Initiation à Excel

Frédéric Gava (MCF)

gava@[Link]
LACL, bâtiment P2 du CMC, bureau 221
Université de Paris XII Val-de-Marne
61 avenue du Général de Gaulle
94010 Créteil cedex
 Plan de cette
Premierannée
semestre : Cours
Initiation à une méthode de et aux
modélisation requêtes dans une base de
données (BD)
Initiation à Excel et à Access (le SGBD
d’Office)
Second semestre : TD
Prise en main des machines
(bref) Initiation à Word
Initiation à PowerPoint
(bref) Suite de l’initiation à
Année prochaine (BD juridiques et outils dédiés) 2/56
Excel Suite de l’initiation à
 Objectifs de ce
semestre
Connaître les calculs dans le tableur Excel : les formules ;
pour faire de la compatibilité (impôts, salaires etc.) ,
mémoriser des données, etc.
Définition des SGBD = Système de Gestion des Bases
de
Données et utiliser Excel en tant que mini-SGBD
Méthode de modélisation (Merise) et requêtes SQL pour
SGBD et voir les limites d’Excel pour ce types de
problèmes ; par conséquent introduire
Access, le SGBD de la suite Microsoft Office. Plus
technique mais si bien utilisé, peut vous simplifier votre
travail = gain de productivité
3/56
 Téléchargeme
nt seront sur :
Tous les cours

[Link]

Site sympas pour apprendre la bureatique :

[Link]
4/56
Pour en connaître
d’avantage
Lorsque vous verrez ce logo : PECA
C’est que la page est plus peut
technique et nécessiter quelques notions
basiques de maths
MAIS ! Non
C’est pourexigible pourveulent
ceux qui l’examen en
connaître d’avantage, par curiosité, pour leurs
boulots, etc.

5/56
 Arrêter
MOI
Avant de vous plaindre!!!!!
« j’comprend rien »
:

« c’est trop dure »

« il est complètement fou et à côtés de la plaque »
« je m’en fiche, c’à me servira à rien »
etc.
N’hésiter pas à m’interrompre. Je préfère
en faire moins mais mieux…
Il n’y a aura rien de compliqué à
apprendre et ce n’est qu’une initiation, pas un but
en soi
Nous allons parfois faire 2 choses « différentes » en même
temps ; ce n’est que vers la fin que tout s’éclairera. Suspens.
Votre formation se complétera en M2 par d’autres cours ET
de la pratique au second semestre. 6/56
Bureautique M1

Initiation à Excel
Les bases
d’Excel

8/56
 Qu’est
Il fait aussi parti de ce ? Office.
Excel est un logiciel dit « tableur » (fichier .xls ou « classeur »)
la suite MS
Il permet de manipuler des « feuilles de calcul » c’est à dire des
tableaux de « cellules » comportant des données et des formules
(calculs) sur ces données
Le résultat de ces formules est aussi affiché pour servir de données à
d’autres formules etc.
Excel est très utilisé en comptabilité mais aussi pour les emplois du
temps, les factures, en tant que mini SGBD (nous verrons Access plus
tard).
Un grand nombre de fonctionnalité de Word (sur la présentation des
feuilles de calculs) sont présentes :
enregistrer, ouvrir, imprimer (aperçu avant
impression) police d’écriture, couleur, format
copier/couper/coller
alignement des textes, format des
cellules etc.
NOUS LES VERRONS AU SECOND SEMESTRE ! 9/56
 Motivatio
ns
Gestion de données numériques sous forme de tableaux
et par extension :
données textuelles,
horaires,
dates, …
Liaison entre les
données
Calcul automatique
de résultats en
fonction de
données
Mise à jour
automatique à
chaque 10/56

changement des
 Exempl
e
Mois T°C T°K
Janvier 10 283,15
Février 14,2 287,35
Mars 16,3 289,45
Avril 16,4 289,55
Mai 17 290,15
Juin 18,7 291,85
Juillet 19,6 292,75
Août 21,7 294,85
Septembre 21,6 294,75
Octobre 20,7 293,85
Novembre 17,4 290,55
Décembre 15 288,15

