Subvention pour les projets

d’Initiatives OSC

GUIDE METHODOLOGIQUE - OSC

françaises
édition novembre 2022
14/11/2022 (en vert les changements importants ou actualisations)

#MondeEnCommun
AGENCE FRANÇAISE DE DÉVELOPPEMENT
 Déroulé de la séance et informations générales

Guide méthodologique pour les OSC françaises

o Actualités et changements/allègements + Publication imminente
o Guide méthodologique pour les OSC locales en cours (information)
o CPP en réflexion – chantier en cours
o Point sur l’AMI 2023
o Questions/réponses

Rappels des critères et des procédures avec Focus sur les

changements et les allègements intervenus
Questions/réponses

Point sur les nouveautés dans les fiches-outils

Point sur les nouveautés dans les annexes
Questions/réponses

Point sur la communication (avec Service de la

communication)
Questions/réponses
2
 Dispositif Initiatives – pour les OSC
françaises
• Le dispositif repose sur l’initiative des OSC françaises et de
leurs partenaires : respect de la spécificité et de la diversité des
OSC et indépendance dans le choix de leurs thématiques et pays
d’intervention, mais en cohérence avec les orientations
stratégiques et géographiques de l’AFD, telles que spécifiées dans
le Cadre d’Intervention Transversal CIT-OSC.

• Avec un objectif : le renforcement des acteurs de la société

civile locale d’où l’obligation de partenariat avec des OSC
locales (et non pas uniquement les services étatiques centraux ou
déconcentrés du pays d'intervention, ceux-ci devant être par
ailleurs associés au projet, sauf si le contexte du pays ne le permet
pas).

• Et un principe de co-financement : taux de 60 à 75%

• Critères de sélection détaillés dans un guide

méthodologique édition 2022 publié cette semaine et dans
le dernier AMI publié en avril 2022
3
Dispositif Initiatives – pour les OSC françaises
Conditions inchangées

OSC françaises de plus de 3 ans d’existence (en partenariat

avec OSC locales):
o Associations Loi 1901
o Fondations reconnues d’utilité publique ayant dans ses
missions principales, la solidarité internationale, la promotion des
droits humains et le renforcement de la société civile dans les pays
en développement et menant elle-même des actions de solidarité
internationale.
o Syndicats (loi du 21 juin 1865),

 Durée maximum du projet : 3 ans renouvelables deux fois

maximum pour les projets terrain et 3 à 4 fois pour PCPA,
pas de limite pour IG
 Montant total du projet (min.): ≥ 300.000 €
 Mobilisation d’autres ressources obligatoires (publiques-privées)

4
 Critères d’éligibilité – pas de changement
1 – Constitution et Gouvernance
• Date de création de l’OSC, fixée au jour de la parution au JO, antérieure de 3 ans minimum à la
date de dépôt de la NIONG
• Pas de contrôle majoritaire exercé par des entités publiques ou des collectivités locales (ou des
représentants d’entités publiques ou de collectivités locales au niveau du CA de l’OSC)
• CA ne devant pas compter parmi ses membres un agent mandatée par l’AFD ou ses filiales
• Réelle autonomie de sa structure à l’égard des entités publiques et/ou privées qui la soutiennent
(gouvernance/gestion propre, etc.) et siège social et la direction implantés en France

2 – Vie de l’OSC
• AG et instances de gouvernance régulières conformément aux statuts
• Documents annuels produits et validés par l’AG (dernier CR AG, rapport moral de la présidence
et rapport trésorier ou commissaire au compte)

3 – Capacité de gestion et de mise en œuvre des projets DPA/OSC

• Moyenne du coût annuel du projet inférieur ou égal à 70% du budget annuel de l’OSC, sur les
trois dernières années
• Montant du RAV sur les projets cofinancés par l’AFD (DPA/FFEM/FISONG) regardé comparé au
budget annuel de l’OSC
• Montant des 2ème et 3ème phases des projets de terrain, peuvent augmenter, de façons dûment
justifiée, dans la limite, pour la subvention AFD, de 20% entre chaque phase; la soumission
d’une phase suivante doit intégrer les résultats de l’évaluation de la phase précédent
• Eventuels retards constatés dans la mise en œuvre des projets en cours sur cofinancement AFD
(tous guichets confondus)
• Qualité des rapports d’exécution et respect des délais

