REKAYASA IDE
D
I
S
U
S
U
N
Oleh :
Parmiati (7183144016)
Dosen Mata Kuliah:
Dra.Sri Mutmainnah, M.Si.
JURUSAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI MEDAN
2020
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kehadirat Tuhan YME yang telah melimpahkan rahmat, petunjuk serta
karunianya, sehingga saya dapat menyelesaikan RI dalam bentuk makalah. Adapun makalah ini
dibuat untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Arsip Statis
Saya menyadari bahwa dalam penulisan makalah ini masih banyak kekurangan, oleh
karena itu saya mengharapkan saran dan kritik yang dapat dijadikan perbaikan untuk tulisan-
tulisan yang akan datang.
Dalam menyelesaikan penulisan makalah ini, saya telah banyak mendapat bantuan,
dorongan dan bimbingan dari berbagai pihak. Untuk itu penyusun ingin mengucapkan terima
kasih kepada dosen mata kuliah yang telah membimbing dalam penyusunan makalah ini, juga
pada rekan-rekan atas kerjasama dan dukungan yang telah diberikan.
Saya berharap semoga makalah ini dapat dimanfaatkan sebagaimana mestinya serta untuk
menambah pembendaharaan pengetahuan bagi pembaca.
Medan, April 2020
Penulis
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR...................................................................................................
DAFTAR ISI.................................................................................................................
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang..................................................................................................
1.2 Rumusan Masalah..............................................................................................
1.3 Tujuan................................................................................................................
1.4 Manfaat..............................................................................................................
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Arsip Statis .........................................................................................................
2.2 Pengelolaan Arsip Statis ……………………………….....................................
BAB III PEMBAHASAN
3.1 Sistem pengakuisisian arsip statis ....................................................................
BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan...........................................................................................................
4.2 Saran.....................................................................................................................
DAFTAR PUSTAKA......................................................................................................
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 latar belakang
Arsip merupakan hal yang penting bagi semua kalangan arsip sendiri terbagi
menjadi dua jenis yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip mempunyai peranan yang
sangat penting dalam perjalanan hidup suatu organisasi, oleh karena itu untuk menjaga
keawetan daur hidup sebuah arsip dari tahap penciptaannya, penggunaan, pemeliharaan
dan pemindahan serta pemusnahannya, sangat diperlukan sebuah sistem yang baik dan
benar untuk menangani arsip.
Pengelolaan arsip statis dan dinamis tentu berbeda karena fungsi dari arsip statis
dan dinamis sendiri berbeda. Arsip statis merupakan arsip yang bernilai sejarah, memori,
dan pembuktian, sumber penelitian dsb. Arsip statis sendiri merupakan arsip yang
bersifat permanen. Arsip yang bersifat permanen atau termasuk arsip statis harus di
simpan di Badan Penyimpanan Arsip milik pemerintah terkecuali Arsip Universitas.
Begitu banyak arsip yang harus di jaga dan di simpan baik fisik maupun informasi yang
terkandung di dalamnya maka pengelolaan arsip statis ini sedikit sulit.
1.2 Rumusan masalah
a. Apakah yang di maksud arsip statis ?
b. Bagaimana Pengelolaan arsip statis ?
c. Bagaimana cara mengelola arsip statis agar lebih mudah ?
1.3 Tujuan
a. Mengetahui apa itu arsip statis
b. Mengetahui cara Pengelolaan arsip statis
c. Mengetahui cara mengelola arsip statis agar lebih mudah
BAB II
LANDASAN TEORITIS
2.1 Pengertian Arsip Statis
Menurut Undang – Undang No. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok
Kearsipan, Arsip Statis yaitu arsip yang tidak perlu dipergunakan secara langsung
untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya. Arsip
ini justru mempunyai sifat tarif nilai yang abadi, contoh : Teks Proklamasi.
