BAB 2

TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Landasan Teori

Landasan teori pada penelitian ini diperoleh dari sumber-sumber referensi yang

relevan dan mengacu pada pokok permasalahan yang dibahas. Sumber referensi

digunakan untuk mendukung dan menjawab permasalahan-permasalahan yang

dikaji di dalam penelitian ini. Adapun teori yang digunakan penulis pada penelitian

ini mencakup teori yang berkaitan dengan arsip dinamis, pengelolaan arsip dinamis

aktif, pengorganisasian arsip, temu kembali dan penyimpanan arsip.

2.1.1. Pengertian Arsip

Pada awalnya, kata arsip berasal dari bahasa Yunani yaitu arche yang berarti

permulaan. Kata arche kemudian berkembang menjadi archia yang berarti catatan.

Selanjutnya kata archia mengalami perubahan menjadi arsipcheton yang berarti

gedung pemerintahan. Dalam bahasa Latin arsip disebut dengan archivum atau

archium dan dalam bahasa Inggris arsip desebut dengan archieve. Adapun

penggunaan kata arsip di Indonesia merupakan kata serapan dari bahasa Belanda,

yaitu archief yang artinya warkat (Priansa dan Agus Garnida, 2013: 157).

Menurut Barthos (2007: 11), arsip merupakan naskah dan dokumen yang

dibuat, diterima dan dipergunakan oleh lembaga negara atau badan pemerintahan

dalam bentuk dan corak, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam

10
 11

rangka pelaksanaan pemerintahan. Pernyataan serupa juga tertulis di dalam

Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Pasal 1 ayat 2 yang menyatakan :

“Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk

dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan terima oleh lembaga negara, pemerintahan
daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.”

Dari penjelasan tersebut, dapat ditarik kesimpulan bahwa Arsip merupakan

dokumen tertulis, lisan, maupun bergambar (foto, film, dan sebagainya) dari

kegiatan atau aktivitas yang sudah dikerjakan dan disimpan dalam media tulis

(kertas) atau elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dan sebagainya)

yang diciptakan oleh instansi resmi, disimpan, dipelihara di tempat khusus karena

memiliki nilai guna pada setiap kegiatan di lembaga negara, pemerintahan daerah,

lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,

atau perseorangan. Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 pasal 2 fungsi

arsip terbagi menjadi dua yaitu:

1. Arsip Dinamis yaitu arsip yang secara langsung dipergunakan dalam

perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada

umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan

administrasi Negara dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

2. Arsip Statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk

perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumya

maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara karena

memiliki guna kesejarahan, telah habis masa retensinya dan

 12

berketerangan dipermanenkan yang diverifikasi oleh ANRI (Arsip

Nasional Republik Indonesia) atau lembaga kearsipan.

2.1.2. Arsip Dinamis

Arsip dinamis merupakan kumpulan dokumen yang disimpan di instansi karena

masih diperlukan untuk kegiatan perencanaan, pengambilan keputusan,

pengawasan dan keperluan lain. Sulistiyo Basuki (2005: 5) mendefinisikan arsip

sebagai record yang artinya informasi terekam, termasuk data dalam sistem

komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau perseorangan dalam

transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas tersebut.

Adapun menurut Sugiarto dan Teguh Wahyono (2005: 5) yang menyatakan

bahwa arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam

perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada

umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi

negara.” Dari pendapat tersebut, dapat diambil kesimpulan bahwa arsip dinamis

merupakan informasi yang terekam di dalam sebuah media, dibuat atau diterima

oleh badan korporasi atau perseorangan, dipergunakan secara langsung dan terus-

menerus dalam kegiatan administrasi perkantoran yang bertujuan sebagai bukti

aktivitas tersebut.

Ditinjau dari fungsi dan sifat kepentingannya arsip dinamis terbagi menjadi

beberapa kategori. Barthos (2007: 4) membedakan arsip dinamis menjadi dua yaitu:
 13

1. Arsip Aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus menerus

digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih

dikelola dan disimpan di unit pengolah atau pencipta.

2. Arsip Inaktif adalah arsip yang tidak secara langsung digunakan dalam

penyelenggaraan administrasi sehari-hari karena frekuensi

penggunaannya telah menurun serta disimpan di unit kearsipan.

