1.

Jelaskan Pengolahan Arsip Statis Konvensional (Skor 40)

2. Jelaskan mengenai Pengelolaan Arsip Statis Citra Bergerak (Skor 30)
3. Jelaskan Pengolahaan Arsip Statis Citra Statis dan Rekaman Suara (Skor 30)
No. Penjelasan Skor Maks

1. Jika uraian jawaban tepat, jelas, sangat sesuai dengan pokok 40

bahasan

Jika uraian jawaban kurang tepat, tidak jelas tetapi masih 25

sesuai dengan pokok bahasan
Jika uraian jawaban tidak tepat, dan tidak sesuai dengan 10
pokok bahasan
Jika tidak menjawab 0
Skor Nomor 1 40
2. Jika uraian jawaban tepat, jelas, sangat sesuai dengan pokok 30
bahasan

Jika uraian jawaban kurang tepat, tidak jelas tetapi masih 25

sesuai dengan pokok bahasan
Jika uraian jawaban tidak tepat, dan tidak sesuai dengan 10
pokok bahasan
Jika tidak menjawab 0
Skor Nomor 2 30
3. Jika uraian jawaban tepat, jelas, sangat sesuai dengan pokok 30
bahasan

Jika uraian jawaban kurang tepat, tidak jelas tetapi masih 25

sesuai dengan pokok bahasan
Jika uraian jawaban tidak tepat, dan tidak sesuai dengan 10
pokok bahasan
Jika tidak menjawab 0
Skor Nomor 3 30
Jawaban

