1. Jelaskan salah satu pelestarian arsip media baru (arsip elektronik)!

Jawab:
Setelah arsip media baru diolah dengan cara dibuatkan sarana penemuan kembali yang
memadai, maka kegiatan selanjutnya adalah pelestarian melalui kegiatan penataan secara
fisik. dalam rangka menjalankan kegiatan ini diperlukan baik perangkat lunak maupun
perangkat kerasnya yang masing-masing disesuaikan dengan media dan jenis arsip yang ada.
Untuk perangkat lunaknya yang berupa sistem atau berupa daftar arsip yang telah diolah
berikut lokasi penyimpanannya yang biasanya dituangkan dalam suatu peta lokasi arsip. Peta
lokasi ini pada prinsipnya merupakan suatu denah daripada tempat penyimpanan arsip,
misalnya lokasi gedung, lokasi lantai gedung, nomor boks dan identitas lainnya. Dengan
adanya peta lokasi ini maka akan memudahkan petugas Depo dalam rangka pencarian dan
penemuan kembali arsip yang diminta oleh pengguna. Adapun teknis pengaturannya dapat
disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi lapangan yang ada.
Contoh:
Penataan arsip foto untuk arsip foto baik yang positif maupun negatif ditempatkan pada
amplop dengan 1 amplop berisi 1 lembar foto. Untuk memudahkan penemuan kembali setiap
amplop tersebut dicantumkan identitas dengan penomoran secara berurutan dengan disertai
deskripsi dari gambar foto tersebut. Setelah itu foto tersebut ditata dan disimpan di dalam box
atau kotak khusus yang biasanya mempunyai kapasitas untuk 500 lembar foto per kotak. Foto
beserta amplopnya dituliskan nomor urut. Sementara pada kotak yang disusun berdasarkan
wilayah atau instansi secara alfabetis. Jika lembar arsip foto baik positif terdapat negatifnya
maka perlu dibuatkan semacam Keterangan atau tunjuk silang yang dapat menjelaskan bahwa
arsip tersebut mempunyai positif atau negatif nya yang disimpan pada lokasi tertentu di
tempat yang berbeda.

2. Jelaskan mengapa diperlukannya pengelolaan arsip sesuai dengan aturan perundag-

undangan yang berlaku!
Jawab:
Karena arsip akan lebih teratur, lebih terarah, lebih terjaga keamananya, dengan adanya
undang-undang yang belaku, pelanggaran-pelanggaran yang disebabkan orang yang tidak
bertanggung jawab bisa diminimalisir. Dengan adanya undang-undang kita juga bisa
menetukan arsip itu termasuk jenis apa, kapan kita mengadakan penyusutan, dan juga
pengelolahanya akan sama antara di pusat maupun di daerah-daerah.

