MANAGEMENT

SUMMARY
CHAPTER 8
FOUNDATIONS OF PLANNING
DASAR-DASAR PERENCANAAN
ARTI DAN ALASAN PERENCANAAN

Apa perencanaan itu?

 Perencanaan adalah mendefinisikan tujuan organisasi, menentukan seluruh strategi untuk
mencapai tujuan tersebut, dan mengembangkan rencana untuk mengintegrasikan serta
mengoordinasikan kegiatan kerja
 Ketika kita menggunakan istilah perencanaan, yang dimaksud adalah perencanaan formal.
Dalam perencanaan formal, tujuan khusus yang mencakup periode waktu khusus akan
didefinisikan

Mengapa manajer melakukan perencanaan?

 Memberikan arah kepada para manajer dan non-manajer
 Mengurangi ketidakpastian dengan mendorong para manajernya memandang kedepan,
mengantisipasi perubahan, mempertimbangkan dampak perubahan, dan mengembangkan
respons yang tepat
 Meminimalkan pemborosan dan kekosongan. Ketidakefisienan akan menjadi jelas dan
dapat diperbaiki atau dihilangkan
 Menetapkan tujuan atau standar yang digunakan dalam pengendalian

Perencanaan dan kinerja

 Meskipun sebagian besar telah memperlihatkan hubungan yang positif secara umum, kita
tidak dapat mengatakan bahwa organisasi yang secara resmi melakukan perencanaan
selalu mengalahkan organisasi yang tidak melakukan perencanaan. Apa yang dapat kita
simpulkan?
o Perencanaan resmi diasosiasikan dengan hasil keuangan yang positif
o Melakukan perencanaan kerja yang baik dan mengimplementasikan rencana
tersebut memainkan bagian yang lebih besar dalam menghasilkan kinerja yang
tinggi dibandingkan seberapa besar perencanaan itu dilakukan
o Hubungan perencanaan-kinerja tampak dipengaruhi oleh kerangka waktu
perencanaan, setidaknya dibutuhkan waktu empat tahun

TUJUAN DAN RENCANA

 Tujuan adalah hasil yang diinginkan atau target

 Rencana adalah dokumen yang menentukan kerangka bagaimana tujuan itu akan
terpenuhi
Jenis-jenis tujuan
 Keberhasilan suatu organisasi tidak ditentukan oleh satu tujuan. Dalam kenyataannya,
semua organisasi mempunyai banyak tujuan
 Sebagian besar tujuan perusahaan dapat digolongkan sebagai tujuan strategis atau
keuangan
o Tujuan keuangan berhubungan dengan kinerja keuangan organisasi
o Tujuan strategis berhubungan dengan semua bidang kinerja organisasi lainnya
 Tujuan yang dinyatakan : pernyataan resmi tentang apa yang dikatakan organisasi – dan
yang ingin diyakini oleh para pemangku kepentingan – tentang tujuannya
 Tujuan riil : tujuan yang secara aktual dikejar oleh organisasi, seperti yang didefinisikan
oleh tindakan para anggotanya

Jenis-jenis rencana

 Berdasarkan luas / kedalaman

o Rencana strategik
Rencana yang diterapkan pada seluruh organisasi dan menetapkan tujuan
keseluruhan organisasi
o Rencana operasional
Rencana yang meliputi area operasional tertentu dari sebuah organisasi

 Berdasarkan jangka waktu

o Rencana jangka panjang
Rencana dengan jangka waktu lebih dari tiga tahun
o Rencana jangka pendek
Rencana yang berjangka waktu satu tahun atau kurang

 Berdasarkan spesifikasi
o Rencana spesifik
Rencana yang didefinisikan secara jelas dan tidak memberi ruang bagi interpretasi
 o Rencana arahan
Rencana yang fleksibel dan memberikan panduan umum

 Berdasarkan frekuensi penggunaan

o Rencana sekali pakai
Rencana satu kali yang secara spesifik di desain untuk memenuhi kebutuhan dalam
situasi yang unik
o Rencana siaga
Rencana berkelanjutan yang memberikan panduan unutk aktivitas yang dilakukan
berulang kali

MENETAPKAN TUJUAN DAN MENGEMBANGKAN RENCANA

Pendekatan penetapan tujuan

 Penetapan tujuan tradisional

o Pendekatan penetapan tujuan di mana manajer puncak menetapkan tujuan yang
diteruskan ke tingkat bawah organisasi dan menjadi subtujuan bagi setiap area
organisasi.
o Tujuan ini diteruskan dari tingkat organisasi seterusnya dan dituliskan untuk
merefleksikan tanggung jawab dari tingkat tersebut, lalu diteruskan ke tingkat
berikutnya, dan seterusnya.
o Mengubah tujuan strategis yang luas ke tujuan departemen, tim, dan individu dapat
menjadi proses yang sulit serta membuat frustasi. Masalah lainnya dalam
penetapan tujuan tradisional adalah ketika manajer puncak mendefinisikan tujuan
organisasi dalam istilah yang luas – seperti mencapai laba “yang layak” atau
meningkatkan “kepemimpinan pasar” – tujuan yang mengambang ini harus dibuat
lebih spesifik lagi untuk diturunkan ke tingkat bawah organisasi.
 o Manajer pada setiap tingkat mendefinisikan tujuan dan mengaplikasikan
interpretasi serta biasnya sendiri pada saat menetapkan tujuan yang lebih spesifik.
Namun, apa yang sering terjadi adalah hilangnya kernihan pada saat tujuan
bergerak dari bagian atas organisasi ke tingkat bawah.
o Apabila hierarki tujuan organisasi didefinisikan dengan jelas, maka itu akan
membentuk jaringan tujuan yang terintegrasi, atau means-ends chains. Pencapaian
tujuan pada satu tingkat berfungsi sebagai perantara untuk mencapai tujuan, atau
akhir, pada tingkatan berikutnya.