4 – Conformité de l’OSC au regard des diligences de lutte anti-blanchiment et de financement

du terrorisme
5
 Cofinancement AFD (taux de l’AMI 2022)

Projets de terrain :
Sur fonds publics français incluant le groupe AFD, le FFEM, le FID, les ministères
français (services centraux et déconcentrés) :
o 60% pour les projets monopays ou multipays
o 65% pour les projets en consortium : Partenariat entre OSC Française et un (ou
plusieurs) acteur(s) du Sud)Sans co-élaboration, copilotage et relation financière
commune, c’est-à-dire mobilisation conjointe de ressources et leur partage pour
l’exécution du projet, ce n’est pas un consortium au sens de l’AMI.
o 65% pour les conventions programmes (CP) : Programmes centrés sur 1 thématique
clairement définie, 1 ou +sieurs zones géo).
o 75% pour les programmes concertés pluri acteurs (PCPA) : Renforcement des
capacités individuelles et collective des OSC du Sud autour d’1 ou plusieurs thématiques
dans 1 pays. Soutenir les capacités de la société civile locale à dialoguer avec les
pouvoirs publics locaux et nationaux et à participer à l’élaboration et la mise en œuvre de
politiques publiques locales, selon une approche concertée et multiacteurs

Sur fonds AFD (DPA/OSC) uniquement :

o 70% pour les conventions de partenariat pluriannuel (CPP) : Budget OSC >10 M€
et 5 M€ OSC DH , soutenir la dimension stratégique des OSC françaises avec
développement institutionnel (gouvernance, organisation, plaidoyer, RC). Objectifs
ambitieux de capitalisation et de valorisation ; dialogue stratégique renforcé
via un comité suivi tripartite (OSC, AFD, MEAE)

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 Projets d’intérêt général :
Sur fonds AFD (DPA/OSC) et MEAE, pour des activités qui se déroulent
prioritairement en France
o Cofinancement maximum de 65% : Education à la citoyenneté et à la solidarité
internationale-ECSI et Structuration du milieu associatif (SMA)

AUTRES COFINANCEMENTS POSSIBLES

25% maximum de valorisations privées et/ou publiques
Apports humains : bénévoles (retraités, étudiants , salariés), mise à disposition (agents
du secteur public), mécénat de compétences (acteurs du secteur privés) ; la participation
des membre du CA aux instances de l’OSC ne peut pas être valorisée
Apports matériels : il s’agit de mise à disposition , par ex. prêt de salle ; dans le cadre
des plateformes/collectifs (projets "intérêt général"), les OSC peuvent valoriser les apports
matériels des associations membres
Ne peuvent pas être valorisés : (i) les biens acquis dans le cadre d’un précédent
projet financé par l’AFD ou tout autre bailleur; (ii) les bien appartenant à l’OSC
qui met en œuvre le projet
Règles de calcul : Valorisation au niveau du siège : forfait unique de maximum 300 € /
jour par ressource humaine valorisée avec un maximum de dix jours par mois. Au-delà taux
mensuel fixe de 3 000 € par personne. Le montant appliqué doit être justifié ; Valorisation
au niveau local : forfait établi en fonction du niveau de salaire moyen en vigueur dans le
pays concerné ou sur la base de la grille de salaires de l’OSC si elle en possède une
L’OSC doit utiliser les justificatifs les mieux adaptés à ses besoins (feuilles
d’émargements / attestation sur l’honneur / conventions de bénévolat / attestations
d’employeurs, etc

% minimum autres fonds d’origine privée ou publique française ou internationale

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15% projets terrain / 25% PCPA
 Cycle du projet OSC

 Appel à manifestation d’intention de projets

(AMI) - 1 fois par an (en année n-1) - en 2023 mi-
mars
 Dépôt de la/des intention(s) de projet dans le
portail Oscar (date limite de dépôt 2 mois plus Pré-sélection
tard, soit mi-mai) DPA/OSC
 Analyse de l’éligibilité de l’OSC porteuse et
du projet déposé jusqu’au 15 juillet. Résultats
par mail vers mi juillet
Si projet présélectionné, l’OSC soumet une
AMI 2022 :
demande de cofinancement : transmission de
60% de projets
la NIONG (Note d’Initiative ONG) et du dossier
présélectionnés
administratif de l’OSC entre le 1er aout de
l’année N-1, jusqu’au 30 avril de l’année
N+1
 Analyse de la NIONG, du dossier Sélection
administratif et de la situation financière de DPA/OSC
l’OSC
 Présentation du projet en Comité de
Sélection 8
 Cycle du projet OSC (suite)

