Fiche de description de poste
La description du poste se fait en 8 rubriques clés :
1. L’identification du poste
2. Les missions principales
3. Les activités principales
4. Les relations internes et externes
5. Les résultats attendus
6. Les indicateurs de performance
7. Le profil des compétences
8. Perspectives d ’évolution
01 L’identification du poste
Il s’agit d’une rubrique qui permet positionner la fonction dans sa filière d ’appartenance. A ce titre elle précise :
L’intitulé de la fonction : exp. Vendeur
L’intitulé de la fonction du supérieur hiérarchique direct: exp. Chef de secteur 1
Fiche de description de poste
02 Les missions principales
Il s’agit de définir en quelques lignes de manière synthétique la raison d’être de la fonction décrite au sein de l’organisation
La mission se résume en une seule phrase composée d’un verbe d’impact précisant le niveau direct de la responsabilité du poste dans la production
du résultat + un domaine de résultat sur lequel le poste exerce une responsabilité
Assurer ou garantir (Responsabilité totale)
Contribuer ou participer (Responsabilité partielle)
Exemple : Poste de gestionnaire des concours de recrutement du personnel
Mission : Contribuer à l’organisation et au déroulement des épreuves des concours de recrutement du personnel
Exemples de mauvaises définitions de la mission :
1. Le pompier : la mission du pompier est d ’éteindre le feu
2. la mission du médecin est d ’établir des ordonnances après consultation du patient
2
Fiche de description de poste
03 Les activités principales
Une activité désigne un regroupement de tâches coordonnées dans le cadre d’un processus produisant un résultat final ou intermédiaire.
- Les activités indiquent ce que le salarié fait réellement, elles sont exprimées par un verbe d’action (concevoir, développer, conduire, conseiller,
construire, informer, animer, …)
- Quand c’est possible, il est souhaitable :
- de les quantifier, de manière à donner une représentation de l’importance de chaque activité
- d’indiquer leur périodicité d’exécution
Exemple : Quand la mission est « Contribuer au secrétariat et à l’accueil », les activités seraient :
• Gérer le courrier du chef d’établissement
• Transmettre aux intéressés les courriers administratifs et autres documents
• Assurer l’accueil physique et téléphonique de l’établissement
Une tâche correspond à un ensemble d’actes réalisés par un individu dans le cadre d’une activité. Elle consiste en un ensemble de gestes ou d’actions
élémentaires
Exemple de tâche pour le cas d’une assistante de Direction : Saisir Les RDV sur le PC 3
Fiche de description de poste
03 Les activités principales
Exemples d’activités pour un cadre comptable :
Élaborer le compte d’exploitation et les bilans comptables
Etablir les états financiers annuels (liasses comptables et fiscales)
Etablir le rapprochement bancaire
Assurer le suivi de la comptabilisation des factures/ fournisseurs
Assurer la comptabilité client
Assurer le suivi des opérations bancaires et comptables
Participer à l’élaboration des comptes d’exploitation générale mensuels et les arrêtés trimestriels
Veiller sur la bonne application du plan comptable et des traitements et procédures comptables;
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La déclinaison des missions en activités
La matrice de répartition des responsabilités
Dans le cadre d’ateliers collectifs, il s’agit de décrire puis d’analyser de manière critique l’organisation opérationnelle du travail au sein de chaque entité
de l’Institution à partir de la matrice suivante :
Rôle Elaborer Décider Réaliser Contrôler
Activité
A1
A2
A3
A4
5
Fiche de description de poste
04 Relations internes et externes
Les liaisons fonctionnelles :
Indiquent les principales interfaces avec les autres fonctions de l ’entreprise
Désignent les liens de décision en commun ou d’information en dehors des relations hiérarchiques
Peuvent être Internes ou externes à la filière d ’appartenance
La description doit énumérer les principales fonctions interfaces et donner des indications brèves sur la nature l ’objet de la relation qui
les lie à la fonction étudiée.
Les liaisons externes :
Elles indiquent les principaux interlocuteurs externes qui sont en relation avec la fonction décrite ( fournisseurs, clients, autorités et
autres partenaires…)
Il s’agit de définir la nature des liens tissés par la fonction avec l ’environnement externe de l'entreprise, ainsi que l ’objet de la relation.
Exemples :
Pour un vendeur : Contact régulier et relation de proximité avec les clients
Pour un chef de secteur : contact des clients en cas de problème
Pour un responsable formation: assurer le suivi des dossiers de remboursement des frais de formation auprès de l ’OFPPT
Pour un responsable trésorerie : veiller au rapprochement avec les banques 6
Fiche de description de poste
05 Résultats attendus
Il s ’agit d ’identifier les finalités de la fonction exprimées en terme de résultats à obtenir.
Exemples : pour vendeur :
Augmenter le Chiffre d’affaire par produit
Accroitre la Part de marché
Améliorer le Taux de recouvrement
Augmenter le taux de Satisfaction client
Assurer la fiabilité des bases de données commerciales
06 Indicateurs de performance
Il s ’agit de préciser des éléments de mesure quantifiables ou du moins observables relatifs aux activités de la fonction
Exemples :
CA
Part de marché
Durée d’encaissement
Nombre de réclamations des clients
% de réalisation du planning des visites au client 7
Fiche de description de poste
07 Profil de compétences
Il désigne les exigences de la fonction en terme de compétences nécessaires pour occuper convenablement la fonction quelques soit le
mode d ’acquisition de ces compétences et notamment:
La formation
Expérience, connaissances, savoir faire,
Qualité humaines et aptitudes
08 Perspectives d’évolution
Il s’agit de présenter les perspectives d’évolution (principalement verticale mais également horizontale) qu’offre le poste