2.1.3. Fungsi Arsip Dinamis

Arsip dinamis disimpan di Unit Pencipta dan Unit Kearsipan karena masih

diperlukan dalam kegiatan administasi sehari-hari. Menurut Sulistiyo Basuki

(2003: 31) arsip dinamis disimpan karena memiliki fungsi, di antaranya untuk;

1. Memori badan korporasi

Arsip diperlukan karena pengelola arsip pada badan korporasi memiliki daya

ingat yang terbatas. Bila ada arsip yang diperlukan untuk data kegiatan, maka

hasil ingatan pengelola sangatlah terbatas. Untuk mencegah terjadinya

kesalahan dalam pengambilan keputusan, badan korporasi mengandalkan

informasi yang terekam/tertulis sebagai dasar pengambilan keputusan.

2. Pengambilan keputusan manajemen

Proses pengambilan keputusan meliputi penentuaan masalah,

mengembangkan alternatif, memilih dan menerapkan pemecahan yang

terbaik dan menilai keputusan yang diambil. Arsip dinamis juga menyediakan

informasi yang diperlukan untuk keputusan terprogram atau rutin. Jenis

 14

keputusan semacam ini dilakukan berdasarkan kebijakan, prosedur dan

peraturan badan korporasi yang mapan.

3. Menunjang litigasi

Bilamana sebuah badan korporasi menggugat badan korporasi lain, maka

arsip dinamis menyediakan dokumentasi yang diperlukan untuk digunakan di

pengadilan. Dokumentasi yang jelas dari maksud dan tindakan sebuah badan

korporasi merupakan pengaman dan pelindung terhadap litigasi.

4. Mengurangi biaya dan volume penggunaan kertas

Perlunya perhatian terhadap meningkatnya volume kertas yang digunakan

berimbas pada biaya pemeliharaan. Untuk itu dibutuhkan ancangan sistematis

terhadap konsep arsip dinamis secara total, mulai dari penciptaan sampai

dengan pemusnahan, dalam upaya mengendalikan volume kertas yang

meningkat

5. Efisiensi badan korporasi

Badan korporasi akan mengalami inefisiensi bilamana informasi yang

diperlukan tidak segera tersedia. Ancangan yang sistematis terhadap

manajemen arsip dinamis menyediakan sarana temu balik informasi guna

meningkatkan efisiensi pegawai dan badan korporasi.

6. Ketentuan Hukum

Arsip dinamis di badan korporasi yang ada kaitannya dengan pemerintah,

tunduk pada retensi dan kriteria pemusnahan arsip inaktif disamping juga

tunduk ketentuan badan korporasi. Bilamana ada pemeriksaan, badan

 15

korporasi yang memperoleh kontrak kerja atau pesanan dari pemerintah harus

mampu menyediakan dokumentasi atas permintaan pemeriksa

7. Rujukan Historis

Arsip dinamis merekam masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa

depan. Arsip dinamis melestarikan sejarah untuk generasi mendatang.

Bilamana arsip tersebut hilang atau rusak, sebagian besar informasi yang

terkandung di dalamnya tidak dapat diperoleh kembali.

2.1.4. Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif

Pengelolaan merupakan proses atau tata kelola untuk mengorganisasi dan

memberikan pengawasan kepada semua aspek dan pihak yang terlibat untuk

mencapai tujuan mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Menurut Sugiharto dan

Teguh Wahyono (2005: 15), pengelolaan arsip merupakan seni pengendalian

dokumen berupa pengendalian penggunaan, pemeliharaan, perlindungan serta

penyimpanan arsip. Hal tersebut bertujuan supaya arsip yang dikelola dapat terarah

dan terpantau dengan teratur oleh petugas kearsipan, sehingga nilai kegunaan dari

arsip tersebut dapat dimanfaatkan secara efektif.

Pada setiap instansi pemerintah, pengelolaan arsip menjadi sesuatu hal yang

wajib dilaksanakan untuk menjaga kelancaran arus informasi di instansi terkait. Hal

tersebut tertulis di dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun

2009 Tentang Kearsipan Bab IV Pasal 1 yang menyatakan bahwa pengelolaan arsip

dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan

kegiatan sebagai bahan akuntabilitas dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu
 16

sistem yang memenuhi persyaratan-persyaratan tertentu. Pengelolaan arsip dinamis

aktif meliputi tahap penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan.

