100% menganggap dokumen ini bermanfaat (3 suara)
2K tayangan19 halaman

Organization and Management Planning

Organisasi dan perencanaan manajemen membahas proses perencanaan manajemen yang meliputi visi, misi, tujuan, dan rencana. Perencanaan merupakan proses penting untuk menentukan arah organisasi dan mencapai tujua yang ditetapkan. Rencana dibuat berdasarkan sasaran dan kebutuhan organisasi serta dievaluasi secara berkala.

Diunggah oleh

yohanes_pamungkas_2
Hak Cipta
© Attribution Non-Commercial (BY-NC)
Kami menangani hak cipta konten dengan serius. Jika Anda merasa konten ini milik Anda, ajukan klaim di sini.
Format Tersedia
Unduh sebagai DOC, PDF, TXT atau baca online di Scribd
100% menganggap dokumen ini bermanfaat (3 suara)
2K tayangan19 halaman

Organization and Management Planning

Organisasi dan perencanaan manajemen membahas proses perencanaan manajemen yang meliputi visi, misi, tujuan, dan rencana. Perencanaan merupakan proses penting untuk menentukan arah organisasi dan mencapai tujua yang ditetapkan. Rencana dibuat berdasarkan sasaran dan kebutuhan organisasi serta dievaluasi secara berkala.

Diunggah oleh

yohanes_pamungkas_2
Hak Cipta
© Attribution Non-Commercial (BY-NC)
Kami menangani hak cipta konten dengan serius. Jika Anda merasa konten ini milik Anda, ajukan klaim di sini.
Format Tersedia
Unduh sebagai DOC, PDF, TXT atau baca online di Scribd

Organization and Management Planning

I. Perencanaan Manajemen

A. Manajemen (management)

Proses merencanakan, mengorganisasikan, memimpin dan mengendalikan


pekerjaan anggota organisasi dan menggunakan semua sumber daya organisasi untuk
mencapai sasaran organisasi yang sudah ditetapkan. Perencanaan merupakan proses
terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain
( pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan ) tak akan dapat berjalan.

B. Perencanaan
Perencanaan dapat dipandang sebagai suatu hirarki, dengan perencanaan pada
puncak hirarki mempengaruhi semua perencanaan yang mengikutinya (Marquis, 1998).
Hirarki perencanaan meliputi pernyataan visi, misi, filosofi, tujuan, kebijakan, prosedur, &
peraturan.

1. Visi dan Misi

Visi digunakan sebagai suatu landasan atau pondasi. Bila suatu organisasi tidak
memiliki suatu visi dan misi maka usia dari organisasi itu tidaklah lama. Karena kedua
hal tersebut adalah hal yang paling fatal, tanpa menentukan kedua hal itu organisasi
tidak akan tahu hal apa yang ingin dicapai dan usaha apa yang harus dilakukan untuk
mencapainya.
Visi adalah suatu tujuan atau cita-cita yang ingin dicapai, biasanya dibuat dalam
kondisi ideal. Dengan visi suatu organisasi akan menjadi lebih terarah dan akan
melakukan tindakan-tindakan untuk mencapai visi tersebut, hal ini disebut misi.
Pernyataan misi suatu organisasi menggambarkan manfaat keberadaan organisasi
tersebut. Misi ini bagi organisasi merupakan suatu alat atau cara untuk mengarahkan
setiap individu dalam organisasi tersebut untuk berperan secara produktif.
Pernyataan misi merupakan alasan keberadaan organisasi dan tujuan atau fungsi
organisasi, termasuk fungsi organisasi, termasuk visi organisasi di masa yang akan
datang.

1
2. Filosofi (nilai)

Filosofi adalah susunan nilai atau keyakinan yang mengarahkan kegiatan


organisasi. Semua filosofi harus diterjemahkan dalam tujuan-tujuan spesifik. Pernyataan
nilai-nilai konsep dan keyakinan menggambarkan atau mewarnai bagaimana visi suatu
organisasi dicapai.
Nilai-nilai didalam suatu organisasi berperan penting sebagai parameter dari
tercapainya visi yang ada. Bila organisasi bisa menerapkan nilai-nilai ini secara tepat,
berarti visi yang dimiliki tercapai, bila tidak bisa berarti sebaliknya. Selain sebagai
parameter, nilai juga berfungsi untuk menentukan alternatif-alternatif dalam memilih
tindakan yang harus dilakukan.

