PROGRAMME DE FORMATION

MODULE

Rédaction
Administrati
ve

RAA/ENA/2024
1
S OMMAIRE

RAA/ENA/2024
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 T ABLE DES
MATIERES
SOMMAIRE
TABLE DES MATIERES
MODULE 1 : CONSIDERATIONS GENERALES
1. L’HISTORIQUE DU STYLE ADMINISTRATIF
2. LES FONDEMENTS DU STYLE ADMINISTRATIF
a. La mission d’intérêt général
b. La responsabilité de l’administration
3. LE FONCTIONNAIRE ET LE STYLE ADMINISTRATIF
4. LA DEFINITION DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE
MODULE 2 : TRAITS CARACTERISTIQUES DU STYLE ADMINISTRATIF
5. LA DIGNITE
6. LE RESPECT DE LA HIERARCHIE
7. LE SENS DES RESPONSABILITES
8. L’OBJECTIVITE OU LA NEUTRALITE
9. LA COURTOISIE ET LA POLITESSE
10. LA PRUDENCE
11. LA PRECISION ET L’EXACTITUDE
12. LA CLARTE, LA CONCISION ET L’EFFICACITE
13. L’HOMOGENEITE
MODULE 3 : REGLES GENERALES DE LA REDACTION ADMINISTRATIVE
14. LES ETAPES PREPARATOIRES A LA REDACTION ADMINISTRATIVE
15. QUELQUES FORMULES CONSACREES DU VOCABULAIRE ADMINISTRATIF
a. Les formules d’introduc tion
b. Les formules de c onc lusion
MODULE 4 : DIFFERENTS TYPES DE DOCUMENTS ADMINISTRATIFS
16. LES DOCUMENTS DE CORRESPONDANCE
A. LA LETTRE ADMINISTRATIVE
a. La définition de la lettre
b. L’importance de la lettre
c. Les différents types de lettres administratives
d. Les mentions de la lettre administrative
e. Le c orps de la lettre administrative

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 B. LES DOCUMENTS DE CORRESPONDANCE AUTRES QUE LA LETTRE : LES DOCUMENTS DE
LIAISON
a. Le bordereau d’envoi et le soit-transmis
b. La note administrative
c. Le télégramme offic iel

2. LES DOCUMENTS D’INFORMATION

A. Les doc uments d’information interne
B. Les doc uments d’information externe
3. LES DOCUMENTS D’INJONCTION OU D’INSTRUCTION
A. La note de servic e
B. La c irc ulaire
C. L’ordre
D. L’instruction
CONCLUSION
BIBLIOGRAPHIE
4. OUVRAGE
S
TECHNIQU
ES
5. FASCICULE
S ET
SUPPORTS
DE COURS
6. DICTIONN
AIRES
EXERCICES
D’APPLICATION

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 MODULE 1 :

C ONSIDERATIONS G ENERALES

1. L’HISTORIQUE DU STYLE
ADMINISTRATIF

Pour éviter des interprétations erronées ou enc ore des sous-entendus ou

malentendus, l’Administration fait usage d’un style de langage qui lui est
propre.
Ce style datant du 18ème siècle fait usage d’une communication qui se fait à
travers des écrits dont la fonction principale reste :
- l’émission de messages compréhensibles ;
- et la traçabilité des preuves dans les archives de
En plus,l’Administration . des caractéristiques essentielles d’où la nécessité d’un
ces écrits revêtent
style administratif. Il se démarque, en effet, des autres styles par :
- le registre de langue dans lequel il
s’inscrit ;
- sa codification linguistique.
Mais d’où le style administratif tire-t-il sa sourc e ?

Le progrès scientifique et technique, comme le développement qui en résulte,

imposent dans tous les pays une multiplication des interventions de l’État, donc de
l’administration, dans tous les secteurs de la vie nationale en même temps qu’un
accroissement considérable des rapports entre administration et administrés.

Ces rapports se manifestent par des échanges de documents écrits qui prennent
des appellations diverses selon les cas (lettres, bordereau, compte rendu, procès-
verbal, rapport etc.) qui permettent soit des liaisons, soit des transferts
d’information, soit la conservation d’éléments des multiples procédures.

L’administration ne parle pas n’importe comment, c’est-à-dire comme tout

le monde.

Ses communications sont empreintes de certaines valeurs qui l’incarnent dans son
but de rechercher la satisfaction de l’intérêt général.

Ainsi nous nous posons la question de savoir l’origine du style administratif. En

d’autres termes quelles sont les motivations qui ont amené l’administration à
adopter un style propre à elle ?

L’histoire de ce style administratif remonte à un passé lointain notamment avec la

naissance de l’Administration des cités dans la Grèce antique et dans les cités
romaines.
À titre d’exemple, pendant le règne de Charlemagne, les MISSI DOMINICI, qui
apparaissent comme les ancêtres des inspecteurs des affaires administratives,
employaient un style partic ulier dans le c adre de leurs missions.
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Les premières consignes relatives à la rédaction administrative trouvent leur source
dans l’article 111 de l’ordonnance de « VILLERS-COTTERÊTS » signée en 1539, par
François 1er qui impose l’usage du français dans les actes officiels et de justice.
Par la suite, de nombreux textes ont été pris qui ont contribué à apporter à la
rédaction administrative les transformations et des particularités qui la distinguent
des autres types de langage.

Dans cette optique, il convient de signaler le prodigieux effort de réforme entrepris

par l’Assemblée Nationale Constituante française du 09 juillet 1789 au 30
septembre 1791 avec notamment la production d’environ de 2 500 lois et décrets
qui ont contribué à codifier les règles administratives à l’intention des agents de
l’Administration, en prévoyant, par exemple :
- les règles applicables entre supérieurs et subordonnés et vice versa,
- le processus et la circulation du courrier officiel,
- les principes concernant la signature,
- et le ton à utiliser dans la correspondance administrative.

Tous ces textes de lois et de règlement en constante évolution ont permis de

constituer un style particulier en usage dans l’Administration et qui offrent aux
rédacteurs un canevas précis qui leur permet de s’exprimer au nom de l’État et
de ses démembrements.

La multiplicité des activités de l’Administration a fait naître une pluralité de

documents de correspondance administrative. Chaque type de document
présente certes quelques c arac téristiques qui lui sont propres.

Toutefois, leur rédaction laisse apparaître un certain nombre de règles et de

principes c ommuns qui c onsolide harmonieusement le style administratif.

Le style administratif est hérité des exigences de noblesse et de finesse du langage

de la préciosité monarchique à laquelle l’Administration s’est substituée au fil des
ans.

Il n’est pas certain que le style administratif (SA) ait des origines précises. Peut-être y
avait – il un style à une époque correspondant à l’âge des cavernes. Il est certain
que l’allusion devrait porter sur le style littéraire pour narrer ces évènements
préhistoriques.

Sous Charlemagne, les missi-dominici ont été en quelque sorte les ancêtres
itinérants de l’Administration royale. Ils employèrent peut-être un style particulier
pendant leurs missions. Mais les États modernes, en s’organisant pour asseoir leur
autorité et frontière ont été amenés à mettre en place une Administration.

Respectivement sous le Roi Philippe V, il y a eu l’organisation de la 1ère Chambre

des Comptes. François 1er a créé les registres d’État Civil.

Il faut dire que l’évolution des tâches a amené l’Administration à prendre des
directives et à donner des ordres dans un style dont le contenu est différent du
langage ordinaire. RAA/ENA/2024
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 Les animateurs de ces charges publiques ont établi au cours des siècles des bases
de ce qu’on appelle le SA qui doit incarner l’État et personnifier l’Administration.
Ainsi le SA s’est transformé progressivement en s’adaptant aux exigences des
différentes époques de l’histoire avant d’être dans sa conception actuelle.

2. LES FONDEMENTS DU STYLE

ADMINISTRATIF

Les fondements du style administratif sont essentiellement constitués par trois faits
de caractères, à savoir :
- La mission d’intérêt général dont l’Administration est investie ;
- La responsabilité de l’État qui est engagée par l’action de
l’Administration ; -
La notion de hiérarchie.

a. La mission d’intérêt général

L’une des principales activités de l'Administration est la satisfaction des besoins

d’intérêt général par la fourniture de prestations publiques.

Cette notion d’intérêt général apparaît ainsi comme l’un des fondements même
de l’action administrative.

Elle s’apprécie plus aisément à travers le but du service public ainsi que les
obligations qui en découlent.

- Le but du service public

Le but du service public, ce qui le fonde et le justifie est caractérisé par l’intérêt
général qui est une notion très relative car ses exigences sont variables dans le
temps et l’espace.

Ainsi, le Conseil d’État, en France, dans le célèbre arrêt « Terrier » avait trouvé un
but d’intérêt général, donc un acte de service public dans le fait des particuliers
de tuer des vipères dont un Département était infesté ; ce qui leur donnait droit
à une prime (C E du 06 février 1953).

De même, la haute juridiction française, dans l’arrêt « époux Bertin » a révélé un

but d’intérêt général dans l’action de rapatrier des réfugiés de nationalité
étrangère se trouvant sur le sol franç ais (C E du 20 avril 1956).

Considéré sous cet angle, le service public bénéficie d’un ensemble de

prérogatives de puissance publique qui lui permettent de prendre des règles de
caractère exorbitant et des décisions exécutoires, au contraire des particuliers.

En ce qui concerne les obligations du service public, il convient de souligner que

le mot « administration » qui vient du latin « administrare » signifie «
aider, fournir, procurer, diriger ». Il a d’abord été utilisé dans le sens de
procurer, mais s’est imposé progressivement dans le sens de « diriger ».
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C’est en 1793 qu’il a été utilisé dans son sens moderne, c’est-à-dire « aider, servir » ;
l’administration désigne le service public et son personnel. Le mot « administré »
définit par le petit Robert comme une personne soumise à une autorité
administrative apparaît en 1796.

Ainsi donc, en contrepartie des prérogatives de puissance publique qu’il peut

prendre, le service public a des obligations particulières et spéciales, notamment
celles qui le c onduisent à remplir les fonctions suivantes :

Assurer la continuité du service public, ce qui impose à l’Administration

des règles dont le but est d’éviter la rupture ou des perturbations du
service public, et ce, à travers la rédaction des notes de service,
d’arrêtés, de circulaires, d’instructions etc.

Adapter le service public aux besoins du public ;

- L’obligation du Service Public

Cette obligation c onduit l’Administration à s’adapter c ontinuellement en

édictant des règles nouvelles relatives, par exemple

Mettre en place des permanences dans les services ;

Assurer l’égalité des citoyens devant le service public : notion qui oblige
le service public à offrir à tous les usagers qui le sollicitent des conditions
légales ou règlementaires sans discrimination, sans traitement des
usagers pour les uns ou pour les autres.

- Respecter l’obligation de neutralité.

b. La responsabilité de l’administration

Pendant longtemps, la règle était l’irresponsabilité de la Puissance publique. En

effet, l’Administration imposait sa souveraineté et sa volonté sans possibilité pour
les usagers de réclamer un quelconque dédommagement tiré d’un quelconque
droit. Peu à peu, à partir du IXe siècle, le principe de la responsabilité de
l’Administration est reconnu et affirmé par la jurisprudence, c’est-à-dire à travers
des décisions de justice telles que l’arrêt Blanc o (1873) ou l’arrêt « Bac d’Eloka ».

Dans un premier temps, la responsabilité admise à l’État était la responsabilité pour

faute lourde, c’est-à-dire « une faute manifeste ou d’une particulière gravité » puis,
progressivement, il a été admis pour faute simple.

Il a ensuite été affirmé la possibilité d’une responsabilité de

l’Administration sans faute, sur la base du risque ou de la rupture de l’égalité
devant les charges publiques.

La responsabilité de l’Administration se traduit dans la rédaction

administrative sous différents aspects, à savoir dans le style, le choix du
vocabulaire, le formalisme de l’expression et surtout dans la forme et la
signature.
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 Concernant la forme, la responsabilité de l’Administration conduit l’auteur de la
rédaction à s’exprimer à la première personne du singulier, à savoir « je » qui est
de rigueur au lieu de « nous ».

Le style doit être sobre, neutre et responsable. De ce qui précède, la rédaction

administrative doit répondre à quatre exigences essentielles qui sont :
- Expliquer clairement les actes, décisions et positions de l’Administration ;
- Reformuler, si nécessaire et surtout lorsqu’on s’adresse à un
particulier, une règlementation, sans le changer, pour la rendre
plus accessible ;
- Convaincre plutôt que contraindre ;
- Concilier en cas de conflit.
3. LE FONCTIONNAIRE ET LE STYLE ADMINISTRATIF

L’évolution de la vie des États a entrainé au fil des siècles et maintenant des
années une augmentation considérable des interventions de l’Administration dans
des domaines les plus divers (politique, économique, culturelle, financier, judiciaire,
social, etc.). Elle doit s’adapter à toutes les contingences environnementales pour
être efficace. Elle doit même procéder à son renouvellement. Ce renouvellement
consiste à se doter d'un effectif qui peut s'adapter à des contextes complexes en
évolution tout en continuant à faire preuve d'excellence en ce qui a trait à
l'exécution de politiques et de programmes et à la prestation de services du
gouvernement (*) à l'intention de la population ivoirienne.1
Faire preuve d’excellence, c’est faire appel à l’action administrative qui ne peut
être utile et effi cace que si sa mise en œuvre se fait grâce à des documents
écrits ayant un contenu clair et cohérent. C’est pourquoi la rédaction
administrative (RA) est considérée à juste titre comme représentant une part
appréciable et prépondérante dans l’action administrative.

Notes pour une allocution au Symposium 2006 de l'APEX du greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet. Le 30 mai 2006
(*)

Ottawa (Ontario)
Certes, la RA qui est la rédaction du style littéraire et militaire est un art dans
la pratique
duquel on se perfectionne progressivement pendant le déroulement de la carrière
professionnelle. Mais il est plus qu’utile d’acquérir de bonnes connaissances de
base indispensable avant d’entrer dans la vie active. Pour la simple raison que les
exigences des temps modernes notamment le quotidien des problèmes de
développement et les multiples tâches de sections imposent à l’agent public la
maîtrise
4. de ses fonctions.
LA DEFINITION DE LA REDACTION
ADMINISTRATIVE

Dans ses rapports avec les administrés, l’Administration manifeste ses prérogatives
de puissance publique par l’échange d’une diversité de documents écrits.

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Ses animateurs sont ainsi placés dans l’obligation de maîtriser la pratique de l’écrit
administratif en lien avec les exigences du style administratif.

