- Guide Alfresco-

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Alfresco SHARE
Travaillons
Ensemble!
I. INTRODUCTION 5

1.Qu’est-ce-que le travail
collaboratif
2.
?...5
Alfresco Share une réponse adaptée 6

II.ACCEDER A L’OUTIL ALFRESCO (ENVIRONNEMENT

SHARE) 7

ESPACE PERSONNEL

III 8
.

1. Accéder à votre tableau de bord 8

2. Configurer l'affichage de votre tableau de bord
9

IV. ESPACES COLLABORATIFS 12

1. Accéder à un site collaboratif 12
2. Présentation d’un site collaboratif 13
3. Création d’un site collaboratif 14
4. Configurer un site collaboratif 15

Ajouter
retirer des fonctionnalités dans le bandeau
outils 16

Configurer le tableau de bord du site collaboratif
17
V. OUTILS COLLABORATIFS 19
1.Membres des sites 19

Visualisation des membres et de leurs rôles 19

Inviter des membres 19

Modification des rôles et gestion des membres
21
2.Espace documentaire des sites 22

Documents : Partager et construire un document
de
façon collaborative 22

Gérer les droits d‟accès 24

Gestion des rôles dans un dossier 24

Visionneuse de documents 26

Visualiser les détails d‟un dossier 27

Création dossiers / sous- dossiers 28

Ajout de documents 28

Travail collaboratif 29

Télécharger 29

Editer hors-ligne 30

Annuler l‟édition 30

Remplacer par une nouvelle version.. 30

Gérer l‟historique des versions (versionning) 31

Renommer un dossier, un document . 31

Copier / déplacer un dossier ou un document
31

Supprimer un dossier / un document.. 31

Gérer les commentaires associés aux dossiers
32

Tagger un dossier ou un document 32

Mettre des documents en favoris 33

Sélection multiple de dossiers et documents 34

Partager un document hors Alfresco..
34
3.Wiki
35

Dashlet wiki
35

Créer une page wiki
36

Fonctionnalités de l‟éditeur embarqué
36

Naviguer dans les pages du wiki
41

Renommer une page wiki
42

Editer / modifier une page du wiki
42

Supprimer une page du wiki
43


Edition et suppression d‟un commentaire
47

Configurer un blog externe 47
5.Liens 48

Dashlet lien 48

Onglet lien 48

Créer un lien 48

Vue simplifiée/vue détaillée 48

Editer/modifier un lien 49

Sélection multiple de liens 49
6.Discussion 49

Onglet Discussion 50

Créer une nouvelle discussion 50

Répondre 50

Editer / Modifier un message 51

Supprimer une discussion 51
7.Calendrier
52

Ajouter un nouvel événement
52

Modifier/éditer un événement
53

Supprimer un événement
53
VI. AUTRES OUTILS ET FONCTIONS
53
8.Corbeille
53
9.Notifications
56
10.Suivre
57
4.Tags 59

Objectifs 59

Fonctionnement 60

Unité à laquelle est attaché un tag 60

Saisie des tags dans Wiki,
Blog, Calendrier, Liens et Discussion
60

Saisie des tags dans Documents –
Dossiers et Fichiers
60

Affichage des tags
61

Suppression des tags : Wiki,
Blog, Calendrier, Liens, Discussion,
Documents 61

Recherche à l‟aide des tags 61

Méthodologie d‟utilisation des tags .. 61
5.Flux RSS
62
6.Cycle de vie d’un site
63

Modification de la visibilité d‟un site . 63

Désinscription d‟ un site
63

Suppression d‟ un site
63
7.Accès Webdav
64

Montage d‟un répertoire Webdav
sous Windows XP
64

Montage webdav sous Windows Seven
67

Montage webdav sous Mac OS
70
I.
1. Qu’est-ce-que
Introduction le travail
collaboratif?
Le travail est souvent naturellement collectif
et
collaboratif, c'est-à-dire qu'il fait interagir plusieurs
acteurs pour la réalisation de tâches qui visent à
atteindre un but commun. Mais la notion de travail
collaboratif, n'étant plus fondée sur l'organisation
hiérarchisée traditionnelle, désigne aujourd'hui plus
spécifiquement un nouveau mode de travail où se
joignent de nombreuses personnes au moyen des
technologies de l'information et de la
communication, l'objectif étant bien sûr de
maximiser la créativité et l'efficience d'un groupe
associé à des projets d‟ envergure.
Le travail collaboratif suppose que l‟ on s‟ affranchisse
de plusieurs paradoxes :

-
Le paradoxe du rapport aux autres : nous devons
vivre à la fois séparés et ensemble. Chacun
participe à un mouvement collectif tout en
jouant sa propre partition. Nous faisons partie d‟
un collectif sans pour autant être dissous dans
ce collectif ;

-
Le paradoxe du rapport au temps : nous
devons accepter de perdre du temps pour
pouvoir en gagner ;

-
Le paradoxe du rapport à l‟espace : avant,
pour faire partie d‟ un réseau, pour collaborer,
une proximité géographique était nécessaire,
-

-
ou alors il fallait du temps pour communiquer.
Aujourd‟ hui la nécessité de travailler ensemble,
tout en réduisant nos déplacements et en étant
le plus rapide possible nous conduit à utiliser
des
technologies nous permettant de sortir du
modèle de proximité géographique ;

-
Le paradoxe de notre rapport à
l‟organisation: les actions anticipées,
préparées se voient de plus en plus «
bousculées » par des organisations de dernière
minute.
Nous devons être réactifs en temps réel sans
être
« ensemble ».
Les échanges électroniques se multiplient et il
devient nécessaire de disposer de plates- formes
permettant:
-
de centraliser et partager l'information
-
de collaborer efficacement
-
d'enrichir et de capitaliser sur
l'information
Ces besoins de partage et de collaboration adressent
de nombreux besoins:
-
des groupes de travail
-
des échanges avec vos partenaires
-
l'accès à l'information pour les
membres d‟ une communauté
Dans le cadre de ces projets, les solutions
doivent être présenter des garanties en
terme
- :
d'ergonomie et d'interactivité
-
de sécurité et de confidentialité.

2. Alfresco Share une réponse adaptée

Alfresco SHARE met à disposition un outil
collaboratif complet pour gérer le partage
d'informations entre les utilisateurs ayant un projet
ou un centre d'intérêt commun en centralisant en
un seul endroit tous les éléments associés:
 -
les documents,
-
la documentation dans un wiki,
-
la communication dans un blog,
-
la liste des événements,
-
un forum
pour ainsi faciliter la communication dans des
équipes liées à un projet ou partageant un centre
d'intérêt commun.
Un tableau de bord utilisateur qui vous présente la
synthèse de l'activité des sites auxquels vous
collaborez
:
• les éléments mis à jour (blog,
pages wiki, documents)
• les calendriers
• vos tâches à réaliser dans le cadre de
workflows
•
• des informations externes (lien rss sur
des sites...) Une interface :
• accessible avec votre navigateur, sans
aucune installation sur votre poste
• sécurisée
• simple d'utilisation, intuitive
• Personnalisable...
II. Accéder à l’outil Alfresco (environnement
SHARE)
Vous pouvez accéder à partir du portail de
votre établissement.
La connexion s‟effectue avec un identifiant et
mot de passe .
III. Espace Personnel
1. Accéder à votre tableau de bord
Une fois connecté, vous accédez à votre tableau de
bord personnel. Cet espace regroupe les
informations concernant les activités de vos sites
ainsi que les activités des sites dont vous êtes
membre. Il est personnel, et personnalisable.
Tableau de bord personnel
La barre noire en haut des écrans est rattachée
à votre tableau de bord personnel.

Elle est disponible en permanence lors de

votre navigation sur la plateforme Alfresco.
Elle est composée de différents onglets:
Accueil : Permet d‟ accéder à votre tableau de bord
personnel.
Mes fichiers : Espace permettant de stocker
des documents dans un espace qui vous est
personnel.
Fichiers partagés : Espace permettant de
partager vos fichiers avec l‟ ensemble de la
communauté Alfresco.
NB: Tous les documents déposés ici sont
visibles par toutes les personnes ayant accès
à la plateforme Alfresco (étudiants et
personnels des universités de Grenoble et de
Savoie, membres extérieurs invités)
Sites : Permet d’accéder à un menu déroulant
dans lequel vous retrouvez vos sites récemment
consultés et vos sites favoris.
Il vous permet également d‟ accéder à la
« Recherche de sites », ou à la fenêtre de création de
site (voir p.14).
 Tâches : Permet d’accéder aux tâches qui
vous ont été assignées, ou à celles que vous
avez assignées.
Personnes: Permet de rechercher tous les
membres de la communauté Alfresco.
Entrepôt: Cet espace est lié à des fonctionnalités
avancées. Vous n‟ aurez jamais besoin d‟ y accéder.
Prénom Nom de l‟ utilisateur : Permet de se
déconnecter, d‟ accéder à la page d‟ AideAlfresco,
et de gérer son Profil (informations sur votre
compte, sites desquels vous êtes membre, contenu
récemment ajouté ou modifié par vous, corbeille
(voir p.53), activer/désactiver les notifications (voir
p.56),
 2. Configurer l'affichage de votre tableau
de bord
Votre tableau de bord est composés de plusieurs cadre,
appelés « dashlets ».
 Définition : Dashlet
Elément graphique présenté sous la forme d'un cadre qui représente un service ou
une fonctionnalité et est accessible depuis le tableau de bord personnel ou le tableau
de bord d‟ un site. Exemples :
- tableau de bord personnel : dashlet « Mon profil », « Mes documents », «
Mes activités »,
« Mes sites », etc.
- tableau de bord des sites collaboratif : « Calendrier », « Wiki », etc.
 L’icône point
d’interrogation

L‟ icône « ? » se trouve au survol

(lorsque vous passez votre curseur de
souris) au coin de chaque dashlet. En cliquant
dessus, vous aurez une présentation de la
dashlet et de ses fonctionnalités.
Liste des dashlets qu’il est possible d’afficher sur
le tableau de bord personnel:
Mes activités: Permet d‟ avoir une information sur
les activités des sites dans lesquels vous êtes
membre (dépôts de documents, modifications….).
Documents édités par moi: Permet de lister les
derniers documents (documents, messages de
blog, pages de wiki ET messages de forum) que
vous avez édités. Il n‟ y a pas d'affichage par
défaut sur le tableau de bord.
Mes documents: Permet de visualiser mes
documents, organisés en 3 catégories: favoris,
verrouillés par moi et modifiés.
Mes espaces de réunion: Un espace de réunion
est un type de site créé en dehors d'Alfresco. Ce
dashlet répertorie tous vos sites de type espace de
Mon profil: Ce dashlet présente un résumé de vos
données personnelles. A partir de ce dashlet, vous
pouvez accéder à votre profil utilisateur complet.
Mes sites: Permet de lister les sites collaboratifs
auxquels vous avez accès. Tous les sites sont listés
sans distinction des rôles que vous avez dans ces
sites.
Mes tâches: Ce dashlet répertorie toutes les
tâches qui vous ont été assignées.
Mes espaces documentaires: Un espace
documentaire est un type de site créé en dehors
d'Alfresco. Ce dashlet répertorie tous vos sites de
type espace documentaire.
Mon calendrier: Ce dashlet présente les
événements à venir pour les sites dont vous êtes
membre.
Mes discussions: Permet de visualiser les
commentaires sur les forums de discussion des
sites desquels vous êtes membre.
Recherche de site: Ce dashlet permet d'effectuer
une recherche de sites et d'afficher les résultats.

