L’information dans
l’entreprise
Définition de l’information
L’information tout renseignement qui peut se représenter,
s’écrire, se dire pour être transmis entre des hommes et/ou
entre des machines
On peut la définir aussi comme tout élément susceptible
d’être utilisé par l’entreprise pour sa gestion
Cycle de traitement de l’information
Toute prise de décision réfléchie exige plusieurs opérations préparatoires.
Ainsi, le traitement de l’information passe essentiellement par certaines
étapes à savoir :
• La saisie : c’est l’enregistrement des données sur un support ;
• La collecte : c’est le regroupement des données élémentaires ou de base ;
•Le traitement : il s’agit de toute opération de transformation de
l’information (calcul, comparaison, tri...) ;
• La diffusion : c’est l’édition des résultats du traitement et leur mise à la
disposition de l’utilisateur.
• L’archivage : le stockage des informations après le processus de
traitement
L’origine de l’information
La qualité de l’information
L’information va être utilisée et communiquée et elle va permettre de
prendre des décisions. Il est donc primordial qu’elle soit :
• Fiable : il s’agira de vérifier l’origine de l’information, son authenticité
et sa validation. La confiance qu’on peut accorder à l’information
permettra de mesurer son degré d’exactitude.
• Pertinente : on dit qu’une information est pertinente si elle est
adaptée aux besoins de l’entreprise ou du décideur.
• Actuelle : l’information doit être récente et à jour.
• Accessible, c'est-à-dire qu'on peut l'obtenir facilement
Information Fiable
il s’agira de vérifier l’origine de l’information, son authenticité et sa
validation. La confiance qu’on peut accorder à l’information permettra
de mesurer son degré d’exactitude.
Information Pertinente
On dit qu’une information est pertinente si elle est adaptée
aux besoins de l’entreprise ou du décideur
Accessible
c'est-à-dire qu'on peut l'obtenir facilement .
Actualisée
l’information doit être récente et à jour
Rôle de l’information
• Elle améliore et enrichit nos connaissances (diminue le risque et
l’incertitude) ;
• Instrument de liaison avec l’environnement (communication avec les clients,
fournisseurs…) ;
• Facteur de motivation des salariés ;
• Facteur d’efficacité avec le quotidien de l’entreprise (ex : traitement des
commandes) ;
• Aide à la prise décision.
Pour l'entreprise, l'information est une ressource choisie par l'entrepreneur
qu'il va utiliser pour améliorer sa connaissance de l'environnement et ainsi
prendre ses décisions en connaissance de cause
Types d’information
Les informations peuvent être classées en catégories ou types. Cette
typologie permet de caractériser les informations utilisées :
• Selon la source
• Selon la nature
• Selon le domaine
• Selon le niveau d’utilisation
• Selon le sens de communication
Selon leur source
Interne :
Elles proviennent des services de l’entreprise. Ex : décisions de la
direction
Externe :
- Partenaires (clients, fournisseurs…). Ex : commande, conditions de
vente
- Environnement général (presse). Ex : demande d’emploi…
Selon la Nature
Ecrites :
- De nature quantitative : donnant lieu à des calculs. Ex : salaire
envisagé
- De nature textuelle. Ex : contrat de travail, consignes…
Orales :
L’information transmise doit être claire et bien structurée. Ex : entretien
d’embauche, réunion
Selon le domaine
- Commerciales : Elles concernent les services achats, vente, mercatique.
Ex : montant du chiffre d’affaires par produit, enquête de marché…
- économiques : Elles émanent d’organismes économiques. Ex : presse
économique, statistique nationale…
- juridiques et sociales : Ce sont les lois et règlements. Ex : taux de la
T.V.A, cotisations sociales…
- techniques : Elles concernent les produits, les techniques de
production, les matériels. Ex : caractéristiques des produits…
- comptables, financières : Elles émanent des services concernés. Ex :
comptes, journal, bilan, montant des investissements…
Selon le niveau d’utilisation
- stratégique engage durablement l’avenir de l’entreprise. Ex : quel(s)
produit(s) vendre et sur quel(s) marché (s) ?
- tactique organise les moyens dont dispose l’entreprise. Ex : effectif
du personnel, budget, politique commerciale…
- opérationnel Mise en œuvre des moyens : décisions courantes,
souvent répétitives. Ex : rédiger le contrat de travail, achat de
matières premières …
Selon le sens de communication
- descendante L’information circule de la direction vers les
subordonnés. Ex : directives, ordre…
- ascendante L’information circule d’un subordonné vers un supérieur.
Ex : suggestions, comptes rendus…
- latérale L’information circule entre les personnes de même niveau
hiérarchique. Ex : information de travail entre employés du même
service ou de services différents
RECHERCHE DE L’INFORMATION
La qualité de l’information dépend en grande partie de son origine.
C’est pourquoi, l’entreprise doit utiliser rationnellement ses sources
d’information, Les sources de l’information de l’entreprise peuvent être
• Sources Internes
• Sources Externes
Sources Internes
• le service du personnel gère le fichier du personnel dans lequel on trouve l’identité des
salariés, leur grade, leur ancienneté et tout ce qui touche à leur carrière ;
• le service ventes gère le fichier des clients (nom, adresse, téléphone, mode de
règlement...) et les tarifs applicables à tous les produits de l’entreprise ;
• le service achats ou approvisionnements dispose du fichier des fournisseurs (nom,
adresse, téléphone, fax, etc.) et des catalogues de fournitures, produits, matériels ou
matières premières.
• Les services techniques disposent d’un fichier pour chaque machine, appareil ou véhicule
de transport, des fiches de procédures pour décrire la façon d’effectuer les tâches, de
fichier de stocks pour connaître les quantités de produits, matières ou fournitures
disponibles ;
• les services administratifs et comptables possèdent la documentation nécessaire
(annuaires dictionnaire, codes juridiques......) et les comptes de l’entreprise.
Sources Externes
Elles sont extérieures à l’entreprise. Il existe des organismes officiels qui diffusent des
informations publiques (Chambre de commerce, greffe des tribunaux de commerce...) et
des sociétés privées spécialisées dans l’information (presse, banques de données ....).
Exploitation des sources :
L’information peut se présenter à l’entreprise sous deux manières :
- Spontanée : informations parvenues à l’utilisateur sans que la volonté de ce dernier
intervienne. Ex : publicité, offre d’un fournisseur...
- Recherchée : Informations qui sont trouvées volontairement par l’utilisateur, à la suite
d’une démarche de sa part. Ex : enquête, appel d’offre, Internet...
L’information que l’on recherche ne se trouve pas toujours uniquement sous une forme
physique ; il est, en effet, possible d’accéder à des sources documentaires informatisées.
Base de données et banque de
données
Bases de données : Une base de données est un ensemble centralisé et
structuré de données, accessible aux différents utilisateurs. Chacun accède à
tout moment aux données et logiciels qui lui sont nécessaires pour les
traitements dont il est chargé. Elle est gérée par un Système de Gestion de
Bases de Données (S.G.B.D). Ex : Access, …
Banques de donnée Elle réunit un ensemble d’informations organisées,
enregistrées sur support informatique et pouvant être consultées à distance
par l’intermédiaire d’ordinateurs et de réseaux de communication. Les
informations recherchées sont directement utilisables : texte original,
schéma, (données numériques ou textuelles)