1. Prosedur pengolahan arsip statis konvensional adalah langkah-

langkah kerja yang dilakukan oleh arsiparis dan pejabat unit kerja
yang melaksanakan fungsi pengeolahan arsip statis (archives) pada
lembaga kearsipan dalam rangka penyusunan sarana bantu
penemuan kembali arsip statis ( finding aids ) konvensional atau
bermedia kertas. Prosedur pengolahan arsip statis konvensional
secara umum dapat dibagi menjadi 3 tahapan kegiatan, yakni
kegiatan survei, persiapan, dan penataan intelektual arsip.
Kegiatan survei arsip merupakan langkah awal sebelum pengolahan
arsip statis konvensional dilakukan oleh arsiparis pada lembaga
kearsipan. Survei arsip yang dimaksudkan disini adalah kegiatan
pengumpulan data arsip statis yang terdapat di ruangan
penyimpanan/ depot arsip konvensional pada lembaga kearsipan.
Kegiatan survei bertujuan untuk mengumpulkan data arsip statis
yang akan diolah secara akurat sehingga pengolahan dan
penyusunan sarana bantu penemuan kembali arsip statis ( finding
aids ) dapat dilakukan secara efisien dan efektif.
Kegiatan persiapan merupakan upaya mempersiapkan segala hal
yang dibutuhkan dalam mengolah arsip statis sehingga pelaksanaan
pengolahan arsip statis pada lembaga kearsipan dapat berjalan
lancar sesuai dengan yang direncanakan. Kegiatan persiapan
umumnya didasarkan atas data yang diperoleh dari kegiatan survei.
Persiapan dilakukan terhadap penyediaan prasarana dan sarana yang
dibutuhkan untuk mengolah arsip statis konvensional, seperti
ruangan untuk memilah, deskripsi, manuver/ pengelompokkan arsip,
kartu deskripsi, kertas pembungkus, boks, label, masker, dan sarung
tangan.
Sementara itu, kegiatan penataan intelektual arsip meliputi kegiatan
identifikasi arsip, penelusuran sumber data, penyusunan skema
sementara pengaturan arsip, pemilahan arsip, deskripsi arsip,
manuver/ pengelompokan informasi, penyusunan skema definitif
pengaturan arsip, penomoran definitif, manuver fisik dan
penomoran arsip, memasukkan arsip ke dalam boks arsip, pelabelan
boks arsip, penataan arsip, penulisan draf format daftar arsip statis
dan inventaris arsip, penilaian dan uji petik, perbaikan atas hasil
penilaian dan uji petik, pendistribusian dan publikasi daftar statis,
serta inventaris arsip.
1. Survei arsip
 Kegiatan pengumpulan data arsip statis konvensional ANRI tahun
1978-2005 terdapat di Depot G lantai 2. Data yang perlu dicatat
dalam kegiatan survei ini adalah :
a. Pencipta arsip
b. Lokasi arsip
c. Jumlah
d. Tahun
e. Kondisi arsip
2. Persiapan
Sebelum kegiatan pengaturan arsip dilakukan, arsiparis dan
pejabat unit kerja yang melaksanakan fungsi pengolahan arsip
statis di lingkungan ANRI harus mempersiapkan prasarana dan
sarana kearsipan yang dibutuhkan untuk mengolah arsip statis
berikut.
a. Prasarana
Ruangan pengolahan arsip yakni ruangan yang digunakan
untuk kegiatan pemilahan, pendeskripsian,
pengelompokan/manuver informasi dan fisik arsip, entri data,
dan pengetikan finding aids.
b. Sarana
Sarana pengolahan arsip, yakni sarana atau peralatan yang
dibtuhkan untuk kegiatan pemilahan, pendeskripsian,
pengelompokan / manuver informasi dan fisik arsip, entri
data, pengetikan, serta penataan arsip.
1) Meja sortir
Digunakan untuk kegiatan pemilahan arsip statis dan
material nonarsip atau identifikasi pencipta arsip.
2) Kartu deskripsi
Digunakan untuk merekam/ mencatat informasi elemen
data arsip.
3) Sampul pembungkus arsip ( kertas kising )
Digunakan untuk membungkus arsip yang setelah
dideskripsi sebelum dimasukkan ke dalam boks arsip.
4) Boks arsip
Digunakan untuk menyimpan arsip setelah
pendeskripsian dan pembungkusan setelah dilaksanakan.
5) Label
Digunakan untuk pemberian identitas arsip yang
dicantumkan pada sampul pembungkus arsip dan boks
arsip setelah arsip selesai dideskripsi dan dikelompokkan
informasinya.
 6) Komputer
Digunakan untuk memasukkan data/ entri data hasil
deskripsi dan pengetikan sarana bantu penemuan kembali
arsip statis ( finding aids )
7) Rak arsip
Digunakan untuk menata fisik arsip yang telah diolah
informasinya dan ditata dalam boks arsip yang berlabel.
8) Sarung tangan
Digunakan utnuk melindungi tangan arsiparis pengolah
arsip dari kuman, serangga, dan aksesoris yang terdapat
pada arsip ketika melakukan pemilahan arsip dan
manuver/ pengelompokan arsip.
9) Masker
Digunakan untuk melindungi kesehatan arsiparis
pengolah arsip dari bahaya debu atau kuman yang
terdapat pada arsip ketika melakukan pemilahan,
deskripsi, dan manuver/ mengelompokan arsip.
10) Jaket kerja
Digunakan untuk melindungi pakaian arsiparis pengolah
arsip dari kotoran yang terdapat pada arsip ketika
melakukan pemilahan, deskripsi, dan manuver/
mengelompokan arsip.
11) Alat tulis kantor (ATK )
Digunakan untuk kebutuhan pemilahan, pendeskripsian,
pembuatan draf sarana bantu penemuan kembali arsip
statis ( finding aids ), dan pencatatan lainnya dalam
rangka pengolahan arsip.
3. Penataan intelektual arsip
a. Identifikasi arsip
Kegiatan identifikasi dilakukan untuk mengetahui konteks dan
sistem panataan arsip yang digunakan oleh ANRI sebagai
pencipta arsip. Konteks arsip dapat diketahui melalui
pemahaman fungsi dan tugas ANRI. Hal ini berkaitan dengan
asal usul pencipta arsip yang dikenal dengan prinsip asal usul.
Sementara itu, sistem penataan arsip dapat diketahui dengan
memahami sistem penataan awal yang digunakan ketika arsip
masih dinamis ( records ) ditata atau diberkaskan di
lingkungan ANRI pada tahun 1978-2005. Hal ini berkaitan
dengan prinsip aturan asli.
b. Melaksanakan penelusuran sumber data
 Penelusuran sumber data dapat dilakukan terhadap sumber-
sumber tertulis yang relevan atau wawancara kepada pihak
yang mengetahui organisasi ANRI dan riwayat arsipnya pada
tahun 1961-1978.
c. Penyusunan skema sementara pengaturan arsip
Skema pengaturan arsip merupakan struktur pengelompokan
arsip statis konvensioanl ANRI secara sistematis dan logis.
Skema sementara pengaturan arsip disusun berdasarkan
asas/ prinsip aturan asli yang digunakan ANRI ketika arsip
tersebut masih dinamis pada tahun 1961-1978. Skema
sementara pengaturan arsip digunakan sebagai petunjuk
untuk melakukan rekonstruksi arsip. Membuat skema
sementara pengaturan arsip ANRI dapat dilakukan melalui
dua cara berikut.
1) Mengelompokan arsip sesuai klasifikasinya.
2) Mengelompokan arsip berdasarkan isi informasi arsip/
masalah yang terdapat di dalam arsip.
Berikut ini contoh skema pengaturan arsip statis
konvensional ANRI sebagai pencipta arsip.
1. Kesekretariatan
a. Humas
b. Hukum
c. Kepegawaian
d. Keuangan
e. Dan lain-lain
2. Pembina kearsipan
a. Kontribusi
b. Bimbingan teknis
c. Supervisi
d. Sosialisasi
e. Dan lain-lain
3. Konversi arsip
a. Akuisisi arsip statis
b. Pengolahan arsip statis
c. Preservasi arsip statis
d. Pemanfaatan arsip statis
4. Informasi dan pengembangan sistem kearsipan
a. Pengkajian dan pengembangan sistema kearsipan
b. Pengkajian dan pengembangan sistem informasi
kearsipan
 d.Pemilahan arsip

