GESTIONNAIRE DE PARC
AUTOMOBILE
CNFPT Réunion - 2 & 3 décembre 2013
© VW
LES THÈMES ABORDÉS
Le rôle du Gestionnaire de Parc Automobile
Les différents types de gestion
Les outils de gestion
Les contraintes règlementaires et politiques
Les Procédures d'achats
L’Atelier intégré
Le TCO
Les Objectifs
Les tableaux de bord
Les recherches d'économies
LE RÔLE DU GESTIONNAIRE
DE PARC AUTOMOBILE
LE RÔLE DU GESTIONNAIRE DE PARC
AUTOMOBILE
Quel est son rôle exact ?
Fiche 1 (lien internet)
Fiche 2 (Lien internet)
Et vous ?
LES DIFFÉRENTS TYPES DE
GESTION D’UN PARC AUTOMOBILE
LES DIFFÉRENTS TYPES DE GESTION
Le Parc en Pleine Propriété
Achat des véhicules neufs ou occasion
Gestion de l’entretien (en régie ou externalisé)
Gestion de la politique de remplacement et de la revente
Totale maîtrise du parc
LES DIFFÉRENTS TYPES DE GESTION
Fleet Management
Le Fleet Management consiste à confier à un tiers la gestion
de son parc automobile, que les véhicules soient loués ou
achetés. Le Fleet Manager est avant tout un intégrateur de
données et un point de contact unique entre les fournisseurs,
les utilisateurs et la collectivité. Le Fleet Manager se
rémunère sous forme d'honoraires fixes, calculés par véhicule
et facturés chaque mois.
Exemple : offre UGAP :
Gestion générale du véhicule
Entretien courant, réparations consécutives à une panne, réparations consécutives à un accident, bris de
glace, contrôle technique, expertise.
En option
Gestion des pneumatiques, du dépannage/remorquage, du véhicules de remplacement en cas
d’immobilisation (uniquement véhicules légers), de la relation avec l’assureur en cas de sinistre, des
données de carte carburant .
LES DIFFÉRENTS TYPES DE GESTION
Location Longue Durée
Financement de l’achat du véhicule assuré par un prestataire en
échange d’un loyer. Possibilité d’associer une prestation de Fleet
Management
Argumentaire des Loueurs :
Maîtrise des budgets (loyer fixe et mensuel connu d’avance)
Préservation de la capacité de financement pour la collectivité (transfert
des dépenses du budget d’investissement vers le budget de
fonctionnement)
Transfert des risques (dépréciation de la valeur résiduelle)
Souplesse d’utilisation :
adapter les paramètres de votre contrat de location en fonction de vos
besoins
ajuster les caractéristiques (durée / kilométrage) si l'utilisation réelle
diffère des prévisions.
Valorisation de l’image de la collectivité (véhicules récents)
LES OUTILS DE GESTION D’UN
PARC AUTOMOBILE
LES OUTILS DE GESTION
LES OUTILS DE GESTION
Gestion du parc et des consommations.
Recenser l’ensemble des informations administratives, techniques et financières
concernant chaque véhicule (carte grise, coût d’acquisition, calcul des
amortissements, taxes, contrat de location...)
Décomposer dans l’arborescence les équipements embarqués (Téléphone, GPS,
Extincteurs,…) ou montés (bras de levage, hayon, benne...) sur chaque véhicule
Automatiser intégralement la récupération des informations des prises de
carburant, contrôler et analyser les consommations
Faciliter le suivi des opérations techniques (contrôles réglementaires,
techniques,…) et des opérations administratives (suivi des affectations, des
sinistres, des taxes, des contrats d’assurance, des permis …) avec des alertes en
cas d’évènements liés à ceux-ci
Gestion des réparations
Enregistrer, classer et regrouper les demandes de réparation afin de mieux
coordonner et planifier les travaux
Suivre l’état d’avancement des demandes de réparation et la charge globale des
ateliers
Accroître la qualité des prestations (programmation de l’entretien, meilleure
communication vers les demandeurs et réduction des délais d’intervention)
Imputer le coût des prestations aux bénéficiaires
LES OUTILS DE GESTION
La qualité des données se doit d’être indiscutable. Ce qui
suppose d’en valider la source en amont, d’en surveiller
la mise à jour et d’en éviter les ressaisies multiples au fil
de l’eau. Il faut simplifier le travail des collaborateurs
avec un logiciel et des processus accessibles et solides.
