BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Arsip

2.1.1. Pengertian Arsip

Menurut (Priansa, 2014) Kata arsip dalam bahasa belanda disebut

dengan “archief” , dalam Bahasa Inggris disebut dengan
“archieve”, dalam Bahasa Latin, arsip disebut dengan
“archivum” , atau “archium”, sedangkan dalam Bahasa Yunani
disebut dengan “arche”, yang berarti permulaan. Kata “arche”
dalam Bahasa Yunani berkembang menjadi kata “archia” , yang
berarti catatan, yang kemudian berkembang lagi menjadi kata
“arsipcheton” , yang berarti gedung pemerintahan.
Pengertian arsip menurut (Sugiarto & Wahyono, 2016) adalah sebagai

berikut:

1. Arsip mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”, sebagai sumber informasi

dan sebagai “alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi
dalam rangka kegiatan”, perencanaan, penganalisaan, pengembangan,
perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan,
pertanggung jawaban, penilian dan pengendalian setepat-tepatnya.
2. Arsip juga mempunyai peran penting bagi pimpinan untuk membuat keputusan
dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi
yang lengkap, cepat dan benar, haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik
dalam bidang pengelolaan arsip.

Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Bab 1, Pasal 1 Tentang

Ketentuan-ketentuan pokok kearsipan. Dalam (Sedarmayanti, 2017) bahwa arsip

ialah :

8
 9

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan

Badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan

tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau

perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun

berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Menurut Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Dalam

(Rosalin, 2017) memberikan pengertian bahwa “Arsip merupakan rekaman
kegiatan atau peristiwa yang dapat terjadi dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan bentuk perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.”

Berdasarkan pengertian arsip menurut para ahli di atas dapat disimpulkan

bahwa arsip merupakan sekumpulan warkat atau dokumen-dokumen sebagai sumber

informasi pemting disuatu organissasi, instansi, Lembaga-lembaga Negara maupun

Badan Pemerintahan. Arsip sangat berperan penting sebagai bahan untuk

perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan

keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilian dan pengendalian

setepat-tepatnya.

2.1.2. Jenis Arsip

Jenis-jenis arsip menurut Undang-undang No.43 Tahun 2009 Tentang

Kearsipan. Dalam (Rosalin, 2017) arsip terbagi dalam 7 jenis, antara lain Arsip

Dinamis, Arsip Statis, Arsip Vital, Arsip Aktif, Arsip Terjaga, dan Arsip Umum.

Arsip Dinamis merupakan arsip yang dipergunakan secara langsung dalam

kegiatan penciptaan arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu.

1. Arsip Statis merupakan arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena

memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan

dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak

langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

Sedangkan Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung

untuk perencanaan, penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip yang

sudah mencapai taraf nilai yang abadi khusus sebagai bahan

pertanggungjawaban nasional/pemerintah.

2. Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi

kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak

tergantikan apabila rusak atau hilang.

3. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus

menerus.

4. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki

nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan

yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip

Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

5. Arsip Terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan

kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan,

dan keselamatannya.

6. Arsip Umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.

Menurut (Priansa, 2014) , Arsip pada dasarnya memiliki banyak jenis.

Berikut ini disampaikan beberapa jenis arsip :

1. Berdasarkan Media.

a. Arsip Berbasis Kertas.

 Merupakan arsip berupa teks atau gambar atau numerik yang tertuang di atas

kertas.

b. Arsip Lihat-Dengar.

Merupakan arsip yang dapat dilihat dan didengar. Contohnya : Kaset video,

film, VCD, Casette recording, dan lain sebagainya .

c. Arsip Kartografik dan Arsitektual.

Merupakan arsip berbasis kertas tetapi isinya memuat gambar grafik, peta,

maket, atau gambar arsitek lainnya, dan karena bentuknya unik dan khas maka

dibedakan dari arsip berbasis kertas pada umumnya.

d. Arsip Elektronik.

