Formation
Tableau du bord logistique et transport
Introduction
Le tableau de bord constitue un outil essentiel afin de maitriser au sens
large la gestion d’une entreprise. Cette maitrise passe par la fixation
d’objectifs précis et par la définition de plans d’action adaptés à ces
objectifs. Afin de contrôler le bon déroulement des plans d’action et de
s’assurer de leur pertinence, il est nécessaire de disposer d’un système
de pilotage. Ce système permet d’être averti en cas de dérives et
d’échafauder le cas échéant des solutions palliatives (calmant). Ça
résume l’objectif du tableau de bord qui consiste à donner les moyens
de gestion pour contrôler l’atteinte des objectifs que le manager s’est
fixé.
Rôle TBL
A piloter (diriger) une entreprise comme on pilote une voiture.
Donner une image synthétique et compréhensible en un coup d’œil de la
situation de l’entreprise.
Représente une photographie qui vous donne l’état des lieux de l’entreprise,
d’un service ou d’un projet à un moment donné.
Indique le niveau de probabilité des problèmes réels à venir.
Définitions
Définition 1
Le tableau de bord est un ensemble d’informations (indicateurs)
présentées de façon synthétique et destinées au pilotage de l’entreprise
et de ses centres de responsabilité.
Outil de contrôle pendant l'action
Outil de communication entre responsables
Outil de prise de décision
Outil de motivation pour les collaborateurs
Outil de pilotage
Définition 2 (Tableau de bord logistique)
Un ensemble d'indicateurs sur les activités de logistique renseignés
périodiquement et destinés au suivi de l'état d'avancement d'un
programme et à l'évaluation de l'efficacité de ce programme.
Définition 3
Le tableau de bord est un ensemble d’indicateurs et d’informations essentiels
permettant d’avoir une vue d’ensemble, de décéder les perturbations et de prendre
des décisions d’orientation et de gestion pour atteindre les objectifs prévus. Il permet
enfin de donner un langage commun à l’entreprise.
Historique de TBL
Outil de dialogue (1995)
Afin d’évaluer le lien entre la finance et la logistique et évaluer l’impact de la logistique sur le
niveau des couts d’exploitation. => proposer un tableau de bord (outil de dialogue)
Outil de communication qui donne l’état de l’entreprise.
L’élaboration d’un tableau de bord logistique, en tant qu’outil de dialogue, doit mettre en exergue
un certain nombre d’indicateurs fondés sur deux contraintes majeures:
Les besoins du marché
La cohérence de la maitrise des flux
Les deux objectifs majeurs du tableau de bord étaient :
l’efficacité accrue (cumulé) en termes de cohérence et d’intégration dans les « domaines
financiers, économiques et organisationnels »; (2) la position concurrentielle améliorée et
augmentée et, (3) le rendement de l’actif et l’effet de levier sur le bénéfice.
valoriser la répartition entre l’efficacité externe (exemple : amélioration de la qualité, meilleure
gestion des temps de livraison) et l’efficience interne (exemple : diminution des temps de cycle et
des coûts d’exploitation)
Outil de diagnostic (1996)
Le tableau de bord est vu comme un objet de préconisation.
Il permet de connaitre l’état de l’entreprise, et trouver les circonstances
de l’état actuel. Le tableau de bord est capable:
Consolider l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement
Stimuler le changement au sein d’une chaine d’approvisionnement
Objectif
La création d’un outil conjuguant des indicateurs à structure financière
et non financière susceptibles d’orienter les décisions Stratégiques et
donner une vue global sur l’état de l’entreprise afin de connaitre les
circonstances de cet état actuel.
Son objectif est de mixer plusieurs sources de données, permettant à
l’entreprise d’améliorer l’efficacité d’une tâche ou d’une action au sein
de la chaîne d’approvisionnement
Outil de pilotage (1999)
Un tableau de bord est vu comme un outil pour gérer l’entreprise et prendre des décisions.
Proposer des indicateurs dont le but :
Dimensions premières de mesure
Utilisation
Productivité
Efficacité
Critères d’évaluation
Validité
Robotesse
Utilité
Intégration,
Economie,
Compatibilité,
Caractéristiques d’un tableau de bord
Guerny Guiriec et lavergen(1990) précisent qu’un tableau de bord dispose des
caractéristiques suivantes :
- Simplicité : par conséquent il est mise en place rapidement.