Pada tahap penciptaan, arsip berasal sebuah kumpulan dokumen atau surat

yang dihasilkan oleh instansi sebagai bentuk kegiatan administrasi. Menurut

Undang-Undang Tahun 2009 pasal 41 penciptaan arsip dilaksanakan dengan baik

dan benar untuk menjamin rekaman kegiatan dan peristiwa sebagaimana adanya

sehingga menghasilkan arsip yang autentik, utuh dan terpercaya sesuai peraturan

yang dilaksanakan berdasarkan analisis fungsi dan tugas organisasi. Karena itu

pencipta atau pengelola arsip wajib mengatur dan mendokumentasikan proses

pembuatan dan penerimaan arsip secara akurat. Berdasarkan penyataan tersebut,

surat dapat dijadikan sebagai alat bukti atau rekaman yang sah dalam manajemen

kearsipan. Surat merupakan media komunikasi tertulis untuk menyampaikan

maksud dan tujuan seseorang (pegawai) kepada pihak lain yang bersangkutan.

Maka dari itu penciptaan arsip yang meliputi pengelolaan dan pengendalian surat

masuk dan surat keluar harus dikelola dengan baik, mengingat bahwa surat

merupakan salah satu arsip dinamis aktif yang selalu ada dan dibutuhkan pada

setiap kegiatan administrasi di lingkungan instansi pemerintahan. Kegiatan

penciptaan arsip meliputi penerimaan surat masuk dan penciptaan surat keluar.

1. Surat Masuk

Surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang diterima dari

instansi lain atau perorangan. Pengurusan dan pengendalian surat masuk di

instansi dapat digolongkan menurut jenis, isi, kepentingan surat. Secara

 17

umum langkah-langkah pengurusan surat masuk dibagi menjadi lima tahapan

yaitu;

a. Penerimaan Surat

b. Penyortiran Surat

c. Pencatatan Surat

d. Pengarahan Surat

e. Penyimpanan Surat (Yatimah, 2009: 124-131)

Adapun menurut Peraturan Walikota nomor 26 Tahun 2010 Tentang

Pedoman Tata Kelola Naskah Dinas di Lingkungan Pemkot Semarang pasal

7, yang menerangkan bahwa pengelolaan surat masuk dilakukan melalui :

“1. Instansi penerima menindaklanjuti surat yang diterima melalui

tahapan :
a ). Diagenda dan diklasifikasi sesuai sifat surat serta
didistribusikan ke unit pengelola;
b ). Unit Pengelola menindaklanjuti sesuai dengan klasifikasi
surat dan arahan pimpinan; dan
c ). Surat masuk diarsipkan pada unit tata usaha.
2. Salinan surat jawaban yang mempunyai tembusan disampaikan
kepada yang berhak.
3. Alur surat menyurat diselenggarakan melalui mekanisme dari
tingkat pimpinan tertinggi hingga pejabat struktural terendah
yang berwenang.”

2. Surat Keluar

Surat keluar merupakan surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor,

bertanda tangan dan ber-stempel) yang dibuat oleh instansi untuk dikirim atau

ditujukan kepada kantor lain atau perorangan sebagai balasan dari surat

masuk yang diterima oleh instansi tersebut. Pada dasarnya langkah-langkah

kepengurusan surat keluar mencakup tujuh tahapan yaitu;

 18

a. Pembuatan Konsep Surat

b. Pengetikan Surat

c. Penyutingan Surat

d. Pelipatan dan Penyampulan Surat

e. Pembubuhan Alamat Surat

f. Pencatatan Surat

g. Pengiriman dan Penyimpanan Surat (Yatimah, 2009: 131-164).

Adapun pengelolaan surat keluar menurut Peraturan Walikota nomor

26 Tahun 2010 pasal 8, yang dilakukan melalui tahapan-tahapan sebagai

berikut;

a. Konsep surat keluar di paraf secara berjenjang dan terkoordinasi

sesuai dengan tugas dan kewenangan serta diagendakan oleh masing-

masing unit tata usaha dalam rangka pengendalian.

b. Surat keluar yang ditandatangani oleh pejabat yang berwenang diberi

nomor, tanggal dan stempel oleh unit tata usaha pada masing-masing

satuan kerja perangkat daerah.

c. Surat keluar atau surat jawaban yang mempunyai tembusan wajib

segera dikirim.

d. Surat keluar disimpan dan diarsipkan pada unit tata usaha.

