RANCANG BANGUN SISTEM MANAJEMEN INVENTORY/ PERLENGKAPAN

PERALATAN LABORATORIUM TEKNIK MESIN UNIVERSITAS RIAU

Ervan Kurniawan1, Anita Susilawati2, Dodi Sofyan Arief3

Laboratorium Teknologi Produksi, Jurusan Teknik Mesin, Fakultas Teknik, Universitas Riau
1)[email protected])[email protected])dodidarul@[Link]

ABSTRACT

Information technology has been rapidly developed in term of implementations, nowadays. It can be applied to
various fields such as the inventory management systems of laboratory. Currently, the laboratory management
system in the Mechanical Engineering of University of Riau has used a conventional management system, yet.
Therefore, the management of inventory equipments might be not optimize due to still using manual process.
The purposes of this research are to design, develop and test of inventory management system based
computerize for laboratory equipments in the Mechanical Engineering of University of Riau. The research
method was divided into two stages: (1) analyzing of current laboratory conditions by using of visual control/
management and Kanban system and (2) to design, develop and test an information system of inventory
management for laboratory’s equipments. A system of application program was created using PHP (Hypertext
Preprocessor) as programming language and MySQL as the database. The stages of system design were to
develop a database table of subsystem, subsystem models, the dialogues subsystem and display interface system
(users interface), and the menus structure. The inventory management based information system that can
minimize human error, know exactly the amount of goods and material, be quickly and facilitate a
recapitulation and reports, facilitate monitoring and inspection. As a result, the performance of management of
inventory/ supplies laboratory equipments in Mechanical Engineering, University of Riau was more optimal,
effective and efficient.

Keywords: Information System, Laboratory Management, Inventory, MySQL, PHP, Kanban.

1. Pendahuluan berpeluang terjadinya kekurangan persediaan

Jurusan Teknik Mesin Universitas Riau (inventory shortage) [3]. Menurut Cannela et al.
memiliki beberapa laboratorium dan setiap [4], sebuah sistem informasi dapat mengatasi
laboratorium memiliki ruang praktek masing- ketidak akuratan informasi pencatatan barang
masing untuk melakukan kegiatan belajar dan persediaan dan inventory shortage.
mengajar. Disetiap ruang praktek membutuhkan Pengelolaan Laboratorium Teknik Mesin
peralatan dan perlengkapan yang berbeda-beda, Universitas Riau dalam bidang pelayanan
contohnya Laboratorium Produksi yang memiliki administrasi masih tergolong konvensional.
bermacam-macam mesin, peralatan dan Pengelolaan administrasi suatu laboratorium
perlengkapan penunjang lainnya. Selain itu, memerlukan system pelayanan yang sederhana dan
mempunyai peripheral diantaranya monitor, cepat untuk proses pengambilan keputusan [5].
printer, hardisk dan lain-lain. Namun mesin-mesin, Terkait hal tersebut [6] menyatakan dalam sistem
tools dan peripheral tersebut belum tertata dengan informasi harus bisa mengakomodasi proses
baik dan belum optimum pengelolaanya. Sehingga perencanaan, pengendalian dan pengambilan
diperlukan suatu manajemen sistem yang dapat keputusan. Dengan dikembangkannya Sistem
mengatur inventory peralatan dan perlengkapan Informasi Manajemen Laboratorium, kegiatan
laboratorium. administrasi akan terdata dengan baik. Selanjutnya
Godana dan Ngugi [1] mendefinisikan kinerja pelayanan administrasi menjadi lebih cepat
manajemen inventory: stok persediaan cukup untuk dan dapat menjadi pendukung pada proses-proses
memenuhi permintaan. Manajemen inventory pengambilan keputusan. Salah satu cara
melibatkan serangkaian keputusan yang bertujuan meningkatkan kinerja manajemen sistem
untuk mencocokan kebutuhan terhadap permintaan pengelolaan laboratorium adalah menggunakan
antara pasokan produk dan bahan baku dalam sistem Kanban. Sistem Kanban merupakan
jangka waktu dan biaya tertentu, untuk mencapai sistem informasi yang menyelaraskan
tujuan layanan tertentu, mengamati karakteristik pengendalian produksi suatu produk yang
produk, operasi, dan permintaan [2]. Pada diperlukan, dalam jumlah yang diinginkan, dan
umumnya untuk mendapatkan barang persediaan dalam waktu yang dibutuhkan pada setiap proses
(inventory) dibutuhkan jangka waktu yang sesuai produksi, di dalam pabrik maupun diantara
dengan persediaan yang sudah ada pada pabrik atau perusahaan yang terkait [7]. Sistem Kanban juga
tempat usaha sebelum mengambil barang, sehingga dapat digunakan untuk mengatur work-in-process

