Procédures, Lois, Législation, Arrêté, Compte d’imputation,
Ligne Budgétaire, Exigences légales, concepts de base,
définitions
Cadre général et but de l'audit (Exemple d’Audit qualité :ISO
19011)
Analyse des:
Procédures, Lois, Législation, Arrêté, Compte d’imputation, Ligne
Budgétaire, Exigences légales, concepts de base, définitions
exigences (Iso 9001 v 2015).
L’auditeur :
Recommandations des Procédures, Lois, Législation, Arrêté, Compte
d’imputation, Ligne Budgétaire, Exigences légales, concepts de
base, définitions, des exigences (Iso 9001).
Rôle, responsabilités, déontologie, règles de confidentialité
Préparer un audit
Activités préalables à l'audit
Planification de l'audit
Préparation et techniques de préparation d'audit
Les conditions de réussite
Usages et bonnes pratiques
2
La conduite d’audit :
L'information préalable
La préparation de l'audit
La réunion d'ouverture
Les entretiens, les examens de documents et
d'enregistrements, les visites.
La réunion de clôture d'audit
Le rapport d'audit
L’entretien d’audit
Interviewer – questionner
Ecouter
Observer – identifier – détecter
Reformuler
Constater et Recueillir des preuves
Statuer
3
Technique de reporting et communication écrite
Rapport d'audit
Formulation des écarts
Observations
Pistes d'audits
Etude de cas pratiques.
Actions correctives et suivi d'audit
Exercices pratiques
Préparation des exercices d’audit
Réalisation d’exercices d’audit
Débriefing et échanges au sein du groupe
4
Audit
Un processus systématique, indépendant et
documenté en vue d'obtenir des preuves d'audit et
de les évaluer de manière objective pour déterminer
dans quelle mesure les critères d'audit sont satisfaits
5
preuves d’audit :
enregistrements, énoncés de faits ou autres
informations, qui se rapportent aux critères d’audit et
sont vérifiables
critères d’audit :
ensemble de politiques, procédures ou exigences
déterminées
constats d’audit :
résultats de l'évaluation des preuves d'audit
recueillies, par rapport aux critères d'audit
conclusions d’audit :
résultat d'un audit fourni par l'équipe d'audit après
avoir pris en considération les objectifs de l’audit et
tous les constats d'audit
6
commanditaire de l’audit :
organisme ou personne demandant un audit
audité :
organisme qui est audité
auditeur :
personne possédant la compétence nécessaire pour
réaliser un audit
équipe d’audit :
un ou plusieurs auditeurs réalisant un audit, assistés,
si nécessaire, par des experts techniques
expert technique :
personne apportant à l’équipe d’audit des
connaissances ou une expertise spécifiques
7
programme d’audit :
ensemble d'un ou plusieurs audits planifiés dans un
laps de temps et dans un but déterminés
plan d’audit :
description des activités et des dispositions
nécessaires pour réaliser un audit
champ de l’audit :
étendue et limites d'un audit
compétence :
qualités personnelles et capacité démontrées à
appliquer des connaissances et des aptitudes
8
Les différents types d’audit
Audit « produit » : Prouver l'efficacité du plan de
surveillance
Audit « processus » : Prouver l'efficacité d'un
processus
Audit « système » : Prouver l'efficacité d'une
organisation
9
Les différents types d’audit
Audit interne : outil d’amélioration dans l’entreprise
Audit seconde partie : outil de cohésion avec les
fournisseurs
Audit tierce partie : outil de validation du système
10
Cadre général de l'audit
4 Principes de l’audit
5 Management d’un programme d’audit
5.1 Généralités
5.2 Objectifs et étendue d’un programme d’audit
5.3 Responsabilités, ressources et procédures
relatives au programme d’audit
5.4 Mise en œuvre du programme d’audit
5.5 Enregistrements relatifs au programme d’audit
5.6 Surveillance et revue du programme d’audit
11
Cadre général de l'audit
6 Activités d'audit
6.1 Généralités
6.2 Déclenchement de l’audit
6.3 Réalisation de la revue des documents
6.4 Préparation des activités d’audit sur site
6.5 Réalisation des activités d’audit sur site
6.6 Préparation, approbation et diffusion du rapport
d’audit
6.7 Clôture de l’audit
6.8 Suivi d’audit
12
Cadre général de l'audit
7 Compétence et évaluation des auditeurs
7.1 Généralités
7.2 Qualités personnelles
7.3 Connaissances et aptitudes
7.4 Formation initiale, expérience professionnelle,
formation d’auditeur et expérience d’audit
7.5 Maintien et amélioration de la compétence
7.6 Évaluation des auditeurs
13
Analyse des exigences
« L'organisme doit réaliser des audits internes à des
intervalles planifiés pour fournir des informations
permettant de déterminer si le système de management
de la qualité :
a) est conforme :
1) aux propres exigences de l'organisme concernant le
système de management de la qualité ; et
2) aux exigences de la présente Norme internationale ;
b) est efficacement mis en œuvre et tenu à jour.