LA REDACTION ADMINISTRATIVE est un art particulier (presque réservé) qui

s’entend précisément comme l’ensemble des techniques de conception,
de formulation et de présentation des documents administratifs dans les
formes singulières et à travers un langage particulier et soutenu.

La rédaction administrative est donc une technique spécifique par laquelle les
agents de l’Administration rédigent et adressent des correspondances à des
destinataires qui peuvent être au sein de la même Administration ou en dehors de
celle-ci.

LA REDACTION ADMINISTRATIVE est :

- le moyen d’expression et de communication privilégié de
l’Administration.
-une manière particulière pour l’Administration d’écrire et d’exprimer sa
pensée selon un style qui lui est propre.
- une manifestation de l’autorité et de l’impartialité de l’Administration dans
Les particularités de la rédaction administrative :
la défense de l’intérêt général et le règlement des conflits sociaux;
- une corrélation entre différents types de documents, expressions
particulières et circonstances ;
- une accessibilité des usagers à tous les documents administratifs;
- une simplicité du langage débarrassé de toutes fioritures, peu sujet à
interprétation et donc peu susc eptible de polémique.

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 MODULE 2 :

T RAITS C ARACTERISTIQUES DU S A TYLE DMINISTRATIF

La rédaction Administrative est-elle un genre littéraire ? A-t-elle ses lois et ses règles
propres ?

La rédaction administrative ne diffère de la rédaction classique que par le choix

de certaines expressions, de certaines formules et de certaines règles de
présentation.

Les traits caractéristiques se manifestent par le choix des mots, de formules

consacrées par les particuliers de l’Administration et par la tradition générale des
bureaux.

1. LA DIGNITE

Le délégataire de l’Autorité publique se doit d’écrire en français et sous une forme

telle que le ton du document permette au lecteur d’en identifier le caractère
officiel.

Le souci de dignité se traduira dans les documents administratifs par la politesse, la

courtoisie et la considération.

La politesse du style, corollaire de sa qualité est liée à l’exercice de l’Autorité. La

politesse et la courtoisie n’excluent pas, cependant, la fermeté.

2. LE RESPECT DE LA HIERARCHIE

L’Administration est une vaste structure pyramidale organisée hiérarchiquement.

De la base jusqu’au sommet, il existe un ensemble complexe de rapports de

subordination. Le respect de la hiérarchie crée une discipline sans laquelle
règnerait l’anarchie la plus complète dans les services de l’État.

Le respect de la hiérarchie s’exerce selon deux voies :

- La voie de l’autorité hiérarchique qui s’exerce de
haut en bas.

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 - La voie de la subordination hiérarchique du bas
vers le haut

Le respect de la hiérarchie (du supérieur au subordonné et du subordonné au

supérieur) se traduit dans l’écrit administratif par :
- des formules, mots ou tournures,
- des documents administratifs,
- et la mention « sous-c ouvert de »
qui marquent le respect des positions hiérarchiques. Selon la belle expression de
Jacques Gandouin, « le subordonné propose, le supérieur dispose »

Quelques expressions et locutions

Ainsi le supérieur écrira : j’ai l’honneur de vous informer, de vous faire connaître,
de vous faire observer, de vous faire remarquer que… ;
Par contre, le subordonné écrira : j’ai l’honneur de vous rendre compte, de
soumettre à votre attention, porter à votre (bienveillante) connaissance, d’appeler
votre attention sur ;

EXPRESSIONS A
EXPRESSIONS A UTILISER
N° UTILISER PAR LE
PAR LE SUPERIEUR
COLLABORATEUR
HIERARCHIQUE
(SUBORDONNE)
1. Demander Solliciter
2. Informer, faire connaître Rendre compte, Porter à la connaissance

3. Attirer l’attention Appeler l’attention

4. Inviter, convoquer Solliciter à prendre part à

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Supérieur s’adressant au Subordonné s’adressant au
subordonné on écrira : Supérieur on écrira :

Je vous prie de veiller à l’exécution J’ai l’honneur de vous rendre compte…

de cette tâche.

Je vous demande de… J’ai l’honneur de solliciter…

Je vous prie de vouloir bien… J’ai l’honneur de vous exposer…

* D’une manière générale, on rend compte à son supérieur, on fait connaître à

son c ollègue et on informe le subordonné.

Documents administratifs
- Lorsqu’un subordonné expédie un document à un supérieur hiérarchique,
il utilisera la lettre de transmission.
- Le supérieur hiérarchique utilisera soit :
• le « SOIT-TRANSMIS » pour envoyer des doc uments à un
subordonné et éventuellement la lettre de transmission.
• le « BORDEREAU D’ENVOI » pour envoyer des documents à
l’extérieur de son service, mais surtout la lettre de transmission.
la mention « sous-couvert » (S/C).

En effet, au sein de l’Administration, de nombreux documents sont transmis

sous c ouvert de (S/C de…).
Cette pratique répond à une double néc essité :
- de tenir informées toutes les autorités intéressées, d’une part,
- et d’autre part, de permettre de formuler des avis ou observations sur
l’affaire dont il est question.

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EXEMP
LE

Le Directeur

Monsieur le C hef de
Service de la
Formation et des Stages
Sous-couvert (S/C) de
Monsieur le Sous-Directeur de la
Formation

EXEMP A B I D J A N
LE
Le Directeur

Monsieur le Ministre de
l’Emploi et des Affaires
Sociales
Sous le couvert de
Monsieur le Directeur
Général de la Caisse
Générale de Retraite des
Agents de l’État (CGRAE)

A B I D J A N
EXEMP
LE

Le Ministre des Transports

Monsieur le C hef de
Service de la Formation
et des Stages Sous-
couvert (S/C) de la voie
hiérarchique

A B I D J A N
EXEMP
LE

Le C hef de Service l
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de
a

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 Formation et des Stages

Monsieur le Ministre des

Transports Sous le couvert de
la voie hiérarchique

AB I D J A N

Les autres implications du respect de la hiérarchie (la signature)

- De manière générale, il est contraire au principe de la hiérarchie qu’un

collaborateur signe un courrier adressé à un correspondant du même rang
que son supérieur hiérarchique et, à fortiori, d’un rang supérieur.
- Inversement, un Ministre ou le Premier Ministre n’est pas soumis à cette règle
lorsqu’il é crit dire ctement à un Dire cteur de c abinet ou à un Dire cteur
Général qui ne relève pas de son Département.
- Dans une telle hypothèse, la mention « Sous couvert » sera utilisée.

3. LE SENS DES RESPONSABILITES

La responsabilité de l’Administration se traduit dans la rédaction administrative sous

différents aspects, à savoir :
- dans le style, le choix du vocabulaire, le formalisme de l’expression
- et surtout dans la forme et la signature.

Concernant la forme, la responsabilité de l’Administration conduit l’auteur de la

rédaction à s’exprimer à la première personne du singulier, à savoir « je » qui
est de rigueur au lieu de « nous ».

Le style doit être sobre, neutre et responsable. De ce qui précède, la rédaction

administrative doit répondre à quatre exigences essentielles qui sont :
- expliquer clairement les actes, décisions et positions de
l’Administration ;
- reformuler, si nécessaire et surtout lorsqu’on s’adresse à un
- particulier, une règlementation, sans le changer, pour la rendre plus
- accessible ;
convaincre plutôt que
Le stylecontraindre ; concilier
administratif doit en casde certaines expressions qui le rendent
être dépouillé
de conflit.
trop autoritaire, du genre : « j’ai ordonné ou j’ordonne, mes agents ou mes
services… ».

L’autorité signataire d’un document endosse la responsabilité de son contenu

même si elle n’en est pas l’auteur.

Ce principe se manifeste de la façon suivante :

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- La correspondance est signée par la plus haute autorité du service
ou son représentant légal dûment mandaté ;
L’emploi
- du pronom « on » est à proscrire, car trop vague ;
la
- correspondance est à rédiger à la première personne du singulier (je).

Le souci de responsabilité se traduit par le refus de l’anonymat. L’Administration est

responsable de ses écrits. Aussi, l’autorité qui signe un document endosse la
responsabilité de son contenu. Le sens des responsabilités implique le refus :
- de l’anonymat (tout document administratif pour être valable doit
être signé) ;
- du « nous » sauf exception (on le retrouve dans certains textes
réglementaires et dans les procès-verbaux).

La responsabilité implique la prudence surtout lorsque la décision à intervenir

dépend d’une autorité autre que le signataire, qui dans ce cas, s’exprimera au
conditionnel. Il en est de même lorsqu’il cite des faits qu’il n’est qu’indirectement
informé. Il ne doit donc pas prendre des engagements ou faire des affirmations
inconsidérées.

Ce souci de la responsabilité se manifeste de la façon suivante :

- la signature : les doc uments administratifs engagent aux yeux du
public , la responsabilité de l’autorité signataire qui en endosse la
responsabilité de son c ontenu même si elle n’en est pas l’auteur.
- la prudence : la responsabilité implique la prudence lorsque la décision à
intervenir dépend d’une autre autorité que le signataire qui, dans ce cas,
s’exprimera au c onditionnel.
- le style indirect : de même, lorsqu’il cite des faits dont il n’est
qu’indirectement informé, le rédac teur utilisera le style indire ct.

INTERDITS !

 l’emploi du pronom indéfini « ON » est interdit dans les écrits administratifs car
trop vague ; il en va de même pour les formules du genre « il paraît que…
».
 la citation des tiers qui fournissent au signataire des informations. Cette
exigence permet à l’Administration de protéger ses sources d’information et de
préserver celles-ci de représailles.

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4. L’OBJECTIVITE OU LA NEUTRALITE

C’est la caractéristique profonde du style administratif. Les réactions et

considérations subjectives dont les adjectifs et épithètes sont la marque
prépondérante n’ont pas de place dans les documents administratifs. L’objectivité
commande que le style administratif soit impartial, objectif et dénué de toute
passion. Ainsi, le rédacteur d’un document administratif ne doit point faire
transparaître ses sentiments personnels. L’Administration doit être impartiale,
objective et sans passion. Le style administratif présente ainsi une absence de
chaleur humaine. L’objectivité commande d’éviter les expressions présentant un
caractère trop personnel, arbitraire, émotionnel ou sentimental.

Le rédacteur est rarement le signataire des documents qu’il initie. Mais quand bien
même, il le serait, il n’écrit pas en son nom propre mais au nom de l’Administration
et en raison des fonctions qu’il exerce. Il évitera ainsi les expressions qui marquent
le souhait, l’espoir, l’admiration, la joie, la tristesse, l’impatience, la bonne ou
mauvaise humeur.

L’Administration se doit d’être impartiale, neutre, objective, sans passion et sans

état d’âme. Elle ne doit pas exprimer de sentiments personnels. Le rédacteur
écrivant au nom de cette Administration et en raison des fonctions qu’il y exerce
devra proscrire :
- les réactions et considérations subjectives,
- les expressions présentant un caractère trop personnel, émotionnel
ou sentimental (souhaits, espoir, admiration, joie, tristesse,
impatience, bonne ou mauvaise humeur).
Ainsi, on n’écrira pas : Mais on écrira :
- J’ai le plaisir de… J’ai l’honneur de…
- je vous annonce que… J’ai l’honneur de vous faire
connaître que…
Il convient cependant de noter une sensible évolution dans le style administratif
en vue d’une meilleure c ommunic ation.
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Ainsi, dans les lettres en forme personnelle annonçant ou félicitant le destinataire
d’un fait heureux le concernant ou le contraire (exemple : nomination, promotion),
on peut utiliser les expressions « j’ai le plaisir de…, il m’est agréable de … ; j’ai le
regret de … ».

L’objectivité garantit donc l’unité et la continuité administrative. Le rédacteur

évitera de même les expressions présentant un caractère personnel émotionnel
ou sentimental (souhait, espoir, admiration, joie…)

Exemple : Ne pas

écrire : Dans l’espoir d’une suite favorable, je vous prie d’agréer, Monsieur…
Mais plutôt je vous prie d’agréer Monsieur.
NE PAS ECRIRE ECRIRE
Souhaitant recevoir rapidement votre Je vous saurais gré de me faire
réponse, je vous assure de mon parvenir votre réponse dans les
indéfectible attachement. meilleurs délais.
Je suis vraiment désolé de ne pouvoir J’ai le regret de ne pouvoir accéder à
répondre favorablement votre demande.

* "J’ai l’honneur" peut être employé à la place de " J’ai le regret " pour atténuer
une réponse négative.

5. LA COURTOISIE ET LA POLITESSE

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La courtoisie, dans le style administratif, est liée à l’exercice de l’autorité qui est au
service de l’intérêt général. Elle manifeste la considération que l’Administration doit
éprouver à l’égard des administrés et en son sein.
La courtoisie est aussi liée au respect de la hiérarchie sur laquelle se fonde
l’organisation de l’Administration.

Elle est ainsi due tant aux agents de l’Administration qu’aux usagers du service qui
sont également des citoyens, tous dignes de respect.

Afin d’être courtois, on évitera les expressions désobligeantes, injurieuses,

péjoratives, les appréciations trop sévères, blessantes pour la dignité ou l’amour
propre même dans le blâme.

Ainsi, on gardera des refus brutaux.

On n’écrira pas :
- votre rapport est un tissu de sottises ;
- votre demande est ridicule.

On écrira plutôt :
- votre rapport manque de réalisme, ou me paraît comporter un
certain nombre d’erreurs ou de contrevérités ;
votre
- demande me paraît peu fondée.

Il peut également être écrit : « je déplore que votre attitude n’ait pas été
objective ou moins passionnée… », Au lieu de, « votre c omportement a
été stupide ».

L’Administration doit respect et politesse à tous les citoyens qu’elle représente

et auxquels elle s’adresse. Les é crits administratifs
éviteront en c onséquenc e
- les expressions désobligeantes et injurieuses,
- les appréciations trop sévères.

La c ourtoisie s’applique également :

- entre les Services où elle se manifeste par le respect de la hiérarchie.
- entre égaux où devra s’établir une cordialité des attitudes, la
courtoisie étant en grande partie fondée sur la réciprocité.

Elle sera due aux Administrés qui sont également dignes d’intérêts. De ce fait
l’Administration évitera :
- les expressions désobligeantes, injurieuses ou péjoratives ;
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 - les appréciations trop sévères et blessantes pour la dignité ou
l’amour propre de c elui qui en est l’objet.

Pour c ela, on n’é crira pas :

ON N’ECRIRA PAS ON ECRIRA

Votre rapport est un tissu de sottises. Votre rapport manque de réalisme.

Votre demande est ridicule. Votre demande me paraît peu fondée.

Je refuse votre demande Il ne m’est pas possible de donner une

suite favorable à votre demande
Transmettez-moi ce dossier Je vous prie de bien vouloir me
transmettre ce dossier. .