Perencanaan terdiri dari dua elemen penting, yaitu sasaran (goals) dan rencana itu
sendiri (plan).

a) Sasaran

Sasaran adalah hal yang ingin dicapai oleh individu, grup, atau seluruh organisasi.
Sasaran memandu manajemen membuat keputusan dan membuat kriteria untuk
mengukur suatu pekerjaan.

Sasaran dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu sasaran yang dinyatakan
(stated goals) dan sasaran riil. Stated goals adalah sasaran yang dinyatakan organisasi
kepada masyarakat luas. Sasaran seperti ini dapat dilihat di piagam perusahaan,
laporan tahunan, pengumuman humas, atau pernyataan publik yang dibuat oleh
manajemen. Seringkali stated goals ini bertentangan dengan kenyataan yang ada dan
dibuat hanya untuk memenuhi tuntutan stakeholder perusahaan. Sedangkan sasaran riil
adalah sasaran yang benar-benar dinginkan oleh perusahaan. Sasaran riil hanya dapat
diketahui dari tindakan-tindakan organisasi beserta anggotanya.

Ada dua pendekatan utama yang dapat digunakan organisasi untuk mencapai
sasarannya. Pendekatan pertama disebut pendekatan tradisional. Pada pendekatan ini,
manajer puncak memberikan sasaran-sasaran umum, yang kemudian diturunkan oleh
bawahannya menjadi sub-tujuan (subgoals) yang lebih terperinci. Bawahannya itu
kemudian menurunkannya lagi kepada anak buahnya, dan terus hingga mencapai
tingkat paling bawah. Pendekatan ini mengasumsikan bahwa manajer puncak adalah
orang yang tahu segalanya karena mereka telah melihat gambaran besar perusahaan.
Kesulitan utama terjadi pada proses penerjemahan sasaran atasan oleh bawahan.
Seringkali, atasan memberikan sasaran yang cakupannya terlalu luas seperti
2
“tingkatkan kinerja,” “naikkan profit,” atau “kembangkan perusahaan,” sehingga
bawahan kesulitan menerjemahkan sasaran ini dan akhirnya salah mengintepretasi
maksud sasaran tersebut.

Pendekatan kedua disebut dengan management by objective atau MBO. Pada


pendekatan ini, sasaran dan tujuan organisasi tidak ditentukan oleh manajer puncak
saja, tetapi juga oleh karyawan. Manajer dan karyawan bersama-sama membuat
sasaran-sasaran yang ingin mereka capai. Dengan begini, karyawan akan merasa
dihargai sehingga produktivitas mereka akan meningkat. Namun ada beberapa
kelemahan dalam pendekatan MBO. Pertama, negosiasi dan pembuatan keputusan
dalam pendekatan MBO membutuhkan banyak waktu, sehingga kurang cocok bila
diterapkan pada lingkungan bisnis yang sangat dinamis. Kedua, adanya kecenderungan
karyawan untuk bekerja memenuhi sasarannya tanpa mempedulikan rekan sekerjanya,
sehingga kerjasama tim berkurang. Ada juga yang bilang MBO hanyalan sekedar
formalitas belaka, pada akhirnya yang menentukan sasaran hanyalah manajemen
puncak sendiri.

