La lettre administrative
412-CA0-LG
Qu’est-ce qu’une
lettre
Une communication écrite adressée à
quelqu’un et répondant à des règles
précises de mise en page et de rédaction
La lettre administrative
Suit des règles bien précises : Doit être écrite clairement et
simplement
de rédaction
de présentation
de disposition
Se divise en trois grandes parties :
Mentions préliminaires (6)
La lettre Corps de la lettre (4)
administrative Mentions complémentaires (3)
1
En-tête
Mentions Première page seulement
préliminaires
Contient la dénomination sociale
Nom de l’entreprise + logo + coordonnées
Mentions préliminaires
Mode d’acheminement Exemples
2
Masculin RECOMMANDÉ
Majuscule URGENT
e s o nt
Accentué
i o ns n EXPRÈS
m e nt – t r è s
Souligné Ces a t o i r es PAR MESSAGERIE
s ob lig n e l e s
pa n t , on PAR TÉLÉCOPIE
e
souv ise pas
3 Nature de l’envoi
util
Exemples
Masculin PERSONNEL
Majuscule CONFIDENTIEL
Accentué SOUS TOUTES RÉSERVES
Souligné
Mentions préliminaires
4
Lieu et date
Essentiels
Sainte-Thérèse, le 25 novembre 2022
• Sans point à la fin de cette mention
• Le nom du jour de la semaine n’est jamais
indiqué (lundi, mardi, etc.)
Mentions préliminaires
5
Vedette Madame Hélène Tremblay Gagnon
Nom et coordonnées du destinataire Directrice des ressources humaines
Société Promatec
Aligné à gauche 1056, rue Saint-Denis, bureau 500
Quatre lignes vides après la date Montréal (Québec) H2L 8N4
Format
Formule de civilité (au long), prénom nom
Titre (fonction)
Nom de l’entreprise
Adresse 1 (No, Rue, App. Bureau)
Adresse 2 (Ville (Province) Code postal)
5 lignes maximum
Limiter les abréviations*
Abréviations nécessaires
Madame Ginette Hudon
45, boulevard des Grands-hurleurs-de-kamouraska app. 2
Sainte-Catherine-de-la-Jacques-Cartier (Québec) J8U 7T6
Abréviations nécessaires
Madame Ginette Hudon
45, boul. des Grands-hurleurs-de-kamouraska app. 2
Sainte-Catherine-de-la-Jacques-Cartier QC J8U 7T6
Mentions préliminaires
Objet : Acceptation de votre offre de service
6
Objet
Indique brièvement ce sur quoi porte la lettre
Une ligne
Faciliter la compréhension et le classement
Gauche ou Centré sur la page (selon l’alignement de la lettre), deux lignes sous la vedette,
deux lignes au-dessus de l’appel
Format :
Mention « Objet » suivi de deux points « : »
Formulation explicite qui commence par une majuscule
Pas de point à la fin de la mention
En gras
Un nom d’action suivi d’un complément
Corps de la lettre
7
Appel On évite « À qui de droit, »
Formule de civilité (au long)
Aligné à gauche
Suivi d’une virgule
Exemples :
Madame,
Monsieur,
Mesdames,
Madame,
Monsieur,
Corps de la lettre
8
Corps de la lettre (Texte)
Clarté, précision, concision et courtoisie
Trois parties :
Introduction
1er paragraphe de la lettre
On établit le contact
On amène rapidement le sujet
Développement
On expose le message
On explique
On informe
Une idée principale par paragraphe
Conclusion
Synthèse et invite à l’action
Corps de la lettre
9
Salutation
Formule de politesse qui termine la lettre
(on reprend l’appel)
Exemples :
Recevez, Monsieur, nos salutations distinguées.
Agréez, Monsieur, l’expression de mes sentiments distinguées.
Veuillez recevoir, Madame, mes plus cordiales salutations.
Nous vous prions d’agréer, Monsieur, nos salutations distinguées.
À éviter
Amicalement, Bien à vous, Cordialement vôtre, Sincèrement vôtre, Votre dévoué.
Corps de la lettre
10
Signature
On n’utilise pas de titre de civilité
Position selon l’alignement
Quatre lignes après la salutation.
Exemples de signature
Selon le poste
Fonction particulière Sans fonction particulière
La présidente,
Rosalie Tremblay Rosalie Tremblay
Rosalie Tremblay Rosalie Tremblay
Agente de bureau
Exemples de signatures
Plusieurs signataires : selon le niveau hiérarchique
À gauche À droite
Le directeur-adjoint, Le directeur,
Michael Leblanc Sylvain Charbonneau
Michael Leblanc Sylvain Charbonneau
Si les signataires occupent un poste de même niveau, les signatures sont placées une
sous l’autre en ordre alphabétique (nom de famille)
Exemples de signatures
On signe pour quelqu’un
Pour la présidente, Catherine Lavallée
Mélanie St-Onge
Mélanie St-Onge
Technologue
Exemples de signatures
Sur une lettre de présentation (avec CV)
Mélanie St-Onge
Mélanie St-Onge
123, rue du Collège
Sainte-Thérèse (Québec) J7N 4R5
Mentions complémentaires
11
Initiales d’identification
Identifie la personne qui a dactylographié/mis en page la lettre et le rédacteur
de la lettre
1. Les initiales du signataires : MAJUSCULES
2. Barre oblique
3. Les initiales de la personnes qui a saisie la lettre : minuscules
À gauche ou en-dessous du nom manuscrit du signataire
Johanne Cléroux met en page une lettre que monsieur Robert Joseph a
Si c’estrédigée.
la mêmeM. personne : on la
Joseph signera nelettre
met pas d’initiales
Robert Joseph
RJ/jc Robert Joseph
Technicien
Mentions complémentaires
12
Pièces jointes
Indique que des document sont joints à la lettre
Aligné à gauche, sous la signature et sous les initiales (s’il y a lieu)
On peut écrire pièce(s) jointe(s) en toutes lettres ou l’abréviation p. j.
Lorsque non-abrégé, suivi de deux-points « : »
Le titre de la pièce jointe commence par une majuscule.
On peut également
p. inscrire le nombre
j. Formulaire de pièce jointe plutôt que le titre
d’inscription
Pièce jointe : Curriculum vitæ
Pièces jointes : 8
Mentions complémentaires
13
Copie conforme
Indique qu’une copie de la lettre a été envoyée à une ou plusieurs autres
personnes
Sous la mention Pièces jointes (s’il y a lieu)
Aligné à gauche
Copie conforme Abréviation possible : c. c.
Suivi d’une tabulation
Les noms en ordre alphabétique un sous l’autre
Les titres de civilitéCopie
abrégés
conforme M. Claude Rocher
Aligner les noms avec
c. c. un taquet de tabulation
M. Jean Dubuc, chef de
service
Les particularités
ALIGNEMENT ET GRILLE D’AUTOCORRECTION
Les alignements d’une lettre
Un alignement
Deux alignements
Trois alignements
Plus équilibrée visuellement
Préconisée dans le monde professionnel
Règles générales
Style Sans interligne utilisé
Taille des caractères 12 pts
Alignement justifié
Marges Normales
Voir la grille d’autocorrection
