SECRETARIAT DE

DIRECTION
FORMER, WORKSPACE
 Plan de la
formation
1. Ethique et déontologie
a. Ethique
b. Déontologie
2. Généralités et définition
a. Définition
b. Profil et rôle
c. Positionnement et relation
d. A savoir
2. Savoir faire
e. Outils
f. Renseignement et orientation
g. Expression orale et écrit
h. Planning et travail en équipe
 Ethique et déontologie

A. L'éthique et la déontologie relèvent d'un premier niveau de discours qui

exprime le souci de la normativité. L'une manifeste le souci du devoir et de
la prescription et l'autre exprime le souci de la recherche du fondement et
des finalités de l'obligation, avec comme objectif principal l'élaboration d'un
art de vivre.
 l'éthique est un discours portant sur les valeurs. Aussi, nous avons
élaboré ce document autour des principales valeurs que se doit de
prôner un(e) secrétaire au regard de sa mission et attribution de
développement de sa personne premièrement et de l’organisation dans
laquelle ce dernier évolue. Par conséquent, nous avons voulu éviter de
classifier ou de définir ce qui est le bien ou le mal, mais plutôt proposer
à la communauté un document qui permet à chacun de nous d'adhérer
et de s'approprier les valeurs qui y sont décrites
 Enfin, l'éthique relève essentiellement de l'autodiscipline et elle
présuppose l'existence d'une motivation qui incite au contrôle libre,
autonome et interne de ses comportements et de ses actions. Elle
présuppose également l'existence de la liberté humaine qui permet à
l'individu de choisir un comportement donné en fonction des impératifs
émanant de sa conscience.
B. La déontologie: Le terme « déontologie » vient du grec deontos, qui veut
dire « devoir ». Dans son sens courant, il renvoie aux obligations que des
personnes sont tenues de respecter dans leur travail. C’est un ensemble
des devoirs, des obligations et des responsabilités qui incombent à une
personne lors de l'exercice de ses fonctions.
Suite

 3. Activités
 a. Accueil physique et téléphonique
 b. Agenda et planification
 c. Traitement documents
 d. Gestion de la petite logistique
 Définition
 Le secrétariat consiste à s’occuper du courrier, de la communication
(mail et téléphone), de la rédaction des documents, de l’emploi du
temps, etc. d’un bureau, d’une direction ou d’une entreprise

 Les types de secrétariat (assistanat):

 Secrétaire/assistant de manager : gérer et organiser l’emploi du
temps, rédiger les documents;
 Secrétaire administrative: gérer l’organisation du service;
 Secrétaire juridique: gérer et organiser l’emploi du temps des juristes
 Secrétaire de direction: assister les cadres dans ses taches
quotidienne de gestion.
 Le secrétariat de direction se charge de toutes les taches
administratives et de l’accueil des visiteurs mais aussi de
l’organisation de son service et de la gestion de l’emploi du temps de
son supérieur hiérarchique
 GENERALITES

 Profil  Rôle
 Multi tâches  Accueil et orientation
 Ordonnée
 Gestion du carnet d’adresse
 Méthodique
 Gestion de l’agenda
 Disponible

 Gestion des documents
Ecoute
 Sens de la communication  Gestion de bureau (Fourniture)
 Compétences : Maitrise de l’outil  Gestion financière
informatique(bureautique)

 Organisation du travail du
Communication orale et écrite
service
 Gestion du temps
 Gestion du stresse et du bien être au
travail
 SUITE

 Positionnement  Relations pro:

 Liaison hiérarchique: Directeur,  Cadres hiérarchiques et
directeur adjoint, les fonctionnels;
responsables de la direction.  Responsables de services;
 Liaison fonctionnelle: Cadres  Secrétaire général et autres
administratives, cadres assistants
supérieurs, secrétariats générale,
 Partenaires
autres secrétaires ou assistants.
 Personnels de l’entreprise pour la
gestion
 Visiteurs.
 POSITIONNEMENT &
RELATION
 Le métier de secrétaire de direction consiste en grande partie à
accompagner le dirigeant de l’entreprise, il s’agit du bras droit du boss. il
assure son secrétariat, l’assiste dans la gestion administrative et son
organisation. Il prends ses rendez vous, gère son agenda, organise ses
déplacements, prépare ses réunions, accueille ses visiteurs, réalise un suivi
d’activité, classe et archive les documents.
 De la gestion de courrier à la recherche, en passant par la saisie et mise en
forme de documents et la rédaction des comptes rendus d’activités, une
secrétaire de direction effectue des taches administratives traditionnelles
et stratégiques.
 Pour assurer au poste de secrétaire de direction, il faut posséder certaines
qualités et compétences tels que: présentation et expression (physique,
orale et écrite), sens de l’organisation, sens du contact et services,
capacité à prioriser l’information, accueil, dynamisme et discrétion,
réactivité, maitrise du pack office…
 SAVOIR FAIRE

