MANAJEMEN

KEARSIPAN
CHAIRUL HUDA ATMA DIRGATAMA
 Penataan Arsip Statis

1. Pengertian Arsip Statis

2. Ruang Lingkup Pengelolaan Arsip Statis
3. Kriteria Arsip Statis
4. Fungsi Arsip Statis
5. Prinsip Pengolahan Arsip Statis
6. Tahapan Pengolahan Arsip Statis
 Arsip Statis

Mengapa arsip statis penting?

 Pengertian Arsip Statis
• Arsip statis merupakan arsip yang dihasilkan oleh
pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan,
telah habis retensinya, dan berketerangan
dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara
langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional
Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan (UU
No. 43 tahun 2009).
• Pengelolaan arsip statis bertujuan untuk menjamin
keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti
pertanggungjawaban nasional dalam kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
 Ruang Lingkup Pengelolaan
Perka ANRI No. 31 Tahun 2011

Akuisisi arsip Pengolahan Preservasi Akses arsip

statis arsip statis arsip statis statis

Proses
Kegiatan
Penambahan Pelestarian Ketersedian
menata arsip
khazanah arsip arsip statis Arsip
statis
statis
 Kriteria Arsip Statis
Bambang, 2012

1. Tidak digunakan lagi oleh pencipta arsip

2. Sudah ditetapkan atau dinyatakan sebagai arsip statis melalui
proses seleksi atau penilaian baik dengan atau tanpa jadwal
retensi arsip;
3. Mengutamakan arsipnya memiliki tingkat perkembangan asli,
khusus yang non kertas harus copy right nya;
4. Masih bisa dibaca dan tidak rusak total (masih bisa dilakukan
restorasi)
5. Hindari duplikasi.
 Fungsi Arsip Statis
Perka ANRI No 27 Tahun 2011

Memori kolektif, identitas, dan jati

diri bangsa

Bahan penelitian dan

pengembangan ilmu pengetahuan

Sumber informasi publik

 Prinsip Pengelolaan (Pokok)
Perka ANRI No 27 Tahun 2011

Prinsip Asal Prinsip

Usul Aturan Asli

Menjaga arsip tetap

Menjaga arsip tetap ditata
terkelola dalam satu
dengan pengaturan aslinya
kesatuan pencipta arsip
 Prinsip Pengelolaan (Alternatif)
Perka ANRI No 27 Tahun 2011

Prinsip Prinsip Prinsip Prinsip Prinsip

Fungsional Restorasi Organisasi Masalah kegunaan

Arsip yang
Struktur
terlepas dari
Sistem organisasi dan Masalah yang
Fungsi berkasnya
penataan sistem terdapat
pencipta arsip didasarkan
arsip dinamis administrasi dalam arsip
atas
pencipta arsip
kegunaannya
 Penataan
Tahapan Arsip Statis
Menata Arsip Statis
 Penataan
Tahapan Arsip Statis
Menata Arsip Statis

Survey dan identifikasi arsip statis

dilakukan untuk mengetahui hal-hal yang
berkaitan dengan: (1) pencipta arsip; (2)
sistem penataan; (3) jenis arsip; (4) kurun
waktu; (5) jumlah/volume; dan (6) kondisi
fisik.
 Penataan
Tahapan Arsip Statis
Menata Arsip Statis

Skema arsip merupakan susunan kelompok

arsip yang dibuat berdasarkan subjek atau
fungsi-fungsi organisasi atau klasifikasi arsip
organisasi bagi yang telah memiliki sistem
penataan arsipnya. Misalnya: kepegawaian,
keuangan, dan lain-lain
 Penataan
Tahapan Arsip Statis
Menata Arsip Statis
• Rekonstruksi arsip adalah kegiatan mengembalikan penataan arsip
sesuai dengan konteks dan penataan aslinya.
• Kegiatan ini dilaksanakan untuk mengatur susunan lembaran arsip
dalam setiap file, susunan file dalam setiap series, dan pengaturan
series arsip yang satu dengan yang series arsip yang lain dalam
grup arsip.
• Arsip yang susunannya sudah mengalami perubahan perlu
dilakukan rekonstruksi arsip.
• Yang perlu dilakukan dalam rekonstruksi arsip adalah:
(a) Memisahkan arsip dengan non arsip. (b) Pengelompokan arsip
berdasarkan asas provenance. (c) Penyusunan lembaran arsip ke
dalam file sesuai dengan filing system yang berlaku pada saat arsip
tersebut diciptakan (original order). Penyusunan file-file ke dalam
series arsip dilaksanakan secara sistematis.
 Penataan
Tahapan Arsip Statis
Menata Arsip Statis

Pendeskripsian arsip dilakukan berdasarkan series

arsip (arsip yang memiliki kesamaan jenis), dengan
tujuan untuk menguji kebenaran deskripsi arsip yang
sudah dilaksanakan di central file
Pendeskripsian
 Penataan
Tahapan Arsip Statis
Menata Arsip Statis

Arsip yang sudah selesai ditata selanjutnya dibungkus

(packing) dengan kertas omslag, kemudian diikat dengan tali.
 Penataan
Tahapan Arsip Statis
Menata Arsip Statis

Memasukkan data hasil deskripsi ke dalam program komputer,

urutannya sesuai dengan yang ada pada skema pengaturan
arsip (definitif) yang telah di persiapkan sebelumnya, sehingga
masalah yang sama dapat dengan mudah disatukan.
 Penataan
Tahapan Arsip Statis
Menata Arsip Statis

• Manuver arsip, yaitu Mengelompokkan dan menyusun kembali sesuai dengan masalah
(klasifikasinya).
• Penomoran definitif dilakukan pada kartu deskripsi seluruh series arsip.
• Penomoran dilakukan secara berurutan sesuai susunan pada skema arsip dari nomor 1, 2,
3, …. dan seterusnya hingga seluruh series arsip selesai.
• Penomoran definitif juga dilakukan pada sampul arsip berdasarkan urutan nomor yang
sesuai dengan nomor yang tertera dalam inventaris arsipnya. Nomor definitif inilah yang
dijadikan pedoman sebagai jalan masuk bagi penemuan kembali arsip atau penataan dan
penyimpanan arsipnya.
 Penataan
Tahapan Arsip Statis
Menata Arsip Statis

• Sarana bantu penemuan kembali (Finding aids)

merupakan hasil akhir dari suatu kegiatan
pengolahan arsip statis yang berbentuk buku, dan
sebagai panduan atau sarana bantu jalan masuk
dalam penemuan kembali arsip bagi peneliti.
• Sarana bantu penemuan kembali arsip statis
antara lain: (a) daftar arsip, (b) inventaris arsip, (c)
guide, (d) indeks, dan (e) agenda
 TERIMA KASIH
SALAM VOKASI: VOKASI KUAT, MENGUATKAN INDONESIA