Jom FTEKNIK Volume 3 No.2Oktober 2016 1

dan just-in-time di setiap proses dengan jumlah 2.2 Membuat Program Aplikasi Sistem Inventory/
yang sesuai [8]. Sehingga sistem Kanban bisa Perlengkapan dan Informasi Peralatan
diadopsi untuk metodologi rancang bangun sistem Laboratorium Teknik Mesin Universitas Riau, serta
inventory. Melakukan Pengujian Untuk Sistem Aplikasi
Penelitian ini bertujuan menganalisa Tersebut
performansi sistem inventory/ perlengkapan Tahapan-tahapan atau flowchart proses
peralatan dan merancang bangun sistem pengerjaan untuk membuat manajemen sistem
manajemen informasi inventory/ perlengkapan informasi inventory/ perlengkapan peralatan
peralatan Laboratorium Teknik Mesin Universitas Laboratorium Teknik Mesin Universitas Riau dan
Riau. pengujian sistem yang dibuat.

2. Metode 2.3 Perumusan Masalah

Berdasarkan tujuan penelitian, maka tahapan Merumuskan masalah tentang ketepatan
metodologi penelitian dibagi menjadi 2 fase yaitu: pembuatan sistem informasi yang terkomputerisasi
1) Menganalisa performansi sistem inventory/ pada proses peminjaman dan pengembalian alat
perlengkapan peralatan Laboratorium laboratorium.
Teknik Mesin Universitas Riau dan 1. Pengumpulan Data
merancang sistemnya. Pada tahap ini dilakukan pengumpulan
2) Membuat program aplikasi sistem inventory/ data tentang topik penelitian. Semua
perlengkapan dan informasi peralatan tahapan pengumpulan data diperoleh dari
Laboratorium Teknik Mesin Universitas wawancara, studi pustaka dan observasi.
Riau, serta melakukan pengujian untuk 2. Analisa Sistem
sistem aplikasi tersebut. Analisa sistem dilakukan dengan
membahas tentang proses yang berkaitan
2.1 Menganalisis Performansi Sistem Inventory/ dengan sistem yang digunakan atau yang
Perlengkapan Peralatan Laboratorium Teknik akan digunakan dalam penelitian. Analisa
Mesin Universitas Riau dan Merancang Sistemnya sistem dibagi menjadi dua bagian, yaitu
Untuk menganalisa kondisi dan performan analisa sistem lama dan analisa sistem
sistem inventory/ perlengkapan peralatan baru.
laboratorium TM-UR, metoda visual manajemen
atau visual kontrol dan sistem Kanban 2.4 Perancangan Perangkat Lunak
(pengkodean/ barcode) digunakan dalam penelitian Tahap perancangan sistem merupakan
ini. Tahapan metodologi untuk analisa sistem tahapan dalam membuat rincian sistem agar
inventory/perlengkapan peralatan laboratorium dimengerti oleh pengguna (user).
Teknik Mesin Universitas Riaudapat dilihat pada
1. Tahapan rancangan dari subsistem data
Gambar 1.
adalah merancang tabel basis data yang
akan digunakan.
Mulai
2. Perancangan subsistem (Pseudocode)
Studi 3. Tahapan subsistem dialog adalah
Literatur merancang tampilan antar muka sistem
(user interface) dan struktur menu.
Observasi
2.5 Implementasi dan Pengujian
Proses implementasi sistem adalah pembuatan
Wawancara
modul yang telah dirancang sebelumnya sesuai
dengan bahasa pemrograman yang digunakan
Dokumentasi dalam sistem yang akan dibangun. Implementasi
sistem akan dilakukan dengan spesifikasi berikut:
Analisa data-data yang didapat
menggunakan visual control/ manajemen
Operating System :Windows Xp
Memory : 1 Gb
Bahasa pemrograman : PHP
Perancangan sistem inventory
menggunakan metoda Database : Mysql
Kanban

