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THEME:

Use Excel efficiently : Part I

 Présenté par:
Mlle BARARUNYERETSE Valérie
Brain Consulting Limited

Le samedi 18/09/2017: Salle de Conférence

bureau de Douala

08h00 – 11h00
 INTRODUCTION

Excel est un tableur. Il est une application conçue pour créer et utiliser des
tableaux, appelés ici « feuilles de calcul ».
Dans Word, on travaille sur un document.
Dans PowerPoint, on travaille sur une présentation.
Dans Excel, on travaille sur un classeur. Par défaut, le classeur est enregistré dans
un fichier portant l’extension « .xlsx » lorsque qu’il s’agit de MS 2007-2010 ou
alors l’extension « .xls » lorsqu’il s’agit de MS 1997-2003

Démarrez Excel.
Le ruban contient les deux onglets spécifiques supplémentaires « Formules » et «
Données ».
Le titre du fichier par défaut est « Classeur1 ». La fenêtre principale affiche une
partie de la feuille de calcul active. Par défaut, le nom de la feuille, écrit sur le
premier onglet, est « Feuil1 »
 1. L’ECRAN
L’écran comprend le ruban, juste en dessous une barre avec deux zones de saisie,
puis la fenêtre principale qui est le classeur. Le classeur est amovible, par cliqué-
glissé sur sa barre de titre.
En-dessous du classeur, on trouve la barre d’état, puis la barre des tâches.

Le classeur

Un classeur est constitué de feuilles, ayant chacune un onglet. Cliquer sur un

onglet permet d’afficher la feuille correspondante.
L’onglet sur fond blanc désigne la feuille active.
Par défaut, le classeur comporte 3 feuilles, donc 3 onglets. On peut en rajouter, le
nombre maximal étant 255 feuilles.
A gauche des onglets, des boutons fléchés de défilement permettent d’accéder à
l’onglet souhaité, dès lors qu’ils sont nombreux et que certains sont masqués.
Pour afficher la liste de toutes les feuilles du classeur : clic droit sur l’un de ces
boutons. Cliquer ensuite sur une feuille permet de l’afficher.
Suite aux onglets correspondant aux feuilles existantes, un onglet d’info-bulle «
Insérer une feuille de calcul » permet d’insérer une nouvelle feuille.
A droite des onglets, une petite barre verticale  permet, par cliqué-glissé,
d’afficher plus ou moins d’onglets (le pointeur se transforme en double-flèche).
 Dimension des fenêtres – Les deux fenêtres de l’écran

 Pour dimensionner une fenêtre, il y a deux méthodes :

• On peut utiliser les boutons de dimension des fenêtres, situés en haut à droite :
1: ce bouton permet de réduire la fenêtre à un titre dans la barre d’état (en bas de
l’écran) ;
2 : ce bouton permet d’afficher la fenêtre en taille réduite ;
3: ce bouton permet d’afficher la fenêtre en plein écran ;
4: la croix ferme la fenêtre.

• On peut dimensionner les fenêtres par cliqué-glissé sur leur bordure. Si on effectue
un cliqué-glissé sur un angle (le pointeur se transforme en double-flèche oblique),
on modifie à la fois la largeur et la hauteur de la fenêtre.
 L’écran comprend deux fenêtres :
• la fenêtre du programme, constituée du ruban, du bouton Microsoft Office et des différentes
barres (barre de titre, barre d’outils Accès rapide, barre des deux zones de saisie, barre d’état
et barre des tâches) ;
• la fenêtre du classeur, constituée de sa barre de titre, de la feuille de calcul, des onglets et
des outils de défilement. Par défaut, elle a une taille plein écran.

Elles ont chacune deux boutons de dimension, ainsi qu’un bouton de suppression.
Par défaut, les boutons de dimension du classeur sont situés à côté du bouton d’aide, d’icône le
point d’interrogation. Afin de bien visualiser la fenêtre du classeur, appuyez sur le bouton du
classeur , d’info-bulle « Restaurer la fenêtre ».
Pour déplacer la fenêtre, cliquez-glissez sur sa barre de titre. Pour la redimensionner, vous pouvez
cliquer-glisser sur ses bordures, également utiliser les boutons de dimension, situés dans sa barre
de titre, à droite.

 Affichage de feuilles appartenant à des classeurs différents

• Quand on travaille sur des feuilles appartenant à plusieurs classeurs (donc à plusieurs
fichiers), on ne peut toutes les afficher en plein écran. On est obligé de réduire plus ou moins
leur affichage.
La feuille de calcul

 Colonnes et lignes
Une feuille de calcul comporte :
- 16 384 colonnes, dont les cases d’en-tête sont nommées de A à Z, puis de AA à AZ,
puis de BA à BZ, de CA à CZ, et ainsi de suite jusqu’à XFD ;
- 1 048 576 lignes, dont les cases d’en-tête sont numérotées de 1 à 1 048 576.

La feuille de calcul totalise donc plus de 17 milliards de cellules (16 384 *1 048 576).
De quoi faire bien des calculs !
Chaque cellule est référencée par la lettre, ou les deux ou trois lettres, de sa colonne,
suivie du numéro de sa ligne, sans espace entre les deux. Les lettres des colonnes et
les chiffres des lignes sont indiqués dans les cases d’en-tête de la feuille. Excel ne
reconnaissant pas la casse des lettres (majuscules ou minuscules), autant tout écrire
en minuscules.
Quand le pointeur est sur une case d’en-tête, il se transforme en flèche noire,
désignant la colonne ou la ligne correspondante. Quand il est sur une cellule, il se
transforme en croix blanche.
 Cellule active, Plage de cellules, Zone active
A l’ouverture du classeur, la cellule active par défaut est A1.
Quand plusieurs cellules sont sélectionnées :
La fond de la cellule active reste blanc, tandis que les autres cellules sélectionnées
changent de couleur
les cases d’en-tête correspondant changent de couleur.