Si projet sélectionné

 Dialogue technique avec l’OSC continu 80% de projets

 Sollicitation avis Ambassade(s) par DPA/OSC sélectionnés
 Sollicitation d’avis en interne (divisions sectorielles et
géo) Instruction
 Réalisation des Diligences LCB/FT DPA/OSC, DO,
 Rédaction de la NCONG (Note au Comité ONG) Agences, COP,
 Présentation du projet en Comité ONG
MEAE

Si projet octroyé
95% des projets
présentés
 Convention de financement, LCS (Levée des Conditions
Suspensives) et décaissement de la 1ère tranche
 Suivi de l’exécution du projet, réalisation de missions de
supervision sur place, dialogue avec l’OSC française sur la mise
Suivi et
en œuvre du projet supervision
 Validation par ANO des rapports d’exécution technique et DPA/OSC,
financier intermédiaire et final Agences
 Audit final, évaluation finale 9
 Cycle du projet OSC – Convention de financement et LCS signature

Comité ONG : Octroie les financements (6 à 7/an)

Envoi email information à l’OSC sur le processus de signature électronique mis en place par l’AFD,
puis après accord de l’OSC sur ce processus envoi par email de :
 La lettre de notification et la convention de financement
Après accord de l’OSC sur la convention, envoi des documents attendus (soit à déposer dans
Oscar, soit à envoyer par courrier (tels que demandés dans la lettre de notification) et validation
de l’AFD, lancement du processus de signature électronique de la convention de financement

Dépôt des pièces dans le portail OSCAR :

Avoir vérifié au préalable que tous les documents administratifs sont bien enregistrés et à jour
dans l’espace dédié du portail Oscar (menu « Informations OSC ») :
Copie du procès-verbal de nomination du/de la Président(e) rendue par l’organe délibérant du Bénéficiaire
datée, signée et certifiée « conforme à l’original » par un représentant du Bénéficiaire habilité à cet effet et
en vigueur au jour de la signature de la Convention ;
Copie des statuts datée, signée et certifiée « conforme à l’original » par un représentant du Bénéficiaire
habilité à cet effet s’il s’agit d’un premier dépôt dans Oscar ou :
attestation signée par un représentant du Bénéficiaire habilité à cet effet et en vigueur au jour de la
signature de la Convention, que les statuts déposés dans Oscar sont bien les derniers statuts à jour ;
Copie de l’acte d’immatriculation ou d’enregistrement du Bénéficiaire (déclaration d’enregistrement en
Préfecture et publication au Journal Officiel) ;
N° de SIRET de l’OSC ;
Copie des pièces d’identité de chacune des personnes habilitées à signer au nom et pour le compte du
Bénéficiaire la Convention, toute demande de versement et tous documents autorisés ou requis du
Bénéficiaire en vertu de la Convention.
Version actualisée de la note de transparence, le cas échéant

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Cycle du projet OSC – Convention de financement et LCS signature et
décaissement
Envoi par courrier, uniquement :
Original de l’attestation de délégations de signatures désignant les personnes habilitées à
signer au nom et pour le compte du Bénéficiaire la Convention, toute demande de versement et tous
documents autorisés ou requis du Bénéficiaire en vertu de la Convention et original des spécimens
de signatures de chacune des personnes habilitées accompagnant l’attestation
RIB du compte bancaire du Bénéficiaire sur lequel les fonds de la Subvention doivent être versés