Adapun menurut Peraturan Walikota nomor 26 Tahun 2010 Tentang

Pedoman Tata Kelola Naskah Dinas di Lingkungan Pemkot Semarang pasal 9 yang
 19

menjelaskan bahwa, tingkat keamanan surat dilakukan dengan cara mencantumkan

kode pada sampul naskah/bagian dokumen sebagai berikut:

“a. Surat sangat rahasia disingkat SR, merupakan surat yang materi dan
sifatnya memiliki tingkat keamanan yang tinggi, erat hubungannya
dengan rahasia negara, keamanan dan keselamatan negara.
b. Surat rahasia disingkat R, merupakan surat yang materi dan sifatnya
memiliki tingkat keamanan tinggi yang berdampak kepada kerugian
Negara, disintegrasi bangsa.
c. Surat penting disingkat P, merupakan surat yang tingkat keamanan
isi surat perlu mendapat perhatian penerima surat.
d. Surat konfidensial disingkat K, merupakan surat yang materi dan
sifatnya memiliki tingkat keamanan sedang yang berdampak kepada
terhambatnya jalannya pemerintahan dan pembangunan.
e. Surat biasa disingkat B, merupakan surat yang materi dan sifatnya
biasa namun tidak dapat disampaikan kepada yang tidak berhak.”

Apabila pada tahap penciptaan terkelola dengan baik maka pada tahap

penggunaan arsip dinamis aktif akan memudahkan pegawai dalam melakukan

kegiatan penyimpanan dan temu kembali. Penggunaan arsip merupakan pemakaian

arsip oleh pengguna atau pegawai instansi karena dibutuhkan. Menurut Peraturan

Gubernur Jawa Tengah nomor 39 tahun 2016 pasal 1 ayat 18 menyatakan bahwa,

penggunaan arsip merupakan kegiatan pemanfaatan dan penyediaan arsip bagi

kepentingan pengguna arsip yang mempunyai kepentingan. Dalam hal ini, pencipta

atau pengelola arsip mempunyai tugas untuk menyediakan serta mengawasi

penggunaan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna/pegawai di lingkungan

instansi. Salah satu kegiatan yang harus dilakukan pada tahap penggunaan arsip

ialah pemberkasan arsip. Pemberkasan arsip merupakan kegiatan penataan fisik dan

informasi arsip serta menyusun daftar arsip secara rapi dan sistematis. Kegiatan

pemberkasan arsip berfungsi untuk mempermudah pengguna atau pengelola arsip

dalam melakukan temu kembali. Dalam peraturan pemerintah Republik Indonesia

 20

nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan Undang Undang nomor 43 tahun 2009

menjelaskan bahwa, pemberkasan arsip merupakan penempatan

naskah/dokumen/surat ke dalam suatu himpunan atau kelompok yang tersusun

secara sistematis dan logis dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu

kelompok yang sama sehingga memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau

kesamaan masalah dari suatu unit kerja. Pemberkasan arsip meliputi klasifikasi,

deskripsi, waktu, jumlah dan keterangan arsip. Adapun isi informasi arsip meliputi

nomor berkas, nomor ite arsip, kode klasifikasi, informasi arsip tanggal, jumlah,

dan keterangan arsip.

Mengingat dari penggunaan arsip dinamis aktif yang secara khusus

dipergunakan oleh pegawai instansi, arsip bersifat rahasia dan tidak bersifat terbuka

untuk umum. Maka dari itu, sistem pengamanan arsip diperlukan oleh petugas di

setiap kantor untuk menjaga kerahasiaan isi dan informasi yang terdapat di dalam

arsip. Sugiarto dan Teguh Wahyono (2005: 92) menjelaskan bahwa pegamanan

arsip ialah usaha penjagaan agar fisik arsip tidak hilang serta isi atau informasinya

tidak diketahui oleh orang yang tidak berhak.

