LE RAPPORT
Le rapport permet à son destinataire de
prendre la décision d’agir.
La rédaction d’un rapport répond dans la
plupart des cas à une demande du manager qui
a besoin de s’informer sur une question pour
prendre une décision.
Toutefois, une assistante peut très bien rédiger
un rapport de sa propre initiative. C’est une
façon très professionnelle de présenter une
proposition (réorganisation ou achat d’un
matériel, par exemple) à son manager.
Il y a différents types de rapports, le plan peut
varier en fonction du type de rapport.
Toutefois la méthode que je vous propose
s’applique dans tous les cas.
ÉTAPE 1 – BIEN FAIRE PRÉCISER LA DEMANDE
C’est cette première étape qui va guider tout
votre travail et circonscrire utilement le champ de
votre travail.
Le destinataire du rapport
Qu’attend-il précisément de vous ?
Quels sont ses enjeux ?
À quoi le rapport va-t-il lui servir ?
Que connait-t-il déjà du sujet ? (pour éviter de le
submerger d’informations dont il a déjà
connaissance).
A-t-il connaissance d’études déjà existantes sur le
sujet ?
La situation
Quel est le contexte ?
Quelles sont les raisons du rapport : incident,
cours normal des choses ?
ÉTAPE 2 – RASSEMBLER ET TRAITER L’INFORMATION NÉCESSAIRE
Les sources d’informations sont nombreuses, tant
en interne qu’en externe. Il peut s’agir
d’entretiens, de documentations, de notes de
lecture, de comptes rendus, etc. Il importe à cette
étape d’être exhaustif sans non plus se laisser
submerger par les informations.
Sélectionner les informations les plus pertinentes
au regard de la demande.
ÉTAPE 3 – FAIRE SON PLAN
Le rapport est habituellement organisé selon
le plan classique : introduction,
développement, conclusion.
Le plan proposé ci-dessous est tout à fait
classique. En fonction du type de rapport, le
développement pourra être différent, mais
l’introduction et la conclusion conserveront
le même rôle.
L’introduction
Elle renseigne le destinataire sur:
- l’objet du rapport,
- la cause qui l’a motivé,
- son importance, son intérêt.
- Elle doit être précise, brève et complète.
- On peut être tenté de faire l’impasse sur
l’introduction, car elle rappelle des choses qui
semblent évidentes. Elle présente pourtant
deux avantages:
- 1-elle permet de reformuler la demande et donc
de s’assurer de la bonne compréhension
réciproque.
- 2- il sera bien utile de se remémorer le contexte
si on doit relire le rapport plusieurs mois après.
Le développement
Il comprend classiquement trois parties:
- L’analyse de l’existant : un constat objectif et
factuel de la situation.
- La critique de l’existant : les points positifs, les
points négatifs. C’est une analyse et une
interprétation des faits à la différence de la
partie précédente qui se doit d’être très
descriptive et factuelle.
- Des propositions de recommandations avec leurs
avantages, inconvénients et moyens nécessaires.
Les propositions doivent être argumentées.
La conclusion
Elle n’est pas un résumé du développement.
C’est la réponse à la question posée.
Elle reprend les recommandations et met en
avant la solution préconisée par l’auteur. Elle
ne doit pas apporter d’élément nouveau par
rapport au développement.
ÉTAPE 4 – RÉDIGER LE RAPPORT
Les règles générales de rédaction des documents
s’appliquent aussi aux rapports : phrases courtes,
paragraphes bien structurés, vocabulaire compréhensible.
Pour que le rapport soit facile à lire, il est important de
soigner la forme :
-Faites court, clair et précis,
Si certains points demandent une explication
complémentaire, n’hésitez pas à les renvoyer en annexe.
Cela rendra la lecture de votre rapport plus fluide.
Si le document dépasse 2 ou 3 pages, n’hésitez pas à
l’accompagner d’un sommaire,
Si c’est pertinent, accompagnez votre texte de tableaux,
de graphiques,
Donnez des titres parlants aux différentes
À retenir
Pour être efficace, il est important de soigner
la première étape et donc de bien comprendre
la demande. C’est fondamental pour bien y
répondre et éviter le « hors sujet ».
Par opposition au compte rendu, l’auteur du
rapport prend position et donne son avis.
Le rapport est avant tout un document
opérationnel. Votre manager doit y trouver
rapidement la réponse à la question qu’il se
pose. La forme (structure, rédaction et mise
en page) a donc toute son importance.
Veillez à bien argumenter vos préconisations
et vos conclusions.
PERSONNE EMPLOYER DANS LE
RAPPORT
La première personne du singulier « JE »:
- Lorsque le rapport prend la forme d’une
lettre, le rapporteur intervient en son nom
personnel
La première personne du pluriel « nous »:
Lorsque c’est une étude collective, le
rapporteur parle au nom du groupe
représenté
La troisième personne du singulier « Il »:
C’est la forme la plus utilisée
