Planification –
Quantification logistique
Quantification logistique
Quantification logistique
Par
AG. Odon MOGALAMONDE
Responsable Logistique et Point Focal Village Assaini de la Division Provinciale de
la Santé du Sud-Ubangi
Logisticien de la Solidarité Internationale
« Plannification – Quantification logistique »
Notions clés : objectifs de la logistique
Choisissez 6 notions définissant le mieux le but de la logistique
le bon
prix
le bon
le bon Packing bonne quantité
service
le bon le bon
endroit délai
« Plannification – Quantification logistique »
Que planifier – quantifier et négocier
Planifier / Quantifier
Négocier
Les « marchés » de bien, de service et de travaux.
PÉRIMÈTRE DE LA LOGISTIQUE EN MISSION HUMANITAIRE
CHAINE D’APPROVISIONNEMENT
Evaluatio
n
Initiale
Suivi et
Plannification
evaluation
Distribution Acquisition
Transport /
Stockage
GPV
Logistics Capacity Assessment
LOGISTICS CAPACITY ASSESSMENT (LCA)
En groupe définissez quels sont les aspects logistiques que vous devriez
évaluer en arrivant dans un pays?
Déterminez les grandes familles, ainsi que les activités spécifiques.
Pour chacun de ces aspects, listez les informations spécifiques que vous
allez essayer de rassembler.
ACCES / INFRASTRUCTURE
TELECOMMUNICATION / ENERGIE
STOCKAGE
MARCHÉ
TRANSPORT
TRANSPORT INTERNATIONAL
SECURITE
ANALYSE
• Types et état des infrastructures:
• Analyse du marché, capacité, delais de livraison
• Energie
• Regles d’importation / douane: cout, delais, procedures,
restrictions
• Acces (saisonier)/ secu / telecom (reseaux, couverture,
capacité…)
• Stockage,
• Transport: cout, dispo, fiabilité, capacité…
• Finance: service banquaires, termes de paiements,
• Le LCA devra aussi inclure une analyse des capacités
locales/regionales / internationales internes et externes
• Sources d’information, cluster, partenaire, ong,
.
authorites locales ….
Planification – le LCA
DOCUMENT
« Quantification logistique »
Les documents d’aides à la quantification
Si nouveau projet
Fiche d’évaluation de l’organisation logistique mission : ( récolter les informations
contextuelles, région, base, stockage, pop ciblés, accessibilité, climat, source d’appro, Coût,
Com, sécurité….) => Evaluation des capacités logistique
Guide des kits logistiques
Si projet déjà existant:
rapport d’activité logistique,
Rapport approvisionnement
Suivi de conso, stock card
Guide des kits et catalogue logistiques
Liste de prix fournisseurs
Inventaire équipement (logiciel de gestion logistique)
Plan de travail
Etude de marché
« Plannification – Quantification logistique »
La notion de marché d’après ECHO
•Le terme marché désigne un contrat à titre onéreux conclu sous forme écrite
par un pouvoir adjudicateur dans le cadre d’une action humanitaire financée
intégralement ou partiellement par une contribution provenant du budget de l'Union
européenne (ou, le cas échéant, du Fonds européen de développement) en vue
d’obtenir, moyennant paiement d’un prix, la fourniture de produits, l’exécution de
travaux ou la prestation de services.
« Plannification – Quantification logistique »
La notion de marché d’après ECHO
Les besoins Type de Fournisseurs existant
- Papier - Quincaillerie
- Cahier
- Ciment - Grossistes en matériaux
- Sable, gravier
- Stylo & feutres - Papeterie
- Bâches plastique
- Impressions livret - Imprimeur
- Fer à béton
- Cordes - Eleveurs bétails
- Agrafeuses
- Outils agricoles - Laverie
- Seaux plastique
« Plannification – Quantification logistique »
La notion de marché d’après ECHO
Les besoins Type de Fournisseurs existant
- Papier - Quincaillerie
- Cahier
- Ciment - Grossistes en matériaux
- Sable, gravier
- Stylo & feutres - Papeterie
- Bâches plastique
- Impressions livret - Imprimeur
- Fer à béton
- Cordes - Eleveurs bétails
- Agrafeuses
- Outils agricoles - Laverie
- Seaux plastique
11 articles peuvent donc être regroupés en 4 marchés, soit une plus grande efficacité: gain de temps en termes de procédures, négociation, etc.