 La mission du secrétaire/assistante de direction consiste à assurer le bon

déroulement de la direction sur le plan administratif et organisationnel.
 Le travail d’une secrétaire se passe essentiellement sur son bureau.
il/elle s’appuiera sur différents matériels de bureau mis à votre
disposition. Le/la secrétaire est amené à rester assise la majorité de la
journée. Sans les fournitures et le matériel nécessaires, une secrétaire
ne peut mener à bien les missions et les taches qui lui sont assignées.
 Le travail d’un(e) secrétaire repose sur une organisation irréprochable,
en plus de gérer son cadre supérieur, il/elle doit aussi effectue d’autres
taches.
 SAVOIR FAIRE
(SUITE)
Fournitures Matériels Logiciel/Application
- Tampon/Encreur - Fauteuil de bureau - Pack MS office (Word,
-
Excel, PowerPoint, Outlook,
- Classeur Table de bureau one note,
- Enveloppe - Souris - Cloud (drive, Dropbox)
- Agenda/Carnet - Ordinateur(Desktop & - Trello
Laptop)
- Bloc-notes - Dashlane
- Photocopieuse/Imprimante
- Post-it - Canevas
- Scanner
- Calendrier - Online work ( zoom,
- Fax
- Stylos/Marqueur Microsoft team, Google
- Smartphone meet)
- Papiers
- Clé USB/Disque dur externe
- Agrafeuse
- Signataire
 SAVOIR FAIRE
RENSEIGNEMENT ET
ORIENTATION
ACTIONS DE BASES ACTIONS SPECIFIQUES
 Actions:  Remettre des documents de
références à l’arrivée des
- Accueil physique, téléphonique, mail. visiteurs
- Etudier une demande, renseigner  Tenir un registre des visiteurs
selon la demande, orienter selon la
 Elaborer ou mettre en ordre
demande, contrôler l’accès et la
circulation, rechercher les des documents
informations et mettre à jour ces  Enregistrer, trier et valider
informations. les courriers
- Compétences : Veille  Conseiller un interlocuteur
informationnelle, système  Connaissances: Outils
d’information, techniques de bureautiques, méthode de
prévention et gestion de conflit, classement et archivages,
modalités d’accueil, utilisation technique de numérisation,
d’outils collaboratifs etc. système de communication.
 EXPRESSION ORALE ET
ECRITE