Selesai
2.6 Pengujian Sistem
Tahap pengujian sistem merupakan tahap
Gambar 1. Diagram alir penelitian fase 1 yang dilakukan sebelum system diserahkan kepada
user untuk digunakan. Tahap pengujian bertujuan

Jom FTEKNIK Volume 3 No.2Oktober 2016 2

untuk memastikan bahwa sistem telah sesuai
dengan kebutuhan dan harapan vendor/user.

3. Hasil dan Pembahasan

Analisa Performan Sistem Inventory/
Perlengkapan Peralatan Lab. Produksi Teknik
Mesin Universitas Riau
Jurusan Teknik Mesin Universitas Riau
memiliki beberapa laboratorium dan setiap
laboratorium memiliki ruang praktek masing-
masing untuk melakukan kegiatan belajar dan
mengajar. Disetiap ruang praktek membutuhkan Gambar 3. Kondisi letak bahan material
peralatan dan perlengkapan yang berbeda-beda,
contohnya Laboratorium Produksi yang memiliki 3.2 Rancangan Inventori/ Perlengkapan Peralatan
bermacam-macam mesin, peralatan dan Laboratorium Teknik Mesin Universitas Riau
perlengkapan penunjang lainnya. Selain itu, Dengan segala kerumitan dan
mempunyai peripheral diantaranya monitor, permasalahannya, sistem inventory barangakan
printer, hardisk dan lain-lain. Namun mesin-mesin, memainkan peran yang sangat penting dalam
tools dan peripheral tersebut belum tertata dengan pengelolaan barang, diantaranya adalah
baik dan belum optimum pengelolaanya. meminimalisasi terjadinya human error,
mengetahui dengan tepat berapa sisa barang, dapat
3.1Kondisi Inventory/ Perlengkapan Peralatan dengan cepat dan mudah membuat rekapitulasi dan
Laboratorium Teknik Mesin Universitas Riau laporan, memudahkan dalam pengawasan dan
Dimana kondisi perlengkapan dan peralatan di pemeriksaan dan sebagainya, dapat dilihat pada
Laboratorium Produksi masih belum tertata dan Gambar 4 dan Gambar 5 berikut ini:
terdata dengan baik. Seperti penempatan alat dan
perlengkapan yang tidak sesuai
pengelompokannya, selain itu Peripheral juga
belum optimum pengelolaannya.

Kondisi perlengkapan peralatan yang tidak

tertata dengan baik sehingga bisa mengakibatkan
kerusakan dan kehilangan dapat dilihat pada
Gambar 2.
Gambar 4. Tampak atas gudang

Gambar 5. Rak perlengkapan dan peralatan

Gambar 2. Letak perlengkapan dan peralatan
Dari gambar diatas, adalah rancangan bentuk
Kondisi bahan material yang belum tertata dan tata letak rak perlengkapan dan peralatan dari
dengan baik, dimana dalam kondisi seperti ini bisa setiap pengelompokan sesuai jenis dan kebutuhan
mengakibatkan terganggunya proses kegiatan permesinan serta user. Setiap rak akan diberikan
pratikum maupun kegiatan lainnya serta bisa penomoran dari pengelompokan perlengkapan dan
membahayakan pengguna laboratorium dapat peralatan tersebut, dimana pemberian penomoran
dilihat pada Gambar 3. tersebut bertujuan untuk memudahkan pengelola
mendata dan membuat laporan setiap perlengkapan
dan peralatan yang ada di Laboratorium Teknik
Mesin Universitas Riau.

