I n sti t u t Pa n a f r i ca i n d e H a u te s Et u d e s e t

Fo r m ati o n s

1
 Formation Gestion
Logistique d’un Projet
Humanitaire

F O R M AT E U R : M . G a ë l E N A M A I N G E N I E U R

2
 PRÉSENTATION
Dans les opérations humanitaires, la logistique joue un
rôle central pour permettre aux équipes projet d’atteindre
leurs objectifs. C’est le moteur d’un programme
humanitaire. Cette formation vous apportera tous les
outils nécessaires pour exercer une fonction de logisticien
dans une ONG. En un mois, vous aborderez les
principaux champs de la logistique humanitaire, tels que
la chaine d’approvisionnement mais aussi la gestion des
équipements et des stocks.
3
 LA LOGISTIQUE
C’est l’ensemble des activités destinées à assurer
la bonne coordination entre la demande et
l’offre.
Elle gère aussi bien les flux de produits et de
matières que les flux d’informations relatifs à
une activité.
4
 LA LOGISTIQUE

POURQUOI?

 La redevabilité envers les bailleurs de

fonds et les bénéficiaires

5
 LA LOGISTIQUE
QUOI?

 La logistique est un service support et opérationnel.

 Elle appuie les programmes tels que les Operations, la Gestion
des Catastrophes, la Réduction des Risques de Catastrophes, la
Santé et les Premiers Secours pour la mise en œuvre de leurs
activités.
 La logistique assiste les autres programmes dans :
•Les achats et l’approvisionnement (en collaboration avec le
département Finance),
• Le transport (gestion de la flotte et organisation de transport
externalisé),
6
• Le stockage et l’entrepôt,
 Q UA N D ?

 E n c o n ti n u p o u r a p p u y e r l e s p r o g r a m m e s .

SANS OUBLIER LES 5 RÈGLES D’OR :

1. A U B O N E N D R O I T
2. AU BON MOMENT
3. E N B O N N E Q U A N T I T É
4. DE BONNE QUALITÉ
5. AU BON PRIX
QUI?

 L e d é p a r t e m e n t l o g i s ti q u e , l e s s a l a r i é s e t / o u l e s
b é n é v o l e s e n c h a r g e ( e n f o n c ti o n d e l a s t r u c t u r e
d e c h a q u e S o c i é t é n a ti o n a l e 7
 COMMENT?

 L’ É VA L U AT I O N : D é t e r m i n e r v o s b e s o i n s , o ù t r o u v e r l e s
a r ti c l e s e t c o m m e n t l e s a c h e m i n e r à d e s ti n a ti o n .
 L’ A P P R O V I S I O N N E M E N T/A C H AT : A c q u é r i r l e s a r ti c l e s
nécessaires.
 LE TRANSPORT : Les acheminer où vous en avez besoin.
 L E S T O C K A G E : L e s c o n s e r v e r d a n s d e b o n n e s c o n d i ti o n s
et de manière sécurisée.
 R E P O R T I N G : I n f o r m e r v o t r e d i r e c ti o n e t l e s b a i l l e u r s d e
l a p r o v e n a n c e e t d u l i e u d e d i s t r i b u ti o n d e s a r ti c l e s .
8
 EN RESUME

Coordonne et planifie:

LA LOGISTIQUE Gère:

• La chaîne d’approvisionnement achats, transport,

g e s t i o n d e s s t o c k s , g e s t i o n d e s f l u x , Participe
d i s t r i b à:
ution
• Les équipements techniques parc véhicules, parc
informatique, télécommunications
• Les équipes (nationales et internationales) affectées à la
logistique

9
 EN RESUME

LA LOGISTIQUE Coordonne et planifie:

• Les actions liées à son domaine

d’intervention en lien avec le plan d’action
du programme
LA LOGISTIQUE Participe à:
Participe à:

• La gestion administrative et financière liée à la

l o g i s ti q u e La g e s ti o n des d i ff é r e n t s aspects

sécuritaires

10
L’ a c h a t est un acte économique entre
un acheteur (le client) et un vendeur (le
fournisseur) qui consiste à acquérir un service,
un produit ou un bien, moyennant une
contrepartie souvent financière.  