Recherche sauvegardée: Ce dashlet permet de

configurer une recherche et d'afficher les résultats.
Configurez le dashlet pour sauvegarder la recherche
et définir le texte du titre du dashlet.

Vue web: Permet d‟ afficher le contenu d‟ un site

web extérieur. On peut modifier le nom de cette
dashlet et imposer la taille en hauteur d‟ affichage
du site web visualisé.
Flux RSS: Ce dashlet présente le flux RSS de votre
choix.
Fluxd’actualités Alfresco :
Cette dashlet affiche les dernières
nouvelles des évolutions de l‟ outil Alfresco.

Choix des dashlets à afficher

Pour choisir les dashlets à afficher

ainsi que leur emplacement, vous
pouvez utiliser la petite roue
dentée située en haut du tableau
de bord.
En cliquant sur « Changer la disposition », vous
pouvez changer le nombre de colonnes à afficher,
de façon à répartir les « dashlets » sur la fenêtre
de votre navigateur web.
 Configuration du
nombre de colonnes

Ajout ou suppression de
dashlets

N.B. quand on diminue le nombre de colonnes d'affichage, les

dashlets des colonnes masquées disparaissent. Il faut donc
d'abord répartir les dashlets utiles sur les colonnes à afficher.
En cliquant sur le bouton « Ajouter des dashlets
», vous pouvez ajouter, enlever, bouger les
dashlets selon vos envies, simplement en les
faisant glisser vers la position souhaitée dans la
colonne choisie. Vous pouvez
ajouter plusieurs fois la même dashlet si vous le
souhaitez.
 Pour enlever une dashlet des
colonnes de votre tableau de
bord, glissez-la dans la
corbeille.

.
IV. Espaces collaboratifs
Définition: Site collaboratif

Un site collaboratif est un espace de travail

numérique accessible à plusieurs usagers ou
Cet espace collaboratif permet de partager,
produire
et/ou co-produire des documents numériques. A
cela s ajoute un ensemble de services de
planification, organisation, de
communication et d‟information.
Les différents rôles alloués aux membres du site
leurs permettent d avoir des droits gradués.
 1. Accéder à un site collaboratif
On dispose de plusieurs modes d‟ accès aux
sites collaboratifs qui sont autorisés.
Accéder à un site depuis la dashlet « Mes
sites » :

Cette dashlet propose une liste des sites

dans lesquels on est membre. Il suffit de
cliquer sur le titre du site.
Accéder à un site
classé dans vos Sur le bandeau haut du tableau de bord,
vous disposez d‟un bouton « Sites ». Si
vous cliquez sur ce bouton, vous avez accès

favoris : à vos sites favoris.

situé sous la description du

Si vous cliquez
sur
site, alors ce site sera
classé dans vos favoris dans
Alfresco-Share et non pas
dans votre navigateur.
Rechercher un site collaboratif public
Alfresco-Share permet de créer des sites
collaboratifs publics. Ces sites sont accessibles à
tous les membres de la communauté « Université
de Grenoble » (étudiants, personnels, invités
extérieurs). Pour accéder à ces sites vous n‟ avez
pas besoin d‟ en être membre. Par contre ces sites
ne sont pas listés dans la dashlet « Mes sites ».
Pour les trouver, il faut utiliser la fonction «
Recherche de sites » (voir illustration ci-dessus
: la recherche de sites apparaît au- dessus de vos
sites favoris).
 2.Présentation d’un site
collaboratif
Lorsque vous accédez à un site collaboratif, vous
arrivez sur le tableau de bord du site.

Le tableau de bord du site collaboratif regroupe des

dashlets relatives au site. Les dashlets et leur
positionnement sur le tableau de bord sont
modifiables par certains membres du site
(gestionnaires).
correspondent des droits sur les
services du site correspondent
des droits sur les services du site
Définition : Les rôles dans un site collaborative
Les membres d’un site collaboratif peuvent avoir
différents rôles. A chacun des rôles
Il existe 4 rôles:

-
Le Gestionnaire
-
Le Collaborateur
-
Le Contributeur
-
Le Lecteur

Le créateur d’un site collaboratif a le rôle

de
« Gestionnaire ». Il peut configurer le site, inviter
des membres et leur attribuer un rôle. Il est
préférable qu‟ un site compte deux membres
Gestionnaires » au
minimum afin d’assurer sa continuité en cas d‟
absence de l‟ un ou de l‟ autre.
Il est également important pour un « Gestionnaire
» de gérer et de mettre à jour régulièrement
les sites
collaboratifs et leurs membres (changement de
rôles, suppression de membres, documentation,
suppression de site obsolète, etc.).
3. Création d’un site
collaboratif
A partir de votre tableau de bord personnel
vous pouvez créer un site collaboratif, soit à
partir de
la dashlet «Mes sites », en cliquant sur
«Créer un site». Ou en utilisant le bouton «
Sites » dans le bandeau haut, que ce soit sur
votre tableau de bord personnel ou lorsque
vous êtes dans un site collaboratif. Choisissez
« Créer un site » dans le menu déroulant ».
La demande de création de site provoque l‟
ouverture d‟ une boite de dialogue:
 Vous devez obligatoirement
renseigner les champs
suivants (marqués d‟ un
astérisque):
-
Nom: c‟ est le nom qui apparaîtra dans la
dashlet « Mes sites », choisissez le explicite.
-
Nom de l’URL: c‟ est une partie de l‟ url du site.

N. B. : Le nom de l url constitue une partie de l

adresse qui permet accéder au site sur Internet.
Seuls les lettres minuscules non accentuées,
majuscules et les chiffres sont autorisés. Les
espaces ne sont pas autorisés.
 - Type de site :
Sites publics, visibles par tous les membres
de la communauté de l‟Université de Grenoble
sans restriction, les visiteurs ne peuvent que
visualiser le contenu du site collaboratif. Ils
n‟ont aucun droit sauf celui de rejoindre le site
public en tant que lecteurs.
Sites publics avec accès modéré. Si vous
souhaitez modérer l‟ accès à ce site sans désigner
nominativement les membres, il suffit de cocher la
case “Site modéré”. Dans ce cas, les “visiteurs”
demandent à accéder au site et le ou les
gestionnaires peuvent décider si ils donnent ou non
l‟ accès au site.
Cette fonctionnalité permet de contrôler l‟ accès à un
site collaboratif sans avoir à désigner a priori
les
membres, mais elle demande un travail de
modération important aux gestionnaires.
Sites privés. Seuls des membres ou groupes de
membres désignés par le ou les gestionnaires du
site collaboratif ont accès à ce site "privé”. De plus
ils peuvent se voir affecter des rôles différents.
4. Configurer un site collaboratif
L‟ apparence visuelle d‟ un site collaboratif peut
être
modifiée par créateu du site et autr
le personne r le toute de e
ayant
modification rôle surgestionnaire.
peut porter deux éléments duCette
site
collaboratif : le bandeau outils et le tableau de bord
du site.
 
Ajouter retirer des fonctionnalités dans le
bandeau outils
Les différentes fonctionnalités d‟ un site
collaboratif sont accessibles depuis un bandeau
outils. Les fonctionnalités disponibles sont :

-
Wiki -
Liens
-
Blog -
Discussio
ns
 Les fonctionnalités disponibles
sur ce bandeau peuvent être
modifiées par suppression ou
ajout en utilisant la
fonction
« Personnaliser le site »,
accessible via la roue dentée
(réservée aux gestionnaires).

Cette action ouvreune

page permettant de
choisir le
« Thème du site
» (couleur).

Ensuite, vous pouvez organiser les outils du

Suivre les
indications
affichées sur la
page.

Configurer le tableau de
bord du site collaboratif
Vous pouvez changer la
disposition, ajouter et
supprimer des dashlets, de la
même façon que pour votre
tableau de bord personnel,
en cliquant sur le bouton
« Personnaliser le tableau de
bord ».
N.B. Seuls les membres du site ayant le rôle de
gestionnaire peuvent configurer le site et le tableau de
bord du site. Ne pas confondre tableau de bord du site
et tableau de bord personnel.
Liste des dashlets qu’il est possible d’afficher sur
le tableau de bord d’un site :
(Pour avoir des informations complémentaires
sur chaque dashlet, cliquer sur « ? » qui s‟
affiche au survol de la dashlet)

Contenu du site : Visualiser le suivi des modifications

des documents.
Activités du site : Lister les dernières activités sur
le site (ajout d‟ un document, modification d‟ une
page Wiki, etc.) réalisées par les membres. Et
permet de savoir qui a rejoint et quitté le site.
Les filtres permettent d'afficher les activités par
période de temps et par propriétaire :
 Premier filtre
• Mes activités
• Les activités de tous les
autres
• Les activités de tous
- • Je suis 
-
Deuxième filtre
-
appartenances 
-
tous les éléments 
-
mises à jour de l‟ état 
-
commentaires 
-
contenu 
Troisième filtre
-
aujourd‟ hui 
-
au cours des 7 derniers jours

-
au cours des 14 derniers jours

-
Wiki : créer et personnaliser des dashlets.
Remarque sur le site : afficher un message
spécifique.
Profil du site : afficher les caractéristiques du
site. Membres du site : afficher les membres du
site et leur profil et prendre connaissance des
données les concernant
Recherche de sites : effectuer une recherche de sites
et d'afficher les résultats.
Calendrier du site : présenter les événements à venir
pour ce site.
Liens du site : présenter les liens pertinents pour ce
site.
Prévisualisation d’images : afficher
les images
figurant dans un dossier de l‟
Listes des données du site: afficher des listes de
données créées par le gestionnaire.

Flux RSS : (Alfresco Blog) présenter le flux RSS de

votre choix. Cliquer sur l'icône d'édition du dashlet
pour modifier le flux.

Vue web : présenter le site Web de votre choix.

Cliquez sur l'icône d'édition du dashlet pour
modifier l'adresse Web. Lorsque vous cliquez sur le
titre du dashlet, le site Web s'affiche dans une
autre fenêtre.

Flux d’actualité Alfresco (Newest Add-ons):

afficher les dernières nouvelles sur les addons
d'Alfresco.
Cliquer sur l'icône d'édition du dashlet pour modifier
le flux.
Mes discussions: Dashlet Forum de
discussion. Consulter les derniers messages
sur le forum de
discussion.

Recherche sauvegardée: configurer une

recherche et afficher les résultats. Ce
dashlet est idéal pour générer des vues de
rapport dans un site.
V. Outils
collaboratifs
1. Membres des sites

Visualisation des
membres et de leurs
rôles
Vous avez deux
manières d‟accéder à
la liste des membres d‟
un site :

-
Grâce à la dashlet «
Membres du site » située sur
le tableau de bord du site.