Kegiatan memilah antara arsip dan nonarsip atau arsip dan

duplikasi. Nonarsip adalah naskah yang tidak termasuk
sebagai arsip, seperti map, amplop. Brosur, buku, majalah,
koran, dan lain-lain. Duplikasi adalah dokumen berlebihan
hasil penggandaan.

e. Pendeskripsian arsip

Pendeskripsian arsip adalah kegiatan mencatat informasi

(elemen data) arsip. Elemen data arsip yang perlu dicatat ketika
melakukan deskripsi arsip tergantung dengan standar deskripsi arsip
yang akan digunakan oleh arsiparis dalam mengolah arsip statis
konvensional ANRI tahun 1961-1978. Dalam studi kasus ini, Sri
Mawarni dan arsiparis lainnya akan menggunakan standar deskripsi
arsip statis yang sederhana dengan elemen data deskripsi sebagai
berikut :

1) Bentuk redaksi;
2) Isi;
3) Tanggal;
4) Tingkat keaslian;
5) Bentuk luar.
f. Manuver/ pengelompokan informasi

Kegiatan pengelompokan informasi dilakukan dengan cara

menyatakan informasi arsip statis ANRI ke dalam satuan
kelompok informasinya sesuai dengan skema sementara
pengaturan arsip yang telah dibuat sebelumnya.

g. Penyusunan skema definitif pengaturan arsip

Skema definitif pengaturan arsip statis ANRI tahun 1978-2005

disusun setelah diketahui secara pasti struktur pengaturan
arsip dari hasil manuver informasi arsip.

h. Penomoran definitif

Penomoran definitif adalah proses pemberian nomor tetap

pada kartu deskripsi arsip. Nomor ini selanjutnya akan
menjadi nomor unik/ pengenal arsip dalam daftar arsip statis
atau inventaris arsip ANRI tahun 1978-2005. Pemberian
nomor definitif dilakukan secara berurut mengikuti skema
definitif pengaturan arsip.

i. Manuver fisik dan penomoran arsip

Manuver fisik adalah proses penggabungan arsip sesuai

dengan nomor definitif pada kartu deskripsi, selanjutnya
dilakukan pada sudut arsip. Sebaiknya, pemberian nomor
tetap/ definitif arsip diletakkan pada sudut kanan atas pada
sampul pembungkus arsip. nomor tetap/ definitif arsip ini
sebagai nomor pengenal arsip ketika disimpan di ruangan/
depot arsip pada lembaga kearsipan.