Arsip elektronik merupakan arsip yang dihasilkan oleh teknologi informasi,

khususnya computer (Machine readable).

2. Berdasarkan Fungsi.

a. Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam

perencanaan. Pelaksanaan maupun penyelenggaraan aktivitas di lingkungan

perkantoran, yang pada umumnya dipergunakan secara langsung dalam

penyelenggaraan administrasi perkantoran. Jadi arsip dinamis adalah semua

arsip yang masih berada dalam organisasi. Karena Masih dipergunakan secara

langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan administrasi lainnya.

b. Arsip Statis.

Arsip yang sudah tidak lagi digunakan dalam kegiatan oleh penciptanya, tetapi

mempunyai nilai tertentu, sehingga pantas untuk dilestarikan/diabadikan untuk

kepentingan umum, sejarah, atau sebagai bahan bukti.

 Berdasarkan hasil pendapat para ahli mengenai jenis-jenis arsip di atas ,

bahwa jenis arsip dibagi berdasarkan Fungsi, Media, dan Kegunaannya. Masing-

masing arsip mempunyai kegunaannya tersendiri untuk mengefektifkan kelancaran

administrasi perkantoran di dalam perusahaan maupun Badan Pemerintahan.

2.1.3. Proses Terjadinya Arsip

Menurut (Priansa, 2014) proses terjadinya arsip umumnya melalui beberapa

tahap sebagai berikut :

1. Tahap Penciptaan dan Penerimaan (Creation and Receipt).

Arsip Dinamis dimulai dari penciptaan atau penerimaan dokumen yang

merupakan awal dari siklus arsip. Dokumen itu dapat berupa surat, laporan,

formulir, atau gambar.

2. Tahap Distribusi (Distribution).

Setelah ada penciptaan arsip maka agar informasinya sampai kepada pihak/

orang/ sasaran yang dituju diperlukan adanya pendistribusian atau

penyebaran informasi. Caranya bisa melalui kurir, pos, e-mail, dan

sebagainya.

3. Tahap Penggunaan (Use).

Setelah pihak-pihak yang berkepentingan menerima arsip yang dimaksud,

kemudian digunakan untuk kepentingan tertentu sesuai maksud dan tujuan

penciptaannya.

4. Tahap Pemeliharaan (Maintenance).

Arsip Aktif yang sudah mengalami penurunan fungsinya, karena kegiatan

sudah selesai kemudian menjadi inaktif tetapi harus dipelihara karena

menjadi sumber informasi, sumber data, dan sebagai bahan bukti

pertanggungjawaban.
 5. Tahap Pemusnahan (Disposion).

Arsip dinamis inaktif yang sudah habis masa simpan dan tidak mempunyai

nilai khusus yang dianggap permanen dapat dimusnahkan. Dengan demikian

tidak memenuhi ruangan penyimpanan serta tidak menimbulkan pemborosan.

Sedangkan arsip permanen disimpan sebagai arsip statis yang dikelola oleh

unit kearsipan.

Proses terjadinya arsip merupakan bagian penting dalam pengelolaan arsip

karena proses pengelolaan arsip merupakan alur berjalannya arsip, mulai dari tahap

penciptaan dan penerimaan, tahap distribusi, tahap penggunaan, tahap pemeliharaan,

hingga tahap pemusnahan.

2.2. Kearsipan

2.2.1. Pengertian Kearsipan

Menurut (Priansa, 2014) Kearsipan merupakan aktivitas yang berhubungan

dengan kegiatan pengelolaan arsip atau administrasi arsip .

Menurut Sedarmayanti (2003) dalam (Priansa, 2014) menyatakan bahwa

kearsipan adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang

sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman

dan ekonomis.

Menurut Komaruddin (1993) dalam (Priansa, 2014) menyatakan bahwa

kearsipan merupakan proses penyusutan dan penyimpanan warkat asli, atau copy-nya

(salinannya) sehingga dengan cara itu, warkat tersebut dapat ditemukan dengan

mudah jika diperlukan.

