ETUDE PREALABLE

La décision de réaliser une étude

d’informatisation doit être préparée.
D’où la phase suivante :
« l’informatisation ne s’improvise
pas ».
Les objectifs de l’étude préalable
sont :
-Poser correctement le problème à
résoudre ;
-Rechercher une orientation de la
solution par la définition de l’avant
projet.
L’étude préalable a pour but de
définir l’opportunité et la
praticabilité d’informatisation en
posant d’une façon claire le
problème à informatiser et les
objectifs à atteindre.
 ANALYSE DE L’EXISTANT
Les étapes de l’analyse de l’existant
peuvent être schématisées comme
suit :
 But
Elle a pour but de recueillir les
données qui vont servir pour
élaborer le diagnostic en vue de la
recherche et de choix des solutions
ou de la solution future permettant
l’amélioration du système actuel.
L’analyse de l’existant est nécessaire
car elle permet de répondre à la
question oui ou non faut-il
informatiser. Tout problème n’est
pas informatisable.
Dans le cas de (oui) quelle
solution alors faut-il choisir ?
Apporter ?
1.ANALYSE DE LA
STRUCTURE
L’analyse ou l’étude de la structure
est souvent réalisée à partir de
l’organigramme de l’entreprise.
Dans le cas où l’entreprise n’a
pas de structure, l’analyste
(informaticien) doit lui-même
reconstituer l’organigramme en
question en utilisant la technique
de l’interview ou de
questionnaire.
 PDG

SECRETARIAT

DPTI D.P.A D.P.H SERVICE INFORMATIQUE

SECRETARIAT S.I
SERVICE
2.Analyse des postes de
travail
Un poste de travail est défini
comme une entité qui exerce
une activité au sein d’un service,
département. C’est un lieu de
travail.
Pour réaliser ce travail, l’analyste
aura comme point de référence
la structure de l’entreprise.
L’étude de poste de travail permet à
l’analyste de connaitre les opérations
effectuées dans chaque poste et des
documents utilisés par chaque poste.
2.1.Recensement des
postes de travail
IL est question de répertorier tous les
postes qui rentrent dans le processus
sous étude afin de permettre la
représentation graphique ou
schématique de flux.
Ex.
Dans le domaine d’appro , nous
pouvons avoir comme postes :
-Facturation
-Fournisseur
Tous ces postes doivent être
décrits afin de connaitre leurs
tâches.
2.2.Fiche descriptive des
postes de travail
Les informations recueillies au
cours de l’analyse de postes vont
permettre à élaborer le diagnostic
de l’existant ou à choisir la (les)
solution (s) appropriée (s)
d’organisation de ce poste.
3.ANALYSE DE FLUX D’INFORMATION
Le flux d’information constitue
l’ensemble d’informations circulant
dans l’entreprise ou l’ensemble
d’informations échangées entre
département, service et
environnement extérieur.
Dans la pratique, le flux
d’information est souvent représenté
sous forme de document ou autre
support d’information.
L’analyse de flux d’information peut
être réalisée sous différentes formes :
1.Schéma de flux entre service et
département
2.Matrice de flux
3.Tableau de flux
4.Schéma de circulation de flux.
L’analyse de postes de travail
nous a permis de connaitre les
différents documents utilisés par
chaque poste.
Il s’agit à ce niveau de recenser
ces documents, de présenter
leurs modèles et de les décrire.
3.1. Recensement de
documents
L’analyse essaye de répertorier
tous les documents mis à sa
disposition lors de la récolte de
données.
Au regard de l’application
« Gestion de stock » du domaine
« Approvisionnement », nous
avons recensé les documents ci-
après : Facture et bon de
livraison
3.2.Modèle et description
de document
3.2.1. Modèle de document
3.2.2.Tableau descriptif des
documents (tableau de
flux)
Lors de l’étude de document, on
distingue la classification suivante :
•Les documents internes : sont des
documents traités au sein des
différents services de l’entreprise ;
•Les documents externes : sont des
documents provenant de
l’environnement externe ;
•Les documents intermédiaires :
sont des documents utilisés pour
un traitement temporaire appelés
aussi « documents de situation ».
Le tableau d’analyse de flux
d’information permet au niveau de
l’analyse de l’existant de recenser les
différents documents traités pour
l’application concernée.
 Ce tableau met en évidence le type
de document utilisé, leur symbole de
codification (mnémonique), la
désignation en clair de ce document,
l’origine et la destination des
documents, les informations
véhiculées.
Dans le cas où le système est
déjà informatisé, on parlera alors
de l’étude de documents et
fichiers.
Dans ce cas, étudier les fichiers et
base de données :
•Le support, le contenu, les modalités
de MAJ,
•La fréquence d’utilisation, le taux
d’activité, le volume.
 Schéma de flux entre
services ou diagramme de
flux
Dans ce cas, l’étude des documents
est réalisée sous forme du schéma
ci-après :
 Dictionnaire de données