Températures moyennes

11/56
 Exempl
e
Temperature en °C

25

20

15

10

0
te
er e re

ct r e
Ju n

b
ril
s

ai
i
ar

r
Ju

i ll
Av

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b
M

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em
M
n

iv
Ja

ev
pt
O
o
Se

12/56
Page d’accueil, interface
générale
Barre de titre, de
menus, d’outils…

La feuille active

La barre d’état

13/56
 Structure d’un
document
Un tableur produit des classeurs
Un classeur contient des
feuilles
Une feuille est un tableau de cases, en lignes et en colonnes
Une case s’appelle une cellule
Une plage de cellules est un ensemble de cellules
En terme de fichier, plusieurs formats :
.xls pour MS Excel
.ods pour OpenOffice Calc

14/56
 Document
standard

Un classeur ouvert

15/56
 Document
standard
Une feuille

Ce classeur contient
3 feuilles

16/56
 Les
On peut rajouter, supprimer, renommer des feuilles
feuilles
Pour insérer : menu « insertion » option « feuille »
Ou clic droit sur les noms des feuilles
puis choisir
« insérer »
Avec ce clic droit, on peut aussi « supprimer » une feuille
ou la « renommer » pour lui donner un nom explicite
(fortement recommandé)
Avec le clic gauche (qu’on laisse appuyé), on peut aussi
modifier l’ordre des feuilles en modifiant leur ordre
(déplacer les feuilles)
Notez que l’on peut se déplacer entre les feuilles avec les
flèches sur la gauche
17/56
 Document
standard
Cette plage de
Les colonnes cellules est
indiquée par
D2:E7

Les lignes

Cette cellule a les

coordonnées (ou
Une cellule adresse) B3
18/56
 Les
Cellule $A$1 cellules

Cellule $B$3
Cellule $D$6

19/56
 Barre de
cellule

Coordonnées de
la cellule
Contenu de la
active
cellule active

Résultat visible du
Cadre noir indiquant
contenu de la
la cellule active
cellule active
20/56
 Entrer des
Cela se fait soit en cliquant sur la cellule puis en tapant au
clavier données
On peut aussi insérer des données par copier/coller soit
dans une seule cellule soit dans plusieurs cellules si le texte
copier comporte plusieurs lignes (touche entrée)
On peut aussi insérer une donnée pour une cellule avec
la
« boîte d’entrée » en dessous des menus.
Important : cette boîte comporte la donnée enregistrer dans
la cellule alors que le tableau comporte les données affichée
c’est-à-dire modifiées suivant les options d’affichage
(tailles, formules de calculs, police d’écriture, format de la
cellule etc.)
Nous reviendront dessus d’ici peu
21/56
 Format des cellules
Outre la mise en forme des cellules (police, taille,
etc.)(1)
il est possible de moduler le format d’affichage
de celles-ci
Pour cela menu « format » option « cellules » (ou
raccourci CTRL-1)

22/56
 Format des cellules
(2)
On peut alors choisir
format
le

« standard » 
 texte brute
« heure »
« pourcentage
» etc.
Chacun des formats comporte
différentes options comme
nombre négatifs en
rouge heure anglaises,
GMT etc.
23/5
6
 Format des cellules
On peut aussi modifier l’alignement du texte
(3)
Et aussi les bordures (et l’arrière plan dans « motif »
On peut aussi protéger en écriture ou en lecture une cellule
(avec un mot de passe) si la feuille ou le classeur est protégé
(menu « outils » puis option « protection »)

24/5
6
 Mise en forme des
lignes et
On peut
colonnes
Modifier la hauteur des lignes
Modifier la largeur des colonnes
Comment ?
Faire glisser la frontière entre deux lignes ou deux
colonnes, à gauche/droite ou en haut/bas
Double cliquer sur une frontière pour adapter la largeur/hauteur au
contenu

25/56
Exemple de mise en
forme Mois
moyenne
Température

Janvier 14,0
Février 14,2
Mars 16,3
Avril 16,4
Mai 17,0
Juin 18,7
Juillet 19,6
Août 21,7
Septembre 21,6
Octobre 20,7
Novembre 17,4
Décembre 15,0
26/56
 Option
peut choisir
s
Pour plusieurs cellules, on
format
des
préétablis
format » option «menue
dans
«
mise en forme
automatique »
Trier des données (ou une
colonne ou une ligne ou
un sous-ensemble
sélectionnéà dans
« menu
Données
« Trier » »
option 27/56
 Facilités d’édition
(1)
Sélection de plusieurs cellules
Pour sélectionner une zone rectangulaire
Avec le bouton gauche de la souris toujours appuyé, passer sur la zone à
sélectionner
Pour sélectionner plusieurs cellules non contiguës
En maintenant la touche « control » enfoncée, cliquer sur
les cellules voulues
Déplacer le contenu d’une/de cellule(s)
Sélectionner la/les cellule(s)
Avec le bouton gauche enfoncé, emmener le cadre
gras de sélection de la cellule vers la cellule de destination

