Information Documentaire

In this article, the authors report on an ongoing data life cycle management national project realized in Switzerland, with a major focus on long-term preservation. Based on an extensive document analysis as well as semi-structured interviews, the project aims at providing national services to respond to the most relevant researchers’ data life cycle management needs, which include: guidelines for establishing a data management plan, active data management solutions, long-term preservation storage options, training, and a single point of access and contact to get support. In addition to presenting the different working axes of the project, the authors describe a strategic management and lean startup template for developing new business models, which is key for building viable services.

Developing research in different fields is defendable as well as necessary for the development of disciplines and knowledge construction in general. The progress of qualitative and quantitative approaches is based on hard competitiveness and high level of innovation. This increases the need of a rigorous management of research process which should be more and more accurate and traceable to ensure a good data management approach. Considering this context, European Council stipulates a directive to require a good research data management in order to reinforce the ability of researchers to conduct properly their research activities (European Commission, 2016). For example the H2020 projects requires a Data Management Plan (DMP) since January 2017. In Switzerland, this tendency was clearly confirmed. Swiss researchers have been submitting their proposals to funding agencies without any requirement for research data management so far. However, the Swiss National Science Foundation will require a DMP since October 2017. Researchers are not prepared. They don't know how it impacts their work and are looking for solutions to comply with these new requirements. This paper draws a general portrait of a recent Swiss project on this subject: data life cycle management applied on research data: DLCM 1. It presents, first, an over view of the main objectives and major dimensions of DLCM project and second, it will focus on one those latest which is dealing with training, consulting and teaching in the field of research data management.

City-Zen is an interactive spatio-temporal knowledge-browsing platform that aims to valorise cultural heritages. Considering the explosive growth of information, data and knowledge sharing can ensure valuable interdisciplinary applications. While many organizations propose relevant data sets, they are hardly accessed, analysed and reused because of the formats inconsistency and the inappropriate information browsing and visualization. The goal of the project is to valorise the existing cultural heritage through a citizen centric design platform. Based on information qualities, the use case of this project involves a user willing to discover the history of a region and to embark in a cultural journey in the past. This paper exposes the main functionalities Cityzen application and shows how those latest should reach the different user needs. It illustrates how historical and cultural heritage valorisation can take advantage from the advancement of new technologies, multimedia & mobile and how those technologies should promote tourism services.

Purpose This paper aims to describe an interdisciplinary and innovative research conducted in Switzerland, at the Geneva School of Business Administration HES-SO and supported by the State Archives of Neuchâtel (Office des archives de l'État de Neuchâtel, OAEN). The problem to be addressed is one of the most classical ones: how to extract and discriminate relevant data in a huge amount of diversified and complex data record formats and contents. The goal of this study is to provide a framework and a proof of concept for a software that helps taking defensible decisions on the retention and disposal of records and data proposed to the OAEN. For this purpose, the authors designed two axes: the archival axis, to propose archival metrics for the appraisal of structured and unstructured data, and the data mining axis to propose algorithmic methods as complementary or/and additional metrics for the appraisal process. Design/methodology/approach Based on two axes, this exploratory stud...

Gestion des risques informationnels dans les organisations CASTELO, Giselle et BOLLIGER, Monika iii Résumé L'usage de technologies et médias dans les sociétés modernes ont mis sur le devant de la scène les risques techniques, informatiques et plus récemment les risques informationnels. L'information et le patrimoine informationnel constituent une vraie richesse pour l'entreprise. Mais l'information circule, se partage et plus elle est partagée, plus elle risque d'être malmenée. La gestion des risques informationnels, la sécurité de l'information, font l'objet de plus en plus d'études au vu des conséquences que peuvent avoir la fuite, le vol ou la divulgation d'informations importantes. Notre démarche est exploratoire. La première étape était de parcourir la littérature et de faire un état de l'art des risques informationnels, puis de comparer la littérature à la réalité sur le terrain par des interviews dans les milieux professionnels en Suisse romande. La recension des écrits a révélé que ces risques apparaissent dans les ouvrages sur la gestion des risques, la sécurité informationnelle ou des SI, la protection de l'information ou du patrimoine informationnel, dans le domaine de la gouvernance de l'information, en archivistique et en intelligence économique. Dans la gestion des risques, le risque informationnel occupe encore une place marginale que ce soit dans la littérature ou sur le terrain. Il s'efface derrière d'autres risques. C'est au niveau de l'identification du risque qu'il faut prendre conscience de son existence et de son importance. S'il est identifié, sa gestion n'est, à priori, pas problématique, car la gestion des risques est bien documentée et réglée par des normes et des professionnels du risque. Nous disons « à priori », car la gestion des risques n'est pas faite que de tableaux d'évaluations, d'analyses et de traitements de risques. La gestion implique aussi la définition de tâches, de responsabilités. Gestion des risques informationnels dans les organisations CASTELO, Giselle et BOLLIGER, Monika iv