Tâchez d’apporter plus de soins aux Je vous serai obligé d’apporter plus de soins
affaires qui vous sont confiées. aux affaires qui vous sont confiées.

J’attacherai du prix à ce que vous apportiez

plus de soins aux affaires qui vous sont
confiées.

Je ne comprends pas comment vous avez pu Je m’étonne que vous ayez rédigé une telle
rédiger une aussi mauvaise requête. requête.
.

6. LA PRUDENCE

L’écrit professionnel doit être imprégné de la prudence (consubstantielle au sens

de la responsabilité, à l’objectivité et à la courtoisie) d’autant qu’il :

- Engage la responsabilité de toute l’Administration (toute faute, erreur ou

négligence révélée par un document administratif sera imputée par le
public à l’ensemble de l’Administration) ;

- garantit la continuité de l’action de l’Administration ;

- peut porter un préjudice grave et injustifié à un usager si le contenu est

mal fondé.

Par conséquent, les affirmations, les appréciations et les souhaits seront le plus
souvent exprimés au conditionnel. La prudence est intimement liée aux qualités
susmentionnées, à savoir le sens de la responsabilité, de la courtoisie, de la
continuité du service.

Ce principe voudrait que nous exprimions les appréciations et les souhaits de

manière nuancée et que nous parlions le plus souvent au conditionnel car toute
erreur, toute faute mais aussi tout engagement ferme sera imputé à l’ensemble
de l’Administration.

Par ailleurs, la mesure prise par un agent doit pouvoir être acceptée par son
successeur. Il est donc nécessaire de ne pas trop engager l’avenir et se ménager
la possibilité de revoir sa décision ultérieurement.
20
 Ainsi, on n’é crira pas :
- Je rejette définitivement…
- D’après les rumeurs, vous vous êtes rendus coupable de…
Mais on éc rira :
- Il ne m’est pas possible, dans l’état actuel du dossier, de donner
une suite favorable à votre demande.
- Il me revient que vous vous seriez rendu coupable de…

La prudence est une qualité inséparable de la responsabilité, de l’objectivité et de

la courtoisie. L’écrit Administratif engage la responsabilité de toute
l’Administration.

Il convient donc d’utiliser le plus souvent le conditionnel pour exprimer les

appréc iations et les propositions.

Pour ne pas trop engager l’avenir et se ménager la possibilité de revoir les

décisions en fonction des données nouvelles, les souhaits devront être nuancés.

Ainsi :
ON N’ECRIRA PAS ON ECRIRA
Il ne m’est pas possible de réserver une suite
Je rejette définitivement. favorable à votre demande.

J’estime qu’il conviendrait de réviser cette position

ou je pense, pour ma part, qu’il serait souhaitable
Il faut réviser à tout prix cette position. de revoir cette position

Il me semblerait que la situation se soit améliorée

D’après mes informations, la situation s’est mais je pense, pour ma part, qu’il reste beaucoup à
améliorée mais elle n’est pas encore faire.
fameuse.

7. LA PRECISION ET L’EXACTITUDE

L’écrit administratif évitera les quiproquos et les interprétations diverses pour être
compris de la même manière par tous les lecteurs. Il doit également pouvoir être
identifié et classé de façon identique par des utilisateurs différents. Toutes les
mentions
RAA/ENA/2024
21
permettant d’identifier le document et de retrouver ses antécédents (date, n°
d’enregistrement, objet, références, identité des signataires et du destinataire) sont
obligatoires.

Le document Administratif étant essentiellement un document de travail, il doit être

compris de la même façon par tous les utilisateurs. Il doit donc éviter les
quiproquos ou les interprétations diverses ou les sigles obscures.

Il faut éviter les sigles. S’ils sont utilisés, ce ne peut être qu’après qu’ait été utilisée
une première fois l’appellation complète en toutes lettres et dans le même
document sauf dans le n° d’enregistrement et la référence.

Exemple :

- Ne pas écrire pour une première utilisation CGRAE

- Mais plutôt écrire Caisse Générale de Retraite des Agents de
l’État (CGRAE)

8. LA CLARTE, LA CONCISION ET L’EFFICACITE

L’Administration, qui s’adresse souvent à un grand nombre de destinataires a

intérêt à se faire comprendre et à ne laisser aucune place à l’équivoque, à des
interprétations tendanc ieuses et fâc heuses, à des quiproquos.

Les rédacteurs doivent donc éviter les mots et phrases superflues, les expressions
ampoulées et prolixes.

RAA/ENA/2024
22
 Ils doivent être assez c onc is et pré cis que possible.

En effet,
- Est clair, le texte qui est précis et exact et dans lequel on utilise le mot juste à la
bonne place.
- Est c oncis, le texte dans lequel on va à l’essentiel.
- Est efficace, la phrase qui conduit à la meilleure solution possible sans perdre le
temps ni à l’Administration ni aux usagers.

Ainsi, on essayera de dire en peu de mots l’idée que l’on a à exprimer en évitant
de « tourner autour du pot » ni user de périphrase, en appliquant autant que faire
se peut cette recommandation de BLAISE PASCAL selon laquelle : « quand vous
voulez dire : il pleut, dites : il pleut ».

Il convient également d’éviter des abréviations ou les sigles que le lecteur n’est pas
sensé connaître. Il faut plutôt veiller à écrire le mot en entier, au moins dans un
premier temps.

De même, et à l’opposé, les rédacteurs doivent bannir autant que faire se peut,
les phrases trop sévères et sèches, trop courtes et mal liées car, il ne faut pas
vouloir être bref à tout prix.

La brièveté n’étant toujours pas synonyme de concision, il ne sert à rien de vouloir

être bref à tout prix.

Ainsi, on évitera les phrases du genre : « comme suite aux dispositions de l’article 20
de la Loi n°2003-489, … » dans la mesure où votre interlocuteur n’est pas censé
connaître cette loi.

Il conviendrait dans ce cas de donner tout l’intitulé de ce texte « loi 2003-489

portant régime financier, fiscal et domanial des collectivités territoriales » mais
également indiquer le c ontenu de c et artic le.

La question de la précision conduit à remonter à la conception des idées.

En effet, pour faire de belles phrases avec des idées bien arrêtées, il y a lieu de
bien les concevoir parce que, selon la belle expression de BOILEAU : « ce qui se
conçoit bien s’énonc e c lairement et les mots pour le dire arrivent aisément ».
Avant donc d’écrire, apprenez à penser, selon que votre idée est plus ou moins
obscure.

On évitera les phrases du genre :

- Abidjan, le 09/02/2011,
- Suite à votre lettre du 07 c ourant,
- Référence dossier de l’intéressé,
- Référence : votre dernière visite,
- L’ONECI.

RAA/ENA/2024
23
On écrira plutôt dans les cas respectifs susmentionnés :
- « Abidjan, le 09 février 2011 »,
- « Comme suite à votre lettre du 07 février 2011 »,
- Référence : Dossier x (Prénom et nom), grade et numéro
matricule,
- Référence : votre visite du 10 avril 2011,
- l’Office National de L’État Civil et l’Identification (ONECI).
9. L’HOMOGENEITE

L’homogénéité en matière de rédac tion

-administrative
implique : que tous les rédacteurs des documents administratifs quel
que soit leur lieu d’affectation et à quelque service qu’ils
appartiennent, doivent observer les règles définies ci-dessus ;
a
- pour conséquence l’effacement du rédacteur derrière l’Administration
qu’il représente ;
Exprime
- la prééminence et la permanence de l’Administration.

RAA/ENA/2024
24
MODULE 3 :

R EGLES G ENERALES DE LA R EDACTION A DMINISTRATIVE

1. LES ETAPES PREPARATOIRES A LA REDACTION ADMINISTRATIVE

La rédaction d’un document administratif se prépare en quatre phases :

a. Avoir une connaissance parfaite du sujet ou du dossier traité

Il convient de bien connaître le sujet ou le dossier à propos duquel on rédige pour

pouvoir être exact, précis et constructif. C’est pourquoi le rédacteur devra explorer
tous les contours du dossier ou du sujet à traiter. De même, la réponse à une
correspondance appelle une lecture minutieuse de celle-ci afin d’éviter d’aborder
des aspects sans intérêt.
La rédaction exige une ouverture d’esprit et un bon niveau de culture.

b. Rassembler les éléments

Il ne faut retenir que les informations qui présentent un intérêt pour le sujet à traiter.
Même si le destinataire est le même, n’aborder qu’un sujet, un seul objet par
doc ument ; c ela facilite le traitement et le c lassement.

c. Établir le plan

L’écrit administratif résulte d’un plan efficacement élaboré qui ordonne les idées.
D’une façon générale, le plan se c onstruit autour de :
-une introduction, en une ou deux phrases, qui situe le problème traité ou précise
l’objet de la correspondance ;

-un développement organisé à travers des paragraphes ou d’un bloc (suivant la

nature du document) pour chaque élément distinct du sujet traité ; il se construit
en évoluant des idées les moins importantes vers celles qui présentent le plus
d’intérêt.

-Une conclusion brève et claire qui tire les conséquences de l’argumentation qui
la précède. Il peut s’agir de la décision attendue ou non, des suggestions ou des
propositions, des instructions…

d. La rédaction proprement dite

Le ton sera fonction du sujet traité, de la qualité et de la position hiérarchique des

personnes à qui sont destinés les documents et des circonstances. Un ton courtois
s’impose dans tout écrit administratif. La politesse est davantage exigée pour les
c ourriers adressés à un supérieur hiérarc hique.

RAA/ENA/2024
25
À la fin de la rédaction, relire à plusieurs reprises son texte pour déceler et corriger
les éventuelles fautes grammaticales et redondances.

Remarque :
- Ne pas abuser de la majuscule

La majuscule s’emploiera au début des phrases, aux noms propres, aux noms des
entités abstraites, religieuses, juridiques ou administratives (Dieu, l’Église, la Nation,
l’État, la République) aux noms des corps constitués (Assemblée Nationale, le
Conseil Économique, Social, Environnemental et Culturel) aux personnages officiels
(le Président de la République, le Ministre de la Fonction Publique) au début des
noms des établissements industriels ou commerciaux (la Banque Africaine de
Développement).

D’une manière générale, dans les titres de fonction ou de service, seuls les
substantifs prennent la majuscule et non les adjectifs sauf dans les cas où, placés
avant ou après le substantif, ils font corps avec, ils forment avec lui un nom
composé.

Exemple :

Le Grand Chancelier, le Délégué Général, le Directeur Général ...

- Ne jamais employer la forme interrogative

Les interrogations dans les documents administratifs sont formulées indirectement.

Exemple :

« Je reste préoccupé par l’intérêt et l’impact d’une telle mesure d’autant qu’il me
revient que … » / La question se pose de savoir comment appliquer une telle
mesure au regard des insuffisances de formes relevées. »

2. QUELQUES FORMULES CONSACREES DU VOCABULAIRE ADMINISTRATIF

a. Les formules d’introduction

- Comment introduire un document administratif ayant des références
Par lettre en date du …, vous m’avez demandé (saisi de, fait part de)…
Au cours de notre entretien téléphonique du …, vous avez bien voulu
appeler mon attention sur….
Comme suite à votre lettre en date du…, j’ai
l’honneur de... En réponse à …
J’ai l’honneur d’a c c user réc eption de …
- Je viens d’être saisi de…
- Mon attention a été appelée sur…
- Comment introduire un document sans référence

RAA/ENA/2024
26
 J’ai l’honneur de vous signaler, informer…
J’ai l’honneur de porter à votre
c onnaissance…. J’ai l’honneur de vous
transmettre….
J’ai l’honneur de vous rendre compte (du
subordonné au supérieur)
J’ai l’honneur d’appeler votre attention (du subordonné au
supérieur) Je vous prie de bien vouloir (du subordonné au supérieur)
Je vous prie de vouloir bien (du supérieur au subordonné)
Je tiens à porter à votre connaissance (du supérieur au subordonné)
J’ai l’honneur d’attirer votre attention sur… (Du supérieur au
subordonné)

Les formules d’exposition ou de discussion (formules pour exposer

des arguments)
- De manière générale
Je note, je constate, je précise, j’ajoute, je souligne, je confirme, je rappelle, je
signale, je considère, j’estime…

- De manière courtoise
Je me permets de souligner, rappeler,
pré ciser… Je crois devoir noter, observer,
constater…
Je ne peux que souligner, confirmer,
constater… Je ne sous-estime pas…
Je ne manquerai pas de vous faire
appel… Il c onviendrait de …
Il paraît opportun de…

- De manière autoritaire
Il m’appartient, il vous appartiendra
de… Je prends ac te, je prends bonne
note de...
Je serai conduit, je serai amené, je serai appelé
à … Je vous serai obligé de…
Je vous demande de…

Les formules tendant à prévenir certains

arguments
Je n’ignore pas que, je ne doute pas que,
néanmoins…
Je ne sous-estime pas … mais…
Je ne perds pas de vue,
c ependant… Je ne suis pas sans
c onnaître…
RAA/ENA/2024
Les formules énumératives
27
Tout d’abord, en premier lieu…
Les formules pour préciser la pensée ou présenter un point de vue
À ce sujet, à cet égard, en fait, en particulier, en principe, notamment, au surplus,
pour ma part, à mon avis, en ce qui me concerne, d’une manière générale, en
tout état de cause…

b. Les formules de c onclusion

- De manière générale
En conséquence, aussi, dans ces conditions…

- Pour suggérer une solution

Il c onvient, il importe de…
Il paraît donc indispensable, opportun, souhaitable de …

- Pour donner un ordre, indiquer une décision

Je vous invite (engage à…)
Je vous prie de vouloir
bien… Vous voudrez
bien…

- De manière courtoise
Je vous demande de bien
vouloir….
Je vous serais reconnaissant (obligé), de bien
vouloir… Je vous saurais gré …

- Pour donner une réponse défavorable et

ménager le futur
Il n’est pas possible pour le moment (dans les conditions ou circonstances
actuelles) de…
Je ne manquerai pas, dès que (le moment venu) de …

RAA/ENA/2024
28
MODULE 4 :

D OCUMENTS A DMINISTRATIFS

1. LES DOCUMENTS DE CORRESPONDANCE

A. LA LETTRE ADMINISTRATIVE

a. Définition de la lettre

La lettre est un courrier adressé à une quelconque personne pour lui faire
parvenir un message.

C’est un document écrit qui obéit à des codes précis qu'il faut respecter :
- dans sa forme : la présentation et la mise en page sont codifiées ;
-dans son contenu : il faut observer les étapes et les formules
obligatoires qui structurent la lettre.