Kelemahan penetapan tujuan tradisional

 Management by objectives (MBO)

o Proses penetapan tujuan yang disetujui bersama dan menggunakan tujuan tersebut
untuk mengevaluasi kerja karyawan.
o Program MBO memiliki empat unsure : spesifikasi tujuan, pembuatan keputusan
partisipatif, jangka waktu eksplisit, dan umpan balik kinerja.
o Langkah-langkah dalam MBO:
1) Tujuan dan strategi organisasi secara keseluruhan diformulasikan
2) Tujuan utama dialokasikan di antara unit divisi dan departemental
3) Manajer unit berkolaborasi menentukan tujuan spesifik bagi unitnya dengan
manajernya
4) Tujuan spesifik ditetapkan bersama-sama dengan seluruh anggota
departemen
5) Rencana tindakan, mendefinisikan bagaimana tujuan dicapai, dispesifikasi,
dan disetujui oleh manajer serta karyawan
6) Rencana tindakan diimplementasikan
7) Kemajuan mencapai tujuan direview secara periodik, dan umpan balik
diberikan
8) Keberhasilan pencapaian tujuan diperkuat dengan penghargaan berbasis
kinerja
  Langkah-langkah dalam penetapan tujuan
1) Mereview misi atau tujuan organisasi. Misi adalah pernyataan luas yang
memberikan penduan menyeluruh atas apa yang dianggap anggota organisasi itu
penting.
2) Mengevaluasi sumber daya yang tersedia.
3) Menentukan tujuan secara individu atau dengan masukan dari pihak lain.
4) Menulis tujuan dan mengomunikasikannya kepada semua yang perlu tahu.
5) Mereview hasil dan apakah tujuan telah tercapai.

Mengembangkan Rencana
Faktor kontijensi dalam perencanaan:
 Tingkatan organisasi
Bagi hampir semua bagian, manajer tingkat yang lebih rendah melakukan perencanaan
operasional sementara manajer tingkat atas melakukan perencanaan strategis.

 Tingkat ketidakpastian lingkungan

Ketika ketidakpastian tinggi, rencana harus spesifik tetapi fleksibel.
 Lamanya komitmen masa depan
Berhubungan dengan kerangka waktu rencana. Konsep komitmen mengatakan bahwa
rencana harus ditarik sejauh mungkin untuk memenuhi komitmen yang dibuat pada saat
rencana dikembangkan. Perencanaan yang terlalu lama atau terlalu singkat tidak akan
efisien dan efektif.

Pendekatan terhadap perencanaan

 Dalam pendekatan tradisional, perencanaan dilakukan sepenuhnya oleh manajer puncak
yang sering kali dibantu oleh departemen perencanaan formal, yaitu sekelompok spesialis
perencanaan yang hanya bertanggung jawab membantu menulis rencana organisasi.
Melalui pendekatan ini, rencana dikembangkan oleh manajer puncak yang kemudian
diturunkan melalui tingkatan organisasi yang lain, seperti penetapan tujuan tradisional.
 Pendekatan lain bagi perencanaan adalah melibatkan lebih banyak anggota organisasi
dalam proses. Dalam pendekatan ini, rencana tidak diberikan ke bawah dari tingkat
 pertama ke tingkat berikutnya melainkan dikembangkan oleh anggota organisasi pada
berbagai tingkat dan unit kerj ayang beragam unutk memenuhi kebutuhan khususnya.

MASALAH KONTEMPORER DALAM PERENCANAAN

Kritik terhadap perencanaan

 Perencanaan dapat menyebabkan kekakuan
 Rencana tidak dapat dikembangkan untuk lingkungan yang dinamis
 Rencana formal tidak dapat mengganti intuisi dan kreativitas
 Perencanaan memfokuskan perhatian maanjer pada persaingan dewasa ini, bukan
kemampuan bertahan hidup esok
 Perencanaan formal memperkuat kesusksesan, yang dapat menimbulkan kesalahan
 Hanya perencanaan belumlah cukup

Perencanaan yang efektif dalam lingkungan dinamis

 Dalam lingkungan yang tidak pasti, manajer harus mengembangkan rencana yang spesifik
tetapi fleksibel.
 Membuat hierarki organisasi menjadi lebih datar akan membantu perencanaan lebih
efektif dalam lingkungan yang dinamis, sehingga memungkinkan tingkat organisasi di
bawah untuk menetapkan tujuan dan mengembangkan rencana karena hanya ada sedikit
waktu untuk tujuan dan rencana turun dari atas.