Jom FTEKNIK Volume 3 No.2Oktober 2016 3

3.3 Rancang Bangun Sistem Manajemen
Inventory/ Perlengkapan Peralatan Laboratorium b) Informasi
Teknik Mesin Universitas Riau Informasi yang ingin dihasilkan antara
Suatu sistem yang dibangun tidak akan lain:
terlepas dari kondisi atau keadaan sesungguhnya. 1) Informasi Inventory/ Perlengkapan
Dengan berbagai alasan untuk mendorong Peralatan Laboratorium.
membangun suatu sistem yang lebih baik sesuai 2) Informasi Pengguna Inventory/
dengan tuntutan penyampaian Informasi Inventory Perlengkapan Peralatan Laboratorium.
yang cepat, tepat dan mudah diakses oleh
pengguna dalam sistem informasi Inventory saat 3.6 Analisa Kebutuhan Hardware, Software dan
mereka (Admin dan User) membuat keputusan Pengguna
untuk memecahkan masalah mengenai Kebutuhan sistem untuk dapat menjalankan
laboratorium. aplikasi ini antara lain:
Untuk memenuhi kebutuhan dari setiap
kegiatan maka akan dibangun suatu Sistem 1. Hardware
Informasi Manajemen Inventory yang Hardware atau prangkat keras adalah
terkomputerisasi yang berbasis web, sehingga komponen pada komputer yang dapat
diharapkan dapat membantu menyelesaikan terlihat dan disentuh secara fisik. Adapun
masalah yang ada. kebutuhan hardware pada perancangan
Dalam membangun sistem ini, diperlukan sistem informasi ini dapat dilihat pada Tabel
suatu desain sistem yang dibuat dengan pemodelan. 1 berikut ini:
Model dari Sistem Informasi Manajeman Inventory
Laboratorium Teknik Mesin Universitas Riau ini, Tabel 1. Spesifikasi perangkat keras
dibuat dalam bentuk UML (Unified Modelling
Language). UML menunjukkan bagaimana kerja
Sistem Informasi Manajemen Inventory secara Prangkat Keras Spesifikasi
fisik.
Sistem yang dibuat adalah sistem yang
Processor > Intel Pentium IV 1.5 MGHz
direkayasa untuk dapat memberikan informasi
keberbagai pihak yang bersangkutan, terutama Ram > 512 MB
dalam lingkup Laboratorium Teknik Mesin
Universitas Riau. Hardisk > 80 GB

3.4 Analisa Modul

Dalam membangun Sistem Informasi 2. Software
Manajemen Inventory Laboratorium Teknik Mesin Software atau perangkat lunak adalah data-
Universitas Riau maka dapat dibagi dalam datayang terdapat pada sebuah komputer
beberapa modul kegiatan yaitu: manajemen user, yang diformat kemudian disimpan secara
manajemen inventarisasi, manajemen data dan digital. Adapun kebutuhan sofware pada
manajemen penggunaan perlengkapan peralatan perancangan sistem informasi ini dapat
dan manajemen bahan material praktikum. Sistem dilihat pada Tabel 2 berikut ini:
informasi manajemen laboratorium yang dibangun
merupakan sistem berbasis web dengan Tabel 2. Kebutuhan Perangkat Lunak
menggunakan bahasa pemrogaman PHP dengan
database MySQL sehingga diharapkan dapat Perangkat Kegunaan
berjalan dengan lancar tanpa hambatan di semua Lunak
jenis web browser dengan sistem operasi yang Platform Multi Sebagai Sistem Operasi
Platform yang menjalankan
berbeda.
system/aplikasi lain
Bahasa > PHP 5.4 Memproses data dari
3.5 Analisa Data dan Informasi Pemrograman pengguna dari web
Kebutuhan data dan informasi untuk sistem server
informasi manajemen laboratorium pada DBMS Mysql 5.6 Sebagai Data Server,
Laboratorium Teknik Mesin Universitas Riau sehingga data dapat
adalah: dimanipulasi
a) Data Web Server Wamp 2.5 Sebagai Web Server
Data-data yang diperlukan antara lain: berbasis interface
1) Data Inventory/ Perlengkapan Lain Lain Web Menampilkan data dan
Peralatan Laboratorium. Browser melakukan interaksi
2) Data Pengguna Laboratorium (User). request ke web server