Some decades ago, interest in studying the archival appraisal function was diversified to deepen theoretical principles (Jenkinson, 1922; Schellenberg, 1956; Samuels, 1992; Cook, 1992b; Eastwood, 1992b; Duranti, 1994; Couture, 1999), strategies (Booms, 1972; Samuels, 1986; Cook, 1992b; Eastwood, 1992b; Couture, 1999) and their implementation process techniques, instruments and criteria (Ham, 1984; Boles & Young, 1991; Cook, 2001a, 2001b). However, all these contributions have not yet studied the nature of appraisal results that compose historical archives. The following four elements explain the nature of this problem. First, from the perspective of documentary heritage, the lack of studies on the definition and measurement of the quality of historical archives prevents verification as whether archive materials are significant. Second, at the administrative level, the current practice of appraisal does not yet invest in a meticulous examination of the nature of its results. Third, i...

Cet article décrit le portrait de la contribution des principes de la fonction d'évaluation des archives, à savoir le principe du respect des fonds, le principe du cycle de vie des documents et la théorie des valeurs des documents. Cette description vise essentiellement l'identification des pistes pertinentes quant l'étude de la définition et de la mesure du concept de qualité des archives définitives. Mots-clés : Évaluation des archives. Qualité des archives. Archives définitives. Principes archivistiques. Resumo Este artigo apresenta um quadro da contribuição dos princípios da função de avaliação dos arquivos, notadamente o princípio de respeito aos fundos, o princípio do ciclo de vida dos documentos e a teoria de valor dos documentos. Esta descrição visa essencialmente à identificação dos caminhos pertinentes quanto ao estudo da definição e de medida do conceito de qualidade dos arquivos definitivos. Palavras-chave: Avaliação de arquivos. Qualidade dos arquivos. Arquivos definitivos. Princípios arquivistas.

Introduction Il est établi que la gestion des archives fait bel et bien partie des fonctions managériales qui assure la gestion des ressources informationnelles d’une organisation dont notamment les documents et les archives consignées. Dans ce domaine, contrairement aux autres interventions managériales, les efforts sont investis davantage dans le développement des processus d’application, que dans l’examen méticuleux de la qualité des documents et les enjeux de leur mesure. Approfondir la qualité des documents est une étape importante sans laquelle on ne peut améliorer la composition de notre patrimoine documentaire, d’autant plus que du point de vue économique, l’absence de méthodes et d’instruments servant à la mesure de la qualité de nos archives, entrave la justification de l’investissement matériel, technique, financier et humain que leur conservation implique. Cependant, un prérequis est à vérifier avant de s’engager dans l’étude de la qualité des archives, il faut s’entendr...

