Banquet

Banquet adalah bagian dari hotel yang melayani pelaksanaan function misalnya
acara pesta, seminar, dan lain-lain dihotel tersebut, yang dipersiapkan atas dasar
kesepakatan dengan pelanggan, perorangan atau organisasi. Sedangkan menurut
Marsum WA, pengertian Banquet sebagai berikut:

“Banquet adalah suatu usaha pelayanan pertemuan formal atau pelayanan yang
meliputi acara atau kegiatan didalam sebuah perusahaan pelayanan makan yang
terpisah dari pelayanan yang terdapat dalam berbagai restoran pada umumnya
yang meliputi acara jamuan makan malam, konfrensi, pesta pernikahan, cocktail
party, dll. (Banquet Table Manner and Napkin Folding)

Peranan staff banquet sangatlah penting dalam kelancaran kerja di banquet

section karena staff banquet melayani tamu yang mengadakan function. Sebagai
staff hotel yang berkualitas hendaknya seorang karyawan mengetahui dan
memahami tentang tugas dan tanggung jawab dari posisinya sebagai seorang
staff di hotel tersebut, adapun tugas dan tanggung jawab yang dimaksud adalah
sebagai berikut:

1) B.O.M ( Banquet Operation Manager)

a) Bertanggung jawab atas kelancaran banquet section dalam melayani

function
b) Bertanggung jawab dalam mengawasi dan mengarahkan seluruh
pramusaji
c) Mengikuti dan menghadiri Food & Beverage meeting yang
diselenggarakan oleh Food & Beverage manager

2) A.B.O.M ( Asistant Banquet Operation Manager)

a) Membantu B.O.M dalam pelaksanaan pekerjaanya

b) Menghadiri acara yang diselenggarakan oleh Food & Beverage manager
jika B.O.M berhalangan hadir
c) Mengawasi kelancaran kerja karyawan dalam operasional

3) Administrasi manager

a) Menghitung hasil pendapatan akhir setiap bulan

b) Memeriksa stok barang di gudang
 c) Mengawasi biaya yang keluar masuk

4) M.I.C.E specialist

a) Mengikuti breafing bersama klien tentang konsep acara

b) Membuat standart set – up

5) Head waiter

a) Membuat schedule kerja semua staff banquet

b) Menangani keluhan tamu pada saat acara berlangsung
c) Bertanggung jawab atas jalanya operasional
d) Bertanggung jawab atas pelayanan hidangan
e) Mengarahkan staff terhadap menu yang disajikan kepada tamu
f) Memimpin briefing sebelum acara dimulai
g) Membuat laporan harian
h) Menampung semua keluhan tamu untuk disampaikan kepada banquet
manager bila berhalangan hadir
i) Mengontrol persiapan sebelum acara berlangsung

6) Banquet Waiter

a) Mengikuti brefing harian yang di selenggarakan oleh head waiter

b) Melakukan table set-up
c) Melakukan persiapan untuk setiap acara
d) Melaporkan kepada head waiter setiap ada kejadian
e) Mengantarkan linen yang kotor ke laundry dan mengambil linen yang
bersih ke housekeeping
f) Menghadiri setiap program training yang diselenggarakan

1. Peralatan yang ada di ruangan function

a) Meja
b) Kursi
c) Table cloth
d) Alat tulis kantor
e) Glass cover
f) Goblet
g) Air Mineral
h) Candy
i) Papan tulis
j) Spidol
 k) Penghapus papan tulis
l) Layar projector
m) LCD
n) Flipchart
o) Michrophone
p) Stationary box
q) Leader pad
r) High ball glass

Peralatan pada meja coffee break

a. Coffee cup
b. Saucer
c. B&B plate
d. Chaffing dish
e. Dessert plate
f. Stand food
g. Milk jug
h. Coffee machines
i. Fork & spoon
j. Tea spoon
k. Serving spoon
l. Serving fork
m. Pastry Tong
n. Trolley
o. Napkin
p. Oval & Round Tray
q. Water pitcher
r. Tea box
s. Tissue
t. Jack tray
u. Tooth picks

B. Hubungan kerja Banquet section dengan departemen lain

1) Kitchen departemen
Hubungan Banquet Section dengan kitchen adalah mengenai menu
makanan dan minuman yang akan disajikan pada saat function
2) Housekeeping departemen
Departemen ini bertanggung jawab tehadap kebersihan, keindahan dan
kerapihan ruangan yang ada di Banquet area tanpa melupakan tugas –
tugas pokok, serta melakukan cleaner terhadap karpet yang digunakan.
 3) Engineering departemen
Departemen ini bertugas dalam hal pengadaan penerangan atau tata
cahaya,air conditioner, tutup pasang partisi dan lain- lain menyangkut
keperluan teknis lainnya.
4) Front Office Departemen
Hubungan Banquet section dengan Front Office adalah membantu
memberikan informasi dan menyediakan kamar – kamar untuk panitia
maupun peserta yang mengadakan acara di banquet, khususnya acara –
acara besar seperti pernikahan, seminar, gala dinner, dan lain-lain.
5) Florist
Berhubungan dengan pengadaan bunga yang di letakkan di area function
room
6) Sales and marketing departemen
Membantu dalam hal penjualan produk-produk Banquet dan juga
membantu mempromosikan produk-produk tersebut guna meningkatkan
pendapatan hotel.
7) AV (Audio Visual)
Berhubungan dengan audio, pengadaan LCD, michrophone,dll
8) Security departemen
Membantu mengenai keamanan barang – barang penyelenggara acara.

