LOGICIEL SAGE
GESTION
COMMERCIALE
1
La Gestion Commerciale et un logiciel qui permet la réalisation
de toutes les opérations commerciales relatives au cycle
d’exploitation de l’entreprise :
achats, gestion des stocks et ventes.
Telles que :
• Création et paramétrage d’un dossier commercial
• Création des familles d’articles et nomenclature d’article
• Gestion des répertoires Clients et Fournisseurs
• Gestion des documents commerciaux
• Gestion des indisponibilités et contremarques des articles
• Edition des Etats commerciaux
• Traitement comptable des opérations commerciales
• Import et Export des données entre logiciels
• Personnalisation des documents commerciaux
2
Entre outre, le logiciel permet d’optimiser considérablement les traitements relatifs à la :
Gestion des ventes : devis, bon commande, Bon de livraison, bon de retour, bon d’avoir financier et facture.
Gestion des achats : Gestion complète du cycle des achats avec transformation de document et mise à jour instantanée des stocks
Gestion des clients : Enregistrement et génération des règlements clients
Gestion des fournisseurs : Enregistrement et génération des règlements fournisseurs
Gestion des articles : Gestion des familles d’articles avec remises associées par client, fournisseur et catégorie tarifaire
Gestion du stock : Mouvements d’entrée et sortie, dépréciation de stock
Saisie d’inventaire : Le stock des articles est automatiquement réajusté par la génération de mouvements de régularisation d’inventaire.
Commissionnement des représentants : Gestion du commissionnement des chefs des ventes
3
4
Partie 1 :
PARAMETRAGE DE LA
SOCIETE
5
Création du Fichier Commercial
6
Nécessaire pour la conversion du Net à payer en chiffre en Net à payer en lettre
7
Nécessaire pour la détermination du Prix de vente et la Gestion du Stock
8
9
10
11
Partie 2 : Structure de la
société
12
1- Création du plan comptable/ taux de taxes/ codes journaux/ clients/ fournisseurs : même méthode
2- Création des représentants:
Structure >>Collaborateurs>>Vendeurs/représentants >> Ajouter un nouveau élément
3- Création dépôts :
Structure >> Dépôts >>Ajouter un nouveau élément
4- Création des Familles d’articles :
Structure >>Famille d’articles >>Ajouter un nouveau élément
5- Création Articles et Nomenclatures :
Structure >> Articles et Nomenclatures >>Ajouter un nouveau élément
13
Application
14
15
16
17
18
Application
Créer ces deux familles d’articles
19
20
Application
Créer ces articles suivant appartenant à la famille Tonner AC10
21
22
23
Partie 3 : Traitement des
Documents de Stocks
24
1. Mouvement d’Entrée :
Traitement >>Documents de stocks >>Mouvement d’entrée
Cette commande permet d'enregistrer une entrée en stock qui ne fait pas suite à une livraison d’un fournisseur. ça peut être un retour
d’article prêté, un solde à nouveau en stock (enregistrement du stock existant lors de la création du dossier de gestion…)
25
2. Virement Dépôt à Dépôt :
Traitement >>Documents de stocks >>Mouvement de transfert
26
3. Inventaire :
Etat >> Inventaire
On peut éditer, pour chaque dépôt de stockage, un état donnant l’inventaire du stock en
quantité et en valeur.
27
Partie 4 : Traitement des
Documents des Ventes
28
1. Devis :
Traitement >>Documents de Ventes >>Ajouter un nouvel élément
Il s’agit de saisir, consulter, modifier, transformer, supprimer les documents de ventes.