3. Jelaskan tahapan-tahapan dalam penyusutan arsip!

Jawab:
1. Perencanaan Perencanaan merupakan kegiatan awal, dapat berupa proposal atau
rencana kerja yang didalamnya memuat usulan tentang perlunya diadakan pembenahan.
Rencana kerja ini harus didasarkan pada data yang tepat dan akurat. Maka sebelum
menyusun perencanaan, perlu dilaksanakan survey arsip untuk mengetahui jumlah,
kondisi, lokasi, tahun dan lain-lain yang menyangkut dengan data untuk pembenahan
arsip. Perencanaan ini diajukan ke pimpinan untuk memperoleh persetujuan, sehingga
dapat diperoleh anggaran sesuai dengan yang dibutuhkan.
2. Penelitian Penelitian dilakukan terhadap sejarah organisasi pencipta arsip dan sejarah
sistem penataan yang ada. Sehingga berdasarkan hasil penelitian ini penataan arsip
akan dapat dilaksanakan berdasarkan asas provenance dan asas original order. Asas
provenance terkait dengan pencipta arsip. Suatu organisasi yang berumur 10 tahun
mungkin telah berubah tiga kali keorganisasiannya. Maka penataan arsip harus
dikelompokan atas tiga periode itu. Tidak dibenarkan arsip organisasi yang satu
dicampur dengan arsip dari organisasi lainnya. Tidak benar pula penataan arsip dari
periode A dicampur dengan arsip dari periode B. Asas original order terkait dengan
sistem penataan asli. Jika pada suatu periode arsip diatur dengan sistem takah, maka
penataannya harus dikembalikan ke takah. Jika dengan sistem geografis juga harus
dikembalikan ke sistem geografis.
 3. Rekonstruksi Rekonstruksi adalah kegiatan mengembalikan penataan arsip sesuai
dengan aslinya. Rekonstruksi dilaksanakan untuk mengatur susunan arsip dalam setiap
file, susunan file dalam setiap series dan pengaturan series arsip yang satu dengan
series arsip yang lain.
4. Pendiskripsian Pendiskripsian merupakan kegiatan perekaman informasi setiap series
arsip. Pendiskripsian ini memuat 5 hal yaitu ; informasi series, tahun series, tingkat
keaslian, bentuk redaksi, dan kondisi fisik. Informasi series arsip harus dituangkan
dalam judul dan uraian yang jelas dan dapat menggambarkan informasi arsip secara
lengkap,tahun series adalah periode terbitnya tau terciptanya arsip sejak awal hingga
ditutupnya suatu series arsip sebagai tanda selesainya kegiatan, tingkat keaslian
memuat keterangan tentang asli tidaknya series arsip yang dideskripsi, bentuk redaksi
menyangkut format arsip yang ada apakah SK, DIP, DIK, dan lain-lain yang memiliki
kesamaan form, dan kondisi fisik menyangkut keadaan fisik arsip apakah masih baik,
kuning, sobek, juga kelengkapannya. Setiap kali membuat diskripsi arsip maka perlu
diberi identitas kode nomor untuk menandai deskripsi dan fisik arsipnya. Kesamaan
kode antara kode diskripsi dengan kode fisik harus benar-benar dijaga jangan sampai
terjadi kekeliruan. Karena kesalahan ini berarti hilangnya informasi arsip yang kita
deskripsikan.
5. Penyusunan Daftar Pertelaan Arsip Sementara. Pembuatan DPA berdasarkan kartu-
kartu deskripsi yang kemudian dikelompokan berdasarkan sistem penataan aslinya .
Misalnya sistem penatannya subyek, maka perlu dibuat semacam skema atau kalau
masih dapat dikenali pola klasifikasi subyek. Skema atau pola ini dijadikan dasar
pengelompokan kartu diskripsi yang kemudian dituangkan dalam bentuk daftar.
6. Seleksi dan Penilaian Setelah DPAS tersusun, maka selanjutnya dilaksanakan kegitan
seleksi dan penilaian arsip untuk menentukan mana arsip yang perlu disimpan sebagai
arsip aktif, inaktif, usul musnah, dan usul untuk diserakan.
7. Penyusunan Daftar Arsip yang Disimpan, Dimusnahkan, dan Diserahkan. Hasil dari
kegiatan seleksi dan penilaian arsip-arsip di atas adalah tersesusunnya daftar arsip yang
akan disimpan, diusulkan musnah, dan diusulkan untuk diserahkan ke ANRI atau
Lembaga Kearsipan Daerah.
8. Pelaksanaaan Penyusutan Pelaksanaaan penyusutan dalam konteks ini dapat
dilaksnakan melalui kegiatan pemusnahan arsip dan penyerahan arsip statis. Kegiatan
pemusnahan arsip sebagaimana telah diuraikan di atas secara umum, namun khusus
untuk arsip-arsip yang disusutkan tidak berdasarkan JRA maka pembedaannya arsip
yang retensinya 10 tahun kurang atau lebih tidak berlaku. Semua arsip diberlakukan
sama, yaitu dianggap 10 tahun keatas.

4. Penilaian Arsip Makro merupakan penilaian arsip yang mengacu pada Undang-
Undang no8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan, dimana dalam pasal 3 dijelaskan meng
enai jadwal retensi asrip sebagai jangka waktu penyimpanan dokumen. Jelaskan disertai cont
oh mengenai implemntasi arsip makro di perusahaan atau instansi!
Jawab:
Undang-Undang no 8 tahun 1997, dalam hal ISO ditekankan bahwa dimaksudkan sebagai
standar yang merupakan pedoman bagi organisasi pemerintahan atau swasta tentang
manajemen rekaman baik yang diciptakan atau yang diterima untuk tujuan pemakaian
internal maupun eksternal. Bahwa semua elemen Dalam standar ini dianjurkan
penggunaannya untuk menjamin agar keamanan yang diperlukan dapat diciptakan, ditata dan
dikelola dengan benar.
Contoh:
Pemindahan dokumen perusahaan dari unit pengolah ke unit kearsipan di lingkungan
perusahaan dilakukan berdasarkan keputusan pimpinan perusahaan yang pelaksananya
disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.