Pour le versement Dépôt dans le portail OSCAR

Dans le menu « Projets » - rubrique demande de versement, déposer :
Programme d’activités et le budget prévisionnel global défini à l’Annexe 3 (plan de
financement) (ces deux documents doivent être transmis en version Word et Excel et non PDF) ; Le
budget signé doit être identique à celui validé par convention et ne doit pas être modifié à ce stade
Copie PDF de la lettre demandant la levée des conditions suspensives (cf. Annexe 4 de la
convention précisant les CS) ainsi que le versement de la 1ère tranche et précisant les coordonnées
du compte bancaire sur lequel ce versement doit être effectué, datée et signée en original par un
représentant du Bénéficiaire habilité à cet effet et en vigueur au jour de la signature de la
Convention. Le montant du versement attendu doit être indiqué en chiffres et en toutes lettres
Dans le menu « Projets » - rubrique documents associés / document de communication,
déposer :
Fiche de communication : Annexe 11 – Kit de communication. Ce dépôt vaudra accord de votre
part pour sa publication. Cette fiche pourra faire l’objet de diverses utilisations par l’AFD (site
internet, transmission aux agences du réseau AFD, constitution de dossiers de presse lors de
déplacements publics, salons, conférences, etc.)

Pour rappel, la validation par l’AFD du rapport d’exécution final et des rapports d’audit et
d’évaluation de la phase précédente est une condition suspensive au décaissement de la
phase suivante

11
 Cycle du projet OSC – Suivi de l’exécution du projet

Tout au long de la mise en œuvre : réalisation de missions de supervision sur

place, dialogue continu avec l’OSC française mais aussi :

 Réunion à mi-parcours est un point d’étape important de bilan et de discussion. Elle

doit se tenir 18 mois après le démarrage effectif du projet sur la base du rapport
d’exécution intermédiaire ou d’un document provisoire

 Rapport d’exécution intermédiaire (allégé) doit indiquer de manière quantitative,

qualitative et détaillée l’état d’avancement du projet :
 Les activités réalisées et les résultats obtenus (indicateurs)
 Les variations constatées par rapport au cadre logique initial (analyse qualitative critique)
 Les mesures prises, les difficultés rencontrées, les modifications (du déroulé des activités,
organisationnelles ou du budget…)

 Evaluation finale externe (à prévoir dans le budget du projet) : une évaluation

externe finale est exigée à la fin de chaque phase et avant que soit instruite une
nouvelle demande de financement:
 Dans le cadre des CP (étude d’impact exigée lors de la dernière phase)
 Dans le cadre des PCPA (étude d’impact exigée lors de la dernière phase)
 Dans le cadre des projets à multiphases (étude d’impact exigée lors de la dernière phase)
 Dans le cadre des projets IG (étude d’impact exigée toutes les 3 phases)
 Les TDR de l’évaluation devront faire l’objet d’un ANO de l’AFD avant le
lancement de l’AO et la contractualisation (6 mois avant la date de fin du
projet)
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 Audit financier externe final (à prévoir dans le budget du projet) : Obligatoire
pour tous les projets désormais (TDR révisés et check list)

o N’est pas un simple rapprochement de pièces comptables ; objectif : contrôler

l’emploi des fonds alloués au projet, conformément aux obligations
conventionnelles et à son objet propre, dans le respect du guide méthodologique
o Fiche outil 9 sur Audit à consulter
o Lancement de l’Appel d’Offre de sélection de l’auditeur dans les 12 premiers mois
o Modèle de termes de référence type à utiliser disponible en annexe, comprenant la
Check-list et si nécessaire la déclaration d’intégrité
o Echantillonnage minimum à auditer 60%
o ANO sur les TDR de l’audit obligatoire (et non sur la sélection de l’auditeur)
o Budget du projet doit prévoir inclut coût de l’audit, suivant une estimation juste
en fonction des besoins (un seuil plancher est fixé à 1% du montant global du
projet avec un seuil minimum de 10 000 euros pour les projets > 500 000 €)
o Obligation de mettre en place des feuilles de temps (ou système équivalent)

NB : Le cas échéant, si l’OSC a prévu d’effectuer un audit pour un autre bailleur de fonds majoritaire
participant au même projet (à condition que le périmètre et le calendrier soient identiques), il ne sera pas
demandé un audit supplémentaire ou des règles d’appel d’offres spécifiques ; l’OSC veillera à
communiquer à DPA/OSC le rapport final d’audit réalisé.

NB : D’autre part toute OSC peut-être soumise à un audit financier aléatoire

mené à l’initiative de DPA/OSC et financé sur les fonds du programme 209.