Jom FTEKNIK Volume 3 No.2Oktober 2016 4

 3. Kebutuhan Pengguna 3.7 Implementasi dan Pengujian Sistem Aplikasi
Kebutuhan Pengguna atau hak akses untuk Inventory/ Perlengkapan Peralatan Laboratorium
sistem informasi ini adalah admin/ Teknik Mesin Universitas Riau
operator serta user/ pengguna dapat dilihat Penerapan atau pelaksanaan sebuah rancangan
pada Tabel 3 berikut ini: sistem Inventory/ Perlengkapan Peralatan
Laboratorium ini, penulis akan tampilkan tampilan
Tabel 2. Kebutuhan pengguna
antar muka dari rancangan sistem Inventory
Hak Akses Keterangan berbasis komputerisasi yang dibuat.
Sebagai admin utama system, yang
Operator data memelihara serta 3.6 Pengujian Sistem Aplikasi Inventory/
memanipulasi semua data pada Perlengkapan Peralatan Laboratorium Teknik
system.
Mesin Universitas Riau
Merupakan anggota yang dapat
Prosedur operasional :
Mahasiswa melakukan pengajuan peminjaman
alat/mesin serta pemakaian 1. Login dan logout
bahan/material pada sistem Login user dibedakan menjadi 2 jenis,
yaitu: admin (teknisi,dosen hingga kepala
3.6 Perancangan Sistem lab laboratorium teknik produksi) dan
client (mahasiswa hinggga masyarakat
1. Diagram Aliran Sistem Informasi umum). Operasi pada data tersebut
Aliran sistem informasi menunjukkan arus tergantung pada peran user. Fungsi logout
pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. digunakan bila user ingin keluar dari
2. Use Case Diagram proses autentifikasi sistem.
Pada Use Case Diagram akan dijelaskan
mengenai siapa pelaku dalam sistem 2. Data
(actor) dan apa yang dikerjakan dalam Menudata master berisikan data-data
sebuah sistem (use case). Use entitas yang diperlukan oleh sistem. Data
CaseDiagram sistem informasi pada menu ini terdiri dari data mesin, data
manajemen laboratorium. mahasiswa, dan pemberitahuan. Pada form
3. Class Diagram menu ini user dapat melakukan operasi
Class diagram menggambarkan hubungan memasukkan, mengubah, menghapus, dan
antar kelas dalam sistem yang sedang mencari data. User yang bisa mengakses
dibangun dan bagaimana mereka saling ini hanya admin dan staf administrasi.
berkolaborasi untuk mencapai suatu 3. Mesin, Peralatan dan Material
tujuan. Class Diagram Sistem informasi 4. Pada menu ini berisikan data
manajemen laboratorium. mesin,Peralatan dan material yang ada di
4. Perancangan Data Base Laboratorium Teknik Produksi.
Perancangan Database adalah proses 5. Administrasi
untuk menentukan isi dan pengaturan data Yang termasuk ke dalam administrasi
yang dibutuhkan untuk mendukung adalah menu yang berisikan data
berbagai rancangan sistem. administrasi pada SINILAB berupa
Kelebihan sistem yang dirancang adalah : peminjaman mesin, konfirmasi
1. Sistem yang dirancang ini dapat peminjaman, daftar peminjaman dan
mempermudah melakukan entry data dan daftar pengembalian.
edit data serta penghapusan data master 6. Kegiatan Gudang
dan transaksi. Menu ini digunakan untuk mengetahui
2. Pada setiap form ditambahkan data material masuk dan material keluar.
kemampuan filterisasi dalam peng-entry- 7. Laporan
an data sehingga sistem secara otomatis Menu ini berisikan semua laporan
melakukan peemeriksaan data yang kegiatan yang ada di Laboratorium. User
menjadi input-an dengan data yang ada yang bisa mengakses ini hanya admin dan
pada database,sehingga jika ada data yang staf administrasi.
sama secara otomatis entry data ditolak.
3. Sistem mampu mengelompokkan data 4. Kesimpulan
berdasarkan informasi yang diinginkan. Berdasarkan uraian dan penjelasan peneliti pada
4. Sistem ini memiliki basis data sehingga bab-bab sebelumnya, maka dapat diambil
dapat mempermudah dalam melakukan kesimpulan menurut hasil analisis dan
pengolahan transformasi data. perancangan, yaitu:
1) Rancang bangun Sistem manajemen
informasi Inventory/ perlengkapan Peralatan

