[Séance 4]
L’assignation des ressources
30-793-12
Logiciel de gestion de projet
Objectifs de la séance
Comprendre les différents types de ressources
Assigner des ressources aux tâches
Comprendre les concepts de capacité, disponibilité,
affectation et surutilisation
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Plan de la séance
1 Créer les ressources utilisées par le projet
2 Concepts clés sur les ressources
3 L’affectation des ressources
4 Conclusion
5 Exercices & Lectures
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1. Créer les ressources utilisées par le projet
Le tableau des ressources “Resource Sheet View”
Les types de ressources dans MS Project
Travail
Matériel
Coût
Comment nommer vos ressources?
Ressource générique, interchangeable
Ressource individuelle, non interchangeable
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1. Créer les ressources utilisées par le projet
Les ressources de type Travail (Work) (consomment du
temps)
Employés
Salle de réunions
Équipement
5 [Link]
l-conseil-caract%C3%A8res-2714178/
1. Créer les ressources utilisées par le projet
Les ressources de type Matériel (Material): consommées
selon autre unité que le temps.
Les matériaux : béton, tuyaux, bois, …
Les fournitures : clous, vis,
6 [Link]
d%C3%A8le-3d-isol%C3%A9-3d-1834102/
1. Créer les ressources utilisées par le projet
Les ressources de type Coût:
assurances,
voyage,
location,
permis…
7 [Link]
gent-running-away-finances-3289367/
1. Créer les ressources utilisées par le projet
Ressource générique, interchangeable
Représente un corps métier, une expertise
Ressource individuelle, non interchangeable
Représente un individu spécifique
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1. Créer les ressources utilisées par le projet
Ressource générique, interchangeable
Ressource information / onglet General
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1. Créer les ressources utilisées par le projet
Avantages d’utiliser des ressources génériques
Pas besoin de gérer les disponibilités et la surutilisation chacune des
ressources individuellement
Permet de changer des ressources sur le terrain sans reconfigurer
Project
Avantages d’utiliser des ressources spécifiques
Permet de gérer l’horaire de chaque individu (quand nécessaire)
Permet d’assigner précisément le travail pour que chaque individu
sache ce qu’il a à faire
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Plan de la séance
1 Créer les ressources utilisées par le projet
2 Concepts clés sur les ressources
3 L’affectation des ressources
4 Conclusion
5 Exercices & Lectures
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2. Concepts clés sur les ressources
Concept de « Max unit »
Le nombre de ressources disponibles pour votre projet
Toujours en fonction du calendrier de la ressource
Exemple: une ressource ayant un calendrier de 8h par jour
Si Max Unit = 200%, ça veut dire qu’on peut assigner jusqu’à 16h de travail
par jour à cette ressource
Si Max Unit = 50%, ça veut dire qu’on peut assigner jusqu’à 4h de travail par
jour à cette ressource (n’importe quand dans la journée à l’intérieur de son
calendrier de 8h par jour)
Exemple: une ressource ayant un calendrier de 4h par jour
Si Max Unit = 100%, ça veut dire qu’on peut assigner jusqu’à 4h de travail par
jour à cette ressource (seulement à l’intérieur de son calendrier de 4h par
jour)
Max Unit > 100% => souvent pour des ressources génériques
Max unit <= 100% => généralement pour des ressources spécifiques
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2. Concepts clés sur les ressources
% max unit % Max unit
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16
14
12
10
0
Ress Cal 8h/j Ress Cal 8h/j Ress Cal 8h/j Ress Cal 4h/j Ress Cal 4h/j Ress Cal 4h/j
M.U. 100% M.U. 200% M.U. 50% M.U. 100% M.U. 200% M.U. 50%
% Max unit
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2. Concepts clés sur les ressources
Concept « % unit » (% d’affectation)
Le % d’affectation est en fonction du calendrier de la
ressource
Affectation à 50% correspond à 50% du calendrier de la ressource
pour la période donnée (par exemple, le nb d’heures par jour)
Affectation à 100%
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2. Concepts clés sur les ressources
% unit % unit vs Max Unit
18
16
14
12
10
0
Ress Cal 8h/j Ress Cal 8h/j Ress Cal 8h/j Ress Cal 4h/j Ress Cal 4h/j Ress Cal 4h/j
affectée à 200% affectée à 100% affectée à 50% affectée à 50% affectée à 200% affectée à 50%
M.U. 100% M.U. 200% M.U. 50% M.U. 100% M.U. 200% M.U. 50%
% Max unit Unit
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2. Concepts clés sur les ressources
Quantités de ressources disponibles = deux facteurs:
Son calendrier
Sa capacité maximale (Max Unit)
100% = 100% du temps disponible de la ressource est disponible pour le
projet.