Améliorer ou adapter son écrit et son parler est un besoin et un atout dans
la vie professionnelle.
 En tant que secrétaire/assistant(e) il vous sera demandé de formuler et
classer l’information, d’argumenter, de résumer, d’introduire ou conclure,
de rédiger des documents, de présenter, d’exposer, de négocier, d’établir
des synthèses et de constituer un dossier.
 La progression thématique est la façon dont les phrases s’enchainent par
rapport au thème abordés.
 Narratifs (présentation des actions et réflexions successives), injonctifs
(beaucoup utilisé dans la pub, permet de martelée sur un produit dans
chaque phrase); Explicatifs (phrases à enchainement déductif, en
particulier); Descriptif (accumulation des détails à propos d’un ensemble à
décrire.
 S’exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés. Articuler à
voix audible et prenez un ton rassurant pour être compris et écouter.
Utiliser à chaque fois des synonymes
 PLANNING ET TRAVAIL EN
ASTUCES TRAVAIL EN
EQUIPE
ASTUCES PLANNING EQUIPE
 Prioriser et gérer son temps:  Définir des objectifs: Fixer des objectifs
Rédiger quotidiennement une individuel et les résultats attendus,
liste en priorisant les taches chaque membre doit connaitre son rôle
et son apport dans le travail;
selon l’importance et
l’urgence, tout en laissant un  Communiquer: Etre clair et transparent,
espace pour les requêtes faire le point sur l’avancement du travail
immédiates et être à l’écoute;
 Développer: améliorer les compétences
 Panier ‘’ à faire ‘’: Un espace
et les talents, identifier les points forts
réservé pour les choses à et faibles. Que chaque membre fasse
faire dans la journée afin preuve de confiance et de respect
d’évaluer les choses qui reste envers les autres;
à faire  Organiser: Définir et attribuer un
périmètre d’activité et une mission bien
précise.
 ACCUEIL PHYSIQUE ET
TELEPHONIQUE
 ACCUEIL : ETAPES D’UN ACCUEIL REUSSI
 Premier contact: • Saluer et recevoir l’interlocuteur, • Identifier
l’interlocuteur, • Repérer la nature/l’objet de la visite/appel, •
Prendre en charge l’interlocuteur.
 Gestion de l’attente: • Accueillir chaque personne, •
Occuper le temps d’attente, • Etre disponible, • Compatir.
 Le départ du client: • Etre sympathique, chaleureuse et laisser
une bonne impression, • Accompagner l’interlocuteur vers la porte
et le saluer, • (Préparer le prochain rendez vous en donnant envie
à l’interlocuteur de revenir).  Autres: • Organiser de l’accueil et
préparer la documentation ou les outils de l’activité, • Etre
souriante, disponible à répondre aux attentes des interlocuteurs, •
Gérer l’image professionnel, • Remonter l’information.
 AGENDA & PLANIFICATION
 Surveiller la fréquence de programmation d’une activité et la
prévoir en avance,
 Ne jamais supprimer une activité récurrente, garder les
traces et changer la date de fin de la récurrence,
 Vérifier ce qui est prévu à l’agenda avant d’ajouter, de
supprimer ou de délocaliser une réunion tout en tenant
compte de la disponibilité de votre supérieur,
 Identifier les types d’activités en utilisant un code couleur
pour chaque activité, aussi minime qu’elle soit,
 Les entrées dans l’agenda doivent contenir un minimum
d’information comme: • Type d’activité, • Date, heure et lieu,
• Personnes qui sont/doivent être présentes, • But/Objet de la
rencontre, • Documentations et outils rattachés à l’activité.
 Etapes de planification des taches: • La hiérarchisation des
taches, • L’ordonnancement des taches, • Classement sur le
planning, • L’identification des risques.
 TRAITEMENT DES
DOCUMENTS
 Le traitement du document se décompose en plusieurs étapes
successives qui peuvent varier selon la nature du document traité,
 Le traitement des documents couvre des taches allant de la réception
du document à sa mise à disposition,
 La chronologie du circuit du document change selon les divers
établissements,  La typologie du traitement des documents: •
Traitement matériel: réception, estampillage, étiquetage, réparation et
classement; • Traitement technique: catalogage, exemplarisation,
scannage, impression, habillage; • Traitement intellectuel: analyse
documentaire, élaboration et conception.
 La rédaction d’un compte rendu doit être synthétique, doit contenir
des éléments qui aide à la décision, il doit être anonyme et doit avoir
les informations suivantes: le nom de la structure, la date et le lieu de
l’activité, l’ordre du jour, les noms et fonctions des participants
présents et absents, les différents sujets abordés;  La rédaction du
rapport doit avoir un style doit être sobre, précis, neutre, impersonnel
et objectif et doit être sur un contenu de plus ou moins six pages.
 GESTION DE LA PETITE
LOGISTIQUE
 La petite logistique est composée des fournitures de bureau de
votre supérieur hiérarchique et du votre;
 Pour éviter le bazar, il faut pensé à disposer les fournitures en
fonction de la fréquence d’usage, par exemple: mettre à portée de
main les fournitures courantes, mettre en bas les objets lourds et
moins utilisés et mettre en hauteur les objets légers peu utilisés;
 Toujours contrôler l’accès aux fournitures à utilisation commune;
 Organiser les fournitures en stock;
 Utiliser les fournitures avant de vous réapprovisionner;
 Etablir une stratégie de réapprovisionnement;
 Tenir un journal d’inventaire périodiquement.