La lettre est adaptée à son destinataire, et on ne la présente pas de la même

manière selon la personne à qui l'on é crit.

b. Importance de la lettre

Quelle est, de façon générale, l’importance d’une lettre que l’on

adresse au correspondant ?

-Sans nous déplacer, la lettre nous permet de transmettre par écrit, nos
pensées à des personnes qui se trouvent loin de nous.

-Non seulement la lettre nous évite le déplacement physique mais aussi,

elle nous permet d’éviter les dépenses qu’entraînerait ce déplacement.

-La lettre permet de se mettre en rapport par écrit, avec des services ou des
personnes, des fournisseurs… qu’il n’a jamais vus, qu’il ne connaît que par la
correspondance échangée et qu’il ne peut atteindre que par ce moyen de
communication ;

- La lettre évite des déplacements et des pertes de temps ;

- La lettre est aussi une preuve écrite, « les paroles s’envolent mais les
écrits restent
». En cas de contestation, la lettre permet de faire la part des choses et de situer
les responsabilités. C’est d’ailleurs pour cette dernière raison qu’il est
conseillé de RAA/ENA/2024
29
préparer en deux exemplaires au moins, une lettre à adresser à un
correspondant, permettant ainsi de lui envoyer le primata et de garder le double
à notre niveau.

c. Différents types de lettre administrative

Il sied d’indiquer qu’il existe essentiellement deux formes de lettre :

- La lettre à forme administrative (lettre entre services) ;
- la lettre à forme personnelle : les traits de cette lettre se rapprochent de
ceux de la lettre c ommerc iale.

- LETTRE ENTRE SERVICES connue également sous l’appellation « lettre à forme administrative
».

• Définition de la lettre entre services

La lettre entre services peut se définir comme une lettre : traitant d’un besoin
(mission, activité, objet,) administratif, échangée entre services administratifs ou à
l’intérieur d’un même servic e administratif, d’un même État.

d. Les mentions de la lettre administrative

- Les mentions obligatoires

• Les initiales du rédacteur et de l’opérateur de saisie

Ce sont les premières lettres écrites en majuscule du nom du rédacteur et de celui

de l’opérateur de saisie. Elles s’inscrivent en haut et à gauche, au-dessus du
timbre. Elles permettent au signataire d’identifier le rédac teur et l’opérateur de
saisie.

EXEMPLE

Attentio
n
1! Les initiales ne seront pas inscrites si la lettre est rédigée par
) l’autorité signataire elle-même.
2 Les initiales seront inscrites une seule fois si le rédacteur est le
) même que l’opérateur de saisie.
3 Les initiales ne doivent jamais être intégrées au N° d’enregistrement.
) Il est plutôt conseillé de ne retenir que les initiales des deux
premiers noms.
RAA/ENA/2024
30
4) Les initiales permettent au signataire de savoir à qui faire des
remarques éventuelles.

• Le timbre du service

C’est l’ensemble des mentions qui indiquent la provenance d’un document

administratif (Ministère - Direction…etc.). Il figure toujours dans l’angle supérieur
gauche des documents.

Il sera très bref ou comportera plus de mentions selon le niveau hiérarchique où se

situe l’origine du document.
Le timbre du service est la mention d’identification du service émetteur du
document. Il doit indiquer avec précision l’origine de la lettre en respectant la
hiérarchie des services. Il est presque le reflet de l’organigramme structurel du
service émetteur de la correspondance.

Le timbre s’inscrit sous les initiales du rédacteur et de l’opérateur de saisie, en

haut et à gauche de la page.

1) EXEMPLE :

Remarqu
e
- : Les noms des différents services administratifs, du service de tutelle à
l’organisme émetteur du courrier, placés dans l’ordre hiérarchique,
s’écrivent en majuscules (Voir exemple 1 ci-dessus).
- S’agissant des services qui correspondent à des découpages territoriaux
(villages, Directions régionales ou départementales, Sous-préfectures,
Préfectures, Régions, …), le timbre se référera à ces subdivisions (voir
exemple 2 ci-dessus).
- L’usage de logos en lieu et place du timbre des services administratifs de
même que l’inscription des contacts téléphoniques, des adresses
électroniques et postales sont proscrites car non conformes aux principes
de rédaction des documents administratifs.

RAA/ENA/2024
31
2) .
EXEMPLE :

• L’appellation officielle de l’État et la devise

C’est l’appellation officielle de l’État en majuscule suivie en dessous de la devise.

En Côte d’Ivoire, elle figure en haut, à droite de la page.

EXEMPLE :

• Le lieu et la date d’expédition

C’est la mention qui indique le lieu d’émission et la date de rédaction de la lettre.

Inscrits en toutes lettres sur une seule ligne, ils figurent en haut à droite, sous
l’appellation de l’État et sa devise. Cette mention est placée en haut, à droite de
la première page sous l’appellation officielle et la devise de l’État.

Le lieu indique en toutes lettres avec l’initiale en majuscule et le reste en

minuscule, le nom de la ville siège du service émetteur du document. La
date d’expédition
RAA/ENA/2024
32
comprend le jour du mois en chiffres, le mois en toute lettre et l’année en quatre
chiffres.

EXEMPLE :

 La suscription (ou la réclame)

C’est la formule d’envoi au destinataire. Elle est composée de deux parties reliées
par la préposition « à ». La première partie indique la qualité de l’expéditeur et la
seconde partie celle du destinataire.

Toutefois, la première partie sera supprimée car elle serait une répétition inutile,
lorsque l’autorité signataire est déjà nommée sous le timbre.
Elle se trouve en haut à droite sous la date. Les mots Monsieur ou Madame sont
écrits en toutes lettres. Ils ne s’utilisent que pour désigner le destinataire et non
l’expéditeur (on ne se dit pas Monsieur soi-même, étant l’expéditeur).
EXEMPLE :

1)

2
)

RAA/ENA/2024
33
 • Le Numéro
d’enregistrement
Il s’agit du numéro d’enregistrement chronologique du document au registre du
c ourrier « Départ » dans le servic e émetteur. Il c omprend : le numéro
d’ordre du registre du courrier « Départ » suivi des initiales du service émetteur et
éventuellement de celles de la subdivision qui a produit effectivement le
document. Ces éléments se succèdent par ordre hiérarchique et sont séparés par
des barres obliques. Le numéro d’enregistrement se place sous le timbre (voir
exemple 1 ci-dessous).
Pour les services qui correspondent à des subdivisions territoriales, (voir exemple 2 ci-
dessous.)

EXEMPLE :

Remarque :

Les numéros d’enregistrement du courrier ordinaire ne sont pas les mêmes que
ceux du courrier confidentiel. Chaque courrier est classé et rangé dans des
registres et archives différents selon son statut.

Le N° d’enregistrement d’un document confidentiel se termine toujours par la lettre

« C ».

RAA/ENA/2024
34
 EXEMPLE

• L’objet

C’est la mention la plus brève possible de l’idée principale traitée dans le

document. Son but est de permettre au destinataire d’avoir d’un coup d’œil
l’idée générale du contenu du courrier et de lui en faciliter le développement, la
ventilation et le traitement. Il est porté sous le numéro d’enregistrement en partant
de la marge, au- dessus du corps de la lettre et après la suscription.

Remarque : Le mot « Objet » est toujours souligné et écrit en gras

Objet : EXEMPLE :

• La signature

La signature est le nom complet d’une personne, écrit de sa main sous

une forme qui lui est particulière.
Elle sert à affirmer la sincérité d’un écrit, l’authenticité d’un acte, à en
assumer la responsabilité. C’est donc l’élément fondamental, la
condition de validité des actes et autres documents administratifs. La
signature peut être précédée de l’attache,
RAA/ENA/2024
35
c’est-à-dire de l’indication de la qualité du signataire et éventuellement du pouvoir
l’autorisant à signer.

Cette signature manusc rite sera :

-Précédée de l’attache du signataire (c’est-à-dire de l’indication de sa qualité et
éventuellement du pouvoir l’autorisant à signer lorsque le signataire n’est pas
l’autorité c ompétente elle-même) ;
-Suivie, en outre, de la mention dactylographiée des prénoms et nom du
signataire.

La signature se place au bas de la lettre sur la partie droite de la page, quelques

lignes en dessous du texte. On distingue :

- la signature par l’autorité compétente

RAA/ENA/2024
36
- la signature par délégation : Elle est accordée à un collaborateur à qui
l’autorité concède nommément une partie de ses prérogatives pour signer
des documents dont la liste est clairement précisée par un acte
administratif (décret, arrêté, décision) ou par document d’instruction (note
de service) sur une période préc isément définie.

RAA/ENA/2024
37
- la signature par ordre :

En l’absence de toute délégation écrite, certains documents peuvent être signés

par ordre. Elle ne peut porter que sur des correspondances courantes, lorsque le
titulaire (autorité compétente) est momentanément empêché en vertu
d’instructions verbales de celui-ci. Elle est limitée à un objet précis et dans un
temps très court.

RAA/ENA/2024
38
- la signature par intérim : Elle est utilisée, lorsqu’en l’absence prolongée
d’un responsable, une personne a été désignée soit par un acte
administratif (décret, arrêté ou décision) soit par note de service pour
assurer l’expédition des affaires courantes. Elle intervient en cas d’absence
du titulaire ou de vacance de poste. Deux (02) mécanismes sont prévus :

•soit un texte a réglé la question en désignant par avance une personne

pour remplacer l’autorité en cas d’absence ou d’empêchement. Le texte
s’applique automatiquement : c’est la suppléance.

•soit les textes n’ont rien prévu et l’autorité compétente prend un acte
(décret, arrêté, décision, note de service) pour désigner quelqu’un
devant assurer la continuité de la fonction : c’est l’intérim. Dans cette
hypothèse, deux formules sont utilisées pour traduire l’intérim de la tâche. En cas
d’absence ou d’empêchement on écrira :

RAA/ENA/2024
39
•En cas de vacance de poste, la personne qui sera désignée signera selon la
formule suivante :

RAA/ENA/2024
40
- Les mentions facultatives et
circonstancielles
RAA/ENA/2024
41
 • Les mentions facultatives

• La référence
Cette mention est utilisée lorsque la même affaire a déjà fait l’objet d’un ou
plusieurs autres documents (lettres, message, texte législatif ou réglementaire, etc.)
auxquels le
rédacteur se réfère. La référence se place en toutes lettres sous l’objet.

RAA/ENA/2024
42
• La Pièce Jointe

Cette mention sert à énumérer, en cas de besoin, les différentes pièces

ac c ompagnant la lettre (ou tout autre doc ument). Elle est placée :
 soit en toutes lettres sous la référenc e ;
 soit en bas de la page en utilisant les initiales
– PJ.

• L’Ampliati
on

C’est une mention qui permet d’adresser des copies de la lettre à

des personnes autres que le destinataire principal. Elle se place
en bas à gauche de la page, légèrement sous la ligne de la
signature.

Remarque
La désignation des destinataires (personnes ou services) des ampliations se fait
toujours dans l’ordre hiérarchique ou protocolaire selon le cas.

RAA/ENA/2024
43
• Le Sous-Couvert

Cette mention s’ajoute sous la suscription lorsque le document doit suivre la voie
hiérarc hique pour atteindre le destinataire. Elle peut être :
 montante (du subordonné au
 supérieur) ou descendante (du
supérieur au subordonné)
Lorsque la voie hiérarchique comporte plusieurs étapes, on utilise la formule
générale de « sous le c ouvert de la voie hiérarchique ».
Cette mention se place directement sous la suscription, lorsque le document doit
passer par l’étape hiérarchique intermédiaire entre l’expéditeur et le destinataire,
que ce soit dans le sens ascendant ou dans le sens descendant.

On peut écrire
Sous couvert de ou parfois sous la forme abrégée « S/c » (en sens
descendant.)
Sous le couvert de (en sens asc endant)
Sous couvert ou Sous le couvert de la voie hiérarchique

RAA/ENA/2024
44
Remarque
 Lorsque la voie hiérarchique est faite de plusieurs étapes, il n’est
pas nécessaire de répéter « Sous couvert de » ; il est conseillé de
remplacer cette mention par la formule « Sous le c ouvert de la voie
hiérarchique ».
 La forme abrégée « S/c » est déconseillée à cause de son caractère
peu courtois, notamment pour un courrier qui emprunte la voie
ascendante.

RAA/ENA/2024
45
 • Les mentions
circ onstancielles

On peut les c lasser en trois

groupes
• Les: mentions destinées à attirer l’attention du destinataire. Ce sont :
 Urgent
 Rappe
 l
 Vu et transmis le
• …. Visé le … ;
sont Les mentions
: relatives ouLa mention «
caractère
 personnelle » La mention «
confidentiel de
 c onfidentielle »
la
 correspondance.
La mention «
Ce
diffusion restreinte » La
• «Les
mention mentions
se cret » relatives à l’acheminement postal.
 Ce
Recommandé sont :
 Recommandé avec accusé de
 réception Expresse ou par porteur

e. Le c orps de la
lettre

RAA/ENA/2024
46
Malgré sa spécificité, la rédaction administrative ne demeure pas moins une
composition française. Ainsi convient-il d’établir un plan qui comporte
généralement une introduction, un développement et une conclusion.

- L’Introduction

Elle sera très brève, elle a pour but de prévenir le lecteur pour ce qui va suivre
(une ou deux phrases).

- Le développement

C’est le corps du sujet. Il peut comprendre quatre (04) parties au maximum. Le

rédacteur doit tenir compte de l’équilibre entre les parties et de la loi de l’intérêt
croissant qui consiste à présenter d’abord les faits et les arguments les moins
importants et parvenir à c eux les plus déc isifs.

- La C onclusion

Comme l’introduction, elle doit être brève et tirer les conséquences de c e qui est
dit dans le c orps du sujet. Elle c onsiste à :
• demander des instructions si on est un subordonné ;
• ordonner ou demander des éclaircissements lorsqu’on est un
supérieur hiérarchique.

Une seule particularité à souligner : la lettre à forme administrative ne comporte :

• ni de formule d’appel
• ni de formule de c ourtoisie ou de politesse

Quelques cas particuliers de lettres

Les lettres à forme administrative peuvent être classées en fonction de

leur objet. Ainsi, on distingue :

RAA/ENA/2024
47
- La lettre d’accusé de réception

Par cette lettre, le destinataire d’un précédent courrier informe l’expéditeur qu’il a
reçu la correspondance qui lui a été adressée. Toutefois, l’accusé de réception est
obligatoire dans les c as c i-après :
 le supérieur hiérarchique le demande expressément ;
 l’instruction du dossier nécessite un délai. Par ce moyen, le
destinataire
l’expéditeur rassure
et sollicite sa
patience
 ;
une disposition légale et/ou réglementaire
 l’exige ; l’Administration reçoit une
réclamation ;
La lettre reçue est parvenue par erreur. Il convient de rassurer l’expéditeur qu’elle
sera transmise au destinataire. Ce type de correspondance débutera par l’une
des expressions suivantes :
 « En accusant réception de votre correspondance N°… du … » ;
 « J’ai l’honneur d’accuser réception de la correspondance citée en
référence
par laquelle vous … ».