13
 Cycle du projet OSC - Validation par ANO du rapport d’exécution
technique et financier intermédiaire de la tranche 1 et du programme
d’activités technique de la tranche 2

Déposer dans le portail Oscar les versions Word des rapports et Excel du budget
signé :
o Copie PDF de la lettre demandant le versement de la 2ème tranche et précisant
les coordonnées du compte bancaire sur lequel ce versement doit être effectué, datée et
signée en original par un représentant du Bénéficiaire habilité à cet effet et en vigueur au
jour de la signature de la Convention. Le montant du versement attendu doit être indiqué
en chiffres et en toutes lettres
o Rapport d’exécution technique et financier intermédiaire de la tranche 1 avec le
budget mis à jour (Dépenses/Ressources/Valorisations/Répartition RH) signés par une
personne habilitée :
• au plus tard 3 mois après la date de fin de la tranche 1. Si retard demande d’ANO à
faire
• sous réserve de l’atteinte des 70% des dépenses totales de la tranche 1 (la durée
initiale de la tranche 1 peut être allongée par voie d’ANO pour que la réalisation des
dépenses soit bien égale ou supérieure à 70% en fin de tranche)
• ou dès l’atteinte des 70% des dépenses totales de la tranche 1, accompagnée d’une
demande d’ANO pour modifier la durée des tranches
Utiliser le Canevas financier unique fourni dans la NIONG, intégré à la convention à
remplir au fur et à mesure de l’exécution du projet (conserver la logique du canevas)
:
o Expliquer systématiquement toute variation de 10% par rubriques (et non pas par
ligne) des dépenses réalisées de la tranche 1 par rapport au budget prévisionnel;
o Faire une demande d’ANO (si elle n’a pas déjà été faite en amont du dépôt du rapport)
pour toute variation supérieure ou égale à 20%, dans le cadre du plan 14 de
financement global du projet, du total initialement prévu d’une rubrique budgétaire (et
 Cycle du projet OSC – Validation du rapport d’exécution
technique et financier final

Déposer dans le portail Oscar la versions world du rapports et Excel du budget

signé :
- Le rapport d’exécution technique et financier final avec le budget mis à jour
(dépenses/ressources/valorisations/Répartition RH/Répartition pays) signés par une
personne habilitée
- au plus tard 3 mois après la date de fin de la tranche 2 ou si 6 mois si pas
d’autre phase (Les périodes de chaque tranche sont fixées dans la convention). Si retard
demande d’ANO à faire
- Joindre les fiches pays actualisées, si multipays

Utiliser le Canevas financier unique fourni dans la NIONG, puis validé pour le
conventionnement et lors du compte-rendu d’exécution intermédiaire qui est à
remplir au fur et à mesure de l’exécution du projet (conserver la logique du
canevas) :
- Expliquer systématiquement toute variation de 10% par rubriques (et non pas par ligne)
des dépenses réalisées de la tranche 1 par rapport au budget prévisionnel;
- Faire une demande d’ANO (si elle n’a pas déjà été faite en amont du dépôt du rapport)
pour toute variation supérieure ou égale à 20%, dans le cadre du plan de financement
global du projet, du total initialement prévu d’une rubrique budgétaire (et non pas par
ligne)
Le rapport d’exécution final doit indiquer de manière quantitative, qualitative et détaillée la
mise en œuvre et les résultats du projet, à la fois sur la deuxième tranche et sur
l’ensemble du projet
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 Cycle du projet OSC – Clôture du projet

Demande de remboursement de l’AFD :

o En cas de sous-consommation du budget, le montant de la subvention AFD non
consommée sera à rembourser
o En cas de dépassement du taux de cofinancement maximum autorisé par l’AFD
o En cas de dépassement du taux de cofinancement AFD prévu dans la convention.
DPA/OSC pourra accepter que le taux de cofinancement final AFD varie jusqu’à 5
points sur demande d’ANO et dans la mesure où le taux de cofinancement
maximum de l’AFD est respecté. En cas de refus de DPA/OSC de cette variation le
remboursement au prorata reste obligatoire
o En cas de dépenses inéligibles constatées par l’Audit : remboursement au prorata
du % de cofinancement AFD + % de frais de fonctionnement

Lettre de clôture du projet après réception et validation

o du rapport d’exécution technique et financier final du projet
o de l’évaluation finale externe
o de l’audit financier final externe
o du virement de remboursement si demandé.