Berdasarkan Pengertian Kearsipan menurut para ahli di atas , bahwa

kearsipan adalah sebuah kegiatan atau proses pengelolaan arsip yang mengatur dan
menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis. Selain itu kearsipan

juga merupakan proses penyusutan dan penyimpanan warkat asli atau salinannya.

2.2.2. Fungsi dan Tujuan Kearsipan

Menurut (Leidiyana & Ridwan, 2019) Arsip mempunyai fungsi yang sangat

penting dalam berjalannya sebuah organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan

sebagai pusat ingatan kolektif dalam memutuskan masalah atau dalam memutuskan

sebuah kebijakan.

Menurut (Priansa, 2014) kearsipan bagi organisasi merupakan salah satu

unsur penunjang yang paling penting bagi kegiatan operasional. Melalui kearsipan,

informasi dan data otentik dapat diperoleh dengan cepat dan tepat. Lebih lanjut lagi,

kearsipan berfungsi untuk :

1. Alat penyimpanan warkat.

2. Alat bantu perpustakaan, khususnya pada organisasi besar yang

menyelenggarakan sistem sentralisasi.

3. Alat bantu bagi pimpinan dan manajemen dalam mengambil keputusan.

4. Alat perekam perjalanan organisasi.

5. Mengefektifkan dan mengefisienkan pekerjaan.

6. Alat untuk memecahkan permasalahan yang dihadapi organisasi.

7. Alat untuk memberikan keterangan yang diperlukan bagi yang membutuhkan

data.

8. Sumber informasi peristiwa dan kegiatan yang terjadi di kantor.

Menurut Bambang P. Widodo dalam (Redaksi et al., n.d.) arsip bertujuan

sebagai berikut :

1. Arsip sebagai Memori Perusahaan

 Arsip merupakan sebuah rekaman kegiatan suatu lembaga/badan/perorangan

diibaratkan sebagai sebuah organ tubuh yang disebut dengan otak, dimana otak

tersebut mempunyai fungsi untuk mengingat segala hal yang kegiatan yang sudah

dilakukan.

2. Arsip sebagai Pembuktian

Fungsi lain dari arsip adalah arsip sebagai alat pembuktian. Alat pembuktian

disini mempunyai arti, bahwasanya arsip merupakan sebagai bentuk alat legalitas

akan suatu permasalahan, baik sebagai bukti kepemilikan maupun sebagai bukti

tindakan.

3. Arsip sebagai Sumber Penelitian

Dalam bidang akademis, keberadaan arsip BUMN dalam khasanah arsip statis

mempunyai peran penting, yaitu sebagai sumber penelitian. arsip sebagai data

penelitian yang mempunyai berbagai informasi akan otensitas maupun realibilitas

isi informasi tersebut dapat dipercaya. Hal ini dikarenakan arsip merupakan

sebuah rekaman kegiatan dari suatu lembaga/badan.

Menurut Madiana (2004) dalam (Sholikah & Oktarina, 2019) arsip juga

digunakan sebagai pusat informasi yang dapat dijadikan sebagai acuan dalam

menetapkan dan sebagai alat bukti autentik dalam menentukan hasil penilaian

akreditasi sekolah dari delapan komponen standar nasional pendidikan.

Menurut (Mulyadi, 2016) arsip memiliki fungsi yaitu membantu

pengambilan keputusan , menunjang perencanaan, mendukung pengawasan,
sebagai alat pembuktian, memori perusahaan, efisiensi instansi / lembaga,
menyediakan informasi produk, sesuai dengan ketentuan perundang-
undangan, sebagai rujukan historis, menyediakan informasi personalia atau
keuangan sejenisnya, memelihara aktivitas hubungan masyarakat, untuk
kepentingan politik, pendidikan, untuk menyelamatkan diri, serta untuk
menelusuri silsilah.
 Menurut pendapat para ahli di atas, arsip dan kearsipan mempunyai fungsi

dan tujuan yang sangat penting antara lain salah satu unsur penunjang yang paling

penting bagi kegiatan operasional. Dengan demikian informasi dan data otentik dapat

diperoleh dengan cepat dan tepat. Arsip juga dapat membantu untuk pengambilan

keputusan, menunjang perencanaan, sebagai alat pembuktian, sebagai sumber

informasi penting dan lain sebagainya.

