Les contrôles
Quatrième composante
de la gestion financière
Les contrôles
Mesures visant à s’assurer que les ressources
de l’organisation sont utilisés correctement,
c'est-à-dire :
•Conformément aux objectifs
•Suivant un ensemble de règles établies
•En toute légalité
Les contrôles
Gouvernance versus Intendance
GOUVERNANCE INTENDANCE
Réfère à la manière Réfère à la gestion courante
d’administrer une organisation des affaires de l’organisation
CONSEIL D’ADMINISTRATION DIRECTEUR GÉNÉRAL
(permanence)
Décisions en lien avec les
orientations à prendre pour Décisions en lien
réaliser la mission avec les opérations
Contrôles : Les principes de base
• Règles d’autorisation clairement définies
• Le rapprochement (conciliation)
• La séparation des responsabilités
• Minimiser les transactions au comptant
• Limiter l’accès
• L’audit des comptes
• Mieux vaut prévenir que guérir, mais quand le mal
est fait, il faut agir!
• Responsabilité légale des adminstrateurs
Règles d’autorisation
• Préciser qui a le droit d’engager quels types de dépenses,
qui a accès au coffre, à la petite caisse et aux entrepôts,
qui peut vérifier et autoriser les documents comptables…
• Manuel de procédures administratives et financières
• Un subordonné ne doit pas autoriser de paiement à un
supérieur
• Personne ne doit pouvoir autoriser de transaction dont il
pourrait tirer profit personnellement
• Chèques : plus d’un signataire est nécessaire
= Ne jamais signer de chèque en blanc!
Le rapprochement (conciliation)
• Comparer les documents comptables pour
s’assurer qu’ils ne contiennent ni erreur ni
omission
• Exemples de documents à rapprocher :
– Balance de vérification : Soldes des comptes
débiteurs / Solde des comptes créditeurs
– Livres comptables / pièces justificatives
– Journal de banque / relevé bancaire
– Livre de petite caisse / fonds de caisse
– Registre des stocks / pièces justificatives / stocks
physiques
– Livre de paie / nombre réel de salariés,
retenues à effectuer, etc.
La séparation des responsabilités
• Partager les responsabilités entre plusieurs
personnes :
– Entre les salariés si leur nombre est suffisant
– Entre salariés et élus dans le cas contraire
Pour protéger les personnes impliquées et éviter
toute tentation…
• Exemples de responsabilités à séparer :
– Tenue des livres / rapprochement des comptes
– Commande / autorisation des paiements / réception des
marchandises
– Autorisation de la dépense et son paiement
Minimiser les transactions
au comptant
• Privilégier les chèques, qui laissent des traces et
ne peuvent pas être encaissés par n’importe qui…
• La petite caisse ne devrait être utilisée que
lorsqu’il n’y a pas moyen de faire autrement
• Déposer sans tarder tout montant encaissé
• Toute forme de paiement doit être accompagnée
d’une pièce justificative
Diminuer les tentations!
Limiter l’accès…
• À la petite caisse et au coffre :
– Ne pas laisser trainer la clé!
• Aux véhicules et autres biens de l’organisation :
– Politique d’utilisation des véhicules
– Politiques relatives à l’utilisation des photocopieurs,
téléphone, etc.
– Registre des immobilisations précisant les
personnes responsables de l’entretien et la sécurité
• Aux stocks
L’audit des comptes
• L’audit interne permet de :
– Regrouper toute l’information comptable et la comparer avec les
pièces justificatives
– Corriger les anomalies
– Cumuler l’information en fonction des règles comptables en
vigueur (ex. : SYSCOA en Afrique de l’Ouest)
• L’audit externe permet de :
– Faire vérifier par un auditeur expert, externe à l’entreprise, toute
la comptabilité de l’organisation
– Faire ressortir toute anomalie et parer au risque d’erreur ou de
fraude pouvant être commises par les exécutants d’une
organisation
– Assurer la conformité des comptes en regard aux règles fiscales
du pays où exploite l’organisation
Mieux vaut prevenir que guérir!
• Mettre en place des mesures dissuasives
– Établir des procédures claires, un bon système de contrôle et les suivre
– Sanctionner les malversations
• Détecter les irrégularités
– Les logiciels comptables rendent plus difficile le camouflage des
malversations mais ne remplacent pas les contrôles « mécaniques »
• Signaler les irrégularités?
– Par qui? Auprès de qui?
• Enquêter
– Rechercher les preuves avant d’accuser
– Protéger les documents et les comptes en suspendant les personnes
impliquées pendant la durée de l’enquête
• Passer à l’action, même si ça fait mal…
- Démettre les coupables de leurs fonctions
- Informer la police
Responsabilité légale
des administrateurs
• En conformité avec la charte et les règlements
généraux de l’organisation, c'est par le moyen
de résolutions et de politiques d’encadrement
ainsi que par la détermination d’orientations
et la mise en œuvre de plans d'action
adéquats que le conseil d’administration
exerce la gouvernance et s’acquitte de ses
responsabilités