16
 Cycle du projet OSC - Les dates contractuelles à retenir

Date de démarrage : 2 Règles de rétroactivité dans les 12 mois à compter de la

date d’octroi du financement AFD (date du Comité ONG) :
Si l’OSC a souhaité démarrer le projet de façon anticipée à partir de ressources
financières déjà obtenues supérieures ou égales à 50% du budget total (financements
privés ou publics). Dans ce cas, l’OSC devra justifier des accords de
financement obtenus avant la signature de la Convention
S’il existe un délai entre la date de fin du financement d’une phase d’un projet par
l’AFD et la date d’octroi du financement de la phase suivante. L’OSC devra attester du
caractère essentiel de ces dépenses
Pour les CPP, un chevauchement entre les deux tranches d’une même phase, mais aussi
entre deux phases de 4 ans est autorisé à titre exceptionnel pour certaines dépenses
minoritaires non encore finalisées
La demande de rétroactivité devra faire l’objet d’une justification précise et
d’un dialogue préalable avec DPA/OSC
NB : Si le projet a déjà fait l’objet d’études de faisabilité antérieures au dépôt
du projet auprès de DPA/OSC, ces dépenses pourront alors être intégrées au
budget prévisionnel du projet et éligibles, à condition d’être dûment justifiées
et détaillées dans la NIONG et sous réserve d’un accord de DPA/OSC.
Date de clôture : correspond à la date de fin du projet. En cas de prolongation de la
durée du projet nécessitée de faire un avenant
Date signature de la Convention : peut-être postérieure ou antérieure à la date de
démarrage effective du projet
DLVF : (date limite de versement des fonds) date au-delà de laquelle aucune
«demande de versement » ne peut intervenir; Elle est fixée à 6 mois avant la date de
clôture du projet
17
 Cycle du projet OSC - Les dates contractuelles à retenir

Date éligibilité des dépenses et DLUF : (date limite d’utilisation des

fonds) : Eligibilité des dépenses de la date de démarrage à la date de clôture
effective du projet. (dépenses engagées et acquittées)
DLUF correspond à la date de clôture effective du projet, au-delà de laquelle
aucune dépense ne peut plus être effectuée hors dépense liées à l’audit et
l’évaluation externe (engagées avant la date de clôture) qui peuvent être
décaissées jusqu’à un an après la date de clôture;
A titre exceptionnel, sur demande d’ANO, peuvent être éligibles des dépenses
engagées mais non acquittées à la date de clôture. Elles devront être connues,
détaillées dans la demande d’ANO et l’auditeur devra en valider l’acquittement
effectif au moment de l’audit
Rapport d’exécution technique et financier intermédiaire: au plus tard 3
mois après la date de fin de la tranche 1(si 70% de dépenses de la tranche 1
atteints)
Rapport d’exécution technique et financier final : au plus tard 3 mois
après la date de clôture du projet ou au plus tard 6 mois si le projet ne prévoit
pas de phase suivante.
Rapport d’audit final : au plus tard 6 mois après la date de clôture effective
du projet
Rapport d’évaluation final : au plus tard 3 mois après la date de clôture
effective du projet ou au plus tard 6 mois si le projet ne prévoit pas de phase
suivante 18
 Cycle du projet OSC – règles à retenir

Règles et seuils de passation de marchés

Règles de passations de marchés : révisées, voir paragraphe du

guide et article 6.6 de la convention de financement

et
Déclaration d’intégrité : A exiger des candidats à l’appel d’offres la fourniture
de la Déclaration d'Intégrité dûment signée pour des marchés d’un montant
supérieur ou égal à 20 000 Euros, et l’inclusion de ce document signé comme pièce
contractuelle du marché (y compris en cas de Gré à Gré), pour tout marché de
Prestations intellectuelles et de services et pour tout marché de travaux et de
fournitures .