Arsip statis merupakan arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam
kegiatan sehari-hari suatu organisasi tetapi arsip tetap harus disimpan dan dikelola
berdasarkan ketentuan dan peraturan yang ada dengan mempertimbangkan nilai guna
arsip. Arsip statis merupakan arsip yang dibuat dan dihasilkan oleh pencipta arsip
karena memiliki nilai guna kesejarahan, informasi, dan kebuktian yang telah habis
masa retensinya kemudian dipermanenkan sesuai JRA dengan pertimbangan dan
peraturan dari ketentuan Arsip Nasional Republik Indonesia maupun lembaga
kearsipan
2.2 Pengelolaan arsip statsi
Menurut PP No. 28 Tahun 2012 Pasal 1 ayat 21 Pengelolaan arsip statis
adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis
meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan
pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional. Dan menurut Pasal 59
UU No. 43 Tahun 2009 ayat 1 Pengelolaan arsip statis sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) meliputi :
a. akuisisi arsip statis, yaitu proses penambahan khasanah arsip statis Lembaga
Kearsipan (LK) yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis
dan hak pengelolaannya dari satuan kerja/pencipta arsip (PA) melalui kegiatan
sebagai berikut :
Monitoring terhadap fisik arsip dan Daftar arsip statis
Melakukan verifikasi terhadap daftar arsip statis oleh LK
Menetapkan status arsip statis oleh LK
Persetujuan untuk menyerahkan oleh PA
Penetapan arsip statis yang diserahkan oleh pimpinan PA
Arsip statis yang akan diserahkan oleh PA harus sudah ditata rapi
Pelaksanaan serah terima arsip statis
Daftar Pencarian Arsip (DPA)
Menyimpan dokumentasi
Adapun yang di perlukan dalam akuisisi arsip yaitu
1. Formulir Penilaian Arsip Berdasarkan Nilai Guna Primer dan
Sekunder
2. Daftar Arsip Usul Musnah
3. Daftar Arsip Statis
4. Berita Acara Serah Terima Arsip
5. Daftar Pengiriman Arsip
b. pengolahan arsip statis, yaitu Proses mengolah dan menata informasi dan
fisik arsip statis hasil akuisisi di Lembaga Kearsipan sehingga arsip mudah
ditemukan berdasarkan prinsip-prinsip pengaturan arsip (asal usul dan aturan
asli) dan standar pengolahan arsip statis, meliputi:
Penataan informasi arsip statis
Penataan fisik arsip statis
Pembuatan finding aids atau sarana bantu penemuan kembali arsip (berupa
guide, daftar arsip statis, inventaris arsip, dll.)
Penyimpanan arsip di ruang simpan sesuai dengan standar penyimpanan
arsip statis.
c. preservasi arsip statis, yaitu melakukan kegiatan Preventif (adalah
Penyimpanan, pengendalian hama terpadu, reproduksi atau alih media,
perencanaan menghadapi bencana) danKuratif (adalah Perawatan )
d. akses arsip statis, yaitu Pemanfaatan, pendayagunaan, pelayanan publik.
Prinsip yang harus dipegang dalam melakukan akses arsip statis adalah prinsip
keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip serta sifat keterbukaan dan
ketertutupan arsip sesuai dengan informasi yang terkandung di dalamnya.
BAB III
PEMBAHASAN
3.1 sistem pengakuisisian arsip
Menurut saya Dalam mengakuisisi arsip terdapat dua tahap dalam melakukan nya.
1. Lembaga kearsipan memeriksa apakah arsip sudah sesuai dengan daftar arsip yang di
buat dan kriteria arsip statis sekaligus mengelompokan jenis arsip yang sama dengan
kurun waktu yang beurutan dengan mengisi Formulir Penilaian Arsip Berdasarkan Nilai
Guna Primer dan Sekunder dan membuat kertas keterangan sesuai dengan
pengklasifikasian arsip yang di buat melalui nomor.
Contoh :
Formulir Penilaian Arsip Berdasarkan Nilai Guna Primer dan Sekunder
No Jenis Tahun Rekomendasi
Arsip Musnah Inaktif Statis
1 2 3 4 5 6
10 Foto 1854 - -
1
10 Foto 1888 - -
2
10 Foto 1905 - -
3
20 Dokumen 1895 - -
1
20 Dokumen 1990 - -
2
20 Dokumen 1991 - -
3
Keterangan
Foto : 100
Dokumen : 200
Arsip di kelompokan menjadi satu dengan kode nomor yang sama sesuai jenis arsip, dan
untuk lembaran formulir sebaiknya setiap lembar formulir memiliki satu tema misal beda
lembar formulir tentang istana maimun dan sisingamaharaja. Setelah itu lakukan lah
pengcekan detail tentang arsip statis yang akan di serahkan.