En cliquant sur « Membres

-

du site » dans le bandeau

Pour rechercher plus
rapidement un membre du
site, inscrivez son nom dans
le champ.


Inviter des membres
Attention : Seuls les gestionnaires peuvent inviter des
membres et
gérer leurs rôles.
À partir de la liste des membres ci-dessus, il est
possible d‟ inviter des utilisateurs en cliquant sur «
Inviter des personnes » et la page ci-dessous s‟
affiche.
Inviter un utilisateur interne à l’annuaire
Alfresco
(membres des universités)
-
Recherchez une personne en renseignant le
premier champ avec au moins trois
caractères.
-
Cliquez sur « Ajouter » face à la personne
choisie (en cliquant seulement sur le nom,
vous avez accès à la fiche du membre mais il
n‟ est pas
ajouté comme membre dans le site).

dans le pavé de droite sélectionnez son



rôle
- Validez l‟ invitation en cliquant sur «

Inviter »
Inviter un utilisateur externe à l’annuaire
Alfresco

(personne extérieure à
l‘entreprise)
-
Dans le pavé « Ajouter des utilisateurs
externes » renseignez tous les champs.
-
Cliquez sur « Ajouter » puis dans le pavé de
droite
sélectionnez un rôle (voir annexe – tableau
de rôles p. 72).
-
Validez l‟ invitation en cliquant sur « Inviter
» Attention : Cette invitation se fait sous la responsabilité de la
personne qui invite. Il est donc vivement
recommandé de demander aux
personnes invitées de lire les conditions d‟ utilisations de la
plateforme Alfresco (accessible dans le bandeau en bas du
site), ces dernières renvoyant également à notre charte
d‟ usage du système
d‟ information.
Un mail avec des identifiants de connexion au site lui
sera envoyé à l‟ adresse renseignée.
Un utilisateur extérieur ne peut pas inviter
d’autres personnes extérieures à la
plateforme, par contre, Il peut créer un site, et
inviter des personnes sur ce site à condition qu‟
elles soient déjà connues d‟ Alfresco.

Il est également possible d‟ inviter de nouveaux

membres à partir de la dashlet « Membres du site »
en cliquant sur « Inviter ».

Inviter un groupe
Il est possible d‟ inviter un groupe d‟ utilisateurs.
- Cliquez sur l‟ onglet « Groupes » de la page
Membre du site.
- Renseignez champ de recherche avec
leinformations du groupe. les
Vous devez ajouter
une
étoile avant et après le nom du groupe,
exemples : *ugr3-etu-vet- 2013-AL0AGE401*,
*inpg- informaticiens*, lancez la recherche.
 -

- Cliquez ensuite sur le bouton « Ajouter » situé à droite, puis

attribuez le rôle voulu au groupe, et cliquez sur « Ajouter les
groupes ».
Pour cette opération, vous devez bien sûr connaître le nomdu
groupe. Pourvous renseigner sur les

groupes disponibles et leur composition, vous

pouvez vous rapprochez de vos services
informatiques de proximité.

Modification des rôles et gestion des
membres
Les membres ainsi que leurs rôles peuvent être
modifiés à tout moment par les gestionnaires du
site en cliquant sur « Membres du site » dans le
bandeau outils.
Ensuite vous recherchez le membre (ou les
membres) que vous voulez gérer, et lui attribuez
un nouveau rôle ou le retirez du site.
 Espace documentaire
2.
des sites
Les sites collaboratifs Alfresco-Share permettent
de
travailler de façon collaborative, en mettant à
disposition des membres d‟ un site, des outils et des
droits, en fonction des rôles de chaque membre


Documents : Partager et construire un
document de façon collaborative.
L‟ outil « Espace documentaire » est accessible via
les onglets du bandeau outils dans un site
collaboratif. La page « Espace documentaire » est
découpée en trois parties :
une colonne
navigation, une
colonne contenu, Un
volet action(au survol
N.B. : Dans la colonne Navigation, cliquer sur
la flèche
 devant « Documents » permet
d’afficher les répertoires.
 La colonne Navigation
Cette colonne permet d‟ accéder rapidement aux
documents du site collaboratif en fonction de
leurs attributs.
Documents
Tous les documents: Permet de visualiser
tous les documents disponibles sur le site.
Verrouillés par moi :
En cliquant sur « Verrouillés par moi »
vous obtenez la liste des documents que
VOUS avez verrouillés et que vous seul
pouvez déverrouiller.
Un document peut être « verrouillé » c‟
est à dire que vous avez choisi de l‟
éditer et pendant l‟ édition vous le
rendez uniquement consultable en
lecture pour les autres membres du site
ce qui évite ainsi qu‟ un document soit
modifié par deux personnes en même
temps.
Verrouillés par d’autres - Récemment modifiés -
Récemment ajoutés :
Vous pouvez consulter la liste des
documents du site verrouillés par d‟

autres membres, les documents

récemment modifiés et/ou ajoutés.
Mes favoris : Vous avez la possibilité de vous
constituer une liste de favoris dans les documents. La
fonction « Mes favoris » vous en affichera la liste.
Lien webdav : Le lien Webdav permet d‟utiliser ce
protocole particulier pour manipuler les documents
contenus dans le site. (voir p.64 Accès Webdav)
 Fichiers

Dans « Fichiers » vous pouvez retrouver

l‟ arborescence des dossiersdu site et
leur contenu.

 Catégories :

Cet espace est lié à des fonctionnalités

avancées. Vous n‟ aurez jamais
besoin d‟ y accéder.

 Tags :

Cet espace vous permet de retrouver vos

différents tags. Cliquez sur un nom de tag (si
vous en avez) pour voir les éléments qui y sont
rattachés
 
Gérer les droits
d’accès
Définition : Les rôles dans un site collaborative

Les droitsdes collaborateurs sur les différents

documents dans
« l‟espace documentaire » dépendent des rôles qui leurs
sont attribués par les gestionnaires du site.


Gestion des rôles dans un dossier
Au niveau d’un site les membres ont un rôle défini,
mais dans chaque dossier, il est possible de
gérer les permissions (droits) en attribuant des
privilèges à des personnes ou à des groupes d‟
utilisateurs.
Par exemple, dans le dossier « Divers testsv4 » le «
Gestionnaire » du site peut décider que le groupe
des
« Lecteurs » va avoir des privilèges de «
Pour modifier les permissions, il faut utiliser
le volet
« actions » (au survol) en cliquant sur « Plus… ».

Puis choisir « Gérer les droits d‟ accès ». Vous aurez

accès à une page vous permettant de modifier les
permissions par personne ou groupe d‟ utilisateurs.
Par hérédité, les rôles conférés aux membres dans
le site sont appliqués à tous les documents du site.
Pour modifier les permissions de certains
utilisateurs sur un document, vous devez « Ajouter
un utilisateur/groupe » en cliquant sur le bouton en
haut à droite. S‟ ouvre alors une barre de recherche
qui vous permet de rechercher et ajouter les
personnes ou groupes pour lesquels vous voulez
changer les permissions.
Dans l‟ illustration ci-dessus, les collaborateurs du
site ont maintenant une permission de lecteur sur
le dossier « Divers test_v4 ».
Malgré les « Droits d’accès hérités »,
seuls les « droits d’accès locaux » sont
appliqués.
Si vous voulez qu‟ un document soit
visible
uniquement par les gestionnaires du site, vous
pouvez simplement cliquer sur « Hériter des droits
d‟ accès », pour le décocher. Une fenêtre s‟ ouvre
alors pour vous demander si vous êtes sûr de ne
pas vouloir
activer l‟ héritage, cliquez sur « Oui », cliquez
ensuite sur droits d‟ accès », et cliquer
Hériter des
« Enregistrer
surEnregistrer ». Pour réattribuer les droits d‟ accès
«
».
du site au document, vous n‟ aurez qu‟ à cocher à
nouveau «
 
Vue simplifiée, vue
détaillée

Lorsque vous êtes dans l‟outil « Espace

documentaire », la vue
simplifiée (disponible en cliquant
sur le bouton
« Options » à droite) permet d‟
afficher la liste des dossiers et
documents avec un minimum
d‟ informations (nom, date de
modification, nom de la dernière
personne à avoir modifié le
dossier / document).
La vue détaillée affiche la taille de l‟
élément et une description. Elle est
plus pratique, et vous donne accès à
quatre actions supplémentaires:

Favori | Aimer | Commentaire |

Partager
Vous pouvez ajouter cet élément
dans votre liste des
« favoris ». Vous pouvez spécifier que vous « l‟ aimez
», vous pouvez lui ajouter un « commentaire » ou
accéder au(x) commentaire(s) des autres membres
du site. Enfin, vous
pouvez « partager » le lien du
document.
 
Menu déroulant « Nom »
Le menu déroulant « Nom » permet
de classer les documents selon les
critères proposés : titre, créateur,
description, etc.


Visionneuse de documents
En cliquant sur le titre d‟ un document, vous
accédez à la visionneuse de contenu (dans l‟
exemple ci-dessous fichier au format pdf «
Tableau_des_rôles»).
Outre le contenu du document, vous pouvez
visualiser des détails comme les propriétés, tags,
commentaires, permissions, ainsi que les actions
qui vous permettront
de modifier le document (télécharger, copier,
déplacer, etc.)
 La plupart des formats de documents
peuvent être
visualisés grâce à la visionneuse Alfresco. Si
vous ne parvenez pas à le visualiser, vous
devrez télécharger votre document pour
avoir accès à son contenu.


Visualiser les détails d’un dossier
L‟ entrée « Afficher les détails
» du volet« Actions » (disponible
au survol), vous donne accès
aux fonctionnalités suivantes :
-
Actions sur le dossier
(copier/déplacer/supprimer)
-
Modifier les propriétés, tags
et droits d‟
accès
fonctionnalités suivant qu‟ il s‟
agisse d‟ un document ou d‟
un dossier.

Si vous n’avez pas le même affichage que celui

présenté ci-dessus, c’est sans doute parce que vous
êtes en « vue simplifiée ». Pour avoir accès à plus
d’action au survol d’un document, nous vous
conseillons de passer en « vue détaillée » (voir
p.26).
Il est possible également que vous n’ayez pas les
droits nécessaires sur le dossier ou le document
pour avoir accès à toutes les actions.

Création dossiers / sous-
dossiers
Vous pouvez créer dossiers et
sous-dossiers à partir de la
page de l‟ outil «
Espace
documentaire », en cliquant sur
le bouton « Nouveau dossier ».

Vous devez obligatoirement

renseigner le champ
« Nom » et éventuellement les
champs « Titre » et
« Description ».
Attention : le nom ne doit pas contenir de
caractères spéciaux (* < > / \ . ? : I ), sinon
le bouton « valider » est inactif.
 