50% = la moitié de son temps
200% = deux fois plus que sa disponibilité normale.
Dans le cas de ressources génériques, on peut considérer que 100%
représente une ressource, 200%, 2 ressources, etc…
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2. Concepts clés sur les ressources
2 éléments influencent le nombre d’heures de disponibilité d’une
ressource pour une période de temps dans Project:
1. La capacité maximale d’unités de ressources disponibles pour travailler
2. Le nombre d’heures ouvrables de travail disponibles au calendrier de la
ressource
Ces éléments sont cumulatifs
Q: Georges est disponible de 8h du matin à midi (12h) pour le projet.
De combien d’heures dispose-t-il par semaine?
R: Il est disponible 20h par semaine (vue Resource Usage, Work Availability).
Q: en conservant ce calendrier, si j’indique que la capacité maximale
(Max Unit) de Georges est de 50%, quelle est alors sa disponibilité
par semaine?
R: Il est disponible 10h par semaine (50% du calendrier restreint)
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2. Concepts clés sur les ressources
On peut affecter une ressource plus que ça capacité
% Unit > Max Unit
Project nous avise qu’une ressource est affecté plus que sa capacité en
affichant un indicateur rouge
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2. Concepts clés sur les ressources
Concept de surutilisation (« overallocation »)
Il y a surutilisation d’une ressource lorsque le travail demandé
à la ressource est supérieur à sa capacité
Champ “Regular Work” > Champ “Work Availability” pour
une période donnée (View – Resource Usage pour faire
afficher ces champs)
Onglet Resource – Level – Resource Leveling: établir sur quelle
base Project évalue la surallocation (quotidienne,
hebdomadaire….)
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2. Concepts clés sur les ressources
Sur utilisation (overallocation)
% unit vs Max Unit
18
16
14
12
10
0
Ress Cal 8h/j Ress Cal 8h/j Ress Cal 8h/j Ress Cal 4h/j Ress Cal 4h/j Ress Cal 4h/j
affectée à 200% affectée à 100% affectée à 50% affectée à 50% affectée à 200% affectée à 50%
M.U. 100% M.U. 200% M.U. 50% M.U. 100% M.U. 200% M.U. 50%
% Max unit Unit
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2. Concepts clés sur les ressources
Les colonnes importantes dans le tableau des ressources:
N’oubliez pas:
De définir une taxonomie et être rigoureux
De s’assurer du bon type de ressource!
Si on ne connait pas les taux, indiquer au moins 1$
Valider que les ressources ont le bon calendrier
De bien configurer le Max Unit
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1. Créer les ressources utilisées par le projet
Regrouper des ressources par expertise:
resource Sheet - View - Group by Resource Group
MsProject peut alors calculer le Max Unit par expertise
On ne peut pas « assigner » une expertise (Group) à une
tâche
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1. Créer les ressources utilisées par le projet
La disponibilité d’une ressource peut varier dans le temps
Notez que
du 1er au 22 août,
la ressource n’est
disponible qu’à 50%.
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1. Créer les ressources utilisées par le projet
Fichier: « Exercice séance [Link] »
Exercice 4.1A : Planification (Exercice séance [Link])
Partie A seulement
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Plan de la séance
1 Créer les ressources utilisées par le projet
2 Concepts clés sur les ressources
3 L’affectation des ressources
4 Conclusion
5 Exercices & Lectures
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3. L’affectation des ressources
Comment affecter les ressources
Diagramme de Gantt – colonne “Resources Names”
“Task Information” - onglet “Resources”
Fiche de saisie “Detail” (View – Split View – Details)
Fonction “Assign Resources” (Resources – Assign Resources)
Saisir la ressource et son pourcentage d’assignation; si ce dernier n’est pas
précisé, la ressource est automatiquement assignée à sa capacité
maximale (Max Unit).
L’assignation des ressources sur une tâche vs sur une activité
recapitulative
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3. L’affectation des ressources
Exercice 4.2: Créez deux ressource de type Work. La charge de
travail est de 60 hrs sur 5 jours
La 1ere ressource est affectée à 100% à raison de 8hrs/jr pendant 5 jrs.
La 2e ressource est affectée à 50% à raison de 4hrs/jrs pendant 5 jrs.