Aspek terpenting yang sering dilupakan dalam penggunaan arsip adalah

pemeliharaan arsip. Menurut Sugiarto dan Teguh Wahyono (2005: 83),

pemeliharaan arsip merupakan suatu usaha penjagaan arsip agar kondisi fisik arsip

tidak rusak selama masih mempunyai nilai guna. Adapun menurut Peraturan

Gubernur Jawa Tengah nomor 39 tahun 2016 pasal 1 ayat 19 yang menjelaskan

bahwa, pemeliharaan arsip merupakan kegiatan atau usaha untuk menjaga keutuhan,

keamanan dan keselamatan arsip baik dari segi fisik maupun informasinya.
 21

Mengingat dari pengertian arsip dinamis aktif yang digunakan terus-menerus dalam

kegiatan administrasi perkantoran, arsip dinamis sangat mudah dalam mengalami

kerusakan secara fisik yang disebabkan oleh faktor perusak dari dalam (media arsip,

kualitas kertas, dan lain-lain) maupun faktor dari luar (serangga perusak, kelalaian

manusia, tempat penyimpanan dan lain-lain). Dalam hal ini arsip dinamis aktif

haruslah dipelihara dengan baik supaya data dan informasi yang terdapat di dalam

arsip tersebut tidaklah hilang.

Kegiatan pengelolaan arsip dinamis aktif meliputi tahapan penciptaan,

penggunaan dan pemeliharaan. Maka dari itu, manusia memiliki peranan penting

dalam mengatur dan mengelola arsip. Sebab tanpa adanya campur tangan manusia,

kegiatan pengelolaan arsip dinamis aktif tidak akan berjalan sesuai yang diharapkan,

walaupun didukung oleh sarana dan prasarana yang lengkap. Dalam melakukan

kegiatan tata kelola arsip dinamis aktif, instansi pemerintahan memerlukan pegawai

yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan. Menurut Peraturan Gubernur jawa

Tengah nomor 39 tahun 2016 pasal 1 ayat 32 menyatakan bahwa, sumber daya

manusia kearsipan adalah seorang pegawai negeri sipil atau non pegawai negeri

sipil yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan serta memiliki tugas pokok dan

tanggungjawab dalam melaksanakan kegiatan kearsipan.

2.1.5. Pengorganisasian Arsip

Pada manajemen kearsipan, pengelolaan dan tanggung jawab haruslah jelas. Hal

tersebut bertujuan agar kegiatan penyimpanan, penempatan dan pengelolaan arsip

menjadi tertata dan terkelola dengan baik dan terarah. Menurut Sugiarto dan Teguh
 22

Wahyono (2005: 23) sistem pengorganisasian arsip dalam kantor terbagi menjadi

tiga, yaitu;

1. Sentralisasi

Asas Sentralisasi yaitu sistem pengelolaan arsip yang dilakukan secara

terpusat dalam suatu organisasi, atau dengan kata lain penyimpanan arsip

yang dipusatkan pada satu unit kerja khusus yang lazim disebut Sentral Arsip.

Dengan sentralisasi arsip maka semua surat-surat kantor yang sudah selesai

diproses dan disimpan di Sentral Arsip.

2. Desentralisasi

Asas Desentralisasi yaitu pengelolaan arsip yang dilakukan pada setiap unit

kerja dalam suatu organisasi. Bila suatu kantor atau organisasi menganut

sistem pengelolaan secara desentralisasi, ini berarti bahwa semua unit

mengelola arsipnya masing-masing. Dalam sistem ini setiap unit yang

mempunyai tugas untuk mengatur dan mengelola arsipnya sendiri.

3. Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi

Dalam penanganan arsip secara kombinasi, arsip yang masih aktif

dipergunakan atau disebut arsip aktif (active file) dikelola di unit kerja

masing-masing pengolah, dan arsip arsip yang kurang dipergunakan atau

disebut arsip inaktif dikelola di Sentral Arsip. Dengan demikian, pegelolaan

arsip aktif dilakukan secara desentralisasi dan arsip inaktif secara sentralisasi,

2.1.6. Temu Kembali dan Penyimpanan Arsip

 23

Keberhasilan suatu instansi dalam melakukan manajemen kearsipan dapat

ditentukan oleh sistem temu kembali dan penyimpanan arsip. Sebab penemuan

kembali dan penyimpanan arsip merupakan salah satu kegiatan administrasi

perkantoran di instansi yang sering dilakukan oleh setiap pegawai. Kegiatan temu

kembali arsip merupakan pencarian fisik dokumen karena dibutuhkan oleh pegawai

untuk kegiatan administrasi. Adapun syarat-syarat yang harus dilakukan supaya

kegiatan temu kembali menjadi mudah dan tepat sasaran, di antaranya:

1. Kebutuhan si pemakai arsip harus diteliti terlebih dulu, misalnya untuk

berkas kepegawaian sebaiknya ditata berdasarkan nama pegawai tersebut

& tidak berdasarkan nomor pegawai. Sebab nomor pegawai tidak pernah

disebut oleh si pemakai, apabila mereka membutuhkan berkas pegawai

tersebut.