Intégration des données extérieures (carburant, travaux
externalisés etc.)
LES OUTILS DE GESTION
Quelques Logiciels
LES OUTILS DE GESTION
Outil d’aide à la décision
Base d’un reporting fiable
Les outils de gestion de flotte font aussi partie du
système d’information de la collectivité avec lequel ils
doivent échanger
LES CONTRAINTES
LES CONTRAINTES
(RÈGLEMENTAIRES ET POLITIQUES)
Environnementales
LaLoi sur l’Air et l’Utilisation Rationnelle de l’Energie (LA
URE)
Normes pollution Euro
Liées à la sécurité
Politiques
Objectifsde maîtrise ou réduction du parc
Véhicules Energies Nouvelles
LES PROCÉDURES D’ACHATS
Très nombreux achats : Véhicules, Carburants, Pièces
détachées, Pneumatiques, Lubrifiants, Matériel d’Atelier
etc.
Consultations (Marchés, MAPA)
UGAP
L’ATELIER INTÉGRÉ
L’ATELIER INTÉGRÉ
L’Atelier Intégré est-il Compétitif ?
Depuis quelques années, les ateliers intégrés sont en danger. La mode est à
l’externalisation car les collectivités ont décidé de se concentrer sur leur
cœur de métier : leur mission publique. Cela étant, les ateliers intégrés
peuvent encore avoir leur utilité et, dans certains cas, s’avérer
indispensables. C’est le cas notamment lorsque la collectivité doit
entretenir des engins spécifiques qui ne peuvent être immobilisés sous
peine de mettre en péril ses missions de service public.
L’évolution des coûts
Les constructeurs automobiles espacent de plus en plus les révisions
de leurs véhicules. Mais les véhicules des collectivités roulent peu et
effectuer une révision tous les ans reste indispensable. L’effet de
l’espacement des révisions ne s’est donc pas fait ressentir dans le
cadre des collectivités territoriales et des établissements publics, de
plus, le coût de la main d’œuvre extérieure a lui aussi fortement
augmenté.
L’ATELIER INTÉGRÉ
Un contrôle nécessaire
Quelle que soit la solution retenue (atelier intégré ou
externalisation), la collectivité doit mettre en place un processus
précis pour s’assurer du bon entretien de ses véhiculesLe responsable
de parc doit s’organiser pour mener des actions d’entretien préventif.
Le logiciel de gestion doit enregistrer toutes les interventions
nécessaires. Anticipation des révisions, Des contrôles techniques. Si
l’entretien est confié à des ateliers extérieurs, mise en place d’une
procédure pour autoriser les interventions sur le véhicule. « Le
gestionnaire ne doit pas se contenter de vérifier les factures ».
Si la collectivité décide de conserver son atelier, l’activité doit être
évaluée. Le responsable du parc va enregistrer les temps passés et les
pièces consommées pour chaque intervention. Calcul d’un coût
horaire, mais aussi établissement de statistiques de coût selon la
marque et le type de véhicule.
L’ATELIER INTÉGRÉ
Des avantages Théoriques
L’atelier intégré assure des services de proximité sur mesure, permet de
gérer des parcs hétéroclites, accroit la disponibilité des véhicules grâce à
leurs amplitudes horaires, permet de traiter des véhicules potentiellement à
risques (en fonction des compétences de la collectivité : Ordures
ménagères, nettoiement etc.) et engendre davantage d’économies
lorsqu’ils sont bien gérés.
L’atelier intégré permet de faire baisser les coûts :
Les conditions négociées sur le prix des pièces détachées sont
meilleures que celles qui sont obtenues dans l’atelier d’un
concessionnaire.
