Initiation à MS Project
Introduction :
Microsoft project ou (MS Project ou MSP) est un logiciel de gestion de
projet édité par Microsoft.
Il permet aux chefs de projets de :
- Planifier et piloter les projets,
- Gérer les ressources et le budget, ainsi que d’analyser et communiquer
les données des projets.
Actuellement Microsoft Project est le logiciel de gestion de projets le
plus utilisé au monde.
Historique de MS Project :
Origines (1984) : MS Project a été développé initialement pour DOS par Ron
Bredehoeft et se destinait aux managers qui cherchaient une meilleure méthode
de planification et de gestion des projets.
Première version pour Windows (1990) : Avec l'adoption croissante de
Windows, Microsoft a publié une version de MS Project compatible avec ce
système d'exploitation. Cette version a permis une meilleure interface utilisateur
et une gestion plus fluide des projets.
MS Project 4.0 (1994) : L'introduction de nouvelles fonctionnalités comme les
tableaux Gantt plus détaillés, les chemins critiques et l'intégration avec d'autres
produits Microsoft a fait de cette version un outil incontournable pour les
gestionnaires de projet.
MS Project 98 (1997) : Avec cette version, MS Project a introduit la
compatibilité avec Microsoft Office, permettant ainsi une meilleure intégration
avec Excel, Word, et d'autres applications Office.
Project Server (2000) : Microsoft a lancé une version serveur de MS Project,
permettant aux équipes de collaborer sur des projets via un serveur centralisé,
améliorant ainsi la gestion des projets à grande échelle.
MS Project 2007 : Cette version a introduit de nouvelles fonctionnalités, comme la
gestion des coûts et des ressources, des graphiques améliorés, et l'intégration avec
SharePoint.
MS Project 2010 : Il y a eu une refonte importante de l'interface utilisateur avec
l'introduction du ruban (comme dans Office 2007), facilitant l'accès aux fonctions.
De plus, cette version a introduit des vues de planification et des fonctionnalités de
gestion plus flexibles.
MS Project Online (2013) : Avec cette version, Microsoft a misé sur le cloud,
permettant aux utilisateurs d'accéder à MS Project via une plateforme en ligne,
facilitant ainsi la collaboration en temps réel et à distance.
MS Project 2016 et 2019 : Les versions récentes ont apporté des améliorations
en termes de performance, une intégration plus poussée avec Office 365, des outils
de planification encore plus puissants, et une meilleure gestion des ressources.
MS Project for the Web (2019) : Microsoft a lancé une nouvelle version web,
centrée sur la simplicité et l'accessibilité, pour répondre aux besoins des petites
équipes qui recherchent un outil plus léger et accessible en ligne.
Principales fonctionnalités de MS
Project :
Création et gestion des tâches :
• Ajout de tâches, définition des jalons, et organisation en phases.
Gestion des ressources :
• Allocation des ressources humaines, matérielles et financières aux tâches
spécifiques.
Diagrammes de Gantt :
• Visualisation des tâches, des dépendances et des délais sur une chronologie.
Analyse du chemin critique :
• Identification des tâches essentielles pour respecter les délais.
Gestion des budgets :
• Suivi des coûts réels par rapport aux coûts prévus.
Rapports personnalisés :
• Création de rapports pour communiquer les avancements et performances du
projet.
Présentation de l’Interface MS
Project :
1. Rubans et Onglets :
MS Project utilise une interface basée sur des
rubans similaires à d'autres produits Microsoft
Office.
Onglets principaux :
Fichier : Gestion de projets (ouvrir, enregistrer,
exporter).
Tâche : Ajouter, modifier, lier les tâches et
définir les jalons.
Ressource : Ajouter et gérer les ressources
humaines, matérielles et coûts.
Rapport : Générer des rapports visuels pour le
suivi du projet.
Affichage : Personnaliser l'affichage
(Diagramme de Gantt, Utilisation des tâches,
etc.).
Présentation de l’Interface MS
Project :
2. Diagramme de Gantt :
Vue par défaut utilisée pour visualiser la
chronologie d'un projet.
Montre les tâches sous forme de barres
horizontales représentant les dates de
début et de fin.
Caractéristiques :
Identification des dépendances entre les
tâches.
Visualisation du chemin critique.
Suivi de l’avancement des tâches grâce à
des barres de progression.
Présentation de l’Interface MS
Project :
3. Calendriers et Ressources :
Calendriers : Définissent les jours ouvrables, les périodes de
travail, et les jours fériés.
Types de calendriers :
Calendrier du projet
Calendriers spécifiques aux ressources
Gestion des ressources :
Affectation des ressources humaines et matérielles.
Gestion des contraintes de disponibilité.
Équilibrage de la charge de travail pour éviter les surcharges.
Présentation de l’Interface MS
Project :
4. Vue des Tâches et des Rapports :
Vue des tâches :
• Organiser les tâches en sous-tâches et jalons.