11
II- LES GRANDS PRINCIPES D’ACHATS

12
II- LES GRANDS PRINCIPES D’ACHATS

13
 POURQUOI CES PRINCIPES

Démontrer que les fonds sont S’assurer que les biens et les
dépenser de la meilleure services sont appropriés de
manière et la plus efficace la meilleure manière possible

Minimiser les risques de Maintenir la crédibilité

fraude et de corruption de l’organisation

14
 1 TRANSPARENCE,RESPONSABILITE ET INTEGRITE

L a   r e s p o n s a b i l i s a t i o n   e n   m a t i è r e   d ' a p p r o v i s i o n n e m e n t  
signifie  que  les  acheteurs  et tous les autres acteurs
doivent  assumer 
toutes les responsabilités et tous les engagements qui leur on
t été attribués ;

   L‘Intégrité  consiste  donc  à  faire  preuve  du  respect 

des  valeurs  fondamentales  de 
l'Organisation dans les activités et les comportements quotidi
ens; 15
 1 TRANSPARENCE,RESPONSABILITE ET INTEGRITE

 L a Tra nspa re nc e donne la po ssibi li té à t ous l e s a c t e urs d e

l’approvisionnement de suivre et d’évaluer le processus; assure

que les règles et directives sont suivies et que toute violation de

celle-ci est exposée; cela suppose donc qu’il y’ait un des règles

établi: un manuel de procédure, un code d’éthique…

16
 2 R A P P O RT Q UALI T E / P R IX

 Le  meilleur  rapport  qualité‐prix  implique  de  sélectionner  des  offres  qui 

présentent  la  combinaison 

optimale de facteurs tels que la qualité appropriée, les coûts du cycle de vie (une ana

lyse précise de  tous  les  coûts  impliqués),  les  délais  de  livraison  et  d'autres 

paramètres  qui  peuvent  inclure  des 

avantages sociaux, environnementaux ou d’autres objectifs stratégiques qui réponde

nt aux besoins de  l'utilisateur final.

17
 3 EQUITE ET CONCURRENCE EFFICACE

P o u r   q u e   l a   c o n c u r r e n c e   s o i t   e f f i c a c e ,   e l l e   d o i t   s e  
prémunir contre la collusion et être exercée  sur la 
base de règlements, de règles et de procédures clairs
 et appropriés qui sont appliqués de manière 
cohérente à tous les fournisseurs potentiels.

18
 3 EQUITE ET CONCURRENCE EFFICACE

L e t r a i t e m e n t é q u i t a b l e d e s f o u r n i s s e u r s Améliore
la transparence et Favorise la qualité de service de
la fonction achat

 Ve i l l e r à c e q u e l e s r e l a t i o n s a v e c l e s f o u r n i s s e u r s
ne soient discriminatoires ou n’offre pas de
traitement préferentiel à qui que ce soit

19
20
 4 INTERET SUPERIEUR DE L’ORGANISATION

 L'objectif ultime de l'approvisionnement est d'ajouter de la valeur à 
l'organisation en remplissant son  mandat, ses buts et ses objectifs.

La promotion du bien public tel que spécifié
  d a n s   l e   m a n d a t   d e   l ' o rg a n i s a t i o n  
La préservation de l'image et de la
réputation les plus hautes , ainsi que de
l'intérêt
l e p l u s é l e v é d e l ' o rg a n i s a t i o n  

Le respect de l'intérêt des parties

prenantes  
21
NOTEZ BIEN: Séparation des tâches 

Doit également être pris en compte lors des approvisionnement

Contrôleur
DEMANDEUR budgétaire

Acheteur

Le
Payeur destinataire

22
La personne qui ne devrait pas

p r é p a r e u n e d e m a n d e d ’a c h a t a p p r o u v e r c e tt e d e m a n d e
d ’a c h a t .

envoie une demande de devis r e c e v o i r l e d e v i s d ’a c h a t .

et dirige la réunion du comité
d ’o ff r e

prépare un bon de commande approuver ce bon de

commande

émet un bon de commande recevoir les biens.

