CONDUITE DE REUNIONS

Objectifs et résultats attendus

• Objectifs
– Conduire efficacement une réunion en autonomie
– Décider, agir et contrôler la mise en œuvre
– Préparer pour générer la participation et l’implication du groupe
– Animer avec méthode et aisance

• À l’issue de cet enseignement, vous serez en capacité de :

– Préparer efficacement une réunion en amont
– Savoir initier un climat de collaboration
– Gérer et animer un groupe de travail
– Utiliser du matériel et des supports
– Clôturer la réunion
– Assurer le suivi de la réunion (compte rendu, décisions, diffusion, corrections,
rediffusion)
 Comment allons-nous travailler ?
 méthodes participatives
 positivité et bienveillance
 prise de notes
 travaux de groupe
 entraînements
 réflexions individuelles.
Conduire efficacement une réunion en
autonomie

 Générer la participation et l’implication du

groupe

Animer avec méthode et aisance

 Conduire une réunion: pourquoi une
réunion?
• Pouvez-vous remplacer la réunion par un
autre outil ?

• Pourquoi avez-vous l’intention de faire une

réunion ?

• Si la réunion n’avait pas lieu, que se passerait-

il?
• Pour informer, s’informer, se concerter

• Pour résoudre un problème

• Recherche d’une solution

• Recherche d’un consensus

• Transmettre ou recueillir des informations

Conduire une réunion – Typologie
• Réunions d’information

• Réunions de travail
Conduire une réunion
 Conduire une réunion
• Définir l’objectif

• Préparer le « minutage »

• Choisir la période, le jour, l’heure et le lieu

• Choix des participants

Conduire une réunion – évaluer le minutage

• présentation: 3/5 minutes

• validation des objectifs: 5 minutes

• traitement du sujet A: 45 minutes

• traitement du sujet B: 60 minutes

• conclusion - synthèse: 5 minutes

 Conduire une réunion – choix des
participants
• Compétence

• Utilité pour le problème traité

 Conduire une réunion – convocation ou
invitation
• Montrez-leur en quoi ils sont concernés. Joignez a votre
invitation un plan de travail précis qui démontrera
immédiatement aux futurs participants qu'ils ne
perdront pas leur temps.

• Précisez notamment l'heure prévue pour la conclusion

(ou indiquez la durée de la réunion).

• La première règle pour un participant est d'arriver à

l'heure précise figurant sur l'invitation
• Une réunion non efficace coûte très cher! Les
salaires des participants s'ajoutent aux
déplacements et faux frais éventuels.
 Conduire une réunion
– Les comportements à éviter

• Arriver en retard à une réunion.

• Ne pas écouter les autres participants.
• Être présent physiquement mais ne pas vouloir participer.
• Perturber systématiquement le déroulement de la réunion.
• Profiter de la réunion pour régler des querelles personnelles.
• Faire preuve d'une rigidité mentale.
• Manquer d'esprit critique.
• Penser détenir la vérité.
• Vouloir imposer aux autres ce qu'il pense.
• Faire son courrier personnel (ou professionnel) pendant la
réunion.
Conduire une réunion – évènements dans le
groupe
• Les conflits

• Le mutisme du désaccord

• Les « non dits »

 Conduire une réunion – que faire avec les
groupes difficiles?
• Modifier le style d'animation en utilisant un jeu (outil) qui
mobilisera l'attention

• Procéder à une séance de détente ou de relaxation (pause)

• Redéfinir le sujet, car, peut-être, avez-vous négligé la

validation de l'objectif

• Analyser avec le groupe les raisons de cette apathie pour

chercher à faire exprimer les non-dits.
 Conduire une réunion – Typologie des
participants
• Le leader
• Le suiveur
• Le négatif
• Le bouffon
• Le bavard
• Le détaché
• Le perfectionniste
 Conduire une réunion – rôle de l’animateur

• Faire se présenter les participants

• un tour de table
• des questions
• etc.