19
 Cycle du projet OSC – règles à retenir

Règles d’ Avis de Non Objection - ANO

Les demandes d’ANO doivent être formulées le plus en amont possible et non a
posteriori. DPA/OSC se réserve le droit d’apprécier la nécessité de préparer un
avenant à la convention dans les cas de modifications substantielles

Cas nécessitant un ANO :

 Changement de nom de l’OSC sans changement juridique (sinon
avenant)

 Modification substantielle de certaines données du projet (calendrier

d’exécution, zone d’intervention, activités, etc.), mais qui n’affectent pas
fondamentalement le projet

 Si une crise et/ou une catastrophe naturelle et /ou un coup d’état

survient dans les pays d’exécution du projet

 Modification substantielles du budget global (Dépenses et/ou

Ressources) : dans le cadre du plan de financement global, toute variation
supérieure ou égale à 20% du total initialement prévu d’une rubrique
budgétaire
NB : si le nouveau budget global est accepté il aura valeur contractuelle, l’OSC devra
rendre compte du projet sur cette nouvelle base
20
 Cycle du projet OSC – règles à retenir (ANO)
 Toute variation des ratios contractuels :
• augmentation du % de cofinancement de l’AFD
• augmentation du % de financements publics français
• Si un cofinanceur (public ou privé) contribuant à au moins 15% du montant
total du projet, nouveau ou déjà identifié comme sollicité ou à solliciter au
moment du dépôt de la NIONG et qui devient acquis au cours du projet
 Matériel financé dans le cadre du projet et non prévu dans la NIONG :
Si >10 000 € pour projet terrain et intérêt général ; l’OSC doit préciser les
conditions de rétrocession du matériel à l’issue du projet
 Modification ou ajout d’un partenaire local important pour le projet
Préciser si rétrocession
 Rétrocession à un ou plusieurs nouveaux partenaires au cours du
projet et non prévus dans la NIONG
Adresser avec la demande d’ANO la liste du/des partenaires bénéficiaires de
rétrocession (annexe de la NIONG) ainsi que la fiche de renseignement relative
aux nouveaux partenaires (annexe de la NIONG)
 Passation de marché en gré à gré hors des seuils fixés dans la
convention
Doit être dûment justifiée : unicité du prestataire/spécificité de l’action/coût du
marché 21
 Cycle du projet OSC – règles à retenir (ANO)

 TDR Evaluation externe finale

A soumettre 6 mois avant la date de fin du projet

 TDR Audit externe final (audit obligatoire pour tous les projets)
A établir à partir du modèle de Termes de Référence de l’AFD (annexe 9
non finalisée à ce jour)
A soumettre dans les 12 premiers mois du projet. L’AFD se réserve le droit d’exiger
de donner un ANO sur le choix de l’auditeur.

 Demande délai supplémentaire pour la remise des rapports

 Demande de prolongation de la durée d’une tranche ou de report de la

date de clôture effective du projet (qui fera l’objet d’un avenant de la part
de l’AFD)

 Arrêt du projet de manière anticipée

 Ligne « Divers et Imprévus » alloué à une autre rubrique de dépenses

au cours du projet
 La date d’éligibilité des dépenses : A titre exceptionnel, si des dépenses
sont engagées mais non acquittées à la date de clôture effective du projet. Elles
doivent être certaines (montant définitif connu d’après justificatif) et acquittées
au plus tôt (l’auditeur devra valider l’acquittement)
22
 Cycle du projet OSC – règles à retenir

Obligations d’information vis-à-vis de l’AFD

Mise à jour du dossier administratif de l’OSC, documents à

transmettre à l’AFD au cours du projets :
- Actualisation des comptes annuels audités et validés en AG, du rapport
d’activités annuel validé en AG, de l’Organigramme
- Changement du nom de l’OSC
- Nouveaux statuts ou statuts modifiés
- Nouvelle adresse postale
- Acte d’immatriculation ou d’enregistrement modifié
- Personnes nouvellement habilitées à signer les conventions, demandes de
versement et/ou rapport d’exécution
- Toute modification de la composition du CA et de l’équipe dirigeante
Documents liés au projet produits dans le cadre du projet :
- Exemplaire des principales publications financées dans le cadre du projet
- Eventuels comptes rendus des comités de pilotage, de suivi, réunions élargies
organisés dans le cadre du projet
- Si la convention prévoit des engagements particuliers