2. Temu kembali harus berdasarkan atas kegiatan nyata instansi yang

bersangkutan. Oleh sebab itu disusunlah kata tangkap/indeks sebagai tanda

pengenal

3. Sistem temu kembali harus logis, konsisten & mudah diingat.

4. Sistem temu kembali harus didukung oleh peralatan & perlengkapan yang

sesuai dengan penataan berkas.

5. Temu kembali harus didukung oleh pegawai atau tenaga yang terlatih dan

harus mempunyai daya tangkap yang tinggi dan cepat tanggap/ senang

bekerja secara detail tentang informasi. (Abu-Bakar 1991: 75)

Kegiatan temu kembali arsip tidak hanya menemukan fisik arsip itu sendiri,

melainkan menemukan informasi yang terdapat di dalamnya. Hal tersebut berguna

 24

untuk pegawai apabila ingin melakukan peminjaman arsip. Peminjaman arsip

adalah keluarnya berkas atau arsip dari tempat penyimpanan karena

dipinjam/dipakai oleh pegawai. Karena berkas/arsip keluar dari tempat

penyimpanan, maka peminjaman arsip perlu diatur dan dicatat oleh pengelola arsip

mengingat arsip dinamis aktif yang bersifat penting dan tidak boleh hilang untuk

kelancaran administrasi di instansi. Sugiharto dan Teguh Wahyono (2005: 96)

berpendapat bahwa peminjaman arsip dapat dikendalikan dan diingat oleh pegawai

yang mengelola arsip menggunakan buku peminjaman arsip atau formulir

peminjaman arsip dengan pencatatan data peminjam di antaranya yaitu

identitas/nama peminjam, tanggal peminjaman, tanggal pengembalian, data arsip

yang dipinjam, tanda tangan petugas, tanda tangan peminjam dan lain-lain.

Kegiatan temu kembali arsip membutuhkan sebuah penataaan dan

penyimpanan secara sistematis atau terarah. Menurut Priansa dan Agus Garnida

(2013: 165), sistem penyimpanan arsip secara umum digolongkan menjadi lima

subjek yaitu :

1. Sistem Abjad (Alphabetical System)

Sistem penyimpanan arsip menurut abjad adalah sistem penyimpanan

arsip yang berdasarkan susunan abjad dari nama pegawai atau nama

bagaian di instansi, urut dari A-Z dengan berpedoman pada peraturan

pengindeksan.

2. Sistem Perihal/Masalah/Subjek (Subject System)

 25

Sistem penyimpanan arsip menurut pokok masalah adalah sistem

penyimpanan arsip berdasarkan pokok soal atau kegiatan yang

berkaitan dengan isi informasi yang terdapat di dalam arsip.

3. Sistem Nomor (Numerical System)

Sistem penyimpanan arsip menurut nomor adalah sistem penyimpanan

arsip yang menggunakan sistem penomoran berdasarkan isi informasi

pada arsip dengan memberikan kode nomor.

4. Sistem Tanggal (Chronological System)

Sistem penyimpanan arsip menurut tanggal adalah sistem penyimpanan

arsip yang menggunakan urutan kronologi waktu (tanggal, bulan,

tahun) yang tercantum pada surat.

5. Sistem Wilayah (Geographical System)

Sistem penyimpanan arsip menurut wilayah adalah sistem

penyimpanan arsip menurut pembagian wilayah atau tempat (lokasi)

tertentu.

