu.
3. Pelaksanaan (Actuating):
 Menyampaikan Pesan dan mengimplementasikan rencana komunikasi yang telah
disusun. Pada tahap ini harus dipastikan bahwa komunikator menyampaikan pesan
dengan jelas dan efektif menggunakan saluran komunikasi yang telah
ditentukan.sehingga dapat receiver memahami pesan yang disampaikan
 Melibatkan pihak terkait dalam proses komunikasi, baik itu sebagai sumber informasi,
penyampai pesan, atau penerima yang berperan dalam mencapai tujuan komunikasi.
 Memfasilitasi umpan balik (feedback) dari receiver.
4. Pengendalian (Controlling)
 Melakukan evaluasi dan memonitor efektivitas proses komunikasi. Mengukur sejauh
mana tingkat pencapaian tujuan komunikasi yang telah ditetapkan, dan sejauh mana
pesan telah dipahami oleh penerima dan merespons tanggapan yang diberikan.
 Mengidentifikasi kekurangan atau masalah dalam proses komunikasi. Jika diperlukan
lakukan perbaikan atau penyesuaian yang diperlukan untuk meningkatkan efektivitas
komunikasi di masa mendatang.
Dengan menerapkan keempat fungsi manajemen tersebut dalam proses komunikasi, organisasi dapat
memastikan bahwa komunikasi dapat terencana, terorganisir, terstuktur, sistematis sehingga dapat
meningkatkan efektivitas komunikasi dalam mencapai tujuan yang diinginkan.
Terima kasih.
Referensi:
Warta,Waska.(2023). Perencanaan Pesan dan Media (Edisi 3). Universitas Tebuka:Tangerang Selatan.
TERRA.(2016). POAC : Planning, Organizing, Actuating, and Controlling: Manajemen Organisasi. Di
akses pada 13 April 2024 di https://medium.com/@TERRAITB/poac-planning-organizing-actuating-and-
controlling-manajemen-organisasi-ea982e20529

5. Bagaimana komponen tersebut dikelola berdasarkan empat kegiatan/fungsi manajemen?

Pesan terbagi lagi menjadi beberapa jenis, diantaranya :
 Pesan informatif, bersifat memberi keterangan dan fakta-fakta ataupun informasi
lainnya.
 Pesan persuasif, pesan yang memiliki sifat membujuk, dan pesan jenis ini akan merubah
komunikan dengan keinginannya sendiri tanpa adanya paksaan.
 Pesan koersif, memiliki pesan yang pada dasarnya memiliki sifat memaksa dalam
mencapai tujuan.