28/56
 Facilités d’édition
(2)
Copie incrémentale
Utile pour générer de longues séries de valeurs (1, 2, 3, …, janvier,
février, mars…)
Comment faire ?
Débuter la série (sur une ligne ou sur une colonne)
Cliquer sur la dernière cellule
Tirer sur le carré noir pour allonger la ligne ou la
colonne
Il faudra appuyer ou non sur la touche « control » selon que l’on
veut une copie simple (1, 1, 1, 1…) ou incrémentale (1, 2, 3…)

29/56
 Ecra
n
Les feuilles de grandes dimensions peuvent gêner la
conception
Il est possible de figer des parties des feuilles afin
qu’elles soient toujours visibles
Pour figer les x premières lignes et les y premières
colonnes :
sélectionner la cellule de ligne x+1 et de colonne
y+1 Menu Fenêtre/figer les volets

30/56
Les
formules

31/56
 Pourquoi
?
Le contenu d’une cellule peut être le
résultat d’un calcul incluant le contenu
d’autre(s) cellule(s)
On utilise le =
Les cellules utilisées dans une formule
sont indiquées par leur adresse ou coordonnées

32/56
 Insertion d’une
formule
Pour insérer une formule, il suffit de faire
commencer le texte de la cellule par =
Ensuite, tout ce qui suivra ne sera littéralement du
texte (une donnée) mais un calcul
On peut aussi insérer des formules (fonctions) en
mode graphique en cliquant directement sur
Mais celles-ci sont souvent moins « souples » que
celles écrite à la main (dépend donc de ce que vous
souhaitez faire)

33/56
 Exempl
e
Du texte « brute » :

Un calcul (formule) :

Le résultat du
calcul est affiché

34/56
 Référencer les
cellules (1)
Les formules (calculs) ne sont intéressant que si ils
utilisent les données contenu par les autres cellules
Il faut donc faire référence à ces cellules depuis une
cellule contenant une formule
Pour cela il existe deux mode de référencement :
référence
absolue
référence relative
Regardons la
différence entre 35/56
 Mode absolu
(1)
Que ce soit pour une colonne ou une ligne on met
un $ devant afin de préciser que l’on souhaite
référencer en mode absolu
Exemple : $A$1
A ce moment là, le numéro (de colonne ou de ligne)
ne changera pas si on recopie la formule dans une
autre cellule
Exemple

36/56
 Mode absolu
(2)
Écriture de
la formule

Copier/
Coller

La référence est la
même et par
conséquence le
résultat
37/56
 Mode relatif
(1)
Pour référencer en mode relatif, on laisse le numéro
de colonne ou de ligne
Exemple A1 (dans la cellule $C$2)
A ce moment là, le numéro (de colonne ou de ligne)
se référera à la même distance depuis la cellule
d’origine si on recopie la formule dans une autre
cellule
Exemple, si on recopie dans $D$3 on aura B2
38/56
 Mode relatif
(2)

Référence à
Changement de
une cellule
référence (relative)

Copier/Coller
39/56
 Mixe des deux
(1)
On peut aussi mixer les 2 mode
Colonne absolue, ligne relative : $C1
Le numéro de colonne sera fixe
mais pas celui de ligne
Colonne relative, ligne
absolue : C$1
le numéro de ligne sera fixe
mais pas celui de colonne
Exemples :

40/56
 Mixe des deux
(2)
Colonne relative,
ligne absolue (fixe)
Colonne absolue,
ligne relative

41/56
Copie sur une
colonne/ligne
Somme de 2
cellules

Copier/Coller
sur les cellules
qui suivent

Les résultats sont

automatique calculés

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 Les formules de
Il existe des dizaines de type de formule en
Excelbase
MOYENNE d’entiers
SOMME d’entier
MAX (le plus grand)
NB (combien qu’il y a de cellules sélectionnées)
etc.
A vous de les découvrir ;-)