• Définir les durées et relations entre les tâches.
Rapports :
• Rapports préconfigurés : état du projet, répartition des ressources, analyse
des coûts.
• Possibilité de personnaliser les rapports en fonction des besoins.
Outils de suivi et de contrôle :
Ligne de base : MS Project permet de définir une ligne de base (baseline) pour le
projet. Cela sert de référence pour comparer les performances actuelles aux
objectifs initiaux.
Tableaux de bord : Les tableaux de bord vous offrent une vue d'ensemble sur les
indicateurs clés de performance (KPI), y compris les coûts, les délais et
l'avancement des tâches.
Diagramme de Gantt : Le diagramme de Gantt est un outil visuel qui montre
l’état d’avancement des tâches en fonction du calendrier prévu.
Tâches critiques : Le chemin critique identifie les tâches qui impactent
directement la date de fin du projet. MS Project les met en évidence pour aider à
éviter des retards.
Rapports personnalisés : Vous pouvez créer des rapports personnalisés pour
suivre l'évolution du projet, les budgets, les retards, et les dépassements de coûts.
Indicateurs de performance : MS Project affiche des indicateurs de performance
pour signaler les problèmes, comme des dépassements de budget ou des tâches en
retard, en utilisant des codes de couleurs.
Avantages et limites :
Avantages de MS Project :
1. Planification détaillée et gestion des ressources.
2. Suivi des performances avec des rapports personnalisés.
3. Intégration avec d'autres outils Microsoft.
4. Outils de visualisation avancés.
Limites de MS Project :
1. Coût élevé.
2. Collaboration limitée et accessibilité restreinte
3. Interface peu intuitive.
4. Pas de gestion agile native.
Étude de cas :
Étude de cas : Projet 2024 – Célébration de réussiteObjectif :
Organiser une fête pour célébrer la réussite scolaire et l'intégration dans
le monde du travail.
Première chose à faire dans MS
Project : définir les paramètres
de départ
Accéder aux informations du projet
Allez dans l'onglet Projet.
Cliquez sur Informations sur le projet.
Choisissez la date de début du projet :Par
exemple, définissez le 10 juin 2024 comme
date de début.
Planification basée sur : Sélectionnez "Date
de début" pour que MS Project calcule les
dates à partir de cette base.
Définir les paramètres de
départ dans MS Project – Étape
Options
1. Aller dans le menu Fichier > Options
Cliquez sur Fichier puis sur Options pour ouvrir les
paramètres globaux du projet
2. Configurer l’onglet Affichage (Display)
Cet onglet contient des paramètres essentiels pour
personnaliser l’affichage et définir des unités
importantes :
Devise de facturation :
Dans la section Options d'affichage pour ce projet,
vérifiez l'option Devise.
Choisissez MAD (dirham marocain) dans le menu
déroulant.
Cela garantit que toutes les valeurs monétaires
(comme les coûts des tâches et ressources) seront
affichées en MAD.
Explorer l’onglet
Planification (Schedule)
Cet onglet est crucial pour gérer le comportement
de planification des tâches
1. Options de tâches planifiées par défaut:
Sélectionnez Planification automatique pour
permettre à MS Project de calculer les dates en
fonction des dépendances et contraintes.
2. Unité de durée par défaut :Choisissez entre jours,
heures, ou autre, selon vos besoins.
3. Début de la semaine :Assurez-vous que le jour de
début correspond à vos besoins (par défaut :
lundi).
4. le mode de planification des tâches, nous allons
maintenir un mode de planification manuel
Étapes pour vérifier et
maintenir le taux par défaut
Accéder à l'onglet Avancé :Allez dans
Fichier > Options > Avancé.
Vérifier le taux standard :Le taux horaire
par défaut est généralement défini sur
0,00 (devise) ou une autre valeur
standard.
Vous pouvez maintenir ce taux ou le
personnaliser plus tard directement dans
la Feuille de ressources
Une fois tous les réglages effectués,
cliquez sur OK pour valider et appliquer
les modifications
Structure globale du projet :
L'étape suivante consistera à saisir
les différentes tâches qui
représentent le projet 2024
Saisissez toutes les tâches
principales et secondaires dans le
Diagramme de Gantt ou la Feuille
des tâches.
Abaisser une tâche Sélectionnez la
tâche à abaisser
Dans le ruban, sous l’onglet Tâche,
cliquez sur Abaisser (icône avec une
flèche vers la droite).
Nous avons donc la planification qui
se compose de trois tâches.
L'exécution à son tour est également
composée de trois tâches, la même
pour la fête.
Entrer les durées pour chaque tâche
:
Cliquez sur la cellule correspondante
dans la colonne Durée.
Saisissez une valeur suivie de l’unité
(par exemple, 1j )
Lier les tâches dans MS Project
Mode tâche : Accédez à
Affichage > Diagramme de
Gantt et assurez-vous d’être en
mode tâche
Séquentiel : Les tâches seront
liées et affichées de manière
séquentielle avec des barres et
des flèches dans le Diagramme
de Gantt.