Plage de cellules : tout rectangle de cellules est appelé « plage de cellules », ou « plage
». Dans une plage, la cellule active par défaut est la cellule située en haut à gauche.
On désigne une plage par la référence de sa 1ère cellule en haut à gauche, suivie d’un
double-point, puis de la référence de sa dernière cellule en bas à droite (exemple :
B7:E12).
Zone active : c’est la plus petite plage de cellules, commençant par la cellule A1, et
contenant toutes les données de la feuille.
Le nom de la cellule active apparaît dans la zone nom, située à gauche de la barre de
formule, juste au-dessus de la feuille de calcul. Par défaut, le nom d’une cellule est sa
référence Colonne Ligne (exemple : F5). On verra qu’on peut aussi lui attribuer un nom
(exemple : Total).
Fractionnement de l’affichage de la feuille

Il est pratique de diviser en 2, ou en 4, l’affichage de la feuille afin de visionner,

éventuellement de modifier divers endroits de la feuille.
Pour cela, cliquez-glissez sur l’un des deux (ou sur les deux) curseurs de
fractionnement, étroits rectangles situés juste au-dessus de la barre de défilement
verticale, ou juste à droite de la barre horizontale (le pointeur se transforme en double
flèche).
Chaque nouvelle zone d’affichage est dotée de sa propre barre de défilement.
Les zones d’affichage font partie de la même feuille de calcul. Toute modification sur
l’une sera effectuée sur la feuille.
Zone de nom et barre de formule
Juste au-dessous de la barre de titre du classeur, s’étend une barre contenant deux
zones :
• Zone de nom
La « Zone Nom » contient le nom de la cellule active.

• Barre de formule
La barre de formule est située à droite de la « Zone Nom ». On peut écrire dans la
cellule, ou bien écrire directement dans cette zone. Le résultat est le même.
Quand la saisie est longue, il est plus pratique d’écrire dans la barre de formule. La
saisie ne risque pas de recouvrir d’autres données de la feuille. Cette barre est par
ailleurs extensible en largeur et en hauteur.

Paramétrage du logiciel
Certaines caractéristiques du logiciel sont paramétrables. Pour modifier les
paramètres, et personnaliser ainsi le logiciel, affichez la fenêtre « Options Excel » :
activez le bouton Office > Options Excel.
2. BARRE D’ETAT : CALCULS ET MODES D’AFFICHAGE

La barre d’état peut afficher en particulier (faire un clic droit sur la barre,
puis, dans la liste « Personnaliser la barre d’état », cocher les options
souhaitées)
• Des calculs, après sélection d’une plage de cellules : moyenne des valeurs
de la plage, nombre de cellules vides, nombre de cellules contenant des
valeurs (et non du texte), la somme des valeurs de la plage, le minimum
et le maximum des valeurs.

• Trois modes d’affichage : « Normal », « Mise en page » et « Aperçu des

sauts de page ». Afin que les trois boutons de ces modes d’affichage
soient présents sur la barre d’état, l’option « Afficher les raccourcis » doit
être cochée.
GESTION DES FEUILLES DE CALCUL
La gestion des feuilles passe par leurs onglets. Pour nommer, sélectionner, insérer,
supprimer, copier ou déplacer une ou plusieurs feuilles, on opère sur les onglets.
Pour afficher la liste des noms de toutes les feuilles du classeur, faites un clic droit
sur l’un des boutons de défilement des onglets. Cliquer sur un nom affiche la feuille.

 Nommer une feuille

Double-cliquez sur l’onglet. Le nom de l’onglet s’affiche en surbrillance. Saisissez le
nouveau nom de la feuille.

 Couleur de l’onglet
Pour choisir la couleur d’un onglet : clic droit sur l’onglet > Couleur d’onglet.
Choisissez la couleur. Quand la feuille correspondante est sélectionnée, son nom est
souligné de cette couleur ; quand elle ne l’est pas, tout l’arrière-plan de l’onglet
revêt cette couleur.
 Sélectionner des feuilles
Pour sélectionner une ou plusieurs feuilles, on procède ainsi :
- Une feuille : clic sur l’onglet. L’onglet de la feuille sélectionnée devient blanc ;
- Des feuilles adjacentes : clic sur l’onglet de la 1ère ; Maj + clic sur l’onglet de la
dernière ;
- Des feuilles non adjacentes : clic sur l’onglet de la 1ère ; Ctrl + clic sur chaque autre
onglet de feuille ;
- Toutes les feuilles du classeur : clic droit sur un onglet > Sélectionner toutes les
feuilles.
Pour annuler la sélection de feuilles, cliquez sur un onglet non sélectionné. A défaut
d’onglet visible non sélectionné, faites un clic droit sur l’onglet souhaité > Dissocier les
feuilles (Ungroup Sheets). Tous les autres onglets seront désélectionnés.

• Groupe de travail
Plusieurs feuilles sélectionnées constituent ce qui est appelé « un groupe de travail ».
Dès que deux feuilles sont sélectionnées, cette appellation est indiquée dans la barre
de titre, juste après le nom du classeur : [Groupe de travail].
Quand il y a constitution d’un groupe de travail, les saisies sur la feuille active peuvent
être répercutées sur les autres feuilles du groupe.
 Insérer des feuilles
• Pour insérer une seule feuille, après les feuilles existantes : activez l’onglet «
Insérer une feuille de calcul ». Sélectionnez autant d’onglets que de feuilles à
insérer.
• Ou, sous l’onglet Home, dans le groupe « Cellules », ouvrez le menu déroulant du
bouton « Insérer » > « Insérer une feuille ».

Les nouvelles feuilles s’insèrent à gauche de la sélection.