• Mettre les participants à l'aise

• être détendu et le montrer
• ne pas entrer immédiatement dans le sujet de la réunion
• parler simplement des conditions matérielles, par exemple
• Fixer les objectifs de la réunion
• inscrire ces objectifs au tableau
• les faire discuter par les participants

• Définir les méthodes de travail comme

o l'intervention extérieure au groupe;
o les discussions et débat;
o le travail en mini-ateliers
o la détermination du temps nécessaire à chaque séquence;
o l'élaboration des synthèses dès que nécessaire
 Manager avec les réunions
Les 5 rôles en collectif pour faire émerger la maturité des collaborateurs
 Construire sa vision partagée d’une réunion
réussie
• Faire le vide, se créer un espace de liberté .

• Regarder vers le futur : se projeter dans un état désiré en partant du

présent.
• Il faut être prêt à remettre en cause et inventer l’inexistant
• tout est possible : sortir de son cadre de référence, de ses habitudes.

• Pour faire émerger :

• d’abord une image forte
• la traduire en phrase simple
• la qualifier avec un objectif à atteindre.
 La conduite de réunion appliquée à votre
métier
• Atelier avec le photo langage
• En individuel, construire votre vision :
• Quelles compétences, qualités pour
l’animation de réunions efficaces ?
• Choisir 1 à 3 images qui vous inspirent,
exprimer vous ensuite devant le groupe.
• Le sens
• ce que constitue les compétences et qualités
d’un manager, en face à face ou en groupe
pour conduire une réunion
• des compétences clés à posséder
• vous avez 15 min pour vous organiser et 45
min pour élaborer le scénario
 Réflexion individuelle et partage
• Noter sur trois post-it vos trois pires
cauchemars en tant que participant à des
réunions
Les mauvais souvenir ont souvent trait à :
• L’attente et le retard : les horaires non
respectés
• L’indigestion : trop d’info
• La famine : rien d’utile
• L’ennui : perdu son temps
• La note : rapport temps et valeur ajoutée
• La réunionite apparait à la tête des
chronophages en matière de gestion du temps
et d’organisation de travail
• La réunionite, mal croissant dans les organisations :
• lieux mal indiqués,
• salles surchauffées ou trop froides,
• réunions qui traînent en longueur,
• personnes qui arrivent en retard,
• ordres du jour flous,
• comptes rendus jamais faits ou partiaux,
• suivis inexistants,
• participants hors jeu, ou ne disposant pas des pouvoirs que l'on attend d'eux,
• remplaçants de dernière minute qui sont complètement décalés,
• sentiment de tuer le temps à ne rien faire, ne rien décider,
• consensus mou, manipulation.
• Combien de réunions sont vraiment utiles?
• Étudiez-vous toujours le bien fondé d’une réunion
avant de l’organiser ou d’y participer

• Méritent-t-elles vraiment que l’on empiète sur le

temps de travail des collaborateurs comme sur le
vôtre?
• Réunissez-vous votre équipe toutes les semaines?
• Est-ce par nécessité ? Ou par habitude?
• Mise en commun par plusieurs personnes de
leurs informations, idées, aptitudes…. En vue
d’obtenir un résultat.
Les différents types de réunion
 Etapes d’une réunion
• « Ce qui se conçoit bien, s’énonce clairement,
et les mots pour le dire arrive aisément »
Boileau
 La préparation : 90 % du succès
Si j’ai 6 heures pour abattre un arbre, j’en
prends 5 pour aiguiser ma hache »

Abraham LINCOLM.
 La préparation psychologique

LA PREPARATION
• A QUOI SERT DE SE PREPARER
PSYCHOLOGIQUE PERMET
PSYCHOLOGIQUEMENT A UNE
D’APPREHENDER LA REUNION
REUNION?
DE MANIÈRE SEREINE
• La préparation psychologique de la réunion
consiste à s’interroger sur les différents
composantes
 La préparation psychologique

La préparation psychologique de la réunion consiste à

s’interroger sur les différents composantes

Visualisation des différentes étapes de la réunion

Ancrer un souvenir positif analogue à la réunion que l’on

va animer.
 La préparation psychologique

La Visualisation  ll est de dérouler mentalement les différentes

étapes de la réunion, en profitants d’un moment
calme
 Cette préparation doit être la plus fine
 La connaissance de la salle et des participants peut
aider

L’ancrage positif  Choisir un souvenir de réunion réussit

 Laisser émerger ce souvenir jusqu’à éprouver une
sensations positives ressenties à ce moment là
 Associer cet état interne à un geste discret sur le
corps