2.2.3. Pengelolaan Kearsipan

Menurut (Sholikah & Oktarina, 2019) Pengelolaan itu digunakan sebagai

proses mengkoordinir kegiatan-kegiatan secara efektif dan efisien dengan dan

melalui orang lain.

Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009

Tentang Kearsipan. Dalam (Sholikah & Oktarina, 2019) tentang Kearsipan,

menegaskan bahwa pengelolaan arsip dilakukan untuk menjamin ketersediaan

arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti pertanggung-jawaban yang

sah.

Berdasarkan Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 pasal 40 ayat 2 (dua)

Tentang Kearsipan. Dalam (Suherman, 2017) pengelolaan sebuah arsip meliputi

proses penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan arsip serta penyusutan arsip.

Menurut Sugiarto (2005) dalam (Lisnawanty, 2014) untuk mengelola

dokumen/arsip yang ada pada suatu kantor diperlukan suatu metode/cara

pengelolaan arsip, yang sering dikenal dengan Tata Kearsipan atau Manajemen

Kearsipan.

Asas Pengelolaan keasipan menurut Sedarmayanti (2001) dalam (Priansa,

2014) terdiri dari :

1. Sentralisasi.
 Asas sentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi

yang dipusatkan di satu unit khusus yaitu pusat penyimpanan arsip.

Keuntungan sentralisasi arsip adalah :

a. Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat.

b. Petugas dapat mengonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan.

c. Kantor hanya menyimpan 1 (satu) arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan.

d. Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan.

Kerugian dari sentralisasi :

a. Sentralisasi hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil.

b. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan

yang seragam

c. Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk

memperoleh arsip yang diperlukan

2. Desentralisasi

Asas desentralisasi arsip adalah pelaksanaan pengelolaan arsip yang

ditempatkan di masing-masing unit pada suatu organisasi. Mengelola

informasi khusus. Keuntungan :

a. Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan unit kerja

masing-masing.

b. Keperluan akan arsip mudah dipenuhi, karena berada pada unit kerja

tersendiri.

c. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikenal

baik.

Kerugian Desentralisasi arsip adalah :

 a. Penyimpanan arsip tersebar diberbagai lokasi, dan dapat menimbulkan

duplikasi arsip yang disimpan.

b. Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip disetiap unit

kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan

sukar dijalankan.

c. Penataran dan latihan kearsipan perlu diadakan karena petugas-petugas

umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar belakang

Pendidikan kearsipan.

d. Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja, dan ini

merupakan pemborosan.

3. Gabungan.

Asas gabungan adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara

menggabungkan antara asas sentralisasi dengan desentralisasi. Asas ini

digunakan untuk mengurangi dampak kerugian yang terdapat pada asas

sentralisasi dan desentralisasi.

Berdasarkan penjelasan menurut para ahli di atas, pengelolaan kearsipan merupakan

proses mengkoordinir kegiatan-kegiatan secara efektif dan efisien serta dilakukan

untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti

pertanggung-jawaban yang sah. Selain itu pengelolaan kearsipan juga memiliki

metode atau cara pengelolaan arsip , dikenal dengan sebutan asas pengelolaan

kearsipan, meliputi asas sentralisasi, desentralisasi, dan asas gabungan.

Manajemen adalah ilmu dan seni yang mengatur proses pemanfaatan SDM dan

sumber daya lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan. Efektif

menekankan dalam cara, efisien menekankan dalam biaya