 Supprimer une feuille

Clic droit sur l’onglet > Supprimer.
On ne peut pas récupérer les feuilles supprimées par le bouton Annuler Frappe, situé
sur la barre d’outils Accès rapide.
On peut sélectionner plusieurs feuilles, puis les supprimer d’un bloc.
 Déplacer ou Copier une feuille

- Avec la souris
• Déplacer : sélectionnez l’onglet à déplacer, puis cliquez-glissez dessus jusqu’à
l’emplacement souhaité. Le curseur prend la forme d’une feuille.
• Copier : cliquez sur l’onglet de la feuille. Puis Ctrl + cliquez-glissez jusqu’à
l’emplacement souhaité. Le curseur prend la forme d’une feuille avec le signe +.
La nouvelle feuille prend le nom de la feuille d’origine suivie du n° d’exemplaire
placé entre parenthèses : par exemple Feuil1 (2), pour la 1ère copie de la feuille
Feuil1.
On peut déplacer ou copier plusieurs feuilles à la fois en sélectionnant les onglets
correspondants avant de cliquer-glisser.

- Avec la fenêtre « Déplacer ou copier »

Sélectionnez les feuilles à déplacer ou à copier. Pour afficher la fenêtre « Déplacer

ou copier », faites un clic droit sur un onglet sélectionné > Déplacer ou copier.
Renseignez la fenêtre, puis validez.
 Conserver l’affichage des intitulés des lignes et des colonnes

Quand la zone active de la feuille de calcul est très large, il n’est plus possible de voir ses
colonnes de titres quand on affiche des colonnes trop à droite.
De même, quand la zone active de la feuille s’étale sur une grande hauteur, on ne peut plus
voir ses lignes de titres quand on affiche les lignes du bas.
Les lignes et colonnes de titres sont appelées des « volets ». Pour conserver l’affichage des
volets :

- Sélectionnez la cellule à gauche de laquelle les colonnes resteront affichées, et au-dessus

de laquelle les lignes resteront affichées ;
- Sous l’onglet « View » dans le groupe Fenêtre, sélectionner le bouton « Freeze panes ».
Deux traits noirs continus apparaissent, pour indiquer la présence des volets.

Pour supprimer les volets : sous la liste déroulante « freeze panes », sélectionner le bouton
« Unfreeze panes »
 Travailler sur plusieurs classeurs
 Ouvrir plusieurs classeurs
Si on veut travailler sur plusieurs classeurs, il faut commencer par les ouvrir.
• Affichez la fenêtre « Ouvrir » : bouton Office > Ouvrir. Si les fichiers sont dans le
même dossier, faites Ctrl + clic sur chaque nom de classeur à ouvrir. Puis ouvrez les
classeurs en activant le bouton « Ouvrir » de la fenêtre.
• L’un affiche une feuille sur l’écran, les autres ont leur nom affiché sur la barre des
tâches.

 Basculer d’un classeur à l’autre

• Une fois les classeurs ouverts, vous pouvez en afficher une feuille, par simple clic,
dans la barre des tâches.
• Ou bien : sous l’onglet « View », activez le bouton « Switch windows», puis affichez
le classeur souhaité.
• Ou encore naviguer avec Alt + Tab
 Afficher le même classeur dans plusieurs fenêtres
• Ouvrez le classeur. Sous l’onglet « View », activez le bouton « New window». Le
nom de la 2ème fenêtre est celui du classeur suivi de « :2 ».
• Toute modification dans une fenêtre est effectuée sur le classeur.

 Disposer les fenêtres des classeurs ouverts

• Sous l’onglet « View », cliquez sur le bouton « Arrange all». La fenêtre propose
plusieurs options : Mosaïque, Horizontal, Vertical ou Cascade. Tous les classeurs
ouverts, qu’ils soient réduits à leur nom dans la barre des tâches, ou qu’une de
leurs feuilles soit affichée, également les fenêtres d’un même classeur, seront
disposés selon l’option choisie.
• En cochant la case « Fenêtres du classeur actif », il ne sera affiché que les fenêtres
du même classeur (voir paragraphe précédent « Afficher le même classeur dans
plusieurs fenêtres »).
• Pour retrouver l’affichage initial, cliquez sur le bouton Agrandir d’une fenêtre.
 Comparaison de feuilles de deux classeurs côte à côte
Si deux classeurs ont une structure similaire, il est intéressant de les mettre côte à
côte, et les faire défiler simultanément afin de comparer facilement leurs données :
• - Ouvrez les deux classeurs ;
• - Activez le premier classeur ;
• - Dans le groupe « View », activez le bouton « View Side by Side».

Les deux classeurs apparaissent l’un en dessous de l’autre.

Le bouton d’info-bulle « Défilement synchrone » est activé. Le déplacement dans l’un
des deux classeurs induit le déplacement dans l’autre.
Le bouton « Rétablir la position de la fenêtre », situé sous le bouton précédent,
permet si nécessaire de diviser l’écran en deux parties égales pour chacun des
classeurs.
Pour revenir à l’affichage normal, désactivez le bouton « Afficher côte à côte ».
PROTEGER FEUILLES ET CLASSEURS
Comme tout fichier, on peut protéger un classeur lors de son premier enregistrement, en utilisant
la fenêtre « File > Protect Workbook».
Vous pouvez définir un mot de passe pour la lecture, ainsi qu’un mot de passe pour sa
modification.
• Un classeur en « lecture seule » est modifiable, mais les modifications ne pourront pas être
enregistrées. Il est en revanche proposé d’enregistrer une copie du fichier, contenant les
modifications apportées.
• Il existe divers autres moyens pour protéger classeurs et feuilles de calcul.

