L’ABC du DMS pour
le ProFE Cameroun
•15.03.2021
Comment accéder au DMS
Comment s’auto aider au quotidien
Table des dans l’utilisation du DMS
matières Où ranger mes fichiers et comment
le faire?
Divers (changer d’interfaces,
changer de langues, recevoir des
notifications)
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1. Comment accéder au DMS
Le DMS est le système de gestion de documents utilisés par la GIZ pour l’archivage électronique des
documents de toute l’entreprise.
Ouvrir l’intranet via microsoft edge en entrant l’adresse:
https://intranet.giz.de/
et cliquez sur le lien rapide DMS comme l’indique la flèche ci dessous. La page d’acceuil de notre DMS
s’ouvrira;
NB: sur votre PC, vous avez enterprise connect puis en dessous DMS, pour un accès direct, sans passer par l’intranet. vous pouvez y glissez
les documents sans les charger. Toutefois il nécessite de maitriser où l’on veut classer les documents.
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L’ ABC du DMS
Page
d’acceuil du
DMS
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2. Comment s’auto aider au quotidien dans l’utilisation du DMS?
Cliquez sur le volet « ENTREPRISE » sur la page d’acceuil.
Le menu de Base du DMS avec la nomenclature
d’archivage s’affichera.
Vous cliquez ensuite sur :
Vous y trouverez le manuel DMS en Français, en anglais, en
espagnol et en allemand. C’est un manuel plus pratique que
théorique qui contient tous les secrets d’usage de cet outil au
quotidien. N’hésitez pas à le télécharger.
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23 Oct. 2019
• Les fichiers de la nouvelle phase du ProFE dont le PN est
2016.20.327 se rangent suivant les étapes suivantes:
3. Où ranger Entreprise 5 Regións Afrique Cameroun
mes fichiers ...
199535683-045-SFF-Prüfung Vorbereitung Gesundheitsprogram
et comment m
le faire?
201620327-Programm Wald und Umwelt (ProFE)
toutes ces étapes sont des liens directs vers le dossier d’archivage du
DMS, vous pouvez directement cliquer dessus, vous serez acheminé
dans le DMS;
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Quels fichiers
ranger et Où?
•Il est strictement
recommandé de ne ranger
que les « documents
finaux », que vous ne
souhaitez plus modifier. Le
fichier peut peser maximum
200Mo.
• Rendu au dossier de la
nouvelle phase du ProFE,
vous verrez le menu ci-
après s’afficher:
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L’ ABC du DMS
•Il existe un dossier d’archivage pour chaque service du ProFE: que
ce soit ceux qui s’occupe des offres, des contrats, du pilotage
financier et budget, du matériel et équipement, ou de la mise en
oeuvre
•Chacun de nous doit ranger les fichiers finaux dans le dossier
concernant ses taches quotidiennes et doit s’assurer de le faire
Ce Qu’il régulièrement.
faut •Il n’ya que les fichiers finaux qui peuvent y être rangés, d’une taille
maximum de 200Mo
apprendre: • Pour éviter de parcourir de longues étapes pour accéder à votre
dossier, ajouter votre dossier aux FAVORIS, il s’affichera
systématiquement à l’ouverture du DMS; Comment ajouter aux
favoris? Nous vous montrons en pratique.
• Nous pouvons rechercher le dossier de la nouvelle phase appelé
familièrement “nouveau DMS” en entrant dans l’onglet recherche
le PN du programme: 201620327
• Le PN de l’ancienne Phase est: 201321413, dans l’onglet
recherche, entrez le pour déplacer des fichiers de l’ancienne vers
la nouvelle phase.(page 29 du manuel d’utilisation)
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4. DIVERS
A- Changer d’interface( page 14 et 15 du manuel d’utilisation DMS) : Il existe 2 interfaces:
l’interface classique et l’interface smartview. toutes les modifications de paramètres se font dans
l’interface classique du DMS. Vous trouverez comment passez d’un interface à un autre dans le
manuel d’utilisation du DMS, page 14 et 15; Voir lien ci dessous
B- Changer de langues : voir Page 15 du manuel d’utilisation DMS
C- Définir une notification : il est possible de recevoir des notifications à des jours et heures de
votre choix, des fichiers qui sont mis ou modifiés dans le DMS et même de choisir les dossiers
pour lesquels vous souhaitez recevoir ces notifications. voir page 38 et 39 du manuel
d’utilisation DMS
Ci-dessous les liens du Manuel DMS en Différentes langues:
https://dms.giz.de/dms/llisapi.dll/app/nodes/136091627 : manuel d’utilisation DMS en Français
https://dms.giz.de/dms/llisapi.dll/app/nodes/132172264 manuel d’utilisation DMS en Espagnol
https://dms.giz.de/dms/llisapi.dll/app/nodes/109854058 manuel d’utilisation DMS en Anglais
https://dms.giz.de/dms/llisapi.dll/app/nodes/109004529 manuel d’utilisation DMS en Allemand
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