Agar suatu kegiatan di hotel khususnya meeting rooms dapat berjalan dengan
lancar maka diperlukan peralatan serta perlengkapan yang dibutuhkan dengan
baik dan memadahi, selain peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan
pelayanan yang baik dan maksimal dari seorang waiter pun diperlukan bagi
tamu yang mengadakan kegiatan di hotel.

C.Peranan Staff Banquet

Dalam kegiatan function seperti ini peranan waiter sangatlah penting dalam
kelancaran tugas di banquet section karena waiter melayani tamu yang
mengadakan function di hotel pada saat sebelum meeting dimulai, saat coffee
break, selama meeting, saat makan siang, dan setelah meeting selesai.
Sebelum acara-acara berlangsung ada hal yang harus diperhatikan seorang staff
banquet guna memperlancar jalanya operasional kerja adalah Pengecekan acara
di Banquet Event Order (BEO) dan Daily Event Summary.

1) Banquet Event Order (BEO) adalah lembaran yang berisi tentang

informasi menyangkut acara yang akan dilaksanakan dan di gunakan setiap hari
sebagai bahan acuan untuk menyiapkan acara dan didistribusikan pula kepada
departemen-departemen yang terkait di dalam BEO tersebut
 2) Daily Event Summary adalah daftar event yang dibuat sebagai gambaran
event dalam satu minggu yang berisi tentang jumlah tamu, waktu
penyelenggaraan acara nama ruangan dan yang lain-lainya yang bertujuan untuk
mempersiapkan segala perlengkapan yang dibutuhkan serta sumberdaya
manusianya

Hal lain yang harus diperhatikan serta dilaksanakan oleh seorang banquet staff
adalah sebagai berikut:

1. Sebelum meeting di mulai

a. Baca dan pelajari kembali BEO hari ini
b. Buka pintu ruangan yang akan di gunakan untuk function dan periksa
table set upnya
c. Nyalakan lampu dan AC
d. Periksa kebersihan area ruangan yang akan digunakan untuk function,
pastikan petugas kebersihan untuk membersihkan ruangan
e. Periksa peralatan yang biasa digunakan untuk function, panggil petugas
AV untuk mempersiapkanya, misalnya LCD, screen, michrophone, dan
lain sebagainya
f. Periksa kelengkapan meja coffe break
g. Informasikan kepada kitchen departement untuk segera mengantarkan
makanan 15 menit sebelum tamu datang
h. Periksa kembali makanan yang sudah diantarkan apakah sudah sesuai
dengan yang ada di BEO
i. Pastikan mesin kopi tidak rusak dan siap digunakan
j. Tata teh dalam tea box
k. Ambil milk jug untuk menaruh susu

2. Saat coffee break

a. Seorang staff/waiter harus melayani peserta meeting dan mempersilahkan
untuk menikmati snack yang disajiakan
b. Selama coffee break berlangsung waiter tidak diperkenankan untuk
meninggalkan area coffee break, waiter harus membersihkan piring
maupun kopi cup yang kotor
c. Setelah coffee break selesai, bersihkan semua yang ada diatas meja coffee
break
d. Informasikan pada tamu jam makan siang yang telah ditentukan
sebelumnya

3. Selama meeting
a. Beberapa orang standby di area meeting yang berlangsung, salah satunya
ada yang berada di dalam ruangan meeting tidak diperkenankan ada lebih
 dari satu orang staff didalam meeting room guna menghindari kebisingan
akibat komunikasi antar staff didalam ruangan meeting
b. Beberapa orang lainya membawa piring – piring maupun kopi cup yang
kotor dan peralatan lainya ke steward area untuk di bersihkan
c. Wipping dan susun kembali peralatan yang sudah di cuci pada meja
coffee break
d. Periksa kembali perlengkapan pada meja coffee break
e. Seorang lainya mendatangi kitchen guna memperingatkan untuk
mempersiapkan makanan untuk kopi break selanjutnya

4. Saat makan siang

a. Me “refresh” ruangan yaitu dengan menukar botol air mineral dengan
yang baru dan membuang sampah yang ada didalam ruangan
b. Merapihkan kembali ruangan sebelum acara kembali dimulai
c. Kunci pintu setelah selesai me “refresh”
d. Mereport kepada petugas keamanan guna menjaga ruangan agar tetap
aman