 Protection d’un classeur

• Marquer comme final
Un classeur marqué comme final, ne peut plus être modifié, sinon il faut désactiver le marquage.
C’est juste pour décourager les modifications. Il peut également vous permettre lorsque vous avez
plusieurs versions d’un document de savoir laquelle est la dernière.
Pour marquer le classeur en cours, activez le File> Info > Protect workbook > mark as final. Une
icône d’info-bulle « Marqué comme final » apparaît dans la barre d’état.
Pour désactiver le marquage, effectuez l’opération inverse pour désactiver l’option « Marquer
comme final
 Masquer un classeur
• Pour masquer le classeur en cours, il faut faire View> Window> Hide
Le classeur à ce moment n’est plus visible. Fermer Excel et enregistrer les modifications. Essayer de
rouvrir le fichier à partir de son emplacement original, Excel va s’ouvrir, mais pas votre fichier. Alors
vous pouvez l’afficher en faisant View> Window> UnHide

 « Protéger le classeur » en cours

Info> Protect Workbook> Encrypt with password
Le fichier ne peut être ouvert alors que si le mot de passe est inséré.

Info> Protect Workbook> Protect Current sheet

Une liste déroulante apparaît, vous permettant de faire des restrictions sur la feuille en question. Par
exemple, interdire à un utilisateur d’insérer des lignes, etc. Le fichier est donc ici en lecture seule avec
impossibilité de le modifier.

Info> Protect Workbook> Protect workbook structure

• Cocher la case « Structure » empêche de modifier la structure, par exemple d’ajouter ou de
supprimer des feuilles, ainsi que d’afficher les feuilles masquées.
• Cocher la case « Fenêtres » empêche le changement des tailles ou des positions des fenêtres.
On peut saisir un mot de passe pour protéger l’accès à cette fenêtre. Suite à la protection de la feuille,
le bouton « Protéger le classeur » devient le bouton « Oter la protection de la feuille »
 Masquer/afficher une feuille
Right clic sur l’onglet > Hide

 Verrouiller et/ou masquer la sélection de cellules

• Masquer : après protection (étape précédente), les contenus des cellules
masquées ne s’afficheront pas dans la barre de formule. Pour masquer les cellules,
faites un clic droit sur la sélection > Format de cellule. Ouvrez la fenêtre « Format
de cellule » à l’onglet « Protection », et cochez la case « Masquée ». Cette fenêtre
contient également la case à cocher « Verrouillée ».
• Verrouiller : toutes les cellules sont verrouillées par défaut. Pour verrouiller ou
déverrouiller des cellules, on peut utiliser la fenêtre « Format de cellule », ou bien
le menu déroulant du bouton « Format » du groupe « Cellules ».
 Attribution d’un mot de passe à une sélection de cellules
L’attribution d’un mot de passe à une sélection de cellules s’effectue en plusieurs
étapes :
- Otez la protection de la feuille, si elle est protégée ;
- Sélectionnez les cellules à protéger ;
Review >Changes >Allow users to edit ranges , cliquez sur « Nouvelle » ;
• - Dans la fenêtre « Nouvelle plage », saisissez un mot de passe ;
• - De retour dans la fenêtre « Permettre la modification des plages », cliquez sur le
bouton « Protection de la feuille ». La protection de la feuille est nécessaire pour
l’attribution d’un mot de passe à la sélection de cellules.
 SELECTION DE CELLULES
La sélection peut être effectuée avec le clavier et la souris;
Pour désélectionner, cliquez n’importe où (s’il s’agit d’une seule cellule, cliquez en dehors de la
cellule).
Pour sélectionner :
 Une cellule
Pointez sur la cellule. Le pointeur ayant la forme d’une croix blanche, cliquez. Ou bien, atteignez
la cellule avec les touches fléchées du clavier.
Si vous êtes en cours de saisie, validez (par exemple, en tapant Entrée), avant de sélectionner
cette cellule en cliquant dessus.
 Pour atteindre :
• la cellule A1 : Ctrl + Home ;
• la dernière cellule de la zone active (la plage commençant par A1 et qui contient toutes les
données) : Ctrl + Fin ;
• la première cellule de la ligne active : Home
• une cellule en bordure de la zone de cellules (zone entourée de cases d’en-tête de lignes ou
de colonnes, ou de cellules vides) : pointez sur la bordure de la cellule active, en direction de
la cellule à atteindre. Quand le pointeur se transforme en croix fléchée, double-cliquez. Par
exemple, si vous souhaitez atteindre la dernière cellule à droite de la zone, pointez sur la
bordure droite, puis double-cliquez.
 Des cellules faisant partie de la ligne ou de la colonne de la cellule active

• Pour sélectionner toutes les cellules situées entre la cellule active et la cellule en
bordure de zone, appuyez sur la touche Maj en double-cliquant sur la bordure de
la cellule active en direction des cellules à sélectionner.
 Une plage de cellules
• Cliquez-glissez de la première à la dernière cellule.
• Ou bien sélectionnez la première cellule, puis appuyez sur la touche Maj et
sélectionnez la dernière cellule de la plage.
 Des cellules non adjacentes (isolées, en plages, en colonnes ou en lignes)
• Sélectionnez le 1er élément ; puis appuyez sur la touche Ctrl et sélectionnez les
autres en cliquant dessus.
 La zone de la cellule active
• Tapez : Ctrl + *
 Une colonne ou une ligne
• Pointez sur la bordure externe de la case de l’en-tête. Le pointeur se transforme en
flèche ; cliquez.
- Si on veut sélectionner la colonne ou la ligne de la cellule active :
• la colonne de la cellule active : Ctrl + Espace ;
• la ligne de la cellule active : Maj + Espace.
A chaque fois, toute la colonne ou toute la ligne de la feuille est sélectionnée.

- Des colonnes ou des lignes adjacentes

• Cliquez-glissez sur les cases d’en-tête des colonnes ou des lignes à sélectionner.
• Ou bien : sélectionnez la 1ère, puis tapez Maj + clic sur la dernière.