Etude de marché
Objectifs:
• Connaitre et accroitre son panel de fournisseurs: Comprendre
leur capacity sur le marche local/national/regional/international
• S’assurer que nous achetons au bon rapport qualite/prix
• dans le bon marche (Value for Money)
• Demontrer la transparence de notre processus de selection
(sourcing) envers nos beneficiaires/bailleurs/fournisseurs/audit
• S’assurer que nos budgets sont construit avec des prix mise a
jours
• De plus:
• Definir votre strategie optimum de sourcing,
procurement hubs
• Partager de l’information avec d’autres acteurs (cluster et
ONG)
Quand effectue une etude de marche
Ce processus devrait etre effectue:
• Au minimum tous les 2 ans
• Afin de renouveller des contrats cadres
• A l’ouverture d’une nouvelle base ou pour
un nouveau type de marche
• En cas de reponse d’urgence sur une
nouvelle zone d’intervention
Pour quelles categories:
Pour les categories de biens ou services le plus souvent
requies.
• Pour definir celles-ci vous pouvez analyser:
– Rapport comptable
– Systeme de suivi des achats
– Plan d’achat
– Discussion avec les equipes programmes
Pour quelles categories:
• Prioriser les catégories les plus communes:
– Location de véhicules
– Carburant (si les prix ne sont pas fixes
– Guest houses, bureau et entrepôts
– Les biens programmatiques
– Fret
– Equipements informatique
– Consommables de bureau
Comment identifier de nouveau fournisseurs:
– Registre du commerce
– Cluster
– ONGs
– Internet (pages jaunes, vendor online catalogues…)
– Appel a manifestation d’interet
–…
Seuils et Procédures d’achat
SEUILS ET PROCEDURES D’ACHAT
DIFFÉRENT TYPES DE PROCEDURES
• Achat après une seule cotation (procédure de gré à gré).
• Achat après trois cotations ou plus (procédure négociée).
• Achat après trois cotations + comite de sélection (Cotations
formelles
• Appel d’offres ouvert à tous les fournisseurs (national ou
international, procédure ouverte).
• En fonction:
| Règles bailleurs (partenaire approuvé ou non)
| Contexte d’intervention (urgence/dévelopement)
| Taille du budget
| Mitiger le risque de fraude Vs Opérationnalité
| Protéger son staff, seuils trop flexibles => plus de
risques
=> plus de soupçons
LES DELAIS D’ACHAT
Procedure Montant en USD Lead times
Appel d’offre international + 500.000
Appel d’offre national 50.000 – 500.000
Cotations formelles (min 3) 5.000 – 50.000
Cotations simples (min 3) 500 – 5.000
Achat simple (1 cotation) 100 – 500
Achat sur demande d’avance 0-100
C’est le temps requis depuis la soumission d’une demande
d’achat jusqu’a la livraison au demandeur; incluant les
delais administratifs, de revue, d’autorisation, d’execution,
de reception, de controle qualite et de livraison (et toutes
autres etapes: dedouanement, stockage initial, transport,
stockage final...).
DEFINIR CES DELAIS D’ACHAT
• En fonction de:
| La procedure utilise
| L’étude du marché
| Localisation des fournisseurs
| Le context (sécuritaire,
humanitaire)
| Les categories de produit
| La localisation des bases
| Le transport
La constitution des marchés
• Au vu desdemandes d’achats, l’acheteur regroupe ces dernières
en famille cohérentes pouvant être rassemblées sous un même
marché…
Fournitures de bureau Matériaux de Locations de Entretiens Transport
construction véhicules mécaniques
Matériel informatique Réservations d’hôtels Carburant Télécommunications Consommables
d’entretien
regrouper les marchés, permet une plus grande efficacité: gain de
temps en termes de procédures, négociation, etc.