14
Analyse des exigences
« L'organisme doit :
a) planifier, établir, mettre en œuvre et maintenir un ou
des programmes d'audit, couvrant notamment la
fréquence, les méthodes, les responsabilités, les
exigences de planification et de compte–rendu des
résultats. Le ou les programmes d'audit doivent tenir
compte des objectifs qualité, de l'importance des
processus concernés, des risques associés et des
résultats des audits précédents ;
b) définir les critères d'audit et le périmètre de
chaque audit ;
15
Analyse des exigences
« L'organisme doit :
c) sélectionner des auditeurs et réaliser des audits
pour assurer l'objectivité et l'impartialité du
processus d'audit ;
d) s'assurer que les résultats des audits sont
communiqués à la direction concernée pour être
évalués,
e) entreprendre sans délai indu les actions
appropriées et
f) conserver des informations documentées comme
preuves de la mise en œuvre du programme d'audit et les
résultats d'audit.
15
Objectifs d’un audit :
Déterminer la conformité où la non-conformité des
éléments du système de management aux exigences
prescrites.
Déterminer l'efficacité des dispositions mises
en œuvre pour satisfaire les objectifs.
16
Objectifs d’un audit :
Satisfaire aux exigences réglementaires.
Permettre la certification du système qualité de
l'organisme audité.
Donner à l'audité l'occasion d'améliorer son système
de management.
17
Iso 19011 : connaissances et savoir faire
18
Intègre : attaché à la vérité, sincère, honnête et discret
Ouvert d’esprit : soucieux de prendre en considération
des idées ou des points de vue différents
Diplomate : faisant preuve de tact et d’habileté dans les
relations avec les autres
Observateur : activement attentif aux activités et à leur
environnement
Perspicace : appréhendant instinctivement et capable de
comprendre les situations
Polyvalent : facilité à s’adapter à différentes situations
Tenace : persévérant, concentré sur l’atteinte des objectifs
Capable de décision : tirer des conclusions fondées sur
un raisonnement et une analyse logiques
Autonome : agit et travaille de son propre chef tout en
établissant des relations efficaces avec les autres
20
Il convient qu’un auditeur sache :
appliquer les principes, procédures et techniques
d’audit,
planifier et organiser le travail de manière efficace,
réaliser l’audit dans le temps imparti,
définir les priorités et se concentrer sur les sujets
importants,
recueillir les informations par des entretiens efficaces, en
écoutant, en observant et en faisant la revue des
documents, des enregistrements et des données,
21
Il convient qu’un auditeur sache
comprendre l’adéquation et les conséquences du
recours à des techniques d’échantillonnage,
vérifier l’exactitude des informations recueillies,
confirmer le caractère suffisant et adéquat des preuves
d'audit pour étayer les constats et les conclusions
d'audit,
évaluer les facteurs qui peuvent affecter la fiabilité des
constats et des conclusions d’audit,
utiliser des documents de travail pour enregistrer les
activités d’audit,
préparer les rapports d'audit,
respecter la confidentialité et la sûreté des informations
22
Pour permettre à l'auditeur de comprendre le champ de l'audit
et d'appliquer les critères d'audit.