Limité : il se concentre sur certains élément d’information clés, il se restreint a
un domaine de responsabilité délimité et ne tente pas de fournir des réponses à
toute la question possibles.
Orienté vers l’opérationnel : il fournit essentiellement des informations à
propos des états des processus dans les domaines opérationnels et moins sur
les aspects purement financier qui sont perçus comme les résultats de ces
activités opérationnelles.
Réactif : l’information est rapidement disponible, à la demande des décideurs
et en dehors des périodes comptables.
Fonctions d’un tableau de bord logistique
Le tableau de bord logistique est un instrument de gestion composé
d’indicateurs sur les activités de logistique.
C’est un outil destiné aux gestionnaires et qui vient remplir trois
fonctions principales :
Fonction de mesure.
Fonction de contrôle.
Fonction d’alerte.
Fonction de mesure
Vérifier que les stratégies, moyens et les autres ressources conviennent
bien au cap qui a été fixé pour l’atteinte des objectifs.
Mesure de l’efficacité des moyens,
Mesure de la productivité,
Mesure de la rentabilité,
Mesure de la qualité
Fonction de contrôle
Vérifier tout au long d’un exercice que l’avancement des activités
respecte le cahier des charges et les temps standards.
Fonction d’alerte
Alerter de manière anticipée sur un disfonctionnement ou un incident.
Accidents,
Retards,
Dépassement des temps standards,
Dépassement des coûts,
Rupture de stock,
Rupture de moyens,
Les différents types tableaux de
bord
Il est possible de distinguer 4 types de tableau de bord :
Le tableau de bord stratégique
Le tableau de bord budgétaire
Le tableau de bord opérationnel
Le tableau de bord d'analyse
Le tableau de bord stratégique
Le tableau de bord stratégique a pour objectif de traduire le ou les
projets du chef d’entreprise en un ensemble cohérent d’indicateurs de
performance et de pilotage.
Il doit permettre de mettre en évidence les paramètres indispensables
que l’entreprise doit maitriser pour qu’elle puisse prendre les décisions
nécessaires à l’atteinte de ses objectifs sur le long terme. Ces
paramètres sont appelés « facteurs clés de succès ».
Le tableau de bord stratégique également appelé balances cocard, qui
est axé, comme son nom l’indique, sur la stratégie de l’entreprise. C’est
donc un outil de pilotage à long terme.
Le tableau de bord budgétaire
Le tableau de bord budgétaire permet au chef d’entreprise de mettre
en évidence les écarts entre prévisions et réalité, d’en comprendre les
raisons et de pouvoir prendre ainsi les décisions adéquates nécessaires.
Le tableau de bord budgétaire, qui consiste à comparer les prévisions
budgétaires et les chiffres réels. Ce tableau de bord est un outil de
pilotage à moyen terme.
Le tableau de bord opérationnel
Le tableau de bord opérationnel permet au chef d’entreprise, et
surtout aux responsables opérationnels, de suivre les plans d’actions
mis en œuvre pour atteindre les objectifs de l’entreprise, et également
de prendre les mesures correctives nécessaires (comme pour les 2
autres tableaux de bord).
Le tableau de bord opérationnel permet de suivre l’avancement des
plans d’actions mis en place par le chef ou la direction de l’entreprise,
c’est donc un outil de pilotage à court terme
Le tableau de bord d'analyse
Cet outil est moins conventionnel que les autres. Son objectif n'est pas
de délivrer de l'information synthétique et opérationnelle, mais au
contraire donner de la matière pour la compréhension des chiffres. Nous
sommes dans la recherche de causes. Il est permis de s’interroger s'il
s'agit encore d'un tableau de bord sans remettre bien sûr en cause son
utilité.
Principes d’un tableau de bord logistique
Un tableau de bord est une synthèse dans lequel on retrouve les
indicateurs commentés et à jour, classés suivant un ordre régulier.
Périodicité du tableau de bord
La bonne périodicité est celle qui permet de détecter les anomalies et de
prendre les actions correctrices nécessaires en temps utiles.
Les indicateurs du tableau de bord logistique sont déterminés en fonction
des activités ou des processus que pilote le responsable logistique
Pour un même centre de responsabilité il est possible d’avoir plusieurs
tableaux de bord :
Un tableau de bord journalier (quotidien) avec les informations qu’il est
urgent de connaître quotidiennement.