29
30
31
Etape3 : Procédez à l’ouverture le dossier Documents de Ventes
32
Etape4 : Sélectionnez le modèle Devis Client et imprimer (Ouverture)
33
2. Bon de commande :
Le programme permet de transformer le Devis déjà établi en bon de Commande pour
éviter la saisie des données :
Fenêtre active >>Transformer Document >>Choix>>Bon de Commande
Edition :
Etape 1 : Cliquez sur le bouton de la fenêtre
active
Etape2 : Procédez à l’ouverture le dossier
Documents Standards
Etape3 : Procédez à l’ouverture le dossier
Documents de Ventes
Etape4 : Sélectionnez le modèle Bon de
Commande Client
34
3. Facture simple :
On peut transformer le Bon de commande en Bon de livraison ou en Facture :
et les imprimer de la même manière
Zone saisie Remise
Zone saisie Escompte
35
Dans la liste des documents de vente, figurent les deux BL :
36
4. Facturation avec acompte :
On suppose que le client a versé en espèces une avance de 9000Dhs.
(Traitement/documents de ventes/ajouter/Bon de commande)
Pour saisir l’avance, cliquer sur le bouton « valorisation du document » situé dans
l’entête du document :
Ensuite cliquer bouton « acomptes et bons d’achat ». Saisir les données de
l’avance, VALIDER et fermer la fenêtre
37
Le résultat sera comme suit :
38
Vous pouvez imprimer « Facture d’acompte de vente » parmi la liste des documents
de vente :
39
Partie 5 : GESTION DES
SUBSTITUTIONS
40
En cas de rupture de stock, l’entreprise peut proposer des articles de substitution;
Application :
01/02 : Commande téléphonique du client ISMAILIA INFO pour 30 articles THP5L
ETABLIR LA FACTURE DU CLIENT
Remarque : La quantité demandée est 30, alors que la quantité disponible au stock est 20 articles.
Alors nous allons compléter les 10 manquants de l’article THP6L
41
Etape 1 : Créez la relation de substitution entre l’article THP5L et THP6L
Commande : Structure >>Articles >>Onglet Stock>> Substitution
Activer cette commande
42
Etape 2 : Créez la Facture N°101
Commande : Traitement >>Documents de Ventes >>Ajouter>>Facture
La quantité demandée est 30, alors que le
disponible n’est que 20.
Valider la ligne pour 20 THP5L .
Répéter l’opération pour les 10 THP5L manquants le
programme vous proposera 10 THP6L pour
répondre à votre commande.
Valider par
43
Partie 6 : GESTION DES
GLOSSAIRES
44
1- Gestion des Glossaire Articles :
Les glossaires sont des textes descriptifs des articles ou des informations pouvant paraitre dans les factures ou autres documents.
Etape1 : Création de la Glossaire
Structure >>Glossaire>> Ajouter
45
Etape2 : Rattacher la glossaire à l’article concerné
Validez par la touche Entrée
Pour confirmer le rattachement
46
Etape3 : Edition Documents standards >> Facture
Cocher
47
2. Gestion des Glossaires Document :
Application :
Faire afficher l’information suivante sur le devis client :
« Le transport est assuré gratuitement par nos moyens »
Etape1 : Création de la Glossaire Structure >>Glossaire>> Ajouter
NB: Le type de ce glossaire est : document
Il faut saisir le raccourci qui sert de lien pour rattacher le glossaire au document
48
Etape2 : Rattacher la glossaire au document concerné « Devis »
»» Fichier/ mise en page puis ouvrir le document concerné « Devis client »
»» Dans la fenêtre « mise en page », cliquer sur le menu « outils » puis « zone variable »
»» Sélectionner l’endroit où le glossaire sera inséré. La boite de dialogue suivante apparaît (à remplir comme
suit) :
49
Ensuite fermer la fenêtre après validation
Important :
Pour modifier la mise en forme du glossaire, utiliser la commande « polices » du
menu « caractères »
Affichage du glossaire