- Des colonnes ou des lignes non adjacentes

• Sélectionnez la première ; puis Ctrl + clic pour sélectionner chacune des autres.

 Toutes les cellules de la feuille

• Avec la souris : pointez la case de l’intersection entre les deux lignes d’en-têtes
(horizontale et verticale). Le pointeur se transforme en croix blanche ; cliquez. Toutes les
cellules de la feuille sont sélectionnées ;
• Avec le clavier : Ctrl + A.
 SAISIE DANS LES CELLULES
 Saisie d’une même valeur dans toutes les cellules d’une plage
Sélectionnez la plage. Saisissez la valeur. Validez avec Ctrl + Entrée.

 Saisie d’un nombre sous forme de texte

Il suffit de le faire précéder d’une apostrophe. De type texte, il est aligné à gauche.
• Après validation, un triangle vert apparaît alors en haut à gauche de la cellule,
signalant que ce nombre est de type texte (il ne pourra donc pas faire partie de
formules mathématiques).
• Quand la cellule est sélectionnée, une balise s’affiche à côté. Elle précise qu’il s’agit
d’un nombre stocké sous forme de texte et elle offre le choix entre diverses
possibilités, par exemple celle de convertir la saisie en type nombre.
 Saisie semi-automatique de données de type texte
Lorsqu’on effectue des saisies de type texte dans une colonne, Excel les mémorise.
Après avoir tapé une ou plusieurs lettres dans une nouvelle cellule de la colonne,
dès qu’Excel reconnaît une saisie précédente, elle est automatiquement proposée.
Il ne doit pas y avoir de cellule vide entre la cellule active et la cellule reconnue.
Tapez sur Entrée pour valider la saisie proposée et passer à la cellule suivante.

Il y a également la possibilité, à tout moment, d’afficher la « Liste déroulante de

choix » : faites un clic droit dans une cellule de la colonne > « Pick from Drop Down
List».
• Apparaissent dans cette liste tous les contenus de type texte de la colonne,
même ceux d’en-dessous. La liste s’arrête dès qu’il y a une cellule vide.
• Cliquez sur un élément de la liste affiche son contenu dans la cellule.
 Saisie restreinte
Data> Data tools> Data validation permet de restreindre une saisie.
Il est par exemple possible de restreindre la saisie à un nombre entier supérieur à
16.
Commencez par sélectionner les cellules concernées par l’application d’une saisie
restreinte.
• Le premier onglet « Settings» permet de définir la restriction à appliquer.
• Le deuxième « Input message» permet de saisir le message à afficher lors de la
sélection de la cellule.
• Le troisième « Error alert» permet de saisir le message à afficher en cas
d’erreur de saisie.
Application AS2: cas des SAP, cas de la feuille 2340

 Vérification orthographique
Pour lancer la vérification orthographique Review> Proofing> ABC Spelling
 SERIES DE DONNEES
La procédure de création d’une série évite de saisir une à une les données. Elle est
plus rapide et plus fiable que la saisie individuelle de chaque élément d’une série.
On peut créer une série dans tous les sens (vers le bas, le haut, la droite ou la gauche).
Pour créer une série numérique (linéaire ou géométrique), une série chronologique ou
une série alphanumérique. on se servira :
• du cliqué-glissé simple à partir du petit carré noir du contour , le pointeur a la
forme d’une croix noire + ;
• du menu de la balise active qui apparaît en fin de cliqué-glissé ;
 Série linéaire
On obtient un élément en ajoutant un nombre fixe, appelé « incrément » ou « pas », à
l’élément précédent.
• Pour la créer, procédez ainsi :
- Saisissez les 2 premiers éléments de la série, sur deux cellules adjacentes, en ligne ou
en colonne (exemple : 0,1 et 0,4. Le pas est 0,3) ;
- Sélectionnez les 2 cellules remplies, puis cliquez-glissez à partir du petit carré noir  sur
les cellules à remplir avec les termes suivants de la série. Relâchez le bouton de la souris
(dans l’exemple, s’affichent 0,7 puis 1, puis 1,3…). Une info-bulle indique le nombre qui
s’affichera dans la cellule. Par cliqué-glissé en sens inverse, on peut réduire la série.

• Pas (incrément) nul : Saisissez un seul élément ; après validation, effectuez un cliqué-
glissé. On obtient des copies de cet élément. Le pas nul est dans ce cas l’option par
défaut. On peut ouvrir le menu de la balise pour incrémenter de 1,
 Série chronologique
Les valeurs d’une série chronologique sont des dates.
Les moyens disponibles pour la créer sont ceux utilisés pour la création de séries
numériques : cliqué-glissé, balise active.
Procédez ainsi :
- Saisissez la date du 1er élément ;
- Cliquez-glissez sur les cellules à remplir. L’option par défaut est ici l’incrémentation de
pas un ;
- Modifiez les saisies si vous le souhaitez, en utilisant :
• une option proposée dans le menu de la balise active. Excel prend en compte que
le 1er élément est une date et propose des options en conséquence (par exemple
« Incrémenter les mois) ;
 DEPLACER
Avant de cliquer-glisser pour déplacer ou copier des cellules, le pointeur doit avoir la forme d’une croix
fléchée.
 Déplacer les valeurs d’une plage de cellules

• Avec la souris
Après sélection, placez le pointeur sur le contour (pointeur en croix fléchée). Cliquez-glissez jusqu’à
l’emplacement désiré.
Le déplacement peut également être réalisé avec la commande Couper