Remarque
• L’objet d’une telle lettre n’est pas « Accusé de réception ».
• L’objet doit rappeler la matière du document dont on accuse
réception.
- La lettre de transmission

La lettre de transmission permet de transmettre un document. Elle peut donner lieu

à des commentaires ou à des annotations explicatives. Elle s’utilise du subordonné
au supérieur ou, par courtoisie, entre autorité de même rang.

Cependant, un supérieur peut adresser une lettre de transmission à un subordonné.

Dans ce cas, il devra utiliser les expressions qui conviennent. La transmission peut
être faite pour attribution, à titre de compte rendu, à toutes fins utiles, etc.
 L’objet d’une telle lettre n’est pas « Lettre de transmission ».
 L’objet doit être le document transmis.

EXEMPLE

RAA/ENA/2024
48
 « J’ai l’honneur de vous transmettre, ci-joint, à toutes fins utiles,
copie du décret N°96-574 du 31 juillet 1996 portant règlement
de service et de discipline générale dans les Forces Armées
Nationales. »

- La lettre de présentation

Connue également sous le nom de lettre d’accompagnement, la lettre de

présentation a pour objet de faciliter la lecture et la compréhension d’un
document complexe et volumineux transmis à une autorité supérieure.

- La lettre de rappel

Elle vise à rappeler au destinataire, en général un subordonné, qu’il n’a pas

encore répondu à une lettre qui lui a été préalablement adressée. Elle n’intervient
que lorsqu’un délai raisonnable s’est écoulé. Le ton d’une telle lettre sera courtois
mais ferme.

La mention « R A P P E L » écrite en majuscule sera inscrite sous le

timbre.

- La lettre circulaire

La lettre-circulaire se présente comme un document ordinaire de correspondance

administrative. Son contenu est essentiellement informatif et souvent sans référence
hiérarchique ; elle est de portée plus collective (elle s’adresse à des destinataires
multiples).
Deux cas de lettre-circulaire sont traditionnellement connus :
⚫ la lettre-circulaire d’une autorité supérieure à ses collaborateurs ;
⚫la lettre-circulaire d’une autorité pour l’invitation à une réunion ou à une
cérémonie. Dans ce cas, elle s’adresse à la fois à des directeurs et chefs de
services publics, parapublics et privés, à des élus, et à des responsables
d’organisations privées. La lettre-circulaire comporte les mentions habituelles de la
lettre administrative. Cependant, elle présente quelques partic ularités.
Remarque :
La lettre-circulaire revêt parfois la forme parfaite d’une lettre
administrative. Ici, les mentions Lettre-circulaire ou Circulaire
sont absentes. Mais les destinataires seront multiples et
désignés dans la suscription.

RAA/ENA/2024
49
 - LA LETTRE A FORME PERSONNELLE

• Définition de la lettre à forme personnelle

Il peut arriver qu’une personne privée s’adresse à

l’Administration et vice versa. Ce type de lettre qui a des
caractéristiques particulières s’appelle lettre à forme personnelle.
Plus simplement, la lettre à forme personnelle est c elle adressée
:
 par un service administratif à un correspondant
extérieur à l’Administration ;
 par une autorité administrative à un subordonné ou
celle adressée par un fonctionnaire à une autorité
supérieure pour un besoin ou motif personnel ;
 par un service administratif relevant d’un autre pays ; à
des institutions.
 Entrent également dans cette catégorie, les lettres à
caractère protocolaire.
La lettre à forme personnelle présente à la fois les aspects d’une correspondance
officielle et ceux d’une correspondance privée.

Lettre adressée par un service administratif à un correspondant

extérieur
 à ce
Dans l’Administration.
cas, la lettre comporte toutes les mentions d’une lettre entre
 services. A ces mentions, s’ajoutent la formule d’appel et la formule de
courtoisie.
Lettre adressée par un usager à un service administratif.
Cette lettre à forme personnelle c omporte les mentions obligatoires
suivantes : RAA/ENA/2024
50
 le nom et l’adresse de
 l’expéditeur, le lieu et la date,
 la suscription ou
 réclame, l’objet,
 la formule d’appel,
 la formule de
 courtoisie,
la signature et le nom
de l’expéditeur.
Lettre adressée par un fonctionnaire à son supérieur hiérarchique.
 Cette lettre comporte les mentions obligatoires d’une lettre adressée par
usagerun
à un servic e administratif.
 Cependant, en lieu et place du nom complet et adresse de l’expéditeur,
l’agent portera son nom complet, son matricule, son emploi, son grade et sa
fonction, son lieu d’affec tation et son adresse.

Lettre adressée par un fonctionnaire à ses supérieurs

hiérarchiques.
 L’autorité destinataire sera désignée en suscription sans reprendre le nom de
l’agent expéditeur mais en portant l’indication de la transmission hiérarchique.
 Le « sous couvert de » viendra s’ajouter à la suscription lorsque le document
doit suivre la voie hiérarchique entre l’expéditeur et le destinataire (hiérarchie
ascendante ou descendante) ;
 La signature ne comporte que la signature manuscrite et le nom de
l’agent.

• Carac téristiques de la lettre à forme

personnelle

RAA/ENA/2024
51
  Formule d’appel

Ce sont les termes utilisés pour « appeler » le correspondant. Elle est la

forme abrégée des termes ayant servi à désigner le c orrespondant.

La formule d’appel s’utilise également au début d’un discours, au moment de

l’énumération, par ordre hiérarchique ou protocolaire, des personnalités présentes à
la rencontre au cours de laquelle est lue une allocution.
Elles sont employées uniquement dans les lettres à formes personnelles (voir dans la
suite du cours) dont elles constituent le commencement.

La formule d’appel est constituée de l’appellation « Monsieur / Madame ou

Mademoiselle » en toutes lettres suivie de l’indication de leur titre s’il y a lieu.

De manière générale, la formule d'appel est : Monsieur, Madame ou

Mademoiselle (lorsque le correspondant se présente sous son état civil et est
désigné comme tel dans la suscription).

Mais pour les représentants de l'Administration, les autorités politiques et les

personnes privées, il est d'usage de donner à ses correspondants leur titre quand
ils en ont. Il peut s’agir :
- du Président ;
- des Directeurs, Directeurs Généraux ;
- des Secrétaire généraux, de sociétés, de syndicats,
d’associations et d’établissements scolaires ;
- des Membre de professions judiciaires (Avocats, Huissiers,
Notaires) :
Maître
- des titulaires de doctorat : Docteur

- Des autorités religieuses :

• du culte catholique
Pape : Très Saint Père
(Nonce, Cardinal,
Archevêque, Évêque,RAA/ENA/2024
Curé, Abbé) : Monsieur 52
le…
• culte Protestant
Président : Monsieur le
Président Pasteur : Monsieur
le Pasteur

• culte Islamique
Grand Imam : Monsieur le grand
Imam Ayatollah : Monsieur
l’Ayatollah

- Des Autorités Politiques

Rois ou Empereurs : Sire

Prince : Monsieur le Prince ou Mon
Seigneur Princesse : Mademoiselle la
Princesse
Président de la République : Monsieur le Président de la
République Ministre : Monsieur le Ministre
Le Garde des Sceaux : Monsieur le Garde des Sceaux, Ministre de la
Justice
Président ; Vice-Président des Institutions : Monsieur le Président ou
Madame la Présidente

- Autorités Diplomatique et C onsulaire

Ambassadeur : Monsieur l’Ambassadeur

Chargé d’Affaires : Monsieur le Chargé
d’Affaires Consul Général : Monsieur le Consul
Général
Conseiller : Monsieur le Conseiller

- Autorités Judiciaires et Administratives

• Autorités Judiciaires
Monsieur le Premier Président (Cour d’Appel)
; Monsieur le Procureur Général (Cour
d’Appel) ; Monsieur l’Avocat Général (Cour
d’Appel) ; Monsieur le Procureur de la
République ;
Monsieur le
Substitut ;
Monsieur le Juge.

• Autorités
Administratives
RAA/ENA/2024
Monsieur le Préfet ;
Monsieur le Dire cteur
Général ; Monsieur le Sous-
53
- Autorités Militaires
• Monsieur le Maréc hal ;
• Mon Général (Offic iers Généraux) ;
• Mon Colonel (Colonel Lieutenant-Colonel) ;
• Mon Commandant pour les Offic iers Supérieurs ;
• Monsieur pour les Offic iers Subalternes (C a pitaine, Lieutenant) ;
• Amiral pour les Offic iers Généraux de la marine ;
• Commandant (Capitaine de vaisseaux de frégate et de corvette).

REMARQUE :

Le possessif est exclusivement employé par le rédacteur de sexe masculin, les

femmes ne l’emploient pas. Elles disent simplement « Monsieur le Général,
Maréchal, Colonel, Commandant.

 Les Formules de Courtoisie ou de

Politesse

C’est la phrase finale de la lettre à forme personnelle dans laquelle on exprime ses
sentiments au destinataire. Il doit y avoir corrélation entre la formule de courtoisie
etSi la
la formule
Formule d’appel.
d’Appel est : La Formule de Politesse doit être :
Ainsi
Madame : Hommage (Respectueux Hommages)
Monsieur Salutations distinguées
Cher Monsieur, Cher ami ou Cher Camarade Sentiments les meilleurs
Monsieur le Président, Monsieur le Député Considérations distinguées
Monsieur le Préfet Sentiments déférents et dévoués
Monsieur l’Ambassadeur Haute considération
Monsieur le Ministre Haute considération
Monsieur le Président de la République Très haute considération.

REMARQUE

Il sied d’indiquer les hommages et les salutations s’expriment.

Il ne faut pas en donner l’assurance.
On é crira :
Veuillez agréer, Madame, l’expression de mes respectueux
hommages. Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de mes
salutations distinguées.

NB : Les assurances à utiliser dans :

*la formule "l’expression" marque une considération, un dévouement acquis. Elle

est donc utilisée d’un subordonné à son supérieur.

*La formule "l’assurance" sera employée à l’égard des personnes d’un rang
égal ou inférieur au signataire de la lettre ou à l’égard des personnes étrangères
à l’Administration.

54
Nul n’assure un camarade ou un collègue de sa considération ou de son respect,
encore moins une personne de rang moindre que le sien de ses sentiments
respectueux.

Ainsi :

Ne pas écrire Écrire

Veuillez agréer, Cher Camarade ou Cher
Veuillez agréer, Cher Camarade ou Collègue,
Collègue, l’assurance de mes sentiments les
l’assurance de ma considération.
meilleurs ou les plus cordiaux.
Veuillez agréer, Monsieur, l’assurance de mes Veuillez agréer, Monsieur, l’assurance de mes
sentiments respectueux. sentiments les meilleurs.

 Éléments caractéristiques ou spécifiques de la lettre à forme

personnelle.
Ce sont :
- la formule d’appel ;
- la formule de courtoisie ;
- le traitement.
Le Traitement, c’est la manière dont on traite, dans le corps d’une
lettre à forme personnelle ou d’un discours, la personne à qui l’on
s’adresse.

Les formules de traitement varient selon la qualité de la personne à qui l’on

s’adresse. Ex : votre majesté pour un souverain ; Votre sainteté pour le pape.

La règle est que le traitement ne doit être employé que dans le corps de la lettre
ou du disc ours et non en formule d’appel.

 Les éléments rappelant la lettre administrative

La plupart des mentions contenues dans les lettres à forme administrative

se retrouvent dans les lettres à forme personnelle. Ce sont :
• l’appellation de l’État et la devise
• le numéro d’enregistrement
• la référence
• l’objet
• les pièces jointes
• les lieux et dates
• la signature

En ce qui concerne les autres mentions, leur utilisation tient compte de l’origine et
la destination de la lettre. Il s’agit :
• des initiales – rédac teur / dac tylographe
• la mention : objet
• la suscription
• la mention : ampliation
• le timbre
RAA/ENA/2024
55
  Distinction entre la lettre à forme administrative et la lettre à
forme personnelle :

La lettre à forme administrative ou lettre entre service est celle dont l’expéditeur
est une Administration publique d’État, le destinataire est une
Administration publique du même État, elle est adressée pour les besoins
du service.

En revanche, la lettre à forme personnelle est une lettre qu’un fonctionnaire

adresse à son supérieur pour un motif personnel. C’est aussi celle qu’un supérieur
adresse à son subordonné pour un motif également personnel.

Mais•généralement, c’est la
une personne lettre que
privée ; l’Administration adresse à
• aux représentants d’un organisme privé ;
• aux représentants d’une Administration étrangère ou
internationale ;
• aux représentants d’une organisation non gouvernementale
(ONG) ;
• à un établissement public à caractère industriel ou commercial
•
(Société d’État, Société d’économie mixte) ;
au Président d’une Institution (Assemblée Nationale, Cour
 Mise en page du document administratif
Suprême, etc.).

- Utiliser du papier format A4 (210 x 297 mm).

- L’original et les copies sur du papier blanc de bonne
qualité.
- Laisser des marges autour du texte :
 4, 5 cm à gauche, 1 à 2 c m à droite du texte ;
 6 à 3 c m en bas de la page.

PRESENTATION DE LETTRE ENTRE SERVICES OU LETTRE A FORME

ADMINISTRATIVE
(Avec uniquement les mentions obligatoires)

RAA/ENA/2024
56
 PRESENTATION DE LETTRE ENTRE SERVICES OU LETTRE A FORME
ADMINISTRATIVE
(Avec les mentions obligatoires et c ertaines mentions facultatives)

PRESENTATION DE LETTRE A FORME PERSONNELLE

(Avec les mentions obligatoires et certaines mentions
facultatives))

RAA/ENA/2024
57
CONCLUSION PARTIELLE :

Les rapports entre l’administration et les administrés, mais aussi entre les
services publics se manifestent par des correspondances dont la lettre
est l’élément prépondérant.

Une lettre administrative est donc une lettre qui émane de l’administration
publique.

B- LES DOCUMENTS DE CORRESPONDANCE AUTRES QUE LA LETTRE

a. Le bordereau de transmission et le soit-transmis

C’est un document qui sert à en transmettre d’autres. On distingue deux (02) sortes
de bordereaux.
- Le bordereau classique (bordereau d’envoi)

Il sert à transmettre des documents de service en service ou de ministère

en ministère. Il se présente sous la forme d’un tableau comportant :
• les mentions habituellesqu’on trouve dans la
lettre à forme administrative ;
• le titre écrit en majuscule : BORDEREAU D’ENVOI ou
BORDEREAU DE TRANSMISSION OU BORDEREAU RECAPITULATIF
DES PIECEES RAA/ENA/2024
58
 • un cadre divisé en trois ou quatre colonnes renfermant
le texte.