Un tableau de bord hebdomadaire établi le lundi.
Un tableau de bord mensuel établi dans les premiers jours du mois
Qualités du tableau de bord
METHODOLOGIE DU TABLEAU DE BORD
Le tableau de bord doit être établi à une fréquence suffisante pour
permettre au responsable de réagir à temps. La fréquence ne doit pas être
trop élevée : il faut prendre en compte le temps de réaction de l’ UC pour
de mesurer l'impact des décisions. L’impact d’une décision promotionnelle
sur un rayon est assez rapide, il n’en est pas de même d’une action en lien
avec le management des personnes (formation, coaching, style de
management…).
RESPECT DE L’ORGANIGRAMME
Les informations contenus dans chaque tableau de bord concernent le
champ d'application du responsable concerné
Par ailleurs le tableau de bord d'un niveau hiérarchique inclut une
synthèse des tableaux de bord de niveau hiérarchique inférieur selon la
méthode du reporting :
Il existe deux types de tableaux de bord :
Destiné au reporting, servant à rendre des comptes sur les résultats obtenus et à
dialoguer entre niveaux hiérarchiques (et souvent aussi entre fonctions). Il contient
l’ensemble des indicateurs stratégiques ainsi que les indicateurs opérationnels les
plus pertinents pour apprécier de l’adéquation de l’action à l’objectif stratégique.
C’est une vision verticale des résultats.
Destiné au pilotage du service, permettant de suivre l’avancement des plans d’action
et les résultats obtenus par ceux-ci (contribution aux résultats de l’entité). Ces
derniers ont vocation à rester en diffusion interne à la collectivité. La vision donnée
est multidimensionnelle.
LE CHOIX DES INDICATEURS
Le manager dispose une masse considérable d’informations dans son
domaine d’action opérationnelle. La difficulté est de faire le tri afin de
retenir les indicateurs les plus pertinents compte tenu de la stratégie suivie
par l’ UC. Avant tout, les indicateurs retenus doivent permettre la mesure
du résultat et permettre le suivi dans un domaine donné.
Un indicateur n’est pas seulement établi à partir des données internes de l’
UC . Il doit faire :
Référence à des normes professionnelles : ex : le CA/m² moyen dans les rayon
du grand surface
Référence à un objectif fixé par la tête de réseau ou par le manager de l’ UC
Référence à des prévisions,
Référence à des exercices antérieurs qui permet de mesurer les progrès sur le
temps
Ces références permettent de mettre en valeur des écarts et de mesurer
exactement le degré de performance dans un domaine donné.
EVALUER LA PERFORMANCE
Listes d’indicateursCOMMERCIALE
selon les
(CF POUR PLUS DE
situations DÉVELOPPEMENT :
étudiées.
INDICATEURS MONÉTAIRES INDICATEURS PHYSIQUES
C.A. net (total, par famille de produits. par Quantités vendues totales (tonnage ou
client, par secteur) unités), par secteur, par produit
Marge (totale, par famille de produits, par Nouveaux clients
client, par secteur) Commandes, carnet de commandes
Résultat (total, par famille de produits) Clients n'ayant pas commandé depuis x
Nouveaux produits: C.A. total, par client, par temps
secteur Taux de rupture/livraisons
Taux de remise Nombre de réclamations reçues et traitées
Délais de règlement consentis Client / jour
Rotation des stocks produits finis Etc…
Stocks produits finis et obsolètes
Part de marché (totale. par famille, par
secteur), croissance du marché
Ca / m²
Etc…
EVALUER LA FONCTION ACHATS
INDICATEURS MONÉTAIRES INDICATEURS PHYSIQUES
Montant annuel des achats Nombre de références commandées
Montant moyen d'achat par Nombre de négociations
commande, par collaborateur Nombre de commandes
Nombre de commandes traitées par Nombre de commandes d'un
chaque collaborateur montant inférieur à x francs
Taux de remise obtenu par chaque Nombre de commandes passées en
collaborateur urgence
Conditions de paiement négociées Nombre de comptes fournisseurs,
Etc… nombre de fournisseurs en activité
Nouveaux fournisseurs
Délai moyens des livraisons
Etc…
EVALUER LA FONCTION LOGISTIQUES
(STOCKS…)
INDICATEURS INDICATEURS PHYSIQUES
MONÉTAIRES
Valeur totale des stocks Surface de stockage utilisée
Analyse ABC des stocks (unités de stocks/m2)
Taux de rotation des stocks Nombre de ruptures de stocks
Ecarts sur inventaire Nombre de litiges transport, de
Etc litiges livraison
Etc
POUR PILOTER LE SERVICE APRÈS VENTE
INDICATEURS MONÉTAIRES INDICATEURS PHYSIQUES
C.A. du service Nombre de clients
Marge et résultat (sur ventes de pièces % de réparations dans le C.A.