23
Chacun joue sa partition

Le demandeur demande des moyens pour atteindre l’objectif du projet !

L’acheteur et le département logistique donne les moyens matériels au

demandeur pour atteindre son BUT !

Le contrôleur budgétaire/administrateur s’assure que les fonds sont éligibles

et disponibles !

Le payeur effectue la
transaction financière
selon les règles de
gestion financières

24
 QUELS SONT LES SIGNES AVANT COUREUR DE LA
FRAUDE ET LA CORRUPTION

 G é re r l e s r i s q u e s q u o t i d i e n d ’ e r re u r s , d e
confusion et de fraudes

1. U n b a i l l e u r / c l i e n t / u n c a d r e s u p é r i e u r i n s i s t e
s u r u n f o u r n i s s e u r e n p a r t i c u l i e r.

2. le fournisseurs demande des arrangements

spéciaux pour le paiement ou les livraisons 25
 Gérer
Q U E Lles
S Srisques
O N T L Equotidien
S S I G N E Sd’erreurs,
AVANT CO deU Rconfusion
E U R D E Let
A de
fraudes FRAUDE ET LA CORRUPTION

3. Les employés ou les membres de leur

familles commencent à avoir un style de vie
supérieur à leur salaire ou s’adonnent à des
activités couteuses;

4. Le personnel veut tout gérer seul;

26
 III- LA NOTION DE MARCHES

L e m a r c h é e s t g é n é r a l e m e n t d é fi n i c o m m e l e l i e u d e

c o n f r o n t a ti o n e n t r e l ’o ff r e e t l a d e m a n d e ;

L e t e r m e m a r c h é d é s i g n e u n c o n t r a t à ti t r e o n é r e u x

conclu sous forme écrite, moyennant paiement, la

fourniture de produits, l ’e x é c u ti o n de travaux ou la

p r e s t a ti o n d e s e r v i c e s .

27
 Les catégories d’achats

LES SERVICES

LES FOURNITURES/
BIENS LES TRAVAUX
28
SEUIL Marché de Marché de Marché de
fourniture service travaux
De 0 à 15 000 Fcfa
Petty cash
De 15001 à 200
000 FCFA Achat Simple ( 1 Devis )
De 200 001 à 8 000 Procédure Négociée avec 3
000 €
cotations
De 8 000 001 à
…….. Appel d’offre national

29
  SOLLICITATION DU MARCHE

Demande De Cotation (DDC)

L e s d e m a n d e s d e co tati o n s o nt u ti l i s é e s
p o u r l e s a c h at s d e fa i b l e va l e u r e t l e s
p ro d u i t s e t s e r v i c e s b i e n d é fi n i s .

30
  SOLLICITATION DU MARCHE

Invitation A Soumissionner (IAS)

La c a r a c t é r i s ti q u e e s s e n ti e l l e de l ' i n v i t a ti o n à
soumissionner est que le besoin technique peut
être c l a i r e m e n t e t c o m p l è t e m e n t s p é c i fi é d ' u n e
manière q u a l i t a ti v e et q u a n ti t a ti v e , et que
l ' a tt r i b u ti o n d u m a r c h é s e f a i t n o r m a l e m e n t s u r
la base du coût le plus bas, parmi les o ff r e s
conformes sur le plan commercial et technique ,
31
  SOLLICITATION DU MARCHE

Demande De Proposition (DDP)