Ajout de documents
Vous devez vous positionner dans l‟ « Espace
documentaire », à l‟ emplacement désiré, en
navigant dans la structure des dossiers, par la
colonne navigation.
Cliquez
-
sur le bouton
« Importer dans
l‟entrepôt ». La fenêtre «
Importer des fichiers »
apparaît.
Cliquez sur le bouton «
-

Sélectionner les fichiers à

ajouter » et cherchez sur
votre poste de travail le
fichier à ajouter.
-
Validez en cliquant sur «
Ouvrir »
Cliquez sur le bouton «
-

Ajouter un fichier » pour

valider l‟ opération.
 Le document a été ajouté à
votre bibliothèque
de
documents.
Fonction « glisser/déposer
»
Vous pouvez aussi « glisser/déposer » un (ou
plusieurs) document(s) depuis votre ordinateur
directement vers l‟ Espace documentaire.
 (Espace
documentaire) (Bureau
)

Sélectionnez fichier(s) votr

le(s) ordinateur depuis dans
et glissez-le(s) l‟ e
documentaire.Espace
Le document déposé dans l‟ Espace documentaire
apparaîtra également dans la dashlet « Contenu
du site » avec le logo du format (.docx ou .pdf,…)
sur letableau de bord du site.
 
Travail collaboratif
Les actions possibles sur un document
sont :
-
Téléchargement sur votre poste de
travail
-
Editer hors-ligne
-
Remplacement par une nouvelle
version


Télécharg
er
Vous pouvez télécharger un élément
de l‟ espace documentaire sur votre
poste de travail
.
Attention, lorsque vous sélectionnez un
élément verrouillé, vous téléchargez la dernière
version archivée dans l espace documentaire. Il
est important de réaliser que cette version peut ne pas
être à jour. Le
document étant en cours de modification par un autre
membre du site, une version plus récente peut exister en
dehors de l espace documentaire.

-
Cliquez sur « Télécharger »
-
Une fenêtre vous invite à ouvrir ou enregistrer le
fichier
-
Choisissez d'enregistrer le fichier sur votre
ordinateur
-
Une fois le téléchargement terminé, fermez la boîte
de dialogue.
 
Editer hors-ligne
L‟ édition d‟ un document hors-ligne
crée une copie de travail du fichier
concerné. Alors que l'élément
d'origine reste dans le répertoire, les
membres du site ne peuvent que
visualiser ou télécharger le fichier
(voir note ci- dessus).
 Une icône crayon, en
regard du fichier, vous
indique que vous
avez
verrouillé le document.
Le
document
apparaît également dans
la liste « Verrouillés par
moi » de etlaprésent
verrouillé colonne
dans la liste «
navigation.
par d‟ autres » de la colonne Verrouillé
Pour les autres membres,
navigation.
le document apparaît
Annuler l’édition
Le document est libéré. Il est à nouveau disponible
et éditable.
 
Remplacer par une nouvelle
version
Une fois vos modifications en mode hors-ligne
terminées, vous devez déposer votre
document modifié sur la bibliothèque de
documents.
Pour déposer la nouvelle version, cliquer sur «
Plus… », volet « actions » au survol, puis sur «
Télécharger nouvelle version ». La fenêtre « Mettre
le fichier à jour » apparaît.
-
Cliquez sur le bouton «
Sélectionner les fichiers
à ajouter » et cherchez
sur votre poste de
travail le fichier à
ajouter.
-
Validez en cliquant sur «
 -

L‟ élémentà ajouter
apparaît alors dans la liste
-
Indiquez si la
révision est mineure
ou majeure
-
Dans la zone «
Commentaires »,
tapez les informations relatives aux mises à
jour apportées au fichier
-
Cliquez sur le bouton « Ajouter » pour
valider l‟ opération.
Ledocument est alors libéré.Il est à
nouveau disponible et éditable.
Attention, il est conseillé de vérifier que vos
modifications ont bien été prises en compte, en utilisant
la visionneuse, en cliquant sur le titre ou la vignette du
document.
 
Gérer l’historique des versions
(versionning)
L‟ historique des versions
est accessible via la
visionneuse (en cliquant
sur le titre du document).

Les icônes vous donnent

accès à différentes
actions : télécharger,
mettre à jour, afficher les
propriétés du document.
 
Renommer un dossier, un
document

Un dossier / document peut

être renommé via l‟ icône «
Editer les propriétés » du volet
« Actions » (disponible au
survol). Modifiez ensuite le
champ « Nom ».
 
Copier / déplacer un
dossier ou un document
Dans le volet « Actions » relatif
au
dossier (document) concerné,
cliquez sur « Plus… » puis «
Copier ou déplacer vers… » en
sélectionnant votre site de
destination (fonction copier) ou
votre répertoire (fonction
déplacer).
 
Supprimer un dossier / un document
Dans le volet « Actions » relatif au dossier
(document) concerné, cliquez sur « Plus… » puis «
Supprimer le dossier (document) ».

Gérer les commentaires associés aux
dossiers
Vous pouvez ajouter un commentaire, modifier
ou supprimer les commentaires que vous avez
créés
précédemment en utilisant l‟ entrée «
Visualiser les détails » du volet «
Actions ».

Tagger un dossier ou un
document
Afin de localiser
facilement le
contenu
documents) d’un site
vou
(dossiers
, s pouvez ou utiliser
tags des
(balises)
marque pou
rcontenus similaires. r
de
Une fois les s
éléments marqués,
vouspouvez les
rechercher, par
 tag, dans le volet«
Navigation »
Cliquer sur un tag a pour effet d‟ afficher les
éléments associés à ce tag. Les nombres entre
parenthèses indiquent le nombre d‟ occurrences
relatives à cette balise.
Les tags sont accessibles via le lien « Editer les
propriétés » du volet « Actions ».
Pour ajouter un nouveau tag :

Cliquez sur le bouton «

Sélectionner » et tapez le tag
dans le champ de
Attention, le nom ne doit pas contenir de caractères spéciaux (* <
,
> / \ . ? : I) sinon le bouton « Ajouter » est inactif.
saisie.Cliquez ensuite sur le bouton
de validation pour que votre tag
s‟affiche dans la zone de droite.
Pour ajouter des tags multiples, séparez
chaque tag par un espace. Pour ajouter un tag
existant :
cliquez sur un tag (marqué du
symbole+) afin de l'associer à ce contenu. Pour
supprimer un tag
cliquez sur le tag à supprimer (marqué du symbole X).
 Attention : Pour les tags composés de plusieurs
mots, il faut relier les mots en une seule unité : soit
les accoler, soit utiliser p. ex. le signe tiret « - » ou
souligné « _ » ou encore encadrer les mots par des
guillemets.

Mettre des documents en
favoris

L'étoile à la gauche d'un

document permet de le
Les
marquer marqué
comme
éléments
comme
favori. s
apparaissent dans favori
la
vue s
« Mes Favoris » de la
colonne navigation
pour un accès plus
facile.
 Ces favori
documents
apparaissent également s sur
dashlet « Contenu du
la bord
disponible sur le tableau de
„un site, ou sur la dashletsite «
Mes documents » du tableau »
de bord personnel.

Une fois le document marqué favori, l‟ étoile

devient jaune :
-
Cliquer sur une étoile de couleur grise permet de
marquer l'élément comme un favori.
-
Cliquer sur une étoile de couleur jaune permet de retirer
la mention « Favori » pour l‟ élément.
 
Sélection multiple de dossiers et
documents
La sélection multiple
de plusieurs
éléments (dossiers
documents) vou
ou
permet de s
réalise
une même action
r
sur cette sélection.

Pour
plusieurs
sélectionneréléments
de la vue en cours, Les actions autorisées
il suffit
de cocher les cases sur cette sélection
à gauche des sont disponibles dans
éléments souhaités. l‟ entête
« Éléments
sélectionnés».
 
Partager un document hors Alfresco

Il est possible de partager un document avec des

personnes extérieures à Alfresco, sans que cette
personne ne soit nécessairement membre Alfresco.

Cette possibilité de partage de document est

également intéressante au sein de membres de
communautés d‟ un site, l‟ envoie groupé aux listes
de destinataires. Cette option donne des
possibilités de télécharger le document sans être
obligé de s‟ identifié sur la plateforme, aller dans
un site, et seulement après, télécharger le
document.
A partir du dossier de l'espace documentaire
qui contient le document,
dans le menu
Options à droite, choisir Vue détaillée afin d‟
afficher l‟ action « Partager » sous les documents.
Lorsque vous cliquez sur
Partager: une fenêtre flottante
apparaît :

Dans cette fenêtre, vous trouverez, en grisé, l'url

qui vous permettra de partager ce document avec
les personnes de votre choix. Il suffit d'envoyer
cette url dans un e-mail accompagné
éventuellement d‟ un message personnalisé.
Vous avez aussi la possibilité d'arrêter ce
partage à tout moment en cliquant à
nouveau sur le bouton « Partager », puis
sur « Ne pas partager ».
3. Wiki
Un wiki est un système de communication tout à
fait original, tout à la fois système de composition
Web, outil de travail collaboratif et espace de
discussion. Un wiki est beaucoup plus qu'un simple
forum de discussion, c'est un site Web auquel des
personnes autorisées peuvent contribuer. Cet outil
permet de construire des pages où les personnes
autorisées sont un auteur potentiel, et peuvent
modifier le contenu du site depuis leur navigateur,
en tapant du texte structuré.
Le perme donc interaction entre
wiki
personnes,t une
généralement des
à distance pour
coproduire un même objet ou résultat. Ces
outils offrent la
possibilité d'écrire à deux ou plusieurs sur le même
document.

Dashlet wiki
La dashlet Wiki d‟ un site collaboratif peut être
affichée sur le tableau de bord du site. Sur cette
dashlet vous pouvez choisir la page à afficher. Pour
choisir la page à afficher, cliquez sur l‟ icône crayon
disponible au survol « Configurer cette dashlet
Le contenu du wiki est également modifiable en
cliquant sur l‟ onglet « Wiki » du bandeau haut du
site collaboratif.
Les droits de création et d‟
édition dans le wiki d‟ un site collaboratif
sont dépendants des rôles des membres, tels que
définis dans le tableau des rôles (Wiki) en
annexe (voir p. 73).


Créer une page wiki

Pour créer une page wiki, il faut

accéder à l‟ outil wiki en cliquant
sur l‟ onglet « Wiki » du
Bandeau haut du site, puis en
cliquant sur « Nouvelle page
».

Vous accédez ensuite à une page proposant

l‟ éditeur standard Alfresco-Share ainsi qu‟ aux
champs permettant de nommer la nouvelle page
et de la tagger.
L‟ éditeur embarqué dans Alfresco-Share propose
un ensemble de fonctionnalités d‟ édition et
de mises en
forme (police, format de paragraphe, tableau,
insertion d‟ images, insertion de liens).

Attention : ne pas utiliser de

caractèresspéciaux ( ?, ;./:) dans le titre de
la page Wiki.
 
Fonctionnalités de l’éditeur
embarqué

Insérer une image

Vous pouvez insérer des images dans une page

du wiki soit en sélectionnant une des images
contenues dans la librairie de documents du site :
Soit en insérant une image accessible sur le
web.