• Avec la commande Couper

- Clic droit sur la plage > Couper (ou Ctrl + X ; ou dans le groupe « Presse-papiers », activez le bouton
Couper). La sélection est entourée d’une bordure clignotante (qui sera supprimée après collage, ou bien
en double-cliquant dans une cellule, ou encore en tapant sur la touche Echap) ;
- Sélectionnez la cellule qui sera la 1ère de la plage de destination ;
- Clic droit > Coller (ou Ctrl + V ; ou dans le groupe « Presse-papiers », activez le bouton Coller).
Les valeurs peuvent être déplacées :
• sur une même feuille ;
• sur une autre feuille du même classeur : avec la souris, faites Alt + cliqué-glissé jusqu’à l’onglet de la
feuille de destination, puis continuez jusqu’à l’emplacement souhaité sur la nouvelle feuille ;
• - ou encore sur une feuille d’un autre classeur : affichez les deux feuilles en taille réduite.
 COLLAGE
 Bouton d’options
Juste après collage, un bouton d’options s’affiche à côté des cellules collées. Son menu
déroulant propose diverses options concernant les cellules collées. Les options sont
exclusives l’une de l’autre.

Précisions sur quelques options de collage :

• Valeurs uniquement : collage des valeurs, sans le format ;
• Valeurs et format de nombre : seuls les formats des nombres sont conservés ;
• Lier les cellules : collage des références des cellules copiées. Si on modifie le
contenu d’une cellule originale, le contenu de la cellule résultant de sa copie sera
changé en conséquence. Exemple : la cellule A1 contient le mot « chenille ». On
copie ce mot dans la cellule C3 avec cette option de collage. C3 contient alors $A$1.
Remplaçons le mot « chenille » par le mot « papillon ». Après validation, la cellule
C3 contiendra le mot « papillon »
• Formules : collage des formules, sans la mise en forme ;
• Coller des valeurs : les valeurs, et non les formules, sont collées
• Aucune bordure : collage de tout, sauf des bordures ;
• Transposer : collage avec inversion des colonnes et des lignes ;
• Coller avec liaison : il s’agit de la même option que « Lier les cellules », vue ci-
avant;
• Coller comme lien hypertexte : pour que le lien soit disponible, le classeur doit
avoir été enregistré ;
 File> Clipboard Paste> Special

Pour l’afficher, vous pouvez également faire un clic droit sur la 1ère cellule de la plage de
destination > Paste special
• Rubrique « Coller »
On choisit les éléments collés. Les options sont exclusives.
- Tout : c’est l’option par défaut. Il y a collage de « tout », excepté des largeurs de colonnes ;
- Formats : collage uniquement de la mise en forme C’est l’équivalent du bouton « Reproduire la
mise en forme », situé dans le groupe Presse-papiers ;
- Largeurs des colonnes : collage uniquement des largeurs des colonnes des cellules ;
- Commentaires : collage des seuls commentaires ;

• Rubrique « Opération »
Par défaut, aucune opération n’est effectuée.
Il est possible d’effectuer des opérations entre les données à coller et les données contenues dans
les cellules de destination : addition, soustraction, multiplication et division.
- Soustraction : la donnée de chaque cellule collée est soustraite de la donnée de la cellule de
destination : donnée destination – donnée collée.
- Division : la donnée de la cellule de destination est divisée par la donnée de la cellule collée :
donnée destination / donnée collée.
- Validation : collage des seuls paramètres de validation.
• Autres options
Par défaut, les cellules collées, même vides, « écrasent » les données des cellules de
destination.
- Blancs non compris : quand cette case est activée, les cellules à coller qui sont vides
n’effacent pas le contenu des cellules de destination.
- Coller avec liaison : cette option ne peut être choisie que si, dans la rubrique « Coller
», l’une des cases « Tout » ou « Tout sauf la bordure » a été cochée. Il s’agit de la
même option que « Lier les cellules » vue ci-dessus.
 TRI RAPIDE
Pour trier une colonne de cellules (le tri d’une ligne nécessite l’ouverture de la fenêtre
« Tri », voir ci-après), indiquez d’abord cette colonne :
- Cliquez sur une cellule quelconque de la colonne : avec cette méthode, le tri
s’arrêtera à la première cellule vide trouvée ;
- Ou bien sélectionnez la colonne de valeurs à trier. En ordre croissant, les cellules
vides seront placées en dernier.

En ordre croissant, les chiffres sont placés avant les lettres. Pour les autres caractères
dont vous auriez besoin de connaître l’ordre : saisissez-les sur une colonne,
sélectionnez-les, puis triez-les.
 Fenêtre « Tri » . Data> Sort & Filter> Sort

Elle est principalement utilisée pour un tableau de données . Elle permet de classer les
données sur plusieurs niveaux de critères. Exemple d’un tableau comportant deux colonnes :
noms et prénoms. Un premier critère de classement peut être l’ordre alphabétique des noms.
On peut ajouter un second niveau, l’ordre alphabétique des prénoms (intéressant quand il y a
des homonymes).

Pour une colonne de données, la fenêtre « Tri » permet de préciser si la colonne comporte un
en-tête (exclu du tri) en cochant la case « Mes données ont des en-têtes ».
• On peut également trier une ligne de données. Sélectionnez-la, case d’étiquette exclue.
Activez le bouton « Options » > « De la gauche vers la droite ». Précisez dans la rubrique «
Trier » la ligne concernée.
• Si les données sont des dates, il est proposé comme ordre de tri : « Du plus ancien au plus
récent » ou « Du plus récent au plus ancien ».
 LES FORMULES
Sur le ruban, l’onglet « Formules » regroupe les commandes spécifiques aux formules.

 Toute formule doit commencer par le signe égal =

Le signe égal indique qu’un résultat doit être donné, contrairement à une saisie
simple, sans résultat attendu.
Il n’est pas faux d’écrire dans une cellule = 3, mais cela n’a aucun intérêt. Autant écrire
directement 3.
En revanche, on doit écrire = 5 + 2, si on veut obtenir le résultat de la somme après
validation de la saisie. Si on écrit seulement 5 + 2, on aura toujours l’expression 5 + 2
après validation.