b) Rencana

Rencana atau plan adalah dokumen yang digunakan sebagai skema untuk
mencapai tujuan. Rencana biasanya mencakup alokasi sumber daya, jadwal, dan
tindakan-tindakan penting lainnya. Rencana dibagi berdasarkan cakupan, jangka waktu,
kekhususan, dan frekuensi penggunaannya. Berdasarkan cakupannya, rencana dapat
dibagi menjadi rencana strategis dan rencana operasional. Rencana strategis adalah
rencana umum yang berlaku di seluruh lapisan organisasi sedangkan rencana
operasional adalah rencana yang mengatur kegiatan sehari-hari anggota organisasi.
Berdasarkan jangka waktunya, rencana dapat dibagi menjadi rencana jangka
panjang dan rencana jangka pendek. Rencana jangka panjang umumnya didefinisikan
sebagai rencana dengan jangka waktu tiga tahun, rencana jangka pendek adalah
rencana yang memiliki jangka waktu satu tahun. Sementara rencana yang berada di
antara keduanya dikatakan memiliki intermediate time frame.
Menurut kekhususannya, rencana dibagi menjadi rencana direksional dan rencana
spesifik. Rencana direksional adalah rencana yang hanya memberikan guidelines
secara umum, tidak mendetail. Misalnya seorang manajer menyuruh karyawannya
untuk “meningkatkan profit 15%.” Manajer tidak memberi tahu apa yang harus dilakukan
untuk mencapai 15% itu. Rencana seperti ini sangat fleksibel, namun tingkat
ambiguitasnya tinggi. Sedangkan rencana spesifik adalah rencana yang secara detail

3
menentukan cara-cara yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan. Selain menyuruh
karyawan untuk “meningkatkan profit 15%,” ia juga memberikan perintah mendetail,
misalnya dengan memperluas pasar, mengurangi biaya, dan lain-lain.
Terakhir, rencana dibagi berdasarkan frekuensi penggunannya, yaitu single use
atau standing. Single-use plans adalah rencana yang didesain untuk dilaksanakan satu
kali saja. Contohnya adalah “membangun 6 buah pabrik di China atau “mencapai
penjualan 1.000.000 unit pada tahun 2006.” Sedangkan standing plans adalah rencana
yang berjalan selama perusahaan tersebut berdiri, yang termasuk di dalamnya adalah
prosedur, peraturan, kebijakan, dan lain-lain.

C. Proses Pembuatan Rencana

1. Menetapkan tugas dan tujuan

Antara tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan, suatu rencana tidak dapat difrmulir
tanpa ditetapkan terlebih dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuannya. Tugas diartikan
sebagai apa yang harus dilakukan, sedang tujuan yaitu suatu atau nilai yang akan
diperoleh.

2. Observasi dan analisa

Menentukan factor-faktor apa yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan


(Observasi) bila sudah diketahui dan terkumpul, maka dilakukan analisa terhadapnya
untuk ditentukan mana yang digunakan.

3. Mengadakan kemungkinan-kemungkinan

Faktor yang tersedia memberikan perencanaan membuat beberapa kemungkinan


dalam pencapaian tujuan. Dimana kemungkinan yang telah diperoleh dapat diurut atas
dasar tertentu, misalnya lamanya penyelesian, besar biaya-biaya yang dibutuhkan
efisiensi dan efektivitas dan lain sebagainya.

4. Membuat sintesa

Sintesa yaitu alternatif yang akan dipilih dari kemungkinan-kemungkinan yang ada
dengan cara mengawinkan sintesa dari kemungkinan-kemungkinan tersebut dengan
memperhatikan kekuatan, kelemahan, kesempatan, dan tantangan.

4
Dalam proses perencanaan, kita dapat menggunakan pertanyaan dasar 5W+1H sebagai
“kompas” untuk menentukan arah perencanaan dan analisis SWOT untuk mengukur
kekuatan rencana tersebut. Selain itu juga perlu diperhatikan beberapa sifat agar rencana
tersebut dapat menjadi suatu landasan yang kuat. Sifat-sifat tersebut antara lain:

1. Pemakaian kata-kata yang sederhana dan jelas dalam arti mudah dipahami oleh
yang menerima sehingga penafsiran yang berbeda-beda dapat ditiadakan.

2. Fleksibel, suatu rencana harus dapat menyesuaikan dengan keadaan yang


sebenarnya bila ada perubahan keadaan maka tidak semua rencana dirubah dan
dimungkinkan diadakan penyesuaian-penyesuaian saja. Sifatnya tidak kaku harus
begini dan begitu walaupun keadaan lain dari yang direncanakan.