Attention : Vous devez veiller à ce que l

image soit accessible pour tous les
lecteurs.
Insérer des liens vers d’autres
pages
L‟ éditeur du wiki
Alfresco-Share
permet d‟ insérer des liens
dans les pages du wiki. Il
suffit de sélectionner le
texte sur lequel sera
appliqué le lien et de
cliquer sur l‟ icône « Liens
».
Dans la boite de dialogue « Insérer/Editer lien
» vous devez saisir l‟ URL du lien. Vous
pouvez choisir la « Cible
» (ouverture dans une nouvelle fenêtre ou dans
la même fenêtre) et vous pouvez ajouter un titre
Vous pouvez créer des liens pointant sur des pages
web externes, sur d‟ autres pages du wiki, ou sur
des documents contenus dans la librairie de
documents.

Insérer des liens vers des documents Alfresco

Vous pouvez insérer des liens qui renvoient à des
documents de l‟ espace documentaire de votre site
Alfresco. Il vous suffit, soit de sélectionner le mot ou
la phrase qui servira de lien, soit de placer votre
curseur à l‟ endroit où vous voulez faire un lien vers
le document, puis de cliquer sur l‟ icône comme ci-
dessous :
Une fenêtre s‟ ouvre, sélectionnez le document
concerné en cliquant sur le bouton . Une fois que
le
document apparaît dans la partie de droite de
la fenêtre, cliquez sur « OK ».
Insérer des liens internes à une page wiki
Dans une page wiki, vous pouvez insérer des liens
internes qui renvoient à des endroits précis au sein
de cette même page (comme peut le faire un
sommaire avec liens directs, par exemple).
Pour cela, vous devez placer votre curseur à
l'endroit où vous voulez que le lien renvoie (avant
ou après le
nom d'un titre de partie par exemple), puis cliquer
sur l'icône le
renseigner . champ
Une petite
« Nom fenêtre l‟s'ouvre,
ancre vous
»,
devez alors ci-
l‟ exemple de dans l‟
dessous,
« ancre_demo nous avons
». appelé
Cliquez ensuite sur « Insérer », une
ancre apparaît à l‟ endroit où vous
aviez placé votre curseur.

Vous devez ensuite créer le lien qui renverra à cette

ancre. Pour ce faire, vous devez sélectionner le mot
ou la phrase sur laquelle vous souhaitez que les
utilisateurs cliquent pour accéder à l‟ ancre, puis
cliquer sur l‟ icône « chainon » d‟ ajout de lien dans
la barre de fonctionnalités.
Comme dans l‟ exemple ci-dessus, vous devez
ensuite renseigner le nom de l‟ ancre dans le
champ « URL du lien », précédé du caractère « # ».
Cliquez sur « Insérer
» pour créer le lien. Une fois vos modifications
terminées, enregistrez votre page Wiki.

Insérer un tableau
Pour insérer un tableau, vous devez placer le
curseur de votre souris à l‟ endroit où vous
souhaitez le faire apparaître. Cliquez ensuite sur l‟
icône correspondant.
Une fenêtre s‟ ouvre, vous pouvez alors renseigner
plusieurs informations, comme le nombre de
colonnes et de lignes, l‟ espacement dans et entre
les cellules, l‟ alignement du tableau, la taille de la
bordure, la hauteur et la largeur du tableau.

Dans l‟ onglet « Avancé » de cette même fenêtre

vous pourrez également ajouter une image de
fond, ou changer la couleur de la bordure ou du
fond.
Une fois vos choix faits, cliquez sur « Insérer » pour
créer votre tableau dans votre page Wiki et pouvoir
le compléter.

Autres fonctionnalités utiles

L‟ éditeur possède d‟ autres fonctionnalités qui
peuvent vous être utiles :
-
Texte gras, italique, souligné, barré :
-
Alignement du texte :
-
Style, police, taille et couleur de texte :

-
Insertion de puces ou de numéros :
-
Insertion de la date, de l‟ heure :
-
Insertion d‟ un trait horizontal :
 -
Insertion de caractères spéciaux :
-
Editeur de texte en mode plein écran (pour
votre confort) :
Nota : Passer le curseur de la souris sur les
différents icônes (sans cliquer) vous permet
d’obtenir des informations sur le rôle de
chacun.


Naviguer dans les pages du wiki
Vous pouvez afficher la liste des pages du wiki d‟

un site en cliquant sur « Liste des pages du wiki

».
Cette fonction permet
d‟ afficher la liste des
pages du wiki dans
une page comportant
à gauche des
fonctions de
navigation, et dans le
reste de la page, la
liste des pages du wiki.
Pour chacune des pages, et en fonction des
droits liés à votre rôle dans le site, vous
pouvez éditer, voir les détails ou supprimer
une page du wiki.

Renommer une page wiki
Vous pouvez renommer les pages du wiki à l‟
exception

de la première page qui conserve le nom de « Main

page ». Pour renommer une page il vous suffit d‟
accéder à la page puis de cliquer sur le bouton «
Renommer ».
Vous pouvez ensuite modifier le nom de la page via
une boite de dialogue contenant un champ texte
permettant de saisir le nouveau nom de la page du
wiki.
Attention : Ne pas mettre de caractères
spéciaux ( ?, ./ :) dans le nom des pages.

L'ancienne page est conservée avec pour

contenu un lien pointant vers la page
renommée.
 
Editer / modifier une page du wiki
Si vous êtes gestionnaire ou collaborateur, vous
pouvez éditer les pages du wiki. Pour accéder à
la fonction d‟ édition des pages du wiki,
vous avez 2 choix possibles :
-
Accès à l‟ édition via la liste des pages du wiki,
lien « Modifier » (voir page précédente
Naviguer dans les pages du wiki).
-
Accès à l‟ édition depuis la visualisation de la page
du wiki, lien « Modifier la page »
Les deux actions précédentes lancent l‟ éditeur
Alfresco-Share avec lequel vous pouvez modifier
le contenu de la page.

Supprimer une page du wiki
Seule(s) la ou les personne(s) ayant le rôle de
gestionnaire d‟ un site peuvent supprimer une
page du wiki.
 - Accès à la fonction de
suppression de page depuis
la visualisation de la page
du wiki, lien « Supprimer » :

Dans les deux cas, une boite de dialogue vous

invitera à confirmer la suppression de la page
du wiki.
Attention, vous ne devez pas supprimer
la page principale « Main Page »
 
Fonction « Détails » des
pages du wiki
Vous pouvez voir les détails de chaque page du
wiki d‟ un site collaboratif.

- Soit via la liste des pages du wiki, lien «

Détails
-
»:

-
 - Soit depuis la visualisation de la
-
page du wiki, lien « Détails » :

La fonction « Détails » donne accès à l‟ historique

des modifications d‟ une page de wiki. Vous pouvez
rétablir une version précédente ou simplement la
visualiser.
 4.
Blog
Un blog est un site Web constitué par la réunion de
billets (messages et commentaires) agglomérés au
fil
du temps. Chaque message ou réponse est, à
l'image d'un journal de bord, un ajout au blog. Le
contenu des messages est souvent textuel, enrichi
d'hyperliens et d'éléments multimédias, sur lequel
des membres autorisés peuvent apporter des
commentaires.
Le blog d‟ un site collaboratif Alfresco-Share comporte
deux éléments importants :
-
Des messages, ou articles. Ce sont les
points de départ pour chacun des thèmes
abordés dans le blog.
-
Des commentaires. Ces sont les
réponses ou réactions des participants au
blog liés à un message.
Dans un site collaboratif, les membres ont des
rôles.
A chacun de ces rôles correspondent des droits
pour l‟ usage du blog, tels que définis dans le
tableau des rôles (Blog) en annexe.
 
Onglet Blog
Le blog est accessible à partir de l‟ onglet « Blog
» situé dans le bandeau haut du
site collaboratif.
 
Créer un article dans le blog
Tous les membres d‟ un site collaboratif ayant le
rôle de gestionnaire, collaborateur ou contributeur
peuvent créer un article dans le blog. Pour cela il
vous suffit de cliquer sur le bouton « Nouvel article
».
Cette action lance l‟ éditeur standard intégré. Vous
pouvez saisir un message sous forme de texte
enrichi.

Vous avez la possibilité de publier ou de

sauvegarder votre message selon 3 options :
  «Enregistrer en tant que brouillon ». Cette
option
vous permet de conserver le message comme
brouillon sans qu‟ ilsoit vu par d‟ autresmembres du
site. Vouspourrez reprendre ce
message
ultérieurement.

« Publier en interne ». Cette option vous permet de

publier le message dans le blog du site collaboratif.
« Publier en interne et en externe ». Cette option
vous permet de publier le message dans le blog
du site collaboratif, mais aussi sur un blog
externe type Wordpress ou Typepad. Reportez-
vous à la rubrique
« Configurer un blog externe » pour
plus d‟informations.
 
Editer / Modifier un article
Si, au sein du site collaboratif, vous avez le rôle
de « Collaborateur » ou de « gestionnaire » vous
pouvez éditer un article.
Vous pouvez lancer l‟ éditeur de message à partir
de l‟ onglet « Blog », en cliquant sur l‟ icône
« Modifier » de l‟ article : Vous pouvez ensuite modifier
cet article.
 
Supprimer un article
Si vous êtes « Gestionnaire » du site collaboratif,
vous êtes autorisé à supprimer un article en
cliquant sur l‟ icône « Supprimer » :
Une boite de dialogue vous demandera de confirmer la
suppression de l‟ article.
 
Ajout d’un commentaire sur un article
Tous les membres d‟ un site collaboratif ayant au
minimum le rôle de « Contributeur » peuvent
ajouter des commentaires à un article. Pour cela, ils
doivent ouvrir l‟ article en cliquant sur son titre.
Vous aurez alors accès au contenu de l‟ article et à
diverses actions. Sur la première partie de cette
page vous pouvez trouver :
 un lien pour revenir à la liste des articles,
 le titre et le contenu de l‟article en question,
 les commentaires éventuels.
Sur la deuxième partie vous trouvez un éditeur
simplifié permettant de saisir un
commentaire. Lorsque vous
cliquez sur « Ajouter le commentaire », celui-ci
est enregistré et il est visible par tous.
Attention : Seuls les gestionnaires et les
collaborateurs
modifier peuvent
un commentairequi n‟ a pas été créé par
eux
initialement. De même, seuls les gestionnaires peuvent
supprimer un commentaire qu‟ ils n‟ ont pas créé.
Lorsque la liste des messages est affichée, le
nombre de commentaires est indiqué en face du
terme « Réponses » :


Edition et suppression d’un
commentaire
Seuls les « Collaborateurs » et
« gestionnaires » les
peuvent
commentaire enéditer
cliquant sur l‟ un
icône
« Modifier » située à droite
du commentaire (disponible au
survol).

Seuls les « gestionnaires »

peuvent supprimer les commentaires
des autres.


Configurer un blog externe
Cette fonctionnalité, accessible via l‟ onglet « Blog »
en cliquant sur le bouton « Configurer un blog
externe », permet de publier les messages du blog
d‟ un site collaboratif à l‟ identique sur un blog
externe de type Wordpress ou Typepad.
Cette action ouvre une boite de
dialogue où vous pouvez saisir les
paramètres du blog externe.