En agissant ainsi on ancre une ressource positive à un geste

 La préparation logique

QUEL EST EN PRÉPARANT UNE REUNION, ON

L’INTÉRÊT DE S ’ASSURE DE SON BON
PRÉPARER UNE DÉROULEMENT ET L’ATTEINTE DES
RÉUNION? OBJECTIFS
 Préparer la réunion
Préparer son TOP
• Thème : de quoi allons-nous parler ?
– nécessaire pour permettre aux participants d’avoir une
idée claire du sujet à débattre
• Objectif: Quel but doit attendre le groupe ?
– à noter et à hiérarchiser
• Plan de la réunion
Le cadre et les règles.
(organisation, calendrier minutage, outils utilisés) :
Les verbes d’action à utiliser pour formuler un objectif

CONNAISSANCE
• Choisir citer cocher copier couper désigner dire donner, donner la définition
encercler épeler esquisser exclure identifier inscrire insérer localiser marquer
montrer nommer noter placer prononcer réciter reconnaître répéter sélectionner
séparer situer souligner
 
COMPREHENSION
• Construire critiquer démonter différencier discriminer distinguer estimer
formuler intégrer utiliser
 
APPLICATION
• Adapter appliquer compléter employer illustrer interpréter poser un problème
pratiquer reporter traduire transférer transposer utiliser vulgariser
 
Les verbes d’action à utiliser pour formuler un objectif

 
ANALYSE
• Décomposer désassembler disséquer diviser examiner expliquer extraire prendre
partie rechercher séparer simplifier

SYNTHESE
• Assembler compiler composer construire créer édifier expliquer façonner former
un tout, intégrer mettre ensemble, produire rassembler recombiner reconstruire
regrouper remettre en ordre réorganiser structurer systématiser
 
JUGEMENT
• (évaluation)
• Apprécier, donner selon l'ordre, estimer, évaluer, évaluer selon critères expertiser
juger, vérifier par des tests
 Préciser les objectifs :

Pourquoi la réunion ?
Comment pourra t on mesurer que l’on a atteint le but ?
Sur quels critères ?

Les objectifs doivent être expliqués et

cohérents par rapport :

à la politique et aux orientations de l’organisation

aux objectifs de la structure concernée
aux objectifs de chacun et des services
 Formuler les objectifs :

OBJECTIFS INDIVIDUELS OBJECTIFS COLLECTIFS

Objectifs d'amélioration des Objectifs de progrès
compétences professionnelles Objectifs de projet
Maîtrise du poste Contribution au plan d'action
Professionnalisme Stratégie de la structure (politique
  générale et régionale, plans d'actions
de l'unité)

PERFORMANCE GLOBALE
 Formuler un objectif :
S.M.A.R.T
 Spécifiques
Simples (Quoi?), précis (Qui ?), concrets (Où ?)
 Mesurables
Donc quantifiables (Combien ?)
 Accessibles
Niveau que votre collaborateur peut atteindre
 Réalistes
En cohérence avec la réalité de la structure
 Temporels
Inscrit dans le temps (Quand ?)
 La préparation
2. Le contenu 1. L’objectif

Les éléments techniques Le « pour quoi » de la

réunion
nécessaires
en fonction de ce que
à l’atteinte de l’objectif.
doivent savoir ou faire les
destinataires

3. Le plan 4. Les interactions

L’ordre dans lequel les Les questions-réponses

éléments doivent être Les échanges
développés et le timing La recherche de solutions
 Préparer la réunion
Inviter des participants derniers CRI
– Compétents par rapport au sujet
– Responsables par rapport au sujet
– Intéressés par rapport au sujet

• Je communique le TOP aux participants, avec le lieu

et l’heure de la réunion.
• Demandez-leurs de préparer cette réunion.
– Comment ? Par l’écrit, le téléphone et oral.
– Pourquoi ? Faire savoir et motiver
 Animer la réunion
Début  Exposer le sujet
 Fixer l’objectif
 Proposer le plan de travail
Pendant
 Faciliter la production d’échanges et l’atteinte
de l’objectif
CONTENU
Fin  Effectuer la synthèse
 Prévoir la suite à donner
 Remercier

