II.
PROCESSUS DE PASSATION ET EXECUTION DES
MARCHES DE FOURNITURES DES BIENS ET SERVICES
L’exécution des MP obéit à des procédures spécifiques qui
partent de la préparation du marché/projet jusqu’au paiement
en passant par la passation, l’exécution et le contrôle.
II. PROCESSUS DE PASSATION ET EXECUTION DES
MARCHES DE FOURNITURES DES BIENS ET SERVICES
1. Préparation/Planification du Marché
L’étape de préparation s’effectue en six étapes, à savoir :
l’identification/expression des besoins;
l’estimation du coût ;
l'évaluation de l'opportunité ;
l'intégration des besoins dans le cadre d'une
programmation budgétaire ;
la disponibilité des crédits ;
la planification des opérations de mise en concurrence
dans le PPM.
II. PROCESSUS DE PASSATION ET EXECUTION DES
MARCHES DE FOURNITURES DES BIENS ET SERVICES
2. Passation des Marchés
La passation des Marchés est un processus qui part de l’expression des
besoins jusqu’à l’exécution du contrat, ce processus comprend les étapes
suivantes:
Elaboration du DAO ou de la DP;
Publication de l’AAO ou AMI;
Réception des Offres ou propositions;
Ouverture des Plis;
Analyse/Evaluation des offres ou Propositions;
ANO du RAO;
Publication d’avis d’Attribution provisoire du marché;
Mise au point du contrat ;
ANO du contrat;
Approbation du Marché;
Notification au soumissionnaire.
II. PROCESSUS DE PASSATION ET EXECUTION DES
MARCHES DE FOURNITURES DES BIENS ET
SERVICES
ELABORATION DU DAO
L’objectif du DAO c’est de fournir aux candidats les informations utiles
afin de leur permettre de bien préparer leurs soumissions ou offres. Il
renseigne sur toutes les activités qui sont couchées dans le Plan de
passation des marchés.
Le DAO comprend trois parties, à savoir :
Les Instructions aux soumissionnaires IS : fixent les regles pour la
participation à l’appel d’offre ;
Les Données particulières de l’appel d’offre DPAO contenant les
spécifications techniques ;
Les clauses techniques et administratives qui régiront le marché
après conclusion du contrat.
NB : la table des matières n’est pas modifiables.
II. PROCESSUS DE PASSATION ET EXECUTION DES
MARCHES DE FOURNITURES DES BIENS ET
SERVICES
ELABORATION DU DAO
Les IS : partie non modifiable qui comporte les renseignements sur la soumission, l’ouverture des plis, les
critères d’évaluation des offres, l’attribution du marches. Il renseigne aussi sur Les documents devant
accompagner l’offre du soumissionnaire, à savoir:
La lettre de soumission;
La garantie de l’offre ou soumission si requise;
La confirmation ecrite, habilitant le signataire de l’offre à engager le soumissionnaire (La procuration
du soumissionnaire)
Certains documents repris le DAO conformement aux dispositions des clauses 16, 17, 18, 19 et 30
des IS
Les points essentiels à completer par l’expert sont :
La date d’emission du DAO;
La nature des fournitures;
Le N° de l’AO;
Le nom de l’Acheteur;
Origine des fonds;
Langue de l’offre
Prix de l’offre
Monnaie de l’offre
Periode de validité des offres
La forme de la garantie bancaire
II. PROCESSUS DE PASSATION ET EXECUTION DES
MARCHES DE FOURNITURES DES BIENS ET
SERVICES
ELABORATION DU DAO
Les documents constitutifs de l’offre du soumissionnaire sont :
La lettre de soumission de l’offre et le bordereau des prix
applicables, conformement aux dispositions des clauses ;
La garantie de soumission ou de l’offre
La confirmation ecrite, habilitant le signataire de l’offre à
engager le soumissionnaire conformement aux disposition de la
clause 22 des IS. C’est-à-dire, le chef d’entreprise doit faire une
procuration ;
L’Attestation de régularité de paiement des impôts et taxes si
requise;
L’Attestation de regularité de paiement des cotisations sociales
si requise;
II. PROCESSUS DE PASSATION ET EXECUTION DES
MARCHES DE FOURNITURES DES BIENS ET SERVICES
2. Publication de l’AAO ou AMI
Tout appel d’offres doit faire l’objet d’une publicité
conformément à l’art 34 de la LRMP, sous peine de
nullité de la procédure. Ce delai est de 45 jours
minimum incompressible pour la BM.
Pour la loi congolaise, le délai de publicité est fixé à 30
jours calendaires à compter de la date de lancement de
l’avis d’appel à la concurrence jusqu’à la date limite de
depot des offres. Il peut etre ramené à 15 jours en cas
d’urgence dûment motivé, et après l’autorisation
spéciale de la DGCMP.
II. PROCESSUS DE PASSATION ET EXECUTION DES
MARCHES DE FOURNITURES DES BIENS ET SERVICES
2. Publication de l’AAO ou AMI
Canaux de publicité:
Pour les marchés passés par AOI, Il est recommandé de
publier l’AAO dans les canaux suivants:
1. DG Market, qui va à son tour le publier dans UNDB;
2. Une revue de renommée internationale. Ex J-A;
3. Site de l’ARMP;
4. Un portail électronique national d’acces libre; et
5. Au mois 3 organes de presse écrite de large diffusion
au niveau national
Ces canaux sont obligatoires.