Lors de l’impression du document, le glossaire s’affiche normalement
50
Partie 6 : GESTION DES
NOMENCLATURES
51
Application :
07/02 : Envoyer une Facture au client ISMAILIA INFO, suite à une Commande de
30 articles PCA500 ( PC ASSEMBLE : Boitier complet + clavier + écran + souris)
Etablir la facture client
Etape 1 :
Nous devons créer :
* la famille : PC
* les articles suivants :
BCOM ( Boitier complet PA HT = 6400,00dh)
C105 ( Clavier Standard PA HT = 80,00dh)
E15 ( Ecran 15 ’’ PA HT = 400dh)
PS2 ( Souris standard PA HT = 48,00dh)
PCA500 ( PC ASSEMBLE : Boitier complet + clavier + écran + souris)
On suppose que nous avons une quantité en stock de 60 pour chaque article
52
Choix des éléments et quantités constitutifs de la nomenclature et VALIDATION
53
Etape 2 :
Saisie du Prix de Vente de l’article PCA500
PV = Somme des Prix de vente des articles de la nomenclature
= 8660
Etape3 :
Préparation de la Fabrication
Traitement >>Documents de stocks >>Bon de Fabrication
54
Commencez par la saisie de cette ligne indiquant la quantité qui devra faire l’objet
de l’assemblage, dans notre cas 30 , le programme vérifie la disponibilité des articles
Constituant la nomenclature de l’article PCA500
55
Etape 4 :
Préparation de la Facture aux conditions suivantes :
* Remise 5%
* Escompte 1%
Etape 5 :
Edition :Documents standards……..Facture
Cliquez sur le bouton de la fenêtre active
Procédez à l’ouverture le dossier Documents Standards
Procédez à l’ouverture le dossier Documents de Ventes
Sélectionnez le modèle Facture Nomenclature
et sélectionnez
56
Partie 7 : GESTION DES
MODELES DE
REGLEMENTS
57
Etape 1 : A propos de votre société >> Options >> Modes de règlement ( déjà fait )
Etape 2 : Structure >> Comptabilité >> Modèles de Règlement >> Ajouter
58
Etape 3 : Structure >> Clients >> Onglet Complément >> Ajouter
L’opération consiste à associer un ou plusieurs modèles de règlements à un client .
Le programme prend en charge d’affecter le modèle choisi à chaque transaction réalisé
avec ce client .
La visualisation de cette opération apparaît en bas de la Facture :
partie : Conditions de Règlement
59
Partie 8 : SAISIE DES
REGLEMENTS
60
Traitement >> Gestion des règlement >> Saisie des règlement des clients
( Même principe pour la saisie des règlements fournisseurs)
61
62
Application :
On suppose le client ISMAILIA INFO vient de payer une facture
Etape 1 : Saisir le paiement du client : Date, libellé, montant et journal
Etape 2 : Sélectionner la ligne saisie
Etape 3 : rattacher le règlement avec la facture concernée et valider;
répéter pour chaque ligne saisie dans le cas de plusieurs règlements
63
64
65
Partie 9 : GESTION DES
COMMISSIONS DES
REPRESENTANTS
66
Etape1 : Création des Représentants
Commande : Structure >>Représentants>> Ajouter ( déjà fait )
Etape 2 : Associer un Représentant à un Client
Commande : Structure >>Clients>> Onglet Complément
67
Etape 3 : Création d’un modèle de commission
Commande : Structure >> Barèmes >> Commissions >>Ajouter
Zone de saisie et Zone de sélection
de validation 68
Etape 4 : Associé un modèle de commission à un Représentant
Commande : Structure >> Représentant >> Onglet Complément
Choix du modèle à affecter et Validation par la touche Entrée
69
Etape 5 : Calcul et Edition des Commission par Représentant
Commande : Etat >> Commissions Représentants >> sélection
70
Etape 6 : Gestion de la Force de Vente
Commande : Etat >> Statistiques Représentants >> sélection
Etape 7 : Edition
Le menu ETAT, permet l’édition de plusieurs docs et informations
( à découvrir par simple choix et validation )
71