Le dictionnaire de données est la

synthèse de données recensées dans
différents documents. Pour l’élaborer ,
l’analyste ou le concepteur doit
éliminer les redondances éventuelles.
Il s’agit ici des cas de synonymie et
de polysémie. Enfin, les données
seront rangées selon l’ordre
alphabétique.
Ex.
•Facture :
nom du client, n°, date, désignation,
quantité, pu, pt, montant total
•Bon de livraison
nom du client, n°, date, désignation,
quantité
•Elimination de redondance
nom du client, n°, date, désignation,
quantité, pu, pt, montant total
Après avoir éliminé les redondances,
nous avons obtenu le dictionnaire
de données ci-après :
4.Analyse des moyens de traitement de
l’information

Par moyens de traitement de

l’information, nous entendons :
•Moyens matériels
•Moyens humains
•Moyens financiers
a) Les moyens
matériels
Cette analyse consiste à recenser
les différents matériels au sein
de l’entreprise qui concourent au
traitement des informations de
l’application étudiée.
Dans la pratique, pour faciliter
l’analyse des moyens matériels,
on établit des fiches appelées
« fiche d’analyse de moyens
matériels » dont le modèle se
présente comme suit :
Commentaire
L’analyste peut, lors de la
recherche des solutions proposer
le type de solution appropriée
pour les matériels futurs à
utiliser dans le traitement des
informations.
Ainsi, par exemple l’ordinateur
qui a été acheté le 11/11/1990 a
déjà vieilli.
D’où, la nécessité d’acquérir
d’autres ordinateurs beaucoup
plus performants. Il peut aussi
s’agir de la capacité normale de
l’ordinateur au niveau de RAM
qui est insuffisante. ETC…
Avant de proposer des matériels,
il faut d’abord analyser les
moyens matériels existants.
Il est aussi nécessaire dans le cas
où l’entreprise est déjà
informatisée de recueillir les
informations ci-après :
•Les systèmes d’exploitation utilisés ;
•Les types de réseau (ex. réseau LAN,
WAN, MAN) ;
•Les moyens de communication
doivent être recensés en vue de
proposition d’une meilleure
solution.
 b) Les moyens humains
L’analyse des moyens humains
est nécessaire pour mieux
comprendre les qualifications du
personnel sensé travailler au sein
du service concerné par
l’application.
Pour faciliter la présentation de
données, on recommande
l’établissement d’une fiche appelée
« fiche d’analyse des moyens
humains ».
c)Moyens financiers
Les moyens financiers constituent
les sources de financement de
l’entreprise.
2.Analyse de la circulation
des informations
(circuit de circulation
des informations)
L’analyse de la circulation des
informations (circuit) est l’une des
méthodes utilisées pour représenter
ou analyser les flux d’information
entre services.
5.1. L’entreprise n’est pas
encore informatisée
(service non informatisé)
Dans ce cas, l’analyste à l’aide de la
technique de questionnaire
reconstitue le circuit de circulation
des informations.
 5.2. L’entreprise est
informatisée
Dans ce cas, pour reconstituer le
schéma de circuit des informations.
L’analyste peut se référer au centre
de traitement informatique (CTI).
 5.3.Réorganisation de
l’entreprise
L’analyste doit réorganiser, c’est-à-dire
proposer un nouveau schéma de
circulation des informations.
Construction du
schéma de
circulation des
informations
Pour construire un schéma de
circulation des informations,
l’analyste va s’en tenir aux
éléments ci-après :
•Identifier des postes ;
•Recensement des opérations pour
chaque poste identifié ;
•Recensement des documents pour
chaque poste identifié ;
•Identification de la provenance, de
la destination et du classement ou
archivage du document ;
•Utilisation des symboles appropriés
pour la représentation de
l’information.
Etude de cas