LE GROUPE Le considérer comme une entité

LES PARTICIPANTS Tenir compte des différences interindividuelle

 Animer la réunion
Les 5 rôles en collectif pour faire émerger la maturité de votre équipe

LEADER EVEILLEUR (SE)

Donne l’intention, le sens de l’action,
la vision. Il est là pour rappeler la partition
et montrer le sommet de la montagne.
ANIMATEUR (TRICE)
Il anime et structure les échanges,
GARDIEN(NE) DU TEMPS
il pose les « contrats-pactes »
Rythme la réunion en alliance avec l’animateur
avec les 4 co-acteurs de l’animation.
et la co-responsabilité des participants.
Il est vigilant à l’expression de chacun
et à la mise en action de tous.
Il facilite la montée vers le sommet.

TOUS PARTICIPANTS
En team building ou en coaching d’équipe, le ou la décisionnaire*
(le ou la dirigeant(e)) est un(e) participant(e), il ou elle n’a pas de rôle (son enjeu : vivre la délégation)

POUSSE DECISION
META FEEDBACKER
Provoque des décisions.
Agit si nécessaire à tous moments pour permettre la centration sur
Note la décision.
ce qui se passe en s’appuyant sur du factuel et des perceptions.
Peut faire le scribe et être dans
Il est centré sur ce qui se passe et propose
l’ouverture de l’expression de chacun.
des options pour évoluer.

* Le décisionnaire (ou le patron de l’équipe) est toujours respecté en tant que tel sur les actions opérationnelles impliquant les ressources humaines et financières.
 Le rôle de l’animateur

C
Produire et Faire Faciliter Réguler
produire
1) Déterminer les 1) Proposer l’objectif 1) Au niveau de la
objectifs communs et 2) Proposer un plan relation du groupe
réunir les de séance et du travail choisi
informations 3) Reformuler et 2) Au niveau de sa
disponibles relancer le groupe cohésion et des
2) Trouver des relations
solutions pour interprofessionnelles
atteindre ses objectifs .
 Le rôle de l’animateur
Directivité et souplesse :
les 2 attitudes phares de l’animateur

directif
• L’animateur est directif sur l’objectif : il est garant de la
production du groupe
• Il recentre la discussion et gère le temps de parole .

souplesse
• Dans la relation pédagogique , il favorise l’expression de chacun
sans jugement de valeur .
 Les savoir Etre de l’animateur
• Respect et empathie
Toutes les idées sont importantes. Aucune idée ni aucune
personne n'a plus de poids qu'une autre.
• Coopération
Les membres de votre groupe doivent travailler ensemble à
la réalisation des buts fixés. En tant qu'animateur, vous ne
pouvez pas obliger les membres à collaborer, mais vous
pouvez les y inciter en instaurant un climat favorable à la
coopération.
• Honnêteté
Votre groupe et vous-même devez être honnêtes et francs
au sujet de vos sentiments, de vos valeurs et de vos
priorités.
• Responsabilité
Le groupe doit assumer la responsabilité des solutions
qu'il adopte et de leurs conséquences. L'animateur quant
à lui assume la responsabilité de ses interventions,
lesquelles, en bout de ligne, influent sur la participation
des membres, sur le contenu et le processus de la réunion
• Souplesse
Tout en animant la discussion, vous devez être à l'écoute
des besoins des différents membres et adapter en
conséquence le processus suivi et la durée de la réunion.
 Les savoir-faire de l’animateur

Pour Ecouter  Activement :

• Savoir se taire
• Montrer que l’on comprend (Feed-Back, non
verbal, relance…) même les positions les plus
tranchées.
• Relever les points importants
• Ne pas juger, estomper ses propres valeurs,
croyances, cadre de références.
 Les savoir-faire de l’animateur
Pour optimiser la parole, faire avancer le débat, favoriser la production