- La c a r a c t é r i s ti q u e e s s e n ti e l l e de la demande de
p r o p o s i ti o n e s t q u e l e s p r o p o s i ti o n s c o m m e r c i a l e s s o n t
s o u m i s e s e n f o n c ti o n d ' e x i g e n c e s q u i n e p e u v e n t ê t r e
e n ti è r e m e n t d é fi n i e s et/ou q u a n ti fi é e s au moment de
la s o l l i c i t a ti o n et pour lesquelles l ' i n n o v a ti o n et
l ' e x p e r ti s e s p é c i fi q u e d u p r o p o s a n t s o n t r e c h e r c h é e s

- U i l i s é e s p a r l e s o r g a n i s a ti o n s d e s N a ti o n s U n i e s p o u r
l'achat de services, de biens complexes et de travaux
complexes par le biais d'appels d ' o ff r e s
c o n c u r r e n ti e l s . 32
EXEMPLE DE DEMANDE DE COTATION

33
 IV- LA PLANIFICATION DES ACHATS

DEFINITION

La planification des achats consiste à

d é c i d e r   q u o i   a c h e t e r,   q u a n d   l ’ a c h e t e r et à partir de

quelle source. En d’autres termes, La planification des achats

est le processus d’identification et de consolidation des

besoins, de détermination des délais et des sources pour leur

approvisionnement dans le but de les avoir au fur et à mesure

que les besoins se présentent. 37

 IV- LA PLANIFICATION DES ACHATS

I m p o r t a n c e d e l a p l a n i fi c a ti o n d e s a c h a t s

Une bonne planification des achats est essentielle

pour optimiser la contribution de la fonction

d’approvisionnement à la réalisation des objectifs

généraux d’une organisation.

38
 IV- LA PLANIFICATION DES ACHATS
Sur la base du plan de demandes d’achats reçues et après avoir tenu
compte de la situation du marché et des risques connexes, procéder à
l’élaboration d’un plan d’approvisionnement.

Tous les plans de demandes d’achats pour les achats importants doivent
être convertis en un plan d’approvisionnement.

Lors de l’élaboration de plans d’achats groupés ou individuels, il est

important de tenir compte de tout accord à long terme existant ou de tout
autre arrangement.
39
 AVANTAGES DE LA PLANIFICATION DES ACHATS

 La sollicitation efficace et en temps opportun des offres, et une réquisition

précoce pour réduire les retards dans l’attribution des marchés et la livraison en

temps opportun aux sites du projet ;

 Une identification précoce des produits en qualité et en quantité approprié pour

répondre aux besoins ;

 Le choix des bons fournisseurs à temps pour éviter de couper les coins ronds

dans les achats urgents et respecter les délais et les dépenses budgétaires ;

 L’annulation des exigences et les urgences inutiles, permettant une concurrence

totale et le plein respect des règles et procédures standards ;

40
 AVANTAGES DE LA PLANIFICATION DES ACHATS

 Le temps suffisant pour explorer pleinement d’autres approches de passation de

marchés, telles que les appels d’offres conjoints avec d’autres entités et

l’utilisation des accords à long terme de ces autres entités ;

 L’obtention des meilleurs prix pour les besoins globaux ;

 Une bonne base pour la surveillance et l’établissement de critères pour mesurer

l’efficacité de la fonction d’approvisionnement ;

 Des achats systématiques et procéduraux corrects ;

 Le développement des accords à long terme.

 Améliore la transparence et la prévisibilité ; 41

 Étapes de la préparation d’un plan d’approvisionnement

 Évaluer / lister les besoins ou les exigences ;

 Collecter la liste des besoins auprès des services utilisateurs ;

 Rechercher les prix et la disponibilité des produits sur le marché local ;

 Déterminer les quantités et les coûts estimés ;

 Déterminer quand les exigences seront nécessaires pour l’utilisation ;

 Identifier les interrelations entre et parmi les exigences ;

 Consolider les exigences similaires ;

 Identifier les méthodes et processus d’approvisionnement appropriés ;

 Planifiez les délais pour chaque processus ; 42

 V. La chronologie de l’acte
d’achat
1. Expression du 2. Analyse de la demande et
besoin identification de la procédure
nécessaire à l’achat