Lorsque vous cliquerez sur «

Publier en interne et en externe »
lors de la création d‟ un message,
ce dernier sera publié sur le blog
du site collaboratif mais aussi sur
le blog que vous avez désigné.
 5.
 Liens
Dashlet
lien

La dashlet lien peut être affichée sur le tableau de

bord d‟ un site collaboratif. Vous pouvez aussi
déplacer voire supprimer cette dashlet à cet
emplacement si vous avez le rôle « gestionnaire » du
site.
Pour cela, à partir du tableau de bord du
site,cliquez sur la roue dentée, «
Personnaliser le tableau de
bord », puis sur « Ajouter des dashlets ».
Dans un site collaboratif, les membres ont des
rôles. A chacun de ces rôles correspondent des
droits pour l‟ usage des liens, tels que définis dans
le tableau des rôles (Liens) en annexe.

Onglet lien
L‟ outil « Liens » est accessible à partir de l‟ onglet «
Liens
» dans la barre d‟ outils en haut du tableau de bord
du site collaboratif.
 
Créer un
lien
Si vous avez le rôle collaborateur ou
contributeur,vous pouvez créer un lien.
gestionnaire
Pour créer un lien, il faut
accéder à l‟ outil lien en
cliquant sur l‟ onglet
« Liens » accessible à partir de
la barre d‟ outils en haut du
tableau de bord du site. Vous
pouvez aussi réaliser cette
action à partir de la
dashlet.
En cliquant sur le bouton «
Nouveau lien », vous
accédez ensuite à une page
proposant
l‟ éditeur standard Alfresco-
Share.
 
Vue simplifiée/vue détaillée
La vue simplifiée permet d‟ afficher le titre du lien
ainsi que son url (adresse) tandis que la vue
détaillée affiche aussi la date de création du lien,
son auteur, une description et éventuellement le
ou les tags associés.
Pour activer la vue détaillée à partir de la vue
simplifiée, cliquez le bouton « Vue détaillée » à
droite en regard du lien. Inversement, cliquez
ensuite sur le bouton « Vue simplifiée » pour
revenir à une vue simplifiée.
 
Editer/modifier un lien
Pour modifier un lien, en mode affichage détaillé,
cliquez sur l‟ icône « Modifier » à droite en regard
de l‟ affichage du lien.
Si vous êtes en vue simplifiée, cliquez sur les
icônes qui apparaissent au passage de la souris
à droite du
lien.
 
Sélection multiple de liens
A partir de l‟ onglet lien, vous pouvez
sélectionner plusieurs liens pour effectuer une
même action sur le
groupe.
Pour sélectionner plusieurs éléments de la vue
en cours, il suffit de cocher les cases à gauche
des éléments souhaités.
Les actions autorisées sur
cette sélection sont la
suppression ou la
désélection
6. Discussion des
«s‟Éléments
Il sélectionnés
agit de l‟ outil forum, ».
un espace de discussion
publique ouvert aux membres du site. Les
discussions y sont archivées ce qui permet une
communication asynchrone.
Chaque nouvelle discussion créée constitue un «
fil de discussion » ou « sujet » enrichi au fur et à
mesure par les réponses qui s‟ y rajoutent.

Onglet Discussion
Le forum est accessible à partir de l‟ onglet «
Discussions » en haut du tableau de bord du
site collaboratif.
A chaque rôle des membres du site
correspondent des droits sur le forum tels que
définis dans le
tableau des rôles (Discussions) en annexe.

Créer une nouvelle discussion
Si votre rôle n‟ est pas « lecteur », vous avez
la

possibilité de créer une nouvelle discussion.

Cliquez sur le bouton « Nouveau sujet ».

 Cette action lance l‟ éditeur
intégré
Lorsque vous avez standard.
fini de saisir le texteVous pouvez
de la nouvelle
discussion, pour publier, cliquez sur le bouton «
saisir
Enregistrer ». un message sous forme

de texte
Attention enrichi.
: N‟ oubliez
titre à votre discussion.
pas de donner un
 
Répondre
Si, sur le site, votre rôle est contributeur,
collaborateur
ou gestionnaire, vous pouvez participer à une
discussion en rajoutant un message. Sur le tableau
de bord du site, à partir de l‟ onglet discussion, la
liste des nouveaux sujets s‟ affiche ; cliquez sur le
titre du sujet sur lequel vous souhaitez contribuer
ou bien cliquez sur l‟ icône « Afficher » à droite en
regard du sujet choisi.
Cliquez ensuite sur le bouton « Répondre » au niveau
de la discussion ou d‟ un message.
Lorsque vous avez fini de saisir la réponse au
message, cliquez sur le bouton « Créer » pour la
valider.
 
Editer / Modifier un message
Si, sur le site, votre rôle est contributeur,
collaborateur ou gestionnaire, vous pouvez
modifier les messages que vous avez rédigés.
Par ailleurs, pour modifier le message de quelqu‟
un d‟ autre, vous devez être « collaborateur
» ou gestionnaire ». A partir de l‟ onglet «
Discussions
», à droite en regard du message à modifier, cliquez
sur l‟ icône « Modifier ». Vous accédez à l‟ éditeur
de texte intégré. Vous pouvez ensuite modifier ce
message.
Cliquezsur le bouton «
Enregistrer »pour
valider ces
Supprimer

une changements.
discussion
Vous ne pouvez pas supprimer un seul message
dans un fil de discussion. Il faut supprimer l‟
intégralité de la discussion dans laquelle se situe
ce message.
Si vous avez le rôle « gestionnaire » sur le site, vous
pouvez supprimer un fil de discussion et par là-
même
l'ensemble des messages associés. Pour cela, dans
l‟ onglet « Discussions », à partir de la liste des
sujets cliquez sur l‟ icône « Supprimer » située à
droite de l‟ écran en regard du nom de la
discussion choisie. Une boite de dialogue vous
demandera de confirmer la suppression de la
discussion.
 7.
Calendrier
L‟ outil calendrier permet de consulter, de noter et
ainsi de planifier les événements liés au site
collaboratif.
Tous les membres d‟ un site, quels que soient leurs
rôles, peuvent consulter le calendrier du site.
A chaque rôle des membres du site correspondent
des droits sur le calendrier tels que définis dans le
tableau des rôles (Calendrier) en annexe.
Cet outil est accessible à partir de l‟ onglet «
Calendrier
» situé dans le bandeau haut du site collaboratif.
Vous pouvez aussi « Personnaliser le tableau de
bord » avec la dashlet Calendrier sur la page d‟
accueil du site.
Dans Alfresco-Share, sur votre tableau de bord
personnel, vous pouvez aussi afficher une dashlet «
Mon calendrier » qui synthétise l‟ensemble des
événements créés sur tous vos sites collaboratifs
Ajouter un nouvel événement
Si vous disposez du rôle collaborateur ou
gestionnaire, vous pouvez créer un
nouvel événement. Pour cela, à partir de
l‟ onglet « Calendrier », cliquez sur le
bouton « Nouvel événement ».

Saisissez le titre, choisissez la date, l‟ heure, au

besoin des indications concernant l‟ événement.
Lorsque vous avez fini, cliquez sur le bouton « OK ».
 
Modifier/éditer un événement
Si vous disposez du rôle
contributeur, collaborateur ou
gestionnaire, vous pouvez modifier
un événement que vous avez créé.

Pour cela, à partir du tableau de

bord du site, cliquez sur l‟ onglet «
Calendrier » puis, cliquez sur le
titre de l‟ événement à modifier.

Une boîte de dialogue s‟ ouvre,cliquez

sur le bouton
« Editer », modifiez l‟ événement puis validez en
cliquant sur le bouton « Ok ».
 
Supprimer un événement
Si vous disposez du rôle contributeur, collaborateur
ou gestionnaire, vous pouvez supprimer un
événement que vous avez créé. Accédez aux
événements en cliquant sur l‟ onglet « Calendrier »,
puis cliquez sur le titre de l‟ événement. Une boîte
de dialogue s‟ ouvre, cliquez sur le bouton «
Supprimer ». Confirmez ensuite la suppression.
VI. Autres outils et fonctions
1. Corbeille
Lorsque vous décidez de
supprimer un élément des
sites
desquels vous ête
gestionnaire ou s
,
espace dede votr
stockage
personnel de fichiers («e
Mes
Fichiers »), il est
conservé dans une
« corbeille ».
Cela vous permet de récupérer et de restaurer les
éléments que vous auriez supprimés trop vite ou
involontairement.
Chaque utilisateur de la plateforme Alfresco
possède sa corbeille personnelle, avec les
éléments qu‟ il a lui- même supprimés. Vous
pouvez la retrouver en cliquant sur votre nom dans
la barre de menu supérieure, puis sur « Mon profil
».

En cliquant ensuite sur l‟ onglet « Corbeille », vous

accédez à la liste de tous les éléments que vous
avez supprimés sur les sites et sur votre espace
personnel Alfresco, qu‟ il s‟ agisse de documents,
de wikis, de discussions, de liens, etc.
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-
Share

Vous avez la possibilité de restaurer un élément tel

quel sur l‟ espace duquel il a été supprimé, ou de le
supprimer définitivement de la plateforme Alfresco.
La suppression des éléments se trouvant
dans la corbeille est irréversible. Pour cela, il
vous suffit de cliquer sur le bouton « Récupérer »
ou « Supprimer » en face de l‟ élément concerné.
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-

Vous pouvez également sélectionner

Share

plusieurs
éléments en les cochant, ou en utilisant le bouton «
Sélectionner » pour sélectionner tous les documents
se trouvant dans la corbeille. Ce bouton vous
permet également de désélectionner les éléments.
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-
Share

Pour trouver un document plus

rapidement dans la corbeille, vous
pouvez taper son nom dans la barre de
recherche, puis cliquer sur « Rechercher
».