Planification logistique
« Plannification logistique »
Les outils de planification:
En fonction des organisations on retrouvera :
• Plan d’Approvisionnement Projet (PAP) qui peut aussi s’appeler Tableau de
Passation de marchés (TPM)
• Planning d’Approvisionnement (PA). un planning d’approvisionnement
L’IMPORTANCE DE LA CHAINE D’APPRO DANS
LE CYCLE DE PROJET
1. Analyse des
5. Evaluation du besoins
projet & reporting initiaux
Analyse du
contexte
(LCA)
Reporting des Planification des
activités Resources
(Rapport) (Budget)
Plan
Approvisionnement d’approvisionnement
4. Mise en (Procédures) (PAP)
oeuvre 2. Écriture du
du projet
projet
3. Planification du
Projet
« Quantification logistique »
Les éléments logistique à prendre en compte
Exercice : Durée de l’exercice : 30 minutes
En groupe de 2-3 pers. Lister les éléments budgétaires à prendre en
comptes en :
-NRJ
-RH
-BATIMENTS
-INFORMATIQUE
-TRANSPORTS
-STOCK
-TELECOMS
-GPV
« Quantification logistique »
Les véhicules :
Quelques bonnes questions à se poser :
1. Est-ce que vous avez un lieu de parking disponible ? Sinon, pensez aux coûts de location
d’un garage/d’une place de parking.
2. Est-ce que vous pouvez assurer la maintenance des véhicules ? Pensez à évaluer et comparer le
coût de maintenance interne et externe pour prévoir le budget nécessaire.
3. Choix du modèle ? Transport de marchandises ou de personnes, nature des routes, types de
déplacements, maintenance et disponibilité des pièces détachées.
4.Profil du programme : accès aux sites
5.Infrastructures logistiques : réseau routier
6.Services logistiques ? Fuel
« Quantification logistique »
Eléments de budgétisation concernant les véhicules :
Achat du véhicule / location du véhicule Fret du transport
Achat des accessoires : matériel pour le suivi Assurance : type de garantie, valeur à assurer,
du nature des risques…
véhicule (système de tracking), radio, GPS, etc. Frais de dédouanement,
Treuil, galerie, plaques de désensablement, etc. sous
Kit outillage standard, roue(s) de secours et trousse de douane, manutention, stockage…
secours Taxes locales
Pré et post acheminement
Coût Coût de Coût
Coût d’achat
administratif transport d’exploitation
Consommation du carburant
Immatriculation, permis et autorisations locales Assurance : tout risque, « au tiers »,
Certification d’importation temporaire responsabilité civile
Certificat d’exonération d’impôts Maintenance et entretien pneus,
Frais de renouvellement des permis de conduire :
Frais de certification de contrôle de conformité fusibles, ampoules, filtres, plaquettes de
Frais du contrôle technique annuel freins, amortisseurs, pièces de roulage et du moteur, etc.
Réparations (basées sur un éventuel historique )
Coûts liés aux formations des chauffeurs
« Quantification logistique »
Les télécommunications :
Quelques bonnes questions à se poser :
• Quels sont les besoins en communication ? GSM, satellite…
• Quelle est la fréquence de communication nécessaire ?
• Quels sont les fournisseurs qui desservent la zone ?
• Quelle méthode d’importation avez-vous envisagé ? Fret classique
ou par expatrié ?
• Analyse de la sécurité en terme de communication
« Quantification logistique »
Eléments de budgétisation concernant les télécoms :
Matériel de communication : téléphone
? téléphone fixe, portable, téléphone Abonnement mensuel / pré- payé
satellite, fax… Formations à l’utilisation des
Accessoires : kit mains libres, équipements de communication
batteries, étui de protection câble/port USB, Maintenance du matériel
adapteur- chargeur, … Logiciel de sécurité
Coût
Coût d’achat d’exploitation
Taxes locales
Dédouanement Autorisation pour l’utilisation des
Méthode d’importation : fret classique ou téléphones satellites
expatrié
Coût de transport Coût
administratif
« Quantification logistique »
Le stockage :
Quelques bonnes questions à se poser :
1. Est-ce que vous avez des locaux disponibles ? Pensez à évaluer le coût de location d’un
entrepôt/local.
2.Quel est le volume et la surface dont vous avez besoin pour stocker et manipuler la marchandise ? 3.Comment organiser
l’entrepôt pour le conditionnement et reconditionnement de la marchandise ?
4. Est-ce que le matériel à stocker a besoin de caractéristiques/conditions de stockage spécifiques ? Médicaments,
denrées alimentaires, carburant, produits dangereux…?