3. Stabilitas, tidak perlu setiap kali rencana mengalami perubahan jadi harus dijaga
stabilitasnya setiap rencana harus ada dalam perimbangan.

4. Ada dalam perimbangan berarti bahwa pemberian waktu dan factor-faktor produksi
kepada siapa tujuan organisasi seimbang dengan kebutuhan.

5. Meliputi seluruh tindakan yang dibutuhkan, meliputi fungsi-fungsi yang ada dalam
organisasi.

5
II. Organisasi

A. Pengertian

Pengorganisasian merupakan proses pemberian tugas, pengalokasian sumber


daya serta pengaturan kegiatan secara terkoordinasi kepada setiap individu dan
kelompok untuk melaksanakan rencana .

B. Perancangan Organisasi

Struktur organisasi digambarkan dalam suatu skema organisasi yang biasa disebut
organigram. Struktur organisasi memberikan gambaran mengenai:

i) Pembagian tugas serta tanggungjawab.

ii) Hubungan pelaporan, hirarki serta rentang kendali.

iii) Pengelompokan individu menjadi unit organisasi dan selanjutnya hingga menjadi
suatu organisasi yang utuh.

iv) Sistem hubungan kerja yang memungkinkan tercapainya komunikasi, koordinasi dan
integrasi kegiatan organisasi (baik vertikal maupun horisontal).

C. Bentuk dasar struktur organisasi

1. Struktur organisasi fungsional

Struktur organisasi fungsional merupakan suatu organisasi dimana wewenang


dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai jabatan
fungsional untuk dikerjakan kepada para pelaksana yang mempunyai keahlian
khusus.

6
a) Kelebihan

• Sesuai untuk lingkungan yang stabil.


• Dapat mencapai efisiensi maksimal.
• Merangsang berkembangnya keterampilan fungsional.
• Sesuai untuk organisasi yang menghasilkan produk dalam jenis terbatas.
b) Kekurangan

• Respon terhadap perubahan lambat.


• Pengambilan keputusan cenderung menumpuk pada top management.
• Koordinasi antar fungsi kurang baik.
• Inovasi terbatas pada fungsi sendiri.
• Pandangan terhadap sasaran organisasi agak terbatas.

2. Struktur organisasi divisional

Banyak perusahaan besar, dengan banyak jenis produk, diorganisasikan


menurut struktur organisasi divisional. Bila struktur organisasi perusahaan menjadi
terlalu komplek dan tidak praktis bagi struktur fungsional, manajer perlu membentuk
divisi-divisi semi otonomi, dimana setiap divisi merancang, memproduksi dan
memasarkan produknya sendiri.

a) Kelebihan:

• Meletakkan koordinasi dan wewenang yang diperlukan pada tingkat yang sesuai
bagi pemberian tanggapan yang cepat.

• Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan


lingkungan divisi yang khas.

• Merumuskan tanggung jawab secara jelas dan memusatkan perhatian pada


pertanggung jawaban atas prestasi kerja, yang biasanya diukur dengan laba atau
rugi divisi.

7
• Membebaskan para kepala eksekutif untuk pembuatan keputusan strategik lebih
luas dan memungkinkan konsentrasi penuh pada tugas-tugas.

• Cocok untuk lingkungan yang cepat berubah.

• Mempertahankan spesialisasi fungsional dalam setiap divisi.

• Tempat latihan yang baik bagi para manajer strategik.

b) Kekurangan:

• Menyebabkan berkembangnya persaingan “dysfunctional” potensial antar


sumber daya – sumber daya perusahaan dan konflik antara tugas-tugas dan
prioritas-prioritas.

• Masalah seberapa besar delagasi wewenang yang diberikan kepada manajer-


manajer divisi.

• Masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya-biaya


overhead perusahaan.

• Dapat menimbulkan tidak konsistennya kebijaksanaan antara divisi-divisi.

• Masalah duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu.