Nota : Le bouton « Supprimer » à côté du bouton «

Rechercher » vous permet de supprimer votre
recherche, et de revenir à la liste complète des
documents présents dans la corbeille.
Une fois que vousavez sélectionné les
éléments de votre choix, vous
pouvez cliquer sur le bouton «
Eléments sélectionnés » pour « Récupérer » ou
« Supprimer » tous ces éléments en une fois.
Lorsque vous choisissez de « Récupérer » un ou
plusieurs
éléments, un message de confirmation apparait,
cliquez sur « OK ». Les éléments sont enlevés de la
corbeille, vous les retrouverez dans leur espace d‟
origine.
Lorsque vous décidez de supprimer un ou plusieurs
éléments, vous devez confirmer votre choix. Vous
pouvez encore « Annuler » la suppression. Si vous
cliquez sur « OK » le ou les éléments
concernés seront définitivement supprimés
de la plateforme
Vous avez la possibilité de « Vider » la corbeille afin
de supprimer l‟ ensemble de son contenu. Lorsque
vous cliquez que le bouton « Vider » vous devez
confirmer votre choix. Vous pouvez encore «
Annuler » la suppression. Si vous cliquez sur «
OK » tous les éléments qui se trouvent dans
la corbeille seront définitivement supprimés
de la plateforme Alfresco.
 2. Les Notifications

La fonction « Notifications » est disponible et

activée
par default dans l‟ Alfresco. Cette fonction consiste
à notifier les évènements récents sur des sites
collaboratifs. Les membres de ces sites reçoivent
par e-mail le rapport sur l‟ activité de ces sites
(ajout, modification, suppression, etc) La
notification (envoie de e-mail) est effectué 1 fois
par semaine (dimanche). Il est possible de
configurer cette option dans son espace personnel
afin de recevoir ou pas ces notifications.
Pour configurer les notifications sur les sites où on
est

inscrit, sélectionner dans la barre noire du tableau

de bord personnel, au niveau du nom « Mon profil
», puis « Notifications »
La case cochée permet de sélectionner les sites à
notifier, case décochée supprime la notification par
e- mail. Sans personnalisation de notifications tous
les sites dont on est membre sont notifiés et
Pour personnaliser les notifications des
pour
particuliers, il faut afficher la liste sites
des
l‟ utilisateur, toujours à partir du « Mon profilsites
» du
tableau de bord personnel.
Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share
de
On peut activer ou désactiver les
notifications pour chaque site dont
on est le membre. Cette action est
modifiable à tout moment.
3. Suivre
Couplée à la dashlet Mes activités du tableau de
bord personnel ou Activités du site sur les sites
collaboratifs, la fonction « Suivre » permet aux
utilisateurs d‟ être avertis de l‟ activité des
personnes de leur choix sur les sites communs et
publics (que l‟ on en soit membre ou non).
Pour trouver des personnes, il est
possible de passer par l‟ onglet
Personne de la barre de menu en haut
de l‟ écran.

 Rechercher des personnes à suivre

Une fois la personne trouvée, vous pouvez cliquer sur
«
Suivre ».
 Voir qui je suis et qui me suis
Pour voir quels sont les personnes que vous suivez
et celles qui vous suivent, vous devez vous rendre
sur votre Profil.
Dans l‟ onglet « Me suit », vous retrouverez les
personnes qui suivent vos activités dans les sites
que vous avez en commun avec elles, ou dans les
sites publics.
Dans l‟ onglet « Suivis par moi », vous avez accès à
la liste des personnes que vous suivez, vous avez la
possibilité de ne plus les suivre en cliquant sur le
bouton
« Ne pas suivre ».
Dans l‟ onglet Mes activités de votre tableau de
bord personnel, vous pouvez suivre les activités des
personnes figurants dans votre liste « Suivis par
moi ».
Vous avez même la possibilité de ne suivre que
leurs activités, en sélectionnant « Je suis »
dans le menu
déroulant de votre
dashlet.
Lorsque vous laissez la case «
Liste
privée » cochée, les autres
utilisateurs ne pourront pas voir
sur votre fiche profil qui sont
les personnes que vous suivez.
Cependant, si vous la
décochez, les personnes que
apparaîtront
vous sur
suivez fich
votre
profil dans un e
« Suivant
onglet appelé
».
 4. Les Tags Objectifs
Tous les outils (Wiki, Blog, Espace documentaire,
Calendrier, Liens et Discussions... à l'exception
de l‟ outil Membres) proposent la
classification et la
recherche des objets à travers l'utilisation des
tags.
Cette partie du guide vous permettra d'en
prendre connaissance et vous apprendra à les
utiliser efficacement.
Définition : Tag
Un tag (balise, étiquette) est un mot-clé attaché à un objet
dans le but de permettre la classification et la recherche de cet
objet. Il est, soit créé par l'utilisateur, soit généré
automatiquement. Sur Alfresco Share il n'y pas de génération
automatique, c'est l'utilisateur qui choisit librement (ou
presque) ses tags et les dépose au sein de chaque outil. On
 Fonctionnement
Chaque tag est présenté sous la forme d'un
hyperlien pointant vers une page d'index. Cet index
répertorie tous les objets qui utilisent ce tag. Cela
permet à un utilisateur de trouver rapidement tous
les objets associés à ce tag.
 Unité à laquelle est attaché un tag

Wiki Une page

Blog Un message
Document Un dossier et
s aussi un
Calendrier Un
Liens Un lien
Discussio Une
 Saisie des tags dans Wiki, Blog, Calendrier,
Liens et Discussion
Vous devez être en mode Edition : saisissez alors votre
(ou vos) tag(s) dans la zone prévueet
cliquez sur « Ajouter ». N‟ oubliez
pas de cliquer ensuite sur «
Enregistrer ».
Ajout de tags existants
Vous pouvez aussi choisir parmi les tags populaires de
chaque site en cliquant sur ce lien afin d‟afficher les tags
existants.
Tous les tags s‟ affichent alors. Au survol de la souris,
chacun
fait apparaître le signe +. En cliquant alors sur le tag
ainsi marqué, on le rajoute à l‟ objet courant.
  Saisie des tags dans Documents – Dossiers
et Fichiers
En survolant le nom des fichiers ou des dossiers
avec la souris, on fait apparaître le volet « Actions »
à droite. Dans ce volet, cliquez sur « Editer les
propriétés ». Suivez ensuite les détails de saisie
vus dans la partie « Travaillez de façon
collaborative » puis « Tagger un dossier ou un
document ».
 Affichage des tags
Pour chacun des outils (sauf Membres), tous les
tags leur appartenant sont affichés dans la colonne
de gauche (Navigation) avec, entre parenthèses, le
nombre d‟ occurrences de chaque tag. L‟ ordre
d'affichage se fait par nombre d‟ occurrences (du
plus grand au plus petit).
L‟ affichage peut être déplié ou replié grâce au
opérateurs bouléens ou boutons (+ / -) placés à
côté du mot « Tags ».
 Suppression des tags : Wiki, Blog,
Calendrier, Liens, Discussion, Documents
Pour les wikis, blog, calendrier, liens, discussions,
vous devez être en mode Edition : en survolant vos
tags, une croix apparaît à côté de chacun. Cliquez
sur la croix à côté du tag à supprimer. N‟ oubliez
pas de sauvegarder.
Pour les documents, vous pouvez supprimer le tag
en cliquant sur l‟ icône crayon à côté du tag, ou en
passant par le volet « Actions » > « Editer les
propriétés
».
  Recherche à l’aide des tags
Trois niveaux de recherche sont possibles :
-
Dans un outil (p. ex. Wiki), il faut alors
cliquer sur le tag choisi dans la colonne de
gauche (Navigation)
-
Dans un site
-
Dans tous les sites (dont on est membre ou les
sites « publics »)
Ces deux derniers types de
recherche se font en saisissant
le tag recherché dans la fenêtre
de recherche et en validant par
« Entrée ». Le résultat sera la
combinaison des objets
taggés
par le terme ainsi que des
objets contenant simplement
ce terme.
On aboutit alors aux résultats de recherche, où tous
les éléments contenant le tag recherché sont
cliquables. On peut aussi choisir entre effectuer
une recherche sur tous les sites et effectuer une
recherche dans le site courant seulement.

 Méthodologie d’utilisation des tags

Bien que l'utilisation de tags en tant que système
de classementce possède système n‟ est pas de
des avantages
facilité,
inconvénients
souplesse et sans Les tags sont
.de façon informellehabituellement choisis
et personnelle par l'auteur ou
l‟ utilisateur de l'objet.
Au sein d‟ un groupe de différent
travail,
collaborateurs peuvent comprendre s
et
différemment ces termes si un schéma de utilis
classification
n‟ est pas rigoureusement défini. Pour éviter er ces
problèmes, on peut adjoindre à chaque site
collaboratif un glossaire de tags. L‟ outilspécifique
« Glossaire» n‟ existe pasmais on peut se
servir d‟ un
wiki pourdéfinir le répertoire disponible des tags et
leur
signification.
 Classification hybride
Bien que le fait de tagger soit souvent proposé comme
une alternative commode et
« moderne » à l'organisation par une hiérarchie de
catégories classique, pour des sites volumineux,
la
recherche par tags n‟ est pas forcément aisée. On
peut alors imaginer un système hybride, où les
documents sont regroupés dans les dossiers selon
de grandes catégories et chaque dossier a son
propre
répertoire de tags.
 A retenir sur les tags
-
Un objet peut être marqué par un ou plusieurs tags.
-
Il est possible d‟ utiliser les tags pour une
recherche sur 3 périmètres différents :
 Un outil
 Un site
 Un ensemble des sites
 Pour une utilisation efficace des tags,
surtout en recherche, il est indispensable
de partager la signification des tags au sein
d‟une équipe collaborative.
Pour retrouver les informations sur les tags
http://www.youtube.com/watch?gl=FR&hl=fr&v=xRb
dhsf9LCM

5. Flux RSS
Un « flux RSS » (RSS : « Really Simple Syndication »
: syndication vraiment simple) est un fichier texte
mis à disposition des internautes. Il est basé sur le
langage XML et contient les titres des derniers
articles mis en ligne par un site web ainsi que les
liens vers ceux-ci. Ce fichier est généré
périodiquement pour que le sommaire soit toujours
à jour. Les flux RSS sont souvent symbolisés par ce
signe :
 . Ils sont accessibles sur les sites
ou bien à partir d‟ annuaires de fils
rss (par exemple :
http://www.lamoooche.com )
Les informations
disponibles
sur Internet sont plus
nombreuses
chaque jour, obligeant les internautes à fréquenter
de plus en plus de sites pour avoir une information
complète et objective. La technologie RSS permet
de concentrer les sources d'information et de filtrer
les données pour ne garder que les informations
qui sont utiles.
Vous pouvez configurer votre tableau de bord
personnel pour y ajouter des dashlets « flux RSS »
(voir
Personnaliser votre tableau de bord p.9). Si vous
avez le rôle gestionnaire sur un site collaboratif,
vous pouvez également ajouter des dashlets «
flux RSS » sur le
tableau de bord du site (Personnaliser le tableau de
bord).
Pour configurer la dashlet
« flux RSS » (sur votre
tableau de bord personnel
ou sur le tableau de bord d‟
un site collaboratif),
vous devez cliquer sur l'icône d'édition de la dashlet
pour modifier le flux (icône crayon).
Entrez l‟ adresse du flux que vous avez copiée sur
le site de votre choix ou sur l‟ annuaire RSS de
votre choix.
Visualiser l‟ affichage du flux sur le tableau de bord.
 6. Cycle de vie d’un site
Un site collaboratif est créé pour répondre à un
besoin. Ce besoin est limité dans le temps. Le
site collaboratif va fonctionner selon un cycle
de vie.
A un instant « t », un des membres de la
communauté Alfresco-Share des Universités de
Grenoble-Savoie crée un site collaboratif, ce site
pouvant être privé ou public.
 Modification de la visibilité d’un site
Par défaut la plupart des sites créés sont des sites «
privés ». Les circonstances peuvent conduire à
transformer un site initialement « privé » en un site
« public » visible par l‟ ensemble de la
communauté
Alfresco-Share des Universités de Grenoble-Savoie.
Sur chaque site collaboratif,
vous disposez d‟ une roue
dentée permettant d‟ accéder
àun ensemble de fonctions
pour le site (selon votre rôle
sur le site), présentées sous
forme de menu déroulant.
Le deuxième item du
menu déroulant «
Modifier les détails du site » est accessible
uniquement aux membres ayant le rôle de «
gestionnaire ».
Une action sur ce menu
lance la boite de dialogue
suivante :