j. Memasukkan arsip ke dalam boks arsip

Arsip yang telah dibungkus dan telah diberi nomor tetap/

definitif kemudian ditata dan disusun rapi di dalam boks
arsip.

k. Pelabelan

Boks arsip yang telah terisi arsip kemudian diberi label. Label
boks arsip memuat sekurang-kurangnya informasi mengenai
nama pencipta arsip, tahun arsip, nomor boks, dan nomor
arsip.

l. Pembuatan draf daftar arsip statis dan/ atau

inventaris arsip

Kegiatan selanjutnya adalah membuat draf daftar arsip statis

atau inventaris arsip sebagai sarana bantu penemuan kembali
arsip statis ( finding aids ). Kegiatan ini dilakukan dengan cara
meuangkan hasil pendeskripsian arsip ke dalam daftar arsip
statis atau inventaris arsip.

m. Penilaian dan uji petik

Kegiatan berikutnya adalah melakukan penilaian terhadap

redaksi, substansi, uraian deskripsi, dan pendahuluan
( inventaris arsip ). Penilaian ini dilakukan oleh pimpinan unit
kerja yang bertanggung jawab dalam pengolahan arsip statis
di lingkungan ANRI. Setelah penilaian, selanjutnya dilakukan
uji petik terhadap ketepatan antara informasi deksripsi yang
terdapat daftar arsip statis atau inventaris arsip ANRI tahun
1978-2005 dengan fisik arsip. Uji petik dilakukan secara
 bersama oleh arsiparis dan pimpinan unit kerja yang
bertanggung jawab terhadap pengolahan arsip statis di
lingkungan ANRI.

2. Pengolahan arsip statis citra bergerak terbagi menjadi 3 kegiatan,

sebagai berikut.
1. Survei arsip
Data yang perlu dicatat oleh arsiparis dalam kegiatan survei ini
adalah
a. pencipta arsip;
b. lokasi arsip;
c. jumlah;
d. tahun;
e. ukuran;
f. kondisi arsip.
2. Persiapan
Sebelum kegiatan pengaturan arsip dilakukan, arsiparis atau
pejabat unit kerja yang melaksanakan fungsi pengolahan arsip
statis di lingkungan ANRI harus mempersiapkan prasarana dan
sarana kearsipan yang dibutuhkan untuk mengolah arsip film
sebagai berikut .
a. Ruangan pengolahan arsip film yakni ruangan yang digunakan
untuk kegiatan pemilahan, pendeskripsian, entri data, dan
pengetikan finding aids.
b. Sarana pengolahan arsip, yakni sarana atau peralatan yang
dibtuhkan untuk kegiatan pemilahan, pendeskripsian, entri
data, pengetikan, serta penataan arsip. seperti meja sortir,
kartu/ formulir deskripsi, can/ conteiner ( wadah untuk
penyimpanan film ), label, komputer, rak, sarung tangan,
masker, jaket kerja, dan alat tulis kantor (ATK).

3. Penataan Intelektual Arsip

1. Identifikasi arsip yaitu dilakukan untuk mengetahui konteks dan

sistem penataan arsip microfilm.
2. Penelusuran sumber data yaitu dilakukan terhadap sumber-
sumber tertulis yang relevan atau wawancara dengan pihak yang
memahami dan mengetahui riwayat pemikrofilman.
3. Pemilahan arsip yaitu dilakukan terhadap arsip microfilm yang
kondisi fisiknya baik dan yang rusak. Arsip microfilm yang kondisinya
baik dibesihkan/rewashing dengan alat pembersih film/rewinder,
sedangkan arsip microfilm yang rusak harus diperbaiki/direstorasi
 terlebih dahulu.
4. Pendeskripsian arsip yaitu dalam mendeskripsikan arsip mikofilm
diperlukan peralatan untuk melihat isi informasi yang terdapat dalam
microfilm. Peralatan yang digunaan yaitu microreader. Elemen data
yang harus dicatat yaitu kahsanah arsip, nomor reel, tahun arsip,
nomor bundel/berkas, jumlah halaman, ukuran, tahun microfilm, isi
informasi, tingkat keaslian
5. Memasukkan microfilm ke dalam container yaitu arsip microfilm
yang telah dideskripsi dimasukkan ke dalam container sesuai dengan
ukuran microfilm. Selanjutnya can/container diberi label sebagai
tanda pengenal.

