SOAL :
1. Jelaskan arsip statis bentuk khusus dilihat dari jenis bentuk dan media rekamnya.
2. Standar deskripsi arsip statis didasarkan atas konsep deskripsi yang disusun secara
berjenjang. Sebutkan dan jelaskan
JAWABAN :
1. Arsip statis bentuk khusus adalah kategori arsip yang berfokus pada jenis bentuk dan
media rekam yang spesifik. Arsip statis ini memiliki ciri-ciri tertentu yang
membedakannya dari jenis arsip lainnya. Berikut beberapa contoh arsip statis bentuk
khusus:
a. Arsip Fotografi: Ini meliputi foto-foto fisik atau digital yang digunakan untuk
dokumentasi visual. Ini bisa berupa foto sejarah, foto pribadi, dokumentasi
kegiatan, atau koleksi seni fotografi.
b. Arsip Audio: Ini mencakup rekaman suara atau audio dalam berbagai format,
seperti piringan hitam, kaset audio, rekaman digital, dan lainnya. Contoh
termasuk koleksi rekaman musik, wawancara audio, atau arsip rekaman
pidato.
c. Arsip Film dan Video: Ini mencakup film fisik dan rekaman video dalam
berbagai format, seperti gulungan film, kaset VHS, DVD, atau format digital.
Arsip ini mungkin berisi film dokumenter, film sejarah, atau rekaman video
penting.
d. Arsip Peta dan Gambar Berbasis Kertas: Ini mencakup peta geografis, gambar,
dan ilustrasi yang direkam dalam bentuk fisik pada kertas atau media serupa.
Ini bisa berupa peta sejarah, gambar arsitektur, atau ilustrasi ilmiah.
e. Arsip Benda Fisik atau Objek: Ini melibatkan dokumentasi dan penyimpanan
benda fisik atau objek yang memiliki nilai sejarah atau budaya. Ini termasuk
arsip museum dan koleksi benda seni atau budaya.
f. Arsip Manuskrip: Ini mencakup dokumen tertulis atau naskah tangan dalam
berbagai bahasa dan topik, seperti naskah sastra, naskah sejarah, atau surat-
surat sejarah.
g. Arsip Ilustrasi Digital: Ini adalah bentuk arsip yang berkaitan dengan ilustrasi
digital, seni vektor, dan desain grafis yang dibuat dalam format digital. Ini
mungkin termasuk koleksi seni digital, ilustrasi ilmiah, atau desain arsitektur.
h. Arsip Kertas Bersejarah: Ini mencakup dokumen sejarah seperti piagam, surat
penting, buku catatan, dan dokumen yang dicetak pada kertas. Ini seringkali
melibatkan pemeliharaan kertas kuno yang rapuh.
i. Arsip Mikrofilm atau Mikrofiche: Ini melibatkan rekaman dokumen yang
dikecilkan dan direkam pada film mikro atau mikrofiche. Ini digunakan untuk
melestarikan dokumen dalam bentuk yang lebih ringkas.
2. Standar deskripsi arsip statis didasarkan pada konsep deskripsi yang disusun secara
berjenjang. Konsep deskripsi ini mengacu pada pemahaman bahwa arsip statis perlu
didokumentasikan dengan baik agar dapat diidentifikasi, diakses, dan digunakan
dengan efisien. Berikut adalah dua tingkatan deskripsi arsip yang umum digunakan:
a. Deskripsi Tingkat Pertama (Deskripsi Seri): Ini adalah deskripsi arsip yang
diterapkan pada tingkat koleksi atau seri arsip. Deskripsi ini memberikan
informasi umum tentang seluruh seri arsip, seperti judul, rentang tanggal, dan
deskripsi singkat tentang isi seri tersebut. Ini membantu dalam
mengidentifikasi dan mengorganisir koleksi arsip dalam kelompok yang lebih
besar. Contoh: Deskripsi tingkat pertama mungkin mencakup informasi
tentang "Koleksi Arsip Fotografi Perusahaan ABC, 1950-2000," yang
merupakan koleksi berisi berbagai album foto dan gambar yang berkaitan
dengan sejarah perusahaan.
b. Deskripsi Tingkat Kedua (Deskripsi Unit): Ini adalah deskripsi yang lebih
rinci yang diterapkan pada tingkat unit atau item arsip individu. Deskripsi ini
mencakup informasi lebih terperinci tentang setiap item dalam koleksi, seperti
judul item, tanggal pembuatan, keterangan isi, dan nomor referensi unik (jika
ada). Deskripsi tingkat kedua memungkinkan pencarian dan akses yang lebih
spesifik. Contoh: Deskripsi tingkat kedua dalam koleksi arsip fotografi dapat
mencakup informasi tentang foto tertentu, seperti "Foto Grup Karyawan
Perusahaan ABC, 1975," dengan deskripsi lebih rinci tentang siapa yang ada
dalam foto dan peristiwa yang direkam dalam foto tersebut.
Konsep deskripsi yang disusun secara berjenjang ini membantu dalam mengorganisir,
mengklasifikasikan, dan mengakses arsip statis dengan lebih efisien. Dengan
deskripsi tingkat pertama, seseorang dapat melihat gambaran keseluruhan koleksi,
sementara deskripsi tingkat kedua memungkinkan pencarian yang lebih spesifik dan
akses ke informasi yang terperinci tentang setiap item arsip. Hal ini menjadi kunci
dalam pelestarian dan manajemen arsip statis.