Contoh
No Jenis / Series Arsip Tahun Tingkat Jumlah Keterangan
perkembanga
n
1 2 3 4 5 6
101 Foto 1854 Asli 1 Keadaan baik
102 Foto 1888 Asli 1 Keadaan baik,
warna memudar.
103 Foto 1905 Asli 1 Kertas Rapuh
201 Dokumen 1895 Asli 1 Keadaan baik
202 Dokumen 1990 Asli 1 Keadaan baik
203 Dokumen 1991 Asli 2 Keadaan baik
Medan, 03 April 2020
Yang mengajukan Menyetujui,
Kepala Lembaga Pencipta Arsip Kepala Lembaga Kearsipan
Mardiah Irwanda Gultom Parmiati
NIP : 718314402109 NIP : 718314401606
2. Lembaga kearsipan dan Pencipta arsip membuat persetujuan untuk penyerahan arsip
statis dan membuat daftar pengiriman arsip dimana arsip diletakkan dalam bentuk boks
yang sesuai dengan jenis arsip dan di beri kode sesuai dengan keterangan.
Contoh
BERITA ACARA
SERAH TERIMA ARSIP STATIS
Nomor : 172/MA/III/2020
Pada hari ini selasa tanggal 10 bulan Maret tahun 2020, bertempat di Medan kami yang
bertanda tangan di bawah ini :
1. Nama : Mardiah Irwanda Gultom
NIP : 7183144021
Jabatan : Pimpinan Lembaga Pencipta Arsip
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Mardiah Irwandah Gultom beralamat di Medan
yang selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA.
2. Nama : Parmiati
NIP : 7183144016
Jabatan : Kepala Lembaga Kearsipan
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Kepala Arsip Daerah Kabupaten/Kota beralamat
dikota Medan yang selanjutnya disebut PIHAK KEDUA.
Menyatakan telah mengadakan serah terima arsip statis Istana Maimun seperti yang tercantum
dalam Daftar Arsip Statis terlampir untuk disimpan di Arsip Daerah
Medan, 10 Maret 2020
PIHAK PERTAMA PIHAK KEDUA
Pimpinan Lembaga Pencipta Arsip Kepala Lembaga Kearsipan
ttd. ttd.
Mardiah Irwanda Gultom Parmiati
*) Dalam hal tertentu dapat diwakilkan
Daftar pengiriman
Nomor Nomor Judul Deskripsi Jumlah Kurun Keterangan
Berkas Arsip Waktu
1 2 3 4 5 6
100 101 Pengumuman BPUPKI 1 1854 Foto
102 Peresmian BPUPKI 1 1888 Foto
103 Rapat BPUPKI I 1 1905 Foto
200 201 Teks Piagam Jakarta 1 1895 Dokumen
202 Teks pancasila soekarno 1 1990 Dokumen
203 Pembubaran BPUPKI 2 1991 Dokumen
*keterangan yang di buat hanya karangan penulis sebagai contoh untuk mempermudah pengisian.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Arsip statis merupakan hal yang penting dalam segala aspek karena nilai yang terkandung
di dalam nya berisi nilai kesejarahan memori, pembuktian dsb . nilai-nilai ini sangat penting
karena bisa di jadikan pedoman untuk kehidupan kedepannya. Dalam mengakuisisi arsip statis
juga bukan hal yang mudah. Proses demi proses yang di lakukan berguna untuk di jadikan
pembuktian bahwa arsip tersebut sudah resmi di serahkan kepada lembaga kearsipan dan arsip
yang di serahkan adalah arsip statis.
4.2 Saran
Dalam mengecek arsip statis harus di ketahui detail fisik dan informasi yang terkandung
di dalamnya.
DAFTAR PUSTAKA
https://idtesis.com/pengertian-arsip-menurut-para-ahli/ diakses pada tanggal 14 April 2020
https://kemasulangarsipstatis.wordpress.com/definisi-arsip-statis/ diakses pada tanggal 14 April
2020
http://anitanet.staff.ipb.ac.id/pengelolaan-arsip-statis/ diakses pada tanggal 14 April 2020