Il convient que les connaissances et aptitudes dans le Système de
management et les documents de référence couvrent :
l'application de systèmes de management à différents organismes,
l’interaction entre les composants du système de management,
les normes de système de management de la qualité ou de
système de management environnemental, les procédures
applicables ou d’autres documents de système de management
utilisés comme critères d’audit,
la reconnaissance des niveaux de préséance entre les documents
de référence,
l'application des documents de référence à des situations d’audits
différentes, et
les systèmes et technologies de l'information permettant
l'approbation, la sûreté, la diffusion et la maîtrise des documents,
des données et des enregistrements.
23
Situations organisationnelles :
Il convient que les connaissances et aptitudes couvrent :
la taille de l'organisation, sa structure, ses fonctions, ses
relations,
les processus commerciaux habituels et la terminologie associée,
le contexte culturel et social de l’audité.
Lois, réglementations et autres exigences
applicables pertinentes pour la discipline :
Il convient que les connaissances et aptitudes couvrent :
les codes, lois et réglementations locaux, régionaux et nationaux,
les contrats et accords,
les traités et conventions internationaux, et les autres exigences
auxquelles l’organisme souscrit.
24
L’audité doit :
faciliter une coopération adéquate
accepter les informations sur le calendrier et la
composition de l’équipe d’audit proposés,
fournir l’accès aux documents pertinents, y compris
les enregistrements,
communiquer les règles de sécurité applicables sur
site,
prendre les dispositions logistiques pour l’audit, et
accepter la présence d’observateurs et le besoin de
guides pour l’équipe d’audit.
30
Il convient que le responsable de l'équipe d'audit, en
concertation avec l'équipe d'audit, attribue à chaque
membre de l'équipe la responsabilité d'auditer des
processus, fonctions, sites, domaines ou activités
spécifiques.
Il convient que cette répartition des tâches tienne
compte de la nécessité de s’assurer de
l'indépendance des auditeurs, de la compétence, de
l'utilisation efficace des ressources ainsi que des
divers rôles et responsabilités des auditeurs, des
auditeurs en formation et des experts techniques.
31
L’auditeur doit :
constituer une équipe d’audit.
assurer l'indépendance de l'équipe d'audit par rapport aux
activités à auditer et d'éviter les conflits d'intérêt,
respecter les exigences légales, réglementaires, contractuelles
Il attribue à chaque membre de l'équipe la responsabilité
d'auditer des processus, fonctions, sites, domaines ou activités
spécifiques.
La répartition des tâches peut être modifiée à mesure que se
déroule l’audit pour assurer l’atteinte des objectifs de l'audit.
Les auditeurs en formation peuvent être incorporés à l’équipe
d’audit, mais il convient qu’ils n’auditent pas sans être dirigés ou
conseillés.
32
Activités préalables à l'audit
Planification de l'audit
Préparation et techniques de préparation
d'audit
33
Activités préalables à l'audit
34
Planification de l'audit
Après validation de la faisabilité,
Élaborer un planning tenant compte :
Des contraintes des parties
De la disponibilité auditeurs / audités
Des caractéristiques de l’audit à mener
35
Préparation et techniques de préparation d'audit
36
Préparation et techniques de préparation
d'audit
Ces points doivent être validés :
établir les circuits de communication avec le représentant de
l’audité,
rappeler la légitimité de la réalisation de l’audit,
fournir les informations sur le calendrier et la composition de
l’équipe d’audit proposés,
demander l’accès aux documents pertinents, y compris les
enregistrements,
déterminer les règles de sécurité applicables sur site,
prendre les dispositions logistiques pour l’audit,
se mettre d’accord sur la présence éventuelle d’observateurs
et le besoin de guides pour l’équipe d’audit.
37
Objectifs :
Garantir un outil de travail conforme aux
engagements pris
Donner à l’organisation auditée l'occasion
d'améliorer sa performance.
Permettre la certification du périmètre audité.
Satisfaire aux exigences du référentiel.
38
Les missions de l’auditeur :
Se conformer au champ d’audit qui lui est affecté.
Auditer tout son périmètre, mais rien que son périmètre,
Respecter les exigences du référentiel, de l’audit, de
l’entreprise,
Mener ses activités d’audit de façon indépendante et
exhaustive.
Recueillir les preuves factuelles de conformité ou non
conformité.
Travailler de manière à préserver l’objectivité.
Se garder de juger ou d’apporter des considérations
personnelles face aux écarts constatés.
Recueillir touts les informations nécessaires à l’amélioration
du service.