2.2. Penelitian Sejenis

Terdapat lima penelitian sejenis yang memiliki kaitan dan dijadikan acuan bagi

penulis dalam melakukan penyusunan penelitian ini, yaitu:

1. Penelitian yang berjudul “Analisis Sistem Pengelolaan Arsip Aktif Laporan

Hasil Pemeriksaan (LHP) di Inspektorat Provinsi Jawa Tengah Semarang”

(skripsi) yang disusun oleh Ariyani Nur Hidayah pada tahun 2016. Penelitian

ini bertujuan untuk menganalisis sistem pengelolaan arsip aktif Laporan Hasil
 26

Pemeriksaan (LHP) di Inspektorat Provinsi Jawa Tengah dengan desain

penelitian kualitatif. Metode pengumpulan yang dipakai yaitu wawancara,

observasi dan dokumentasi dengan menggunakan purposive sampling

sebagai teknik pengambilan sampel. Hasil dari penelitian ini menyatakan

bahwa sistem pengelolaan arsip aktif Laporan Hasil Pemeriksaan di

Inspektorat Provinsi Jawa Tengah dilakukan secara manual menggunakan

buku agenda yang dimulai dari tahap pemberkasan, penyimpanan, dan

penyusutan. Sistem pengelolaan arsip Laporan Hasil Pemeriksaan yang

dikelola pada Bagian Administrasi dan Umum belum sepenuhnya memenuhi

faktor-faktor penentu sistem kearsipan yang baik yang dikemukakan oleh

Agus Sugiharto dan Teguh Wahyono di dalam buku “Manajemen Kearsipan

Modern”, yaitu faktor kepadatan, mudah dicapai, kesederhanaan, keamanan,

kehematan waktu dan elastisitas.

Namun penelitian di atas memiliki perbedaan dengan penelitian yang

dikaji oleh penulis. Perbedaan tersebut terletak pada objek, subjek, tahapan

pengelolaan dan fokus arsip yang dikelola. Tahapan pengelolaan yang

dibahas oleh saudari Ariyani Nur Hidayah menggunakan tahap pemberkasan,

penyimpanan dan penyusutan. Sedangkan pada penelitian yang dikaji penulis

mengacu pada siklus daur hidup arsip (life cycle of record) dengan

menggunakan tahapan pengelolaan arsip dinamis aktif sesuai dengan UU 43

tahun 2009 Tentang Kearsipan yaitu tahap penciptaan, penggunaan dan

pemeliharan.
 27

2. Penelitian kedua berjudul “Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Kantor

Perpustakaan dan Arsip Daerah Kabupaten Kendal” (skripsi) yang disusun

oleh Puspita Dwi Marwani pada tahun 2018. Penelitian ini bertujuan untuk

mengetahui pengelolaan arsip dinamis aktif serta kendala-kendala yang di

hadapi dalam pengelolaan arsip dinamis aktif di Kantor Perpustakaan Arsip

Dinamis Aktif Daerah Kabupaten Kendal. Metode pengumpulan yang

dipakai yaitu wawancara, observasi dan dokumentasi. Metode analisis data

yang dipakai yaitu reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan

dengan menggunakan trigulasi sumber dan trigulasi metode. Hasil penelitian

menyatakan bahwa pengelolaan arsip di Kantor Perpustakaan dan Arsip

Daerah Kabupaten Kendal cukup baik, namun terdapat kendala-kendala yang

dihadapi pada pelaksanaan pengelolaannya. Kendala yang dihadapi antara

lain, (1) terbatasnya jumlah fasilitas kearsipan, (2) kegiatan peminjaman arsip

belum menggunakan prosedur peminjaman yang tepat, (3) pemeliharaan arsip

dinamis belum dilakukan secara maksimal.

Namun penelitian di atas memiliki perbedaan dengan penelitian yang

dikaji oleh penulis. Perbedaan tersebut terletak pada tempat penelitian dan

arsip yang dikelola. Tempat penelitian yang dikaji penulis bertempat di Dinas

Pendidikan Kota Semarang. Fokus arsip yang dikaji oleh penulis adalah arsip

dinamis aktif yang disimpan dan dikelola oleh Sub Bagian Umum dan

Kepegawaian.

3. Penelitian ketiga berjudul “Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Manual (Fisik)

pada Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone” yang diteliti oleh Rahayu Tri
 28

Utami, M.Si. Penelitian ini dimuat dalam Jurnal Lentera Bisnis Politeknik

LP3I Jakarta, Vol.1 No.3 Tanggal 25 Nopember. Tujuan dari penelitian ini

adalah untuk mendeskripsikan tentang sistem pengelolaan arsip dinamis

manual di Politeknik LP3I Jakarta Kampus Cimone dan faktor-faktor yang

mempengaruhi sistem pengelolaan arsip. Hasil dari penelitian ini menyatakan

bahwa sistem penataan (filling) arsip menggunakan sistem desentralisasi

walaupun dalam proses pengurusan surat menggunakan sistem kombinasi.