Passage du Mode Manuel
au Mode Automatique
Mode Manuel
Dates fixes définies par l'utilisateur.
MS Project ne modifie pas ces dates, même si des
dépendances existent.
Mode Automatique
Dates calculées automatiquement selon les
dépendances et les calendriers.
Les dates ajustent automatiquement si une tâche
change.
Passer au ModeAutomatique
Sélectionnez la tâche.
Cliquez sur Mode de planification automatique (icône
marteau)
Si on veut modifier cette date
Déplacement de la date de début du projet via l'onglet
Projet → Déplacer le projet (exemple : 12 juin).
Structure WBS :
Ajouter un Code WBS
Étape 1 : Cliquez sur l'onglet Projet
dans le ruban.
Étape 2 : Cliquez sur Codes WBS →
Définir le Code WBS.
Définissez un préfixe (par exemple,
"Pro24").
Sélectionnez les options pour chaque
niveau (nombres, lettres, etc.).
Ajouter la colonne WBS pour afficher
la hiérarchisation.
Créer les Ressources
Cliquez sur l'onglet Affichage → Sélectionnez Tableau des ressources.
Dans la colonne "Nom de la ressource", saisissez les noms des ressources (par exemple :
Chef de projet, Traiteur, Serveur).
Types de ressources : Travail (équipe), Consommables (fournitures), Coûts (dépenses fixes).
Exemple : Chef de projet à 50 dh/h, traiteur à 100 DH/h, serveurs 1 ET 2 à 50 dh/h
Visualiser les
Ressources Affectées
Activer la colonne "Ressources" :
coût Dans le Diagramme de Gantt,
cliquez avec le bouton droit sur une
colonne → Insérer une colonne →
Sélectionnez Noms des ressources.
Les ressources affectées à chaque
tâche apparaîtront.
Vérifier les coûts :
Cliquez sur l'onglet Affichage → Table
des tâches → Ajouter une colonne
Coût.
MS Project calculera
automatiquement les coûts en
fonction des durées et des taux
horaires.
Afficher les Données Synthétisées
Aperçu du Travail :
Cliquez sur l’onglet Rapport →
Tableaux de bord → VUE
D'ENSEMBLE DU TRAVAIL
• Ce rapport affiche :Les heures
totales de travail
• La charge par ressource.
Cliquez sur l’onglet Rapport →
Tableaux de bord → VUE
D'ENSEMBLE DU COUT
• Pour identifier les coûts liés aux
tâches critiques.
le CPM dans MS
Project
Activer le Chemin Critique
Allez dans le Diagramme de Gantt.
Cliquez sur l’onglet Format → Activez
l’option Les tâches critiques .
Les tâches critiques s’afficheront en
rouge dans le diagramme.
Les tâches non critiques (avec marge)
s’affichent en bleu
Visualiser le Graphique
Réseau
Le graphique réseau est une
représentation des relations
entre les tâches sous forme
de blocs connectés par des
flèches.
Étapes :Allez dans l’onglet
Tâches → Sélectionnez
Diagramme Réseau.
Les tâches sont
représentées par des blocs :
Bleu : Tâches avec marge
(non critiques).
Rose : Tâches critiques sans
marge.
Mettre en Place un Planning de
Référence (Baseline)
Allez dans l’onglet Projet → Sélectionnez Définir une
référence (Set Baseline).
Une fois définie, la baseline apparaît dans le Diagramme
de Gantt sous forme de barres grises représentant les
dates initiales.
Suivre l’Avancement
des Tâches
Méthode 1 : Mettre à jour directement dans le
Gantt Dans le Diagramme de Gantt, cliquez sur
la tâche terminée.
Cliquez sur Mettre à jour la tâche → Sélectionnez
le pourcentage d’avancement (par exemple,
100%).
Une barre bleue s’ajoute pour indiquer
l’achèvement.
Méthode 2 : Double-cliquer sur une Tâche
Double-cliquez sur la tâche à mettre à jour.
Allez dans l’onglet Général → Renseignez le
pourcentage d’accomplissement (par exemple,
80%).
Suivre l’Évolution
Barres Bleues : Indiquent les tâches réalisées.
Barres Roses : Indiquent les tâches critiques.
Les tâches non critiques sont généralement en bleu (si présentes).
Dates Réelles : Les livraisons effectives apparaissent sur le Gantt.
Conclusion :
En résumé, MS Project est un outil puissant et polyvalent qui facilite
la gestion de projets complexes en offrant une planification précise,
une allocation optimale des ressources, et un suivi rigoureux de
l’avancement. Son interface conviviale et ses fonctionnalités
avancées, telles que le diagramme de Gantt et les rapports
personnalisés, en font une solution incontournable pour les chefs de
projet dans divers secteurs.