La société X vend des matériels

informatiques . Lorsqu’un client
arrive, il passe sa commande auprès
de l’agent commercial qui la vérifie
et établit la facture en trois
exemplaires et deux sont envoyées à
la caisse et l’une est remise au client
pour préparation de frais de facture.
Le client s’amène avec la facture
et les frais à la caisse où on
vérifie la facture et perçoit
l’argent. Après avoir payé la
facture, le caissier l’enregistre
dans son cahier de vente,
garde une facture à la caisse et les deux
autres sont envoyées à la livraison qui à
son tour prépare la marchandise et la
livre au client avec une copie de la
facture et l’autre est classée à la
livraison.
T.D.
Tracez le schéma de circulation
des informations.
Symboles à utiliser.
Abréviations utilisées
AR = argent
CAV = cahier de vente
CAL = cahier de livraison
O = marchandise
 Schéma de
circulation des
informations
Diagnostic de l’existant
et recherche des
solutions
Cette étape a pour objectif de
porter un jugement de valeur sur
tous aspects du système existant
afin d’en dégager les points forts
et les points faibles.
Son but est d’établir un diagnostic
précis sur les procédures manuelles
utilisées. Les défauts et les qualités
doivent être dégagés.
 Diagnostic de l’existant
L’analyste va procéder par une
critique objective, ce qui lui
permettra de proposer des solutions
qui s’imposent.
 Recherche des
solutions
Le but de cette étape est de proposer
une ou plusieurs solutions générales
aux problèmes de gestion de
l’application étudiée.
Ebauche des solutions

Après qu’il ait fait une critique

objective, l'analyste propose des
solutions qui peuvent être :
•La solution de réorganisation ;
•La solution d’informatisation.
 Solution de
réorganisation
Parler de la solution de
réorganisation, c’est maintenir la
solution manuelle mais en y
apportant un certain aménagement.
 a. Avantages

•Coût moins élevé ;

•Maintien du personnel ;
•N’exige pas la permanence du
courant électrique.
 b. Inconvénients
•Lenteur de traitement des
informations;
•Non fiabilité des résultats ;
•Mauvais archivage des informations ;
• Insécurité des informations;
•Etc.
Solution d’informatisation
L’informatisation est un processus
qui consiste à mettre en place un
système de gestion automatique
des informations.
Le traitement de l’information se
fera avec des outils informatiques.
a. Avantages

La solution d’informatisation nous

offre beaucoup d’avantages comme:
•Fiabilité des résultats ;
•Sécurité des informations ;
•Facilité de consultation, mise à
jour et exploitation de données ;
•Gain de temps et de l’espace ;
•Partage des informations entre
plusieurs utilisateurs ;
•Etc.
 b. Inconvénients
•Sur le plan financier : coût trop
élevé d’acquisition des matériels ;
•Sur le plan technique : maintenance
des matériels et des logiciels ;
•Sur le plan social : reclassement
du personnel ou sa réduction.
 Choix de la meilleure solution

Il s’agit de voir parmi les solutions

proposées, celle qui semble meilleure
de par les avantages et désavantages
présentés.
Compte tenu du fait que nous
faisons appel à l’informatisation, il
est intéressant de proposer
seulement la solution informatique
avec plusieurs scenarii.