EXEMPLE

- Le Soit-transmis (ou bordereau simplifié)

Il est utilisé uniquement au sein d’une même administration. Il comporte :

- les mentions habituelles de la lettre à forme administrative ;
- le titre "SOIT-TRANSMIS", en majuscule, en milieu de page ;
- une énumération des documents à transmettre ;
- la mention « OBSERVATIONS » en majuscule qui indique
l’objet de la transmission.

EXEMPLE

RAA/ENA/2024
59
b. La note administrative

La Note administrative ou NOTE désigne des documents de

communication interne. On en distingue deux types selon leurs objets, à
savoir :
• la note ordinaire ;
• la note verbale.
Dans le cadre de cet enseignement, nous nous intéresserons à la note
ordinaire.

- Définition et rôle de la Note ordinaire

La Note ordinaire est un document de correspondance interne écrit à

l’occasion du traitement des affaires courantes du service. Elle a pour
buts de :
- Transmettre des informations, des demandes ou envois de
renseignements, d’avis ou d’instructions, résultats de
recherche, d’enquêtes internes ou de synthèse d’un dossier ;
- garder trace écrite complète et mise en forme d’un échange
verbal antérieur.
- Exposer une situation, une question afin de demander des
instructions ou un avis ;
- Donner un avis ou des instructions etc…

C’est un document qui, en lieu et place d’une lettre, permet

d’échanger, de communiquer à l’intérieur d’un même ensemble
administratif, d’un même service.

La Note s’emploie indifféremment entre collègues, de supérieur à

subordonné et vice versa avec toutefois une nuance de forme :
- le supérieur au subordonné enverra une « Note à Monsieur
…» ;
- le collaborateur à son supérieur enverra de préférence une «
Note à l’attention de Monsieur … ».
RAA/ENA/2024
Elle est exclusivement un doc ument à usage interne.
- Présentation de la Note ordinaire
60
 La note comporte toutes les mentions habituelles avec, toutefois, une
nuance de forme : - au niveau de la suscription et de l’objet (qui peut
être intégré au titre ou porté séparément à gauche comme pour la
lettre).

Il faut également retenir que la note ne comporte ni formule d’appel, ni

formule de politesse.

PRESENTATION DE LA NOTE ADRESSEE PAR UN COLLABORATEUR AU SUPERIEUR

PRESENTATION DE LA NOTE ADRESSEE PAR UN SUPERIEUR AU

COLLABORATEUR

- Différents types de notes

Les Notes selon le but. Sur cette base, on dénombre quatre types. Il s’agit de :
- la note d’information, pour informer ou pour exposer une question que
l’on analyse avec proposition de solution. Elle peut également être
une demande d’avis ou d’instruction ou une proposition.
- la note d’instruction, d’un supérieur à un collaborateur, elle donne les
directives nécessaires au règlement d’une affaire.

RAA/ENA/2024
61
 - la note de synthèse qui sert à présenter à un supérieur et à sa
demande sous une forme condensée une affaire complexe ou un
dossier. Elle fait appel à des qualités de synthèse, de discernement et
à des capacités d’analyse.
- la note de présentation : elle accompagne un projet de texte dont
elle donne au destinataire les précisions et explications justificatives
des mesures proposées et des dispositions envisagées.

Les Notes en fonction du destinataire. Dans ce cas, en plus des Notes nominative
et fonctionnelle, se rencontre la Note collective adressée par un supérieur
hiérarchique à plusieurs destinataires (« Note à Mesdames et Messieurs les
Fonctionnaires élèves de l’École Nationale d’Administration »).

Remarque
- Dans le texte de la Note entre deux correspondants en relation
fonctionnelle ou hiérarchique, on utilisera le style direct et personnel
(emploi du « Je ».
- Pour les Notes d’étude ou de synthèse, les styles indirect et
impersonnel seront de rigueur ; on retiendra les personnes et le style
des documents étudiés.

A BIEN NOTER
Quel que soit le type de la Note, seul le terme « NOTE » apparaît
comme titre du document. Il est suivi de la qualité ou du nom
du destinataire.
c. Le Télégramme Officiel

C’est un document qui permet de transmettre en cas d’urgence et par un réseau

indépendant de radiodiffusion une information. Seules les autorités politiques,
administratives et militaires sont habilitées à expédier un télégramme officiel. Le
télégramme officiel ou T.O. comporte le numéro d’enregistrement, le lieu et la
date, la suscription avec une particularité pour les services qui reçoivent un
nombre important de télégrammes.

Ceux-ci utilisent une adresse télégraphique composée de sigle (Présidence de la

République : PRESIREPUBLIQUE / Ministère de l’Agriculture : MINAGRI/ Ministère de
l’Intérieur : MININTER). Pour la rédaction, le style télégraphique clair est utilisé. Il s’agit
de faire des phrases où sont éliminés les mots qui ne sont pas indispensables à la
compréhension du texte.

EXEMPLE
Au lieu de : J’ai l’honneur de vous informer de la visite officielle du Chef de l’État
dans votre circonscription administrative du lundi 1 au mercredi 3 avril 2019.
On écrira : HONNEUR VOUS INFORMER VISITE CHEF ETAT VOTRE
CIRCONCRIPTION LUNDI 1 AU MERCREDI 3 AVRIL 2019.

RAA/ENA/2024
62
[Link] DOCUMENTS D’INFORMATION

A. Les documents d’information interne (les documents à titre de

compte rendu)

- Le compte – rendu

• Définition

Le compte rendu (CR) est un document descriptif de faits ou d’événements que le

rédacteur a pu constater ou d’activités qu’il a accomplies ou auxquelles il a pris
part.

Ces faits seront relatés de façon objective, sans les interpréter, sans prendre
position, sans faire de suggestions ou tirer des conclusions personnelles. Le CR doit
être le plus précis, exact, détaillé et complet possible parce qu’il est avant tout un
document d’information.

C’est un document servant à relater purement et simplement des faits ou des

évènements. C’est donc un document essentiellement descriptif.

• Différents types de C omptes-rendus

On distingue le compte-rendu d’activité, le compte rendu de mission et le compte

rendu de réunion.
- Les comptes-rendus hiérarchiques : ils se subdivisent en compte-
rendu d’activité ou de mission, et en compte-rendu d’accident ou
d’évènement.
- Les comptes-rendus de réunions, à l’intérieur desquels se
trouvent le compte-rendu intégral ou in extenso et le compte-
rendu analytique.

• Présentation

 Les comptes-rendus hiérarchiques comportent, en général, les

principales mentions d’identification figurant sur les lettres
administratives : timbre, lieu et date, plus le titre COMPTE-RENDU en
majuscule suivie de l’objet (qui peut être porté séparément à
gauche de la page).

EXEMPLE :

Compte-rendu de l’activité de Monsieur … Compte-rendu

de l’accident survenu le …

Il y a également une introduction suivie d’un développement.

 Les c omptes-rendus de réunion.

RAA/ENA/2024
Pour la rédaction de ces comptes-rendus, on utilise le style direct, pour le compte
63
rendu intégral ou in extenso c'est-à-dire en suivant le mot à mot des débats.
Quant au compte rendu analytique, il s’écarte du mot à mot du style direct et ne
conserve des débats que ce qui est nécessaire à sa compréhension. Le style
indirect est donc utilisé, de même que le présent de l’indicatif.

En plus des mentions habituelles, on trouve dans ce type de compte- rendu des
mentions spécifiques qui sont : le titre, l’introduction, la liste des participants, l’ordre
du jour, la formule d’ouverture, le texte du compte-rendu, la formule finale ou
formule de clôture.

PRESENTATION D’UN TYPE DE COMPTE RENDU

• Le corps du compte-rendu

Le texte du compte rendu d’activité et du compte rendu de mission comprendra :

 Introduction (brève) : qui précisera soit les circonstances de
production du CR, soit les motifs du CR, soit l’objet de la mission.
 Développement : qui peut être chronologique, analytique (dans
ce cas, rassembler et classer les idées selon leur
proximité/complémentarité) ou synthétique (ici organiser les idées
par thème).
Le texte peut être illustré de tableaux, de graphiques, ….
Dans le cas d’une mission, il convient de mentionner l’identité des
personnes renc ontrées et entendues ;
 Conclusion : sous forme de résumé des points développés.

EXEMPLE DE COMPTE-RENDU DE REUNION

RAA/ENA/2024
64
Remarque

Le lieu et la date peuvent figurer soit sous la devise, sous le texte avant la
signature ; La signature prend place au-dessus du nom du rédacteur.
Dans un c ompte rendu, le style indire ct est de rigueur ;
Les différentes interventions seront rapportées au passé composé
; le rédac teur utilisera le verbe qui c onvient à l’opinion
exprimée ;
« L’ordre du jour ayant été épuisé, la séance a été levée, il était 17 heures » : ainsi
s’achève le compte rendu suivi de « Fait à Agboville, le … » placé avant la
signature. Le compte rendu ne comporte qu’une seule signature : celle du
rédacteur.

Quelques verbes permettant d’introduire une intervention dans un compte rendu

 verbes indiquant un simple énoncé : annonce que …/ déclare que …/
explique, précise, indique, fait remarquer, relève, observe, fait remarquer,
pense, explique, signale, constate, reconnaît, rappelle, considère, fait connaître
… que ;
• verbes indiquant la prise de position : soutient, recommande, admet,
montre, démontre, suggère, juge, propose, rétorque, souhaite … que ;
• verbe indiquant une mise en doute ou une négation : s’étonne, craint, ne
pense pas, objecte, doute … que, s’interroge sur, se demande si, s’oppose
à, ….
- Le procès-verbal

C’est une variété de compte-rendu qui est destiné à servir de preuve.

On distingue trois types de procès-verbaux :
- le procès-verbal judiciaire : établi par les agents de l’ordre
(gendarmerie, police) ;
- le procès-verbal administratif : établi par certaines
administrations spécialisées (domaine, douane, inspection du
travail, …etc.) ;
- le procès-verbal de réunion (ou de séance) établi à la suite
d’une réunion au cours de laquelle des décisions importantes
sont prises. Il est plus détaillé que le compte-rendu.

• Définition

RAA/ENA/2024
65
 C’est un document écrit par un agent de l’Administration ou
mandaté par celle-ci en vue de relater ce qu’il a fait, vu ou
entendu dans l’exercice de ses fonctions. C’est un type particulier
de compte rendu destiné à faire foi jusqu’à l’administration de la
preuve contraire.
Le procès-verbal (PV) ne peut être établi que par des agents
légalement habilités ou désignés à cet effet par une autorité
judiciaire ou administrative ou un supérieur hiérarc hique.

• Présentation

 Le Procès-verbal judiciaire.

Il peut être établi sur papier libre ou sur formulaire imprimé. Il

comporte, en plus des mentions habituelles, le titre "PROCES
VERBAL" en majuscule suivi de sa qualification.

EXEMPLE

PROCES-VERBAL D’AUDITION : Il commence par l’indication de la date en

toutes lettres suivies de l’heure et de la première personne du pluriel (pluriel de
modestie). « l’an mil neuf cent quatre-vingt-dix-neuf et le vingt-quatre
décembre à quinze heures, NOUS KOUASSI YAO, gendarme à la Brigade
d’Abobo …. » Il se termine par une formule c onsac rée sac ramentelle.
En foi de quoi, nous avons établi le présent procès-verbal et signé avec le
ou les témoins après en avoir donné le cture à c eux-c i.

 Le procès-verbal administratif

Il est généralement rédigé, sur formulaire imprimé, sur lequel

figurent la plupart des mentions habituelles.
On y trouve aussi, le titre auquel on incorporera l’objet (ou la
qualification).
EXEMPLE
PROCES-VERBAL DE VENTE
PROCES-VERBAL DE PASSATION DE SERVICE
On emploie la première personne du singulier (je) ou la troisième personne du
singulier (il) selon les cas. La formule sacramentelle sera utilisée pour clore le
procès-verbal. Le procès-verbal sera signé aussi bien par les parties concernées
que par les témoins éventuels.

 Le Procès-verbal de Réunion

Sa structuration est la même que celle du compte-rendu. Toutefois,

le procès-verbal étant destiné à servir de preuve, il sera plus
détaillé que le compte-rendu. La date sera reprise en fin de
texte au-dessus de la signature précédée de la mention
« Fait à …. ».
RAA/ENA/2024
66
EXEMPLE
fait à Abidjan, le …

Le C hef de Service
de … Secrétaire de
séance Signature
Prénom(s) et nom

PRESENTATION D’UN PROCES-

VERBAL

- Le
rapport

• Définitio
n

Comme le compte-rendu, le rapport sert à relater des faits, des

évènements ou des activités. Mais en plus de cela, le rapport contient
un commentaire, des appréciations sur les faits, un point de vue
personnel du rapporteur, des conclusions partielles et des propositions
de solutions aux problèmes posés.

Le rapport est un document administratif par lequel le collaborateur

rend compte à son supérieur hiérarchique d’une question importante.
Le rapporteur présente des éléments objectifs, qu’il peut commenter
et sur lesquels il porte des appréciations et donne son point de vue. Il
dégage des conclusions ou formule des propositions (ou envisage des
solutions).

• Présentation

Le rapport c omporte :
 la plupart des mentions
habituelles ;

RAA/ENA/2024
67
  le titre : RAPPORT en majuscule avec ou sans indication du
destinataire et de l’objet.
EXEMPLE
- RAPPORT
à Monsieur le … … … sur…..

RAPPORT
à Monsieur le DE
… … … … ….. L’ENA…

RAPPORTD’ACTIVITE

PRESENTATION D’UN RAPPORT

PRESENTATION D’UN
RAPPORT

• Construction du Rapport

La rédaction d’un rapport se décompose en trois (03) phases :

- la Rec herc he des éléments, faits et idées ;
- le c lassement des idées ;
- la rédac tion du rapport.

Dans sa construction, le rapport se bâtit autour de trois parties :

• Introduction Elle est brève et situe le rapport dans ses motifs (ou
précise les circonstances de sa rédaction) dans ses objets, dans sa
destination ou dans son but.