Dans cette boite vous

pouvez :
-
Editer le nom du site
-
Editer la description
du site
-
Modifier le mode
d‟ accès (dans
cet
exemple, le site est
privé)
  Désinscription d’un
site le souhaitez, vous pouvez
Si vous
vous désinscrire d‟ un
site
collaboratif en utilisant l‟ item
« Se désabonner du site »
dans le menu de la roue
dentée. Attention : se désinscrire du site vous désinscrit de façon
définitive du site, seul un gestionnaire pourra vous
réinscrire.
 Suppression d’un site
Seuls les membres ayant le rôle de « gestionnaire »
peuvent supprimer un site. La suppression s‟
effectue à partir de votre tableau de bord
personnel dans la dashlet « Mes sites ».
 Attention : cette action est definitive, le site
et tous les éléments de ce site seront
supprimés.
Au survol des noms de sites un bouton en forme de
croix apparaît à droite du nom du site. Une action
sur
ce bouton lance une boite de dialogue vous
demandant de confirmer ou d‟ annuler la
suppression du site.
7. Accès Webdav
Le protocole Webdav permet de récupérer, déposer,
modifier, supprimer des fichiers et dossiers
rapidement et facilement sur un serveur distant.
Sur Windows, le protocole webdav passe par la
création de favoris réseaux.
Dans Alfresco-Share vous pouvez créer un favori
réseau qui mènera vers l‟ espace documentaire de
votre site collaboratif. Vous accèderez ainsi à
vos
documents sans avoir besoin d‟ ouvrir un
navigateur,
vous gèrerez simplement vos fichiers à partir de ce
favori réseau qui constituera en quelque sorte un
répertoire sur votre ordinateur.
 Montage d’un répertoire Webdav sous
Windows XP
A partir du tableau de bord du site, cliquez sur l‟
onglet
« Espace documentaire », dans la barre
supérieure.
A gauche de l‟ écran, dans le volet de navigation, placez
votre souris sur « Lien Webdav », effectuez un clic droit
et dans la fenêtre qui s‟ ouvre, sélectionnez « Copier l‟
adresse du lien » (si votre navigateur ne propose pas la
fonction « Copier l'adresse du lien », ouvrez le lien et
copiez-le depuis la barre d'adresses).
Accédez aux « favoris réseau » à partir du menu «
Démarrer
»:
Cliquez sur « Ajouter un favori réseau » en haut du
volet de navigation (à gauche) puis sur le bouton «
suivant
».
Dans la fenêtre suivante, vous
pouvez éventuellement

personnaliser le nom du favori réseau que vous êtes

en train de créer. Pour cela, cliquez dans la zone où
est
indiqué « Choisissez un autre emplacement réseau
Spécifiez l‟ adresse d‟ un site web, un emplacement
réseau ou un site FTP ».
Collez le lien que vous avez copié depuis l‟ espace
documentaire du site Alfresco Share, cliquez sur
suivant :
Entrez vos identifiant et mot de passe (ceux
que vous utilisez pour vous connecter à
Alfresco Share).
Vous accédez ainsi aux dossierset fichiers
présents dans l‟ espace documentaire de
votre site collaboratif sur Share, et vous
pouvez déposer des dossiers et fichiers, en
supprimer…
Par la suite, pour accéder à ce répertoire, passez
par
« Favoris réseau » et double-cliquez sur le nom
du favori réseau correspondant à l‟ espace
documentaire du site.
Montage webdav sous Windows Seven
A partir du tableau de bord du site, cliquez sur
l‟ onglet
« Espace documentaire », dans la barre
supérieure. A
gauche de l‟ écran, dans le volet de navigation,
placez votre souris sur « Lien Webdav », effectuez
un clic droit et dans la fenêtre qui s‟ ouvre,
sélectionnez « Copier l‟ adresse du lien » (si votre
navigateur ne propose pas la fonction « Copier
Accédez au « Réseau » à partir du menu « Windows
»:
Dans la fenêtre « réseau », faites un clic-droit
sur
« Réseau », et sélectionnez « Connecter un
lecteur réseau » :
Dans la fenêtre qui s‟ ouvre, coller le lien
copié depuis l‟ espace documentaire
dans le champ « dossier ».

Attention : bien cocher la case « se connecter

à l aide informationsidentificationdifférentes
».

Nota : si vous voulez conserver votre accès

webdav
dans vos favoris réseau, cochez bien la
case « Se reconnecter à l‟ouverture de
session », cliquez sur « terminer ».
Entrez vos identifiant et mot de passe (ceux que
vous utilisez pour vous connecter à Alfresco
Share).
Vous accédez ainsi aux dossiers et fichiers présents
dans l‟ espace documentaire de votre site
collaboratif sur Share, et vous pouvez déposer
des
dossiers et fichiers, en supprimer…
Par la suite, pour accéder à ce répertoire, passez
par « Ordinateur » et double-cliquez sur le nom du
favori réseau correspondant à l‟ espace
documentaire du site.

Montage webdav sous Mac OS

A partir du tableau de bord du site, cliquez sur l‟
onglet
« Espace documentaire », dans la barre
supérieure. A
gauche de l‟ écran, dans le volet de navigation,
placez votre souris sur « Lien Webdav », et faites un
clic- droit (ou appuyez sur la touche « Ctrl » du
clavier en même temps que vous cliquez). Vous
obtenez un menu contextuel. Choisissez « Copier le
lien ».
Sous le Finder dans le menu « Aller », sélectionnez « Se
connecter au serveur ».
Dans la boite de dialogue qui apparaît, collez le « lien
Webdav » dans le champ « Adresse du serveur », puis
cliquez sur « Se connecter »
 Vous êtes invité à saisir vos identifiant et mot de
passe.

 Un lecteur réseau apparaît dans le Finder et dans le

menu navigation
Vous accédez ainsi aux dossiers et fichiers présents
dans l‟ espace documentaire de votre
site
collaboratif sur Share.
Nota : en cas de problèmes avec le montage
Webdav sous Mac OS, vous pouvez utiliser un
logiciel dédié pour vous connecter, comme
Cyberduck (http://cyberduck.ch/, logiciel
VII.
ANNE Tableau des
XES rôles
Usages dans le site

Documents Lecteur Contributeur Collaborateur Gestionnaire

Fonctions sur ses propres documents

Créer un dossier Oui Oui Oui

Ajouter un document Oui Oui Oui

Editer hors ligne Oui Oui Oui

Editer les métadonnées Oui Oui Oui

Voir les détails Oui Oui Oui Oui

Copier vers Oui Oui Oui Oui

Déplacer vers Oui Oui Oui Oui

Supprimer Oui Oui Oui

Gérer les droits d'accès Oui Oui Oui

Gérer les aspects Oui Oui Oui

Voir les dossiers ou fichiers Oui Oui Oui Oui

Télécharger (fichier) Oui Oui Oui Oui

Ajouter un commentaire Oui Oui Oui

Editer un commentaire Oui Oui Oui

Supprimer un commentaire Oui Oui Oui

Remplacer par une nouvelle version (fichier) Oui Oui Oui

Assigner un workflow Oui Oui Oui

Fonctions sur les documents des autres

Editer hors ligne Oui Oui

Editer les métadonnées Oui Oui

Voir les détails (dossiers) Oui Oui Oui Oui

Copier vers Oui Oui Oui Oui

Déplacer vers Oui

Voir les dossiers ou fichiers Oui Oui Oui Oui

Télécharger (fichier) Oui Oui Oui Oui

Gérer les droits d'accès Oui

Gérer les aspects Oui Oui

Supprimer un document Oui

Usages dans le site
Wiki Lecte Contribut Collaborat Gestionn
u e e ai
Fonctions sur ses propres
pages
Créer une nouvelle page Oui Oui Oui
Supprimer une page Oui Oui Oui
Renommer une page Oui Oui Oui
Editer une page Oui Oui Oui
Voir les détails Oui Oui Oui Oui
Voir la page Oui Oui Oui Oui
Fonctions sur les pages des
autres
Supprimer une page Oui
Renommer une page Oui Oui
Editer une page Oui Oui
Voir les détails Oui Oui Oui Oui
Voir la page Oui Oui Oui Oui
Blog Lecte Contribut Collaborat Gestionn
u e e ai
Fonctions sur ses propres
Créer un nouveau message Oui Oui Oui
Configurer un blog externe Oui Oui
Voir Oui Oui Oui Oui
Editer Oui Oui Oui
Supprimer son message Oui Oui Oui
Ajouter un commentaire Oui Oui Oui
Editer son commentaire Oui Oui Oui
Supprimer son commentaire Oui Oui Oui
Fonctions sur ses les
messages des
Voir Oui Oui Oui Oui
Editer Oui Oui
Supprimer un message Oui
Editer un commentaire Oui Oui
Supprimer un commentaire Oui
Liens Lecte Contribut Collaborat Gestionn
u e e ai
Fonction sur ses propres liens
Créer un lien Oui Oui Oui
Editer Oui Oui Oui
Supprimer Oui Oui Oui
Usages dans le site
Voir Oui Oui Oui Oui
Fonction sur les liens des autres
Editer Oui Oui
Supprimer Oui
voir Oui Oui Oui Oui
Discussions Lecteu Contribute Collaborate Gestionnai
r ur u r
Créer une discussion Oui Oui Oui
Voir Oui Oui Oui Oui
Fonctions sur ses propres
messages
Editer un message/discussion que Oui Oui Oui
l'on a créé(e)
Supprimer un message/discussion Oui Oui Oui
que l‟ on a créé(e)
Répondre Oui Oui Oui
Fonctions sur les
messages des
autres membres
Répondre Oui Oui Oui
Editer y compris les tags Oui Oui
Supprimer Oui
Calendrier Lecteu Contribute Collaborate Gestionnai
r ur u r
Fonctions sur ses propres événements
Nouvel événement Oui Oui Oui
Editer Oui Oui Oui
Supprimer Oui Oui Oui
Voir Oui Oui Oui Oui
Fonctions sur les événements des
Editer Oui Oui
Supprimer Oui
De façon synthétique, on peut retenir :
Un lecteur ne peut que lire les éléments auxquels
il a accès. Concernant les fichiers, il peut les copier
ou les télécharger. Le lecteur ne peut pas
remplacer par une nouvelle version le document
d'un autre sauf si son rôle est passé à collaborateur
ou gestionnaire sur ce document.
Un contributeur ne peutpas
modifier, supprimer ou déplacer les
éléments créés par d'autres
; il peut simplement les commenter. Il peut, par
contre, créer de nouveaux éléments sur lesquels il
a tous les droits.

23
6
 Un collaborateur peut modifier les éléments
créés par
d'autres, mais ne peut pas les supprimer ou les
déplacer. Il peut, par contre, créer de nouveaux éléments
sur lesquels il a tous les droits.
Le gestionnaire a tous les droits sur le site (gestion des
accès et des rôles, paramétrages des outils et du tableau
de bord du site, actions sur tous les éléments).

23
7