Le prix des lubrifiants est largement favorable. Les volumes d’achat
permettent d’obtenir des remises confortables. Parallèlement, la main
d’œuvre n’est pas assujettie à la TVA et les temps passés sont sous
contrôle
Au principe de réalité
Les compétences doivent suivre l’évolution des techniques.
Généralement : sous-utilisation du personnel, multiplication des petites
interventions curatives, coût des stocks
Outils de gestion souvent incomplets
ETUDE VILLE DE CLERMONT-FERRAND
Interventions réalisées en 2012
Répartition des interventions par catégorie Temps M.O. par catégorie (en h)
2 ROUES 2 500.00
3% BERLINES
MATERIELS DE 12%
2 000.00
NETTOIEMENT
31% CAMIONS
5% 1 500.00
ENGINS DIVERS
6% 1 000.00
500.00
Bureau Municipal 4 février 2013
FOURGONNETTES
0.00
16%
PETITS
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UTILITAIRES
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FOURGONS
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Remarque : Les agents du garage ne possèdent pas les habilitations ni les outils de diagnostic et
d’atelier pour
22intervenir sur le GPL, le GNV ou la partie motorisation Electrique.
Les interventions de ce type sur berlines et fourgonnettes sont donc sous traitées auprès des
constructeurs, par contre les interventions purement ‘mécaniques’ sont réalisées en interne.
Les autres catégories de véhicules et matériels sont réparées en régie.
L’ATELIER INTÉGRÉ
Les avantages
Réactivité
Coût des pièces
Polyvalence des agents
Connaissance du matériel hétéroclite et technique
Priorisation des interventions en fonction des missions de la
collectivité
Les inconvénients
Multiplication des technologies à maîtriser
Normes de sécurité (humain et matériel)
Investissements d’infrastructure et matériel
Taux d’activité des agents généralement constaté
LES OUTILS D’AIDE À LA PRISE
DE DÉCISION
LE TCO
Total Cost of Ownership
Coûts d'achat ou de financement des véhicules et des
équipements nécessaires, valeurs de revente, frais fixes,
assurances et taxes (TVA, bonus-malus, carte grise...) sans
oublier les frais d'utilisation, les entretiens programmés, les
pièces d'usure, les coûts de carburant et autres interventions
de réparations
Approche complète d'optimisation des coûts de
fonctionnement où toutes les dépenses sont analysées.
Critère de choix déterminant au moment de la constitution ou
du renouvellement d'un parc automobile
LE TCO
Coûts Prévisibles
Achat ou Loyer
Carburant
Entretien courant
Assurance
Fiscalité
Coûts non Prévisibles
Surconsommation liée à l’attitude du conducteur
Coûts liés à la sinistralité
Frais associés à la gestion de flotte
LE TCO
LES OBJECTIFS
Spécifique : décrit précisément la situation et les
résultats à atteindre. L'objectif est précis et sans
équivoque.
Mesurable : par des indicateurs nécessaires et suffisants.
En répondant à des questions simples, on peut savoir si
l'objectif est atteint ou non.
Ambitieux : implique un effort, un engagement.
Réaliste : prend en compte les moyens, les compétences
disponibles et le contexte.
Temporel : défini dans le Temps avec une durée, une
date butoir, des étapes...etc.
LES TABLEAUX DE BORD
Définition d’indicateurs stratégiques
Consommations
Kilométrage
Activité Atelier
Usage pool
Etc.
Définition de la périodicité selon les indicateurs
Hebdomadaire
Mensuelle
Annuelle
LES RECHERCHES D’ECONOMIES
Réalisation d’un Audit
Les caractéristiques et l’évolution du parc
L’utilisation réelle des véhicules et matériels
Connaissance précise des coûts
Adéquation véhicules (matériels) - missions
Sinistralité
LES RECHERCHES D’ECONOMIES
Les Leviers
Véhicule adapté aux missions confiées
Traquer le suréquipement
Mutualisation de véhicules
Eco conduite (baisse sinistralité et consommations pouvant
déboucher sur négociation contrat assurance)
Car Policy (mise en place d’une charte d’utilisation des
véhicules de la Collectivité)
Etablir clairement des Objectifs
MERCI DE VOTRE ATTENTION
