NOMOR SOP W.14.PAS.PAS.14-UM.02.
03- 1052
TGL.PEMBUATAN 27 September 2023
TGL.REVISI 27 September 2023
TGL.EFEKTIF 27 September 2023
DISAHKAN OLEH KEPALA
KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA
KANTOR WILAYAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA MUHAMMAD SYUKRON ANSHORI
RUMAH PENYIMPANAN BENDA SITAAN NEGARA KELAS II BANTUL NIP. 197705062000121001
NAMA SOP PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF
DASAR HUKUM : KUALIFIKASI PELAKSANA :
1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 tahun 2009 Tentang Kearsipan; 1. Memiliki kemampuan di bidang kearsipan
2. Peraturan Pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; 2. Memiliki pemahaman tentang Klasifikasi Arsip
3. International Standard Organization (ISO)9001:2008 tentang Sistem Manajemen Mutu;; 3. Memiliki pemahaman tentang Pemberkasan
4. ISO 15489 tentang Records Management 4. Memiliki pemahaman tentang JRA
5. Standar Nasional Indonesia 19-696962.1-2003 tentang Dokumentasi dan Informasi Manajemen Rekaman. Bagian 1: Umum. 5. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer
6. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2000 tentang Standar Minimal Gedung dan Ruang
Penyimpanan Arsip Inaktif;
7. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 10 Tahun 2000 tentang Standar Folder dan Guide Arsip;
8. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2000 tentang Standar Boks Arsip;
9. Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2000 tentang Penyimpanan Fisik Arsip.
10. Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 15 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas Kementerian Hukum dan Hak Asasi
Manusia;
11. Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 54 Tahun2016 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 35
Tahun 2013 tentang Jadwal retensi Arsip dan Prosedur Penyusutan Arsip;
12. Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 55 Tahun 2016 tentang Klasifikasi Arsip;
13. Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 56 Tahun 2016 tentang Sistem Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis dan Hak Akses
Arsip Dinamis.
KETERKAITAN: PERALATAN/PERLENGKAPAN :
1 SOP Pengelolaan Arsip Inaktif 1. Klasifikasi Arsip Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia RI ;
2 SOP Penyerahan Arsip Statis 2. Indeks;
3 SOP Pemusnahan Arsip 3. Rak Arsip;
4. Boks Arsip;
5. Label;
6. Folder;
7. Sekat/Guide ;
8. Buku/Formulir Peminjaman;
9. Out Indicator.
10. Jadwal Retensi Arsip Kementerian Hukum dan HAM
PERINGATAN : PENCATATAN DAN PENDATAAN :
Apabila SOP ini tidak dijalankan dengan baik maka penyimpanan arsip inaktif secara utuh dan benar tidak terlaksana, sulitnya penemuan Daftar Arsip Inaktif
kembali arsip , sulitnya pengawasan keamanan fisik dan informasi arsip dan terkendalanya arsip inaktif sebagai referensi.
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Pelaksana Mutu Baku
No Kegiatan Kepala Bagian TUK / Kabag Kasubag dg fungsi Pejabat Fungsional Arsiparis Keterangan
Kelengkapan Waktu Output
Es. I dan II kearsipan dan atau/Staf Pengelola Arsip
1 Mempersiapkan kegiatan pengelolaan arsip inaktif Petunjuk Operasional 15 Menit Nota Dinas /Disposisi
Prosedur
MULAI
2 Mempersiapkan peralatan penataan arsip inaktif Peralatan Penataan arsip 30 Menit Peralatan Penataan
inaktif arsip inaktif
Klasifikasi Arsip
3 Menyusun rencana penataan arsip inaktif Nota Dinas persetujuan / 30 Menit Nota Dinas
Disposisi melakukan Persetujuan /Disposisi
kegiatan penataan arsip Kegiatan
inaktif Pemberkasan
4 Menerima arsip inaktif yang akan disimpan: Catatan hasil 10 menit/ Arsip dalam boks dan
a. Pemeriksaan arsip inaktif dan mencocokkan pemeriksaan , catatan meter linear tertata dalam rak dan
dengan daftar arsip yang dipindahkan; labeling, nomor dan peta berlabel tersimpan
b. Memberi label/nomor pada boks; lokasi simpan sesuai peta lokasi
c. Mencatat nomor boks dan membuat peta simpan
lokasi simpan;
d. Menata dan menyimpan boks pada rak.
5 Menyimpan/Menata Arsip Inaktif Boks Arsip 10 menit/ Arsip Tersimpan
Rak Arsip meter linear
6 Membuat Daftar Arsip Inaktif Deskripsi 1 Jam Arsip Tersimpan
7 Daftar Arsip Inaktif Daftar Arsip Inkatif 30 Menit Arsip dipinjam
Formulir Peminjaman
Out Guide
8 Menerima Daftar Arsip Inaktif Daftar Arsip Inaktif 15 Menit Daftar Arsip Inaktif
Selesai yang disetujui
Mengetahui,
KEPALA
MUHAMMAD SYUKRON ANSHORI
NIP 197705062000121001