6. Pelabelan

Can/ container yang telah terisi film kemudian diberi label. label
dipasangkan pada bagian tengah dan sisi can/ container. Label arsip
film pada can/ container memuat sekurang-kurangnya informasi
mengenai

a. Nama pencipta arsip;

b. Tahun arsip;
c. Nomor can.

7. Penyusunan draf daftar arsip yaitu membuat draf daftar arsip

mikrofim. Terhadap finding aids arsip statis bentuk microfilm, tidak
dibuat dalam bentuk inventaris arsip karena microfilm merupakan
produk alih media dari naskah asli arsip statis konvensinal/kertas,
bukan sebagai arsip yang lahir dari suatu proses penyelenggaraan
administrasi dalam rangka pelaksanaan fungsi dan tugas organisasi.
Arsip microfilm dibuat dalam rangka preservasi dan aksesibilitas arsip
statis pada lembaga kearsipan.
8. Menata dan menyimpan arsip microfilm yaitu ditata secara rapi
berdasarkan nomor reel pada rak-rak arsip diruangan
penyimpanan/depo arsip.

3. Pengolahan arsip statis rekaman suara meliputi kegiatan-kegiatan berikut.

1. surver arsip

Data yang perlu dicatat oleh arsiparis dalam kegiatan survei ini
adalah :

a. Pencipta arsip;
b. Lokasi arsip;
c. Jumlah;
d. Tahun;
e. Durasi;
f. Kondisi arsip.

2.Penataan Intelektual Arsip

a. Identifikasi arsip yaitu dilakukan untuk mengetahui konteks dan

sistem penataan arsip penataan suara
b. Penelusuran sumber data yaitu dilakukan terhadap sumber-
sumber tertulis yang relevan atau wawancara dengan pihak yang
memahami dan mengetahui lembaga tersebut.
c. Pemilahan arsip yaitu dilakukan terhadap arsip rekaman suara
yang kondisi fisiknya baik atau rusak. Yang kondisinya baik
dbersihkan dan yang kondisinya rusak diperbaiki/direstorasi terlebih
dahulu.
d. Pendeskrisian arsip yaitu pendeskripsian dengan menggunakan
peralatan khusus yang dapat menghasilkan suara pita kaset/reel hasil
wawancara, seperti transrecorder, cassette player, dan transcriber.
Elemen data yan dicatat yaitu:
Nomor kaset : nomor urut pengenal kaset
Tanggal rekam : waktu pelaksanaan perekaman
Durasi : masa putar kaset
Tingkat keaslian : tingkat keaslian suara (master, kopi)
Mutu suara : kualitas suara yang tereka
Series/subjek : masalah utama yang terekam
File/subsubjek : submasalah/kegiatan-kegiatan yang terekam
Isi informasi : informasi suara yang terekam dalam setiap kegiatan
pada side A dan side kaset
e. Memasukkan kaset rekaman suara ke dalam conteainer (wadah
penyimpanan) yaitu arsip rekaman suara yang telah dideskripsi
diberikan nomor dan dimasukkan ke dalam container.
f. Pelabelan yaitu container yang berisi kaset rekaman suara
kemudian diberi label, yang memuat nama pencipta arsip, tahun
arsip dan nomor kaset
g. Menata dan menyimpan arsip yaitu ditata secara sistematis
berdasarkan nomor urut kaset dengan posisi lateral pada rak.
h. Penyusunan draf daftar dan inventaris arsip yaitu membuat draf
daftar atau inventaris arsip rekaman suara
1. Penyusunan draf daftar arsip rekaman suara yaitu format daftar
rekaman suara dibuat model daftar berkolom dengan memuat
 elemen data seperti nomor kaset, series, file, isi informasi, tanggal
rekam, durasi, tingkat keaslian dan mutu suara.

Sumber : BMP ASIP4304/ MODUL6