43/5
6
 Ce que dit
l’aide…
=SOMME(plage) : renvoie la somme
des valeurs des cellules qui constituent la plage.
=NB(plage) : renvoie le nombre de cellules contenant des
valeurs numériques à l’intérérieur de la plage
=[Link](plage ; condition) : renvoie le nombre de cellules
de la plage vérifiant la condition
=MOYENNE(plage) : renvoie la moyenne des valeurs des
cellules de la plage

44/56
 Sélection de
cellules
Quand on utilise (1)
des formules, on souhaite
sélectionner une ou des cellules notamment pour
une moyenne, une somme, un max etc.
On peut sélectionner ces cellules avec la sourie
(clique gauche pour une cellule ou clique gauche
maintenue pour une plusieurs cellules)

45/56
 Sélection de cellules
(2)
Nous pouvons voir que nous obtenons les
cellules C1:C4 pour les cellules C1, C2, C3, C4 (une
colonne)
Dans le cas par exemple de A1:D1 on aura les cellules A1,
B1, C1, D1 (une ligne)
Pour certaines formules (Excel affiche
toujours l’aide) on peut aussi écrire sur plusieurs
« tas » de cellules
Par exemple, MOYENNE(A1:D1; C1:C4) pour la moyenne
de A1, B1, C1, D1, C1, C2, C3, C4
46/56
 Liste de
cellules
Les cellules en argument peuvent être définies par :
Une liste : A1;B4;C7 désigne les 3 cellules A1, B4 et C7
Une plage : B5:D9 désigne les 15
cellules comprises dans le rectangle de
sommets B5 et D9

47/56
 Exemples de
Formules (à commencer par =)
formules
Les données
(1)

6 6 9 5
48/56
 Référencer une
feuille
Quand on a un classeur ayant plusieurs feuilles de calcul
(par exemple une feuille par mois pour la compatibilité), il
est possible de référencés d’une feuille, le(s) cellule(s)
d’une autre feuille
Pour ce faire : NomFeuille!
A1 (en relatif) ou
NomFeuille!$A1 (mixe)
ou NomFeuille!A$1 (mixe)
ou NomFeuille!$A$1
(abolue)
Exemple : Feuil1!D$2

49/56
 Formules logiques
Il est possible de
(1)
moduler le résultat d’un
calcul suivant la valeur
qui a été lu
On parle alors
de
« conditionnel »
La fonction permettant
de faire ce choix est la
fonction « SI »
Elle notamment
premier en
« test logique »
argument un
50/56
 Formules logiques
(2)
Un test logique retourne :
« VRAI »
« FAUX »
Par exemples :
1=2 retourne « FAUX »
2+2=2*2 retourne « VRAI »
Les tests peuvent s’imbriquer avec des
opérateurs logiques :
« OU »
« ET »
51/56
 Formules logiques
ET(arg1;arg2;arg3;…) retourne VRAI si tout les args sont VRAI
(3)
OU(arg1;arg2;arg3;…) retourne VRAI si au moins l’un des args est
VRAI
Exemples :
ET(2=2;3=4) retourne FAUX
ET(1=1;2=2;3=3;4=4) retourne VRAI
OU(1=1;3=4) retourne
VRAI OU(2=3;4=5) retoune
FAUX
On peut résumer par ce
ETappel
que l’on VRAI FAUX
des tables de OU VRAI FAUX
vérité
VRAI VRAI FAUX VRAI VRAI VRAI
FAUX FAUX FAUX FAUX VRAI FAUX
52/56
 Formules logiques
(4)
Un dernier opérateur logique est
NON(arg)
et retourne le contraire de arg
Exemple
NON(1=2) retourne VRAI (car 1=2 est FAUX)
NON(VRAI) retourne FAUX

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 Formules logiques
Notre
(5) conditionelle est
SI(test_logique;valeur_si_vrai;valeur_si_faux)
donc

SI test_logique

Valeur si VRAI Valeur si FAUX

Exemple :
SI(2=2; "Frédéric"; "Marcel") retourne "Frédéric"
SI(2=3; "Frédéric"; "Marcel") retourne "Marcel"
SI(OU(2=2;ET(1=1,2=3)); "Gagné";"Perdu")
retourne "Gagné"
54/56
Exemples de formules
(2)

55/56
A la semaine
prochaine !