Organisasi divisional dapat mengikuti pembagian divisi-divisi atas dasar produk,


wilayah (geografis), langganan, dan proses atau peralatan.

2.1 Struktur organisasi divisional atas dasar produk

Setiap departemen bertanggung jawab atas suatu produk atau


sekumpulan produk yang berhubungan (garis produk). Divisionalisasi produk
adalah pola logik yang dapat diikuti bila jenis-jenis produk mempunyai teknologi
pemrosesan dan metoda-metoda pemasaran yang sangat berbeda satu dengan
yang lain dalam organisasi.

8
Bagan Organisasi Divisional suatu perusahaan
manufakturing atas dasar produk.

2.2 Struktur Organisasi divisional atas dasar wilayah

Struktur organisasi wilayah, kadang-kadang juga disebut struktur


organisasi daerah, regional atau geografis, adalah pengelompokan kegiatan-
kegiatan menurut tempat dimana operasi berlokasi atau dimana satuan-satuan
organisasi menjalankan usahanya. Faktor-faktor lokasi yang terutama menjadi
pertimbangan adalah sumber bahan mentah, pasar dan tenaga kerja.
Perusahaan yang menjual produknya diberbagai wilayah yang tersebar luas,
dapat membaginya menjadi kelompok-kelompok wilayah dengan manajer
tersendiri (area manager) untuk setiap wilayah. Perusahaan-perusahaan jasa,
perbankan dan peruahaan-perusahaan bukan manufakturing lainnya lazim
diorganisasikan atas dasar wilayah, dengan membuka kantor-kantor cabang.
Sebagai contoh struktur organisasi atas dasar wilayah dalam suatu perusahaan
manufacturing dapat dilihat pada gambar.

Bagan organisasi Divisional suatu perusahaan


manufakturing atas dasar wilayah.

2.3 Struktur organisasi divisional atas dasar langganan

9
Struktur organisasi langganan adalah pengelompokan kegiatan-kegiatan
yang dipusatkan pada penggunaan produk atau jasa tertentu. Pembentukan
divisi ata dasar langganan ini terutama digunakan dalam pengelompokan
kegiatan-kegiatan penjualan atau pelayanan, dan diperlukan bila suatu divisi
menjual sebagian besar atau semua produknya kepada suatu kelas langganan
tertentu. Sebagai contoh, perusahaan elektronika mungkin mempunyai divisi-
divisi yang terpisah untuk langganan militer, industri dan konsumen. Sebagai
suatu pedoman umum, perusahaan-perusahaan manufacturing dengan garis
produk yang sangat beraneka ragam cenderung diorganisasikan atas dasar
langganan atau produk.

Bagan Organisasi suatu perusahaan manufacturing


atas dasar langganan

10
2.4 Struktur organisasi divisional atas dasar proses atau peralatan

Struktur organisasi proses atau peralatan adalah pengelompokan


kegiatan-kegiatan atas dasar proses atau peralatan produksi. Hal ini sering
dijumpai dalam departemen produksi. Kegiatan-kegiatan suatu pabrik
menufacturing dapat dikelompokkan menjadi departemen-departemen
pemboran, penggilingan, penggergajian, perakitan dan penyelesaian terakhir.
Tipe struktur organisasi ini mempunyai kegunaan bila mesin-mesin atau
peralatan-peralatan yang digunakan memerlukan ketrampilan-ketrampilan
pengoperasian khusus atau akan lebih ekonomis bila kapasitas digunakan
sepenuhnya.

Pendekatan proses atau peralatan terutama ditentukan atas dasar


pertimbangan ekonomis.Tidak seperti departemen fungsional, suatu divisi
menyerupai perusahaan yang terpisah. Kepala divisi terutama memusatkan
perhatiannya pada operasi divisinya, bertanggung jawab atas laba atau rugi,
dan bahkan mungkin bersaing dengan satuan-satuan lainnya dalam
perusahaan yang sama. Tetapi suatu divisi bukan merupakan kesatuan yang
bebas seperti halnya perusahaan yang terpisah. Dalam hal ini, seorang manajer
divisi tidak dapat membuat keputusan-keputusan sebebas pemilik perusahaan
terpisah, karena dia masih harus melaporkan kegiatannya kepada direktur
pusat. Sebagai pedoman umum, wewenang kepada divisi terbatas bila
keputusan-keputusannya akan mempengaruhi kegiatan divisi-divisi lain.