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3. L’affectation des ressources
Notez que la seconde ressource a été affectée à 50%.
Considérant sa capacité maximum à 100%, cela signifie qu’elle
peut être affectée à 50% sur une autre tâche sans être
surutilisée.
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3. L’affectation des ressources
Exercice 4.3: Affectation différente combinée à un retard d’affectation
La durée de la tâche est planifiée pour 5 jours. La prévision pour la quantité de
travail est 50 hrs.
Antoine fait le premier 40 heures, la seconde ressource débute son travail après le
troisième jour.
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3. L’affectation des ressources
Pour sélectionner une table de coûts
Choisissez une vue chronologique (Resource Usage ou Task Usage)
Par exemple: dans Ressource Usage, sous la ressource visée, choisissez
la tâche à laquelle assigner le taux.
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3. L’affectation des ressources
Affecter une ressource de type Matériel
Indiquer la quantité de ressource de type Matériel utilisée
dans la colonne Unit.
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3. L’affectation des ressources
Affecter une ressource matériel « par heure »
Exemple: le briqueteur pose 1000 briques par heures. Dans la colonne
Resource Name on indiquera les briques, et dans la colonne Units, on
indiquera le nombre de brique par heure (ici, 1000/h).
Que remarquez-vous quant à la quantité de travail (Work) par rapport à
l’exemple précédent?
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3. L’affectation des ressources
Affecter une ressource de type coût
Après avoir affecté la ressource à la tâche, il faut indiquer le coût que
l’on affecte à cette ressource pour cette tâche.
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3. L’affectation des ressources
Fichier: « Exercice séance [Link] »
Exercice 4.1 : Planification (Exercice séance [Link])
Partie B
Partie C
Optionnel : partie D
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3b. Notions plus avancées
Work contour
View / Ressource usage (ou Task usage)
Double cliquer sur la ligne de détail
pour voir Assignment information
Onglet général
Champ Work contour
Par défaut = Flat
35 [Link]
3b. Notions plus avancées
Peak Unit
View / Ressource usage (ou Task
usage)
Add column / Peak Unit
Dans le détail à
droite
Clique droit,
Detail style
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3b. Notions plus avancées
Peak Unit
Résultats (pour un Work contour « Bell »)
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Plan de la séance
1 Créer les ressources utilisées par le projet
2 Concepts clés sur les ressources
3 L’affectation des ressources
4 Conclusion
5 Exercices & Lectures
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5. Conclusion
Concepts clés à retenir
Types de ressources La vue d’utilisation des
Travail ressources
Matériel La vue d’utilisation des
tâches
Coût
Les calendriers de ressources
L’affectation des ressources
L’affectation différée
Le retard d’affectation
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Plan de la séance
1 Créer les ressources utilisées par le projet
2 Concepts clés sur les ressources
3 L’affectation des ressources
4 Conclusion
5 Exercices & Lectures
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4. Disponibilité des ressources
Exercices 4.4:
1. Vous avez un projet dont le calendrier est standard. Un de vos employé
ne travaillera que du jeudi au samedi. Comment allez-vous refléter ceci
dans la configuration des calendriers?
2. Toutes les tâches d’un projet se réalise selon le calendrier du projet, sauf
une, la mise à jour d’une base de données, qui doit être exécutée dans la
nuit de vendredi à samedi (soit de 23h le vendredi soir à 9h le samedi
matin). L’administrateur de réseau doit être présent pour cette tâche,
même si cela ne constitue pas son horaire habituel. Comment allez-vous
modifier les calendrier pour refléter cette situation?
3. Dans le cadre d’un projet, on utilise un serveur de données dont on
attend le résultat pour pouvoir effectuer la tâche suivante. La machine ne
prend pas de pause le jour ou la nuit. La tâche est d’une durée de 48h.
Quel calendrier allez-vous assigner à cette ressource?
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7. Exercices & Lectures
Lecture (Microsoft Project 2016 Step by Step):
Chapitre 5, Set up resources
Chap 9: pp. 199 - 205
Exercices:
Exercices du chapitre 5 et 9.
Exercices Séance [Link]
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7. Exercices & Lectures
Exercice 4.8:
Tâche A d’une durée de 4 jours
Tâche B d’une durée de 4 heures
Affectez Rsc-1 et Rsc-2 à la tâche A
Affectez Rsc-2 à la Tâche B
Quelle est votre conclusion sur l’affectation de ces 2
ressources?
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