La maturité de la gouvernance de l'information dans les administrations publiques européennes : la perception de la gouvernance de l'information dans l'administration publique genevoise ANDERFUHREN, Sandrine, ROMAGNOLI, Patrizia iii Résumé Dans une société où l'essor des technologies numériques est exponentiel, des dangers pèsent sur le droit qu'ont les citoyens à accéder à une information disponible, fiable, protégée et transparente. En effet, les administrations publiques voient leur gestion de l'information devenir de plus en plus complexe, notamment à cause d'une infobésité toujours plus grandissante, de la fragilité de l'information numérique et de ses formats ainsi qu'avec une multiplication importante des lois, normes et règlements régissant cette évolution numérique. On constate dès lors un écart important se creuser entre les besoins informationnels des citoyens et les pratiques des services publiques, ayant du mal à suivre ce développement : dans le but de comprendre ce décalage et de le réduire, notre projet de recherche s'est intéressé à la gouvernance informationnelle, qui offre une réponse adaptée à cette problématique. De par son approche multidimensionnelle, sa prise en compte de la gestion des risques et d'autre part sa considération de l'information comme ressource, la gouvernance s'inscrit parfaitement dans les besoins administratifs des services publics et de leurs citoyens. La maturité de la gouvernance de l'information dans les administrations publiques européennes : la perception de la gouvernance de l'information dans l'administration publique genevoise ANDERFUHREN,

Purpose – This paper aims to present a recent study on the definition and measurement of quality dimensions of public electronic records and archives (QADEPs: Qualités des archives et documents électroniques publics). It develops an original model and a complete method with tools to define and measure electronic public data qualities within public institutions. It highlights also the relationship between diplomatics principles and the measurement of trustworthiness of electronic data in particular. This paper presents a general overview of the main results of this study, with also illustrative examples to demonstrate the feasibility of measuring the qualities of electronic archives in the context of public institutions. Design/methodology/approach – This research was conducted in two phases. The first one was the conceptual phase in which the quality dimensions were identified and defined with specific sets of indicators and variables. The second phase was the empirical phase which ...

A coerência dos vários componentes da função avaliação arquivística implica o respeito a três exigências: 1) evidência da teoria e dos conceitos constitutivos e capacidadeespecifica, o que representa o valor dos originais; 2) a capacidade da estratégia de avaliação integrar os conceitos que se relacionam ao valor dos originais como definidopela teoria; 3) a capacidade do processo institucional de sua aplicação conformar-se à estratégia e respeitar suas bases teóricas. Dessa forma, apresenta-se, primeiramente, umesboço do conceito "função" no contexto da avaliação arquivística. A seguir, discorre-se sobre bases teóricas, estratégias e métodos relacionados, técnicas e critérios de aplicação e, finalmente, a instrumentação de realização, de acordo com cinco autores-chave da avaliação arquivista: H. Booms (1970, 1972, 2002), H. Samuels (1986), T. Cook (1992, 1994, 1997, 1999), T. Eastwood (1992, 2002) e C. Couture (1998, 1999, 2002).

City-Zen is an interactive temporal knowledge-browsing platform that aims to valorise cultural heritages. While many organizations propose relevant data sets, they are hardly accessed, analysed and reused because of the formats inconsistency and the inappropriate information browsing and visualization. The goal of the project is to valorise the existing cultural heritage through a citizen centric design platform. The use case of this project involves a user willing to discover the history of a region and to embark in a cultural journey in the past. This project addresses a novel approach of data analysis of both assessment methods of data quality and spatio-temporal information. The proposed paper will describe the approach, its model and its implementation tests in the context of the State of Wallis.

Comment préserver l'authenticité des documents lors de leur archivage numérique ? C'est un défi permanent pour les archivistes de tous pays. Pour y répondre, l'aide des chercheurs est nécessaire. C'est l'objet du projet InterPares qui totalise vingt ans de travaux. Son symposium tenu les 8 et 19 février derniers au Costa Rica en a souligné les résultats majeurs

Le «White Paper for a Swiss Information Provisioning and Processing Infrastructure 2020» a été élaboré au cours de la première année de la période de subventionnement, pour servir de guide de mise en oeuvre du programme CUS P-2. Il décrit les conditions-cadres du programme, conduit à la formulation d’une stratégie de mise en oeuvre via plusieurs étapes de travail et, pour finir, définit les mesures concrètes qui devront être encouragées pendant la période de subventionnement s’étendant jusqu’en 2016. Le Livre blanc forme la base d’élaboration et d’évaluation des propositions de projets traitées pendant cette période.The “White Paper for a Swiss Information Provisioning and Processing Infrastructure 2020” was compiled in the first year of the funding period as the basis for implementing SUC P2. It documents the framework conditions for the program, describes the development of an implementation strategy over several stages and finally sets out the concrete measures that are to be sup...