détachées) Nombre de réparations sous garantie, hors
Taux de rotation des stocks garantie
Ecarts tarifs - prix pratiqués Nombre de réparations par type de produits
Délais de règlement consentis Nombre de produits défectueux, incomplets
Etc… Quantités de pièces détachées vendues
Niveau des stocks
Nombre de clients
% de réparations dans le C.A.
Nombre de réparations sous garantie, hors
garantie
Nombre de réparations par type de produits
Nombre de produits défectueux, incomplets
Quantités de pièces détachées vendues
Niveau des stocks
ETC…
EXEMPLES
Tableau de bord d’une UC dont l’activité
est essentiellement la revente
Plus répandu, un tableau de bord permettant un
pilotage global de l’activité :
L’élaboration d’un tableau de
bord :
La mise en place d’un tableau de bord se résume en quatre étapes.
Tout d’abord, il faut définir les missions et les objectifs de l’organisation.
Dans un second temps, on identifie les variables dont la maitrise
conditionne l’atteinte des objectifs puis on choisit des indicateurs
reflétant l’évolution des valeurs clés.
Enfin, on établit pour chaque indicateur une base de référence afin de
savoir dans quel état est l’indicateur. Le schéma ci-dessous illustre les
différentes étapes de la création d’un tableau de bord
La définition des objectifs
Pour y parvenir, il faut élaborer un organigramme de gestion précisant les
responsabilités et les domaines d’intervention de chaque manager. Pour définir la mission
d’un service, il nous faut répondre aux questions suivantes :
Que fait le service ? Pour qui travaille –t-il ? Pourquoi travaille-t-il ?
A l’aide de ces éléments, nous pourrons déduire les objectifs quantitatifs et
qualitatifs de l’organisation.
Pour revenir a la détermination des objectifs de l’organisation il est nécessaire
que la clarification des missions et des objectifs se fait au travers d’une
démarche interactive ou la personne en charge de l’élaboration du tableau de bord
doit rencontrer les opérationnelles. Ces rencontres permettront de déterminer les
missions et les objectifs de chacun ainsi que les différentes délégations d’autorité.
Un Objectif fiable est un objectif
SMART
Le choix d’indicateurs
Le rôle d’un indicateur est de rendre compte de l’évolution d’un facteur
clé de gestion. Pour un même objectif, plusieurs indicateurs sont
généralement envisageables. En aucun cas, il ne faut multiplier les
indicateurs au risque d’obtenir trop d’informations non hiérarchisées et
de ne plus être en mesure de cerner les phénomènes majeurs.
La mise en place
Etant donné que la fonction d’un tableau de bord est d’information les
décideurs d’éventuelles dérives de leurs plans d’actions et de les avertir
des risques de non-atteinte des objectifs : l’information du tableau de
bord doit être dynamique et parlante.
Enfin la mise au point finale d’un tableau de bord implique des choix sur
les formes sous lesquelles les indicateurs seront présentés. La
finalisation d’un tableau de bord est essentielle afin de mettre en place
des clignotants et une présentation qui permettent d’accélérer l’analyse.
Structures d’élaboration
Pour la mise en page et l'organisation des informations au sein du
tableau de bord, il est indispensable de formater un ensemble
simple, cohérent, efficace et orienté action. Plusieurs options sont
possibles pour présenter les informations.
Assembler les indicateurs par objectif en créant des sections.
Représente une hiérarchie entre les indicateurs.
Plus l’indicateur est important, plus il est mis en avant et plus visible.
En reliant les indicateurs qui ont un effet l’un sur l’autre.
Graphique à choisir
Un graphique permet d'interpréter une mesure d'un seul coup d’œil. Il
complète avantageusement les chiffres clés affichés.
Mais comment choisir le bon graphique pour une visualisation efficace ?
Voici quelques recommandations avec les types de graphique de base.