23
 Cycle du projet OSC – règles à retenir

Nouveau budget 2022

Canevas financier unique à utiliser et mettre à jour tout au long du projet et à déposer
signé, en format Excel, dans le portail Oscar avec la NIONG/Convention/Rapport
intermédiaire/Rapport final
6 onglets : Dépenses/Ressources/Valorisations/Répartition RH/Répartition Pays/Répartition
par objectif

• Tous les onglets sont à remplir au moment de la NIONG ; l’onglet Répartition par objectif ne sera à
remplir que pour la NIONG
• Le mode de calcul détaillé ne sera à remplir qu’au moment de la NIONG
• L’onglet « répartition par pays » sera à remplir au moment de la NIONG, et du rapport final

Zones oranges et rouges (typologie du MEAE)

Les OSC sont encouragées à se doter d’un plan de sûreté à mettre à jour régulièrement en fonction de
l’évolution du contexte d’intervention (guide des bonnes pratiques disponible sur le lien suivant :
https://www.afd.fr/fr/guide-de-bonnes-pratiques-plans-de-surete).
Aux fins de prévenir le risque de financement du terrorisme, les OSC s’engagent à prendre des
mesures telles que préconisées par le guide intitulé « Risque de financement du terrorisme : Guide de
Bonne Conduite à l'attention des associations », publié par la Direction Générale du Trésor (cf.
(economie.gouv.fr), adresse web indiquée à titre indicatif)
Concernant le financement des coûts sécuritaires par les OSC, DPA/OSC accepte que ces derniers
soient inclus dans le budget du projet

Les OSC peuvent, si elles le souhaitent, faire appel (gratuitement) aux conseils de du Cabinet
Amarante, pour une revue de leur plan de sûreté. Si elle souhaite bénéficier de cette aide de revue
d’un plan de sûreté existant, l’OSC contacte le ou la chargé(e) de projet à DPA/OSC qui la mettra en
relation avec le cabinet spécialisé
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 Cycle du projet OSC – règles à retenir

Nouvelles règles de filtrage

o Se référer à la fiche outil 7, déjà communiquée en mai 2022, suite à la

décision ministérielle de fin novembre 2021

• Cas d’exemption possible à justifier précisément, selon la nature des flux

financiers, la géographie et la nature des projets, les publics visés
• Existence de seuils possibles

o Remplir le nouveau questionnaire fiduciaire révisé

o Possibilité d’être accompagné dans l’application des lignes directrices

par le Cabinet Donnadieu

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 Fiches-outils

Fiches-outils mises à disposition des OSC dans le guide

méthodologique
o 1. Cadre logique
o 2. Prise en compte du genre dans les projets
o 3. Biodiversité et Climat
o 4.Jeunesses actrices
o 4 bis : Intégration du Volontariat dans les projets
o 5. Entrepreneuriat social
o 6. Les principes d’évaluation et de capitalisation
o 7. Les lignes directrices en matière de filtrage
o 8. Les lignes directrices en matière de communication et de
visibilité
o 9. L’audit financier
o 10. La protection contre l’exploitation et les abus sexuels (PSEA)

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 Annexes

Annexes mises à disposition des OSC :

1. Le modèle de la NIONG terrain, simplifié

2. Le modèle de la NIONG IG (ECSI ou SMA), simplifié
3. Le modèle du tableau budgétaire
4. La convention-programme et le modèle de note de présentation
5. La CPP et la note de présentation initiale
5. bis : la CPP et la note d’instruction de la tranche 2
6. La lettre sur l’honneur
7. Spécificités des projets de microfinance
8. Le modèle de programme d’activité prévisionnel, simplifié (chronogramme
supprimé)
9. L’audit financier et le modèle de TDR
10. La déclaration des rétrocessions prévisionnelles
11. Le kit de communication
12. Le modèle de compte-rendu d’exécution intermédiaire
13. Le modèle de compte-rendu d’exécution finale
14. Le questionnaire fiduciaire

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Documents utiles à consulter tout au long du projet sur le site
AFD

https://www.afd.fr/fr/les-organisations-de-la-societe-civile
(cliquer sur Nos solutions de financement Les Financements
des ONG (en bas de page) Documents de référence pour les
OSC

Merci de votre attention

afd.fr

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