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Communication Professionnelle: Le Procès-Verbal

Le procès-verbal est un compte rendu écrit et fidèle d'une réunion, servant de preuve juridique et soumis à l'approbation des participants. Il peut être de deux types : le procès-verbal de réunion, qui documente les discussions et les votes, et le procès-verbal de constatation, qui relate les observations d'un agent de l'autorité. Sa rédaction doit être objective, impersonnelle et inclure des mentions obligatoires telles que la date, l'heure, et les participants.

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Communication Professionnelle: Le Procès-Verbal

Le procès-verbal est un compte rendu écrit et fidèle d'une réunion, servant de preuve juridique et soumis à l'approbation des participants. Il peut être de deux types : le procès-verbal de réunion, qui documente les discussions et les votes, et le procès-verbal de constatation, qui relate les observations d'un agent de l'autorité. Sa rédaction doit être objective, impersonnelle et inclure des mentions obligatoires telles que la date, l'heure, et les participants.

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Communication

professionnelle
Le Procès-verbal
I- Définition :
• Le procès-verbal est le compte rendu écrit, exhaustif et fidèle
d’un fait ou d’une réunion qui a fait l’objet d’une convocation.
• Il est destiné à servir éventuellement de preuve devant les
juridictions du droit public ou privé.
• Il est soumis à l'approbation de l’assemblée lors de la réunion
suivante.
II- Buts :
- Le PV est rédigé généralement lors des assemblées
générales ordinaires ou extraordinaires.
- Il retranscrit les échanges, les discussions des participants à
une assemblée et permet d’en conserver une trace ;
- Il rapporte les faits avec exactitude.
III- Les types de PV
1- Le procès-verbal de réunion
• Il permet de garder une trace de ce qui s'est dit et peut servir de
référence en cas de litige ultérieur.
• Mais, si le compte-rendu est généralement utilisé pour toutes les
réunions de groupes formels ou informels, le procès-verbal doit
obligatoirement être utilisé pour relater les séances des instances
ayant un pouvoir de décision (ex: Conseil d’administration).
• Il mentionne toutes les questions soumises à un vote et le résultat de
ce vote (pour, contre, abstention).
• C’est la relation officielle de la réunion. Pour être valide, le procès-
verbal doit être approuvé par les participants, généralement lors de la
séance suivante.
2- Le procès-verbal de constatation
• Il se définit comme étant la relation par un agent de l’autorité
de ce qu’il a fait, vu ou entendu dans l’exercice de ses
fonctions.
• C'est sur la base de procès-verbaux de constatation que des
actions en justice peuvent être intentées.
IV- Caractéristiques de rédaction :

• Les pronoms personnels « je et nous » sont à bannir.


• En effet, le rédacteur ne s’exprime jamais en son nom personnel, mais
se contente de mettre les propos pris en note lors de l’assemblée. Le ton
est alors impersonnel.
• La neutralité, objectivité, absence de parti pris doivent guider la
rédaction du PV : les faits uniquement.
• La voix passive est largement utilisée.
V- Les mentions obligatoires du PV :

• Les mentions obligatoires du PV sont :


- le timbre
- le titre : « Procès-verbal de …. »
- le lieu et la date
- l'heure d'ouverture de la séance
- l'ordre du jour (liste des thèmes abordés)
- le président de la séance
- le secrétaire de la séance
- les participants, les excusés, les absents et les représentés
- l'heure de fermeture de la séance
- la signature du président de séance et du secrétaire (le
rédacteur)
VI- Le plan du PV :

• Le plan du procès-verbal comporte 3 parties :


1- l'introduction :

• Elle indique l’heure d’ouverture de la séance et indique les


noms du président et du secrétaire.
• Une particularité est à noter : la date est écrite en toutes lettres.

• Elle note également les noms des personnes présentes,


excusées, absentes ou représentées, suivies éventuellement de
leur titre ou qualité.
2- le développement qui relate avec
précision les faits constatés :
• Il restitue les débats dans un ordre chronologique.
3- la conclusion :

• Elle traite souvent des résolutions prises, s’il y en a.


• L’heure de la fin de séance est précisée en toutes lettres.
Merci de votre attention !

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