5. La manipulation du matériel nécessite-t-elle des outils spécifiques ? Chariot élévateur, gerbeur électrique, transpalette,
diable…?
6. Avez-vous besoin d’un logiciel de gestion de stock ?
7.Quels sont les besoins en personnels de manutention du stock ?
8.Infrastructure logistique : évaluation de stockage
9.La logistique du programme : présence de stocks pour des projets ou de la
logistique sur le programme
« Quantification logistique »
Eléments de budgétisation concernant le stockage :
Loyer mensuel
Outils de manutention, de Maintenance des extincteurs
conditionnement et de gestion Trousse de premiers secours
Ex: armoire, chariots, palettes, Mise en place des locaux : travaux
polystyrène, cisailles, étagères, de rénovation, agrandissement de portes,
feutres indélébiles, balance, sécurisation
Licence du logiciel de gestion de stock
torche électrique, ordinateur…
si besoin
Coût Coût d’achat
administratif
Manutentionnaire et gestionnaire de stock si nécessaire
Coût RH
« Quantification logistique »
Les transports :
Quelques bonnes questions à se poser
_______ ______ : _ __ _____
_________
1. _____ __ ______ _ _______ _ _______ __ ________ __ ______ __ _____ __ ____ __ ________ __
1. Prenez en compte l’urgence d’obtenir
________ __ _________le__________
matériel,____
le volume,
_______ __le poids,
____ le type de
__ _________
matériel, la sécurité du transport localement pour choisir le mode de transport.
2. _____ __ ______ __ ____ ___ _ __ ___________ __ ________ ____ __ _________ ________ _______
2.Prenez en compte le coût lié________
__ ____ à la préparation
___________du matériel
____ pour le transport : palettes, caisses
__ _________
en bois, cantines métalliques,
3. __ __ ___sacs
____ de transport…
______ _________ __ ___________ ______ __ _____
3. Est-ce que vous pouvez acheminer
4. _______ ____ __la marchandise
_ ___________ ___ ? Comment le faire ?
_____
5. _____________ __________ ________ _____ ___ ___ _____ _ _____________
4. Disposez -vous de l’exonération des taxes ?
6. _______ __________ _____________ _________ ___ ____________
5. Infrastructure logistique : aviation (focus sur les zones d’interventions)
7. _____ __ ____ ___________ __________
6.Services logistique : transporteurs (capacités des fournisseurs) 7.Profil du
8. _____ __ _________ ______ __ _____ _____ ___ _____
pays : information douanières
9. ___ ____ ______ _ _____________ _________ ____ ___________ ___ ___________ ____ __ ____
8. Profil du programme : nombre de sites, accès aux sites
9. Avez-vous besoin d’autorisations spéciales pour transporter des
médicaments dans le
pays ?
« Quantification logistique »
Eléments de budgétisation concernant les transports :
Transport de marchandises :
Matériel de conditionnement au transport
Assurance
Frais de dédouanement (documents
- frais de manutention - frais de stockage)
Réception, conditionnementet reconditionnement de la
marchandise
Coût d’achat
Transitaire, DHL
Courrier domestique
Pré et post-acheminement vers un site
Cf. Stockage
Transport de personnes :
Licence pour le transport de personnes
Les vols intérieurs, les vols internationaux ?
autobus, train..
« Quantification logistique »
L’informatique :
Quelques bonnes questions à se poser :
1. Avez-vous besoin de mettre en place un réseau ? De quel type ? Échange de données partagées
et/ou Internet
2. Quels sont les besoins en ordinateurs fixes ou portable ?
3.Comment allez-vous acheminer les matériaux ? Pensez au coût de transport et de Dédouanement
4. Quel type de connexion Internet ? Satellite (V-sat, B-gan) ; fournisseurs internet, type de connexion
5.Des achats au siège sont prévus ? Si oui, pensez à budgétiser le transport international et le dédouanement.
6.Acheter des services externes en informatique ou embaucher pour la maintenance et la réparation du
matériel ?
7.Pouvez-vous acheter des logiciels informatiques dans le pays d’intervention ? Devez-vous acheter ce matériel via votre
siège ?
« Quantification logistique »
Eléments de budgétisation concernant l’informatique :
« kits laptop » (laptop, souris, casque audio, sacoche,
clé usb…), poste fixe, tablette
Infrastructure informatique : carte réseau,
routeurs,
commutateurs, câbles, etc. et matériaux
de communication (fax, etc.)