Livrer en temps et en heure les résultats de son audit.
Préconiser des pistes d’amélioration.
39
Les missions de l’audité :
faciliter une coopération adéquate
accepter les informations sur le calendrier et la
composition de l’équipe d’audit proposés,
fournir l’accès aux documents pertinents, y compris
les enregistrements,
communiquer les règles de sécurité applicables sur
site,
prendre les dispositions logistiques pour l’audit, et
accepter la présence d’observateurs et le besoin de
guides pour l’équipe d’audit.
40
L’auditeur : déontologie et confidentialité
Caractéristiques de l’audit :
Outil efficace et fiable de mesure
Source d’informations factuelles
Permet l’amélioration des performances
Repose sur certains principes essentiels
41
L’auditeur : déontologie et confidentialité
Principes :
Déontologie = confiance,
intégrité,
confidentialité et
discrétion.
C’est le fondement du professionnalisme
Présentation impartiale = obligation de rendre
compte
de manière honnête et précise
42
L’auditeur : déontologie et confidentialité
Principes (suite) :
Conscience professionnelle = posséder les
compétences nécessaires.
Avoir une attitude
diligente et avisée
Indépendance = aucun lien avec l’activité
auditée
Approche fondée sur la preuve = méthode
rationnelle, preuves vérifiables
43
Auditeurs et audités :
courtoisie
dédramatiser
efficacité
bonne préparation
ne pas chercher à piéger l’autre
ne pas juger
ne pas (se) justifier
maîtriser son temps
terminer à l’heure
restituer fidèlement
44
L'information préalable
La préparation de l'audit
La réunion d'ouverture
Les entretiens, les examens de documents et
d'enregistrements, les visites.
La réunion de clôture d'audit
Le rapport d'audit
45
L'information préalable
L’audit doit être prévu, planifié, préparé, par
l’audité
Il doit informer les personnes qui seront auditées
Toute surprise doit être évitée
Dans le cadre de la planification, les structures
auditées doivent connaître les périodes,
périmètres, référentiels et toute information
nécessaire à une bonne préparation d’audit
46
La préparation de l’audit
Préparation des activités d’audit sur site :
Préparation du programme d'audit
Attribution des tâches au sein de l'équipe d'audit
Préparation des documents de travail
47
Revue des documents :
Etablir la liste des documents nécessaires à l’audit :
référentiel,
documentation ,
check list,
suivi des indicateurs qualité,
fiches d'écarts,
enquêtes de satisfaction client,
procédures, etc.
Elaborer un guide d'audit,
Organiser le planning de l’audit
Préparer l’audit, c’est aussi préparer ses conclusions
48
Préparer la réunion d'ouverture
Convoquer et réunir les intéressé(e)s
Présenter l’audit
Dire ce qui sera fait
Dire qui fait quoi
Fixer le timing
49
Réalisation de l’audit :
Répartition des auditeurs sur leurs périmètres
Suivi de l’audit, jalons, pauses, retours d’expérience à
chaud
Réajustement au fur et à mesure si nécessaire
Rattrapage si besoin pour terminer à l’heure
Regroupement pour lancement de la réunion de clôture
50
Vérifier les engagements prévus au plan
d'audit :
Observer les pratiques,
Vérifier la tenue des engagements,
Ne pas oublier d’écrire et de noter, quoi, où, qui , etc.
Communication pendant l'audit
Recueil et vérification des informations
Détecter et classer les écarts
Remarques
Écarts
Non conformités
51
Préparer les conclusions d'audit
Élaborer une synthèse logique
Les constats d'audit
Points remarquables
Points d’amélioration
Validation par les audités
52
La réunion de clôture
Réunir les intéressé(e)s
Dire ce qui a été fait
Dire qui a fait quoi
Relever les écarts, les faire valider
Donner des pistes d’amélioration
Préparer le suivi de l’audit
Laisser parler les intéressés, valoriser le retour
d’expérience
53
Clôture de l’audit :
Conserver et archiver les informations
documentées relatives à l’audit conformément aux
procédures d’audit,
aux exigences légales, réglementaires et
contractuelles
54
1. Interviewer – questionner
2. Ecouter
3. Observer – identifier – détecter
4. Reformuler
5. Constater et Recueillir des preuves
6. Statuer
55
1. Interviewer – Questionner
Maîtriser l’art de poser des questions
Les questions :
claires, courtes, pertinentes
Ne doivent pas mettre mal à l’aise
Ne doivent pas contenir ou induire la réponse
Le vocabulaire :
Utiliser, si possible, le vocabulaire de votre
interlocuteur
Apprendre si nécessaire le jargon du métier
56
1. Interviewer – Questionner
Les questions types
Les questions ouvertes
Les questions fermées
Les questions alternatives : de ces deux
possibilités, laquelle…?