NB: Le pavé numérique d’un ordinateur ne contient pas de signe égal. Remplacez-le par
le signe +, ou par le signe – si la formule débute par un nombre négatif.
 Excel ne distingue pas la casse (majuscule ou minuscule)
• Pour être plus rapide, vous pouvez donc écrire une référence de colonne, un nom
de fonction ou un nom attribué en minuscules.
 Affichage
• Après validation, par exemple en tapant Entrée, le résultat d’une formule apparaît
dans la cellule. La formule saisie est affichée dans la zone de contenu de la cellule.
• Pour afficher les formules de la feuille de calcul : Formulas> Formulas auditing>
Show Formulas.
• Ou bien, pour afficher, puis masquer les cellules, faites : Ctrl + Apostrophe.
• Si une formule est longue, pour que son affichage soit plus lisible, insérez un ou
plusieurs sauts de ligne : Alt + Entrée.

 Indépendance ou dépendance
• Une formule est indépendante lorsqu’elle n’utilise pas la valeur d’une autre cellule
(exemple = 8 * 5 - 6).
• Dans le cas contraire, on dit qu’elle est dépendante (exemple = A3 + B1). On
intègre communément des contenus de cellules dans les formules.
REFERENCES RELATIVES OU ABSOLUES
Dans une formule, on peut désigner une cellule soit par sa référence ColonneLigne
(exemple : = 6*J43), soit par son nom (exemple : =6*quantité, si la cellule J43 a été
nommée quantité).
Quand on saisit sa référence, le contour de la cellule change de couleur et s’entoure de
quatre poignées, ce qui permet de bien la distinguer.

 Nommer une cellule ou une plage de cellule:

Sélectionnez la cellule ou la plage de cellule. Cliquez avec le bouton droit de la souris
et choisissez « Define Name »; Voir comme exemple les DSF.

 Insertion d’une référence

Il existe deux méthodes pour saisir la référence d’une cellule dans une formule :
- soit on la saisit avec le clavier : on tape la lettre de colonne suivi du n° de ligne ;
• soit on la sélectionne avec la souris, méthode particulièrement intéressante quand
il s’agit de sélectionner des plages de cellules.
 Références relatives, absolues et mixtes
- Référence relative
Comme son nom l’indique, elle est relative. Une formule faisant appel à une cellule
avec sa référence relative, mémorise la position de cette cellule par rapport à celle
dans laquelle la formule est saisie.
On se sert fréquemment des références relatives en effectuant la copie d’une formule
sur plusieurs cellules d’affilée.
NB: Pour étendre plus rapidement une formule jusqu’à la cellule « d’en bas », double-
cliquez sur la poignée de la cellule à recopier.

- Référence absolue
Quand la référence à une cellule est absolue, il convient de le préciser sous la forme :
$colonne$ligne. Dans ce cas, même si la cellule est recopiée, la valeur reste celle de la
cellule d’origine. Le symbole $ fige la colonne ou la ligne qui le suit.
- Référence mixte
Il est possible d’indiquer une colonne fixe ($ColonneLigne) et une ligne relative, ou
vice versa (Colonne$Ligne). Exemples : $A8 et A$8.
• Ecriture du symbole $ avec la touche F4
• Pour passer de l’écriture d’un type de référence à un autre, vous pouvez utiliser la
touche F4.
Exemple
• Saisissez dans une cellule =A4.
• Appuyez sur F4. La référence devient $A$4.
• Appuyez à nouveau sur F4. On obtient A$4. Puis $A4. Puis A4.

Exemple d’application: voir feuille 1.

 Audit de formules
Indépendamment de toute erreur, on peut souhaiter auditer une formule, et examiner
- Les liaisons existantes avec d’autres cellules : antécédents, dépendants ;
- Son évaluation, c’est-à-dire le processus de son calcul ;
- Des valeurs de cellules.

Formulas> Formula Auditing> Trace Dependents/Trace Precedents

Il peut être utile de visualiser les liaisons existantes avec d’autres cellules.
• Ces liaisons sont matérialisées par des flèches. Pour supprimer l’affichage des flèches,
Formulas> Formula Auditing> Remove Arrows

 Evaluation d’une formule

Il peut être utile d’examiner le processus d’évaluation d’une formule.
Pour afficher la fenêtre « Evaluation de formule », activez le bouton du même nom.
• « Evaluate » permet de remplacer le terme souligné par son résultat, dans le cadre de
l’évaluation.
• « Step In» permet de suivre le processus de calcul de la formule, pas à pas.
• « Step Out» permet de revenir au niveau supérieur (dans le cadre juste au-dessus).
LES FONCTIONS
Excel propose plus de 300 fonctions, utilisables dans les formules.
L’onglet Formules contient le groupe « Bibliothèque de fonctions ».
Si la fonction est en début de formule, elle doit être précédée du signe égal.

Sauf quelques rares exceptions, une fonction requiert des données, appelées arguments, pour
retourner un résultat.
Les arguments sont mis entre parenthèses. On place des parenthèses même en l’absence d’argument,
afin d’indiquer qu’il s’agit d’une fonction (et non d’un nom de cellule).
Quand il y a plusieurs arguments, ils doivent être séparés par une virgule (SE français: point-virgule)

 Exemples de formules utilisant des fonctions qui ont divers nombres et types d’arguments

- Fonction sans argument

• La formule =TODAY() renvoie la date courante.
• La formule =RAND() renvoie une valeur aléatoire, qui n’est jamais la même, entre 0 et 1.
De la même façon, on peut trouver un nombre aléatoire entre deux nombres distincts en utilisant la
fonction RANDBETWEEN
- Fonctions avec un argument
• La formule =AVERAGE(3:3) renvoie la moyenne des valeurs de la ligne 3. Les valeurs non
numériques sont ignorées.
• La formule =ENT(SOMME(E6:G8)) renvoie la partie entière de la somme des valeurs de la
plage E6:G8.