Coût d’achat
Equipement du bureau : imprimante, disque dur
externe, photocopieuse, scanner…
Remplacement des équipements usagés
Licence pour l’utilisation des mails et d’autres logiciels
spécifiques
Abonnement mensuel Internet, stockage en
ligne…
Coût
d’exploitatio
Fournisseur d’autres services IT (installation par un
n technicien réseau)
Maintenance et réparation du matériel : prestations de
Services IT diverses
« Quantification logistique »
Les bureaux et habitations :
Quelques bonnes questions à se poser :
1. Les conditions de location exigent-elles une avance de paiement du loyer ?
2.Quel est l’impact de l’accessibilité au bâtiment et de sa situation géographique sur la sécurité? Auriez vous besoin d’une
personne dédiée à la maintenance du bâtiment ?
3. Avez-vous dimensionné l’espace nécessaire ? Privé ou open space ?
4.Profil du pays : analyse de la sécurité (fourni par le département sécurité) 5.Profil du
programme : nombre de bureaux ( incluant bureaux et maisons) 6.Sécurité des personnes
(installation électrique aux normes)
« Quantification logistique »
Eléments de budgétisation concernant les locaux :
Equipements : réfrigérateur, cuisine, mobilier de
bureau, visibilité, cafetière, fontaine à eau…
Consommables : produits d’entretien, papeterie, etc.
Trousses de secours
Coût d’achat
Sécurisation du bâtiment : matériel de sécurité, extincteurs,
murs, alarmes, serrures renforcées, électricité…
Loyer mensuel
Electricité ou autres services publics (eau, gaz)
Charges d’entretien et de maintenance : collecte des
ordures, jardinage, nettoyage
Coût
Assurances
d’exploitation Sureté et Sécurité : gardiennage et/ou aménagement
Frais de mise en place : travaux, plombier, électricien
Entretien des extincteurs
Réhabilitation/extension du bâtiment
« Quantification logistique »
Les ressources humaines :
Quelques bonnes questions à se poser :
1.De quel type de formation avez-vous besoin ? Nouvelles compétences ou formation de base ? 2.Avez-vous besoin
d’une formation interne ou externe ? Dans le pays ou à l’étranger?
3. Est-ce que vous avez besoin d’une équipe log dédiée ?
4. Service logistique : alimentation & hôtel
5.Profil du pays : analyse de la sécurité (fourni par le service Sécurité) 6.Les
projets : formation des partenaires
7.Les projets : nombre des projets sur les programmes( mutualisation des équipes
log)
« Quantification logistique »
Eléments de budgétisation concernant les RH :
Salaires charges du
Formations et logistique
internes
personnel pour
ou externes : Coût salarial
nécessaire le
papeterie, formateur, salle de
programme
Budgétisation partielle ou
conférence, per-diem, Coût de la
complète d’un
réservations d’hôtel, pause- formation Référent
café, déplacement… Logistique Régional
Autres Mission support ( salarié /
volontariat )
Autres : frais
charges
l’hébergement relatifs à et à
pour les déplacements sur lale nourriture
terrain
de plus d’une journée
Visa/ Billet d’avion
« Quantification logistique »
L’énergie :
Quelques bonnes questions à se poser :
1. Allez-vous externaliser la maintenance des sources d’énergie secondaire ?
2. Comment allez-vous approvisionner l’énergie ?
3. Profil du pays : climat
« Quantification logistique »
Eléments de budgétisation concernant l’énergie :
Frais d’installation : raccordement des locaux, mises au normes…
Coût Électricien
d’exploitation
Consommation mensuelle électrique
Formation à l’utilisation des équipements d’énergie et de sécurité
Entretien des équipements d’énergie et de sécurité
Transport du matériel en cas d’achat en capitale ou à
Coût de
transport l’étranger. (Cf. partie transport)
Dédouanement
Coût d’achat des générateurs, panneaux solaires, UPS, inverseur, onduleur…
Matériel de sécurité : extincteurs, sable, pelles, haches…
Coût d’achat
Achat des pièces détachées
SESSION PLANIFICATION
ANALYSE DES BESOINS
PLANIFICATION ET COLLABORATION INTERNE
Exercice
Précisez les sources les plus
appropriées
pour identifier les
caractéristiques techniques. Qu’est ce que vous
entendez par
“moustiquaires”?
