Giving Effective Performance Feedback
Topics Covered
Avantages de donner une rétroaction efficace
Étapes pour donner une rétroaction efficace
Documenter les commentaires
L’essentiel d’une bonne documentation
Exemple de documentation de rétroaction
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Benefits of Giving Effective Performance Feedback
# 1 Moteur de performance
Aide le personnel à comprendre les progrès réalisés dans
l’établissement des attentes et des objectifs
Reconnaît les contributions du personnel
Améliore la productivité et l’engagement du personnel
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Steps to Effective Feedback
Plan
Timing
Donner le ton
Donnez des détails
Encourager le dialogue
Prévoyez du temps pour les questions et les
éclaircissements
Coach - Offrir des recommandations
Fixer des objectifs et planifier le suivi
Résumer 4
Plan
Examiner les documents et les renseignements
pertinents
Notes tirées de réunions avec des subordonnés directs
Produits du travail
Commentaires des clients internes et externes
Objectifs de rendement établis et progrès dans
l’établissement des objectifs
Toute autre information pertinente
Développer des points de discussion sur les choses dont
vous voulez discuter dans la session
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Timing
Informer le membre du personnel de la réalisation et de
l’atteindre les objectifs
Tenir dans un endroit privé
Évitez les distractions
Consacrez suffisamment de temps
La rétroaction devrait être fournie sur une base régulière
et aussi près que possible du moment où le problème ou
l’événement s’est produit.
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Donner le ton
Mettez l’accent sur le positif – ce qui va bien
Évaluer le rendement; pas la personne
Soyez respectueux, sans jugement, honnête
Restez calme et professionnel, même si les émotions
montent
Établir un cadre propice au dialogue
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Citez les détails
Identifier les actions spécifiques, les comportements où
les attentes ont été satisfaites et non satisfaites
Donnez des exemples spécifiques
« Dans votre dernier rapport mensuel, il y avait des
erreurs dans le calcul des soldes pour chaque catégorie
de budget. Par exemple, vous n’avez pas pris en
considération certaines des dépenses engagées en
septembre dans la catégorie des voyages et des
divertissements, ce qui a entraîné un solde inexact pour
cette catégorie.
Discuter de l’impact du rendement sur la structure ou
l’organisation 8
Encourager le dialogue
N’autorisez pas les interruptions extérieures
Le silence est d’or – Il est temps de réfléchir et de réagir
S’engager dans l’écoute active
Accuser réception des commentaires des membres du personnel
Donnez aux membres du personnel le temps de :
discuter de son évaluation du rendement ou de l’événement
discuter de ses besoins en matière de formation et de ressources
poser des questions
Identifier les lacunes en matière de compétences
Solliciter les idées des membres du personnel sur la façon dont le
rendement peut être amélioré 9
Fixer des objectifs et planifier le suivi
Établir des attentes claires en matière de rendement
Demandez au membre du personnel quelles mesures il
prendra pour améliorer le rendement
Proposer des recommandations pour améliorer les
performances
Discuter des plans de suivi
Réunions régulières
Comment le membre du personnel devrait communiquer
les progrès et demander de l’aide, au besoin
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Résumez et terminez sur une note positive
Résumer les points importants abordés
Demandez à un membre du personnel de discuter du
plan d’amélioration
Exprimer sa confiance dans la capacité des membres du
personnel à atteindre leurs objectifs
Encouragez les membres du personnel à vous consulter
souvent
Exprimer sa volonté d'« encadrer » un membre du
personnel
Commentaires sur les documents
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Documenter les commentaires
Pourquoi est-il essentiel de documenter les
commentaires que vous donnez au personnel tout au
long du cycle d’évaluation?
Vous rappelle les domaines de performance / sujets qui
ont été couverts avec le membre du personnel
Résume les plans d’action
Examiner les domaines nécessitant un suivi
Impossible de se souvenir avec précision de tous les
commentaires donnés au personnel
Fournit une base pour les évaluations semestrielles et
annuelles 12
L’essentiel d’une bonne documentation
Inclure la date de rétroaction, le nom du membre du
personnel
Résumer les sujets/domaines couverts
Résumer les plans d’action
Domaines nécessitant un suivi
Réponse d’un membre du personnel aux commentaires
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Exemple de documentation
Joe White – 13-06-2014
Sujets abordés : Amélioration du respect des délais de
présentation des rapports mensuels; les rapports ont été
soumis à temps pendant 3 mois; l’exactitude des
rapports doit être améliorée – il manque des
renseignements sommaires sur le programme, les
dépenses du programme ne sont pas toujours exactes, le
format du rapport n’est pas conforme au modèle établi
Plan d’action proposé par Joe : Ébauche du rapport au
moins 2 jours avant la date limite, preuve de l’exactitude
et du format, preuve à nouveau avant la soumission
Se réunira à nouveau après la soumission du prochain 14