5. Setelah meeting
a. Minta pada tamu untuk menandatangani bill yang sudah dipersiapkan
b. Informasikan kepada bell boy untuk membantu tamu membawakan
barang – barangnya.
c. Biasanya ada juga peserta yang ingin membawa pulang makanan yang
tersisa, hendaknya seorang staff melayani untuk mempersiapkan
makanan-makan yang akan dibawa pulang karena tugas seorang staff
adalah melayani tamu dengan sebaik mungkin dari mereka memesan
tempat sampai dengan meninggalkan area hotel karena hal itu pun
merupaka penilaian dari tamu kepada kualiatas hotel.
d. Oper alih pekerjaan kepada afternoon shift
Setelah function selesai di bersihkan dan di rapihkan, kemudian set up
table kembali untuk function esok hari atau function yang akan datang.
Biasanya kegiatan ini di kerjakan oleh afternoon shift sehingga
memudahkan dan meringankan tugas morning shift.
Morning shift hanya memeriksa kembali semua perlengkapan apakah
sudah dipersiapkan. Jika ada barang ataupun hal-hal lain yang belum
dipersiapkan oleh afternoon shift harus memberitahu lewat pesan atau
memo.
C. Prosedur penataan meja coffee break

1. Letakkan susunan dessert plate pada ujung meja, banyaknya dessert plate
yang disusun sesuai dengan jumlah tamu yang menghadiri acara function
tersebut
2. Letakkan food stand untuk menaruh makanan atau snack sesuai dengan
bentuk set up bagus tablenya
3. Letakkan susunan fork dan spoon pada pocket yang terbuat dari napkin,
letakkan dekat dengan dessert plate
4. Letakkan beberapa B&B plate di bawah chaffing dish, B&B plate digunakan
untuk meletakkan serving fork, serving spoon dan tong untuk mengambil
makanan dalam chaffing dish
5. Letakkan susunan coffee cup beserta saucer atau tatakan
6. Letakkan B&B plate didekat chaffing dish
7. Letakkan kopi mesin didekat susunan coffee cup bersihkan serta cek dahulu
coffee dan air didalam kopi mesin dan periksa kembali keadaan mesin kopi
8. Letakkan susunan tea spoon pada tea spoon basket
9. Letakkan susunan sugar basket didekat kopi mesin
10.Letakkan milk jug di depan sugar basket
11.Letakkan tissue diantara sudut- sudut bagus table

D. Setting table pada ruang seminar

1) Didalam ruangan seminar

a) Atur atau tata meja yang sudah ditentukan pada lay out
b) Tutup meja dengan green feld atau table cloth
c) Sejajarkan kursi dengan meja dan tutup kursi dengen cover chairs
d) Letakkan beberapa lembar kertas diatas meja sejajar lurus dengan posisi
tamu duduk
e) Letakkan pensil atau pulpen menyerong pada kertas
f) Letakkan glass cover diujung sudut kertas sebelah kanan
g) Letakkan goblet/ high ball glass diatas glass cover tersebut
h) Letakkan botol mineral water disebelah goblet
i) Letakkan main bowl yang berisi permen diatas meja
j) Letakkan head table di depan screen dengan jarak yang telah ditentukan
k) Letakkan LCD diatas head table
l) Turunkan screen sesuai dengan standart
m) Flip chart dan papan tulis diletakkan disudut sebelah kanan
n) Informasikan kepada petugas kebersihan untuk membersihkan ruangan
yang sedang di setting
 o) Setelah dibersihkan oleh petugas kebersihan kunci ruangan tersebut
sehingga tidak ada yang masuk kedalam ruangan
2) Di luar ruangan seminar, berupa reception table yang di gunakan untuk
menyambut rekanan – rekanan peserta seminar. Perlengkapan yang biasa
digunakan adalah:

a) Stationary box
b) Tissue box
c) Guest book
d) High ball glass
e) Main bowl berisi permen

E. Jenis-jenis table set-up

1. Class room. Adalah penataan sebuah ruangan menyerupai kelas belajar

2. Theatre style Adalah penataan ruangan menyerupai theatre, dalam penataan

ini tidak menggunakan meja hanya kursi saja yang digunakan

3. U shapes Adalah penataan ruangan menyerupai bentuk persegi

4. Hollow square Adalah penataan ruangan menyerupai bentuk persegi

5. Cabaret style Adalah penataan ruangan menggunakan meja bundar setiap satu
meja terdiri dari 5 sampai 6 orang

6. Boardroom style Adalah penataan meja berbentuk elips

F. Pembagian station kerja

Pembagian sation kerja biasanya di lakukan pada saat breafing . Pembagian

station kerja ini dilaksanakan oleh Head Waiter, tujuanya adalah untuk
memberikan kemudahan dan kelancaran dalam pengawasan serta pelayanan
terhadap tamu serta kecepatan dalam pelayanan.
 Yang harus diperhatikan dalam pembagian station kerja ini adalah:

1. Pembagian station kerja disesuaikan dengan acara yang teselenggara, meliputi

jumlah ruangan yang terpakai dalam satu lantai, jumlah peserta acara, dan
hal-hal lainnya.
2. Setiap lantai biasanya di pimpin oleh satu head waiter
3. Biasanyanya dalam satu lantai ada beberapa staff banquet
4. Staff banquet yang mengerjakan set-up di lantai tersebut dengan dibantu oleh
tenaga daily worker