EXEMPLE
En exécution des dispositions de l’arrêté n° 123 /MSI/CAB du 21 janvier 2010 portant
attributions, organisation et fonctionnement de la Direction de Contrôle des
Services
RAA/ENA/2024
68
de police, notamment en ses articles 8 et 11, j’ai effectué du 27 janvier au 20
février 2010 une mission de terrain dans la Région des Lacs.
Le présent rapport vise à vous en rendre compte et à soumettre à votre discrétion
des mesures disc iplinaires à l’encontre de c ertains agents.

• Développement Il comprend trois sous parties :

 exposé des faits ou relation ordonnée des activités réalisées sur
la période ;
 commentaire critique autour des faits ou activités exposés (es) ;
 propositions de mesures soumises au supérieur hiérarchique (les
solutions et mesures correctives envisageables et les modalités
de leur applic ation notamment)

• Conclusion Elle est très brève et fait un rappel sommaire des

principaux aspects du rapport et des solutions envisagées et
sollicite éventuellement l’approbation et/ou les instructions du
supérieur hiérarchique

• Les différents types de rapports

En fonction de leur objet, on peut classer les rapports en différents

types :
 le rapport d’étude : présente les résultats d’un travail de
recherche ou de réflexion sur une question pré cise.
 le rapport d’inspection (établi après tournée dans
des services)
 le rapport de mission (établi après une mission
précise)
 le rapport disciplinaire (adressé à une autorité supérieure en vue
d’une demande de sanction).
 le rapport périodique (mensuel, semestriel ou
annuel)
 le rapport technique (consécutif à une mission ou à
une inspection)
 le rapport de présentation (accompagne les projets de décrets ou
d’arrêté, etc. ou toute Communication en Conseil des Ministres)

b. Les documents d’information externe

- La C onvocation

• Définition

C’est un document par lequel certains services administratifs

RAA/ENA/2024
demandent nominativement à l’un des leurs administrés de se
présenter à un service indiqué et à une date donnée « pour affaire
69
le concernant
 Toutefois, il y a des cas où une convocation n’est pas nécessaire :
• Réunion impromptue (c as d’urgence) ;
• Réunion hebdomadaire ou à périodicité tombant à date fixe et
entrée dans la routine.

• Présentation

La convocation comportera les mentions habituelles, mais également

le titre : CONVOCATION en majuscule au milieu de la page, suivi en
dessous de la formule de convocation.

PRESENTATION D’UNE CONVOCATION

Remarque

- Par courtoisie, la convocation devrait toujours être envoyée une semaine à

l’avance au moins pour permettre aux personnes convoquées de prendre
toutes les dispositions utiles pour prendre effectivement part à la réunion.

- Quelle que soit la réunion, la convocation qui l’annonce doit en communiquer

en même temps l’ordre du jour, c’est-à-dire la liste des questions qui y seront
traitées.

- Si la rencontre porte sur l’examen de dossiers, il conviendrait de communiquer

aux participants en même temps que l’ordre du jour, le CR ou PV de la réunion
précédente et copie desdits dossiers.

- La convocation ordinaire portera le timbre du service, la date, le N°

d’enregistrement, le titre « CONVOCATION » au milieu de la ligne et en
majuscule. En dessous figurera la formule de convocation.
RAA/ENA/2024
70
- Lorsqu’on s’adresse à des personnes de même niveau hiérarchique, ou à des
personnalités extérieures, à des autorités, à des personnalités de haut rang ou à
des personnes sur lesquelles on n’exerce aucune autorité hiérarchique, il est
plus courtois de présenter la convocation sous forme de lettre.
EXEMPLE

- L’Avis

• Définition

L’avis est un document administratif d’information externe destiné à

l’affichage pour un public relativement restreint : usagers et personnel
de service. Il sert à présenter des informations essentiellement
temporaires notamment les réunions de travail, les conférences,
l’annonce de travaux.

• Présentation : comme la convocation, l’avis comporte :

• Les mentions habituelles (le timbre du service, l’appellation
officielle et la devise de l’État, le N° d’enregistrement …)
• le titre « A V I S », toujours en majuscule au milieu de la page, seul
ou suivi de la mention des destinataires.
• On y trouve également, après le texte de l’avis, le lieu et la date
suivie de l’attache et de la signature de l’autorité qui informe.

EXEMPLE :
AVIS aux usagers
Le texte de l’AVIS commence par la désignation des personnes concernées.
EXEMPLE :
Il est porté à la connaissance de Messieurs ..., des agents de … ou « du public »
ou des
« usagers »
Les lieux et date sont présentés en fin de texte.
RAA/ENA/2024
71
EXEMPLE

- Le
Communiqué
• Définition

Le Communiqué est un document d’information externe

qu’adresse au public une autorité administrative pour faire
connaître une information, une décision ou des dispositions
d’intérêt général (ouverture d’enquête, ouverture d’un
concours, suspension de la fourniture de l’électricité, …)

Il est aussi le document par lequel, en raison de leur caractère

d’intérêt général, les informations relatives aux résultats d’une réunion
administrative, d’une enquête ou d’une étude sont communiquées
au public.

Le communiqué a une diffusion beaucoup plus large que

l’Avis. Il est destiné à être lu à la radio ou à la télévision ou publié
dans la presse avec pour objectif d’être lu par le plus grand nombre
possible de la population, voire de l’ensemble de la population.
Remarque
⚫ Le communiqué s’adresse à un public non administratif ; il doit
donc être parfaitement précis et compréhensible pour tout le
monde.
⚫ L’insertion dans la presse et la diffusion par la radio et la
RAA/ENA/2024
télévision n’étant pas gratuites, le communiqué doit être aussi
bref et concis que possible.
72
 • Présentation

La présentation du communiqué dans sa diffusion varie selon qu’il est

directement diffusé par le service émetteur ou qu’il l’est par la presse
:
 s’il est directement publié par le service émetteur, sa
présentation comportera le timbre du service, la suscription (le
destinataire presse), le N° d’enregistrement, le titre «
COMMUNIQUE » en majuscules, le texte du communiqué précédé
d’une formule qui en indique l’origine, le lieu et la date, la
signature de l’autorité responsable et les indications relatives au
nombre de passage (Voir exemple ci- dessous) ;
 s’il l’est par la presse, seuls la formule qui en indique l’origine et
le
texte seront annonc és ou publiés ; les autres mentions ne seront
pas reprises c ar elles ne c oncernent pas le public .

EXEMPLE

- L’Attestation et le C ertificat

De ces deux substantifs ressortent respectivement les verbes attester

et certifier :
- attester implique l’idée « de c onstatation neutre et objec tive des
faits connus en faveur du bénéficiaire » ;
- certifier renvoie à l’idée « d’une prise de position plus active, plus
péremptoire de c elui qui engage sa responsabilité dans son
affirmation
».
- ils sont délivrés soit pour un usage préc is et restric tivement désigné
soit pour un usage général « pour servir et valoir ce que de droit ».
- l’attestation et le certificat sont destinés à faire foi mais n’ont pas une
force juridique particulière. Ils ne valent que dans « la mesure où l’on
n’a pas de raisons de contester sa véracité, et jusqu’à preuve du
contraire
».

RAA/ENA/2024
73
 • Définition

Ils sont tous deux des documents délivrés par une autorité
administrative et destinés à établir la véracité de certains faits
concernant le demandeur.

La différence entre les deux documents peut se faire :

• du point de vue formel ;
• du point de vue de la valeur des documents ;
• du point de vue de leur destination.

• Présentation

Ces deux documents portent les mentions habituelles d’identification.

Seulement, la date est inscrite à la fin du texte avant l’attache, la
signature et les nom et prénoms de l’autorité administrative.
Ils c omportent :
 Les mentions habituelles ;
 Le titre ATTESTATION ou CERTIFICAT en majuscule
en milieu de page ;
 Une formule qui précise la qualité de l’autorité qui délivre
le document ;
 Les nom et prénoms du signataire ;
EXEMPLE

3. LES DOCUMENTS D’INJONCTION OU D’INSTRUCTION

Les documents d’instruction (ou encore documents d’injonction) sont des

documents hiérarchiques qui servent de supports aux ordres, aux décisions, aux
prescriptions, aux recommandations et aux explications qu’une autorité adresse à
ses subordonnés.

Les prescriptions arrêtées par l’autorité peuvent être verbales lorsqu’elles sont
courantes ; elles sont généralement écrites quand elles présentent une certaine
importance.
RAA/ENA/2024
74
Selon leur nature et leur portée, ces prescriptions peuvent être individuelles. C’est le
cas des notifications, des injonctions, des mises en demeure, de l’ordre et de la
décision.

Elles peuvent être de portée collective : ce sont les instructions. Elles regroupent les
directives, les notes de service, les circulaires et les instructions permanentes.

Les injonctions et mises en demeure sont « des ordres ou des sommations à des
personnes étrangères à l’Administration aux fins de les contraindre à exécuter ou à
respecter une décision administrative prise à leur encontre.

C’est le cas notamment en matière fiscale, en matière de gestion des questions

foncières ou d’occupation illégale de l’espace public. Injonctions et mises en
demeure font généralement l’objet de formulaires imprimés ; elles se présentent
aussi sous forme de lettre envoyée sous pli re commandé.

a. La note de service

- Définition

C’est un document interne par lequel un supérieur hiérarchique

donne à ses subordonnés soit des informations, soit des
instructions (permanentes ou temporaires) sur un problème
donné lié aux activités du service ou à son fonctionnement. La
note de service contenant des instructions permanentes est classée
dans un « recueil des instructions permanentes ».

La Note de service est un document exclusivement destiné au personnel

d’un service donné. Elle peut s’adresser à l’ensemble du personnel d’un
service ou seulement à une partie de celui-ci.

N’étant ni un avis, ni un communiqué, la Note de service ne s’affiche

pas.

- Présentation

La Note de service est un document exclusivement destiné au personnel

d’un servic e donné.
N’étant ni un avis, ni un communiqué, la Note de service ne s’affiche
pas. Elle comporte l’essentiel des mentions de la lettre administrative et
avec la même disposition :
- le timbre du servic e ;
- l’appellation officielle et la devise de l’État ;
- le lieu et la date de l’enregistrement ;
- le N° d’enregistrement qui peut également être incorporé au titre.
- le titre : NOTE DE SERVICE en lettres d’imprimerie au milieu de la page,
soit seul, soit avec le N° d’enregistrement ;
- l’objet placé entre le titre et le texte ;
RAA/ENA/2024
75
 - la suscription, indispensable lorsque la Note de service n’a pas une
portée collective et qu’elle s’adresse à une partie du personnel. Dans
ce cas, elle est inscrite en dessous du titre avant l’objet ;

Remarque
- Le corps du texte d’une Note de service respectera les règles de la
rédac tion administrative ;
- Le style exprimera très nettement l’autorité du signataire et sera plus
impersonnel pour marquer la permanence des instructions données.

EXEMPLE

b. La Circulaire

- Définition

C’est un document hiérarchique à destination collective, adressé par une autorité

administrative supérieure (chef de l’État, Ministre, Préfet etc.) aux autorités ou
services subordonnés (déconcentrés ou décentralisés). Elle est généralement
appelée à une grande diffusion.
Elle a pour objet de rappeler les buts d’un texte réglementaire et d’en préciser les
modalités d’application à l’usage des services subordonnés.
Mais, elle peut être interprétative dans le but de clarifier le sens d’une procédure.

- Présentation

On trouve :
- Les mentions habituelles ;
- Le titre CIRCULAIRE en majuscule au milieu de la page, suivi d’un
numéro d’ordre et du sigle d’identification du service émetteur et la
date ;
- L’objet peut être intégré au titre ou présenté séparément c omme
pour la lettre.

EXEMPLE :

RAA/ENA/2024
CIRCULAIRE N° 20/MININTER/CAB du 5 janvier 2004
76
 Relative aux modalités d’application du décret n° ………

Remarques
- La circulaire peut comporter une référence ; il s’agira singulièrement
de références de textes réglementaires ou de documents antérieurs
du servic e émetteur ;
- La date intégrée au titre est reprise en fin de texte ;
- La c irc ulaire emploie le style dire ct (je, vous) avec un ton plus
personnel.
- La circulaire interministérielle est cependant rédigée en style indirect.

PRESENTATION D’UNE CIRCULAIRE

- Différents types de c irc ulaires

- Les circulaires présidentielles pour les Ministres ;

- Les c irculaires ministérielles ;
- Les circulaires interministérielle (ou conjointes) ;
- Les circulaires préfectorales ;
- Les circulaires municipales.

c. L’Ordre

L’ordre est l’injonction faite à un agent d’exécuter une décision. On

distingue plusieurs types dont les ordres de paiement et les ordres de
mission. L’ordre comporte :
- les mentions habituelles ;
- le titre ORDRE DE PAIEMENT OU PRDRE DE MISSION en majuscule au milieu
de la page.

d. L’Instruction

Elle est rédigée dans un style indirect plus impératif, plus concis et plus
autoritaire dans le ton, mais en même temps plus impersonnel et objectif
dans la forme.

Elle comporte les mentions habituelles mais le titre se présente

systématiquement ainsi qu’il suit :

RAA/ENA/2024
77
 - [INSTRUCTION + N° d’enregistrement + Date d’émission + Objet]
- le corps du texte s’articule autour des trois parties traditionnelles de
la rédaction (introduction, développement et conclusion).

EXEMPLE :

INSTRUCTION N° 27/MFPE/CAB du 2 avril 2010

Relative à l’application des dispositions du décret n°93-608 du 2 juillet 1993 portant
classification des grades et emplois dans l’Administration de l’État et dans les
établissements public s nationaux.

C ONCLUSION

Le cours de « La rédaction administrative » a pour objet d’améliorer la qualité de

l’écriture des documents administratifs et leur lisibilité, par la définition de règles
simples de présentation et de rédac tion.

La rédaction administrative constitue une voie privilégiée d'amélioration des

rapports et la communication à l’intérieur de l’administration et entre
l’administration et les usagers. Elle facilite l’identification des courriers en
provenance des services. Elle contribue sans doute à la modernisation du service
public.

Mais manier la rédaction administrative ne va pas de soi car il faut suivre bon
nombre de règles tant juridiques, que réglementaires, administratives et bien sûr
linguistiques.

RAA/ENA/2024
78
REFERENCES BIBLIOGRAPHIQUES
1. OUVRAGES TECHNIQUES

Le Style administratif, ROBERT Cathérine, Edition Albin Michel, Paris, 1994.