Definir les besoins
Le programme a besoin de 10 tentes?
Definir les besoins
• Dans ce cas:
– Definir ce don’t vous avez besoin?
• Qu’est ce qui doit avoir? =>, autour de 40 m2, 2.50m de hauteur, une porte
fermable, 4 fenetres avec moustiquaire, sol en plastique
• Ce qu’il devrait avoir: de couleur blanche, logo du bailleur et de l’ONG,
facile
d’installation
• Ce qu’il n’aura pas: une couleur sombre
– Pourquoi en avez vous besoin?
• Objectif : école semi permanente
• But : fournir un espace securisé et confortable pour les eleves
• Benefoiciaires ciblés: 20 etudiants par classe
– Ou et quand en avez vous besoin?
• Adresse de livraison: camp de refugiés, pas de dalle en béton, zone sujette aux
fortes intempéries
• Calendrier de livraison: 5 dans un mois, 5 autres dans 10 semaines
Si la demande n’est pas suffisamment detaillée, alors les fournisseurs risquent soumettre des
offres pour des produits differents:
– Offre 1: Individuelle
– Offre 2: Taille familliale, circulaire
– Offre 3: taille familialle , rectangulaire, traitée selon les norms OMS
Si le programme venait a choisir l’option 3 , car ellle correspondait a leur besoin; alors cette
dépense serait potentiellement rejetée par les auditeurs/bailleurs, du fait que vous n’avez
pas organisé une competition equitable entre tous les fournisseurs, en ne leur fournissant
pas suffisemment de details; afin qu’il puisse competiter sur la meme base.
En effet dans ce cas ci, il n’est pas possible de faire de choix, puique les produits ne sont pas
comparables
CARACTÉRISTIQUES TECHNIQUES
Des caractéristiques techniques écrites sont un élément indispensable du
processus de réquisition. La précisions est indispensable pour répondre
précisément aux besoins identifiés.
Qu’est-ce qui fait une bonne caractéristique technique?
Communication avec le donneur d’ordre. (comprendre le besoin, la
finalité)
Référence au catalogue produit de l’organisation ou toute autre
catalogue reconnu.
Toutes les caractéristiques doivent être couvertes : techniques, taille composition,
critères de test, packaging…
Vérification avec le siège (ou autres experts localement) et avec les fournisseurs
potentiels.
Accord par écrit.
7 avril 2020
Des outils pour le pilotage et la stratégie
d’achat
DES OUTILS
• De planification des achats
| Tableau de passation de
marchés
| Chronogramme d’achats
| Suivi des commandes
Tableau de passation de marchés
• Quelles informations ?
| Description des fournitures, services ou travaux
| Quantité
| Montant (devise)
Procédure de passation de marchés
|
Dérogation oui/non, si oui :
|
| Procédure Demandée
| Justification
| Date de lancement de la procédure (Prévision)
Date de passation du marché (Prévision)
|
Tableau de Passation de Marchés (TPM)
• Les programmes sont en charges d’initier le processus, et de reporter toutes les
lignes achat du budget dans le PAP
• Ils doivent aussi preciser la date de premiere livraison
Description
Description Unit
Unit Quantity
Quantit Currency
Currency Total
Total Procurement
Procurement Waiver
Waiver Procurement
Procurement Date 11stst
Date Date 11stst
Date
y Valu process required location PR delivery
Valu
e process require location PR
require delivery
required
e d require
d require
d d
Hygiene
Hygiene kits
kits Kits
Kits 10.000
10.000 USD
USD 100.000
100.000 Nationa Capita Week
Week -7 Week
Week 33
lNational YES lCapital -7
Tender
Tender
En ce basant sur la procedure d’achat, le lieu, et les delais de transport, la
logisitque definira les delais de livraison
Dans ce cas ci, le PAP met en exergue le fait que les biens ne peuvent etre fournis a temps, ce
qui impliquera:
• D’inclure une demande derogation dans la proposition bailleur
• Ou de revoir le plan d’implementation
TrIoNuSTvTIeUrT BleOI sFOdRiCfEféDÉrVeEnOL cPePsEMeEnNTtre le
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