Adapun sistem penataan (filling) arsip yang diterapkan belum berjalan

dengan baik sesuai yang diharapkan. Hal tersebut dapat dilihat dari, (1)

Penyimpanan Arsip, (2) Peminjaman Arsip, (3) Penemuan Kembali Arsip di

karenakan oleh faktor sumber daya manusia (SDM), biaya, sarana dan

prasarana.

Perbedaan dari penelitian di atas dengan penelitian yang dikaji oleh

penulis terletak pada objek, subjek dan fokus arsip yang dikelola. Objek

penelitian yang dilakukan oleh penulis bertempat di Dinas Pendidikan Kota

Semarang dengan memfokuskan pada arsip dinamis aktif yang disimpan dan

dikelola pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian.

4. Penelitian keempat berjudul “Model Sistem Pengelolaan Arsip di Indonesia”

yang disusun oleh Drs. Bambang P. Widodo, M.Si. dalam Jurnal Kearsipan

ANRI Vol. 5 Tahun 2010. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis titik

temu antara konsep life cycle of record dengan continuum record dan

mendeskripsikan model yang perlu dikembangkan terkait implementasi

pengelolaan arsip di Indonesia. Jenis Penelitian ini menggunakan penelitian

 29

kualitatif dengan menggunakan pendekatan naturalistik. Penulis memperoleh

data dengan menggunakan penelitian pustaka dan observasi lapangan. Hasil

dari penelitian ini menyatakan bahwa perkembangan teknologi informasi

menyebabkan kegunaan arsip dipengaruhi oleh kemampuan dari organisasi

untuk mengelola informasi arsip yang diciptakan guna dimanfaatkan oleh

pengguna (baik organisasi maupun publik). Adanya kecenderungan

peningkatan pencarian dan pemanfaatan informasi menggiring organisasi di

Indonesia untuk mencoba pendekatan record continuum model tanpa harus

menghilangkan fungsi dari konsep.

Penelitian ini dapat dijadikan sebagai acuan dalam penulisan skripsi ini,

sebab sistem pengelolaan arsip dinamis aktif pada Sub Bagian Umum dan

Kepegawaian Dinas Pendidikan Kota Semarang tidak meninggalkan konsep

life cycle of record. Konsep life cycle of record merupakan siklus daur hidup

arsip dengan tahapan penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan.

5. Penelitian kelima berjudul “Signifikansi Empat Instrumen Pokok

Pengelolaan Arsip Dinamis“ yang disusun oleh Azmi dalam Jurnal

Kearsipan ANRI Vol. 11 Tahun 2016. Tujuan penelitian ini adalah untuk

mengetahui pentingnya tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi

arsip, sistem keamanan dan akses arsip dalam pengelolaan arsip dinamis.

Adapun hasil dari penelitian ini menyatakan bahwa ketersediaan empat

instrument pokok pengelolaan arsip dinamis di lingkungan pencipta arsip

dapat dikatakan sangat signifikan. Hal ini dapat dilihat dari aspek, (1) Tata

naskah dinas dalam menjamin autentisitas dan reabilitas arsip dinamis yang
 30

tercipta. (2) klasifikasi arsip dalam menjamin ketepatan pemberkasan arsip

aktif pada Unit Pengolah. (3) Jadwal Retensi Arsip (arsip inaktif) dalam

menjamin akuntabilitas pemindahan, pemusnahan dan penyerahan arsip. (4)

Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dalam menjamin keamanan

akses dan keselamatan arsip aktif dari penggunaan oleh pihak yang tidak

berhak dan kebocoran informasi.

Penelitian ini dapat dijadikan acuan dalam penulisan skripsi ini, sebab

pada kegiatan penyimpanan dan pengelolaan arsip dinamis aktif, Sub Bagian

Umum dan Kepegawaian memperhatikan aspek pentingnya tata naskah dinas,

klasifikasi arsip, sistem keamanan dan akses arsip.