- Fonction avec deux arguments

• La formule =RIGHT($H$6;4) renvoie les 4 derniers caractères du texte contenu dans la cellule
H6. La référence étant absolue, le texte de référence restera le même, quelle que soit la cellule
d’écriture de la formule.

- Fonction avec quatre arguments

• La formule =SUM(5;B1:B6;C3;NoErables) renvoie la somme de la constante 5, des valeurs de
la plage B1:B6, de la valeur de la cellule C3 et de la valeur des cellules de l’ensemble nommé
NoErables. La fonction SUM peut recevoir de 1 à 30 arguments.
• Comme ces exemples l’illustrent, un argument peut être une constante, la référence d’une
cellule, les références d’une plage, un nom attribué ou une autre fonction.
Exercice multifonctions:

1.Faire une copie de cette feuille

a. Calculer les dotations aux amortissements à la date du 31 août 2010 (sur huit
mois)
Quelques indications:
- Dans ce tableau, après chaque rubrique, il existe des sous-totaux.. Supprimer ces
lignes
- Le calcul des dotations se fait ainsi:
Dot = taux(en%) * Valeur brute* durée (jours)/365
!!!: La valeur nette d’une immobilisation ne peut être négative.
Valeur nette = Valeur d’origine – Cumul des dotations.

b. Par type de compte (à trois chiffres), donner le nombre d’immobilisations.

montant des valeurs brutes et des dotations de la période. Vous pouvez utiliser la
fonction sous-total, la fonction COUNT ou COUNTA, ou même un tableau croisé
dynamique.
Ensuite:
c. Calculer la durée d’amortissement
d. Calculer les dotations aux amortissements.

La fonction principale à utiliser sera la fonction SI.

La fonction: RECHERCHEV ou VLOOKUP
• Dans certains cas il est utile de pouvoir faire apparaître automatiquement des
données (constantes; taux; texte) dans un formulaire, sans devoir les saisir
manuellement. Par exemple en remplissant une facture il serait utile de faire
apparaître automatiquement les données relatives au produit acheté (Prix,
description du produit etc.). De même vous aimeriez faire apparaître les données
relatives aux clients simplement en saisissant son No de client.
• Dans ce cas les fonctions RECHERCHEV ou RECHERCHEH pourront faire l'affaire. Ces
fonctions permettent de rapatrier automatiquement des données se trouvant dans
une autre feuille ou classeur dans la feuille sur laquelle on travaille.
• Pour utiliser ces fonctions nous avons besoin d'une base de données (p. ex. une liste
d'adresses de clients) et d'une feuille contenant un formulaire (p. ex. une facture).
Dans le formulaire nous allons sélectionner la cellule dans laquelle devra être
rapatriée (affichée) la première donnée (p. ex. le Nom du client). Afin qu'Excel puisse
trouver le bon client il faut l'identifier par un code (p. ex. Code client). Nous avons
désormais les données nécessaires pour utiliser la fonction Recherche..
Cas fréquents où elle est utilisée chez Brain:

- Comparaison de deux BG;

- Vérification de la mise à jour du fichier des stocks après l’inventaire physique des
stocks.
Cas pratique: Comparaison de deux BG.
Effectuer la comparaison des deux balances qui ont été mises à votre disposition.
Utilisation des tableaux croisés dynamiques:

Cas pratique: Fichier des stocks

1. Faire une copie de la feuille et choisir uniquement les stocks

2. Classer par importance (en termes de valeur) les magasins de cette société qui fournit
l’électricité. Par ligne, on devra pouvoir voir les noms des magasins, le nombre
d’articles, les valeurs absolues et relatives (valeur relative en pourcentage, c’est-à-dire
la valeur du magasin sur la valeur globale de l’ensemble des magasins).
3. Pour une meilleure présentation à un public, les faire figurer sur un diagramme
circulaire. Faire apparaître les pourcentages sur chaque portion. Nommer le
diagramme « Répartition des magasins ».
4. Faites de même par classe d’articles : colonne « description »
5. Le système de gestion des stocks de la société n’est pas centralisé; Il se peut donc que
le même produit ait des valeurs différentes selon le magasin où il se trouve. Recenser
les articles dans cette situation.
Utilisation des tableaux croisés dynamiques:

Cas pratique: Fichier des stocks

6. La règle veut que les prix applicables soient en premier les prix des magasins de la zone
Littoral dans l’ordre ci-dessous:
- MAGASIN GENERAL KOUMASSI;
- MAGASIN GENERAL BASSA;
- CENTRALE BASSA
En ce qui concerne les trois premiers. Dans le cas où ces articles ne se trouvent dans
aucun de ces trois magasins, le choix du prix se fera en fonction du dernier prix pratiqué
dans ces magasins.
NB: Finalement ici, nous avons choisi d’appliquer le prix maximal, mais vous pouvez
essayer l’option de l’énoncé qui est plus enrichissante.

7. Afficher le fichier définitif valorisé des stocks avec les colonnes ci-après: N° Article,
Désignation, Quantité, Prix unitaire, Valeur.
7.b. Le refaire en faisant apparaître par grande classe, l’article.
Autres formules utiles:

• ABS NUMBER : Renvoie la valeur absolue d’un nombre

• AVERAGE = Moyenne
• AVERAGEIF & AVERAGEIFS : donne la moyenne si une/plusieurs condition (s) sont
respectées.
• COUNT/COUNTA/COUNTBLANK/COUNTIFS = compte les nombres ; compte les
cellules non vides ; compte les cellules vides ; compte si une/plusieurs condition(s)
sont respectées.