11
3. Struktur organisasi campuran (hybrid)

Struktur organisasi ini tersusun dari satu atau lebih tipe-tipe lainnya.
Struktur organisasi campuran (hybrid) bermaksud untuk mengkombinasikan
kebaikan-kebaikan kedua tipe disain fungsional dan divisional dengan
menghindari kekurangan-kekurangannya.

D. Langkah-langkah dalam menentukan orang-orang yang akan bekerja dalam


perusahaan

1. Job analysis

Proses yang sistematis dari menghimpun informasi dari tugas, kewajiban dan
tanggung jawab dari pekerjaan tertentu.

• Analisis penyusunan kepegawaian: Informasi pekerjaan.

• Desain organisasi : menganalisis elemen, menyusun posisi orang.

• Redesain pekerjaan : untuk meningkatkan metode pekerjaan, mengurangi


kesalahan, eliminasi yang tidak perlu, perbaikan kinerja.

12
2. Job description

Dari rangkaian tugas-tugas yang sudah dideskripsikan sebelumnya, kita bisa


memberikan kesimpulan posisi apakah yang dibutuhkan dalam perusahaan tersebut.

3. Job requirements

Job requirements secara sederhana bisa diartikan sebagai sejumlah kualifikasi


yang dipersyaratkan oleh perusahaan untuk mencari dan menyaring kandidat yang
memiliki kemampuan dan kompetensi untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik,
sesuai dengan posisi atau jabatan yang butuhkan.

4. Recruitment

Adalah proses penarikan sekelompok kandidat untuk mengisi posisi yang lowong.
Perekrutan yang efektif akan membawa peluang pekerjaan kepada perhatian dari orang-
orang yang berkemampuan dan keterampilannya memenuhi spesifikasi pekerjaan.

Tujuan Rekrutmen

• Untuk memikat sekumpulan besar pelamar kerja sehingga organisasi akan


mempunyai kesempatan yang lebih besar untuk melakukan pemilihan terhadap
calon-calon pekerja yang dianggap memenuhi standar kualifikasi organisasi.

• Tujuan pasca pengangkatan (post-hiring goals) adalah penghasilan


karyawan-karyawan yang merupakan pelaksana-pelaksana yang baik dan akan
tetap bersama dengan perusahaan sampai jangka waktu yang masuk akal.

• Upaya-upaya perekrutan hendaknya mempunyai efek luberan (spillover


effects) yakni citra umum organisasi haruslah menanjak, dan bahkan pelamar-
pelamar yang gagal haruslah mempunyai kesan-kesan positif terhadap perusahaan.

5. Placement

Adalah penempatan individu dalam pekerjaan yang sesuai kemampuan mereka.

13
14
III. Contoh Organization and Management Planning

• Visi

1. Menjadi mitra terbaik dalam bidang pariwista

2. Memajukan dan melestarikan nilai-nilai budaya daerah Indonesia

• Misi

1. Memberikan pelayanan maksimal untuk mencapai perjalanan yang


menyenangkan dan yang tidak dapat mudah dilupakan

2. Memberikan rasa aman dalam perjalanan dengan menyediakan kendaraan


dalam kondisi prima yang dikendarai oleh pengemudi terbaik, terlatih serta
berpengalaman.

3. Menyediakan sarana transportasi bus pariwisata dengan fasilitas terbaik,


harga yang pantas sebagai sarana yang utama untuk memenuhi kebutuhan
kenyamanan wisata dalam perjalanan.

• Motto

" YOUR COMFORT IS OUR TOP PRIORITY"

Mengutamakan kenyamanan pelanggan dalam setiap pelayanan kami.