Les question d’inversion : que pourrait-il se passer,
si…?
Les question inductives : considérez-vous que cet
évènement soit à l’origine de… ?
Les questions relais : c’est-à-dire …?
Les questions clés : Puis-je avoir la preuve ?
57
1. Interviewer – Questionner
Les techniques d’analyse
La technique de l’analyse des exigences
La technique de l’analyse par sondage
La technique déductive « de l’entonnoir »
La technique inductive « du cas d’école »
58
1. Interviewer – Questionner
La technique déductive « dite de
l’entonnoir »
Qui Qui est concerné
Quoi Quel but, quelle activité
Où périmètre, agence, secteur géographique
Quand période, fréquence, durée, déclencheur
Comment organisation, moyens, séquence d’activités
Avec qui moyens humains, compétences
Avec quoi moyens techniques
Pourquoi besoin, objectif
Preuves enregistrements, résultats
59
1. Interviewer – Questionner
La technique inductive « du cas
d’école »
Analyse Aval - Amont : analyse par traçabilité
Partir d’un cas particulier et remonter aux processus.
Des effets à la cause.
Des faits particuliers aux lois qui les régissent.
60
1. Interviewer – Questionner
Le style altruiste :
Attitude d’ouverture, attitude positive, accessibilité
Favorise le dialogue, accepte la différence, a
confiance
Accepte l’authenticité
RISQUE : perdre l’objectif
Le style égocentrique :
Ne veut savoir que la réponse à ses questions
Est directif, oriente le dialogue et arrive à ses fins
RISQUE : laisser passer l’information
61
2. Ecouter
auditeur, du latin auditare : être à l’écoute de…
audience : écoute attentive prêtée à quelqu’un qui parle
Les conditions d’écoute:
La volonté (s’engager à…)
La curiosité (ouverture d’esprit)
La patience (disponibilité et temps)
62
2. Ecouter
Les dimensions de l’écoute :
Le dit : les mots, la voix
Le non-dit : les gestes, les regards, les postures
Les freins :
L’environnement : lieu, moment, durée,
contexte,
Les préoccupations personnelles,
Les a priori
La clé de l’écoute : l’empathie
Faculté de s’identifier à quelqu’un, de ressentir ce
qu’il ressent
Etre centré sur l’autre, sur ce qu’il vit…
63
3. Observer – Identifier – Détecter
Etre objectif
Rechercher des faits, Recueillir des preuves
Bannir :
Les impressions
Les sentiments
Les sensations
Les interprétations
RISQUE : incapacité de justifier l’écart détecté
64
4. Reformuler
Reformuler c’est dire en d’autres termes
d’une façon plus concise
d’une façon plus explicite
d’une façon résumée…
… ce que vient de dire et d’exprimer votre
interlocuteur,
sans déformer sa pensée
de manière à obtenir
son « ACCORD »
65
4. Reformuler
La Reformulation permet de :
donner à l’autre la preuve que l’on a bien compris,
constater à chaud et de faire adhérer l’audité à
l’écart constaté,
amener l’interlocuteur à aller plus loin, ou de
l’amener à prendre du recul sur se qu’il dit
lui donner un droit de réponse
vérifier que l’on est bien sur la même longueur
d’onde
mettre en évidence l’essentiel de ses propos
conclure un débat
66
4. Reformuler
Les procédés graduels de la reformulation :
La reformulation reflet : je paraphrase
La reformulation résumé : je reprend l’essentiel
La reformulation clarification
RISQUE si absence de reformulation : avoir des
difficultés lors de la réunion de clôture pour faire
accepter un écart
67
5. Constater et recueillir des preuves
L’exigence (le critère) + le fait (la preuve)
entraîne un constat d’audit :
conforme / non – conforme
Conforme : classement
Non - conforme :
Systématique (récurrent) ou occasionnel ?