Jom FTEKNIK Volume 3 No.2Oktober 2016 5

 Laboratorium Teknik Mesin Universitas
Riau sangat membantu pengelola
laboratorium untukmengetahui dengan tepat
jumlah barang, dapat dengan cepat dan
memudahkan membuat rekapitulasi dan
laporan, memudahkan pengawasan dan
pemeriksaaninventory.
2) Rancang sistemkanban berupa visual
kontrol (penomoran) Inventory/
Perlengkapan Peralatan, sangat membantu
pengelola laboratorium mendata dan menata
inventory/ perlengkapan peralatan dari
setiap pengelompokan sesuai jenis dan
kebutuhan permesinanyang tersedia.
3) Sistem Informasi Inventory/ Perlengkapan
Peralatan Laboratorium berbasis
komputerisasi, sangat membantu dalam
proses belajar dan mengajar serta
mepermudah untuk mendapatkan
informasiinventory/ perlengkapan peralatan
yang dimiliki Laboratorium Teknik Mesin
Universitas.

Daftar pustaka
[1] Godana, B.E. and Ngugi, K. 2014.
Determinants of Effective Inventory
Management At Kenol Kobil Limited,
European Journal of Business Management,
Vol.1, No. 11: 341-361.
[2] Apics, Foundation. 2014. Production And
Inventory Management Jurnal. Amerika
Serikat: University of North Carolina
Wilmington.
[3] Bahagia, S Nur. 2006. Sistem Inventori.
Bandung: Penerbit ITB.
[4] Cannella, S., Framinan, J.M., Bruccoleri, M.,
Barbosa-Póvoa, A.P. and Relvas, S. 2015. The
effect of Inventory Record Inaccuracy in
Information Exchange Supply Chains,
European Journal of Operational Research
Vol.243, No. 1: 120–129.
[5] Setiawan, Taufik Didik. 2009, Pengembangan
Sistem Informasi Manajemen Laboratorium
Teknik Mekanik Otomotif Pada Smk Berbasis
Database Microsoft Access, Vol. 32, No. 1:
95-106.
[6] Sutanta, Edhy. 2003. Sistem Informasi
Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu.
[7] Santoso, L.A., Indrayadi, Y. and Pratama,
A.T. 2015. Optimizing Inventory Control at
PT. Total Pack Indonesia by Using Kanban
System, Journal of System and Management
Sciences, Vol. 5, No. 1: 52-66.
[8] Hochreiter, T. Alfons. 1999. A Comparative
Simulation Study of Kanban, ConWIP, and
MRP Manufacturing control systems in a
Flowshop. Thesis, The University of Florida,
Florida.

Jom FTEKNIK Volume 3 No.2Oktober 2016 6