Menjadi mitra yang ramah dalam menemani setiap perjalanan Anda.
Mengubah perjalanan biasa menjadi luar biasa berkesan.

• Struktur Organisasi

• Job Description

1. Presiden Direktur

15
Memimpin, menjalankan dan mengembangkan bisnis dengan dibantu
manajer-manajer yang bertugas di bawahnya

2. Manajer Produksi

a. Memfasilitasi, mengatur, mengontrol dan meningkatkan kemampuan


sumberdaya manusia

b. Memaksimalkan effisiensi waktu dan alat transportasi yang dimiliki

c. Meminimalkan biaya operasional

16
3. Manajer Pemasaran

a. Merencanakan strategi pemasaran.


b. Mengadakan pembinaan dan pengembangan jalur pemasaran.
c. Menyelenggarakan riset pasar
d. Mengupayakan dan memenuhi undangan tender yang didapat.
e. Mengkoordinasikan proses penawaran dengan fungsi terkait.
f. Menyajikan informasi harga perkiraan dari pemilik/pesaing.
g. Melaksanakan penerapan sistem manajemen mutu yang
dikembangkan perusahaan.
h. Membina fungsi di lingkungannya dan SDM yang menjadi tanggung
jawabnya sesuai dengan arah perkembangan perusahaan.
i. Melaksanakan koordinasi dengan pihak eksternal yang terkait dengan
fungsi pemasaran dalam rangka upaya optimalisasi perolehan
pesanan, undangan tender.
j. Evaluasi tender yang kalah dan kondisi pasar
4. Manajer Keuangan

a. Menerima, memeriksa tagihan dari vendor dan membuat rekapnya


untuk memastikan pembayaran terkirim tepat waktu

b. Menginput penerimaan pembayaran dari pelanggan, dan pembayaran


ke supplier dengan tepat waktu dan akurat untuk memastikan
ketepatan waktu dan keakuratan penerimaan maupun pembayaran

c. Mengarsip seluruh dokumen transaksi untuk menjaga ketertiban


administrasi dan memudahkan penelusuran dokumen

d. Melakukan stock opname setiap akhir bulan untuk melihat


ada/tidaknya selisih jumlah barang di gudang dan catatan di keuangan

5. Manajer Personalia

a. Mendukung kerja dari HRD.

b. Mengarsip database karyawan

c. Payroll dan pembayaran benefit lainnya

d. Pencatatan cuti tahunan

• Rencana Strategik

1. Shortterm Goal
17
a. Melayani lebih dari 25% aktivitas pariwisata daerah Jawa Tengah

b. Memiliki kenaikan jumlah konsumen hingga 10% pada akhir kuartal III
tahun 2010

c. Membuka kantor cabang baru untuk daerah Jawa Barat

18
2. Longterm Goal

a. Menguasai hingga 75% aktivitas pariwisata di Pulau Jawa pada akhir


tahun 2013

b. Membangun kantor cabang baru dalam usaha menguasai pasar Pulau


Jawa pada kahir tahun 2013

19

Common questions

Didukung oleh AI

Different organizational structures have varied impacts on efficiency and coordination. A functional structure, ideal for stable environments, fosters high functional efficiency by maximizing skill specialization but often faces challenges in inter-functional communication and slow decision-making . In contrast, a divisional structure, which is adaptable in rapidly changing environments, enhances responsiveness and strategic focus but can lead to internal competition and duplicated resources. The hybrid structure attempts to blend the benefits of both functional and divisional structures, aiming to achieve neither's downsides. Effective coordination hinges on the clarity of roles and efficient communication pathways within the selected structural framework .

The vision and mission of an organization serve as the foundation for its sustainability. A vision provides a long-term goal or ideal state the organization aims to achieve, helping it become more directed and purposeful in its actions. The mission, on the other hand, describes the organization’s purpose and the key reasons for its existence, guiding each member toward productive roles. Without a clear vision and mission, an organization may lack direction and longevity as it won't know what to achieve or which steps to pursue to reach those achievements. Therefore, they are crucial for ensuring the organization's long-term sustainability through goal alignment and strategic focus .