4. Commande 3. Consultation du
5. Suivi marché

6. Reception 7. Paiement 8. Archivage

43
1

L’EXPRESSION
DU BESOIN

44
SI LE BESOIN EST MAL EXPRIME

45
ALORS LE PRODUIT RISQUE DE VOUS SATISFAIRE A MOITIE

46
 Énoncer le besoin de façon claire, concise et logique en termes fonction nels et 
de performances, à  moins que des exigences techniques  particulières  ne soient 
nécessaires. 
 L’expression doit être traçable: mail, lettre, note…
 Inclure suffisamment d'informations pour permettre aux fournisseurs d‘
identifier ce qui est requis  et d'en établir le coût en conséquence, 
 Prévoir  des solutions alternatives. 
 Si possible inclure des images des produits sollicites;
 Dans la mesure du possible, indiquer l'utilisation finale (par exemple, tuyaux :
 pour la construction  de bâtiments, pour l'approvisionnement en  eau, en gaz, etc.)
 Indiquer les exigences concernant la livraison et le service après‐vente,  etc. 

47
Il s’agit donc d’une étape clef. L’acheteur doit

disposer de l’ensemble des informations qui lui

permettront de négocier et choisir le produit en

fonction des exigences et spécificités liées à

l’utilisation qui va en être faite.

48
 EXERCICES
1 EXPRESSION DE BESOIN

L e d é p a r t e m e n t Wa s h d e v o t r e o r g a n i s a t i o n s o u h a i t e
mener une activité de sensibilisation sur l’hygiène et
la salubrité en milieu scolaire, pour cela elle
acquérir un certain nombres de produits, elle vous
fait donc parvenir sa demande de réquisition, en
q u a l i t é d ’ a c h e t e u r, e x a m i n e r c e l l e - c i e t d é t e r m i n e r l a
procédure d’achat adéquat
49
 2-eventuellement preciser la police 3-Marque?contenance?unite de
et les caractère d’impression du commande(bouteille? carton)
logo
No DESCRIPTION QTY
1 Machete 70
2 Bidon blanc 20L avec 70
logo de l’organisation
3 Savon liquide 140
4 Corde a linge (L= 50 ; 70
D = 8 mm)
5 Balai 300
6 Rateau avec manche 70
en bois
7 poubelle 14

5- spécifier la nature du balai: en 7-Matière?contenance?couleur?

bambou? En manche?....

Absence de date et lieu de mise à

disponibilité 50
 ETUDE DE MARCHE
No DESCRIPTION QTY PU Total
1 Machete 70 5£ 350
2 Bidon blanc 20L avec 70 10 700
logo de l’organisation
3 Savon liquide 140 6 840
4 Corde a linge (L= 50 ; 70 3 210
D = 8 mm)
5 Balai 300 2 600
6 Rateau avec manche 70 12 840
en bois
7 poubelle 14 250 3500
TOTAL 7040£

Procédure Négociée avec 3 cotations

51
2 LES CRITERES DE CHOIX D’UN FOURNISSEUR

52
 GARANTIE

SAV

MODALITE DE
PAIEMENT

LES DELAIS

LE PRIX

LA QUALITE
5
 ETS DJOMESS COMPAGNY KEM CONSTRUCTION ADIM INGENIERIE

TOTAL PRICE OF BIDS 3 478 000 XAF 3 325 600 XAF 2 820 000 XAF

QUALITY/TECHNICAL EVALUATOR Average EVALUATOR Average EVALUATOR Average

NOTE Remark NOTE Remark NOTE Remark
DATA Score Score Score

10pts = excellent; 8= very good; 6= good; E1: 5 E1: 8 E1: 8

5= fair; 2O or 1= poor; - Technical data E2: 5 non existent E2: 8 we were satisfied E2: 8 we were satisfied
are only appreciated if we are unable to 5 similar work 8 by similar work 8 by similar work
judge the quality. E3: 5 E3: 8 E3: 8