II. PROCESSUS DE PASSATION ET EXECUTION DES
MARCHES DE FOURNITURES DES BIENS ET SERVICES
3. Réception des offres (suite)
Les offres deposées sont enregistrées dans un tableau
contenant les elements suivants:
Le N° d’ordre,
Le nom du soumissionnaire;
Le nom du représentant du soumissionnaire;
La date et l’heure du depot;
La ville ou pays du soumissionnaire;
Le N° de telephone et l’adresse e-mail du
soumissionnaire;
La signature du représentant du soumissionnaire.
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MARCHES DE FOURNITURES DES BIENS ET SERVICES
4. Ouverture des plis
La séance d‘ouverture des plis est publique. Elle a lieu
immédiatement après l’heure de la clôture de remise des offres fixée dans le DAO,
ou au plus tard une heure après cette heure de limite. C’est une séance de constat,
qui ne fait appel à aucun débat, et dont on procède à la lecture, à haute et
intelligible voix, des éléments suivants:
le nom de l’entreprise,
la signature de l’offre,
la validité de l’offre,
la procuration,
la présence de la garantie de soumission (le montant, la banque émettrice,
la forme de la garantie),
le prix de l’offre,
le rabais éventuels accordés.
Cette séance se fait devant les représentation des soumissionnaires qui souhaitent
y prendre part.
II. PROCESSUS DE PASSATION ET EXECUTION DES
MARCHES DE FOURNITURES DES BIENS ET SERVICES
4. Ouverture des plis des offres (suite)
Un PV d’ouverture des plis est dressé puis signé par tous
les membres de la commission ou sous-commission
d’analyse des offres. Ce PV est envoyé/donné pour
information, à tous les soumissionnaires, et à la DGCMP
ou Bailleurs.
II. PROCESSUS DE PASSATION ET EXECUTION DES
MARCHES DE FOURNITURES DES BIENS ET SERVICES
5. Evaluation des Offres
1. Examen préliminaire des offres, qui sert à déterminer les offres conforment ou non
conforment pour l’essentiel.
Les offres jugées conforment pour l’essentiel (en depit de quelques imperfections) sont celles
contenant les divergences, omission ou réserves mineurs qui ne peuvent pas changer la nature de la
mission.
Tandis que Les offres jugées non conforment pour l’essentiel sont celles contenant les divergences,
omission ou réserves majeures, à savoir :
L’absence d’un des documents constitutifs de l’offre ;
présence d’une garantie de soumission non valide ;
la banque émettrice n’est pas reconnue par la Banque centrale comme ayant l’habilité à produire
les garanties de soumission ;
la garantie de soumission est différente de celle demandée dans le DAO ;
son montant est inférieur à celui demandé dans le DAO ;
la non-conformité technique (l’offre proposée ne respecte pas les spécifications techniques
couchées dans le DAO).
Critère d’origine
NB: les offres declarées non conformes pour l’essentiel ne feront pas l’objet de la prochaine etape
II. PROCESSUS DE PASSATION ET EXECUTION DES
MARCHES DE FOURNITURES DES BIENS ET SERVICES
5. Evaluation des Offres (suite)
2. Examen détaillé des offres sur base des critères d’évaluation
Il existe deux grands blocs de critères d’évaluation des offres, à
savoir :
Les critères d’ordre technique
Les critères d’ordre financier.
Ces critères doivent etre porté préalablement à la connaissance
des candidats dans le DAO
II. PROCESSUS DE PASSATION ET EXECUTION DES
MARCHES DE FOURNITURES DES BIENS ET SERVICES
5. Evaluation des Offres (suite)
1. Critères techniques d’évaluation des offres :
Expérience générale et spécifique similaire ;
La qualification du personnel clé.
Avoir des matériels et engins requis pour le marché ;
Définition de la note méthodologique ;
Préciser le délai de livraison.
2. Critère financier d’évaluation des offres:
Le prix
NB: Les marchés de travaux, de fourniture et service obéissent à une procédure
similaire de passation de marché.
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MARCHES DE FOURNITURES DES BIENS ET SERVICES
6. Publication des resultats
La publication des resultats se fait dans les memes canaux utilisés lors du
lancement de l’AAO.
La loi accorde 5 jours calendaires pour d’eventuelles reclammations par les
soumissionnaires non retenus.
Tout recours reçu pendant ce delai rend suspensif la procedure d’attribution.
Si ce delai s’epuise sans enregistrer un recours, l’attribution devient definitive, et
l’AC entame la procedure d’approbation du marché.
Après approbation, l’AC notifie le soumissionnaire dont l’offre a été retenue.
Cette notification lui signifiera qu’il doit deposer la garantie de bonne execution
pour signer le contrat.
Si cela n’est pas fait au bout de 28 jours, on procède à l’annulation de la notification
de l’attribution provisoire du marché, et on passera au deuxième soumissionnaire.
Cet avis d'attribution provisoire informe en meme temps les soumissionnaires non
retenus du rejet de leur offre.