Majeur (compromet l’efficacité du système, peut
entraîner une non satisfaction client) ou mineur ?
Documentaire (ne correspond pas à une exigence
du référentiel) ou d’application (défaillance dans la
mise en œuvre) ?
68
6. Statuer
C’est-à-dire, mettre en évidence un écart
Le signaler et le caractériser par des faits
Mesurables, quantifiables, vérifiables,
Observables,
Indiscutables.
Eviter et proscrire les opinions :
discutables et subjectives,
qui dépendent du point de vue et des
références culturelles,
qui correspondent à un préjugé basé sur la
connaissance et les références personnelles.
69
Rapport d'audit
Formulation des écarts
Observations
Pistes d'audits
Actions correctives et suivi d'audit
70
Rapport d'audit
le rapport d’audit doit être formalisé, mais rien
n’est dit sur la forme.
en interne, adapter la forme sur les modèles
documentaires de l’entreprise
sinon, élaborer un modèle de rapport d’audit
présenter de manière synthétique et aexhaustives
les informations nécessaires à la compréhension
de l’audit
71
Rapport d'audit
il est préférable que le document soit élaboré en
amont de l’audit
il est souhaitable de commencer à le renseigner
avant de mener l’audit
anticiper la rédaction pour n’avoir que les constats
et recommandations éventuelles à rédiger après
l’audit
Exemple de rapport d’audit
72
Formulation des écarts
Rappel
L’exigence (le critère) + le fait (la preuve) entraîne un
constat d’audit : conforme / non – conforme
Conforme : classement
Non - conforme :
Systématique (récurrent) ou occasionnel ?
Majeur (compromet l’efficacité du système, peut
entraîner une non satisfaction client) ou mineur ?
Documentaire (ne correspond pas à une exigence
du référentiel) ou d’application (défaillance dans la
mise en œuvre) ?
73
Formulation des écarts
les écarts doivent être formulés de manière
factuelle
ils doivent avoir été mentionnés et approuvés en
réunion de clôture
ils ne doivent pas pouvoir être contestés ou remis
en cause
leur formulation doit amener la recommandation
d’amélioration
74
Observations
des observations peuvent être insérées dans la
mesure où elles apportent quelque chose
généralement, elles concernent des sujets « hors
exigences normatives », de type organisationnels
sous forme de constat, elle doivent contenir un
élément de réponse
sous forme de voie d’amélioration, elles doivent
être justifiées
75
Pistes d'audits
les constats peuvent éventuellement mentionner
des pistes d’audit
cela concerne le plus souvent des audits
processus
cela peut concerner des audits « produit » ou
prestation de service
si des pistes sont mentionnées, les justifier
76
Actions correctives et suivi d'audit
rester vigilant : un audit ne se termine réellement
que quand les actions correctives induites par l’audit
sont :
décidées
planifiées
menées
terminées
et que leur efficacité est mesurée
et enregistrée
77
Suivi d’audit :
Les conclusions d’audit peuvent mentionner la
nécessité d’actions correctives, préventives ou
d’amélioration.
Ces actions sont décidées et réalisées par l’audité.
Il convient de vérifier l’achèvement de ces actions.
Cette vérification peut faire l’objet d’un audit
ultérieur.
78
En résumé
Synthèse et formalisation des écarts
Recueil de l'assentiment des audités sur les écarts
détectés et leur classement
Rédaction du rapport d'audit
Evaluation et suivi des actions correctives
proposées
79
Principes à respecter :
ne pas auditer son périmètre
Composition des groupes
un auditeur : un audité
ordre de passage des groupes
Définir le périmètre de l’audit
quel chapitre de l’iso 9001 ?
Ebaucher un plan d’audit
nous le validerons
Réfléchir à la check list de questions
80
Finalisation et validation du plan et de la grille de
questionnement :
1h
Mise en situation, groupe par groupe :
20 mn maximum
Retour d’expérience après chaque audit
Apports complémentaires au fur et à mesure des
audits, complément d’information, conseils…
En fin d’exercices :
débriefing et échanges au sein du groupe
81