• Le questionnement
• La relance
• La reformulation
 Le questionnement
Questions Exemples Conséquence
Que pensez-vous Faire parler
Ouvertes de…
Parlez-moi de…
Qui ? Quoi ? Où ? … Récupérer des info
Fermés précises
Reprise d’un mot de Faire préciser
Miroir l’interlocuteur
En quoi ? Par Rendre actuel
Relais exemple ?
Ne pensez-vous pas Manipuler
Inductives que ?
 La reformulation
• Principe
– fait préciser
– oblige à être factuel
– dédramatise le débat
• Fonctionnement
– implication + reformulation + recherche d ’adhésion
– « ce que tu veux dire, c ’est…, n ’est-ce pas »
• Type
– reformulation
– reformulation - interprétation des propos
– reformulation - interprétation de l ’attitude
 Conclure
CONCLURE
• rappel de l ’objectif de la réunion
• rappel du thème de l ’ordre du jour
• résumé des résultats concrets
• annonce des suites :
– CR,
– Réunions suivantes
– plan d ’action
– Le tableau bord des mesures à prendre

Qui fait Quoi et Quand

• merci
 Les 6 stades d’évolution d’un groupe
• Six étapes dans la constitution d’un groupe :
•  Le rassemblement
• Le passage au groupe
• Le groupe en fusion
• Le maintien du groupe
• L’organisation
• Le groupe institution 
 Gérer les participants difficiles
LE SILENCIEUX
L’AGRESSIF

LE » BOUFFON
LE THEORITIEN
 LE BAVARD
Description : Parle de tout, sauf du sujet et d’une
façon intarissable.

Trucs pratiques:
• Ne plus soutenir son regard.
• L'asseoir à côté de vous
• À la limite, l'animateur peut l'interrompre.
• Lui donner du feedback descriptif (je trouve que tu…)
• Laisser faire le groupe s’il prend en charge le bavard.
 LE SILENCIEUX

Description : Ne participe pas, reste muet tout au

long de la réunion.
Trucs pratiques:
• Faire attention aux signes non verbaux.
• Faire un faux tour de table
• Poser une question facile pour ne pas le
déstabiliser
• Faire attention, un silencieux peut être un obstacle
à la cohésion de l’équipe
 L’INDIFFÉRENT

Description : Il ne s’intéresse pas du tout

au travail et communique son impression de
perdre son temps.
Trucs pratiques:
• Trouver ses propres motivations.
• Essayer d'aller le chercher en fonction de ses
intérêts
 L’AGRESSIF

Description : Il aime blesser les autres

Trucs pratiques:
• Ne pas répondre à l'agressivité par le même
ton.
• Ramener la discussion à un ton plus bas.
• Déceler ses intentions dans ses
comportements.
 LE BOUFFON
Description :
• Il a toujours beaucoup trop d’humour sur
tous les sujets et fait perdre le temps de
tous en les faisant déborder sur des propos
hors contextes. C’est une fuite, une
protection, ce n’est pas impliquant.
• Empêche souvent la production du groupe.
Trucs pratiques:
Ramener l’individu à l’ordre, à la tâche et à l’objectif.
Nommer la situation si cela ne se règle pas.
 LE THÉORICIEN

Description :
• Il impose son opinion bien documentée à tous. Peut être
effectivement bien informé, ou tout simplement bavard,
mais ne garde pas le cap sur les objectifs.
• Se trouve habituellement intéressant.

Trucs pratiques:
• Tenter de trouver une définition collective.
• Le couper, le ramener aux objectifs.
 LE DÉVIANT

Description :
Il véhicule des valeurs qui ne rejoignent pas le
groupe et fait perdre le temps à tous.
Trucs pratiques:
• Le ramener aux objectifs.
• Déceler ses intentions dans ses
comportements
 LE CHICANEUR

Description :
• Il aime à discutailler, à s’opposer pour le
plaisir.

Trucs pratiques:
• Le laisser s’exprimer et demander l’avis du
groupe face à son opposition.
 Gestion des Objections

• « Ecoute » jusqu’à la dernière note et

« silence ».
• Reformulation constructive
• Réponse
• Question - Renvoi
Développer des stratégies gagnantes en réunion

ASSERTIVITE

• Respect de soi et respect de l’autre.

• Afficher ses positions sans anxiété excessive.
• Exercer ses droits sans nier ceux des autres.

FUITE Comportements MANIPULATION

refuge
• Ne pas oser exprimer • Cacher son objectif.
• Ne pas oser dire non . • Blâmer
• Transférer la
AGRESSIVITE
responsabilité .

• Attaquer.
• Imposer.
MERCI POUR
VOTRE
ATTENTION