Rédac tion administrative, Lénissongui COULIBALY, Edition
Presse Université nationale de Côte d’Ivoire, Abidjan, 1995
Rédaction administrative Afrique, Jacques GANDOUIN/Jean-Marie ROSSIGNOL,
Edition Armand Colin, Paris, 2002
Guide pratique de la correspondance administrative, Pierre Verdier - Éditions
Berger-Levrault ;
La lettre administrative, catégorie C, F. Delval - La documentation
française Guide pédagogique pour l'écriture et la disposition des textes -
CERPET.30 La c orrespondanc e, S. Gérard, P. Lunemond, V. Ladka
Toasts, Allocutions, Discours, Doriac et Dujarric, Editions ALBIN Michel
La réussite n’est pas le fait du hasard, techniques de relations publiques pour les
élus locaux, Carla RECKERT, éditée par la fondation FRIEDRICH EBERT STIFTUNG
Administration et processus de décision, HEBERT A. Simon, Editions Ten

2. FASCIC ULES ET SUPPORTS DE C OURS

« Eléments de rédaction administrative », fascicule produit par le Centre de

préparation administrative de l’Ecole Nationale d’Administration, Abidjan, 1976

« Les fondamentaux du langage et de la rédaction administrative », support de

cours proposé par Narcisse SEPY-YESSOH aux cours préparatoires aux concours
professionnels d’intégration exceptionnelle à la Fonction publique, 1996 et 1997

3.
DICTIONNAIRES

Le Petit Larousse Grand format en couleurs, Edition Larousse, Montréal, 2000

Dictionnaire français LE PETIT Larouse 2004.

RAA/ENA/2024
79
E XERCICES

A
Exercice 1 :
D’ PPLICATION
A l’occasion d’un échange verbal, le Directeur des Ressources humaines vous demande de lui
communiquer dans les meilleurs délais possibles les dossiers suivants : - dossier de madame SILUE
Kagnon Agnès, matricule 198 675-J ;
- liste des agents admis à faire valoir leur droit à la retraite en 2011 ;
- dossiers des agents contractuels en service au 31 janvier 2011.
En qualité de Sous-directeur de l’Administration et du Personnel, proposez le document par lequel
lesdites pièces seront communiquées au Directeur des Ressources humaines. Vous l’enregistrerez sous
le n° 67.

Exercice 2 :

Au cours d’une réunion tenue le lundi 30 mai 2016 avec son personnel, Monsieur KOMENAN Kouassi
Edmond, Sous-Préfet de NANGOKRO dans le département de Daoukro, intervenant à propos de la
conduite de ses collaborateurs, a dénoncé les nombreux retards et les absences sans autorisation
préalable et sans justificatifs. Pour y mettre fin, il demande à Mademoiselle BAHONON Amanda
Laureine, son assistante, de soumettre à sa signature un document administratif à l’intention des
collaborateurs avec les instructions ci-après :
1. Rappel de la conduite exemplaire des agents sur une longue période ;
2. constat du relâchement dans la ponctualité de certains agents en ce qui concerne les heures
d’ouverture des bureaux ;
3. Félicitations adressées aux agents pour les efforts déjà consentis au bon fonctionnement des
services de la Sous-préfecture ;
4. inviter les collaborateurs qui n’en auraient pas encore compris la nécessité, à veiller au respect
scrupuleux de la ponctualité, de l’assiduité et des procédures d’autorisations d’absence ;
5. Les bureaux sont ouverts de 7 heures 30 minutes à 16 heures 30 minutes avec une pause d’une
heure de 12 heures 30 minutes à 13 heures 30 minutes ;
6. aucune absence ne sera désormais tolérée si elle ne fait l’objet d’une autorisation préalable ou,
au cas échéant, en cas de maladie, d’un document justificatif dûment signé par le médecin
traitant de l’agent;
7. le non-respect de ces dispositions exposera le(s) contrevenant(s) à des sanctions disciplinaires.

Après avoir rappelé brièvement la distinction entre une Note de service, une note simple et un rapport,
proposez, en lieu et place de mademoiselle BAHONON le document rédigé qui sera enregistré sous
le n°12 et dac tylographié par Madame PLOTO Michelle.

Exercice 3 :

1) SUJET N°1
Quels sont les points communs et de différences entre le compte-rendu et le procès-verbal.

2) SUJET N°2
Par lettre sans numéro en date du 25 avril 2020, Messieurs COULIBALY KONAN DAGO, matricule
091233-D, grade A4, et YAPI AHOUE BERNARD, matricule 112475-W, grade A4, tous deux Médecins
Vétérinaires portent à la bienveillante attention de Monsieur le Ministre du Développement Rural
leur souhait de voir rapporter les lettres numéros 320 et 321/MDR/DRH/SDCAS/SGC du 30 mars 2020
les mettant à la disposition du Ministère de la Fonction Publique et de la Modernisation de
l’Administration.
RAA/ENA/2024
80
 En effet, ils allèguent au soutien de leur requête, les faits suivants :
- les décisions de Monsieur le Ministre du Développement Rural découlent du mauvais
comportement du Directeur Général de la Cohésion Rurale à leur égard ;
- celui-ci les a démis de leurs fonctions sans demande d’explication préalable respectivement
par décision N°124/MDR/DGCR le 08 septembre 2015 et N°130/MDR/DGCR le 17 septembre
2015 ;
- malgré l’obéissance dont ils ont fait preuve à l’égard d’une telle mesure, le Directeur Général
les a menacés de les mettre à la disposition du Ministère chargé de la Fonction Publique le
28 Décembre 2015 ;
- ils ne comprennent pas la réaction de leur hiérarchie parce qu’il n’y a pas eu de véritable
problème ;
- en plus de leur diplôme de médecin vétérinaire, ils ont suivi une formation d’ingénieur en
développement rural.
3) C’est pourquoi, une fois de plus ils demandent la clémence du Ministre du Développement Rural
afin qu’ils soient maintenus dans leurs différentes activités au Ministère du Développement Rural en
raison du fait qu’ils ont la compétence requise.

4) En votre qualité d’agent à la Direction des Ressources Humaines du Ministère du Développement

Rural, vous êtes invité à proposer à la signature de Monsieur le Ministre du Développement Rural le
document de réponse adressé à Messieurs COULIBALY Konan Dago et YAPI Ahoué Bernard,
enregistré sous le n°345 et dactylographié par Mademoiselle KOFFI Affoué Suzane.

Exercice 4 :

Vous êtes agent en service à la Préfecture de TAABO. Monsieur LEGRE KONE Hermann, Préfet du
Département de TAABO, vous invite à informer les agents, les usagers et les prestataires en lien avec la
Préfecture de TAABO des mesures suivantes :
- les services de la Préfecture sont ouverts du lundi au vendredi de 7 heures 30 minutes à 16 heures
30 minutes avec une pause de 12 heures 30 minutes à 13 heures 30 minutes ;
- ces dispositions sont relatives aux termes du décret n° 2012-04 du 11 janvier 2012, portant institution
du système de journée continue dans les Administrations Publiques, les Établissements Publics
Nationaux et les Collectivités Locales.

RAA/ENA/2024
81
Après avoir rappelé brièvement, la raison d’être du style administratif et indiqué les documents
administratifs destinés à être affichés, il vous est demandé de proposer à sa signature le(s) projet(s) qui
sera/seront enregistré(s) sous le N°70 et suivant et dactylographié (s) par Mademoiselle YOUWEHI
Romaine Mharry-Hélyora.

Exercice 5 :

Le 16 février 2020, monsieur GOHOUE Meyileu, Directeur Général du Trésor et de la Comptabilité

publique, vous invite à transmettre, pour traitement, à la Trésorerie générale d’Abidjan-sud (TGAS) les
documents ci-après parvenus par erreur à ses services :
 trois (3)dossiers administratifs de messieurs Koffi Privat, Lamoussa Crespin et Gueu Martial,
agents à la TGAS ;
 cinq (5) réclamations d’opérateurs économiques relatives au paiement des factures après
services faits.
 Vous êtes invité à proposer à la signature du Directeur Général le document approprié qui
sera enregistré sous le n°176.

Exercice 6 :

1) Qu’est qu’une lettre entre service ? Qu’est-ce qu’une lettre à forme personnelle ?
2) Quels sont les points communs et de différences entre la lettre entre service et la lettre à forme
personnelle ?
3) Disposez sur une page de rédaction d’une feuille de format A4 les mentions obligatoires et
non obligatoires
a) de la lettre entre servic e
b) de la lettre à forme personnelle
4) Comparez brièvement le bordereau d’envoi et le bordereau simplifié.

Exercice 7 :

QUESTIONS DE COURS:

5)Quelles sont les similitudes et les particularités du procès-verbal, du compte rendu et du rapport 2)
Définissez :
a) la lettre entre servic e (la lettre à forme administrative)
b) la lettre à forme personnelle
3) Quels sont les points de différence et les points communs du bordereau d’envoi et le soit-transmis ?

CAS PRATIQUE

En date du 17 mars 2020, Monsieur MONSAN Coulibaly Eric, Adjoint administratif, matricule 234 299-C,
Chef du service de Reprographie à la Direction des Etudes de l’Ecole Multinationale Supérieure des
Postes (EMSP), a adressé à Monsieur le Directeur Général de l’EMSP une correspondance par laquelle
il sollicite sa mutation au service courrier de Monsieur le Directeur Général de l’EMSP. Au soutien de sa
requête, il argue une santé devenue précaire et une présence de treize années dans le même
service.

Le 20 mars 2020, sous le Soit-Transmis n°132/MCENP/EMSP, la correspondance de Monsieur MONSAN est

transmise par le Directeur Général de l’EMSP à Monsieur KOUE Silué Bagnon, Directeur des Etudes, pour
avis et suite à donner. Le 23 mars 2020, en réponse au document dont les références sont ci-dessus
82
citées, Monsieur le Directeur des Etudes confirme les motifs allégués par son collaborateur et marque
82
son accord pour sa mutation.
Madame KOUADIO N’guetta Fatty, Administrateur Principal des Services financiers et Postaux, Directeur
Général Adjoint de l’Ecole Multinationale Supérieure des Postes (EMSP), signe, le 27 mars 2020, par
ordre, une correspondance à l’attention de Monsieur MONSAN, par laquelle celui-ci est informé de sa
mutation au service courrier de Monsieur le Directeur Général de l’EMSP et invité à prendre les
dispositions idoines pour être à son nouveau poste dans un délai maximum de soixante-douze (72)
heures pour compter de la date de réception de la lettre de Madame le Directeur Général Adjoint
de l’EMSP.
Vous êtes invité à :
1) Rédiger la correspondance adressée par Monsieur MONSAN Coulibaly Eric à Monsieur le Directeur
Général de l’EMSP ;
2) Proposer à la signature de Monsieur le Directeur des Etudes de l’Ecole Multinationale Supérieure
des Postes (EMSP) la réponse dactylographiée par Mademoiselle BRITO Marie-Laure, enregistrée
sous le numéro 98, au document du Directeur Général de l’EMSP ;
3) Proposer à la signature de Madame le Directeur Général Adjoint de l’Ecole Multinationale
Supérieure des Postes (EMSP), sous le n°32, la lettre adressée à Monsieur MONSAN.

Exercice 8 :

Après avoir comparé brièvement le Bordereau de transmission et le bordereau simplifié, choisissez l’un
d’eux pour transmettre des pièces au premier responsable de votre service.

Exercice 9 : _

QUESTIONS DE COURS

4) Pourquoi dit-on que la signature est une condition de validité d’une

lettre administrative ?
5) Qu’est-ce que le respect de la hiérarchie ?
6) Quelle est la différenc e entre le C ompte-Rendu et le Rapport ?
7) Citez les traits caractéristiques des documents administratifs.
8) Qu’est qu’une lettre entre service et une lettre à forme personnelle ?
9) Disposez sur une page de rédaction d’une feuille de format A4 les mentions obligatoires et
non obligatoires
c) de la lettre entre servic e
d) de la lettre à forme personnelle
10) Reproduisez sur une page de rédaction de feuille de format A4 la représentation d’un bordereau
d’envoi et d’un soit-transmis avec toutes les mentions y afférents.
11) Citez les documents d’information.

CAS PRATIQUE

Apres avoir comparé brièvement le compte rendu et le procès-verbal, choisissez l’un d’eux pour
rendre compte d’une réunion dont vous êtes le ou la secrétaire de séance.

Exercice 10 :

Par correspondance sans numéro en date du 27 février 2020, monsieur OGOU Amélédji Célestin,
Député de la circonscription de SONGON, dans le département d’Abidjan, région des Lagunes,
appelle l’attention du Préfet de Région sur l’exploitation ’’frauduleuse’’ par la Société Sable et
Carrières International (2SCI) des carrières de sable dans les villages de Songon-Kassemblé et de
Songon-Dagbé, dans la sous-préfecture de Songon.

83
83
Instruite par le Préfet de région à l’effet de traiter l’affaire, Madame KABLAN Ahoussi Marcelle,
SousPréfet de Songon, après avoir diligenté une enquête, adresse ses remerciements au Député pour
sa collaboration et porte à sa connaissance les informations suivantes :
 la société 2SCI est titulaire d’une licence d’exploitation délivrée sous le n° 564/MME/DGM du 5
mars 2007 par le ministère des Mines et de l’Energie et exerce conséquemment en toute
légalité ;
 en marge de ses activités d’exploitation, 2SCI a financé la construction de trois (3) classes
à Songon-Kassemblé et d’un foyer de jeunes à Songon-Dagbé ;
 2SCI s’est également engagée à reprofiler 17 km de pistes villageoises.
Vous êtes invité à proposer à la signature de l’autorité :
1) le document adressé à monsieur OGA Nangui Célestin, enregistré sous le n°45 et
dactylographié par mademoiselle KOFFI Affoué Suzane ;
2) le document enregistré sous le n°46, dactylographié par KONE Bintou et adressé à monsieur le
Préfet de région à titre de compte rendu.

Exercice 11 :

Le lundi 14/02/2011, Monsieur KRAKOU COULIBALY, fonctionnaire à Anyama, BP 123 Anyama, adresse à
la Direction du Contentieux du ministère de la Construction et de l’Urbanisme une correspondance
par laquelle il dénonce « un retrait abusif » par la Commission d’attribution et de retrait des lots
urbains, de l’ilot 15 du quartier Résidentiel d’Anyama à lui attribué par décision
n°231/RL/DA/SPA/CARTU du 22 juillet 2007.
La correspondance du sieur KRAKOU est imputée au Sous-Directeur des Enquêtes par le Directeur du
Contentieux avec les annotations ci-après :
- accuser réception de la correspondance ;
- informer l’usager qu’une enquête est diligentée depuis une semaine par nos services compétents
;
- assurer l’usager qu’une réponse à sa requête lui sera adressée dans les meilleurs délais
possibles.

Proposez à cette fin, sous la dactylographie de mademoiselle PENOU Sanabé, une correspondance,
enregistrée sous le n° 47 à la signature de Monsieur KOSSONOU Hervé, le Directeur du Contentieux.

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