PAYMENT OPTION: EVALUATOR Average EVALUATOR Average EVALUATOR Average

NOTE Remark NOTE Remark NOTE Remark
check/transfer Score Score Score
00% ((100% after delivery ) = 5 pts E1: 5 E1: 2 E1: 5
Between 1%-30% = 4 pts
E2: 5 E2: 2 E2: 5
Between 31%-40% = 3 pts
Between 41%-70% = 2 pts
5 2 5
Between 71%-100% =1pt E3: 5 E3: 2 E3: 5

EVALUATOR Average EVALUATOR Average EVALUATOR Average

DELIVERY TIME NOTE Remark NOTE Remark NOTE Remark
Score Score Score
E1: 0 E1: 0 E1: 0
Smallest dealine= 5 pts ; second
deadline = 3 pts; others = 1 pt; non E2: 0 E2: 0 E2: 0
precise = 0 0 non precise 0 non precise 0 non precise

E3: 0 E3: 0 E3: 0

PRICE: Average Score Average Score Average Score

p1 = 5 (prix de la proposition de prix la plus
basse /prix de la proposition évaluée) 4,05 4,23 5
p2 = 5 (budget/price of evaluate
proposal) 4,09 4,28 5,05
TOTAL SCORE: 18,14 18,51 23,05
Reference No: GNCMR-DC-AD-202106- WINNER
04/DESSINS D'ART WASH
Budget: 2 848 530 xaf
Date: 27/07/2021
THE WINNER IS ADIM INGENIERIE
54
 Quels documents pour quel usage ?
1. Expression du Bon de commande Interne / Bon de
besoin Réquisition/mail…

2. Consultation du Demande de cotations/IAS/Grille

marché et passation analyse offres/Bon de commande
de commande (externe)
…

Bon de livraison /Bon d’entrée

3. Reception stock

4. Paiement et Bon de livraison/ Facture

archivage

5. Utilisation Bon de sortie de stock / Certif. Don

des biens 55
 Acte par lequel le destinataire
de la marchandise prend
possession de celle-ci au
moment de la livraison

LA
RECEPTION

 Elle constitue une étape de contrôle

importante garantissant la conformité
de la marchandise avant son
intégration dans le stock de
l‘organisation.
56
57
 Justifier au niveau comptable l’acquisition et
clôturer le dossier d’achat
Validation et paiement
de la facture
Aucune facture ne devrait être présentée au
service comptable (trésorerie) sans le
contrôle des différents documents suivants :

Bon de commande validé

et référencé

Bon de livraison validé et

référencé

Cotations et
Facture détaillée critères

Appel d’offre 58
VI-L’ARCHIVAGE

59
ARCHIVAGE PHYSIQUE

ARCHIVAGE
NUMERIQUE
60
 Bon de
Offres obtenues,
commande
Comparaison,
/documents
décision
contratuel
DCC/IAS/DDP

Copies des
factures
concernées
Echanges
entre acteurs
internes

Demandes Bon de
d’achat livraison

61
 EXERCICES
2 Exercice de constitution des marchés

Le siège d’une ONG reçoit une - Sacs de riz 50kg;

- Impression rapport d’activité
demande de réquisition en
- Fer a bétons
matériel divers et doit procéder
- stylos
aux achats en urgences, - Sucre en carreaux;
Vous êtes log/achat au siège et - Format A4;

donc vous êtes appeler à traiter - Ordinateurs;

- Table de bureaux;
ce dossier;
- Ciment; - vidéo projecteur;
TAF: identifier les potentiels
- -chaises
fournisseurs(secteur) 62
 Solutions envisageables

- Grossiste alimentaire: sacs de riz 50kg; sucre en carreaux;

- Quincaillerie: fer à béton; ciment
- Imprimerie: impression rapport d’activité
- Bureautique: stylos; format A4;
- Meubles: table de bureaux; chaises
- Informatique: laptops; vidéoprojecteur;

63
64
DES QUESTIONS?

65