The 'management by objectives' approach encourages participation in goal setting, improving employee engagement and productivity, as employees feel valued and integral to the organization's success. However, drawbacks include the time-consuming nature of setting goals and reaching consensus, which may not suit dynamic business environments. This approach can also inadvertently cause employees to prioritize personal objectives over team collaboration, reducing teamwork effectiveness. Additionally, in practice, decision-making may still skew toward top-level management, potentially making MBO seem more formalistic than transformative .

Job analysis is critical for organizational staffing and development, as it systematically gathers detailed information about job requirements and responsibilities, providing a foundation for recruitment, selection, and training processes. It identifies the skills and competencies required for each role, aiding in the creation of accurate job descriptions and specifications. This clarity ensures effective placement and development of employees, aligning their abilities with organizational needs. Furthermore, by refining role expectations and competencies, job analysis supports performance management and career development, crucial for maintaining a skilled and motivated workforce .

SWOT analysis enhances strategic planning by providing a structured approach to evaluate an organization’s internal strengths and weaknesses, as well as external opportunities and threats. This holistic view allows organizations to leverage strengths and opportunities while mitigating weaknesses and threats, ensuring informed and balanced strategic decisions. It provides a basis for setting realistic goals and priorities, aligning resources with strategic objectives, and maintaining organizational flexibility to adapt plans as needed based on external changes. By integrating SWOT analysis, the strategic planning process becomes more effective, comprehensive, and aligned with the organization’s long-term vision .

The divisional organizational structure enhances quick responses to environmental changes by granting divisions semi-autonomy tailored to specific products, markets, or regions. This proximity to their unique environments allows divisions to adapt strategies swiftly without needing extensive top-management involvement. However, challenges include potential resource duplication and inconsistent policies across divisions. Additionally, intra-company competition might arise, and over-delegation could reduce overall alignment with corporate goals. Thus, while divisional structures promote adaptability, they require careful management to maintain harmony and efficiency across the organization .

Single-use plans are designed for one-time achievements, such as specific projects or targets like 'building six plants,' offering clear focus and resource allocation but lacking flexibility for future adaptations. Standing plans, such as policies or procedures, provide continuity and established guidelines for recurring activities, enhancing efficiency and consistent decision-making. However, they may inhibit innovation if overly rigid or not updated frequently enough to reflect evolving organizational goals and environmental factors. Balancing adaptability of single-use plans with the stability of standing plans is crucial for effective organizational planning .

An organization's philosophy and values are instrumental in shaping its goal-setting and decision-making processes. They serve as ethical guidelines and criteria for selecting appropriate objectives aligned with the organization's purpose and ideals. When faced with options, decision-makers can rely on these core values to choose actions that reflect the organization's identity and ethical commitments. Additionally, they act as parameters for evaluating the success in achieving the organization's vision, ensuring that all actions taken contribute directly to the overall integrity and coherence of organizational efforts. Thus, these elements are deeply embedded in all critical levels of strategic planning .

Strategic plans are broad and long-term, guiding the entire organization's direction by aligning with its vision and mission. They involve setting comprehensive goals that shape the entire organization's overall strategic framework. Operational plans are focused on day-to-day activities and are derived from the broader strategic plans; they specify the detailed actions needed to achieve these goals. While strategic plans provide the overarching objectives, operational plans break down these objectives into manageable actions. The interaction between the two ensures that daily operations are aligned with the organization's long-term goals, maintaining coherence between immediate actions and broader strategic objectives .

Key elements of the planning process include setting tasks and goals, observing and analyzing contributing factors, exploring possible approaches to reach objectives, and synthesizing these alternatives while considering strengths, weaknesses, opportunities, and threats (SWOT analysis). Critical steps involve defining what needs to be done (tasks), what the anticipated results are (goals), and using tools like 5W+1H questions as a guide, ensuring plans are realistic, flexible, stable, and balanced. Each of these steps ensures that a plan is comprehensive and effectively sets the direction for achieving organizational objectives .

Anda mungkin juga menyukai